1/14 Expediente N.º: EXP202314033 RESOLUCIÓN DE PROCEDIMIENTO DE DERECHOS Vista la reclamación registrada en fecha 22 de septiembre de 2023 ante esta Agencia y realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el Título VIII de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 23 de septiembre de 2023 tuvo entrada en esta Agencia reclamación presentada por D. A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) contra GASTROUVAS, S.L. (en adelante, la parte reclamada) por no haber sido atendido su derecho de acceso. La parte reclamante expone que, tras ser despedido por la parte reclamada donde prestaba servicios y presentar una demanda laboral por ello, remitió un burofax el día 7 de agosto de 2023, recibido por la parte reclamada el día 8 de agosto, en el que solicitaba “1-Copia de mis datos personales que son objeto de tratamiento por la empresa GASTROUVAS, S. L. 2-El nombre del encargado de los datos, y todas las autorizaciones del tratamiento autorizadas por el responsable de los datos al encargado del tratamiento. 3-Imágenes y videos captados en las instalaciones de la empresa, donde aparece mi imagen sin terceros. 4-Datos financieros: Información sobre salarios, información de cuentas bancarias utilizadas para el pago de salarios, cotizaciones, deducciones y retenciones de impuestos realizadas durante mi prestación de mis servicios en la empresa. 5-Comunicaciones internas, que realizó el responsable de los datos con mi persona: Correos electrónicos, mensajes o comunicaciones internas relacionadas con el empleo. 6-Los fines del tratamiento, así como las categorías de datos personales que se traten. 7-Los destinatarios o categorías de destinarios a los que se han comunicado mis datos personales, o serán comunicados, incluyendo, en su caso, destinatarios en terceras organizaciones internacionales. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 2/14 8-Información sobre las garantías adecuadas relativas a la transferencia de mis datos a un tercer país o a una organización internacional, en su caso. 9-El plazo previsto de conservación, o de no ser posible, los criterios para determinar este plazo. 10-Si existen decisiones automatizadas, incluyendo la elaboración de perfiles, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y consecuencias previstas de dicho tratamiento. 11-Si mis datos personales no se han obtenido directamente de mí, la información disponible sobre su origen, y la fecha de su obtención. 12-La existencia del derecho a solicitar la rectificación, supresión o limitación del tratamiento de mis datos personales, o a oponerme a dicho tratamiento. 13-El derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.” La parte reclamante manifiesta no haber recibido respuesta. SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la LOPDGDD se dio traslado de dicha reclamación a la parte reclamada, para que procediese a su análisis e informase a esta Agencia en el plazo de un mes, de las acciones llevadas a cabo para adecuarse a los requisitos previstos en la normativa de protección de datos. La parte reclamada señaló que recibió la solicitud de la parte reclamante pero que “(…) debido a un error humano puntual y aislado, no se dio traslado de la petición al Contacto de Seguridad de Gastrouvas, de conformidad con el procedimiento incluido en el Anexo Nº1, por lo que no tuvo constancia del derecho de acceso solicitado por el interesado hasta la recepción del presente requerimiento de información por parte de esta Agencia.” Por ello, han procedido a remitirle un escrito en el que se le indica que “De conformidad con su solicitud, le informamos que no podemos aportarle la información que nos requiere porque necesitamos que nos concrete su petición. (…) (…) No obstante dicho derecho no es absoluto y encuentra un límite en la protección de derechos de otras personas, por lo que no podríamos facilitarle copia íntegra de documentación o grabaciones que puedan aparecer datos de terceros. (…)” Asimismo manifiesta la parte reclamada a la AEPD que “(…) • La solicitud del reclamante es manifiestamente excesiva debido a la gran cantidad de datos que requiere que se aporten. A este respecto, resulta poco probable poder localizar y recuperar toda la información solicitada realizando una búsqueda razonable de la información disponible en relación con el solicitante. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 3/14 En este sentido, se ha solicitado al reclamante que concrete su petición, a efectos de poder acotar la búsqueda de su información personal, conforme a lo dispuesto en artículo 13 de la LOPDGDD: “Cuando el responsable trate una gran cantidad de datos relativos al afectado y este ejercite su derecho de acceso sin especificar si se refiere a todos o a una parte de los datos, el responsable podrá solicitarle, antes de facilitar la información, que el afectado especifique los datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud”. • La solicitud del reclamante es manifiestamente infundada, debido a que D. A.A.A. no tiene intención de ejercer el derecho de acceso, sino su verdadera pretensión es causar perturbaciones a Gastrouvas. En este sentido, tras rescindir el reclamante el contrato de trabajo con Gastrouvas, presentó una demanda laboral en el mes de julio a la mencionada entidad y, posteriormente, presentó el ejercicio de derecho de acceso. Consideramos que solicita el acceso a toda la información requerida con la intención de aportarla al procedimiento laboral