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PS-00052-2024

1/60  Expediente N.º: EXP202301452 RESOLUCIÓN DE PROCEDIMIENTO SANCIONADOR Del procedimiento instruido por la Agencia Española de Protección de Datos y en base a los siguientes ANTECEDENTES PRIMERO: D. A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) con fecha 14/12/2022 interpuso reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. La reclamación se dirige contra el CONSEJO GENERAL DEL NOTARIADO con NIF ***NIF.1 (en adelante, la parte reclamada o CGN). Los motivos en que basa la reclamación son los siguientes: la parte reclamante manifiesta que para poder registrarse en el Portal Notarial del Ciudadano se tiene que aportar una fotografía del DNI por ambas caras; manifiesta que la solicitud de dichas imágenes es excesiva e innecesaria, ya que con la firma electrónica bastaría para identificarse y realizar trámites con el notariado. Junto a la reclamación aporta diversas impresiones de pantalla en las que constan los diferentes pasos realizados por la parte reclamante para inscribirse en el portal. - En la sección de “Documento NIF/NIE” del perfil de usuario, la fecha de caducidad y la foto del documento nacional de identidad, así como enlaces con el texto “Eliminar imágenes” y “Renovar imágenes”. - Consta también seleccionada la opción de “Acepto que el portal proceda a verificar mis datos con los que obran en el registro de DNIs de la Policía Nacional”. Y debajo consta “Nota: la fecha de caducidad del DNI/NIE se solicita por motivos de seguridad a los efectos de realizar una verificación online sobre la coincidencia de los datos que obran de ti en el registro de DNIS de la Policía Nacional. No será permitido el registro en el portal en aquellos casos en que no coincidan dichos datos.”. SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante LOPDGDD), se dio traslado de dicha reclamación a la parte reclamada/ALIAS, para que procediese a su análisis e informase a esta Agencia en el plazo de un mes, de las acciones llevadas a cabo para adecuarse a los requisitos previstos en la normativa de protección de datos. El traslado, que se practicó conforme a las normas establecidas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante, LPACAP), fue recogido en fecha 09/02/2023 como consta en el acuse de recibo que obra en el expediente. El Delegado de Protección de Datos, la AGENCIA NOTARIAL DE CERTIFICACIÓN, S.L., respondió el 03/03/2023 manifestando lo siguiente: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 2/60 1. Que a este delegado de protección de datos de ANCERT ha recibido requerimiento dándole traslado de la misma reclamación del reclamante, íntegramente con el mismo contenido. 2. Que el proceso de registro y funcionamiento del Portal Notarial del Ciudadano (https://www.portalnotarial.

  1. es)cumple todas las obligaciones y necesidades de seguridad y protección de datos, así como la normativa sectorial aplicable a la función notarial y relativas a las obligaciones del notario y la organización notarial de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Que dicho portal ha sido certificado conforme al Esquema Nacional de Seguridad (en adelante ENS). Aporta copia de certificado de conformidad con el ENS con categoría ALTA con fecha de conformidad inicial 07/01/2022 y fecha de renovación 06/01/2024 relativo a “Los sistemas de información que dan soporte a las actividades de: los servicios que prestan al colectivo de notarios españoles para el ejercicio de su función pública desde ANCERT”. 3. Que AGENCIA NOTARIAL DE CERTIFICACIÓN, S.L. es responsable del desarrollo y mantenimiento tecnológico de dicho portal. 4. Que el uso y conservación de las imágenes del documento de identidad es del todo necesaria para el colectivo notarial (Consejo General del Notariado y notarios) en aplicación de la normativa aplicable. Y añade: “[…]la solicitud de las imágenes de documentos de identidad de estos, lejos de ser "innecesaria o excesiva", es una pieza fundamental porque obedece a una razón que es sustancial para el colectivo notarial, que es el cumplimiento de las obligaciones previstas en la normativa aplicable a las funciones públicas del Notariado español, en concreto, el control de la identidad de los solicitantes de servicios públicos notariales.” 5. Que en ningún caso es cierto que el ciudadano deba aportar una fotografía de su DNI por ambas caras para llevar a cabo el proceso voluntario de registro en el Portal Notarial del Ciudadano. Durante el proceso de registro el usuario debe cumplimentar un formulario en el que se exige aceptar las correspondientes condiciones de uso del portal y la política de privacidad del tratamiento de datos personales. En dicha política se informa que el Consejo General del Notariado es el responsable del tratamiento, en base al consentimiento, de los datos de ese formulario, así como de los incluidos en las imágenes de DNI, si y solo si, posteriormente a ese registro las cargase en el portal como requisito previo para solicitar telemáticamente un servicio a un notario. Que en dicha política se indica: "La finalidad del tratamiento de los datos de la imagen del documento nacional de identidad o tarjeta de identidad de extranjero que, en su caso, proporcione el ciudadano en la sección "Editar perfil" del portal es llevar a cabo la remisión de la misma al notario que prestará el servicio solicitado por el ciudadano, para el cumplimiento de sus funciones públicas conforme a la Ley, así como el cumplimiento de dichas funciones por el Consejo General del Notariado para la debida gestión de los usuarios del portal que han solicitado servicios notariales. En todo caso, una vez finalizado cualquier servicio notarial solicitado por el ciudadano, éste en cualquier momento puede eliminar de su perfil dicho C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 3/60 documento nacional de identidad o tarjeta de identidad de extranjero, marcando la casilla "Eliminar DNI/TIE" 6. Y manifiesta: “[…]Queda entonces claro, que la condición de usuario registrado, accediendo al portal mediante el correspondiente sistema de credenciales basado en un identificador y una contraseña generados en el proceso de registro, permite únicamente al usuario la navegación por el portal a los efectos de permitir que la ciudadanía pueda tener conocimiento de los servicios ofrecidos por el portal y también, exclusivamente, permitiendo que un notario pueda remitir al correo electrónico designado por ese usuario registrado una solicitud de realización de una videoconferencia para mantener una entrevista a distancia con el mismo a través de la plataforma. Si además, el usuario desease solicitar a un notario trámites de alcance limitado, como es el acceso el servicio personalizado de acceso a las copias simples electrónicas subidas por un notario al espacio privado del ciudadano en el portal, el Consejo General del Notariado ha establecido necesariamente el requisito adicional de haberse identificado para el acceso al portal utilizando uno de los siguientes tres sistemas: 1) el sistema Clave/PlN establecido para el Sector Público Administrativo Estatal, 2) un certificado electrónico cualificado conforme a Ios requerimientos establecidos en el Reglamento (UE) ng 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE (Reglamento elDAS), o, 3) el sistema de acreditación del usuario presencial ante notario por el que se le genera un certificado electrónico para el acceso al portal. Y por último, si además, el usuario desease solicitar a un notario el inicio de otros determinados trámites notariales ofrecidos por el portal, como condición necesaria para que un usuario registrado pueda iniciarlo, el Consejo General del Notariado ha establecido necesariamente el requisito adicional de la obligación de cargar las imágenes de su documento de identidad en su perfil privado del portal. Así, en la actualidad dichos trámites telemáticos que puede solicitar un ciudadano a un notario, para los que la plataforma le exigirá haber cargado las imágenes del documento de identidad, pueden dividirse en dos posibles escenarios: A) Constituye requisito acudir posteriormente ante notario Para iniciar el servicio notarial de tramitación de una constitución de sociedad o de un testamento, el objeto del trámite online es permitir al ciudadano remitir por un canal seguro al notario la información y documentación necesaria para llevar a cabo la preparación del documento público correspondiente, que con posterioridad deberá autorizar o intervenir el notario en presencia física del ciudadano. B) No constituye requisito acudir posteriormente ante notario Para solicitar los servicios notariales de tramitación de copias simples electrónicas de escrituras para moratoria hipotecaria, la solicitud de cualquier otra copia simple electrónica o autorizada en papel de escrituras o el servicio C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 4/60 de legitimación de firmas electrónicas, el objeto del servicio es recabar la información y documentación necesaria para llevar a cabo la preparación del referido documento público electrónico correspondiente que el notario emitirá sin exigirse la presencia física posterior del ciudadano. Así, en el caso de las solicitudes de copias simples electrónicas o autorizadas en papel de escrituras otorgadas por el ciudadano, una vez realizado el control de identidad del interesado o juicio de identificación, que ha alegado su interés legítimo, mediante su correspondiente documento de identidad, el notario subirá la copia simple emitida al espacio privado del ciudadano en el portal o, si se tratase de una copia autorizada en papel, la remitirá a la dirección postal que el interesado haya indicado en su solicitud. Es, por tanto, en ambos escenarios que es necesario que rija la obligación de cargar las imágenes de los documentos de identidad en el portal, teniendo por finalidad, como señala la política de privacidad, "llevar a cabo la remisión de la misma al notario que prestará el servicio solicitado por el ciudadano, para el cumplimiento de sus funciones públicas conforme a la Ley, así como el cumplimiento de dichas funciones por el Consejo General del Notariado para la debida gestión de los usuarios del portal que han solicitado servicios notariales". Así, el Consejo General del Notariado, como titular de la Sede Electrónica Notarial, que es el medio electrónico constituido por la organización notarial para la intermediación electrónica entre el notariado y la ciudadanía, es el responsable del tratamiento de dichas imágenes, como medio necesario para garantizar el cumplimiento de la normativa sectorial aplicable a la función notarial y la relativa a las obligaciones del notario y la Organización Notarial en materia de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.” 7. Y manifiesta: “Dicha medida está amparada en el art 23 de la Ley del Notariado que establece que "Los notarios darán fe en las escrituras públicas y en aquellas actas que por su índole especial lo requieran de que conocen a las partes o de haberse asegurado de su identidad por los medios supletorios establecidos en las leyes y reglamentos." Y determinando a continuación que "Serán medios supletorios de identificación, en defecto del conocimiento personal del Notario, los siguientes: ...
  2. c)La referencia a carnés o documentos de identidad con retrato y firma expedidos por las autoridades públicas, cuyo objeto sea identificar a las personas. El Notario en este caso responderá de la concordancia de los datos personales, fotografía y firma estampados en el documento de identidad exhibido, con las del compareciente." La expresión de "medio supletorio" debe analizarse en el contexto del art. 23 de la Ley del Notariado que acude a tal expresión en defecto de que el notario no conozca de modo personal y directo a quien demanda la prestación de su función pública (conocimiento por notoriedad). En el supuesto de actuaciones on line y a distancia dicha opción es inexistente, razón por la cual el recurso al medio supletorio (utilización de documentos de identificación expedidos por autoridad pública competente) es el único posible. Entonces, en el específico ámbito no presencial de la Sede Electrónica Notarial, más allá de la identificación electrónica mediante certificados para C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 5/60 acceder a la plataforma electrónica, es necesario que esta plataforma, mediante la exigencia de cargar los documentos de identidad para su remisión al notario, asegure y garantice el cumplimiento de las funciones públicas del mismo, como es el control de identificación previa del usuario solicitando un servicio público, y particularmente en los casos en que el trámite no requiere la posterior presencia ante notario para la correspondiente firma de un documento público notarial (cuando alega un interés legítimo para solicitar una copia de una escritura). El objetivo de ello es evitar posibles casos de fraude y suplantación de identidad y, por tanto, que el notario seleccionado por el usuario pueda proceder a su identificación de forma segura antes de iniciar el trámite solicitado. Es una medida, por tanto, que vela precisamente por la protección de las personas físicas en relación con el tratamiento de sus datos personales, como derecho fundamental protegido por el artículo 18.4 de la Constitución española, asegurándose de este modo, con la máxima certeza, que el notario prestará un servicio tecnológico a la persona física que alega tener interés legítimo para solicitar un servicio notarial, evitando la posibilidad de error o suplantación de identidad. Y es acertadamente en esta línea de reforzar la seguridad del notario en el uso de medios electrónicos del ciudadano donde hace también hincapié el Proyecto de Ley de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos, actualmente en trámite parlamentario, que tiene por objetivo, entre otros aspectos, reformar la Ley del Notariado con el fin, según su exposición de motivos, de: "regular un protocolo electrónico que refleje las matrices de los instrumentos públicos, la posibilidad de consulta digital motivada de un índice único informatizado general por el Consejo General del Notariado y las administraciones públicas y la introducción de un nuevo artículo que establece la posibilidad de otorgamiento de ciertos instrumentos a través de videoconferencia y comparecencia electrónica, así como disposiciones en materia de seguridad y archivos. " Téngase en cuenta que el art 35.5 de dicho Proyecto de Ley añade un nuevo artículo 17.3, que reconoce y consolida la Sede Electrónica Notarial del Consejo General del Notariado al configurarla como la plataforma única nacional de intermediación corporativa entre el notario y el ciudadano: "La sede electrónica notarial estará integrada en el Consejo General del Notariado, siendo general y única a nivel nacional, y correspondiéndole al mismo su titularidad, desarrollo, gestión y administración. Sus características técnicas serán comunicadas a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública. Deberá ser accesible y disponible para los ciudadanos a través de redes de comunicación seguras.” Y es mediante la reforma legal indicada, en proceso de aprobación, que se asienta la necesidad para el notario de que el ciudadano remita a través de ella la documentación de su identidad para la tramitación electrónica de servicios públicos notariales. Por ello, se reforma el referido artículo 23 de la Ley del Notariado añadiendo un nuevo apartado 2, que establece expresamente que, en el ámbito de la Sede Electrónica Notarial, el notario siempre deberá verificar C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 6/60 la documentación remitida por el otorgante para su identificación e igualmente deberá archivar copia electrónica de los documentos de identidad en cumplimiento de la legislación de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo: «2. El interesado o la interesada podrá comparecer electrónicamente en la sede electrónica notarial operativa en la dirección electrónica correspondiente, mediante la utilización de los sistemas de identificación electrónica previstos en el artículo 9 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las administraciones públicas, debiendo proporcionar su teléfono, correo electrónico y, en su caso, los datos expresivos de su representación. La sede electrónica notarial deberá permitir al otorgante ejercer su derecho a la elección de notario con arreglo a la legislación aplicable, así como la apreciación de su capacidad jurídica, asegurando la inmediación electrónica. En todo caso, el notario verificará la documentación remitida para su identificación por el otorgante, y podrá, previo su consentimiento, contrastarla con la información obrante en el índice único y las bases de datos del Ministerio del Interior. El notario archivará copia electrónica de los documentos de identidad en cumplimiento de la legislación de prevención de blanqueo de capitales V financiación del terrorismo. El interesado o la interesada podrá mediante la comparecencia electrónica:
  3. a)Aportar los antecedentes precisos para la ulterior autorización de un documento público notarial.
