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PS-00196-2017

1/9 Procedimiento Nº: PS/00196/2017 RESOLUCIÓN R/01782/2017 DE TERMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO POR PAGO VOLUNTARIO En el procedimiento sancionador PS/00196/2017, instruido por la Agencia Española de Protección de Datos a la entidad RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L., vista la denuncia presentada por A.A.A., y en base a los siguientes, ANTECEDENTES PRIMERO: Con fecha 1/06/2017 la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acordó iniciar procedimiento sancionador a la entidad RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L., mediante el Acuerdo que se transcribe: “Procedimiento Nº: PS/00196/2017 ACUERDO DE INICIO DE PROCEDIMIENTO SANCIONADOR De las actuaciones practicadas por la Agencia Española de Protección de Datos ante las entidades RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L. y POLICLÍNICAS OVIEDO, S.L. en virtud de denuncia presentada ante la misma por A.A.A. y en base a los siguientes, HECHOS PRIMERO: En la resolución de reclamación de tutela de derechos TD/00083/2016 que la denunciante interpuso ante esta Agencia el 11/09 y 9/11/2015 sustanciada frente a POLICLINICAS OVIEDO SL, Dr. B.B.B.y RADIOLOGÍA ASTURIANA SL, firmada por la Directora de la AEPD el 6/06/2016, se fijaban los siguientes aspectos: “HECHOS PRIMERO: “Mediante escrito de fecha 24/09/2015, la entidad POLICLÍNICAS OVIEDO, S.L. atiende el derecho de acceso recibido, poniendo en conocimiento de la reclamante que “…no dispone de acceso a la historia clínica de los pacientes, únicamente gestiona las citaciones de los pacientes con los diversos especialistas médicos que desarrollan su trabajo en sus instalaciones, a la historia clínica solo tiene acceso el facultativo”. Asimismo, a través de escrito de fecha 27/11/2015, la entidad RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L. denegó la solicitud de la reclamante, informándole de que “…esta Entidad no dispone de acceso a la historia clínica de los pacientes, únicamente se limita a gestionar las citas de los pacientes, siendo entregados los informes a los pacientes”. SEGUNDO: Trasladadas sucesivamente la reclamación y los escritos de descargos que C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/9 se produjeron en la tramitación del presente expediente, y por lo que a efectos de la resolución de la presente reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones: - La reclamante manifiesta que la entrega de los informes a los pacientes no es excusa, habida cuenta de que la el art. 17 de la LAP y concordantes obliga a conservar copia de la historia clínica, aunque no sea en su formato original, al menos durante cinco años. - La entidad POLICLÍNICAS OVIEDO, S.L. alega que dio respuesta a la solicitud de la reclamante el día 24/09/2015, que no ha prestado servicios médicos a la reclamante, ni tampoco ninguno de los médicos que prestan sus servicios y con los que mantiene una relación contractual, motivo por el cual no dispone de ninguna información médica sobre al reclamante. - La entidad RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L. alega los siguientes extremos:  Que tiene suscrito un contrato de arrendamiento de servicios con el Dr. B.B.B., en virtud del cual éste se compromete a prestar sus servicios médicos de la especialidad de radiodiagnóstico en los locales que el Igualatorio Médico Quirúrgico y de Especialidades de Asturias, Sociedad Anónima de Seguros tiene en Oviedo, en la calle Quintana número 11.  Como acredita la propia factura que adjunta la reclamante, el 10/03/2015 se practicó a la paciente una Ecografía 4D. La ecografía y el informe realizado por el Doctor señalado le fue oportunamente entregada en su momento a la paciente, a través del referido doctor.  En este sentido, el D. B.B.B. ha emitido una declaración responsable en los siguientes términos: “Que Dª. (…), acudió los días 5 y 10/03/2015 a RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L., para realizar una Ecografía 4D, realizándose una ecografía de control con fecha 16/04/2015. En ambos casos se le entregó en mano a la paciente la ecografía y el informe realizado, no quedando copia de la documentación en la clínica, al haber sido entregado todo a la paciente y no disponer de archivo digital de imágenes".  Que desde RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L. se le practicó a la paciente una prueba específica cuyos resultados incluidos los informes médicos correspondientes fueron entregados personalmente por el único médico que la atendió, no existiendo ninguna otra actuación asistencial que pudiera constar en su historial.  