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TD-00243-2019

1/8 Expediente Nº: TD/00243/2019 1037-100919 RESOLUCIÓN Nº: R/00558/2019 Vista la reclamación formulada el 12 de marzo de 2019 ante esta Agencia por D. A.A.A., contra LEGALITAS SERVICIOS JURIDICOS, S.L., por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el Título VIII de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: D. A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) ejerció derecho de acceso frente a LEGALITAS SERVICIOS JURIDICOS, S.L. con NIF B85285740 (en adelante, el reclamado), sin que su solicitud haya recibido la contestación legalmente establecida. La parte reclamante aporta diversa documentación relativa a la reclamación planteada ante esta Agencia y sobre el ejercicio del derecho ejercitado. En concreto solicita el acceso a las grabaciones de voz entre la abogada que le representaba y él, así como las grabaciones entre la abogada y el abogado de la parte contraria. SEGUNDO: Con fecha 16 de julio de 2019, de conformidad con el artículo 65.4 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y a los efectos previstos en su artículo 64.2, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acordó admitir a trámite la reclamación presentada por la parte reclamante contra reclamado y se acuerda dar traslado de la reclamación, para que en el plazo de quince días hábiles presente las alegaciones que considere convenientes y se informa a las partes que el máximo para resolver el procedimiento será de seis meses, por lo que se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones: Cabe señalar que, son conocidos por las partes los hechos, alegaciones y demás documentación aportada por los interesados para su defensa, al haberse dado traslado a cada uno de los interesados en este procedimiento y constando todo ello en el expediente que obra en esta Agencia.  El Delegado de Protección de datos del reclamado manifiesta en las alegaciones formuladas durante la tramitación del presente procedimiento que, según los registros obrantes en los sistemas de información que desde octubre de 2018 la parte reclamante es cliente se han realizado 99 consultas jurídicas atendidas por los abogados pudiendo cada una de ellas haber generados varias interacciones con el cliente: llamadas, escritos, etc. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 2/8 Que la recuperación de las llamadas de la parte reclamante con la abogada supondría un proceso gravosísimo ya que sería necesario restaurar el back completo de cada uno de los días en los que hubiese habido una interacción con el cliente y la posterior búsqueda entre ellas a fin de localizar las llamadas, escucharlas y filtrar las correspondientes a las conversaciones con la letrada. Para que se pueda valorar lo ingente de la tarea, constan 1.056 lo que resulta imposible cuantificar el coste económico de los recursos que se disponen. Adicionalmente a lo anterior, no existe obligación legal de grabar y almacenar las grabaciones de llamadas y por motivos de capacidad, no se almacenan todas las llamadas, sino un número de horas de forma aleatoria, lo que supondría agravar más la búsqueda. Que las conversaciones abogado-cliente, están sujetas al secreto profesional y aunque efectivamente se encuentra la voz del cliente, que es un dato personal, la voz de la abogada es también un dato personal de un tercero, así como la voz de las personas que hayan recepcionada la llamada. Que el acceso a las conversaciones mantenidas entre los abogados nada tiene que ver con el derecho de acceso por ser conversaciones entre terceros. Que se denegó el acceso dando las razones por las que no procedía el mismo. Que las conversaciones abogado-cliente están protegidas por el secreto profesional y no son una obligación para el letrado, sino un derecho para este, recogido en el art. 5 del Código Deontológico de la Abogacía Española.  Con fecha 27 de julio de 2019, ésta Agencia a través del Soporte de Notificación por medio de la Carpeta ciudadana, puso a disposición de la parte reclamante las alegaciones presentadas por el responsable y el 26 de julio de 2019 accede a la Notificación Electrónica, para que en el plazo de quince días se remita a esta Agencia las alegaciones que consideren convenientes, sin haber recibido sin haber recibido respuesta por su parte. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el apartado 2 del artículo 56 en relación con el apartado 1