  4. b)Otorgar electrónicamente los actos o negocios jurídicos que se determine.
  5. c)Solicitar que se le expida copia simple o autorizada previa apreciación de su interés.
  6. d)Solicitar previa acreditación de su interés legítimo que se le identifiquen los documentos públicos notariales en que aquel hubiera podido intervenir, a los efectos de solicitar al notario que custodia el protocolo, su sustituto o sucesor, la expedición de copia autorizada electrónica.» Téngase en cuenta, en este nuevo marco legal, que una identificación electrónica se circunscribe a un procedimiento en el que no interviene ningún funcionario, pero cuando sea necesaria la comparecencia ante notario, no será suficiente la identificación que ha realizado el prestador de servicios al expedir el certificado, sino que el notario, bajo su responsabilidad, debe emitir una valoración que enlace al compareciente con el medio de identidad digital presentado en el preciso momento de uso de ese certificado, puesto que el juicio de identidad que despliega el notario no se reduce a la mera comprobación formal, sino a la apreciación de que tal persona es quien es y dispone de capacidad jurídica y de obrar para concluir la actuación notarial que solicita. Si el notario no considera acreditada la identidad, según el proyecto de Ley, de acuerdo con el nuevo artículo 17 ter 5, "habrá de denegar la intervención o autorización del documento", o bien exigir la comparecencia física ante él, según el artículo 40 quinquies de la Ley de Sociedades de Capital. Para que el notario pueda realizar este control complementario, ya el Considerando 22 de la Directiva 2019/1151 admitía que se realice por "videoconferencias u otros medios en línea que ofrezcan una conexión audiovisual en tiempo real", añadiendo el Reglamento eIDAS "que aporten una seguridad equivalente en términos de fiabilidad a la presencia física" y así lo ha C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 7/60 reconocido el Proyecto de Ley. De ese modo, el notario podrá tener ante sí al otorgante y además tener a la vista en pantalla una fotografía del sujeto, lo cual puede obtenerse bien extrayendo electrónicamente de un documento de identificación electrónico la imagen digitalizada del sujeto, bien por medio de la acreditación de su documento de identidad en la Sede Electrónica Notarial. Y precisamente en relación a la referencia a la conservación de Documento Nacional de Identidad de los otorgantes indicada en el nuevo artículo 23.2 de la Ley del Notariado, se pone de manifiesto y reconoce, de nuevo, la actual obligación de conservación por parte del notario de dicho Documento Nacional de Identidad de los otorgantes de un documento público por él protocolizado o intervenido derivado de su condición de sujeto obligado conforme a la normativa de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo y, en particular de los artículos 4.2, 6.1
  7. a)y 6.4 del Reglamento de desarrollo de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, aprobado por Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo. El artículo 25.2 de dicha Ley y el artículo 4.1 de la Orden EHA/114/2008, de 29 de enero, reguladora del cumplimiento de determinadas obligaciones de los Notarios en el ámbito de la PBCFT obligan a los Notarios a la conservación de copias de los documentos de identificación de los otorgantes. Pues recordemos que el valor probatorio del DNI se atribuye por su legislación reguladora, y en particular por el artículo 8.1 de la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana y por el artículo 1.2 del Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición del DNI y sus certificados de firma electrónica, al propio documento y no a su mera referencia o a la mera constancia documental del número del mismo. De este modo, resulta imprescindible para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la legislación notarial y en la de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo que, a través de la Sede Electrónica Notarial, los notarios mantengan copia de los documentos identificativos de los intervinientes en los documentos intervenidos o protocolizados por los notarios. Por ello, cuando el canal de solicitud y tramitación de los servicios notariales utilizado por el ciudadano es el de la Sede Electrónica Notarial, el ciudadano debe subir a la plataforma dichos documentos de identidad para su remisión a los notarios, en cumplimiento de la normativa específica aplicable. Como se constata, pues, el Consejo General del Notariado, como responsable del tratamiento, lleva a cabo el tratamiento de datos personales que forman las imágenes de los documentos de identidad, descritos en la reclamación con pleno cumplimiento de la legislación de protección de datos personales, careciendo completamente de fundamento la reclamación planteada, lo cual debería conducir inevitablemente a la inadmisión a trámite de la reclamación. […]” Asimismo, en la respuesta al traslado de 03/03/2023 se adjunta otro documento de respuesta realizado por la ANCERT como DPD de la parte reclamada, en la que indica que, “La mercantil Agencia Notarial de Certificación, S.L.U. (en adelante “Ancert”), con NIF B83395988, representada por B.B.B., actuando dicha mercantil en su condición de Delegado de Protección de Datos del Consejo General del C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 8/60 Notariado, cuya designación fue debidamente notificada a la Agencia Española de Protección de Datos, comparece y DICE: (…) Pues bien, en relación a este contenido de la reclamación, trasladada a este delegado de protección de datos del Consejo General del Notariado, y valorando el contenido de la misma, hemos de manifestar, como sucintamente se va a exponer a lo largo de este escrito, que el proceso de registro y funcionamiento del referido Portal Notarial del Ciudadano (https://www.portalnotarial.es), cumple todas y cada una de las obligaciones y necesidades de seguridad y protección de datos, así como la normativa sectorial aplicable a la función notarial y la relativa a las obligaciones del notario y la organización notarial en materia de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Debe indicarse, así mismo, que este delegado de protección de datos, que también es el responsable del desarrollo y mantenimiento tecnológico de dicho portal, ha supervisado en todo momento los requerimientos técnicos y funcionales que establece el registro y funcionamiento del mismo, incluidos la obligación de cargar las imágenes de los documentos de identidad exigidos para la solicitud de servicios públicos a los notarios, llegando a la conclusión, en todo momento, de que el uso y conservación de dichas imágenes por el portal es del todo necesaria para el colectivo notarial, Consejo General del Notariado y notarios, en aplicación de la normativa aplicable expuesta en el cuerpo del presente escrito. Indiquemos, además, que dicho portal tecnológico, como el resto de los servicios electrónicos desarrollados por Ancert para dicho Consejo, ha sido debidamente certificado conforme al Esquema Nacional de Seguridad [se adjunta el correspondiente certificado, señalado de documento nº 1]. TERCERO: Con fecha 14/03/2023, de conformidad con el artículo 65 de la LOPDGDD, se admitió a trámite la reclamación presentada por la parte reclamante. CUARTO: La Subdirección General de Inspección de Datos procedió a la realización de actuaciones previas de investigación para el esclarecimiento de los hechos en cuestión, en virtud de las funciones asignadas a las autoridades de control en el artículo 57.1 y de los poderes otorgados en el artículo 58.1 del Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD), y de conformidad con lo establecido en el Título VII, Capítulo I, Sección segunda, de la LOPDGDD, teniendo conocimiento de los siguientes extremos: Con fecha 20/10/2023 se comprueba respecto del portal www.portalnotarial.es (en adelante, el portal): 1. Que consta en el portal un manual de registro como ciudadano. Que en dicho manual consta: a. Que desde el portal se podrá: i. contratar servicios electrónicos con cualquier notario y solicitar horas para consultas. ii. realizar el seguimiento y ver la evolución de los servicios contratados. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 9/60 iii. consultar las copias simples y autorizadas que han sido requeridas al notario. iv. consultar las notificaciones recibidas por parte de la notaría. v. modificar tus datos de perfil de usuario (email, teléfono, dirección, etc). b. Que en el proceso de registro consta que debe rellenarse un formulario con datos identificativos obligatorios de la persona que se registra, siendo estos datos tipo de usuario, tipo de documento, número de documento, nacionalidad, fecha de caducidad de DNI/NIE, nombre, primer apellido, segundo apellido, género, fecha de nacimiento. Que adicionalmente se deben aportar como obligatorios algunos datos sobre la dirección postal del usuario y los datos de contacto. A continuación, consta un paso de verificación del teléfono móvil por medio del envío a éste de un SMS con un código. A continuación, tras dicha verificación, consta el texto “Registro completado”. Seguidamente consta otro paso para la verificación del correo electrónico, sin lo cual aún no se podrá utilizar el portal. c. Que, una vez registrado, para el acceso al portal se puede introducir el número de DNI/NIE y la contraseña (opción llamada “Credenciales”, o bien usar un certificado o bien cl@ve PIN. d. Y consta: “Es importante destacar que no todas las modalidades de acceso te permitirán acceder de forma acreditada, por lo que las funcionalidades del portal pueden verse limitadas. Te recomendamos que accedas en modo acreditado para poder disfrutar de todas las funcionalidades que te ofrece el Portal. Acceso acreditado Acceso con credenciales: cuando se haya acreditado presencialmente en notaria y por lo tanto se acceda con certificado notarial. Acceso mediante un certificado emitido por entidades incluidas en la TSL española Acceso mediante Cl@ve PIN Acceso no acreditado Acceso con credenciales sin haberse acreditado presencialmente en notaría. Se accede con las credenciales de registro, pero no con certificado notarial. “ Y consta que en la TSL española constan entidades como Camerfirma, Ancert, Fábrica Nacional de La Moneda y Timbre, entre otras. 2. Que durante el proceso de registro en el portal se comprueba que debe rellenarse un formulario con datos identificativos obligatorios de la persona que se registra, siendo estos datos exclusivamente el tipo de usuario, tipo de documento, número de documento, nacionalidad, fecha de caducidad de DNI/NIE, nombre, primer apellido, segundo apellido, sexo, fecha de nacimiento, contraseña. Que adicionalmente se deben aportar como obligatorios algunos datos sobre la dirección postal del usuario, como nombre de vía, municipio, provincia, código postal, así como el dato obligatorio de teléfono móvil y email. Consta que se deben aceptar los términos y condiciones del servicio, así como aceptar la política de privacidad. Consta en pantalla información sobre protección de datos siendo el responsable del tratamiento es el CONSEJO GENERAL DEL NOTARIADO. Y debajo consta un botón de “Registrarse”. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 10/60 3. Que en los términos y condiciones del servicio consta: “(…) 3. Sistemas de Acceso al Portal Los sistemas de identificación para el acceso al portal que pueden usar los Usuarios registrados son los siguientes: Login y contraseña Certificados emitidos por prestadores cualificados de servicios de certificación incluidos en la 'Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación" (TSL) establecidos en España. Certificados emitidos por Agencia Notarial de Certificación, SLU (Ancert) en la nube exclusivamente para que el ciudadano pueda acceder al servicio de publicación y consulta de copeas electrónicas de documentos notariales solicitadas al notario por el mismo. 4. Registro al portal El Usuario podrá registrarse en el Portal Notarial del Ciudadano, siendo obligatorio para dicho registro ser mayor de edad. Para ello deberá introducir los datos personales de contacto, debiendo facilitar toda la información indicada como obligatoria. (…)” 4. Que en la política de privacidad consta: “Política de Privacidad La presente Política de Privacidad tiene por objeto, en virtud del Reglamento General de Protección de Datos y la normativa nacional de Protección de Datos, facilitar a los ciudadanos ("usuarios") la información necesaria de protección de datos recogida en el sitio web http://www.portalnotarial es (http://www.portalnotarial.
