1/9 Procedimiento Nº: PS/00201/2021 RESOLUCIÓN DE PROCEDIMIENTO SANCIONADOR Del procedimiento instruido por la Agencia Española de Protección de Datos y con base en los siguientes ANTECEDENTES PRIMERO: Con fecha 04/12/2020 tiene entrada en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) una reclamación de D.ª A.A.A., con NIF ***NIF.1 (en adelante, la reclamante), contra la DIRECCIÓN GENERAL DE LA GUARDIA CIVIL, con NIF S2816003D (en adelante, el reclamado). Los motivos en los que basa su reclamación son, por una parte, que el formulario de quejas del “Libro de Atención al Ciudadano” que utiliza el reclamado menciona el artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, cuando “Dicha ley, que encabeza la hoja de mi queja en el Libro de Atención al Ciudadano, está derogada, por lo que no sé si mi reclamación se acoge a derecho y tiene validez”. Por otra parte, expone que sus datos personales -nombre, apellidos y NIF- han sido utilizados por el reclamado con una finalidad distinta a la tramitación de la queja interpuesta; concretamente para incoar un expediente disciplinario a un miembro del cuerpo lo que nada tiene que ver con la queja formulada. Considera que esta última conducta es contraria a los artículos “5.1.f,” del Reglamento (UE) 2016/679, de protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (RGPD) y “5.1.” de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos de carácter personal y garantías de los derechos digitales (LOPDGDD) Aporta estos documentos: - El formulario de la queja que presentó el 30/08/2020 debidamente cumplimentado. En el encabezado del documento consta: “Ministerio del Interior”, “Libro nº XXXXX de formularios de quejas y sugerencias” y “Formulario nº XX”. Sobre el recuadro destinado a los datos personales de quien presenta la queja o sugerencia se incluye esta leyenda: “De acuerdo con lo establecido en el art. 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, los datos facilitados entrarán a formar parte del fichero que, para tal efecto, se encuentra aprobado mediante la Orden INT/1202/2011, de 4 de mayo (BOE nº 114, de 13 de mayo) y serán utilizados a los efectos de tramitar su queja o sugerencia. Se podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición ante la Unidad Administrativa responsable del tratamiento del fichero.” -Un Oficio de fecha 05/09/2020, dirigido al jefe del Mando de operaciones (Servicio de Régimen Disciplinario), firmado por el capitán jefe de la compañía, cuyo asunto es C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 2/9 “Parte disciplinario dando cuenta de la falta grave cometida por un guardia civil”. En el encabezado el documento lleva las indicaciones “Ministerio del Interior” y “Guardia Civil. Dirección General”. El cuerpo del documento, que recoge la descripción de los hechos acaecidos que podrían determinar la comisión de una infracción disciplinaria por un agente, incluye en el relato de los antecedentes el nombre, los apellidos y el NIF de la reclamante. -Un Oficio de 04/09/2020 relativo a la “Presunta falta grave apreciada al guardia civil xxxxx”. El encabezado del documento y el destinatario son idénticos al del oficio de fecha 05/09/2020. A través de él, quien lo suscribe - el Oficial Adjunto de Seguridad Ciudadana de la Comandancia de ***LOCALIDAD.1- eleva un parte disciplinario por la conducta del agente incluyendo en la exposición de los hechos el nombre, dos apellidos y el NIF de la reclamante. SEGUNDO: La AEPD, a la vista la reclamación, con arreglo a lo previsto en el artículo 65.4 de la LOPDGDD da traslado de ella al reclamado para que en el plazo de un mes facilite una explicación sobre los hechos denunciados, detalle las medidas adoptadas para evitar que en el futuro se sigan produciendo situaciones similares y proceda a comunicar su decisión a la reclamante. El escrito se notifica al reclamado el 15/02/2021. El 03/03/2021 se recibe en esta Agencia la respuesta del Delegado de Protección de Datos (en lo sucesivo, DPD) del reclamado en la que dice a propósito del supuesto uso indebido de los datos personales de la reclamante que el artículo 40.2 de la Ley Orgánica 12/2007 habilita el tratamiento de los datos personales de los testigos de un suceso que origine un parte disciplinario, sin que sea necesario en tal caso recabar su consentimiento. Añade que la reclamante dirigió su reclamación a la cuenta de correo de sugerencias del reclamado el 14/11/2020 desde donde fue remitida al DPD, procediendo entonces a responder a la reclamante en escrito