PS-00290-2017

1/8 Procedimiento Nº: PS/00290/2017 RESOLUCIÓN R/02029/2017 DE TERMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO POR PAGO VOLUNTARIO En el procedimiento sancionador PS/00290/2017, instruido por la Agencia Española de Protección de Datos a la entidad CENTRO ESCOLAR YYYYY, S.L, vista la denuncia presentada por Policía Municipal de Madrid - Dpto. Gestión Administrativa, y en base a los siguientes ANTECEDENTES PRIMERO: Con fecha 19 de junio de 2017, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acordó iniciar procedimiento sancionador a la entidad CENTRO ESCOLAR YYYYY, S.L, mediante el Acuerdo que se transcribe: <<Procedimiento Nº: PS/00290/2017 ACUERDO DE INICIO DE PROCEDIMIENTO SANCIONADOR De las actuaciones practicadas por la Agencia Española de Protección de Datos ante la entidad CENTRO ESCOLAR YYYYY, S.L., en virtud de denuncia presentada ante la misma por la Policía Municipal de Madrid - Dpto. Gestión Administrativa, y en base a los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 26 de septiembre de 2016, se recibió una denuncia de un ciudadano, en la que manifiesta que ha tenido conocimiento, a través del programa televisivo “***PROGRAMA.1” del canal Cuatro, del hallazgo de documentación relativa a menores en el vehículo de un transportista-cartonero, perteneciente a varios colegios entre los que se encontraba el colegio XXXX, del que su hijo es alumno. La Policía Municipal de Madrid remitió, con fecha 7 de octubre de 2016, una denuncia con la que adjunta un informe realizado tras un control de documentación a conductores de vehículos, en el que manifiesta que, dentro del interior de uno de los vehículos inspeccionados, se ha encontrado diversa documentación perteneciente a tres colegio de la localidad de Alcorcón, entra la que se encuentran datos de menores, datos bancarios, fotografías, etc. Tras consultar al conductor, éste les comunica que es una práctica habitual de uno de los colegios (CEIP ####). No obstante, manifiesta que no recuerda como ha obtenido la documentación de los otros dos colegios. Toda la documentación intervenida, consistente en 5 cajas se traslada a la Unidad de Vicálvaro, donde quedan custodiadas. A la vista de lo mostrado en el Programa de Televisión “***PROGRAMA.1”, el Centro escolar YYYYY, remitió escrito a esta Agencia, con fecha 4 de octubre de 2016, en el que manifiesta que ha intentado, mediante contacto con los medios de comunicación, saber de qué documentación se trataba, no habiendo podido acceder a la misma. No C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/8 obstante, expone que ha revisado y aumentado su protocolo de medidas de control, en especial las relativas a la destrucción de documentación. SEGUNDO: Tras la recepción de la denuncia la Subdirección General de Inspección de Datos procedió a la realización de actuaciones previas de investigación para el esclarecimiento de los hechos denunciados, teniendo conocimiento de los siguientes extremos: 1. Con fecha 16 de noviembre de 2016, se solicita a la Policía Municipal, copia de una muestra de la documentación encontrada, con el fin de poder realizar las investigaciones pertinentes. 2. Con fecha 9 de enero de 2017, informan que ellos no tienen la documentación requerida y remiten al Inspector de Datos responsable de la investigación al Juzgado de Primera Instancia e Instrucción nº 3 de Alcorcón, ya que las cajas encontradas se encuentran precintadas, y se está tramitando un Procedimiento de Diligencias Previas en dicho Juzgado. 3. Con fecha 24 de febrero de 2017, se remitió escrito al Juzgado de Primera Instancia e Instrucción nº 3 de Alcorcón, solicitando el traslado de la documentación encontrada por la Policía Municipal, a esta Agencia. 4. Con fecha 23 de marzo de 2017, se recibe escrito de Primera Instancia e Instrucción nº 3 de Alcorcón, con el que nos dan traslado de un Oficio remitido a la Policía Municipal de Madrid, para que nos hagan entrega de la documentación. 5. Con fecha 30 de marzo de 2017, la Policía Municipal hace entrega en esta Agencia de 5 cajas con la documentación objeto de esta denuncia. TERCERO: Con fecha 2 de marzo de 2017, se recibió contestación del Centro Escolar AMANCER, al requerimiento de información efectuado, en el que pone de manifiesto que: a. Según comunicó a esta Agencia en su escrito de fecha 4 de octubre de 2016, el Centro ha intentado que la cadena donde se emitió el programa televisivo, les diera acceso a la documentación, con el fin de esclarecer lo ocurrido. b. En todo caso, pese a lo anteriormente expuesto, el Centro inició una investigación al respecto y procedió a la implantación de medidas de control, especialmente a lo referido a la destrucción de documentación. Así mismo, se han remitido comunicados a los padres de los alumnos con relación a las inquietudes manifestadas por los mismos, tras la emisión del programa. c. El Centro tiene establecido un procedimiento de