  8. es)(en adelante, el Portal Notarial del Ciudadano del Consejo General del Notariado o el "Sitio Web"). l. Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento y del delegado de protección de datos 1. Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento Identidad: Consejo General del Notariado Dirección postal: Calle Silvano, nº 55, 28043 Madrid Teléfono:

(34)91-3087232 Correo electrónico: info@notariado.org (mailto:info@notariado.org) 2. Identidad y datos de contacto del delegado de protección de datos Identidad: Agencia Notarial de Certificación, S.L., Unipersonal Dirección postal: c/ Campezo, nº 1, Edificio 6, pl. Z, de
(28022)Madrid Teléfono:
(34)912187676 Correo electrónico: dpoancert@notariado.org (mailto:dpoancert@notariado.org) II. Finalidad del tratamiento La finalidad de los datos proporcionados en el formulario de registro al Portal Notarial del Ciudadano es prestar el servicio de dicho registro de los ciudadanos a fin de que puedan solicitar a los notarios sus servicios públicos mediante las aplicaciones incluidas en el portal, así como enviar a los mismos comunicaciones de información y novedades del Portal en el caso de que lo hayan solicitado expresamente en el apartado "Datos de contacto" del formulario de registro, marcando la casilla "Deseo recibir información y novedades" o en la sección "Editar perfil". Para darse de baja en C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 11/60 dicho servicio el usuario deberá acceder a dicha sección "Editar perfil" y marcar la casilla "No deseo recibir información y novedades". En caso de estar activada dicha opción, los interesados podrán también comunicar al Portal Notarial del Ciudadano del Consejo General del Notariado su interés en no recibir dichas comunicaciones en la forma que consta indicada en las propias comunicaciones electrónicas remitidas a los usuarios. La finalidad del tratamiento de los datos de la imagen del documento nacional de identidad o tarjeta de identidad de extranjero que, en su caso, proporcione el ciudadano en la sección "Editar perfil" del portal es llevar a cabo la remisión de la misma al notario que prestará el servicio solicitado por el ciudadano, para el cumplimiento de sus funciones públicas conforme a la Ley, así como el cumplimiento de dichas funciones por el Consejo General del Notariado para la debida gestión de los usuarios del portal que han solicitado servicios notariales. En todo caso, una vez finalizado cualquier servicio notarial solicitado por el ciudadano, éste en cualquier momento puede eliminar de su perfil dicho documento nacional de identidad o tarjeta de identidad de extranjero, marcando la casilla "Eliminar DNI/TIE" […]”. 5. Se accede al portal con un usuario previamente registrado, realizando autenticación por medio de la única opción existente de “certificados” donde consta el texto “se admiten todos los certificados emitidos por entidades incluidas en la TSL española”. Se accede a una pantalla para aceptar los Términos y condiciones del servicio. a. A continuación se accede al portal, donde constan los trámites siguientes: i. Solicitar copia de documentos notariales. ii. Solicitar nueva cita. iii. Acceder a una cita por videoconferencia. iv. Constitución de sociedades. v. Gestión de copias. vi. Legitimación de firma. vii. Envío de copias simples para moratoria. viii. Préstamos hipotecarios. ix. Testamento. x. Encuentra a tu notario. b. Que en el perfil del usuario registrado constan exclusivamente los datos de contraseña, número de NIF, fecha de nacimiento, nacionalidad, dirección postal, datos de contacto, canal de notificaciones, fecha de caducidad de NIF/NIE, otra documentación la cual permanece sin documentación adjunta. En la sección de “Documento NIF/NIE” no consta ningún documento adjunto y consta un enlace “Renovar imágenes”. c. Que al realizar la pregunta al asistente virtual del portal sobre “¿necesito subir a la plataforma una copia de mi dni?”, éste responde: “Si al intentar hacer algún trámite desde el Portal del Ciudadano, te solicita que adjuntes la copia del DNI, es debido a que para realizar los trámites desde el Portal, es necesario que tengas subida la copia de tu DNI a tu perfil del Portal. Para ello debes acceder al Portal, en la parte superior derecha de la pantalla, donde aparece tu nombre, a través de la opción de *editar perfil", accedes al apartado "Documento DNI/NIE", aparece el botón "Renovar imágenes- debes C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 12/60 subirlas en formato png. y pulsar en “Guardar cambios”. Al acceder de nuevo al perfil se verán las imágenes adjuntadas, si no es así no se han adjuntado correctamente.” d. Que las instrucciones para acceder a una cita por videoconferencia son comprobar que se tiene el equipo adecuado (comprobaciones de sistema operativo, micrófono y cámara). El día de la cita acceder al apartado de “Mis citas” y pulsar el botón “Iniciar cita”. En el caso de que se trate de una videoconferencia sin cita previa, y tras recibir un SMS en el teléfono móvil, se debe acceder al apartado de “Mis mensajes” del portal y pulsar en el botón “Entrar”. e. Que se accede al servicio “Encuentra a tu notario”. Consta que hay que introducir código postal de forma obligatoria y opcionalmente el nombre y/o apellidos del notario. Se hace clic en el botón “Buscar” y se muestra una lista de notarios encontrados. f. Que se accede al servicio de “Constitución de Sociedades” donde consta el texto “Con el asesoramiento del Notario podrás constituir una sociedad de la forma más adecuada para tu actividad según la normativa vigente”. Que al hacer clic en el botón “Iniciar solicitud” aparece un mensaje con el texto “Documento de identidad requerido. Para iniciar este trámite debes cargar las imágenes de tu documento de identidad.” g. Que, en el menú “Gestión de copias” consta, entre otro, el texto siguiente: “Desde Gestión de copias, podrás solicitar a tu notario cualquier gestión relativa a las copias de tus escrituras. Actualmente está disponible la solicitud de copias simples electrónicas a los notarios que custodian tus protocolos para su posterior depósito seguro en el espacio "Mis copias" de esta sede o para tramitar su envío a tu oficina bancaria en relación a la solicitud de moratoria hipotecaria. También está disponible la solicitud de copias autorizadas para su recogida en notaría o envío postal.” Que constan tres servicios; “Copias para moratoria hipotecaria”, “mis copias” y “solicitudes de copias”. Se accede al servicio de “Solicitud de copias” donde consta el texto “Solicita tus copias al notario para cualquier gestión administrativa en la que puedas necesitar una”. Que al hacer clic en el botón “Iniciar solicitud” aparece un mensaje con el texto “Documento de identidad requerido. Para iniciar este trámite debes cargar las imágenes de tu documento de identidad.” h. Que se accede al servicio de “Legitimación de firma” donde consta el texto “Este servicio te permite enviar tus documentos para ser legitimados ante notario con todas las garantías de autenticidad para su presentación ante la administración”. Que al hacer clic en el botón “Iniciar solicitud” aparece un mensaje con el texto “Documento de identidad requerido. Para iniciar este trámite debes cargar las imágenes de tu documento de identidad.” i. Que se accede al servicio de “Préstamos hipotecarios” donde consta el texto “La Ley de contratos de crédito inmobiliario, en vigor desde el 16 de junio de 2019, te otorga el derecho y el deber de elegir al notario que prefieras que haga la escritura pública de tu préstamo”. Que al hacer clic en el botón “Selecciona tu notario” aparece un mensaje con el texto “No tienes préstamos pendientes para asignación de notario.” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 13/60 j. Que se accede al servicio de “Testamentos” donde consta el texto “Con el asesoramiento del Notario podrás decidir cómo pueden repartirse tus bienes, derechos y obligaciones cuando faltes”. Que al hacer clic en el botón “Iniciar solicitud” aparece un mensaje con el texto “Documento de identidad requerido. Para iniciar este trámite debes cargar las imágenes de tu documento de identidad.” QUINTO: Con fecha 14/03/2024, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acordó iniciar procedimiento sancionador al reclamado por las presuntas infracciones de los artículos 6.1, 13 y 38.6 del RGPD, tipificadas en los artículos 83.5.
  1. a)83.5.
  2. b)y 83.4.
  3. a)del RGPD. SEXTO: Con fecha 15/03/2024, la parte reclamante presentó escrito desistiendo de su reclamación. SEPTIMO: Notificado el acuerdo de inicio la parte reclamada solicitó el 18/03/2024 ampliación del plazo de alegaciones y copia del expediente; copia que le fue trasladada y plazo que le fue ampliado mediante escrito del instructor de fecha 03/04/2024. El 08/04/2024 la parte reclamada presentó escrito de alegaciones en el que, en síntesis, manifestaba: en primer lugar, una serie de consideraciones acerca de la sede electrónica notarial y el portal del notariado diferenciando entre la entrada en vigor de la Ley 11/2013 y la situación anterior a la misma; la base jurídica para el tratamiento del dato del DNI del interesado; consideraciones sobre las vulneraciones de los artículos 6.1 y 13 del RGPD; sobre la supuesta vulneración del artículo 38 del RGPD y laa solicitud de archivo del expediente. OCTAVO: Con fecha 27/12/2024, se acordó la apertura de un período de práctica de pruebas, acordándose las siguientes: - Dar por reproducidos a efectos probatorios las reclamaciones interpuestas por los reclamantes y su documentación, los documentos obtenidos y generados por los Servicios de Inspección que forman parte del expediente. - Dar por reproducido a efectos probatorios, las alegaciones al acuerdo de inicio presentadas por el reclamado. NOVENO: Con fecha 07/02/2025 fue emitida Propuesta de Resolución en el sentido de que por la Presidencia de la AEPD se declarara que la parte reclamada habían infringido los artículos 6.1, 13 y 38.6 del RGPD, tipificados en los artículos 83.5.a), 83.5.
  4. b)y 83.4.
