TD-00035-2014

1/7 Procedimiento Nº: TD/00035/2014 RESOLUCIÓN Nº.: R/01078/2014 Vista la reclamación formulada el 4 de diciembre de 2013 ante esta Agencia por D. C.C.C., contra la Fundación Mujeres, por no haber sido debidamente atendido el derecho de acceso a los datos personales de sus dos hijas menores de edad, Dª. D.D.D. y Dª. A.A.A., en su condición de representante legal de las menores de las que ostenta la patria potestad compartida. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en adelante RLOPD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 31 de octubre de 2013, D. C.C.C. (en lo sucesivo, el reclamante) ejerció derecho de acceso frente a la Fundación Mujeres, sin que su solicitud haya recibido la contestación legalmente establecida. Concretamente solicita el acceso a los datos personales relativos a sus dos hijas menores de edad. SEGUNDO: Trasladadas la reclamación y los escritos de descargos que se produjeron en la tramitación del presente expediente, y por lo que a efectos de la resolución de la presente reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones:  Fundación Mujeres manifiesta que verbalmente, y a través de escrito remitido por correo ordinario el día 4 de noviembre de 2013, se informó al solicitante de los siguientes extremos: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid o En ninguno de los ficheros de los que dispone la Fundación Mujeres en relación con la actividad que desarrolla relativa a las personas beneficiarias de la actividad habitual de la Fundación constan datos relativos a ninguna de las dos personas mencionadas en su escrito, ya que no han podido ser destinatarias de ninguna de las actividades de servicios, asesoramiento y acompañamiento o formación para el empleo y la creación de empresas, desarrolladas por esta entidad. o La Fundación Mujeres no desarrolla ningún servicio individualizado de atención, información, intervención o valoración dirigida a menores de edad, por lo que no dispone de ningún fichero ni de ningún tipo de información relativa a menores, en los que pudieran estar incluidas las dos personas sobre las que se solicitaba información. www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/7  El reclamante alega que nunca ha recibido la carta de fecha 4 de noviembre de 2013 referida por la entidad reclamada. Dicho documento contiene un error en la dirección relativa al reclamante, figura en la misma C/ B.B.B., 13, siendo la dirección correcta C/ B.B.B., 131. TERCERO: Son conocidos por las partes los hechos, alegaciones y demás documentación aportada por los interesados para su defensa, al haberse dado traslado por la instrucción del expediente en este procedimiento y constado todo ello en el expediente que obra en esta Agencia Española de Protección de Datos. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.

1. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 15 de la LOPD dispone que: “1.- El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos 2.- La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. 3.- El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes. ” CUARTO: El artículo 27 del RLOPD, regula el derecho de acceso en los siguientes términos: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/7 "1. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se está realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. 2. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una realización una relación de todos ellos. 3. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." QUINTO: El artículo 25 del RLOPD, determina que: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
2. a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximira de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
3. b)Petición en que se concreta la solicitud.
4. c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
5. d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/7 en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” SEXTO: El artículo 29 del RLOPD, dispone lo siguiente: “1. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo. 2. Si la solicitud fuera estimada y el responsable no acompañase a su comunicación la información a la que se refiere el artículo 27.1, el acceso se hará efectivo durante los diez días siguientes a dicha comunicación. 3. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos". SÉPTIMO: En el supuesto aquí analizado, queda acreditado que el reclamante ejercito el derecho de acceso a los datos personales de sus dos hijas menores de edad ante la la Fundación Mujeres, y que, trascurrido el plazo establecido conforme a las normas antes señaladas, su solicitud no obtuvo la respuesta legalmente exigible. Durante la tramitación del presente procedimiento la entidad reclamada ha manifestado que dio respuesta denegatoria al reclamante mediante escrito de fecha 4 de noviembre de 2013, que fue enviado por correo ordinario, al no existir en los ficheros de los que dispone la Fundación Mujeres en relación con la actividad que desarrolla datos relativos a ninguna de las hijas menores de edad del reclamante, ya que no han podido ser destinatarias de ninguna de las actividades de servicios, asesoramiento y acompañamiento o formación para el empleo y la creación de empresas, desarrolladas por esta entidad. No desarrollando la Fundación Mujeres ningún servicio individualizado de atención, información, intervención o valoración dirigida a menores de edad, por lo que no dispone de ningún fichero ni de ningún tipo de información relativa a menores, en los que pudieran estar incluidas las dos personas sobre las que se solicitaba información. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/7 En cuanto al fondo del asunto, la atención del derecho de acceso solicitado, conviene señalar que el artículo 29.1 del Reglamento de la LOPD, dispone lo siguiente: “El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud”. Asimismo, el artículo 25 de dicho Reglamento establece que: “El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso” y que: “Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta (…), debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber”. En el caso que nos ocupa, la entidad reclamada no ha acreditado documentalmente haber atendido el derecho de acceso recibido. A este respecto conviene traer a colación la Sentencia del Tribunal Constitucional STC 58/2010, de 4 de octubre, “…, la eficacia de los actos de comunicación procesal realizados a través de cualquier medio técnico se supedita a que quede en las actuaciones constancia fehaciente de la recepción, de su fecha y del contenido de lo comunicado, o lo que es igual, que quede garantizada la autenticidad de la comunicación y de su contenido y quede constancia fehaciente de la remisión y recepción íntegras y del momento en que se hicieron.” En el caso que nos ocupa, la entidad reclamada no ha utilizado para dar respuesta al ejercicio de acceso planteado por el reclamante ningún medio que permita acreditar el envío y la recepción de la contestación a la que legalmente se encuentra obligado (art. 24.5 del Reglamento de la LOPD, antes citado). La obligación general del responsable del fichero para el ejercicio de cualquier derecho es contestar expresamente a la solicitud recibida, estimando o desestimando la petición. Esta obligación de contestación expresa procede incluso cuando no existen datos registrados relativos al solicitante, debiendo el responsable informar específicamente de la inexistencia de datos referentes al interesado en sus ficheros. Por otra parte, no cabe aceptar que la respuesta que corresponda dirigir al reclamante pueda manifestarse con ocasión de un mero trámite administrativo, como es la formulación de alegaciones con motivo del procedimiento de tutela de derechos, iniciado precisamente por no atender debidamente la solicitud en cuestión. Por todo ello procede estimar la reclamación que originó el presente procedimiento de tutela de derechos e instar a la entidad reclamada a que proceda a dar respuesta al reclamante en el sentido expresado durante la tramitación del presente procedimiento, esto es, que no existe en sus ficheros datos personales relativos a las dos menores, utilizando cualquier medio que permita acreditar el cumplimiento del deber de respuesta, es decir, el envío y la recepción de la contestación dada. Dicha comunicación deberá ser dirigida a la dirección que el reclamante consignó en la reclamación presentada ante esta Agencia, siendo la dirección correcta C/ B.B.B., 131, E.E.E. F.F.F.. El resto de las cuestiones planteadas por el reclamante, relativas a otras reclamaciones presentadas en esta Agencia contra otras entidades, quedan fuera del presente procedimiento, que se inició contra la entidad Fundación Mujeres por no haber atendido correctamente el derecho de acceso solicitado, debiéndose dirimir y resolver C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/7 cada una en el procedimiento asignado. Por último, en relación a la cuestión planteada por la entidad reclamada, relativa a la conservación de los datos personales de las menores que ha recibido a través del traslado de la reclamación que interpuso el reclamante ante esta Agencia, Libro de Familia, copia del título de familia numerosa y copia de la sentencia de divorcio, se ha de señalar que las medidas de seguridad para la conservación de dichos datos son las mismas que para la conservación del resto datos personales (nivel de seguridad básico) de conformidad con los arts. 79 y s.s. del RLOPD, ahora bien, si el responsable del fichero considera que dichos datos no son necesarios para atender las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento durante el plazo de prescripción de éstas, podrá proceder a cancelar o destruir dichos documentos. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, El Director de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por D. C.C.C. e instar a la Fundación Mujeres para que, en el plazo de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita a la reclamante certificación en la que se deniegue motivada y fundamentadamente el acceso solicitado, en el sentido expresado durante la tramitación del presente procedimiento, pudiendo incurrir en su defecto en una de las infracciones previstas en el artículo 44 de la LOPD. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a la Fundación Mujeres y a D. C.C.C.. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la LOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/7 dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa (en lo sucesivo LJCA), en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Sin embargo, el responsable del fichero de titularidad pública, de acuerdo con el artículo 44.1 de la LJCA, sólo podrá interponer directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la LJCA, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. José Luis Rodríguez Álvarez. Director de la Agencia Española de Protección de Datos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es