1/13 Procedimiento Nº PS/00617/2015 RESOLUCIÓN: R/01025/2016 En el procedimiento sancionador PS/00617/2015, instruido por la Agencia Española de Protección de Datos a la entidad CAFINSER SL, vista la denuncia presentada por A.A.A., y en base a los siguientes, ANTECEDENTES PRIMERO: Con fecha 29/12/2014 tuvo entrada una denuncia de A.A.A. copropietaria y según indica, Secretaria de la Comunidad de Propietarios Complejo Residencial Roma 2000, en (C/....1) de Barcelona (en lo sucesivo la CP) en la que denuncia al anterior Presidente del Complejo, Sr. B.B.B. y a la Administradora de fincas CAFINSER SL por no haberle retornado los datos personales que precisa para su gestión. Explica la denunciante que el Complejo Residencial está formado por 21 bloques de viviendas, más 1 planta de locales y 3 plantas de parking. Se desprende también del escrito que existen en el seno interno del Complejo varias Subcomunidades de Propietarios identificadas por las distintas calles a que comunican. Explica la denunciante:
- a)Con fecha 29/09/2014 tuvo lugar una Junta Extraordinaria de la Comunidad de Propietarios Complejo Residencial Roma 2000 en la que el Presidencia la ostentaba B.B.B. y como Administrador CAFINSER SL. Se observa cómo pese a no figurar en el orden del día, y sin que figurase la lista de asistentes, y antes de discutir el orden del día, la gestión del Presidente fue cuestionada, este marchó de la reunión junto con otro número indeterminado de propietarios. Los que quedaron, decidieron destituir a la Junta de Gobierno existente y nombrar nuevos cargos, así como la destitución y cese de CAFINSER SL. Estas circunstancias figuran en un Acta de la Junta de 29/09/2014 que la denunciante aporta.
- b)Aporta copia de escrito dirigido a CAFINSER firmado por miembros de la nueva Junta rectora el 7/10/2014 en el que le informa que ahora ellos ostentan los cargos y le solicita la entrega de diversa documentación: Lista de direcciones y nombres de los titulares de la CP, estado de cuentas y asistentes y delegaciones de propietarios que asistieron a la Junta de 29/09/2014. No aportan copia del acuse de recibo que acredite la recepción del envió. También pone de manifiesto la denunciante que en 8 zonas, incluyendo exteriores del Complejo, accesible a cualquier viandante, se han colgado en unos tablones de anuncios donde ponen documentos, figurando las claves de usuario y contraseña para acceder a la web del complejo pudiendo acceder a documentos con datos personales, y que el Presidente que se niega a abandonar el cargo y CAFINSER podrían estar vulnerando la LOPD. Pretende acreditar los hechos con una foto en la que se ve un tablón cerrado de cristal en el que en un papel se visiona: ”Para acceder a la C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/13 información de la Comunidad, constando las claves de usuario y contraseña” Junto a ello otra hoja en la que se anuncia CAFINSER y otra hoja que comienza “Según instrucciones del Presidente Sr. B.B.B. …” referida a los servicios de vigilancia. Del conjunto no se desprende a que fecha podría estar expuesta esta información pues no figura referencia alguna, y no aporta los resultados del acceso con dichas claves Aporta copia de un correo dirigido por una nueva Vocal salida de la Junta de 29/09/2014 a dirección de CAFINSER de 12/12/2014 en el que se requiere que retire el tablón de anuncios colocado sin autorización en el vestíbulo de la Subcomunidad de c/ Llança 51, según se decidió en la Junta de 11/12/2014. No se acredita el efectivo conocimiento o recepción por parte de la destinataria. Indica la denunciante que aporta requerimiento notarial para entrega de la documentación, pero no es aportado. SEGUNDO: Con fecha 25/02/2015 se requiere a la denunciante que aporte copia del contrato de prestación de servicios entre la Comunidad y CAFINSER. Con fecha 2 y 17/03/2015 respondió que “CAFINSER no ha emitido jamás contrato alguno, a pesar de haberle sido solicitado”. Aporta Acta de la Comunidad de Propietarios Llança 51 de 18/09/2014 en la que figura como Presidenta una persona distinta de la que lo es del Complejo. En este acta figura en el orden del día, punto 2 “Situación actual del Complejo y medidas a tomar relaciones con CAFINSER SL”, constando la aprobación de la sustitución del Administrador CAFINSER SL. Se ignora la relación entre el Complejo que es el que se denuncia, y la Subcomunidad a la que parece que también presta servicios CAFINSER. Asimismo, se aporta copia de un acta de 28/01/2015 de la Comunidad de Propietarios de Llança 51 en la que figura en el orden del día “Revocar el cargo de CAFINSER como Secretario de la Subcomunidad (cargo que según los Estatutos del Complejo desempeña”). La