  5. a)del RGPD. Notificada la Propuesta de Resolución en fecha 10/02/2025, la parte reclamada solicitó copia del expediente y ampliación del plazo para alegaciones; copia que fue remitida y plazo que fue ampliado a dos días. DECIMO: Con fecha 24/02/2025 la parte reclamada presentó escrito de alegaciones formulando en síntesis las siguientes: el relato de la Propuesta y la omisión de actuaciones desarrolladas con por el CGN; sobre la pretendida separación de la legitimación del notario y del CGN; sobre la interpretación realizada acerca de la C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 14/60 normativa notarial y la prevención del blanqueo de capitales; sobe la licitud del tratamiento de datos efectuado por el CGN basado en el consentimiento del interesado; solicitud de archivo del expediente. De las actuaciones practicadas en el presente procedimiento, han quedado acreditados los siguientes: HECHOS PROBADOS PRIMERO. La parte reclamante con fecha 14/12/2022 interpuso reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, contra la parte reclamada manifestando que para poder registrarse en el Portal Notarial del Ciudadano tiene que aportarse una fotografía del DNI por ambas caras; considera el reclamante que solicitud de dichas imágenes es excesiva e innecesaria y que vulnera la normativa en materia de protección de daos de carácter personal. SEGUNDO. Constan aportadas capturas de pantalla del Portal Notarial del Ciudadano a través de las cuales se documentan los diferentes pasos realizados por la parte reclamante para registrarse en el portal. TERCERO. Consta aportada la captura de pantalla del Portal relativa al “Documento NIF/NIE” del perfil de usuario, la fecha de caducidad y la foto del documento nacional de identidad, así como enlaces con el texto “Eliminar imágenes” y “Renovar imágenes”. CUARTO. Consta impresión de pantalla donde figura seleccionada la opción de “Acepto que el portal proceda a verificar mis datos con los que obran en el registro de DNIs de la Policía Nacional”. Y debajo consta “Nota: la fecha de caducidad del DNI/NIE se solicita por motivos de seguridad a los efectos de realizar una verificación online sobre la coincidencia de los datos que obran de ti en el registro de DNIS de la Policía Nacional. No será permitido el registro en el portal en aquellos casos en que no coincidan dichos datos.” QUINTO. Constan impresiones de pantalla del PNC en las que se definen la realización de los servicios notariales que pueden ser atendidos: i. Solicitar copia de documentos notariales. ii. Solicitar nueva cita. iii. Acceder a una cita por videoconferencia. iv. Constitución de sociedades. v. Gestión de copias. vi. Legitimación de firma. vii. Envío de copias simples para moratoria. viii. Préstamos hipotecarios. ix. Testamento. x. Encuentra a tu notario Al menos para el acceso a los servicios “Constitución de Sociedades” “Gestión de copias” “Legitimación de firma” y “Testamentos” era necesario para iniciar el trámite cargar las imágenes del DNI. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 15/60 SEXTO. Consta Diligencia del inspector actuante de fecha 11/01/2024 “para hacer constar que con fecha de hoy se incorpora a las actuaciones de inspección de referencia la siguiente documentación obtenida de www.boe.es : 1. Anexo 1. Ley del Notariado de 18 de mayo de 1862. 2. Anexo 2. Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos”. SEPTIMO. Consta Diligencia del inspector actuantes de fecha 20/10/2023 “para hacer constar que con fecha de hoy se incorpora a las actuaciones de inspección de referencia la siguiente documentación obtenida del Portal Notarial del Ciudadano www.portalnotarial.es tras realizar borrado de cookies y caché y usando navegador 1. Anexo 1. Manual de registro en el Portal. 2. Anexo 2. Formulario de registro. 3. Anexo 3. Términos y Condiciones del Servicio. 4. Anexo 4. Política de Privacidad. 5. Anexo 5. Página web www.portalnotarial.es 6. Anexo 6. Proceso de acceso al Portal, con un usuario previamente registrado, haciendo clic en “Accede” e identificándose con certificado digital. 7. Anexo 7. Página web tras acceder al Portal con certificado digital con un usuario previamente registrado en el Portal. 8. Anexo 8. Perfil completo de usuario. 9. Anexo 9. Pregunta al asistente virtual del Portal sobre cuándo es necesario aportar copia del DNI. A continuación, se accede a distintos servicios ofrecidos por el Portal: 10. Anexo 10. Acceso a “Mis citas”. Instrucciones de cómo acceder a una cita por videoconferencia. 11. Anexo 11. Servicio de “Encuentra a tu Notario”. Búsqueda de Notario. 12. Anexo 12. Servicio de “Constitución de Sociedades”. Página resultante al hacer clic en “Iniciar Solicitud”. 13. Anexo 13. Servicio de “Gestión de copias” => “Solicitudes de copias”. Página resultante al hacer clic en “Iniciar Solicitud”. 14. Anexo 14. Servicio de “Legitimación de firma”. Página resultante al hacer clic en “Iniciar Solicitud”. 15. Anexo 15. Servicio de “Préstamos hipotecarios”. Página resultante al hacer clic en “Selecciona tu notario”. 16. Anexo 16. Servicio de “Testamentos”. Página resultante al hacer clic en “Iniciar Solicitud”. OCTAVO. En fecha 11/07/2024 la parte reclamada ha aportado Certificación en la que se señala que en sesión plenaria del 24/04/2024 se acordó el nombramiento de C.C.C. como DPD del CGN. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 16/60 NOVENO. Consta aportado Informe pericial, de fecha 10/06/2024, sobre el tratamiento de la copia del DNI en el Portal Notarial del Ciudadano, en que se concluye lo siguiente: “Tras revisar el tratamiento de la copia del DNI de todos los servicios ofrecidos a la ciudadanía a través del Portal Notarial del Ciudadano y la intervención por parte de los notarios a través de Signo, se concluye que tras la ejecución del proyecto de mejora de la aplicación del Portal Notarial del Ciudadano con el objetivo de minimizar el tratamiento de la copia del DNI, dicho tratamiento ha quedado limitado únicamente al servicio de “Videoconferencia para autorización electrónica” del Portal Notarial del Ciudadano solo cuando el ciudadano dispone una cita vigente, necesario para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en la Ley 11/2023. De este modo se acredita que el Consejo General del Notariado, titular del Portal Notarial del Ciudadano, únicamente puede tratar el dato del DNI (NIF/NIE) para prestar el servicio tecnológico de poder ponerlo a disposición del notario que haya agendado una cita para una “Videoconferencia para autorización electrónica” , no siendo posible que ese dato pueda ser accedido o manipulado salvo para esa puesta a disposición, pues al no existir aplicación alguna de gestión de los DNIs no existen usuarios autorizados que puedan acceder a ellos, ni por parte del Consejo General del Notariado ni tampoco por el Centro Tecnológico del Notariado que administra el Portal, y por tanto técnicamente no puede accederse a dicho Portal para realizar ninguna actuación relacionada con los DNIs, es decir, no pueden ser visualizados ni extraídos los DNIs, dado que es el propio sistema el que reencamina la imagen al Notario una vez aceptada la cita, salvo que se tratase de intervenciones necesarias para solucionar incidencias técnicas debidas a un mal funcionamiento del referido servicio tecnológico.” DECIMO. Consta en el documento Política de Privacidad, epígrafe I, punto 1. Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento: Identidad: Consejo General del Notariado, junto con dirección postal, teléfono y correo electrónico. UNDECIMO. En el Portal del Notariado se recogen los siguientes datos: tipo de usuario, tipo de documento, número de documento, nacionalidad, fecha de caducidad de DNI/NIE, nombre, primer apellido, segundo apellido, sexo, fecha de nacimiento, contraseña, dirección postal del usuario (nombre de vía, municipio, provincia, código postal), teléfono móvil y email. En el Formulario figuran dos casillas para marcar, aceptando tanto los Términos y Condiciones del servicio como la Política de Privacidad. O He leído y acepto los Términos y Condiciones del Servicio. O He leído y aceptado la Política de Privacidad. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Competencia C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 17/60 De acuerdo con los poderes que el artículo 58.2 del Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD), otorga a cada autoridad de control y según lo establecido en los artículos 47, 48.1, 64.2 y 68.1 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, LOPDGDD), es competente para resolver este procedimiento la Presidencia de la Agencia Española de Protección de Datos. Asimismo, el artículo 63.2 de la LOPDGDD determina que: "Los procedimientos tramitados por la Agencia Española de Protección de Datos se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, en la presente ley orgánica, por las disposiciones reglamentarias dictadas en su desarrollo y, en cuanto no las contradigan, con carácter subsidiario, por las normas generales sobre los procedimientos administrativos." II Cuestiones preliminares El artículo 4 del RGPD, bajo la rúbrica “Definiciones”, dispone lo siguiente: “1) «datos personales»: toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona; 2) «tratamiento»: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción”. 7) «responsable del tratamiento» o «responsable»: la persona física o jurídica, autoridad, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento; si el Derecho de la Unión o de los Estados miembros determina los fines y medios del tratamiento, el responsable del tratamiento o los criterios específicos para su nombramiento podrá establecerlos el Derecho de la Unión o de los Estados miembros”. III Contestación a las alegaciones al acuerdo de inicio 1. En primer lugar, la parte reclamada alude a la existencia de una distinta regulación que afecta a la Sede Electrónica Notarial como al Portal Notarial como consecuencia de la entrada en vigor de la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 18/60 productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y que conforme al apartado 5 de su Disposición Adicional decimoctava entro en vigor el 09/11/2023. En el artículo 17.3 de la Ley del Notariado, apartado introducido por la Ley 11/2023 se establece que La sede electrónica notarial estará integrada en el Consejo General del Notariado, siendo general y única a nivel nacional, y correspondiéndole al mismo su titularidad, desarrollo, gestión y administración. Sus características técnicas serán comunicadas a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública. Deberá ser accesible y disponible para los ciudadanos a través de redes de comunicación seguras. No obstante, a pesar de las modificaciones introducidas por la citada ley, con fecha de efectos 09/11/2023, los hechos que son objeto de reclamación tienen lugar con anterioridad a la entrada en vigor de las modificaciones introducidas por la ley 11/2023. Así, la situación antes de dichas modificaciones era en lo que se refiere a la Ley del Notariado (LN), la siguiente: El artículo 23 de la Ley del Notariado disponía que: “1. Los notarios darán fe en las escrituras públicas y en aquellas actas que por su índole especial lo requieran que conocen a las partes o de haberse asegurado de su identidad por los medios supletorios establecidos en las leyes y reglamentos. Serán medios supletorios de identificación, en defecto del conocimiento personal del Notario, los siguientes:
  6. a)La afirmación de dos personas, mayores de edad, que conozcan al otorgante y sean conocidas del Notario, siendo aquellos responsables de la identificación.
  7. b)La identificación de una de las partes contratantes por la otra, siempre que de esta última dé fe de conocimiento el Notario.
  8. c)La referencia a carnets o documentos de identidad con retrato y firma expedidos por las autoridades públicas, cuyo objeto sea identificar a las personas. El Notario en este caso responderá de la concordancia de los datos personales, fotografía y firma estampados en el documento de identidad exhibido, con las del compareciente.
  9. d)El cotejo de firma con la indubitada de un instrumento público anterior en que se hubiere dado por el Notario fe de conocimiento del firmante. El Notario que diere fe de conocimiento de alguno de los otorgantes, inducido a error sobre la personalidad de estos por la actuación maliciosa de ellos mismos o de otras personas, no incurrirá en responsabilidad criminal, la cual será exigida únicamente cuando proceda con dolo. En tal supuesto el Notario, sin perjuicio de lo anterior, será inmediatamente sometido a expediente de corrección disciplinaria con la obligación de indemnizar los daños y perjuicios que se hayan producido por tal error a terceros interesados. Si se trata de escrituras públicas relativas a actos o contratos por los que se adquieran, declaren, constituyan, transmitan, graven, modifiquen o extingan el dominio y los demás derechos reales sobre bienes inmuebles, o a cualesquiera otros con C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 19/60 trascendencia tributaria, los comparecientes acreditarán ante el Notario autorizante sus números de identificación fiscal y los de las personas o entidades en cuya representación actúen, de los que quedará constancia en la escritura. Tratándose de escrituras públicas por las que se cree o constituya una entidad con o sin personalidad jurídica el Notario incluirá obligatoriamente en aquellas el número de identificación fiscal. Con carácter previo a la autorización o intervención de cualquier escritura pública, acta o póliza, el notario consultará la lista de números de identificación fiscal revocados. El Notario deberá abstenerse de autorizar o intervenir cualquier instrumento público que se pretenda otorgar por una entidad jurídica con número de identificación fiscal revocado de conformidad con lo previsto en la normativa tributaria.” Por otra parte, la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo (LPBCFT), de aplicación a los notarios al establecer su artículo 2, Sujetos obligados, en su apartado 1, lo siguiente: 1. La presente Ley será de aplicación a los siguientes sujetos obligados: (…)
  10. n)Los notarios y los registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles. (…)” Y en su artículo 3, “Identificación formal”, apartados 1 y 2, lo siguiente: “1. Los sujetos obligados identificarán a cuantas personas físicas o jurídicas pretendan establecer relaciones de negocio o intervenir en cualesquiera operaciones. En ningún caso los sujetos obligados mantendrán relaciones de negocio o realizarán operaciones con personas físicas o jurídicas que no hayan sido debidamente identificadas. Queda prohibida, en particular, la apertura, contratación o mantenimiento de cuentas, libretas de ahorro, cajas de seguridad, activos o instrumentos numerados, cifrados, anónimos o con nombres ficticios. 2. Con carácter previo al establecimiento de la relación de negocios o a la ejecución de cualesquiera operaciones, los sujetos obligados comprobarán la identidad de los intervinientes mediante documentos fehacientes. En el supuesto de no poder comprobar la identidad de los intervinientes mediante documentos fehacientes en un primer momento, se podrá contemplar lo establecido en el artículo 12, salvo que existan elementos de riesgo en la operación. Reglamentariamente se establecerán los documentos que deban reputarse fehacientes a efectos de identificación.” En lo que se refiere a la conservación de los documentos identificativos utilizados por los sujetos obligados para identificar a sus clientes, el artículo 25 de la LPBCFT estable que: “2. Los sujetos obligados, con las excepciones que se determinen reglamentariamente, almacenarán las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización. (…)” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 20/60 Por su parte, el Reglamento de la LPBCFT, en su artículo 28, establece que: “1. Los sujetos obligados conservarán toda la documentación obtenida o generada en aplicación de las medidas de diligencia debida, con inclusión, en particular, de las copias de los documentos fehacientes de identificación, las declaraciones del cliente, la documentación e información aportada por el cliente u obtenida de fuentes fiables independientes, la documentación contractual y los resultados de cualquier análisis efectuado, durante un periodo de diez años desde la terminación de la relación de negocio o la ejecución de la operación ocasional. 2. Los sujetos obligados almacenarán las copias de los documentos fehacientes de identificación formal en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos. Como se señalaba anteriormente la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales, modifica el artículo 23 de la Ley del Notariado introduciendo un nuevo apartado
(2)redactado de la siguiente forma: “2. El interesado o la interesada podrá comparecer electrónicamente en la sede electrónica notarial operativa en la dirección electrónica correspondiente, mediante la utilización de los sistemas de identificación electrónica previstos en el artículo 9 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, debiendo proporcionar su teléfono, correo electrónico y, en su caso, los datos expresivos de su representación. La sede electrónica notarial deberá permitir al otorgante ejercer su derecho a la elección de notario con arreglo a la legislación aplicable, así como la apreciación de su capacidad jurídica, asegurando la inmediación electrónica. En todo caso, el notario verificará la documentación remitida para su identificación por el otorgante, y podrá, previo su consentimiento, contrastarla con la información obrante en el índice único y las bases de datos del Ministerio del Interior. El notario archivará copia electrónica de los documentos de identidad solo en los casos en los que lo exija la legislación de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. El interesado o la interesada podrá mediante la comparecencia electrónica:
  1. a)Aportar los antecedentes precisos para la ulterior autorización de un documento público notarial.