abierto con esta entidad, lo que puede suponer un claro perjuicio para Gastrouvas, ya que afecta negativamente a nuestra estrategia de defensa. Quinto. – A mayor abundamiento, en cumplimiento del principio de limitación del plazo de conservación recogido en el artículo 5.1 del RGPD, los datos personales deben suprimirse cuando dejen de ser necesarios para cumplir con la finalidad para la que fueron recabados, en el caso presente, a la finalización de la prestación laboral que vincula a Gastrouvas con el reclamante. En este sentido, en el momento en que se recibió la solicitud, el reclamante ya no era empleado de Gastrouvas, por lo que sus datos personales, de acuerdo con el artículo 32 de la LOPDGDD se suprimieron, manteniéndose bloqueados para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del contrato de trabajo, estando su acceso restringido, de conformidad con lo establecido en el referido artículo, únicamente para su puesta a disposición de los jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes, en particular de las autoridades de protección de datos, para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas, por lo que no se puede permitir el acceso a los mismos por el reclamante.” TERCERO: El resultado del trámite de traslado indicado en el Hecho anterior no permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. En consecuencia, con fecha 16 de noviembre de 2023, a los efectos previstos en el artículo 64.1 de la LOPDGDD, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acordó admitir a trámite la reclamación presentada. El mencionado acuerdo concedió a la parte reclamada trámite de audiencia, para que en el plazo de diez días hábiles presentase las alegaciones que estimara convenientes. La parte reclamada, en síntesis, reitera lo ya indicado tras el traslado de la reclamación; que, por un error humano puntual, no dieron traslado de la solicitud al Contacto de Seguridad de la entidad, y que una vez recibido el traslado de la reclamación que le hizo esta Agencia, ha procedido a contestar a la parte reclamante “(…) comunicándole que no procede hacer efectivo su derecho de acceso al C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 4/14 considerar su petición manifiestamente excesiva” conforme lo recogido en el artículo 12.5 del RGPD que indica que se debe atender el ejercicio de un derecho de acceso a menos que "la solicitud resulte ser manifiestamente infundada o excesiva", debido a la gran cantidad de datos que requiere que se aporten, resultando poco probable poder localizar y recuperar toda la información solicitada, realizando una búsqueda razonable de la información disponible en relación con el solicitante. La parte reclamada manifiesta que las Directrices 01/2022 del Comité Europeo de Protección de Datos expone que “(…) el responsable del tratamiento puede solicitar al interesado que concrete su solicitud si se trata de una gran cantidad de datos. Asimismo, en su Ejemplo nº5 se recoge un supuesto que se asemeja al presente caso: "En el marco de una relación laboral, en el caso de una solicitud de acceso formulada de forma general, no queda claro sí el empleado quiere recibir todos sus datos relativos a inicio de sesión a su usuario, datos sobre el acceso al lugar de trabajo, datos sobre los pagos realizados en el comedor, datos sobre pago de salarios, etc. Una solicitud de concreción hecha por el empleador, podría por ejemplo, aclarar que el interés del empleado es comprender, comprobar o verificar a quién se ha transmitido su evaluación de rendimiento. Sin solicitud de concreción, el trabajador recibiría una gran cantidad de información sin tener interés en la mayoría de los datos. (...)". [Texto original en inglés, traducción efectuada por Gastrouvas] “ La parte reclamada reitera que la parte reclamante “(…) tiene intención de ejercer el derecho de acceso, sino su verdadera pretensión es causar un perjuicio a Gastrouvas.” “(…) Consideramos que solicita el acceso a toda la información requerida con la intención de aportarla al procedimiento laboral abierto con esta entidad, lo que puede suponer un claro perjuicio para Gastrouvas, ya que afecta negativamente a nuestra estrategia de defensa. A este respecto, no consideramos idóneo la aportación o exhibición de documentación que podrá ser presentada como prueba en el procedimiento judicial abierto a efectos de garantizar la confidencialidad de la información contenida.” La parte reclamada continúa haciendo alusión al Ejemplo nº 1 de las citadas Directrices 01/2022, relativo a un empresario que despide a una persona, y que ésta presenta una demanda por despido, indicando que el responsable no evaluará la petición y la atenderá a menos que resulte ser manifiestamente infundada o excesiva, y al Anexo 3 de las mismas Directrices, “Tal y como se desprende del contenido subrayado en la imagen se considerará que una solicitud es excesiva: "Los casos en que los interesados soliciten el derecho de acceso con la única intención de causar un daño o perjuicio al responsable del tratamiento". La parte reclamada concluye que Quinto. - A mayor abundamiento, en cumplimiento del principio de limitación del plazo de conservación recogido en el artículo 5.1 del RGPD, los datos personales deben suprimirse cuando dejen de ser necesarios para cumplir con la finalidad para la que C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 5/14 fueron recabados, en el caso presente, a la finalización de la prestación laboral que vincula a Gastrouvas