destrucción de la documentación, consistente en la utilización de los servicios de la empresa IRMASOL, S.A., donde la documentación confidencial es trasladada por personal del Centro a las instalaciones de la empresa, la cual emite los correspondientes certificados de destrucción. Se adjunta copia de certificados y facturas por dichos servicios. d. Tras los hechos ocurridos, se ha suscrito un contrato de prestación de servicios con la empresa REISWOLF MADRID, S.A. Se adjunta C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/8 copia del mismo. e. Así mismo, para la destrucción de exámenes, boletines, etc. El Centro cuenta con diversas destructoras de papel, alguna de ellas de alta capacidad, que son utilizadas por todo el personal. Solo las autorizaciones de salida para viajes escolares, son devueltas a los padres. f. Desde el Centro no se tiene constancia de la existencia de ninguna incidencia en el procedimiento utilizado habitualmente para la destrucción de documentos. No obstante un empleado del Centro, declaró como testigo en el Juzgado por estos mismos hechos. Se acompaña Acta Notarial con las manifestaciones del mismo en el Juzgado: g. El cartonero recoge el cartón solo de vez en cuando. En esos días el cartonero contactó con el Centro y pasó a recoger cartones, pero en ningún momento se tira documentación en el contenedor asignado al respecto. h. Los documentos confidenciales se trituran, en las diferentes trituradoras del Centro. Algunos documentos de especial sensibilidad se guardan en Secretaría, para ser llevados a destruir a una empresa fuera del Centro. 6. Con fecha 26 de abril de 2017, se recibe un correo electrónico de un despacho de abogados en nombre del Centro YYYYY, en el que se solicita el acceso a la documentación encontrada a fin de determinar el origen de la misma. 7. Con fecha 5 de mayo de 2017, se les da acceso a dicha documentación, tal como consta en la Diligencia adjunta a las Actuaciones de investigación. 8. Con fecha 25 de mayo de 2017, se recibe escrito del Centro YYYYY, en el que manifiestan que: a. Una vez visualizada la documentación hallada, quieren hacer las siguientes puntualizaciones: i. En verano de 2015 tienen conocimiento de la intención de uno de los profesores de dejar el Centro, puestos en contacto con él, remite al Centro carta de renuncia y baja, mediante correo electrónico. ii.Un mismo profesor tiene en su ámbito de responsabilidad diferentes grupos, por ello una única persona puede actuar de agregador o compilador de diferente documentación aportada por profesores, todo ello en ejercicio de sus funciones. Inclusive las autorizaciones de salida o similares. En este caso la documentación mostrada corresponde a 4º,5º y 6º, por tanto es posible que haya documentación de los tres grupos (A, B, C). iii.La abrupta salida del profesor y la consiguiente vulneración de sus compromisos de cumplir los protocolos internos de tratamiento de la información de los alumnos, pudo haber producido una serie de disfunciones en el desarrollo habitual del trasvase de información y documentación entre un profesor/ tutor que cesa en su actividad y aquel que la asume y por tanto C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/8 continua. iv.Tras la realización de una investigación interna, parece que podrían haberse producido una serie de errores (no intencionados), en la gestión de la documentación en soporte papel que estaba bajo la responsabilidad del profesor saliente. b. El Centro YYYYY está dispuesto a asumir su responsabilidad sobre los hechos producidos, fruto de un error, ante una situación totalmente anormal provocada por la señalada salida del citado profesor. c. Existe un compromiso expreso y firmado por todo el personal del Centro de custodiar y proteger con absoluta confidencialidad todos los datos relativos a los alumnos y sus familias. d. Todas las aulas cuentan con cajonera de uso exclusivo de cada profesor, para que pueda custodiar su documentación, así como armarios cerrado de uso individual en la sala de profesores. e. Todos los documentos de salidas de los alumnos fuera del Centro, con datos personales, son destruidos. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Los hechos expuestos podrían suponer infracción, por parte de la entidad Centro Escolar YYYYY, del artículo 9.1 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter personal (en lo sucesivo LOPD), que señala que “El responsable del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento, deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural”, en relación con lo dispuesto en el artículo 92.4 del Reglamento de desarrollo de la LOPD, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que establece lo siguiente: Artículo 92. Gestión de soportes y documentos. “.4 Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior”. La vulneración de los preceptos citados aparece tipificada como infracción grave en el artículo 44.3.