  2. b)Otorgar electrónicamente los actos o negocios jurídicos que se determine.
  3. c)Solicitar que se le expida copia simple o autorizada previa apreciación de su interés.
  4. d)Solicitar previa acreditación de su interés legítimo que se le identifiquen los documentos públicos notariales en que aquél hubiera podido intervenir, a los efectos de solicitar al notario que custodia el protocolo, su sustituto o sucesor, la expedición de copia autorizada electrónica”. Es cierto, que este nuevo apartado regula el que los interesaos puedan comparecer en la sede electrónica notarial mediante la utilización de los medios C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 21/60 identificativos previstos en el artículo 9 de la Ley 39/2015; pero también lo es, que en relación con la identificación y conservación de documentos identificativos de los interesados intervinientes en actos notariales nada cambia, puesto que el notario de acuerdo con la legislación notarial, es el que debe verificar la documentación remitida para su identificación por el otorgante, es decir, que el interesado da su consentimiento ante el notario al negocio jurídico concreto, y debe contrastarla con la información obrante en el índice único y las bases de datos del Ministerio del Interior; pero en ningún caso se autoriza al Consejo General del Notariado para que conserve una copia de los DNIs, pues el único obligado a conservar la copia electrónica del documento de identidad es el notario. Como tampoco afecta a los hechos reclamados la introducción por la Ley 11/2023, de 8 de mayo de un nuevo artículo en la LN, el 17 ter, que trata de facilitar la comunicación digital entre el notario y el interesado que precisa de algún servicio notarial, ofreciéndosele la posibilidad de mantener una videoconferencia en un entorno adecuado, privado y seguro garantizando la confidencialidad en las comunicaciones, en consonancia con el nuevo apartado
(2)del artículo 23, disponiendo: “1. Se podrá realizar el otorgamiento y autorización a través de videoconferencia como cauce para el ejercicio de la función pública notarial, en los siguientes actos o negocios jurídicos:
  1. a)Las pólizas mercantiles. En este caso, la remisión de la póliza por la entidad de crédito a la sede electrónica notarial, implicará su consentimiento al negocio documentado, salvo que en el texto de la póliza se dispusiere lo contrario.
  2. b)La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias.
  3. c)Los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.
  4. d)La revocación de poderes, excepto los generales preventivos.
  5. e)Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
  6. f)Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
  7. g)Los testimonios de legitimación de firmas.
  8. h)Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
  9. i)Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
  10. j)La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
  11. k)Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente. 2. El otorgante accederá a la aplicación abierta en la sede electrónica notarial utilizando los sistemas de identificación electrónica previstos en el artículo 9 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 22/60 Administraciones Públicas. Dicha aplicación deberá garantizar los principios de neutralidad tecnológica e interoperabilidad para todos aquellos que accedan a su uso. 3. En el acto del otorgamiento mediante videoconferencia, el notario habrá de exhibir al compareciente el documento a través de la plataforma, de modo que pueda hacer uso de su derecho a leerlo, sin perjuicio de la lectura alternativa por parte del notario y del asesoramiento que debe prestar acerca de su contenido. 4. Si el otorgante no dispusiera de firma electrónica, se le podrá dotar gratuitamente de la misma, conforme a los medios previstos en el artículo 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las administraciones públicas. El sistema proporcionado deberá limitar su ámbito y vigencia al documento público objeto de autorización o intervención. 5. El notario habrá de denegar la intervención o autorización del documento cuando no concurran los presupuestos establecidos en la Ley del Notariado. 6. Finalmente, el notario autorizará el documento con su firma electrónica cualificada”. 2. En segundo lugar alega la parte reclamada cuales son las bases jurídicas del tratamiento del dato del DNI. Hay que recordar que en el documento Política de privacidad de la parte reclamada, en su epígrafe Legitimación del tratamiento, indica que “La base jurídica del tratamiento de los datos personales es el consentimiento de los ciudadanos a su tratamiento.” De conformidad con el artículo 6.1 del RGPD, además del consentimiento, existen otras posibles bases que legitiman el tratamiento de datos sin necesidad de contar con la autorización de su titular, en particular, cuando sea necesario para la ejecución de un contrato en el que el afectado es parte o para la aplicación, a petición de este, de medidas precontractuales, o cuando sea necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del afectado que requieran la protección de tales datos. El tratamiento también se considera lícito cuando sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento, para proteger intereses vitales del afectado o de otra persona física o para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento. Ya se señalaba en el acuerdo de inicio que el artículo 6.1 del RGPD incorpora las bases jurídicas que legitiman el tratamiento de los datos de carácter personal, haciendo referencia a la señalada en el apartado
  12. c)el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento; además, de la anterior hay que contemplar las señaladas en las letra
  13. a)y
  14. b)del artículo 6.1, el tratamiento basado en el consentimiento del interesado y el tratamiento necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado sea parte. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 23/60 En relación con la base jurídica señalada en la letra
  15. c)del artículo 6.1 del RGPD traería su causa en la existencia de obligaciones legales derivadas del artículo 25 de la LPBCFT. De conformidad con los preceptos señalados y como así lo recoge la AEPD en el Informe 172890/2018 en relación con las citadas bases jurídicas: “En cualquier caso, el notario, cuando un cliente acude a su despacho profesional para realizar un acto notarial, por ejemplo una escritura, ha de identificar al mismo. Esto, que es obvio, está sujeto a una triple normativa, según el aspecto desde el que se contemple. Está sujeto a la legislación notarial, también lo está a la normativa de prevención del blanqueo de capitales, y por último cabe añadir que también está sujeta a la normativa sobre protección de datos. Respecto del primero de los aspectos mencionados, la legislación notarial requiere que los notarios den fe en las escrituras públicas de que conocen a las partes o de haberse asegurado de su identidad por los medios supletorios establecidos en las leyes y reglamentos (art. 23 LN). De hecho, la legislación notarial no requiere que el notario conserve copia de los medios supletorios de identificación que en su caso utilizare, dado que la misma legislación establece que será suficiente que el notario afirme que conoce a las partes, para lo que puede servirse del DNI u otros medios. Así, los medios supletorios de identificación son tan solo “en defecto del conocimiento personal del notario”. En la LPBCFT, por el contrario, de acuerdo con lo señalado en el citado Informe, indica que “La normativa de prevención del blanqueo de capitales por el contrario parte de la base de que se ha de producir la identificación de las partes que comparecen ante el notario, conservándose el documento que sirve para dicha identificación. El artículo 3.1 de la LPBCFT establece que los sujetos obligados, entre los que se encuentran los notarios y los registradores, identificarán a cuantas personas físicas o jurídicas pretendan establecer relaciones de negocio o intervenir en cualesquiera operaciones. La comprobación de la identidad de los intervinientes se realizará mediante documentos fehacientes. Y el RD 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo (RPBC) ha establecido que documento fehaciente es el DNI (art. 6.1 RPBC) para las personas físicas de nacionalidad española, aunque excepcionalmente podrán aceptarse otros documentos de identidad personal expedidos por un autoridad gubernamental siempre que gocen de las adecuadas garantías de autenticidad incorporen fotografía del titular (por ejemplo, un pasaporte). El art. 28 del RPBC requiere que los sujetos obligados conserven toda la documentación obtenida, incluyendo específicamente las copias de los documentos fehacientes de identificación, durante diez años”. Por tanto, el notario debe verificar la documentación remitida para la identificación del interesado y previo su consentimiento, contrastarla con la información obrante en el índice único y las bases de datos del Ministerio del Interior y proceder a conservar copia electrónica de los documentos de identidad tan solo en aquellos que lo exija la legislación de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 24/60 Pues bien, como ya se señalaba en el acuerdo de inicio la legislación de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo no es aplicable a todas las operaciones en las que intervienen los notarios, estando excluidas todas aquellas operaciones notariales y registrales que carecen de contenido económico o patrimonial o que no son relevantes a efectos de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo (STS de 2 de febrero de 2022 R.C. 86/2021). En este sentido, indicaba el citado Informe que “Respecto de todas estas operaciones no existiría una obligación de conservar los DNIs, al estar excluidas de la legislación que así lo establece específicamente. Del mismo modo, el art. 4.1 del RPBC señala que la obligación de identificar y comprobar la identidad de los comparecientes mediante documentos fehacientes existirá cuando las operaciones tengan importe igual o superior a 1.000 € (salvo en el caso de pago de premios de loterías y juegos de azar en cuyo caso el importe será igual o superior a los 2500 €). Por lo tanto, dado que en estos casos no existe obligación de identificar y comprobar el documento fehaciente, tampoco existirá una obligación de conservar el mismo. En la segunda de las excepciones citadas, incluso aunque las operaciones estén por importe o naturaleza sujetas a la normativa de prevención y blanqueo de capitales, existen personas que aunque participen en los actos notariales correspondientes y hayan de ser identificados, no existe una obligación normativamente impuesta de conservar sus documentos fehacientes de identificación. Es el caso de los testigos, por ejemplo. Así, el art. 3.1 LPBC restringe la obligación de identificación formal por los sujetos obligados (esto es, por el notario) a las personas físicas o jurídicas que pretendan establecer relaciones de negocio o intervenir en cualesquiera operaciones. Dicha definición incluye tan sólo a las partes principales cuyos derechos y obligaciones se verán directamente alterados como consecuencia de las estipulaciones que se contendrán en la escritura, no a testigos y supuestos análogos. Así, la Orden EHA/114/2008, de enero, reguladora del cumplimiento de determinadas obligaciones de los notarios en el ámbito de la prevención del blanqueo de capitales, anterior al RPBC pero vigente en cuanto no se oponga a lo dispuesto en el mismo (ver disposición derogatoria única del RPBC) establece su artículo 2 que el notario identificará “a sus clientes”. El mismo artículo hace referencia a “los otorgantes”. Del mismo modo, en la obligación de conservación de documentos de identificación, se predica la misma tan sólo respecto de las personas obligadas a ser identificadas conforme a la normativa de prevención del blanqueo de capitales, y no respecto de otras, como los testigos. Entrando ya en el ámbito de la normativa de protección de datos cabe señalar que cuando el notario identifica a una persona por su documento de identidad está realizando un tratamiento de datos personales, en el sentido establecido en el artículo 4.2 RGPD: «tratamiento»: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción; Los tratamientos de datos personales, en cuanto que constituyen per se una incidencia en un derecho fundamental (art. 18.4 CE), están sujetos a una serie de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 25/60 principios, como son el principio de limitación de la finalidad, según el cual los datos personales será recogidos con fines determinados, explícitos ilegítimos y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines; o bien el principio de minimización de datos, según el cual los datos personales serán adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados; y cabe señalar por último el principio de exactitud según el cual los datos personales serán exactos, y si fuera necesario, actualizados. Igualmente, los tratamientos de datos personales requieren una base jurídica para considerar que los mismos sean tratados de acuerdo con el principio de licitud, pues en caso contrario su uso sería ilícito. En el caso concreto en el que nos encontramos, en que el tratamiento lo realiza un notario, cabe pensar que una base jurídica apropiada para el tratamiento será la establecida en el artículo 6.1
  16. a)RGPD, el consentimiento del cliente, o
  17. b)esto es, cuando el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte, pues la función notarial cabe calificarla como un arrendamiento de servicios. Ahora bien, el tratamiento necesario para la ejecución de dicho contrato es la identificación del cliente en base a la propia legislación notarial, que no requiere de un tratamiento de datos personales como es la conservación del DNI, como hemos visto, ya que dicha obligación de conservación deriva de la normativa de prevención del blanqueo de capitales. En consecuencia, una base jurídica adecuada para la conservación del DNI sería la establecida en el art. 6.1.
