PS-00188-2025

1/39  Expediente N.º: EXP202504618 RESOLUCIÓN DE PROCEDIMIENTO SANCIONADOR Del procedimiento instruido por la Agencia Española de Protección de Datos y en base a los siguientes ANTECEDENTES PRIMERO: La Agencia Española de Protección de Datos ha tenido conocimiento de ciertos hechos que podrían constituir una posible infracción imputable a la GERENCIA REGIONAL DE SALUD DE CASTILLA Y LEÓN, con NIF Q4700608E (en adelante, entidad responsable o GRS). Los hechos que se ponen en conocimiento de esta Autoridad son: La parte denunciada es titular de una oficina de farmacia, sita en ***LOCALIDAD.1, en la que se está llevando a cabo una recopilación de los datos personales y de salud de muchos de los pacientes que acuden a ella, realizada cuando el paciente desea que se le renueve la medicación que tiene introducida en la tarjeta sanitaria del Sistema de Salud de la Comunidad de Castilla y León (SACYL). Para ello, anota y almacena la medicación que el paciente desea renovar junto a sus datos personales en unos archivos “Excel”, “sin garantías de protección ni consentimiento informado”. Se aportan dos de esos archivos mencionados en la denuncia. SEGUNDO: Como consecuencia de los hechos conocidos y su relevancia, con fecha 06/10/2023, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos instó a la Subdirección General de Inspección de Datos (SGID) a iniciar las actuaciones previas de investigación a las que se refiere el artículo 67 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, LOPDGDD). TERCERO: La Subdirección General de Inspección de Datos procedió a la realización de actuaciones previas de investigación para el esclarecimiento de los hechos en cuestión, en virtud de las funciones asignadas a las autoridades de control en el artículo 57.1 y de los poderes otorgados en el artículo 58.1 del Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD), y de conformidad con lo establecido en el Título VIII, de la LOPDGDD. 1. Se cursó una solicitud de información a la persona denunciante que, en fecha 09/12/2023, aportó nuevamente una de las hojas Excel a las que se refiere la denuncia. 2. Con fecha 19/02/2024 se realizó una inspección presencial en la oficina de farmacia denunciada. En este acto, según consta en acta de inspección, los Servicios de Inspección de la AEPD accedieron a los ordenadores de la oficina de farmacia, encontrando varios ficheros en formato “Excel”, de los que la parte denunciada facilitó copia. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeaepd.gob.es 2/39 Por otra parte, según consta en el informe de actuaciones elaborado por aquellos Servicios, los tipos de datos encontrados en estos documentos coinciden con los encontrados en los documentos aportados con la denuncia: - Fecha Código de identificación personal autonómico del paciente (CIPA). Código de identificación del paciente en el Sistema Nacional de Salud (CIP). Nombre y apellidos de paciente. Nombre del centro de salud. Nombre y apellido del médico. Indicaciones para el médico (en la mayoría de los casos: “renovar”, seguido de “medicación” o de nombres de medicamentos o productos sanitarios. En los documentos aportados con la denuncia aparecen números de teléfono. Notación de haber sido enviado Asimismo, consta en Acta de Inspección que, después de ser informada sobre el motivo de la visita de inspección, la persona titular de la oficina de farmacia realizó las manifestaciones siguientes: “. Finalidad: facilitar la renovación del medicamento sin que el paciente tenga que acudir al centro de salud. Para ello, envían un correo electrónico al centro de salud con los datos del paciente, el médico que realizó la prescripción y el medicamento... . Información proporcionada a los clientes sobre este tratamiento: no se proporciona información específica a los clientes sobre este tratamiento… 3. Ante los indicios de tratamientos irregulares de datos personales en centros de salud de Castilla y León, con fecha 27/02/2024, se realizó un requerimiento de información a las Gerencia Regional de Salud en relación con el tratamiento de datos personales llevado a cabo para la renovación de prescripciones. Como respuesta a dicho requerimiento, se recibieron escritos de la DPD de SACYL, los días 1 de abril, 15 de abril, 19 de abril y 24 de mayo, de 2024. A) La respuesta de 01/04/2024 consistió en la aportación de los documentos siguientes:

1. a)“Protocolo Comunicación interprofesional en Receta Electrónica de Castilla y León”: Este documento explica el proceso de comunicación interprofesional entre farmacéuticos y médicos, fundamentalmente del ámbito de atención primaria, que puede realizarse a través del sistema de Receta Electrónica de Castilla y León. Esta funcionalidad permite al farmacéutico enviar mensajes al médico, asociados a un paciente concreto y a una prescripción determinada, para comunicar las incidencias que pueda detectar en relación con dicha prescripción; y al médico dar respuesta a dichos mensajes o requerir alguna aclaración, ya sea utilizando los datos de contacto del farmacéutico (teléfono y correo electrónico) o enviando un C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeaepd.gob.es 3/39 mensaje a través del campo “advertencias al farmacéutico/observaciones” habilitado en el propio sistema de Receta Electrónica. El farmacéutico debe seleccionar el medicamento y el mensaje predeterminado que más se ajuste a la información que quiere trasladar, incluir los comentarios o aclaraciones oportunos en el espacio adicional habilitado para texto libre (máximo 500 caracteres) y facilitar sus datos de contacto (número de farmacia, teléfono, correo electrónico…). Según se indica en este documento, el médico únicamente podrá visualizar el mensaje si accede al paciente. Por otra parte, se indica que esta comunicación interprofesional se utilizará cuando la situación solo requiere información o aviso al profesional del centro de salud, sin que la continuidad de tratamiento tenga un riesgo asociado identificado. En otro caso, cuando la continuidad de tratamiento tenga un riesgo asociado identificado y se considere necesaria la interrupción de la prescripción, se debe utilizar la funcionalidad de bloqueo cautelar, que también permite enviar mensajes interprofesionales (el documento aportado incluye un anexo como “Recordatorio procedimiento bloqueo cautelar en receta electrónica de Castilla y León”). El sistema incluye una “Tabla de mensajes predeterminados” que el farmacéutico puede seleccionar al enviar sus mensajes al médico (20 mensajes predeterminados del tipo: superada la fecha de renovación del medicamento, superado el tiempo de dispensación, valora posología/duración del tratamiento, posible alergia, posible interacción, no se obtienen resultados, etc.).
2. b)“Procedimiento de comunicación directa entre las oficinas de farmacia y médicos/enfermeras de los centros de salud” (incluye en su parte superior los logos de “Sacyl” y “Atención Primaria ***LOCALIDAD.1 ***ZONA.1”). Se presenta el documento expresando la necesidad de que las oficinas de farmacia colaboren en la detección de errores, optimización de la eficacia en las dispensaciones de medicamentos y la seguridad de los pacientes. Seguidamente se indica: “En 2016 se inició un sistema de comunicación entre médicos y oficinas de farmacia en colaboración con el Colegio de Farmacéuticos de ***LOCALIDAD.1 para la resolución directa de incidencias en Receta Electrónica (RE) mediante el envío por correo electrónico de una plantilla que se ha ido extendiendo a los centros urbanos y semiurbanos del área”. El objetivo es que la incidencia se resuelva “sin que el paciente acuda a consulta, para evitar malentendidos, y desplazamientos innecesarios del paciente, reducir el tiempo dedicado por el médico a la resolución de este tipo de incidencias y para favorecer la colaboración de los farmacéuticos comunitarios en la detección de errores en la medicación”. Se describen las incidencias que se pueden resolver por esta vía: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeaepd.gob.es 4/39 . Ventana de dispensación cerrada: válido para dispensación interrumpida en la farmacia cuando el paciente no retira el medicamento en los períodos que se indican. “No válido para renovaciones de tratamiento, el paciente debe acudir a consulta”. . Error o dudas de posología. . Tratamiento activo que el paciente no utiliza: ayuda a detectar tratamientos que el paciente no necesita o errores de duración. . Otros. Se advierte que “este procedimiento no es válido para renovaciones ni para recuperar tratamientos cerrados ya que el paciente debe acudir a consulta para su valoración individual, por lo tanto, en estos casos no se realizará ninguna acción y la oficina de farmacia derivará al paciente al centro de salud”. Seguidamente se describe el procedimiento a seguir: “El farmacéutico cumplimenta el impreso “Comunicación e incidencias detectadas en farmacias con receta electrónica” y lo envía por correo electrónico al buzón de gestión del centro de salud al que corresponda el paciente, visible por el coordinador, responsable de enfermería y responsable de admisión… El responsable de admisión de cada centro de salud traslada la comunicación de incidencia al médico o enfermera del paciente en función del tipo de incidencia comunicada… El médico o enfermera valora la incidencia y, si procede, la resuelve… Cada centro de salud determinará la forma de gestionar estas incidencias (creación de una consulta no presencial, resolución al final de consulta, etc.)”. Al detallar el procedimiento se indica a los facultativos que “no se deben realizar renovaciones de tratamientos sin ver al paciente ni recuperar tratamientos cerrados”.
3. c)Comunicación que el Colegio Oficial de Farmacéuticos de ***LOCALIDAD.1 dirigió a sus colegiados sobre el procedimiento de comunicación directa descrito en el subapartado
4. b)anterior (con el nombre de archivo “protocolo incidencias RE mail feb20