  1. f)del artículo 57, ambos del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en lo sucesivo, RGPD); y en el artículo 47 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD). SEGUNDO: El artículo 64.1 de la LOPDGDD, dispone lo siguiente: “1. Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 3/8 Reglamento (UE) 2016/679, se iniciará por acuerdo de admisión a trámite, que se adoptará conforme a lo establecido en el artículo siguiente. En este caso el plazo para resolver el procedimiento será de seis meses a contar desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a trámite. Transcurrido ese plazo, el interesado podrá considerar estimada su reclamación.” TERCERO: El artículo 12 del Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos (RGPD), dispone que: “1. El responsable del tratamiento tomará las medidas oportunas para facilitar al interesado toda información indicada en los artículos 13 y 14, así como cualquier comunicación con arreglo a los artículos 15 a 22 y 34 relativa al tratamiento, en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, en particular cualquier información dirigida específicamente a un niño. La información será facilitada por escrito o por otros medios, inclusive, si procede, por medios electrónicos. Cuando lo solicite el interesado, la información podrá facilitarse verbalmente siempre que se demuestre la identidad del interesado por otros medios. 2. El responsable del tratamiento facilitará al interesado el ejercicio de sus derechos en virtud de los artículos 15 a 22. En los casos a que se refiere el artículo 11, apartado 2, el responsable no se negará a actuar a petición del interesado con el fin de ejercer sus derechos en virtud de los artículos 15 a 22, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al interesado. 3. El responsable del tratamiento facilitará al interesado información relativa a sus actuaciones sobre la base de una solicitud con arreglo a los artículos 15 a 22, y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud. Dicho plazo podrá prorrogarse otros dos meses en caso necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes. El responsable informará al interesado de cualquiera de dichas prórrogas en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud, indicando los motivos de la dilación. Cuando el interesado presente la solicitud por medios electrónicos, la información se facilitará por medios electrónicos cuando sea posible, a menos que el interesado solicite que se facilite de otro modo. 4. Si el responsable del tratamiento no da curso a la solicitud del interesado, le informará sin dilación, y a más tardar transcurrido un mes de la recepción de la solicitud, de las razones de su no actuación y de la posibilidad de presentar una reclamación ante una autoridad de control y de ejercitar acciones judiciales. 5. La información facilitada en virtud de los artículos 13 y 14 así como toda comunicación y cualquier actuación realizada en virtud de los artículos 15 a 22 y 34 serán a título gratuito. Cuando las solicitudes sean manifiestamente infundadas o excesivas, especialmente debido a su carácter repetitivo, el responsable del tratamiento podrá:
  2. a)cobrar un canon razonable en función de los costes administrativos afrontados para facilitar la información o la comunicación o realizar la actuación solicitada, o
  3. b)negarse a actuar respecto de la solicitud. El responsable del tratamiento soportará la carga de demostrar el carácter manifiestamente infundado o excesivo de la solicitud. 6. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 11, cuando el responsable del tratamiento tenga dudas razonables en relación con la identidad de la persona física C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 4/8 que cursa la solicitud a que se refieren los artículos 15 a 21, podrá solicitar que se facilite la información adicional necesaria para confirmar la identidad del interesado. 7. La información que deberá facilitarse a los interesados en virtud de los artículos 13 y 14 podrá transmitirse en combinación con iconos normalizados que permitan proporcionar de forma fácilmente visible, inteligible y claramente legible una adecuada visión de conjunto del tratamiento previsto. Los iconos que se presenten en formato electrónico serán legibles mecánicamente. 8. La Comisión estará facultada para adoptar actos delegados de conformidad con el artículo 92 a fin de especificar la información que se ha de presentar a través de iconos y los procedimientos para proporcionar iconos normalizados.” CUARTO: El artículo 15 del RGPD dispone que: “1. El interesado tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales y a la siguiente información:
  4. a)los fines del tratamiento;
  5. b)las categorías de datos personales de que se trate;
