TD-00073-2019

1/7 1037-0419 Expediente Nº: TD/00073/2019 RESOLUCIÓN Nº: R/00217/2019 Vista la reclamación formulada el 3 de agosto de 2018 ante esta Agencia por D. A.A.A. (la parte reclamante), contra UNIT4 BUSINESS SOFTWARE IBÉRICA SAU (la parte reclamada), por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el Título VIII de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 19 de junio de 2018, la parte reclamante ejerció derecho de acceso frente a la parte reclamada con NIF A08147811, sin que su solicitud haya recibido la contestación legalmente establecida. La parte reclamante aporta diversa documentación relativa a la reclamación planteada ante esta Agencia y sobre el ejercicio del derecho ejercitado. Concretamente solicita: “…1. ¿Qué datos, en detalle, tiene sobre mi persona? 2. ¿A qué empresas del grupo Unit4 ha cedido mis datos? 3. ¿A qué empresas externas al grupo Unit4 ha cedido mis datos? 4. ¿En qué ubicaciones, indicando la dirección completa del lugar, están almacenados dichos datos? 5. ¿Qué personas tienen acceso a mis datos personales? Además, solicito que dicha información se me haga llegar en un documento PDF…” Con fecha 19 de junio de 2018, según documentación aportada por la parte reclamante, la parte reclamada responde que han recibido su petición y que le contestaran dentro del plazo establecido. El reclamante manifiesta que a fecha de presentación de esta reclamación no habían recibido respuesta. SEGUNDO: De conformidad con las funciones previstas en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos (RGPD), particularmente las que responden a los principios de transparencia y responsabilidad proactiva por parte del responsable del tratamiento, se le ha requerido que informe a esta Agencia de las acciones que se han llevado a cabo para atender la reclamación planteada. En síntesis, se realizaron las siguientes alegaciones: - C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid El representante/Delegado de Protección de datos del reclamado con fecha 30 de octubre de 2018, manifiesta en las alegaciones formuladas durante la tramitación del presente procedimiento que: www.aepd.es sedeagpd.gob.es 2/7 - Aportan una carta enviada al reclamante con fecha 30 de octubre de 2018, donde muestran su extrañeza por la reclamación presentada ya que, según manifiestan, han estado en contacto desde la entidad reclamada con el reclamante facilitándole lo requerido y dándole explicaciones de lo que quedaba por aportar. “…En fecha 13 de septiembre de 2018 se le convocó a una reunión monográfica para explicarle el proceso interno de respuesta al ejercicio de derecho por parte de cualquier empleado en materia de RGPD y, aprovechando la coincidencia con su cargo como Presidente del Comité de Empresa, se le recordó que la Empresa todavía estaba a la espera de recibir la información pendiente por parte de la representación Legal de los Trabajadores en materia de cumplimiento en el tratamiento de datos personales. Además, durante esa misma reunión, la Empresa le hizo entrega de la tabla informativa de registro del tratamiento de datos de que disponía, incompleta a falta de recibir la información sobre el tratamiento de datos de los empleados por parte del Comité de Empresa para poder darle una respuesta completa, tanto a Ud. Como al resto de empleados…” - Además, aporta una serie de correos electrónicos intercambiados entre diferentes departamentos de la entidad reclamada donde se habla de la organización e implantación en materia de protección de datos. - Se aportan tablas informativas y el proyecto que están llevando a cabo para adaptarse a la nueva normativa europea. - La parte reclamante con fecha 9 de abril de 2019, conocedora de las alegaciones aportadas por la entidad reclamada, presenta las propias en las que después de hacer un resumen cronológico de lo acontecido, pasa a analizar la documentación recibida y lo que queda por recibir. - Se queja el reclamante de que la información no está en un formato útil, que el documento recibido no le permite hacer uso de su derecho de rectificación, por ejemplo dice la parte reclamante, que se le aporta el nombre de las empresas con su DNI, pero no se le muestra el valor numérico para ver si es correcto. - Solicita el reclamante que de las empresas que le han comunicado que tienen sus datos, se le proporcione el NIF, razón social y teléfono. Y, a partir de aquí detalla todo lo que considera tiene que puntualizar la entidad reclamada para cumplir adecuadamente con el derecho solicitado. - A fecha 31 de mayo de 2019, la parte reclamada a presentado alegaciones acreditando haber atendido el derecho. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 3/7 FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el apartado 2 del artículo 56 en relación con el apartado 1