Que en noviembre de 2015, RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L. contestó formalmente a la reclamante indicándole que no se dispone de información adicional a la entregada anteriormente. “ La resolución analiza el derecho de acceso a la historia clínica citando los C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/9 artículos 15.1), 2) y 4), el 17.1) y 5), el 18 de la Ley de Autonomía del Paciente que establece entre otros la obligación para el responsable del fichero de conservar la historia clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, durante el tiempo adecuado a cada caso, uy como mínimo cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial En el fundamento de derecho decimo se indicaba: “Respecto del resto de cuestiones planteadas en el escrito de la reclamante, se ha procedido a la apertura de un expediente de investigación E/02965/2016, con objeto de que se determine si de los hechos que allí se ponen de manifiesto se desprende la existencia de infracciones a la legislación en materia de protección de datos.” SEGUNDO: A la vista de los hechos denunciados, en fase de actuaciones previas, por los Servicios de Inspección de esta Agencia se giró visita de Inspección el 14/03/2017 a POLICLÍNICA OVIEDO SL y RADIOLOGÍA ASTURIANA SL, situadas físicamente en la misma dirección. De dicha visita, se desprende: a. Los locales donde se realiza la inspección son propiedad de la empresa IGUALATORIO MÉDICO QUIRÚRGICO Y DE ESPECIALIDADES DE ASTURIAS, S.A., (en adelante el Igualatorio) con CIF***CIF.1, la cual tiene alquilados despachos tanto a POLICLÍNICAS OVIEDO, S.L. como a RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L. b. A su vez POLICLÍNICAS OVIEDO, alquila despachos a diferentes especialistas, los cuales son responsables de sus correspondientes ficheros de pacientes, la POLICLÍNICA solo gestiona las citas de los mismos, no obstante las citas con Radiología son gestionadas directamente por este Servicio. c. Asimismo, existe un acuerdo de confidencialidad suscrito entre RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L. y POLICLÍNICAS OVIEDO, S.L., en el que figura que cada una de ellas cuenta con sus propios equipos y sistemas informáticos sin que exista ningún tipo de conexión entre ellos, y dispone de su propia zona de trabajo, con archivadores en los que almacenan tanto los soportes informáticos como en papel de cada una de ellas. No obstante tras las comprobaciones realizadas, se verificó que desde los dos puestos de citaciones se ve la misma información relativa a las citas de pacientes de la POLICLÍNICA. d. Con relación a la denunciante, el Dr. B.B.B., responsable del Servicio de Radiología perteneciente a RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L., ante quien la denunciante ejerció su derecho de acceso realizó las siguientes declaraciones: -La paciente se realizó una prueba de ecografía 4D, asistiendo para ello directamente al Servicio de Radiología, con fechas 5 y 10/03/2015, entregándole a la paciente en ese momento, tanto las imágenes como el Informe de la prueba. Así mismo, con fecha 16/04, vuelve a dicho Servicio para realizarse una segunda prueba, haciéndole entrega en mano de los nuevos resultados. -En dicha fecha, el Servicio de Radiología no contaba con las C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/9 herramientas apropiadas para guardar imágenes, por este motivo no guardaba copia de las mismas ni de los Informes asociados. -Desde hace aproximadamente un año, dicho Servicio cuenta con un archivo de imágenes y de informes de sus pacientes. e. RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L. cuenta con el correspondiente Documento de, seguridad de ficheros cuya copia parcial se adjunta al Acta de inspección. Se revisan los aspectos básicos destacando: i.RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L., es responsable de varios ficheros inscritos en el Registro General de Protección de Datos, entre los que se encuentra el fichero de PACIENTES, que incluye en la actualidad, entre otros, ecografías y radiografías digitales, y el fichero denominado, “LIBRO DE GESTIÓN DE CITAS”, actualmente automatizado también. f. Se realizan comprobaciones mediante la aplicación que gestiona las citas de POLICLÍNICAS OVIEDO, verificándose que existe una cita de la denunciante, con fecha 13/11/2014, en la consulta de Oftalmología. g. Así mismo se verifica que desde el ordenador ubicado en el Servicio de Radiología, existe una aplicación idéntica a la que gestiona las citaciones de POLICLÍNICAS OVIEDO, comprobándose que al realizar una búsqueda mediante el nombre de la denunciante también