denunciante indica que cada propietario hace una aportación mensual a la CP y a su Subcomunidad, haciéndose el pago conjunto al Administrador de la Comunidad quien es el encargado de hacer la aportación al Administrador del Complejo, CAFINSER. Indica que ahora CAFINSER pretende cobrar individualmente a cada propietario en su cuenta bancaria, algo que no han autorizado. Se añade en el acta que CAFINSER está enviando desde primeros de enero de 2015 cartas a cada propietario de las Subcomunidades del complejo no administradas por ellos indicando que además de ser el Administrador del Complejo lo es de todas las Subcomunidades que la integran, según establecen los Estatutos del Complejo Los presentes por unanimidad acuerdan revocar el cargo de CAFINSER como Secretario de la Subcomunidad de c Llança 51. En el acta también figura en el punto séptimo que el Sr. B.B.B. ha instado un acto de conciliación judicial para que se le considere Presidente del Complejo. También que “CAFINSER ha solicitado que se le comunique el nombre del vocal que actuará como representante de la Subcomunidad en la Junta de Gobierno del Complejo Roma 2000. Se les comunicará que dicho cargo lo ostentará la Presidenta de la Subcomunidad…” parece derivarse que en 2015 continua CAFINSER efectuando C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/13 funciones en la CP. TERCERO: Con fecha 26/03/2015 tiene entrada otro escrito de la denunciante en el que declara que en los tablones de anuncios referidos se han colocado datos personales de deudores del Complejo. Aporta un listado en el que figura CTAT PROP COMPLEX ROMA 2000 BCN “Según Instrucciones del Presidente Sr. B.B.B., exponemos la situación de impagos de la Comunidad” figurando la Subcomunidad, el Administrador de la misma, nombre y apellidos en apartado representant, y los recibos e importes impagados. “Están al corriente del pago les setze
(16)Subcomunidades administradas por CAFINSER…”. Como fecha aparece 9/03/
- Aporta foto de un tablón situado en lugar de acceso público y dentro del tablón se ve el listado referido. CUARTO: La Comunidad ha cedido datos de propietarios a su Administrador CAFINSER sin contemplar lo establecido en el artículo 12 de la LOPD. Esta última ha tratado datos sin habilitación legal. Las actuaciones y consecuencias de la denuncia contra la CP Complejo se tramitan en otro procedimiento distinto. QUINTO: Con fecha 13/11/2015 la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acordó iniciar procedimiento sancionador a CAFINSER SL por una infracción del artículo 6.1 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13/12, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD), en relación con el 12 de dicha LOPD, tipificada como grave en el 44.3.b) de la LOPD. SEXTO: Con fecha 26/11/2015 se solicitó por la denunciada copia del expediente que se facilitó. SÉPTIMO: Con fecha 10/12/2015 tuvo entrada escrito de alegaciones de la denunciada, ADMINISTRACIÓN CAFINSER SL, manifestando: 1) Extralimitación de funciones por parte de la Agencia. Esta no tiene las competencias de analizar si un Acta de Junta de Propietarios es válida o no, ni si una Administración de Fincas o Presidente debe o no entregar documentación con datos personales a alguien que indica ser Secretario de la Comunidad ni si un Presidente o Administrador de una Comunidad se niega a abandonar el cargo o no. Niega validez a la Junta constituida a la que pertenece la denunciante y a los acontecimientos sobrevenidos en la misma que la denunciante narra en su denuncia. La Junta supuestamente nacida de dicha reunión carece de legitimidad para solicitar ninguna documentación de datos de carácter personal. Además, en ningún modo se ha recibido solicitud alguna de entrega de la reiterada documentación. 2) Las manifestaciones de la denunciante y la documentación por ella aportada no atienden a la realidad por no estar contenidas en el Libro de actas de la Comunidad. 3) Aportan copia de Acta de la Junta de 29/09/
- Aportan copia de la diligencia por el Registrador de la Propiedad del libro de Actas de la comunidad de 23/06/2005 (folio 100). Aporta copia de Acta de Junta de la Comunidad, de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/13 11/02/2014 y documentación variada que no tiene que ver con la de la Junta de 29/09/2014, y en el folio 158 y siguientes la de esta fecha que está sellada por el Registro de la Propiedad
(101). En ella figura que se quería alterar el orden del día para votar en primer término la votación de cese del Presidente que no figuraba en el orden del día, así como alteración del orden e interrupciones, indicando que fue imposible la continuación de la Junta, levantándose la sesión sin votarse ningún acuerdo.
