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PS-00182-2021

1/8  Expediente Nº: PS/00182/2021 RESOLUCIÓN DE PROCEDIMIENTO SANCIONADOR Del procedimiento instruido por la Agencia Española de Protección de Datos y en base a los siguientes ANTECEDENTES PRIMERO: JEFATURA SUPERIOR DE POLICÍA DE CATALUÑA (en adelante, el reclamante) con fecha 14 de enero de 2021 interpuso reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. La reclamación se dirige contra A.A.A. con NIF e (en adelante, el reclamado). Los motivos en que basa la reclamación son que el reclamado requiere a sus clientes que faciliten sus datos personales para reservarles cita previa para la tramitación de documentación de la Policía Nacional, sin facilitarles la información requerida de conformidad con el artículo 13 del RGPD. SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante LOPDGDD), con número de referencia E/00720/2021, se dio traslado de dicha reclamación al reclamado el 22 de febrero de 2021, para que procediese a su análisis e informase a esta Agencia en el plazo de un mes, de las acciones llevadas a cabo para adecuarse a los requisitos previstos en la normativa de protección de datos. Sin embargo, no se ha recibido respuesta alguna al citado requerimiento. TERCERO: Con fecha 5 de julio de 2021, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acordó iniciar procedimiento sancionador al reclamado, con arreglo a lo dispuesto en los artículos 63 y 64 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante, LPACAP), por la presunta infracción del artículo 13 del RGPD, tipificada en el artículo 83.5 del RGPD. CUARTO: Notificado el citado acuerdo de inicio, el 16 de agosto de 2021, el reclamado presentó escrito de alegaciones en el que, en síntesis, manifestaba que los datos recogidos se realizan como parte de servicios de asistencia a los clientes en la realización de sus gestiones particulares, pero en ningún caso se realiza ninguna acción de forma diferida, sino que simplemente se toman los datos para trasladarlos a las plataformas de tramitación como fórmula de cortesía, dada la incapacidad de los clientes de realizar esa actividad por sí mismos. Alega que dada la complejidad de la inserción de información de carácter personal de los clientes; que requerían asistencia en nuestro comercio, la persona que prestaba asistencia a los clientes anotaba sus datos en un soporte físico, con el objetivo de corroborar su corrección; esto es, al tratarse de personas extranjeras, sus datos personales se encuentran en caracteres que difieren del alfabeto continental, por lo C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 2/8 que deben ser trasladados a estos caracteres, lo que requiere un ejercicio intelectual de traslación y comprobación de la corrección de los datos. Concluye diciendo que los datos de sus clientes no han sido utilizados para una finalidad distinta de la asistencia en la realización de gestiones particulares solicitadas por ellos. QUINTO: Con fecha 2 de septiembre de 2021, el instructor del procedimiento acordó la apertura de un período de práctica de pruebas, teniéndose por incorporadas las actuaciones previas de investigación, E/00720/2021, así como los documentos aportados por el reclamado. SEXTO: Con fecha 22 de septiembre de 2021 se formuló propuesta de resolución, proponiendo dirigir un apercibimiento contra el reclamado, por la infracción del artículo 13 del RGPD, tipificada en el artículo 83.5 del RGPD. A la vista de todo lo actuado, por parte de la Agencia Española de Protección de Datos en el presente procedimiento se consideran hechos probados los siguientes, HECHOS PROBADOS PRIMERO: Se denuncia que el reclamado requiere a sus clientes que faciliten sus datos personales para reservarles cita previa para la tramitación de documentación de la Policía Nacional, sin facilitarles la información requerida de conformidad con el artículo 13 del RGPD. SEGUNDO: El reclamado alega que los datos recogidos son una mera fórmula de cortesía, dada la incapacidad de los clientes para solicitar por sí mismos, cita previa para la tramitación de documentación de la Policía Nacional. Asimismo, el reclamado hace notar, que los datos personales de sus clientes no han sido utilizados para una finalidad distinta de la asistencia en la realización de gestiones particulares solicitadas por ellos. FUNDAMENTOS DE DERECHO I En virtud de los poderes que el artículo 58.2 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD) reconoce a cada autoridad de control, y según lo establecido en los artículos 47, 64.2 y 68.1 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos es competente para iniciar este procedimiento. El artículo 63.2 de la LOPDGDD determina que: “Los procedimientos tramitados por la Agencia Española de Protección de Datos se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, en la presente ley orgánica, por las disposiciones C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 3/8 reglamentarias dictadas en su desarrollo y, en cuanto no las contradigan, con carácter subsidiario, por las normas generales sobre los procedimientos administrativos.” II El artículo 4 del el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD), bajo la rúbrica “Definiciones”, dispone que: “A efectos del presente Reglamento se entenderá por: 1) «datos personales»: toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona; 2) «tratamiento»: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción;” Por lo tanto, de conformidad con dichas definiciones, la recogida de datos de carácter personal constituye un tratamiento de datos, respecto del cual el responsable del tratamiento ha de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 13 del RGPD. En relación con este asunto, se observa que la Agencia Española de Protección de Datos tiene a disposición de los ciudadanos, la Guía para el cumplimiento del deber de informar (https://www.aepd.es/media/guias/guia-modelo-clausula-informativa.pdf) y, en caso de realizar tratamientos de datos de bajo riesgo, la herramienta gratuita Facilita (https://www.aepd.es/herramientas/facilita.html). III El artículo 13 del RGPD, precepto en el que se determina la información que debe facilitarse al interesado en el momento de la recogida de sus datos, dispone: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 4/8 “1.Cuando se obtengan de un interesado datos personales relativos a él, el responsable del tratamiento, en el momento en que estos se obtengan, le facilitará toda la información indicada a continuación:

  1. a)la identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante;
  2. b)los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso;
  3. c)los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento;
  4. d)cuando el tratamiento se base en el artículo 6, apartado 1, letra f), los intereses legítimos del responsable o de un tercero;
  5. e)los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso;
  6. f)en su caso, la intención del responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional y la existencia o ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión, o, en el caso de las transferencias indicadas en los artículos 46 o 47 o el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, referencia a las garantías adecuadas o apropiadas y a los medios para obtener una copia de estas o al hecho de que se hayan prestado. 2. Además de la información mencionada en el apartado 1, el responsable del tratamiento facilitará al interesado, en el momento en que se obtengan los datos personales, la siguiente información necesaria para garantizar un tratamiento de datos leal y transparente:
  7. a)el plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo;
  8. b)la existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos;
  9. c)cuando el tratamiento esté basado en el artículo 6, apartado 1, letra a), o el artículo 9, apartado 2, letra a), la existencia del derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada;
  10. d)el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control;
  11. e)si la comunicación de datos personales es un requisito legal o contractual, o un requisito necesario para suscribir un contrato, y si el interesado está obligado a facilitar los datos personales y está informado de las posibles consecuencias de que no facilitar tales datos; C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 5/8
  12. f)la existencia de decisiones automatizas, incluida la elaboración de perfiles, a que se refiere el artículo 22, apartados 1 y 4, y, al menos en tales casos, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado. 3.Cuando el responsable del tratamiento proyecte el tratamiento ulterior de datos personales para un fin que no sea aquel para el que se recogieron, proporcionará al interesado, con anterioridad a dicho tratamiento ulterior, información sobre ese otro fin y cualquier información adicional pertinente a tenor del apartado 2. 4.Las disposiciones de los apartados 1, 2 y 3 no serán aplicables cuando y en la medida en que el interesado ya disponga de la información”. Por su parte, el artículo 11 de la LOPDGDD, dispone lo siguiente: “1. Cuando los datos personales sean obtenidos del afectado el responsable del tratamiento podrá dar cumplimiento al deber de información establecido en el artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 facilitando al afectado la información básica a la que se refiere el apartado siguiente e indicándole una dirección electrónica u otro medio que permita acceder de forma sencilla e inmediata a la restante información. 2. La información básica a la que se refiere el apartado anterior deberá contener, al menos:
  13. a)La identidad del responsable del tratamiento y de su representante, en su caso.
  14. b)La finalidad del tratamiento.
  15. c)La posibilidad de ejercer los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679. Si los datos obtenidos del afectado fueran a ser tratados para la elaboración de perfiles, la información básica comprenderá asimismo esta circunstancia. En este caso, el afectado deberá ser informado de su derecho a oponerse a la adopción de decisiones individuales automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre él o le afecten significativamente de modo similar, cuando concurra este derecho de acuerdo con lo previsto en el artículo 22 del Reglamento (UE) 2016/679.” IV En virtud de lo establecido en el artículo 58.2 del RGPD, la Agencia Española de Protección de Datos, en cuanto autoridad de control, dispone de un conjunto de poderes correctivos en el caso de que concurra una infracción a los preceptos del RGPD. El artículo 58.2 del RGPD dispone lo siguiente: “2 Cada autoridad de control dispondrá de todos los siguientes poderes correctivos indicados a continuación: (…) C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 6/8
  16. b)dirigir a todo responsable o encargado del tratamiento un apercibimiento cuando las operaciones de tratamiento hayan infringido lo dispuesto en el presente Reglamento;” (...) “
  17. d)ordenar al responsable o encargado del tratamiento que las operaciones de tratamiento se ajusten a las disposiciones del presente Reglamento, cuando proceda, de una determinada manera y dentro de un plazo especificado;” “
  18. i)imponer una multa administrativa con arreglo al artículo 83, además o en lugar de las medidas mencionadas en el presente apartado, según las circunstancias de cada caso particular;” El artículo 83.5.