de fecha 25/01/2021 mediante correo certificado que fue recibido por ella el 08/02/2021. Que días después de haber emitido la respuesta, el 31/01/2021, la reclamante se dirigió directamente al DPD a través de un correo electrónico en el que planteaba la misma cuestión. Por ello, se le informó a través de correo electrónico que estaba próxima a recibir la respuesta que se había enviado por correo certificado. Anexa a su escrito la copia del correo electrónico enviado a la reclamante con fecha 01/02/2021 informándole que se ha enviado con fecha 25/01/201 la respuesta mediante correo certificado, así como una copia de este escrito. TERCERO: El 29/04/2021 la Directora de la AEPD dicta resolución admitiendo a trámite la reclamación formulada. El acuerdo de admisión a trámite se notificó electrónicamente a la reclamante el 30/04/2021. CUARTO: El 14/05/2021 tiene entrada en el registro de la AEPD un nuevo escrito de la reclamante en el que acusa recibo de la admisión a trámite de su reclamación y, por si fueran de utilidad, anexa los siguientes documentos: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 3/9 El escrito recibido del DPD, de fecha 25/01/2021, en el que responde a su consulta de 14/11/2020 relativa a un posible uso irregular de sus datos como consecuencia de haberlos incorporado a un procedimiento disciplinario sin su consentimiento. El escrito de fecha 20/09/2020, remitido por el Jefe de la Comandancia, Mando de Operaciones de la Dirección General, en el que le facilita información en materia de protección de datos de carácter personal y de los derechos que le asisten acorde con el RGPD. El escrito incluye una leyenda que informa de cuál es la finalidad del tratamiento de los datos recogidos por medio de los formularios de quejas y sugerencias que utiliza la Dirección General; dónde se pueden ejercitar los derechos que tiene reconocidos por el RGPD; que sus datos no serán objeto de cesión ni de transferencias internacionales y el plazo de conservación de los datos. Además, incluye un enlace a una página web de esa Dirección General en la que puede consultarse información detallada en materia de protección de datos. QUINTO: Con fecha 18/06/2021 la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acuerda iniciar procedimiento sancionador al reclamado por la presunta infracción del artículo 13 del RGPD, tipificada en el artículo 83.5.
- b)del RGPD. SEXTO: Alegaciones del reclamado al acuerdo de inicio del procedimiento Con fecha 23/06/2021 se reciben en la AEPD las alegaciones del reclamado al acuerdo de apertura del expediente sancionador. El reclamado reconoce que dispone de un formulario que alude a la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) pero manifiesta que “dispone de tal formulario” “únicamente (...) en calidad de usuario”. Afirma que “La responsabilidad de dicho formulario y el tratamiento que puede llevar aparejado corresponde a la Dirección General de Coordinación y Estudios (Ministerio del Interior) en virtud del artículo 5.bis.2.5 del Real Decreto 146/2021 de 9 de marzo por el que se modifica el Real Decreto 139/2020, de 28/01 que estableció la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales y el Real Decreto 734/2020, de 4 de agosto, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio del Interior.” SÉPTIMO: Práctica de pruebas En fecha 29/09/2021 por la instructora del expediente se acuerda la práctica de las siguientes diligencias de prueba: 1. Dar por reproducidos a efectos de prueba los siguientes documentos: La reclamación presentada por la reclamante y su documentación anexa, así como los documentos generados y obtenidos por la Subdirección General de Inspección con ocasión de la solicitud de información que dirigió al reclamado previa a la admisión a trámite de la reclamación. El escrito remitido a esta Agencia por la reclamante en fecha 14/05/2021 y sus documentos anexos. El escrito de alegaciones al acuerdo de inicio del procedimiento PS/00201/2021 presentado por el reclamado en fecha 23/06/2021. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 4/9 2. Incorporar al procedimiento mediante diligencia el documento relativo al Registro de Actividades de Tratamiento del Ministerio del Interior que consta publicado en la página web del Ministerio con fecha 15/09/2021. 