(159). Añade que dado que no fue posible hablar en la misma ni debatir los asuntos no previstos en el orden del día, el Presidente alzó la sesión y dio por concluida la sesión, no tomándose ninguna decisión. Declara que dicha acta se notificó a todos los Comuneros y no se impugnó judicialmente. 4) En la reunión de la Junta de 14/07/2015 si se acuerda el nombramiento de nuevo Presidente Sr. C.C.C., CAFINSER abandonó el cargo de Secretario de la Comunidad el 14/07/2015, y el 30/07/2015 entregó toda la documentación. Hasta dicha fecha mantuvo relación contractual con todos los copropietarios del Complejo. Los propietarios mantienen una relación contractual con CAFINSER que no precisa de su consentimiento para el tratamiento de datos. Aporta copia del Acta de Junta General de 14/07/2015 en la que presidía el mismo Presidente, Sr, B.B.B., figurando en uno de los puntos del orden del día “Renovación de cargos de Presidente, Vicepresidente y Secretario Administrador”. 5) En cuanto a la publicación de datos en tablones de anuncios de la Comunidad, existe falta de legitimación de la denunciante, y además, la información que aparece en tablones no figuran los datos de esta ni de ningún copropietario del Complejo. Indica que todos los tablones se ubican en recinto privado de la Comunidad, inaccesibles e ilegibles desde el exterior por terceros. Los tablones están situados en los vestíbulos y el Complejo está perimetralmente cerrado. Todos los tablones de anuncios están cerrados con llave custodiando las mismas los empleados de la Comunidad bajo supervisión del Presidente. Ninguna llave tiene CAFINSER de dichos tablones. La documentación expuesta en su caso no lo ha sido por parte de CAFINSER. Declara que ningún dato personal de ningún deudor del complejo se ha colgado en el tablón de anuncios, ni lo acredita las fotografías aportadas, folios 40 y 41, declarando que se expuso en su caso por orden del Presidente y previo acuerdo de los propietarios del Complejo. Añade que de los listados no se contienen datos personales, pues se indica qué Subcomunidades, tienen importes pendientes de pago, determinando “el Administrador de cada una de las Subcomunidades” sin su nombre completo, su representante, sin su nombre completo y los recibos pendientes de pago, no identificados por ningún piso en concreto. El Complejo se compone de 21 bloques, cada bloque con 18 escaleras de 22 viviendas cada una y 3 torres de 34, en el citado documento consta el nombre de un edificio, no de una persona. Es imposible conocer que persona es la deudora. Además, añade que los tablones se usan para notificar. Aporta fotografías en las que se visiona en diversas modalidades y accesos unas vallas metálicas que separan las áreas de acceso, destacando el folio 206 y el folio 217 en que puede verse también una valla exterior en el fondo. La foto del folio 217 coincide con la foto del folio 40 que aportó la denunciante. En la misma, dentro del tablón, ahora permanecen solo dos hojas, por la estructura apaisada de la hoja que aparecía entonces, se deduce que ya no está en dicho espacio En los folios de imágenes 222 y C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/13 223 aporta foto de un tablón con hojas pegadas, no apreciándose existencia de datos referentes a personas. 6) Solicita como prueba testifical que se tome declaración a las personas que indica para “acreditar todo lo expuesto”. 7) Aporta un escrito del Registro General de Protección de Datos dirigido a CAFINSER de 13/10/2015 en el que se solicita el sentido de su solicitud, si se relaciona con la inscripción de ficheros o darse de baja como encargado de tratamiento de dichos ficheros. Aporta otra copia de un escrito de CAFINSER a la Agencia puesto en Correos el 29/09/2015 en el que indica que “Hemos procedido a la entrega de las comunicaciones de inscripción de ustedes”, cita unos números, relativas a la Comunidad de referencia (el Complejo que cita arriba) a su Presidente, Sr C.C.C., “dándonos de baja en la gestión del contenido de datos de carácter personal”.