  19. b)del RGPD establece que: “Las infracciones de las disposiciones siguientes se sancionarán, de acuerdo con el apartado 2, con multas administrativas de 20 000 000 EUR como máximo o, tratándose de una empresa, de una cuantía equivalente al 4 % como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, optándose por la de mayor cuantía:
  20. a)los derechos de los interesados a tenor de los artículos 12 a 22;” A su vez, el artículo 74.
  21. a)de la LOPDGDD, bajo la rúbrica “Infracciones consideradas leves dispone: “Se consideran leves y prescribirán al año las restantes infracciones de carácter meramente formal de los artículos mencionados en los apartados 4 y 5 del artículo 83 del Reglamento (UE) 2016/679 y, en particular las siguientes:
  22. a)El incumplimiento del principio de transparencia de la información o el derecho de información del afectado por no facilitar toda la información exigida por los artículos 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679.” V En este supuesto, esta Agencia ha constatado que el reclamado requiere a sus clientes que faciliten sus datos personales para reservarles cita previa para la tramitación de documentación de la Policía Nacional. El reclamado ha alegado que los datos recogidos se toman para trasladarlos a las plataformas de tramitación de la policía como fórmula de cortesía, dada la incapacidad de los clientes de realizar esa actividad por sí mismos. Se indica además que, dada la complejidad de la inserción de los datos, estos se anotaban en un soporte físico, ya que al tratarse de personas extranjeras, sus datos personales cuentan con caracteres que difieren del alfabeto continental, por lo que deben ser trasladados a estos caracteres, lo que requiere un ejercicio intelectual de traslación y comprobación de los datos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 7/8 Pese a todo, el reclamado no ha podido acreditar que al tomar los datos de sus clientes les informase de los aspectos indicados en el artículo 13 del RGPD, como la identidad y los datos de contacto del responsable del tratamiento, los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales, la base jurídica del tratamiento, etcétera. Por lo tanto, de acuerdo con la legislación aplicable y valorados los criterios de graduación de las sanciones cuya existencia ha quedado acreditada, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: IMPONER a A.A.A., con NIF ***NIF.1, por una infracción del artículo 13 del RGPD, tipificada en el artículo 83.5 del RGPD, una sanción de apercibimiento. SEGUNDO: REQUERIR a A.A.A., con NIF ***NIF.1, al amparo de lo dispuesto en el artículo 58.2
  23. d)del RGPD, que adopte las medidas necesarias para actualizar su “Política de Privacidad” a la normativa vigente en materia de protección de datos personales, -Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD)-, adecuando la información ofrecida a las exigencias contempladas en el artículo 13 del RGPD, debiendo facilitar a los usuarios, con carácter previo a la recogida de los datos personales de los mismos, toda la información exigida en el citado precepto, para lo que dicha mercantil deberá tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 6 del RGPD en relación con la licitud del tratamiento, así como lo indicado en el artículo 5 del RGPD en lo relativo a la finalidad del tratamiento y plazo de conservación de los datos. Dichas medidas se han de adoptar en el plazo de un mes computado desde la fecha en la que se le notifique esta resolución sancionadora, debiendo aportarse los medios de prueba acreditativos de su cumplimiento. TERCERO: NOTIFICAR la presente resolución a A.A.A.. De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al art. 48.6 de la LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la referida Ley. Finalmente, se señala que conforme a lo previsto en el art. 90.3
  24. a)de la LPACAP, se podrá suspender cautelarmente la resolución firme en vía administrativa si el interesado manifiesta su intención de interponer recurso contencioso-administrativo. De ser éste el caso, el interesado deberá comunicar formalmente este hecho mediante C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 8/8 escrito dirigido a la Agencia Española de Protección de Datos, presentándolo a través del Registro Electrónico de la Agencia [https://sedeagpd.gob.es/sede-electronicaweb/], o a través de alguno de los restantes registros previstos en el art. 16.4 de la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre. También deberá trasladar a la Agencia la documentación que acredite la interposición efectiva del recurso contenciosoadministrativo. Si la Agencia no tuviese conocimiento de la interposición del recurso contencioso-administrativo en el plazo de dos meses desde el día siguiente a la notificación de la presente resolución, daría por finalizada la suspensión cautelar. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es

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