1. h)de la LOPD, que considera como tal, “Mantener los ficheros, locales, programas o equipos que contengan datos de carácter personal sin las debidas condiciones de seguridad que por vía reglamentaria se determinen”. SEGUNDO: Tras las evidencias obtenidas en la fase de investigaciones previas, y sin C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/8 perjuicio de lo que resulte de la instrucción, se considera, de conformidad con el artículo 45.5 de la LOPD, que procede la aplicación de la escala de sanciones que precede inmediatamente en gravedad a aquella en que se integra la considerada en el presente caso, en concreto, la circunstancia prevista en el apartado
2. a)por apreciarse una cualificada disminución de la culpabilidad del imputado o de la antijuridicidad del hecho como consecuencia de la concurrencia significativa de varios de los criterios enunciados en el apartado 4 de este artículo. Se tiene en cuenta específicamente: 45.4.
3. a)Se trata de un hecho puntual (no continuado). 45.4.
4. b)El volumen de los tratamiento efectuados; sólo se refieren a unos cuantos documentos de todos los que genera un centro educativo, en su mayoría exámenes. 45.4.
5. i)La acreditación de que con anterioridad a los hechos constitutivos de infracción la entidad imputada tenía implantados procedimientos adecuados de actuación en la recogida, tratamiento y destrucción de documentos que contuviesen datos de carácter personal. Asimismo, tras las evidencias obtenidas en la fase de investigaciones previas, y sin perjuicio de lo que resulte de la instrucción, se considera que procede graduar la sanción a imponer de acuerdo con los siguientes criterios que establece el art. 45.4 de la LOPD, estimándose como circunstancias atenuantes las previstas en el apartado: 45.4.
6. e)No se han obtenido beneficios por la comisión de la infracción. 45.4.
7. h)No constan perjuicios causados a las personas interesadas o a terceras personas. 45.4.
8. j)El investigado reconoce espontáneamente la responsabilidad de los hechos y han investigado lo que ha podido suceder. Por ello, se determina una cuantía de la sanción de 2.000 euros. Por lo tanto, de acuerdo con lo señalado, Por la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA: 1. INICIAR PROCEDIMIENTO SANCIONADOR a CENTRO ESCOLAR YYYYY, S.L., con arreglo a lo dispuesto en el artículo 127 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, (RLOPD) por la presunta infracción del artículo 9 de la LOPD, tipificada como grave en el artículo 44.3.
9. h)de la citada Ley. 2. NOMBRAR como Instructor a A.A.A., y Secretaria a Dña. B.B.B., indicando C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/8 que cualquiera de ellos podrá ser recusado, en su caso, conforme a lo establecido en los artículos 23 y 24 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP), y de acuerdo con lo establecido en el artículo 127 del RLOPD. 3. INCORPORAR al expediente sancionador, a efectos probatorios, la denuncia interpuesta por el/la denunciante y su documentación; los documentos obtenidos y generados por los Servicios de Inspección durante la fase de investigaciones; así como el informe de actuaciones previas de Inspección; todos ellos parte del expediente. 4. QUE a los efectos previstos en el art. 64.2
10. b)de la ley 39/2015, de 1 de octubre y art. 127 letra
11. b)del RLOPD, la sanción que pudiera corresponder sería de 2.000 euros, sin perjuicio de lo que resulte de la instrucción. 5. NOTIFICAR el presente Acuerdo a CENTRO ESCOLAR YYYYY, S.L., indicándole expresamente su derecho a la audiencia en el procedimiento y otorgándole un plazo de DIEZ DÍAS HÁBILES para que formule las alegaciones y proponga las pruebas que considere procedentes, de acuerdo con lo preceptuado en el apartado
12. f)del artículo 127 del RLOPD. Asimismo, de conformidad con los artículos 64.2.