(197). El escrito lleva un anexo con el título “Entrega de documentos” figurando un listado de documentos: entre otros, certificados, listados, documento de seguridad de ficheros de 3/10/2007, inscripción de ficheros de datos de 18/02/1998
(198)y figura firmado por el Sr C.C.C. como recibido. Asimismo, aporta otro escrito puesto en Correos el 29/09/2015, dirigido a la Agencia en el que figura un recibí del Sr C.C.C. de 4/08/2015 en el que se comprende que CAFINSER entrega una serie de documentos que aparecen en un listado comprendiéndose entre otros, los Libros de Actas, listados de domiciliaciones de recibos. OCTAVO: La denunciante por correo electrónico de 13/01/2016
(69)solicita ser parte en el procedimiento, personándose como tal. NOVENO: Con fecha 29/01/2016, la denunciante en correo electrónico indica que el Complejo está cerrado de 23 a 7 horas, y los domingos todo el día, pero este cerramiento no afecta a todo el Complejo sino a parte. Dentro del Complejo hay un Gimnasio, un parking con 1.800 plazas, una escuela de negocios, bares, estanco, peluquerías, un Consulado. También por correo electrónico, la denunciante el 5/02/2016 indica que el Presidente que actuaba entonces es distinto que el que está ahora, que es el Sr. C.C.C., quien “no tiene la culpa de lo que sucedió”. Añade que ella no es la Secretaria de la Comunidad y que “fui nombrada en el transcurso de una Junta en la que el Sr. B.B.B. dimitió y CAFINSER y la Vicepresidenta abandonaron”. En ese momento “constituimos una nueva Junta”. CAFINSER y el Sr. B.B.B. se negaron a reconocer a la nueva Junta y a entregar la documentación” “No tiene conocimiento de que el Sr. B.B.B. interpusiera reclamación alguna, sino que siguió como si nada hubiera pasado”. “No teníamos libros de actas, no nos los quisieron dar. Intentamos empren der acciones legales pero era muy costoso”. Sobre los listados, indica que estuvieron expuestos meses, deduciendo que ya no lo están. DÉCIMO: Con fecha 10/02/2016 se inicia el período de pruebas teniendo por incorporadas a tal efecto las actuaciones previas y alegaciones formuladas al acuerdo de inicio. Se solicita además: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/13 1) A la denunciada, se envía folio número 41 que contiene una relación en la que figura la Subcomunidad, Administrador y representante junto a recibos impagados. Se le pide a la denunciada que informe si ese representante era el de la Subcomunidad relacionada y las deudas no se correspondían a los mismos, si puede, acreditando que estas personas eran los representantes, y el motivo por el que se exponían esos datos en el tablón, pudiendo llevar al equívoco de que ellos eran los deudores (Esta petición se efectúa a título de colaboración, pues la imputada por vulneración de artículo 10 lo es la Comunidad, no es Administradora CAFINSER.). Se recibe respuesta con fecha de entrada 24/02/2016 manifiesta que en dicho folio no se identifica realmente a deudor alguno. En el mismo se indica cuáles son las Subcomunidades que como ente colectivo, en bloque, tiene importes pendientes de pago, y al lado figura el Administrador de cada una de las Subcomunidades y en representante no consta el nombre completo y el importe total de recibos pen dientes de pago. El representante lo es de cada Subcomunidad. El importe que se indica no corresponde a dicho representante. La misma palabra “representante” impide pensar que dicha deuda le corresponde a tal persona. Esos representantes son nombrados en su respectiva Junta de Propietarios. 2) A la denunciada, fechas entre las que ejerció la labor de Administradora del Complejo. A la denunciada, para tratar datos personales de los propietarios por cuenta de una Comunidad de Propietarios, en este caso el Complejo, se precisa a efectos de protección de datos, de un contrato con la citada Comunidad (artículo 12 de la LOPD). A tales efectos, se le solicita copia del citado contrato que suscribiera en su día con dicha entidad. Aporta copia de contrato de “Acceso de datos de carácter personal por cuenta de terceros “ suscrito con la Comunidad de propietarios de Complejo Urbano Residencial Roma 2000 el 3/10/