se visualiza la citación de la misma en la consulta de Oftalmología con fecha 13/11/2014. Dichas citas se realizaban manualmente en una agenda, hasta abril de 2016. Se verifica la cita de fecha 5/03/2015 en el Servicio de Radiología, correspondiente a la denunciante. h. No obstante en ninguno de los dos casos se visualizan datos relativos a la historia clínica de los pacientes. i. Mediante el acceso al actual fichero PACIENTES de Radiología, cuyo responsable es RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L., se verifica la existencia de un programa de gestión de imágenes, al que se accede con usuario y contraseña y permite búsquedas mediante el número de identificación del paciente, generado en la aplicación de citas. Por otra parte los Informes, asociados a dichas imágenes, son documentos Word, almacenados en un directorio denominado “***DIRECTORIO.1”. Se verificó que no existía ningún Informe correspondiente a la denunciante. Así mismo se comprueba que el registro más antiguo en dicho Directorio es de fecha 05/02/2016. TERCERO: La entidad investigada, según consta en la web “AXESOR”, a fecha 16/03/2017, es una PYME (microempresa), con un volumen de ventas de 297.791€ y cuenta con tres empleados. La Recomendación 2003/361/CE de la Comisión, de 6/05/2003, define a una microempresa como una empresa que ocupa a menos de 10 personas y cuyo volumen de negocios anual o cuyo balance general anual no supera los 2 millones de euros. Asimismo, en el sistema SIGRID de la AEPD no/consta que se han resuelto C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/9 procedimientos por infracciones de la entidad investigada. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Los hechos expuestos podrían suponer por parte del RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L. la comisión de una infracción del artículo 9.1 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13/12, de Protección de los Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD), que señala que: ”El responsable del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garantice la seguridad de los datos de carácter personal y evite su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana del medio físico o natural”, en relación con los artículos 94 y 102 del Reglamento de Desarrollo de la LOPD, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21/12 (en adelante RLOPD); tipificada como grave en el artículo 44.3.

  1. h)de dicha norma, que considera como tal “Mantener los ficheros, locales, programas o equipos que contengan datos de carácter personal sin las debidas condiciones de seguridad que por vía reglamentaria se determinen.” SEGUNDO: El artículo 45.4 y 5 de la LOPD señalan: “4. La cuantía de las sanciones se graduará atendiendo a los siguientes criterios:
  2. a)El carácter continuado de la infracción.
  3. b)El volumen de los tratamientos efectuados.
  4. c)La vinculación de la actividad del infractor con la realización de tratamientos de datos de carácter personal.
  5. d)El volumen de negocio o actividad del infractor.
  6. e)Los beneficios obtenidos como consecuencia de la comisión de la infracción.
  7. f)El grado de intencionalidad.
  8. g)La reincidencia por comisión de infracciones de la misma naturaleza.
  9. h)La naturaleza de los perjuicios causados a las personas interesadas o a terceras personas.
  10. i)La acreditación de que con anterioridad a los hechos constitutivos de infracción la entidad imputada tenía implantados procedimientos adecuados de actuación en la recogida y tratamiento de los datos de carácter personal, siendo la infracción consecuencia de una anomalía en el funcionamiento de dichos procedimientos no debida a una falta de diligencia exigible al infractor.
  11. j)Cualquier otra circunstancia que sea relevante para determinar el grado de antijuridicidad y de culpabilidad presentes en la concreta actuación infractora. 5. El órgano sancionador establecerá la cuantía de la sanción aplicando la escala relativa a la clase de infracciones que preceda inmediatamente en gravedad a aquella en que se integra la considerada en el caso de que se trate, en los siguientes supuestos: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/9
  12. a)Cuando se aprecie una cualificada disminución de la culpabilidad del imputado o de la antijuridicidad del hecho como consecuencia de la concurrencia significativa de varios de los criterios enunciados en el apartado 4 de este artículo.
  13. b)Cuando la entidad infractora haya regularizado la situación irregular de forma diligente.
  14. c)Cuando pueda apreciarse que la conducta del afectado ha podido inducir a la comisión de la infracción.