  18. c)RGPD, esto es, cuando el tratamiento es necesario para cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento (el notario). Por tanto, si bien el tratamiento de datos personales consistente en la identificación de las personas físicas sería lícito tanto por ser necesario para la ejecución de un contrato como porque lo impone la legislación del notariado, el tratamiento de datos personales consistente en la conservación del DNI tan solo sería lícito cuando lo establezca especialmente la ley, que como hemos visto no lo impone en todo caso, sino únicamente cuando se trata de “clientes”, esto es, de personas que van a ser parte de las relaciones jurídicas, y ello tan solo respecto de los casos en que es aplicable la normativa de prevención del blanqueo de capitales. Es por ello, que fuera de los casos previstos en la citada normativa la conservación de tales documentos identificativos requerirá otra base de legitimación distinta al “cumplimiento de una obligación legal” contemplada en el artículo 6.1.
  19. c)al no existir la obligación de conservar copia de los documentos identificativos en los supuestos indicados. Pero, es más, la obligación de conservar la copia digitalizada del DNI resulta exigible a los notarios y no al Consejo General del Notario que requerirá de una base legal que legitime esta operación de tratamiento. Así las cosas, de lo anterior se desprende, que el Consejo General del Notariado no contaba con una base de legitimación para conservar la copia de los DNIs. 3. En cuanto a la infracción del artículo 13 del RGPD, la parte reclamada reconoce en cierta forma la vulneración del citado artículo, porque ¿cómo habría que entender la proposición de revisión del contenido existente en la Política de Privacidad para hacerla compatible con el citado artículo?; asimismo, señala que la AEPD admite C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 26/60 la licitud sobre la base del cumplimiento de una obligación legal y propone que el interesado preste inequívocamente su consentimiento para que el dato de la copia del DNI permanezca en la Sede Electrónica Notarial para que sea puesta a disposición del notario ante el que se pretenda el otorgamiento o autorización de cualquier otro acto o negocio en el que resulte necesario. Así la parte reclamada manifiesta que ha modificado la información que facilita a los usuarios del portal, y afirma que en lo relativo a la conservación de las copias de los DNIs se indicará lo siguiente: En el apartado de finalidad se incluirá: (iii) Asimismo, el Portal Notarial del Ciudadano conservará la copia su Documento Nacional de Identidad si, con posterioridad al otorgamiento o autorización mencionada en el apartado anterior, usted prestase su consentimiento a dicha conservación con la única finalidad de que la copia pudiera ser remitida al mismo u otro notario cuando así fuera necesario para el otorgamiento o autorización de cualquier otro acto o negocio jurídico para el que dicha copia fuera necesaria. Para ello será necesario que usted así lo manifieste marcando la casilla que se le mostrará en ese momento. En todo caso, si prestase su consentimiento, los datos se conservarían en el Portal debidamente cifrados, de forma que ni el Consejo General del Notariado ni cualquier notario que no haya intervenido en el otorgamiento o autorización de un acto o negocio solicitado por usted pueda acceder al mismo. En todo momento, podrá revocar su consentimiento, marcando la casilla “Eliminar DNI” dentro de su perfil.” Y en el apartado finalidad se dirá: “(iii) La base jurídica del tratamiento para la finalidad numerada como (iii) será el consentimiento prestado por usted, que podrá revocar en cualquier momento.” Añaden que Igualmente, se procederá a la inclusión de una casilla expresa de consentimiento, para el tratamiento de los datos correspondientes a las copias del DNI o documento equivalente. Sin embargo, sobre este particular hay que indicar que en el momento de los hechos que se reclaman la situación era distinta; en la respuesta aportada por ANCERT el 03/03/2023 al traslado de la reclamación señalaba que: “(…) Y por último, si además, el usuario desease solicitar a un notario el inicio de otros determinados trámites notariales ofrecidos por el portal, como condición necesaria para que un usuario registrado pueda iniciarlo, el Consejo General del Notariado ha establecido necesariamente el requisito adicional de la obligación de cargar las imágenes de su documento de identidad en su perfil privado del portal”. Y que “Así, el Consejo General del Notariado, como titular de la Sede Electrónica Notarial, que es el medio electrónico constituido por la organización notarial para la intermediación electrónica entre el notariado y la ciudadanía, es el responsable del tratamiento de dichas imágenes, como medio necesario para garantizar el cumplimiento de la normativa sectorial aplicable a la función notarial y la C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 27/60 relativa a las obligaciones del notario y la Organización Notarial en materia de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo”. Y se informaba que” Para darse de baja en dicho servicio el usuario deberá acceder a dicha sección "Editar perfil" y marcar la casilla "No deseo recibir información y novedades". En caso de estar activada dicha opción, los interesados podrán también comunicar al Portal Notarial del Ciudadano del Consejo General del Notariado su interés en no recibir dichas comunicaciones en la forma que consta indicada en las propias comunicaciones electrónicas remitidas a los usuarios. La finalidad del tratamiento de los datos de la imagen del documento nacional de identidad o tarjeta de identidad de extranjero que, en su caso, proporcione el ciudadano en la sección "Editar perfil" del portal es llevar a cabo la remisión de la misma al notario que prestará el servicio solicitado por el ciudadano, para el cumplimiento de sus funciones públicas conforme a la Ley, así como el cumplimiento de dichas funciones por el Consejo General del Notariado para la debida gestión de los usuarios del portal que han solicitado servicios notariales. En todo caso, una vez finalizado cualquier servicio notarial solicitado por el ciudadano, éste en cualquier momento puede eliminar de su perfil dicho documento nacional de identidad o tarjeta de identidad de extranjero, marcando la casilla "Eliminar DNI/TIE" […]”. También figura en el formulario dos casillas que señalaban: 1º He leído y aceptado los términos y condiciones del Servicio y, 2º He leído y aceptado la Política de Privacidad; aunque en ninguna de ellas se obtiene el consentimiento para la conservación del DNI ni se hace referencia ni contiene mención alguna a que la imagen del DNI seria conservada. A mayor abundamiento, el inspector en su informe señala que “al realizar la pregunta al asistente virtual del portal sobre “¿necesito subir a la plataforma una copia de mi dni?”, éste responde: el Portal, es necesario que tengas subida la copia de tu DNI a tu perfil del Portal. Para ello debes acceder al Portal, en la parte superior derecha de la pantalla, donde aparece tu nombre, a través de la opción de *editar perfil", accedes al apartado "Documento DNI/NIE", aparece el botón "Renovar imágenes- debes subirlas en formato png. y pulsar en “Guardar cambios”. Al acceder de nuevo al perfil se verán las imágenes adjuntadas, si no es así no se han adjuntado correctamente.” Hay que señalar, que la obtención de los documentos identificativos del interesado y su conservación quedaría únicamente amparada en la base de legitimación del artículo 6.1.
  20. c)cuando fuera necesaria su conservación por los notarios; aunque nunca legitimaria su conservación por el Consejo General del Notariado. Por otra parte, en cuanto a las modificaciones en la Política de Privacidad se trata de una circunstancia que ha acontecido con posterioridad a la apertura del presente procedimiento sancionador. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 28/60 Y en cuanto a que el interesado preste su consentimiento para que el dato de la copia del DNI permanezca en la Sede Electrónica Notarial, hay que señalar que esta circunstancia ha de analizarse a la luz del principio de minimización de datos. El consentimiento ha de obtenerse en los términos exigidos por el RGPD y cualquier tratamiento de datos, además de contar con una base de legitimación, debe respetar los principios de protección de datos que el artículo 5 del RGPS recoge, para que el tratamiento pueda considerarse lícito. Nuevamente nos remitidos al Informe 172890/2018 cuando señala que: “Los tratamientos de datos personales, en cuanto que constituyen per se una incidencia en un derecho fundamental (art. 18.4 CE), están sujetos a una serie de principios, como son el principio de limitación de la finalidad, según el cual los datos personales será recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines; o bien el principio de minimización de datos, según el cual los datos personales serán adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados; y cabe señalar por último el principio de exactitud según el cual los datos personales serán exactos, y si fuera necesario, actualizados”. 4. En relación con la infracción del artículo 38 del RGPD la parte reclamada considera que la imputación realizada por la AEPD parte de una conjetura, conflicto de interés, que no se ha acreditado. En primer lugar, hay que partir que del hecho de que el DPD de la parte reclamada es ANCERT, quien a su vez tiene la condición de encargado del tratamiento. ANCERT además de ser Delegado de Protección de Datos de la parte reclamada es también la encargada del tratamiento de esta, pues se ocupa del desarrollo y mantenimiento tecnológico del portal de la misma, como también (entre otras funciones) emitir certificados para que el ciudadano pueda acceder al servicio de publicación y consulta de copias electrónicas de documentos notariales. Ahora bien, ambas figuras no pueden coincidir en la misma persona, no puede ser DPD y encargado del tratamiento al mismo tiempo, ya que ambas figuras tienen funciones y responsabilidades distintas; así mientras que el encargado del tratamiento es la persona física o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta y mandato del responsable del tratamiento, el DPD es una figura independiente y autónoma que actúa como punto de contacto entre el responsable o encargado del tratamiento y las autoridades de control, así como con los interesados en relación con el tratamiento de sus datos personales. Es decir, ANCERT actúa como encargada del tratamiento de la parte reclamada, supervisando para esta última, como DPD, lo que ha realizado como encargado del tratamiento. En este caso, se infiere un palmario conflicto de intereses entre ambas figuras: la del encargado del tratamiento y la del DPD. Este último no puede informar, asesorar y supervisar la actividad que está desarrollando como encargado del C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 29/60 tratamiento para el responsable del tratamiento, porque supone un claro conflicto de intereses entre las funciones atribuidas, perdiendo el DPD su independencia. Por tanto, aquellas funciones que son inherentes a la figura del encargado del tratamiento comprometen la independencia y autonomía que es imprescindible para que el DPD ejercite sus funciones; por otra parte, puede que no exista incompatibilidad entre el DPD y la realización de otras funciones dentro de la organización atribuidas al responsable o encargado, pero bien entendido que han de tratarse de cometidos o tareas concretas debiendo quedar claro que esas otras funciones en ningún caso pueden generar un conflicto de intereses, ni generar confusión entre ambas figuras. También conviene hacer referencia las directrices sobre los delegados de protección de datos adoptadas por el Grupo de Trabajo sobre Protección de Datos del Artículo 29, adoptadas el 13 de diciembre de 2016 y revisadas por última vez y adoptadas el 5 de abril de 2017: “El artículo 38, apartado 6, permite a los DPD «desempeñar otras funciones y cometidos». No obstante, requiere que la organización garantice que «dichas funciones y cometidos no den lugar a conflicto de intereses”. La ausencia de conflicto de intereses está estrechamente ligada al requisito de actuar de manera independiente. Aunque los DPD puedan tener otras funciones, solamente podrán confiárseles otras tareas y cometidos si estas no dan lugar a conflictos de intereses. Esto supone, en especial, que el DPD no puede ocupar un cargo en la organización que le lleve a determinar los fines y medios del tratamiento de datos personales. Debido a la estructura organizativa específica de cada organización, esto deberá considerarse caso por caso. Como norma general, los cargos en conflicto dentro de una organización pueden incluir los puestos de alta dirección (tales como director general, director de operaciones, director financiero, director médico, jefe del departamento de mercadotecnia, jefe de recursos humanos o director del departamento de TI) pero también otros cargos inferiores en la estructura organizativa si tales cargos o puestos llevan a la determinación de los fines y medios del tratamiento. Asimismo, también puede surgir un conflicto de intereses, por ejemplo, si se pide a un DPD que represente al responsable o al encargado del tratamiento ante los tribunales en casos relacionados con la protección de datos. Dependiendo de las actividades, tamaño y estructura de la organización, puede ser una práctica recomendable que los responsables y encargados del tratamiento: • determinen los puestos que podrían ser incompatibles con la función de DPD; • elaboren normas internas a tal efecto con el fin de evitar conflictos de intereses; • incluyan una explicación más general sobre los conflictos de intereses; • declaren que su DPD no tiene ningún conflicto de intereses con respecto a sus funciones como DPD, como medio de concienciar sobre este requisito; • incluyan salvaguardias en las normas internas de la organización y garanticen que el anuncio de convocatoria para el puesto de DPD o el contrato de servicios sea lo C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 30/60 suficientemente preciso y detallado para evitar un conflicto de intereses. En este contexto, debe tenerse en cuenta también que los conflictos de intereses pueden adoptar diversas formas en función de si el DPD se contrata interna o externamente”. Y para concluir, la parte reclamada ha puesto en conocimiento de la AEPD la designación de un nuevo DPD en sustitución de ANCERT lo que supone la confirmación y el reconocimiento de que existía un conflicto de intereses en el desempeño de las funciones atribuidas al DPD por quien ostenta la condición de encargado del tratamiento poniendo en cuestión la necesaria independencia y autonomía en el desempeño de sus funciones. Por tanto, las alegaciones formuladas por la parte reclamada no pueden ser aceptadas, debiendo las mismas decaer. 5. Por último, la parte reclamada en fecha 11/07/2024 ha aportado Informe Pericial sobre el tratamiento de la copia del DNI en el Portal Notarial del Ciudadano, de fecha de 10 de junio de 2024. Como se señala en el citado documento “con motivo de la tramitación de un procedimiento administrativo por parte de la AEPD sobre el tratamiento de la copia del DNI del ciudadano en el Portal Notarial del Ciudadano, el Centro Tecnológico del Notariado procede a llevar a cabo una revisión del tratamiento en todos los servicios ofrecidos a la ciudadanía”. Finalizada dicha revisión, el Centro Tecnológico del Notariado procede a la realización y ejecución de un proyecto de mejora para minimizar el tratamiento de la copia del DNI, quedando limitado dicho tratamiento al servicio de “Videoconferencia para autorización electrónica” solo cuando el ciudadano dispone una cita vigente, necesario para dar cumplimiento a los requisitos de la Ley 11/20233” . Como se ha señalado anteriormente el articulo 17 tres, en la Ley del Notariado que establece que: “1. Se podrá realizar el otorgamiento y autorización a través de videoconferencia como cauce para el ejercicio de la función pública notarial, en los siguientes actos o negocios jurídicos:
  21. a)Las pólizas mercantiles. En este caso, la remisión de la póliza por la entidad de crédito a la sede electrónica notarial, implicará su consentimiento al negocio documentado, salvo que en el texto de la póliza se dispusiere lo contrario.