- En el se contiene el acceso a los datos que forman parte del fichero de la Comunidad para el cumplimiento de los servicios contratados. Se contienen también las referencias al resto de elementos formales del artículo 12 (seguridad, seguimiento de instrucciones, confidencialidad y devolución de datos al finalizar la encomienda.). También se aporta una copia de la notificación del l fichero COMUNIDAD DE PROPIETARIOS efectuada a la Agencia en su día, en el que figura como encargado de tratamiento CAFINSER y copia del documento de seguridad de los ficheros. 3) A denunciada, motivo por el que en folios 178, 180 (se mandan) referidos al acta de 14/07/2005 lleva el sello de la fecha de 23/06/2005, y si supuestamente es el sello del registro de la Propiedad. Confirmen si es porque el Registro sella a dicha fecha inicial todas las páginas del Libro de actas. Responde que esa fecha que consta en todas las páginas del libro de actas corresponden a la diligencia que se realiza ante el Registro de la Propiedad, que folia todas las hojas. 4) A Sr C.C.C., Presidente de la Comunidad en la actualidad, de acuerdo con lo conocido en el procedimiento apercibimiento A/315/2015, se envía folio número 41 que contiene una relación en la que figura la Subcomunidad, Administrador y representante junto a recibos impagados. Se le pide que informe si ese representante era el de la Subcomunidad relacionada, y las deudas no se C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/13 correspondían a dichas personas, sino que era una forma de referirse a las mismas, si puede, acreditado que estas personas eran los representantes, y el motivo por el que se exponían esos datos en el tablón, pudiendo llevar al equívoco de que ellos eran los deudores (Esta petición se efectúa a título de colaboración, pues la imputada por vulneración de artículo 10 lo es la Comunidad, no es la Administradora CAFINSER.). El requerido no contestó a la petición. 5) A Sr C.C.C., Presidente de la Comunidad, para tratar datos personales de los propietarios por cuenta de una Comunidad de Propietarios, en este caso el Complejo, un Administrador de Fincas, a efectos de protección de datos, precisaría suscribir un contrato con la Comunidad (en este caso el Complejo) (artículo 12 de la LOPD). A tales efectos, se le solicita copia del citado contrato que suscribiera en su día con CAFINSER. El requerido no contestó a la petición. DÉCIMO-PRIMERO: Con fecha 9/02/2016 se procede a imprimir e incorporar de la aplicación que gestiona la inscripción de ficheros de la Agencia, los siguientes: 1) Fichero inscrito acabado en 61, nombre: “GESTION COMUNIDAD PROPIETARIOS”, responsable: COMPLEJO URBANO RESIDENCIAL ROMA 2000, fecha inscripción: 18/02/2008, GESTION COMUNIDAD DE PROPIETARIOS, descripción de finalidad y usos previstos: “Propietarios o arrendatarios; proveedores a la comunidad para la gestión de la misma”, encargado de tratamiento: ADMINISTRACION CAFINSER, S.L. 2) Fichero inscrito acabado en 64, nombre: “GESTION COMUNIDAD PROPIETARIOS”, responsable: COMPLEJO URBANO RESIDENCIAL ROMA 2000, Descripción detallada de la finalidad y usos previstos: fichero con datos de los comuneros y los proveedores de servicios a la Comunidad, fecha inscripción: 30/05/2008, encargado de tratamiento: ADMINISTRACION CAFINSER, S.L. 3) Fichero inscrito acabado en 43, nombre: COMUNIDAD DE PROPIETARIOS, fecha inscripción: 12/01/2016, Descripción detallada de la finalidad y usos previstos: “gestión de los datos de la comunidad de propietarios”, encargado de tratamiento: D.D.D. DÉCIMO SEGUNDO: Por estimarse adecuada su constancia, y guardar relación con el presente, con fecha 4/04/2016, se incorpora por diligencia de Instrucción la resolución del procedimiento de apercibimiento A/00315/2015 fechada el 17/03/
- DÉCIMO TERCERO: Con fecha 4/04/2016 se emite propuesta del tenor “Que por la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos se declare el ARCHIVO de la infracción del artículo 6.1 de la LOPD en relación con el 12 de la misma norma, imputada a CAFINSER SL, y tipificada como grave en el artículo 44.3.b) de la misma norma.” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/13 DÉCIMO CUARTO: Frente a la propuesta no se recibieron alegaciones. HECHOS PROBADOS 1) La denunciante denuncia que ni el Presidente de la COMUNIDAD DE PROPIETARIOS COMPLEJO RESIDENCIAL ROMA 2000 que lo era a 29/09/2014, B.B.B., ni CAFINSER, Administrador de la CP han entregado los documentos que entre otros contienen datos personales de los propietarios para continuar la gestión.