3. Solicitar al reclamado que remita a la AEPD la información y documentación que se detallan: 2.1. Según consta en el Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) que el Ministerio del Interior tiene publicado en su página web con fecha 15/09/2021, la Unidad de Atención al Ciudadano de esa Dirección General de la Guardia Civil es responsable del tratamiento de datos concerniente a la “Gestión de las consultas, sugerencias, quejas, felicitaciones, colaboraciones y cualquier otra actuación por la que un ciudadano se dirija a la Guardia Civil, por cualquier de los canales habilitados al efecto”. A propósito de las operaciones de tratamiento mencionadas, se solicita que informe si la Unidad de Atención al Ciudadano era también su responsable a fecha 30/08/2020. En el supuesto de que no lo fuera, se solicita que informe del nombre de la Unidad que a fecha 30/08/2020 era responsable del tratamiento descrito más arriba y del órgano superior del que dependía la Unidad. La información que proporcione deberá ir acompañada, necesariamente, de la documentación oficial que la corrobore. En fecha 07/10/2021 se recibe en la AEPD la respuesta del reclamado a las pruebas solicitadas en la que expone lo siguiente: Aclara que el Jefe de la Oficina de Atención al Ciudadano de la Dirección General reclamada es desde abril de 2019 responsable del “Tratamiento Atención al Ciudadano” pero “aunque atiende quejas, reclamaciones y sugerencias, no lo hace en base a ese formulario, sino que la presentación se hace de manera libre por el ciudadano.” Reitera que el formulario de quejas relacionado con el presente procedimiento está gestionado por la Dirección General de Coordinación y Estudios de la Secretaría de Estado de Seguridad, de acuerdo con el artículo 5.bis.2.5 del Real Decreto 146/2021 de 9 de marzo por el que se modifica el Real Decreto 139/2020, de 28/01 que estableció la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales y el Real Decreto 734/2020, de 4 de agosto, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio del Interior. Manifiesta que el “Libro que contiene los formularios objeto de este procedimiento es un libro oficial, que al igual que sucede con los libros de reclamación que ponen los establecimientos a disposición de sus clientes tiene un trámite especifico y asignado al órgano antes señalado, constituyendo la única obligación para la Guardia Civil, remitir al mismo sin demora las hojas conteniendo las reclamaciones y aportando las aclaraciones que puedan ser requeridas.” (El subrayado es nuestro) C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 5/9 Aporta copia del Registro de Actividades de Tratamiento del Ministerio del Interior a fecha 06/09/2021. De las actuaciones practicadas en el presente procedimiento y de la documentación obrante en el expediente, han quedado acreditados los siguientes: HECHOS PROBADOS 1. La reclamada ha manifestado en su reclamación que el formulario de quejas del “Libro de Atención al Ciudadano” que le han facilitado en las dependencias del centro directivo reclamado menciona aún la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal pese a estar derogada, por lo que no sabe si su reclamación se acoge a derecho y tiene validez. 2. Obra en el expediente el documento correspondiente al formulario de la queja que la reclamante presentó el 30/08/2020, debidamente cumplimentado. En el encabezado del documento figura la indicación “Ministerio del Interior”, “Libro nº XXXXX de formularios de quejas y sugerencias” y “Formulario nº XX”. Sobre el recuadro del formulario que está destinado a recoger los datos personales de quien presenta la queja o sugerencia se incluye esta leyenda: “De acuerdo con lo establecido en el art. 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, los datos facilitados entrarán a formar parte del fichero que, para tal efecto, se encuentra aprobado mediante la Orden INT/1202/2011, de 4 de mayo (BOE nº 114, de 13 de mayo) y serán utilizados a los efectos de tramitar su queja o sugerencia. Se podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición ante la Unidad Administrativa responsable del tratamiento del fichero.” 3. En la fecha en la que se hace entrega a la reclamante del formulario para su cumplimentación, el 30/08/2020, habían transcurrido más de dos años desde la fecha de aplicación efectiva del RGPD, el 25/05/2018. 4. La cláusula informativa del formulario no tiene el contenido que es preceptivo conforme al artículo 13 del RGPD: no dice nada sobre los datos de contacto del DPD; sobre la base jurídica del tratamiento; sobre si efectuará una cesión de los datos o existirán transferencias internacionales de datos; del plazo de conservación de los datos o de los criterios para determinarlo y del derecho a formular una reclamación ante la autoridad de control. Por otra parte, la información facilitada sobre los derechos que el interesado puede ejercitar no se ajusta a la actual normativa. 