  22. b)La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias.
  23. c)Los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.
  24. d)La revocación de poderes, excepto los generales preventivos.
  25. e)Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
  26. f)Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 31/60
  27. g)Los testimonios de legitimación de firmas.
  28. h)Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
  29. i)Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
  30. j)La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
  31. k)Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente. 2. El otorgante accederá a la aplicación abierta en la sede electrónica notarial utilizando los sistemas de identificación electrónica previstos en el artículo 9 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Dicha aplicación deberá garantizar los principios de neutralidad tecnológica e interoperabilidad para todos aquellos que accedan a su uso. 3. En el acto del otorgamiento mediante videoconferencia, el notario habrá de exhibir al compareciente el documento a través de la plataforma, de modo que pueda hacer uso de su derecho a leerlo, sin perjuicio de la lectura alternativa por parte del notario y del asesoramiento que debe prestar acerca de su contenido. 4. Si el otorgante no dispusiera de firma electrónica, se le podrá dotar gratuitamente de la misma, conforme a los medios previstos en el artículo 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las administraciones públicas. El sistema proporcionado deberá limitar su ámbito y vigencia al documento público objeto de autorización o intervención. 5. El notario habrá de denegar la intervención o autorización del documento cuando no concurran los presupuestos establecidos en la Ley del Notariado. 6. Finalmente, el notario autorizará el documento con su firma electrónica cualificada”. El Portal Notarial del Ciudadano es según la parte reclamada “la herramienta a través de la que empresas y particulares pueden acceder a la sede electrónica notarial para beneficiarse de diversas gestiones y servicios notariales con la misma seguridad y garantías que si fueran a las notarías, pero con la agilidad y facilidades propias de las operaciones digitales”. Tras las comprobaciones realizadas el informe indica que, Para acceder a los servicios es necesario que el interesado este registrado, mediante el formulario establecido para ello no siendo necesario subir copia del DNI, salvo que tenga cita por videoconferencia para otorgamiento electrónico. No obstante, para algunos de los servicios ofrecidos a la ciudadanía no se requiere aportar la copia del DNI (copias de escrituras, legitimación de firmas, préstamos hipotecarios, videoconferencia para asesoramiento), mientras que para otros (videoconferencia para autorización electrónica) solo cuando el ciudadano dispone de cita vigente. Y concluye que: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 32/60 Tras revisar el tratamiento de la copia del DNI de todos los servicios ofrecidos a la ciudadanía a través del Portal Notarial del Ciudadano y la intervención por parte de los notarios a través de Signo, se concluye que tras la ejecución del proyecto de mejora de la aplicación del Portal Notarial del Ciudadano con el objetivo de minimizar el tratamiento de la copia del DNI, dicho tratamiento ha quedado limitado únicamente al servicio de “Videoconferencia para autorización electrónica” del Portal Notarial del Ciudadano solo cuando el ciudadano dispone una cita vigente, necesario para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en la Ley 11/2023. De este modo se acredita que el Consejo General del Notariado, titular del Portal Notarial del Ciudadano, únicamente puede tratar el dato del DNI (NIF/NIE) para prestar el servicio tecnológico de poder ponerlo a disposición del notario que haya agendado una cita para una “Videoconferencia para autorización electrónica” , no siendo posible que ese dato pueda ser accedido o manipulado salvo para esa puesta a disposición, pues al no existir aplicación alguna de gestión de los DNIs no existen usuarios autorizados que puedan acceder a ellos, ni por parte del Consejo General del Notariado ni tampoco por el Centro Tecnológico del Notariado que administra el Portal, y por tanto técnicamente no puede accederse a dicho Portal para realizar ninguna actuación relacionada con los DNIs, es decir, no pueden ser visualizados ni extraídos los DNIs, dado que es el propio sistema el que reencamina la imagen al Notario una vez aceptada la cita, salvo que se tratase de intervenciones necesarias para solucionar incidencias técnicas debidas a un mal funcionamiento del referido servicio tecnológico. Por tanto, se ha de entender que el DNI del usuario sólo se solicita cuando se opta por un servicio de “Videoconferencia para autorización electrónica”. Además, únicamente se encontraría habilitado el acceso al notario que ha de efectuar el trámite. Pero lo anterior, no excluye que en el momento de la apertura del presente procedimiento sancionador el funcionamiento del portal no respetara el principio de licitud. Por último, habría que señalar que el Informe pericial no acredita que solo el notario elegido para llevar a cabo alguno de los servicios notariales sea el único que puede acceder a las imágenes del DNI, ya que solo se han realizado pruebas con 1 usuario Notario; tampoco consta acreditado las medidas concretas en caso de brecha de confidencialidad ¿Están las copias de DNI cifradas?, como tampoco está acreditado que se hayan realizado pruebas para cada uno de los servicios y tramites ofrecidos. IV Contestación a las alegaciones a la Propuesta de Resolución 1. Alega la parte reclamada su disconformidad con la Propuesta y que la situación analizada en la misma no coincide en absoluto con la realidad, incurriendo en contradicción y que omite el hecho de que el 09/11/2023 se produjo la entrada en vigor de la reforma operada en la Ley del Notariado. Sin embargo, tales manifestaciones no pueden ser aceptadas; ya se recoge en la Propuesta la aprobación de la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 33/60 Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y que conforme al apartado 5 de su Disposición Adicional decimoctava entro en vigor el 09/11/2023, y que a pesar de las modificaciones introducidas por la citada ley, los hechos objeto de reclamación y que dieron lugar con posterioridad al procedimiento sancionador tuvieron lugar con anterioridad a la entrada en vigor de las modificaciones introducidas por la ley 11/2023. Asimismo, se recoge en la Propuesta que en relación con la identificación y conservación de documentos identificativos de los interesados intervinientes en actos notariales nada cambia, puesto que el notario de acuerdo con la legislación notarial es el que debe verificar la documentación remitida para la identificación del otorgante. Por tanto, la legislación actualmente vigente tampoco otorga al CGN habilitación para la conservación de los DNIs de los afectados, pudiendo realizar el Consejo a su amparo sólo las operaciones de tratamiento necesarias para la puesta a disposición de del DNI al Notario que realizará el trámite. En la Propuesta de Resolución se recogen literalmente los artículos que han sido modificados e incorporados a la LN. Ahora bien, si lo que pretende la parte reclamada es que por el hecho de que la entrada en vigor de la citada reforma deba considerarse que no se han cometido vulneraciones a la normativa de protección de datos de carácter personal, ex artículos 6.1, 13 y 38.6 del RGPD, y que su actuación o conducta quede dispensada tal posibilidad resulta impracticable Hay que señalar que tras la citada reforma la SEN estará integrada en el Consejo General del Notariado, siendo general y única a nivel nacional, correspondiéndole la titularidad, desarrollo, gestión y administración de la misa. Sus características técnicas serán comunicadas a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública. Deberá ser accesible y disponible para los ciudadanos a través de redes de comunicación seguras. Se señalaba también la incorporación del nuevo artículo 17 ter. para facilitar la comunicación digital entre el notario y el interesado que precise de algún servicio, ofreciéndosele la posibilidad de mantener a través de videoconferencia en un entorno adecuado, privado y seguro garantizando la confidencialidad en las comunicaciones, recogiendo lo siguiente: “2. El otorgante accederá a la aplicación abierta en la sede electrónica notarial utilizando los sistemas de identificación electrónica previstos en el artículo 9 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Dicha aplicación deberá garantizar los principios de neutralidad tecnológica e interoperabilidad para todos aquellos que accedan a su uso. 3. En el acto del otorgamiento mediante videoconferencia, el notario habrá de exhibir al compareciente el documento a través de la plataforma, de modo que pueda hacer uso de su derecho a leerlo, sin perjuicio de la lectura alternativa por parte del notario y del asesoramiento que debe prestar acerca de su contenido. 4. Si el otorgante no dispusiera de firma electrónica, se le podrá dotar gratuitamente de la misma, conforme a los medios previstos en el artículo 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las administraciones públicas. El sistema proporcionado deberá limitar su ámbito y viencia al documento público objeto de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 34/60 autorización o intervención. 5. El notario habrá de denegar la intervención o autorización del documento cuando no concurran los presupuestos establecidos en la Ley del Notariado. 6. Finalmente, el notario autorizará el documento con su firma electrónica cualificada.” Por tanto, nada dice de la posibilidad de que el Consejo pueda conservar la copia de los DNI de los comparecientes. Es más, el artículo 37 de la LN, en su apartado 2, establece que: “2. Corresponde a cada Colegio Notarial la adopción de las medidas precisas para conservar en perfecto estado de guarda y conservación los protocolos y libros de su territorio notarial, debiendo comunicar al Consejo General del Notariado para su remisión a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública su localización y medidas adoptadas para su custodia y conservación. Así las cosas la ley no confiere al Consejo ninguna facultad u obligación de custodia y, por otra parte, se limita a manifestar que se ha producido una reforma legislativa, pero sin especificar en qué puede afectar la citada reforma a la situación que se plan-tea en este el supuesto concreto que se examina en este caso. Figura en el procedimiento que la reclamación tuvo entrada con fecha 14/12/2022, y que tras su traslado a la parte reclamada para su conocimiento y alegaciones, fue admitida a trámite con fecha 14/03/2023. Tras la realización de las oportunas actuaciones previas de investigación para el esclarecimiento de los hechos en cuestión por el inspector actuante, se determinaron las presuntas infracciones de los artículos 6.1, 13 y 38.6 del RGPD, tipificadas en los artículos 83.5.