  15. d)Cuando el infractor haya reconocido espontáneamente su culpabilidad.
  16. e)Cuando se haya producido un proceso de fusión por absorción y la infracción fuese anterior a dicho proceso, no siendo imputable a la entidad absorbente.” Tras las evidencias obtenidas en la fase de investigaciones previas, y sin perjuicio de lo que resulte de la instrucción, se considera, que en el presente supuesto la presunta infracción de la LOPD, no consta previamente comisión de infracción por parte de la denunciada, artículo 45.4
  17. g)de la misma norma, y no se presume un alto volumen de negocio o actividad del infractor 45.4 d), por lo que de conformidad con el art. 45.5
  18. a)LOPD, procede la aplicación de la escala de sanciones que precede inmediatamente en gravedad a aquella en que se integra la considerada, en el presente caso de las leves: de 900 a 40.000 euros. Asimismo, tras las evidencias obtenidas en la fase de investigaciones previas, y sin perjuicio de lo que resulte de la instrucción, se considera que a efectos de graduar la sanción a imponer, de acuerdo con los criterios que establece el art. 45.4 de la LOPD, se aprecia que la infracción no está relacionada con la obtención de beneficios que se recoge en el artículo 45.4. e), la manifestación de que se entregó en su día la documentación a la afectada 45.4.
  19. j)y que se ha pasado a implementar un sistema de guardado de imágenes e informes desde hace un año antes de la visita de Inspección. Por lo tanto, de acuerdo con lo señalado, Por la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA: 1. INICIAR PROCEDIMIENTO SANCIONADOR a RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L. con arreglo a lo dispuesto en el artículo 127 del RLOPD por la presunta infracción del artículo 9.1 de la LOPD, en relación con los artículos 94 y 102 del RLOPD tipificada como grave en el artículo 44.3.
  20. h)de la LOPD. 2. NOMBRAR como Instructor a C.C.C., y Secretaria, a D.D.D., indicando que cualquiera de ellos podrá ser recusado, en su caso, conforme a lo establecido en los artículos 23 y 24 de la Ley 40/2015, de 1/10, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP), y de acuerdo con lo establecido en el artículo 127 del RLOPD. 3. INCORPORAR al expediente sancionador, a efectos probatorios, la denuncia interpuesta por la denunciante y su documentación; los documentos obtenidos y generados por los Servicios de Inspección durante la fase de investigaciones; así como el informe de actuaciones previas de Inspección; todos ellos parte del expediente C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/9 E/02965/2016 4. QUE a los efectos previstos en el art. 64.2
  21. b)de la ley 39/2015, de 1/10 y art. 127 letra
  22. b)del RLOPD, la sanción que pudiera corresponder sería de 4.000 euros, sin perjuicio de lo que resulte de la instrucción. 5. NOTIFICAR el presente Acuerdo a RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L. indicándole expresamente su derecho a la audiencia en el procedimiento y otorgándole un plazo de DIEZ DÍAS HÁBILES para que formule las alegaciones y proponga las pruebas que considere procedentes, de acuerdo con lo preceptuado en el apartado
  23. f)del artículo 127 del RLOPD. Asimismo, de conformidad con los artículos 64.2.