1. f)del artículo 57, ambos del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en lo sucesivo, RGPD); y en el artículo 47 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD). SEGUNDO: El artículo 64.1 de la LOPDGDD, dispone lo siguiente: “1. Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679, se iniciará por acuerdo de admisión a trámite, que se adoptará conforme a lo establecido en el artículo siguiente. En este caso el plazo para resolver el procedimiento será de seis meses a contar desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a trámite. Transcurrido ese plazo, el interesado podrá considerar estimada su reclamación.” TERCERO: El artículo 12 del Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos (RGPD), dispone que: “1. El responsable del tratamiento tomará las medidas oportunas para facilitar al interesado toda información indicada en los artículos 13 y 14, así como cualquier comunicación con arreglo a los artículos 15 a 22 y 34 relativa al tratamiento, en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, en particular cualquier información dirigida específicamente a un niño. La información será facilitada por escrito o por otros medios, inclusive, si procede, por medios electrónicos. Cuando lo solicite el interesado, la información podrá facilitarse verbalmente siempre que se demuestre la identidad del interesado por otros medios. 2. El responsable del tratamiento facilitará al interesado el ejercicio de sus derechos en virtud de los artículos 15 a 22. En los casos a que se refiere el artículo 11, apartado 2, el responsable no se negará a actuar a petición del interesado con el fin de ejercer sus derechos en virtud de los artículos 15 a 22, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al interesado. 3. El responsable del tratamiento facilitará al interesado información relativa a sus actuaciones sobre la base de una solicitud con arreglo a los artículos 15 a 22, y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud. Dicho plazo podrá prorrogarse otros dos meses en caso necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes. El responsable informará al interesado de cualquiera de dichas prórrogas en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud, indicando los motivos de la dilación. Cuando el interesado presente la C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 4/7 solicitud por medios electrónicos, la información se facilitará por medios electrónicos cuando sea posible, a menos que el interesado solicite que se facilite de otro modo. 4. Si el responsable del tratamiento no da curso a la solicitud del interesado, le informará sin dilación, y a más tardar transcurrido un mes de la recepción de la solicitud, de las razones de su no actuación y de la posibilidad de presentar una reclamación ante una autoridad de control y de ejercitar acciones judiciales. 5. La información facilitada en virtud de los artículos 13 y 14 así como toda comunicación y cualquier actuación realizada en virtud de los artículos 15 a 22 y 34 serán a título gratuito. Cuando las solicitudes sean manifiestamente infundadas o excesivas, especialmente debido a su carácter repetitivo, el responsable del tratamiento podrá:
2. a)cobrar un canon razonable en función de los costes administrativos afrontados para facilitar la información o la comunicación o realizar la actuación solicitada, o
3. b)negarse a actuar respecto de la solicitud. El responsable del tratamiento soportará la carga de demostrar el carácter manifiestamente infundado o excesivo de la solicitud. 6. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 11, cuando el responsable del tratamiento tenga dudas razonables en relación con la identidad de la persona física que cursa la solicitud a que se refieren los artículos 15 a 21, podrá solicitar que se facilite la información adicional necesaria para confirmar la identidad del interesado. 7. La información que deberá facilitarse a los interesados en virtud de los artículos 13 y 14 podrá transmitirse en combinación con iconos normalizados que permitan proporcionar de forma fácilmente visible, inteligible y claramente legible una adecuada visión de conjunto del tratamiento previsto. Los iconos que se presenten en formato electrónico serán legibles mecánicamente. 8. La Comisión estará facultada para adoptar actos delegados de conformidad con el artículo 92 a fin de especificar la información que se ha de presentar a través de iconos y los procedimientos para proporcionar iconos normalizados.” CUARTO: El artículo 16 del RGPD dispone que: “1. El interesado tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales y a la siguiente información:
4. a)los fines del tratamiento;
5. b)las categorías de datos personales de que se trate;
6. c)los destinatarios o las categorías de destinatarios a los que se comunicaron o serán comunicados los datos personales, en particular destinatarios en terceros u organizaciones internacionales;
7. d)de ser posible, el plazo previsto de conservación de los datos personales o, de no ser posible, los criterios utilizados para determinar este plazo; C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 5/7
8. e)la existencia del derecho a solicitar del responsable la rectificación o supresión de datos personales o la limitación del tratamiento de datos personales relativos al interesado, o a oponerse a dicho tratamiento;
9. f)el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control;
10. g)cuando los datos personales no se hayan obtenido del interesado, cualquier información disponible sobre su origen;