  32. a)83.5.
  33. b)y 83.4.
  34. a)del RGPD y se procedió a la apertura del procedimiento sancionador el 14/03/2024; por tanto, el de acuerdo de inicio del procedimiento sancionador no obedece a extravagancia o arbitrariedad alguna, ni tampoco a un capricho como parece dar a entender la parte reclamada. Manifiesta la parte reclamada que en el proceso de revisión del cumplimiento de la normativa sobre protección de datos se han introducido modificaciones que inciden en el supuesto que se analiza y que las mismas no se han tenido en cuenta, sino que incluso son obviadas. Sin embargo, hay que señalar que las citadas modificaciones han sido introducidas con posterioridad y aportadas o bien en las alegaciones formuladas al acuerdo de inicio o incluso posteriormente; así, si atendemos a la vulneración del artículo 38.6 del RGPD, cuya imputación la parte reclamada considera una mera conjetura, es en fecha 11/07/2024 (como así figura en los hechos probados), la parte reclamada aportaba la Certificación en la que se acordó el nombramiento del nuevo DPD. Ya se le informaba en la Propuesta que ambas figuras (encargado y DPD), cuentan con diferente regulación y que no pueden coincidir en la misma persona, no se puede ser DPD y encargado del tratamiento al mismo tiempo, ya que ambos tienen funciones y responsabilidades distintas; así mientras que el encargado del tratamiento es la persona física o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta y mandato C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 35/60 del responsable del tratamiento, el DPD es una figura independiente y autónoma que actúa como punto de contacto entre el responsable o encargado del tratamiento y las autoridades de control, así como con los interesados en relación con el tratamiento de sus datos personales. Sin embargo, ANCERT como encargado del tratamiento actuaba supervisando para el responsable, como DPD, lo que había realizado como encargado del tratamiento presumiéndose un manifiesto y notorio conflicto de intereses. Por otra parte, la misma designación del DPD en sustitución de ANCERT, venía a reconocer la existencia de un conflicto de intereses en el desempeño de sus funciones por quien ostentaba a la vez la condición de Encargado del Tratamiento y Delegado de Protección de Datos. En ese mismo sentido han de interpretarse las alegaciones de la parte reclamada, en relación con la modificación de la Política de Privacidad, dado que considera que la Propuesta no dice nada sobre la nueva Política de Privacidad. Pues bien, tampoco se sostiene lo aquí alegado pues como se señalaba en la Propuesta ya la parte reclamada reconoce la vulneración del artículo 13 RGPD, toda vez que como se apuntaba en aquella ¿Cómo habría que entender la proposición de revisión del contenido existente en la Política de Privacidad …? Por tanto, es cierto que la parte reclamada ha modificado la información que se facilita a los usuarios del portal, y en lo relativo a la conservación de las copias de los DNIs se indica lo siguiente: En el apartado de finalidad se incluirá: (iii) Asimismo, el Portal Notarial del Ciudadano conservará la copia su Documento Nacional de Identidad si, con posterioridad al otorgamiento o autorización mencionada en el apartado anterior, usted prestase su consentimiento a dicha conservación con la única finalidad de que la copia pudiera ser remitida al mismo u otro notario cuando así fuera necesario para el otorgamiento o autorización de cualquier otro acto o negocio jurídico para el que dicha copia fuera necesaria. Para ello será necesario que usted así lo manifieste marcando la casilla que se le mostrará en ese momento. En todo caso, si prestase su consentimiento, los datos se conservarían en el Portal debidamente cifrados, de forma que ni el Consejo General del Notariado ni cualquier notario que no haya intervenido en el otorgamiento o autorización de un acto o negocio solicitado por usted pueda acceder al mismo. En todo momento, podrá revocar su consentimiento, marcando la casilla “Eliminar DNI” dentro de su perfil.” Y en el apartado finalidad se dirá: “(iii) La base jurídica del tratamiento para la fi-nalidad numerada como (iii) será el consentimiento prestado por usted, que podrá re-vocar en cualquier momento.” Pero también es cierto que en el momento de la apertura del procedimiento la situación era distinta y que las modificaciones realizadas en la Política de Privacidad y C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 36/60 anunciadas por la parte reclamada son posteriores a la apertura del procedimiento sancionador. 2. Alega la parte reclamada que las normas legitimadoras del tratamiento previstas en el RGPD no le legitiman para el tratamiento del dato correspondiente a la imagen del DNI en la SEN. El Consejo General del Notariado, basa la conservación de la copia del DNI en el consentimiento del interesado. De acuerdo con lo señalado en su Política de Privacidad del portal, la base jurídica del tratamiento es el consentimiento de los interesados. Por tanto, el Consejo General del Notariado, basa el tratamiento de los datos en el consentimiento del interesado, pero para que el consentimiento pueda entenderse válidamente dado es necesario que se recoja conforme a lo especificado en el 4.11 del RGPD que define el «consentimiento del interesado» como “toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen”. Sin embargo, no consta que dicho consentimiento se recogiera conforme a lo establecido en el artículo 4.11 del RGPD, ni figura formulario o documento en el que conste que el consentimiento se haya otorgado “mediante un acto afirmativo que refleje una manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca del interesado de aceptar el tratamiento de datos de carácter personal que le conciernen”. Es más, en relación con la modificación de la información que se facilitará a los usuarios del portal, así como en lo relativo a la conservación de las copias de los DNIs, la parte reclamada ha manifestado que Igualmente, se procederá a la inclusión de una casilla expresa de consentimiento, para el tratamiento de los datos correspondientes a las copias del DNI o documento equivalente. Por tanto, se evidencia que, en la fecha de la apertura del presente procedimiento sancionador, el portal no recogía un consentimiento valido para la conservación de la copia del DNI por el Consejo General del Notariado. Se reitera que estas modificaciones propuestas son posteriores a la apertura del procedimiento sncionador. Se manifiesta que la modificación consistirá en lo siguiente: “En el apartado de finalidad se incluirá: (iii) Asimismo, el Portal Notarial del Ciudadano conservará la copia su Documento Nacional de Identidad si, con posterioridad al otorgamiento o autorización mencionada en el apartado anterior, usted prestase su consentimiento a dicha conservación con la única finalidad de que la copia pudiera ser remitida al mismo u otro notario cuando así fuera necesario para el otorgamiento o autorización de cualquier otro acto o negocio jurídico para el que dicha copia fuera necesaria. Para ello será necesario que usted así lo manifieste marcando la casilla que se le mostrará en ese momento. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 37/60 En todo caso, si prestase su consentimiento, los datos se conservarían en el Portal debidamente cifrados, de forma que ni el Consejo General del Notariado ni cualquier notario que no haya intervenido en el otorgamiento o autorización de un acto o negocio solicitado por usted pueda acceder al mismo. En todo momento, podrá revocar su consentimiento, marcando la casilla “Eliminar DNI” dentro de su perfil.” Y en el apartado finalidad se dirá: “(iii) La base jurídica del tratamiento para la fi-nalidad numerada como (iii) será el consentimiento prestado por usted, que podrá re-vocar en cualquier momento.” La conservación de la imagen del DNI es una operación de tratamiento y como tal debe contar con una base de legitimación. El procedimiento sancionador abierto a la parte reclamada no se basa en el supuesto uso y utilización que aquella lleva a cabo de dicha copia para ponerla a disposición del Notario que realizará el trámite, sino por la conservación para trámites distintos del que motiva la aportación de la misma por el interesado sin contar con una base de legitimación válida. La misma parte reclamada reconoce que su conservación ha contar con una base que lo legitime pretendiendo basarlo en el consentimiento, pero como ya se ha señalado el consentimiento para que sea válido debe ser otorgado en los términos que establece el artículo 4.11 del RGPD, lo que en este caso no ocurría 3. Alega la parte reclamada que la Propuesta de Resolución lleva a cabo una interpretación de la LN y LPBCFT al analizar la base jurídica de los tratamientos. Sin embargo, no se trata de una cuestión interpretativa sino de lo que establece la LN y la LPBCFT en su articulado; ya se ha indicado que la LN, en su artículo 23, establece que los notarios tienen la obligación de identificar a las personas físicas que requieran de su intervención y que la LPBCFT requiere la conservación de los documentos identificativos por los notarios amparadas en la base de legitimación del art. 6.1.
  35. c)del RGPD. En el Informe 172890/2018 se recoge que “(…), la legislación notarial requiere que los notarios den fe en las escrituras públicas de que conocen a las partes o de haberse asegurado de su identidad por los medios supletorios establecidos en las leyes y reglamentos (art. 23 LN). De hecho, la legislación notarial no requiere que el notario conserve copia de los medios supletorios de identificación que en su caso utilizare, dado que la misma legislación establece que será suficiente que el notario afirme que conoce a las partes, para lo que puede servirse del DNI u otros medios. Así, los medios supletorios de identificación son tan solo “en defecto del conocimiento personal del notario”. Por otra parte, la LPBCAT, de aplicación a los notarios al ser sujetos obligados, establece, en su artículo 3 que: “1. Los sujetos obligados identificarán a cuantas personas físicas o jurídicas pretendan establecer relaciones de negocio o intervenir en cualesquiera operaciones. (…) C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 38/60 2. Con carácter previo al establecimiento de la relación de negocios o a la ejecución de cualesquiera operaciones, los sujetos obligados comprobarán la identidad de los intervinientes mediante documentos fehacientes (…)”. El Reglamento de la LPBCAT señala en su artículo 6, Documentos fehacientes a efectos de identificación formal, que: “1. Se considerarán documentos fehacientes, a efectos de identificación formal, los siguientes:
  36. a)Para las personas físicas de nacionalidad española, el Documento Nacional de Identidad. (…). Y en cuanto a la conservación de los documentos identificativos utilizados por los sujetos obligados para identificar a sus clientes, el artículo 25 de la LPBCAT señala: “2. Los sujetos obligados, con las excepciones que se determinen reglamentariamente, almacenarán las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su inte-gridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización. (…)” Y en su artículo 28.2 establece que: “2. Los sujetos obligados almacenarán las copias de los documentos fehaciente de identificación formal en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos. (…)” Por tanto, estas normas no imponen al CGN ninguna obligación de conservar las copias de los DNIs. También se ha señalado que el PNC permitía la realización de los siguientes trámites: i. Solicitar copia de documentos notariales. ii. Solicitar nueva cita. iii. Acceder a una cita por videoconferencia. iv. Constitución de sociedades. v. Gestión de copias. vi. Legitimación de firma. vii. Envío de copias simples para moratoria. viii. Préstamos hipotecarios. ix. Testamento. x. Encuentra a tu notario Pero no para todos los servicios que se ofrecían era necesario cargar las imágenes del documento nacional de identidad, aunque para la “Constitución de Sociedades” “Gestión de copias” Legitimación de firma” y “Testamentos” si era necesario para iniciar el trámite cargar dichas imágenes. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 39/60 Sin embargo, el asistente virtual del portal cuando se le pregunta “¿Necesito subir a la plataforma una copia de mi DNI?”, respondía que “Si al intentar hacer algún trámite desde el PNC, te solicita que adjuntes la copia del DNI, es debido a que para realizar los trámites desde el Portal, es necesario que tengas subida la copia de tu DNI a tu perfil del Portal”, es decir, que se informaba que si era necesario adjuntar la copia del DNI y ésta era conservada, hasta que el usuario decidiera eliminarla una vez realizados los tramites. Además, según consta en el informe pericial sobre el tratamiento de la copia del DNI, de 10 de junio de 2024, no todos los servicios ofrecidos a la ciudadanía requieren aportar copia del DNI (copias de escrituras, legitimación de firmas, préstamos hipoteca-rios, videoconferencia para asesoramiento). Sin embargo, la copia del DNI sí se estaría solicitando también para estos trámites. La parte reclamada ha señalado que “En todo caso, una vez finalizado cualquier servicio notarial solicitado por el ciudadano, éste en cualquier momento puede eliminar de su perfil dicho documento nacional de identidad o tarjeta de identidad de extranjero, marcando la casilla "Eliminar DNI/TIE", lo que supone llegar a la conclusión anterior, si la copia no es eliminada era conservada por el sistema. Por tanto, se reitera que según la LPBCAT los suje

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