  24. f)y 85 de la Ley 39/2015, de 1/10, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP), se le informa de que si no efectuara alegaciones en plazo a este acuerdo de inicio, el mismo podrá ser considerado propuesta de resolución. También se le informa de que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 85.1 LPACAP, podrá reconocer su responsabilidad dentro del plazo otorgado para la formulación de alegaciones al presente acuerdo de inicio; lo que llevará aparejada una reducción de un 20% de la sanción que proceda imponer en el presente procedimiento, equivalente en este caso a 800 Euros. Con la aplicación de esta reducción, la sanción quedaría establecida en 3.200 Euros, resolviéndose el procedimiento con la imposición de esta sanción. Del mismo modo podrá, en cualquier momento anterior a la resolución del presente procedimiento, llevar a cabo el pago voluntario de la sanción propuesta, de conformidad con lo establecido en el artículo 85.2 LPACAP, lo que supondrá una reducción de un 20% del importe de la misma, equivalente en este caso a 800 euros. Con la aplicación de esta reducción, la sanción quedaría establecida en 3.200 Euros y su pago implicará la terminación del procedimiento. La reducción por el pago voluntario de la sanción es acumulable a la que corresponde aplicar por el reconocimiento de la responsabilidad, siempre que este reconocimiento de la responsabilidad se ponga de manifiesto dentro del plazo concedido para formular alegaciones a la apertura del procedimiento. El pago voluntario de la cantidad referida en el párrafo anterior podrá hacerse en cualquier momento anterior a la resolución. En este caso, si procediera aplicar ambas reducciones, el importe de la sanción quedaría establecido en 2.400 Euros. En todo caso, la efectividad de cualquiera de las dos reducciones mencionadas estará condicionada al desistimiento o renuncia de cualquier acción o recurso en vía administrativa contra la sanción. En caso de que optara por proceder al pago voluntario de cualquiera de las cantidades señaladas anteriormente (3.200 Euros o 2.400 Euros), de acuerdo con lo previsto en el artículo 85.2 referido, le indicamos que deberá hacerla efectiva mediante su ingreso en la cuenta restringida nº ES00 0000 0000 0000 0000 0000 abierta a nombre de la Agencia Española de Protección de Datos en el Banco CAIXABANK, S.A., indicando en el concepto el número de referencia del PS/00196/2017 y la causa de reducción del importe de la sanción a la que se acoge, y enviando el justificante del ingreso a la Subdirección General de Inspección para continuar con el procedimiento de acuerdo con la cantidad ingresada. De conformidad con lo establecido en los artículos 37.
  25. g)y 36 de la LOPD, en relación con los artículos 120 y 127 del RLOPD, la competencia para resolver el C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/9 presente Procedimiento Sancionador corresponde a la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos. Conforme a lo establecido en el artículo 112.1 de la LPACAP, contra el presente acto no cabe recurso administrativo alguno.” SEGUNDO: En fecha 17/06/2017 la entidad RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L. ha procedido al pago de la sanción en la cuantía de 2.400 euros haciendo uso de las reducciones previstas en el Acuerdo de inicio, que conlleva la renuncia a cualquier acción o recurso en vía administrativa contra la sanción y el reconocimiento de responsabilidad. Con fecha 20/06/2017 se recibe escrito de la denunciada en el que reconoce su responsabilidad, ha abonado la sanción y renuncia a formular recurso en vía administrativa. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Es competente para resolver este procedimiento la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.g), en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13/12, de Protección de Datos de Carácter Personal. II El artículo 85 de la Ley 39/2015, de 1/10, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en lo sucesivo LPACAP), bajo la rúbrica “Terminación en los procedimientos sancionadores” dispone lo siguiente: “1. Iniciado un procedimiento sancionador, si el infractor reconoce su responsabilidad, se podrá resolver el procedimiento con la imposición de la sanción que proceda. 2. Cuando la sanción tenga únicamente carácter pecuniario o bien quepa imponer una sanción pecuniaria y otra de carácter no pecuniario pero se ha justificado la improcedencia de la segunda, el pago voluntario por el presunto responsable, en cualquier momento anterior a la resolución, implicará la terminación del procedimiento, salvo en lo relativo a la reposición de la situación alterada o a la determinación de la indemnización por los daños y perjuicios causados por la comisión de la infracción. 3. En ambos casos, cuando la sanción tenga únicamente carácter pecuniario, el órgano competente para resolver el procedimiento aplicará reducciones de, al menos, el 20 % sobre el importe de la sanción propuesta, siendo éstos acumulables entre sí. Las citadas reducciones, deberán estar determinadas en la notificación de iniciación del procedimiento y su efectividad estará condicionada al desistimiento o renuncia de cualquier acción o recurso en vía administrativa contra la sanción. El porcentaje de reducción previsto en este apartado podrá ser incrementado reglamentariamente” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 9/9 De acuerdo con lo señalado, La Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE PRIMERO: DECLARAR la terminación del procedimiento conformidad con lo establecido en el artículo 85 de la LPACAP. PS/00196/2017, de SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a RADIOLOGÍA ASTURIANA, S.L.. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, el presente Acuerdo se hará público, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22/12, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del reglamento de desarrollo de la LOPD aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21/12. Podrán interponer recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13/07, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es

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