(1)Aporta un escrito de 7/10/2014 solicitando al Administrador los datos de propietarios
(7)sin que se acredite su recepción. La denunciante manifiesta que en la Junta General Extraordinaria de la CP de 29/09/2014, presidida por B.B.B. y Secretario CAFINSER, se produjeron incidentes, abandonando la reunión el Presidente y CAFINSER, y destituyeron a ambos. Aporta la denunciante su denominada Acta de la reunión, que no porta sello alguno de legalización (4 a 6). En el Orden del día no estaba prevista dicha votación sin que estuviera en el orden del día la renovación de cargos. La denunciante figura en su Acta como Secretaria de la nueva Junta Rectora. (4 a 6). 2) La denunciante pone de manifiesto asimismo cuestiones internas de cobros y expediciones de recibos a los propietarios por parte de CAFINSER que se discutió en la reunión de la Subcomunidad de 28/01/2015 (25 a 27). 3) A la CP se inició procedimiento de apercibimiento A/00315/2015 por no aportarse ni aparentemente disponer de copia de contrato de encargo de tratamiento entre CAFINSER y la COMUNIDAD DE PROPIETARIOS COMPLEJO RESIDENCIAL ROMA 2000.También se comprendía en el acuerdo de audiencia su imputación por supuesta revelación de datos de propietarios en un tablón de anuncios cerrado sito en sus dependencias. CAFINSER aportó en el presente procedimiento copia de contrato de encargo de datos por cuenta de la Comunidad (93,94.). El procedimiento de apercibimiento concluyó por resolución de archivo el 17/03/2016, figurando copia en el presente procedimiento. (280 y ss.) 4) CAFINSER aportó copia del acta de 29/09/2014 con la diligencia del Registro de la Propiedad (72-73) en la que figura que se disolvió la reunión por los incidentes producidos sin haberse producido ninguna votación
(73). 5) CAFINSER aporta copia del acta de la Junta de 14/07/2015 en la que deja de ser Presidente el Sr. B.B.B., y se nombra para dicho puesto a C.C.C. y también deja de ser Administrador CAFINSER (75,76, 81, 91). 6) CAFINSER acredita que entrega el 30/07/2015 y 14/09/2015 a C.C.C. diversa documentación de la CP entre la que se haya la de los titulares de las viviendas (78, 79, 80). 7) La denunciante pone de manifiesto una probable revelación de secreto de datos de propietarios, al figurar en un tablón de anuncios de la Comunidad situado en una zona de tránsito interior de la Comunidad, al que pueden acceder terceros no propietarios. Sin embargo: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 9/13 a. Los impagos son de cada Subcomunidad, figurando la referencia al nombre y primer apellido del representante de cada una de ellas.
(41). b. Las personas relacionadas no son los denunciantes, y no figuran los datos de la denunciante. c. Podría ser una práctica acordada por la CP o las Subcomunidades. De la copia de la documentación aportada y, de la foto que se aporta del mismo tablón por CAFINSER el 22/12/2015, folio 217 de este expediente se aprecia comparando las fotos de los tablones, que la citada hoja ya no figura (40, 82). De la manifestación de la denunciante en el correo electrónico de 5/02/2016 también se desprende que se retiró
(85)“(40, 41, 80, 90). FUNDAMENTOS DE DERECHO I Es competente para resolver este procedimiento la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 37.