11. h)la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, a que se refiere el artículo 22, apartados 1 y 4, y, al menos en tales casos, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado. 2. Cuando se transfieran datos personales a un tercer país o a una organización internacional, el interesado tendrá derecho a ser informado de las garantías adecuadas en virtud del artículo 46 relativas a la transferencia. 3. El responsable del tratamiento facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento. El responsable podrá percibir por cualquier otra copia solicitada por el interesado un canon razonable basado en los costes administrativos. Cuando el interesado presente la solicitud por medios electrónicos, y a menos que este solicite que se facilite de otro modo, la información se facilitará en un formato electrónico de uso común. 4. El derecho a obtener copia mencionado en el apartado 3 no afectará negativamente a los derechos y libertades de otros.” QUINTO: El artículo 13 de la LOPDGDD determina lo siguiente: “1. El derecho de acceso del afectado se ejercitará de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 del Reglamento (UE) 2016/679. Cuando el responsable trate una gran cantidad de datos relativos al afectado y este ejercite su derecho de acceso sin especificar si se refiere a todos o a una parte de los datos, el responsable podrá solicitarle, antes de facilitar la información, que el afectado especifique los datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud. 2. El derecho de acceso se entenderá otorgado si el responsable del tratamiento facilitara al afectado un sistema de acceso remoto, directo y seguro a los datos personales que garantice, de modo permanente, el acceso a su totalidad. A tales efectos, la comunicación por el responsable al afectado del modo en que este podrá acceder a dicho sistema bastará para tener por atendida la solicitud de ejercicio del derecho. No obstante, el interesado podrá solicitar del responsable la información referida a los extremos previstos en el artículo 15.1 del Reglamento (UE) 2016/679 que no se incluyese en el sistema de acceso remoto. 3. A los efectos establecidos en el artículo 12.5 del Reglamento (UE) 2016/679 se podrá considerar repetitivo el ejercicio del derecho de acceso en más de una ocasión durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello. 4. Cuando el afectado elija un medio distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, la solicitud será considerada excesiva, por lo que dicho afectado asumirá el exceso de costes que su elección comporte. En este caso, solo C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 6/7 será exigible al responsable del tratamiento la satisfacción del derecho de acceso sin dilaciones indebidas.” SÉPTIMO: Antes de entrar en el fondo de las cuestiones planteadas, hay que señalar que el presente procedimiento se instruye como consecuencia de la denegación de alguno de los derechos regulados por la normativa de protección de datos (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición) y tiene por objeto que se adopten las medidas correspondientes para que las garantías y derechos del afectado queden debidamente restauradas. Por ello, en el presente caso, sólo serán analizadas y valoradas aquellas cuestiones planteadas por la parte reclamante que queden incluidas dentro del objeto del citado procedimiento de reclamaciones en materia de protección de datos. Una vez examinada la documentación obrante en el procedimiento, se observa que las partes a pesar de tener una cercanía profesional, como manifiestan en la documentación presentada, no llegan a un entendimiento y, se presenta reclamación ante esta Agencia por un derecho no atendido. Analizada la documentación, a priori no existe una negativa por la parte reclamada a atender el derecho, incluso habla de que se han reunido para tratar el tema. Sin embargo, la parte reclamante considera insuficiente lo que le han facilitado y reclama más información en su solicitud de acceso. Por un lado, la parte reclamada debe atender el derecho solicitado al margen de las relaciones o reuniones que mantenga con el reclamante y acreditarlo, pero siempre que lo solicitado este dentro de lo recogido en la normativa de protección de datos. Y por otro, el reclamante debe analizar lo solicitado para ver si es excesivo respecto a esta normativa. Así, una vez reciba la respuesta, pueda establecer si el derecho ha sido atendido o le ha resultado incompleto y, comunicar a lo largo del procedimiento de forma clara la parte que falta. En esta reclamación se trasladó a la parte reclamada las alegaciones de la parte reclamante, en ellas mostraba su disconformidad por lo que faltaba para completar su derecho de acceso. El reclamado en estás segundas alegaciones acredita de nuevo haber atendido el derecho y, confirmando la mala relación entre las partes que documentan con detalle los conflictos y falta de entendimiento. En resumen, el reclamado tiene que atender el derecho de acceso solicitado dentro de lo que recoge la normativa de protección de datos y, cualquier otra solicitud al margen de esta normativa, denegarla motivadamente. En el caso que nos ocupa consideramos que el derecho de acceso solicitado respecto a lo recogido en la normativa de protección de datos ha sido atendido pero fuera del plazo establecido. Por todo ello, procede estimar por motivos formales la reclamación que originó el presente procedimiento ya que lo solicitado por el reclamante ha sido atendido pero fuera de plazo. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ESTIMAR por motivos formales, la reclamación formulada por D. A.A.A., contra la entidad UNIT4 BUSINESS SOFTWARE IBÉRICA SAU. No obstante, no C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 7/7 procede la emisión de nueva certificación por parte de dicha entidad, al haberse emitido la respuesta extemporáneamente, sin que se requiera la realización de actuaciones adicionales por parte del responsable. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a D. A.A.A. y a UNIT4 BUSINESS SOFTWARE IBÉRICA SAU. De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 123 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se podrá interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la Disposición Adicional Cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es