5. El En la fecha en la que ocurrieron los hechos, el 30/08/2020, correspondía a la Inspección de Personal y Servicios de Seguridad, con rango de subdirección general, de la Secretaría de Estado de Seguridad, “Llevar a cabo, en el ámbito de sus funciones, el seguimiento de los programas de calidad establecidos en el Real Decreto 951/2005, de 29 de julio, por el que se establece el marco general para la mejora de la calidad en la Administración General del Estado, y especialmente el de las quejas y C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 6/9 sugerencias formuladas por los ciudadanos, en el ámbito de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.” (Artículo 2.3. 5º del Real Decreto 734/2020, de 4 de agosto) 6. Desde la entrada en vigor del Real Decreto 146/2021, corresponde a la Inspección de Personal y Servicios de Seguridad, que pasa a depender de la Dirección General de Coordinación y Estudios, “Llevar a cabo, en el ámbito de sus funciones, el seguimiento de los programas de calidad establecidos en el Real Decreto 951/2005, de 29 de julio, por el que se establece el marco general para la mejora de la calidad en la Administración General del Estado, y especialmente el de las quejas y sugerencias formuladas por los ciudadanos, en el ámbito de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.” (Artículo 5.bis, 2, apartado 5º del Real Decreto 146/2021) FUNDAMENTOS DE DERECHO I Es competente para resolver este procedimiento la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 58.2 del Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE, (RGPD) y según lo establecido en los artículos 47 y 48 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y garantías de los derechos digitales (LOPDGDD) El artículo 63.2 de la LOPDGDD dispone que “Los procedimientos tramitados por la Agencia Española de Protección de Datos se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, en la presente ley orgánica, por las disposiciones reglamentarias dictadas en su desarrollo y, en cuanto no las contradigan, con carácter subsidiario, por las normas generales sobre los procedimientos administrativos.” II El acuerdo de apertura de este procedimiento sancionador atribuyó al reclamado una presunta infracción del artículo 13 del RGPD, tipificada en su artículo 83.5.b), que la LOPDGDD califica en el artículo 72.1.h), a efectos de prescripción, de infracción muy grave y para la que establece un plazo de prescripción de tres años. La infracción atribuida al reclamado se basaba en que el formulario de reclamación que la reclamante cumplimentó el 30/08/2020 en las dependencias del reclamado, formulario que formaba parte de uno de los Libros de quejas y sugerencias que utiliza ese centro directivo, además de mencionar aún la LOPD pese a que desde el 25/05/2018 es de aplicación el RGPD, no facilitaba la información que con arreglo al artículo 13 del RGPD está obligada a proporcionar a la persona de quien se recaban sus datos personales. El centro directivo reclamado alegó frente al acuerdo de apertura que no es responsable de los formularios de los libros de quejas y sugerencia ni del tratamiento de datos que puede llevar aparejado su uso; que dispone de los formularios C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 7/9 exclusivamente en calidad de usuario y que la responsabilidad en la materia corresponde a la Dirección General de Coordinación y Estudios en virtud del artículo 5.bis.2.5 del Real Decreto 146/2021, de 9 de marzo, por el que se modifica el Real Decreto 139/2020, de 28 de enero, que estableció la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales y el Real Decreto 734/2020, de 4 de agosto, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio del Interior. En respuesta a las pruebas practicadas el reclamado reitera lo alegado inicialmente e indica que la única obligación para ese centro directivo es remitir a la Dirección General de Coordinación y Estudios sin demora las hojas conteniendo las reclamaciones y aportar las aclaraciones que puedan ser requeridas. El Real Decreto 734/2020, de 4 de agosto, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio del Interior, en su artículo 2. 