- g)en relación con el artículo 36 de la LOPD. II Se imputa a la Administradora CAFINSER la comisión de una infracción del artículo 6.1 de la LOPD, al considerar inicialmente que habiendo sido cesada no había retornado los datos personales que manejaba de los propietarios por cuenta de la Comunidad. Además había indicios de que se habían manejado esos datos sin contar con contrato de encargo de tratamiento a que se refiere el artículo 12 de la LOPD que precisa: “1. No se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento. 2. La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con el fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas de seguridad a que se refiere el artículo 9 de esta Ley que el encargado del tratamiento está obligado a implementar. 3. Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. 4. En el caso de que el encargado del tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 10/13 considerado también responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.” La AEPD considera al Administrador de Fincas Colegiado como un encargado de tratamiento de los datos personales de los propietarios de la Comunidad y a tal efecto deben suscribir un contrato del tipo referido (entre otros, Informe del Gabinete Jurídico 0636/2009). La condición de responsable del fichero recaerá sobre la propia Comunidad de Propietarios que es quien, a través de sus Órganos de Gobierno y, en su caso, de la Junta, resolverá sobre las cuestiones relacionadas con la misma, siendo así que, de lo establecido en el artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal se desprende que el Secretario y el Administrador, cuando actúen en el ejercicio de las funciones relacionadas con una determinada Comunidad, no son sino órganos integrados en la misma, independientemente de la posibilidad de que una misma persona desempeñe funciones de secretario y/o administrador en varias Comunidades de propietarios. El artículo 3
- d)de la LOPD, define como responsable del fichero a la "persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento". Pues bien, la finalidad de mantener los datos de los propietarios es, precisamente, asegurar el cumplimiento por los mismos de las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal, así como garantizar el adecuado ejercicio por los mismos de los derechos que les corresponden en la comunidad. En resumidas cuentas, la finalidad perseguida por el mantenimiento de estos ficheros será la de asegurar el correcto desenvolvimiento de la Comunidad. Para que la relación entre responsable y encargado del tratamiento pueda darse y se ajuste a la Ley, es preciso que se cumplan los requisitos expresados en el artículo 12 de la LOPD, considerando los siguientes aspectos: En primer lugar, es preciso que el acceso a los datos por el tercero (en el presente caso por el Administrador) se efectúe con la exclusiva finalidad de prestar un servicio al responsable del fichero, y que dicha relación de servicios se encuentre contractualmente establecida. En lo que atañe a los requisitos formales de este tipo de contratos, el artículo 12.2 de la LOPD impone que “la realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas”. En consecuencia, el encargado del tratamiento, en el presente supuesto CAFINSER, deberá limitarse a emplear los datos en el ámbito de las funciones que la Comunidad le haya atribuido. Por ello, estará actuando conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento cuando comunique a un órgano de la Comunidad en el ejercicio de sus funciones, por ejemplo al Presidente de ésta que así lo solicita, los datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 11/13 de los propietarios contenidos en los ficheros que el encargado del tratamiento custodia. La Agencia Española de Protección de Datos ha venido indicando que el deber de devolución al que se refiere el artículo 12.3 de la LOPD podrá verificarse mediante la entrega directa de los datos al propio responsable del tratamiento o mediante la realización de dicha entrega al encargado del tratamiento que este designase, toda vez que en este segundo caso el encargado actuaría como mero mandatario del responsable, siendo precisamente éste el que establece a quién han de entregarse los datos en su nombre y por su cuenta. Y así se recoge en el artículo 20.3 del Reglamento de la LOPD “no obstante, el encargado del tratamiento no incurrirá en responsabilidad cuando, previa indicación expresa del responsable, comunique los datos a un tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio conforme a lo previsto en el presente capítulo.” Así, el Administrador saliente deberá ceder los datos de los propietarios de la finca al Administrador entrante si recibe dicha indicación expresa de la Comunidad de vecinos a la que prestaba sus servicios. En el presente supuesto, la denunciante no acredita varios aspectos relacionados con la legitimación de la petición de datos a CAFINSER, siendo el básico y discutible su constitución como nueva Junta rectora que se constituyó el mismo 29/09/2014. Si bien esta Agencia no entra a valorar su legalidad, si que se ha de citar el artículo 16.2 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) que indica: “La convocatoria de las Juntas la hará el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión, con indicación de los asuntos a tratar, el lugar, día y hora en que se celebrará en primera o, en su caso, en segunda convocatoria, practicándose las citaciones en la forma establecida en el artículo 9. La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no están al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2. Cualquier propietario podrá pedir que la Junta de propietarios estudie y se pronuncie sobre cualquier tema de interés para la comunidad; a tal efecto dirigirá escrito, en el que especifique claramente los asuntos que pide sean tratados, al presidente, el cual los incluirá en el orden del día de la siguiente Junta que se celebre”. También en cuanto al contenido legal de las Actas, el artículo 19 señala como se han de conformar los mismos. En este supuesto, conviene subrayar:
- a)La Junta constituida lo hace sin figurar en el orden del día dicho punto. La renovación o cese de los órganos de la Comunidad se debería incluir en el orden del día por las personas legitimadas (artículo 16.1 y 2 de la LPH, contando además con la citación a dicha Junta.