con el reclamante. En este sentido, en el momento en que se recibió la solicitud, el reclamante ya no era empleado de Gastrouvas, por lo que sus datos personales, de acuerdo con el artículo 32 de la LOPDGDD se suprimieron, manteniéndose bloqueados para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del contrato de trabajo, estando su acceso restringido, de conformidad con lo establecido en el referido artículo, únicamente para su puesta a disposición de los jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competente en particular de las autoridades de protección de datos, para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas, por lo que no se puede permitir el acceso a los mismos por el reclamante.” CUARTO: Examinado el escrito presentado por la parte reclamada, se traslada a la parte reclamante, para que, en el plazo de diez días hábiles formule las alegaciones que considere oportunas. La parte reclamante ha señalado, en síntesis, y por lo que al presente procedimiento interesa, que “(…) La empresa contestó fuera de plazo, donde solo me comunican que “que concrete la petición, a efectos de poder acotar la búsqueda de mi información personal, conforme a lo dispuesto en artículo 13 de la LOPDGDD". pero por nuestra parte, en el formulario enviado a la empresa (adjuntaremos al final de este escrito), contiene los puntos concretos que la AEPD, que establece como formulario de derecho de acceso.” Asimismo, indica que “(…) la empresa insiste en que puede limitar mi derecho de acceso, considerando que proporcionar dichos datos le puede perjudicar en su estrategia de defensa en el procedimiento laboral. Esta alegación no es motivo legal para restringir dicho acceso.” QUINTO: Otorgada audiencia a la parte reclamada, no consta que haya presentado ninguna respuesta. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Competencia De acuerdo con los poderes que el artículo 58.2 del Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD), otorga a cada autoridad de control y según lo establecido en los artículos 47, 48.1 y 64.1 de la LOPDGDD, es competente para iniciar y resolver este procedimiento la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos. Asimismo, el artículo 63.2 de la LOPDGDD determina que: "Los procedimientos tramitados por la Agencia Española de Protección de Datos se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, en la presente ley orgánica, por las disposiciones reglamentarias dictadas en su desarrollo y, en cuanto no las contradigan, con carácter subsidiario, por las normas generales sobre los procedimientos administrativos." C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 6/14 II Cuestiones previas De conformidad con lo establecido en el artículo 55 del RGPD, la Agencia Española de Protección de Datos es competente para desempeñar las funciones que se le asignan en su artículo 57, entre ellas, la de hacer aplicar el Reglamento y promover la sensibilización de los responsables y los encargados del tratamiento acerca de las obligaciones que les incumben, así como tratar las reclamaciones presentadas por un interesado e investigar, en la medida oportuna, el motivo de las mismas. Correlativamente, el artículo 31 del RGPD establece la obligación de los responsables y encargados del tratamiento de cooperar con la autoridad de control que lo solicite en el desempeño de sus funciones. Para el caso de que éstos hayan designado un delegado de protección de datos, el artículo 39 del RGPD atribuye a éste la función de cooperar con dicha autoridad. De conformidad con esta normativa, siguiendo el trámite previsto en el artículo 65.4 de la LOPDGDD, con carácter previo a la admisión a trámite de la reclamación de ejercicio de los derechos regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD, que da lugar al presente procedimiento, se dio traslado de la misma a la parte reclamada para que procediese a su análisis, diera respuesta a esta Agencia en el plazo de un mes y acreditara haber facilitado al reclamante la respuesta debida. El resultado de dicho traslado no permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. En consecuencia, con fecha 16 de noviembre de 2023, a los efectos previstos en su artículo 64.1 y 65 de la LOPDGDD, se admitió a trámite la reclamación presentada. Dicha admisión a trámite determina la apertura del presente procedimiento de falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del RGPD, regulado en el artículo 64.1 de la LOPDGDD, según el cual: “Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, se iniciará por acuerdo de admisión a trámite, que se adoptará conforme a lo establecido en el artículo 65 de esta ley orgánica. En este caso el plazo para resolver el procedimiento será de seis meses a contar desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a trámite. Transcurrido ese plazo, el interesado podrá considerar estimada su reclamación”. El artículo 58.2 del RGPD confiere a la Agencia Española de Protección de Datos una serie de poderes correctivos a los efectos de corregir cualquier infracción del RGPD, de entre los que se incluye “ordenar al responsable o encargado del tratamiento que atiendan las solicitudes de ejercicio de los derechos del interesado en virtud del presente Reglamento. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 7/14 III Derechos de las personas en materia de protección de datos personales Los derechos de las personas en materia de protección de datos personales están regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD y 13 a 18 de la LOPDGDD. Se contemplan los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, derecho a la limitación del tratamiento y derecho a la portabilidad. Los aspectos formales relativos al ejercicio de esos derechos se establecen en los artículos 12 del RGPD y 12 de la LOPDGDD. Se tiene en cuenta, además, lo expresado en los Considerandos 59 y siguientes del RGPD. De conformidad con lo dispuesto en estas normas, el responsable del tratamiento debe arbitrar fórmulas y mecanismos para facilitar al interesado el ejercicio de sus derechos, que serán gratuitas (sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 12.5 y 15.3 del RGPD), y viene obligado a responder las solicitudes formuladas a más tardar en un mes, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al interesado, y a expresar sus motivos en caso de que no fuera a atender dicha solicitud. Recae sobre el responsable la prueba del cumplimiento del deber de responder a la solicitud de ejercicio de sus derechos formulada por el afectado. La comunicación que se dirija al interesado con ocasión de su solicitud deberá expresarse en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo. IV Derecho de acceso Conforme a lo establecido en el artículo 15 del RGPD y artículo 13 de la LOPDGDD, "el interesado tiene derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales". Tratándose del derecho de acceso a los datos personales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la LOPDGDD, cuando el ejercicio del derecho se refiera a una gran cantidad de datos, el responsable podrá solicitar al afectado que especifique los "datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud". El derecho se entenderá otorgado si el responsable facilita un acceso remoto a los datos, teniéndose por atendida la solicitud (si bien el interesado podrá solicitar la información referida a los extremos previstos en el artículo 15 del RGPD). El ejercicio de este derecho se podrá considerar repetitivo si se ejerce en más de una ocasión durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello. Por otra parte, la solicitud será considerada excesiva cuando el afectado elija un medio distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, que deberá ser asumido por el afectado. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 8/14 Al igual que el resto de los derechos del interesado, el derecho de acceso es un derecho personalísimo. Permite al ciudadano obtener información sobre el tratamiento que se está haciendo de sus datos, la posibilidad de obtener una copia de los datos personales que le conciernan y que estén siendo objeto de tratamiento, así como información, en particular, sobre los fines del tratamiento, las categorías de datos personales de que se trate, los destinatarios o categorías de destinatarios a los que podrán comunicarse los datos, el plazo previsto o criterios de conservación, la posibilidad de ejercitar otros derechos, el derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control, la información disponible sobre el origen de los datos (si estos no se han obtenido directamente de titular), la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, e información sobre transferencias de datos personales a un tercer país o a una organización internacional. La posibilidad de obtener copia de los datos personales objeto de tratamiento no afectará negativamente a los derechos y libertades de otros. V Conclusión El procedimiento de derechos se instruye como consecuencia de la falta de atención de alguno de los derechos regulados en la normativa de protección de datos. Por ello, en el presente caso sólo se analizarán y valorarán los hechos relativos al ejercicio de estos derechos, quedando fuera el resto de cuestiones planteadas por las partes. En el presente procedimiento, y teniendo en cuenta lo dispuesto en el primer párrafo de este Fundamento de Derecho, ha quedado acreditado que la parte reclamante remitió un ejercicio de derecho a la parte reclamada y que, durante la instrucción de este expediente, la parte reclamada le ha remitido un escrito comunicándole que “De conformidad con su solicitud, le informamos que no podemos aportarle la información que nos requiere porque necesitamos que nos concrete su petición.” Asimismo le indican que “dicho derecho no es absoluto y encuentra un límite en la protección de derechos de otras personas, por lo que no podríamos facilitarle copia íntegra de documentación o grabaciones que puedan aparecer datos de terceros” A este respecto, cabe aplicar lo dispuesto por el Consejo Europeo de Protección de Datos (en adelante, CEPD), en las Directrices 1/2022, adoptadas el 28 de marzo de 2023, por la que se aprueba la Guía de aplicación del artículo 15 del RGPD, sobre el Derecho de Acceso del Interesado, que indica que “2.3.1 Completitud de la información 35. Los interesados tienen derecho a obtener, con las excepciones mencionadas a continuación, la divulgación completa de todos los datos relativos a ellos (para más detalles sobre el ámbito de aplicación, véase la sección 4.2). Salvo que el interesado solicite expresamente otra cosa, la solicitud de ejercicio del derecho de acceso se entenderá en términos generales, abarcando todos los datos personales relativos al interesado. Limitar el acceso a parte de la información puede considerarse en los siguientes casos:
Explicación por IA a partir del texto oficial de la ley. Orientativa, no sustituye asesoramiento legal.