13. f)y 85 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP), se le informa de que si no efectuara alegaciones en plazo a este acuerdo de inicio, el mismo podrá ser considerado propuesta de resolución. También se le informa de que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 85.1 LPACAP, podrá reconocer su responsabilidad dentro del plazo otorgado para la formulación de alegaciones al presente acuerdo de inicio; lo que llevará aparejada una reducción de un 20% de la sanción que proceda imponer en el presente procedimiento, equivalente en este caso a 400 Euros. Con la aplicación de esta reducción, la sanción quedaría establecida en 1.600 Euros, resolviéndose el procedimiento con la imposición de esta sanción. Del mismo modo podrá, en cualquier momento anterior a la resolución del presente procedimiento, llevar a cabo el pago voluntario de la sanción propuesta, de conformidad con lo establecido en el artículo 85.2 LPACAP, lo que supondrá una reducción de un 20% del importe de la misma, equivalente en este caso a 400 euros. Con la aplicación de esta reducción, la sanción quedaría establecida en 1.600 Euros y su pago implicará la terminación del procedimiento. La reducción por el pago voluntario de la sanción es acumulable a la que corresponde aplicar por el reconocimiento de la responsabilidad, siempre que este reconocimiento de la responsabilidad se ponga de manifiesto dentro del plazo concedido para formular alegaciones a la apertura del procedimiento. El pago voluntario de la cantidad referida en el párrafo anterior podrá hacerse en cualquier momento anterior a la resolución. En este caso, si procediera aplicar ambas reducciones, el importe de la sanción quedaría establecido en 1.200 Euros. En todo caso, la efectividad de cualquiera de las dos reducciones mencionadas estará condicionada al desistimiento o renuncia de cualquier acción o recurso en vía administrativa contra la sanción. En caso de que optara por proceder al pago voluntario de cualquiera de las cantidades señaladas anteriormente (1600 Euros o 1200 Euros), de acuerdo con lo previsto en el artículo 85.2 referido, le indicamos que deberá hacerla efectiva mediante su ingreso en la cuenta restringida nº ES00 0000 0000 0000 0000 0000 abierta a nombre de la C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/8 Agencia Española de Protección de Datos en el Banco CAIXABANK, S.A., indicando en el concepto el número de referencia del PS/00289/2017 y la causa de reducción del importe de la sanción a la que se acoge, y enviando el justificante del ingreso a la Subdirección General de Inspección para continuar con el procedimiento de acuerdo con la cantidad ingresada. De conformidad con lo establecido en los artículos 37.
14. g)y 36 de la LOPD, en relación con los artículos 120 y 127 del RLOPD, la competencia para resolver el presente Procedimiento Sancionador corresponde a la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos. Conforme a lo establecido en el artículo 112.1 de la LPACAP, contra el presente acto no cabe recurso administrativo alguno. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos SEGUNDO: En fecha 6 de julio de 2017, tuvo entrada en esta Agencia escrito de la entidad CENTRO ESCOLAR YYYYY, S.L, de fecha 4 del mismo mes y año, en que reconoce expresamente su responsabilidad en relación con los hechos a los que se refiere el Acuerdo de Inicio. TERCERO: En fecha 11 de julio de 2017, la entidad CENTRO ESCOLAR YYYYY, S.L., ha procedido al pago de la sanción en la cuantía de 1.200 euros haciendo uso de las reducciones previstas en el Acuerdo de inicio, que conlleva la renuncia a cualquier acción o recurso en vía administrativa contra la sanción y el reconocimiento de responsabilidad. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Es competente para resolver este procedimiento la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.g), en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. II El artículo 85 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en lo sucesivo LPACAP), bajo la rúbrica “Terminación en los procedimientos sancionadores” dispone lo siguiente: “1. Iniciado un procedimiento sancionador, si el infractor reconoce su responsabilidad, se podrá resolver el procedimiento con la imposición de la sanción que proceda. 2. Cuando la sanción tenga únicamente carácter pecuniario o bien quepa C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/8 imponer una sanción pecuniaria y otra de carácter no pecuniario pero se ha justificado la improcedencia de la segunda, el pago voluntario por el presunto responsable, en cualquier momento anterior a la resolución, implicará la terminación del procedimiento, salvo en lo relativo a la reposición de la situación alterada o a la determinación de la indemnización por los daños y perjuicios causados por la comisión de la infracción. 3. En ambos casos, cuando la sanción tenga únicamente carácter pecuniario, el órgano competente para resolver el procedimiento aplicará reducciones de, al menos, el 20 % sobre el importe de la sanción propuesta, siendo éstos acumulables entre sí. Las citadas reducciones, deberán estar determinadas en la notificación de iniciación del procedimiento y su efectividad estará condicionada al desistimiento o renuncia de cualquier acción o recurso en vía administrativa contra la sanción. El porcentaje de reducción previsto en este apartado podrá ser incrementado reglamentariamente” De acuerdo con lo señalado, La Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE PRIMERO: DECLARAR la terminación del procedimiento conformidad con lo establecido en el artículo 85 de la LPACAP. PS/00290/2017, de SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución al CENTRO ESCOLAR YYYYY, S.L. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, el presente Acuerdo se hará público, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del reglamento de desarrollo de la LOPD aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre. Podrán interponer recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es