- b)Subsidiariamente, la denunciante aporta un Acta de la Junta que carece de identificación de asistentes, votantes a favor y número de asistentes. La denunciada aporta en su denuncia la supuesta Acta de la Junta constituida, que C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 12/13 carece del diligenciado de libro de actas por el Registrador de la Propiedad.
- c)No se acredita en modo alguno por la denunciante la petición de documentación de datos personales a CAFINSER, la entrega de documento y la recogida del mismo tal como queda relatado de la presentación de la misma. Esta agencia inicia acuerdo de procedimiento a CAFINSER al no disponer de copia de contrato de encargado de tratamiento, motivo que implica a la vez que a la COMUNIDAD DE PROPIETARIOS COMPLEJO RESIDENCIAL ROMA 2000 se le abriese apercibimiento A/000315/2015 por infracción del artículo 12, y otra más por aparecer supuestamente datos de carácter personal en un tablón de anuncios (artículo 10). Estas infracciones de la Comunidad resultaron archivadas conforme al detalle de la resolución incorporada al presente procedimiento. III El art. 6 de la LOPD establece en su apartado primero que “el tratamiento de datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la ley disponga otra cosa”. A continuación, dicho precepto en su apartado segundo establece aquellos supuestos en los que no será preciso dicho consentimiento, entre los que se encuentra el supuesto en que los datos se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial. El art. 3
- h)de la LOPD define el “consentimiento del interesado” como “toda manifestación de voluntad, libre, inequívoca, específica e informada, mediante la que el interesado consienta el tratamiento de datos personales que le conciernen”. El principio del consentimiento expresado conllevará, por tanto, la necesidad del consentimiento inequívoco del afectado para que puedan tratarse sus datos de carácter personal, permitiéndose así a aquel ejercer efectivo control sobre dichos datos y garantizando su poder de disposición sobre los mismos. Dicho consentimiento podrá prestarse de forma expresa, oral o escrita, o de manera tácita, mediante actos reiterados y concluyentes que revelen su existencia. En las Comunidades de Propietarios, el consentimiento para tratar los datos para la gestión de los datos en relación con los asuntos que afectan a vecino-Comunidad, se delegan en la Comunidad. Esta como responsable del fichero es la que como titular delegado de los datos realiza el encargo de tratamiento a CAFINSER a través del contrato aportado. No siendo pues necesario el consentimiento nuevamente expresado por cada afectado al ser la Comunidad la responsable del fichero. Acreditándose que existía contrato de encargo de tratamiento y que no se entregaron los datos a la denunciante justificadamente, además de no haberse confirmado su petición acreditada, no se revela infracción alguna por parte de CAFINSER, por lo que se propone el archivo de la infracción imputada. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, La Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 13/13 PRIMERO: ARCHIVAR el presente procedimiento referido a la comisión de una Infracción del artículo 6.1 en relación con el 12 de la LOPD imputada a CAFINSER SL, tipificada como grave en el artículo 44.3.
- b)de la misma LOPD. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a CAFINSER SL, y a A.A.A.. TERCERO: De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30/12, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22/12, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del reglamento de desarrollo de la LOPD aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21/12. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 48.2 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26/11, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contenciosoadministrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13/07, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es