3 estableció, dependiendo del titular de la Secretaría de Estado de Seguridad, entre otros órganos con nivel orgánico de subdirección general, la Inspección de Personal y Servicios de Seguridad, encargada de la inspección, comprobación y evaluación del desarrollo de los servicios, centros, y unidades, centrales y periféricas, de las Direcciones Generales de la Policía y de la Guardia Civil, así como de las actuaciones realizadas por los miembros de los respectivos cuerpos en el cumplimiento de sus competencias. Entre las funciones encomendadas, el apartado 5º del artículo 2.3. del Real Decreto citado mencionaba “Llevar a cabo, en el ámbito de sus funciones, el seguimiento de los programas de calidad establecidos en el Real Decreto 951/2005, de 29 de julio, por el que se establece el marco general para la mejora de la calidad en la Administración General del Estado, y especialmente el de las quejas y sugerencias formuladas por los ciudadanos, en el ámbito de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.” El Real Decreto 139/2020, de 28 de enero fue modificado por el Real Decreto 146/2021 que crea, dependiendo de la Secretaría de Estado de Seguridad, la Dirección General de Coordinación y Estudios, de la que a su vez pasa a depender la Inspección de Personal y Servicios de Seguridad. El artículo 5.bis del Real Decreto 139/2020, “Dirección General de Coordinación”, dice en el punto 2: “2. De la Dirección General de Coordinación y Estudios depende la Inspección de Personal y Servicios de Seguridad, con nivel orgánico de subdirección general, encargada de la inspección, comprobación y evaluación del desarrollo de los servicios, centros y unidades, centrales y periféricos, de las Direcciones Generales de la Policía y de la Guardia Civil, así como de las actuaciones realizadas por los miembros de los respectivos Cuerpos en el cumplimiento de sus competencias. En este ámbito, en particular, le corresponden las siguientes funciones: (...) 5.º Llevar a cabo, en el ámbito de sus funciones, el seguimiento de los programas de calidad establecidos en el Real Decreto 951/2005, de 29 de julio, por el que se establece el marco general para la mejora de la calidad en la Administración General del Estado, y especialmente el de las quejas y sugerencias formuladas por los ciudadanos, en el ámbito de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.” (El subrayado es nuestro) C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 8/9 Resulta de lo expuesto que el centro directivo reclamado en el procedimiento no tiene conferida ninguna función que permita atribuirle alguna responsabilidad sobre la conducta contraria al artículo 13 del RGPD que es objeto de la reclamación. Así pues, al estar el reclamado exento de responsabilidad en los hechos que son objeto de este expediente sancionador procede acordar su archivo. Por lo tanto, de acuerdo con la legislación aplicable, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ACORDAR el ARCHIVO del procedimiento sancionador PS/00201/2021 abierto a la DIRECCIÓN GENERAL DE LA GUARDIA CIVIL, con CIF S2816003D, por inexistencia de responsabilidad. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a la DIRECCIÓN GENERAL DE LA GUARDIA CIVIL. TERCERO: COMUNICAR la presente resolución al Defensor del Pueblo, de conformidad con lo establecido en el artículo 77.5 de la LOPDGDD. CUARTO: De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al artículo 48.6 de la LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la referida Ley. Finalmente, se señala que conforme a lo previsto en el art. 90.3
- a)de la LPACAP, se podrá suspender cautelarmente la resolución firme en vía administrativa si el interesado manifiesta su intención de interponer recurso contencioso-administrativo. De ser éste el caso, el interesado deberá comunicar formalmente este hecho mediante escrito dirigido a la Agencia Española de Protección de Datos, presentándolo a través del Registro Electrónico de la Agencia [https://sedeagpd.gob.es/sede-electronicaweb/], o a través de alguno de los restantes registros previstos en el art. 16.4 de la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre. También deberá trasladar a la Agencia la documentación que acredite la interposición efectiva del recurso contenciosoadministrativo. Si la Agencia no tuviese conocimiento de la interposición del recurso contencioso-administrativo en el plazo de dos meses desde el día siguiente a la notificación de la presente resolución, daría por finalizada la suspensión cautelar. 938-131120 Mar España Martí C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 9/9 Directora de la AEPD C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es