  6. c)los destinatarios o las categorías de destinatarios a los que se comunicaron o serán comunicados los datos personales, en particular destinatarios en terceros u organizaciones internacionales;
  7. d)de ser posible, el plazo previsto de conservación de los datos personales o, de no ser posible, los criterios utilizados para determinar este plazo;
  8. e)la existencia del derecho a solicitar del responsable la rectificación o supresión de datos personales o la limitación del tratamiento de datos personales relativos al interesado, o a oponerse a dicho tratamiento;
  9. f)el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control;
  10. g)cuando los datos personales no se hayan obtenido del interesado, cualquier información disponible sobre su origen;
  11. h)la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, a que se refiere el artículo 22, apartados 1 y 4, y, al menos en tales casos, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado. 2. Cuando se transfieran datos personales a un tercer país o a una organización internacional, el interesado tendrá derecho a ser informado de las garantías adecuadas en virtud del artículo 46 relativas a la transferencia. 3. El responsable del tratamiento facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento. El responsable podrá percibir por cualquier otra copia solicitada por el interesado un canon razonable basado en los costes administrativos. Cuando el interesado presente la solicitud por medios electrónicos, y a menos que este solicite que se facilite de otro modo, la información se facilitará en un formato electrónico de uso común. 4. El derecho a obtener copia mencionado en el apartado 3 no afectará negativamente a los derechos y libertades de otros.” QUINTO: El artículo 13 de la LOPDGDD determina lo siguiente: “1. El derecho de acceso del afectado se ejercitará de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 del Reglamento (UE) 2016/679. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 5/8 Cuando el responsable trate una gran cantidad de datos relativos al afectado y este ejercite su derecho de acceso sin especificar si se refiere a todos o a una parte de los datos, el responsable podrá solicitarle, antes de facilitar la información, que el afectado especifique los datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud. 2. El derecho de acceso se entenderá otorgado si el responsable del tratamiento facilitara al afectado un sistema de acceso remoto, directo y seguro a los datos personales que garantice, de modo permanente, el acceso a su totalidad. A tales efectos, la comunicación por el responsable al afectado del modo en que este podrá acceder a dicho sistema bastará para tener por atendida la solicitud de ejercicio del derecho. No obstante, el interesado podrá solicitar del responsable la información referida a los extremos previstos en el artículo 15.1 del Reglamento (UE) 2016/679 que no se incluyese en el sistema de acceso remoto. 3. A los efectos establecidos en el artículo 12.5 del Reglamento (UE) 2016/679 se podrá considerar repetitivo el ejercicio del derecho de acceso en más de una ocasión durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello. 4. Cuando el afectado elija un medio distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, la solicitud será considerada excesiva, por lo que dicho afectado asumirá el exceso de costes que su elección comporte. En este caso, solo será exigible al responsable del tratamiento la satisfacción del derecho de acceso sin dilaciones indebidas.” SEXTO: Los apartados 1) y 2) del artículo 4 del RGPD, que trata sobre las definiciones, señalan: “1) «datos personales»: toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona; 2) «tratamiento»: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción;” SÉPTIMO: Antes de entrar en el fondo del asunto, esto es, si procede o no el acceso solicitado, hay que señalar que, conforme a lo establecido en los apartados 1 y 2 del art. 4 del RGPD anteriormente trascrito, la voz se considera como dato personal. Por ello, en principio, la parte reclamante tendría derecho a que se le facilitasen esas grabaciones, al amparo de la normativa de protección de datos. Sin embargo, dichas grabaciones pueden contener, además de sus datos, información relativa a terceras personas que no le podría ser comunicada, ya que, en caso contrario, podría constituir una cesión de datos sin consentimiento. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 6/8 En este sentido, se ha de considerar que la voz es una característica peculiar e individual de cada persona que la hace identificable, por lo tanto, es un dato de carácter personal. En consecuencia, el derecho de acceso a la grabación de su voz solicitado por la parte reclamante sí está amparado por la normativa vigente en materia de protección de datos, facilitando la copia de la grabación solicitada a la parte reclamante o, en su defecto, transcripción de su contenido. Examinada la documentación se observa que, la parte reclamante ejercitó su derecho de acceso a las grabaciones de voz entre la abogada que le representaba y él, así como las grabaciones entre la abogada y el abogado de la parte contraria, y el reclamado deniega la solicitud dentro del plazo establecido, donde le comunican que, las grabaciones que se hacen son por cuestiones de calidad, pero ni todas son grabadas ni conservadas. También le comunican que el derecho de acceso no reconoce los datos de terceros. La parte reclamante no estando conforme con la respuesta del reclamado, mediante una reclamación tramitada ante la OMIC del Ayuntamiento de Cabra plantea una reclamación por no haber sido atendido debidamente el acceso. El reclamado durante la tramitación de este procedimiento contesta nueva mente al derecho de acceso donde le facilitan los datos personales que son objeto del tratamiento y las finalidades, sin embargo, vuelven a denegar las grabaciones por suponer un coste desproporcionado, por solicitar datos de terceros y por motivos de secreto profesional. En el supuesto aquí analizado, en relación con la solicitud del reclamante de que se le faciliten las grabaciones de voz que mantuvieron los letrados, hay que señalar que, conforme a la normativa en protección de datos, la parte reclamante sólo puede solicitar el acceso a sus propios datos personales que son objeto del tratamiento, o de aquellas personas cuya representación ostente. En relación con la solicitud de acceso a las grabaciones de voz que la parte reclamante mantuvo con la letrada, cabe señalar que el derecho de acceso no fue debidamente atendido, pues si se considera que es elevado el coste por llevar a cabo la recopilación de las grabaciones de voz por tener registrado un número elevado de llamadas relativas a la parte reclamante y este no especifique a que parte se refiere (en este caso a las grabaciones de voz), el reclamado debería haber solicitado al afectado que especificara la fecha y hora de las grabaciones a las que se refiere, y si manifiestamente infundada o excesiva, se podrá proponer la asunción de los costes o denegar la petición. En cuanto a que es prácticamente imposible acceder a las grabaciones de voz por las herramientas que disponen para su custodia o almacenamiento, cabe señalar que, los tratamientos de datos son únicamente los necesarios para las relaciones contractuales o para la prestación de servicios, y los tratamientos en los que se utilizan datos de carácter personal el fichero debe estar debidamente estructurado y accesible con criterios determinados y herramientas adecuadas, ya sean centralizados o descentralizados, pero de forma funcional para poder consultar, modificar, difundir, etc., por lo tanto, deberán adoptar las herramientas adecuadas y eficientes para que el almacenamiento de los datos de carácter persona no imposibilite o dificulte el acceso. Por otro lado, en relación a que no se puede facilitar el derecho de acceso a las grabaciones de voz por estar sujetas al secreto profesional entre abogado y cliente, C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 7/8 este consiste en que el letrado debe respetar la intimidad de su cliente y no declarar en su contra y le confiere el derecho a guardar secreto de todos los hechos o informaciones que se dispongan de él, pero el derecho de acceso a las grabaciones de voz entre la parte reclamante y su abogado no vulneraría dicha norma, dado que es el acceso a sus propios datos, no se puede limitar dicho acceso de las grabaciones de voz o en su defecto la transcripción de su contenido. Por consiguiente, procede estimar la reclamación que originó el presente procedimiento, teniendo derecho el reclamante de acceder a las grabaciones solicitadas. No obstante, dado que el número de llamadas efectuadas podría superar las 1000, hay que tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 12.5 del RGPD, que establece lo siguiente: 5. La información facilitada en virtud de los artículos 13 y 14 así como toda comunicación y cualquier actuación realizada en virtud de los artículos 15 a 22 y 34 serán a título gratuito. Cuando las solicitudes sean manifiestamente infundadas o excesivas, especialmente debido a su carácter repetitivo, el responsable del tratamiento podrá:
  12. a)cobrar un canon razonable en función de los costes administrativos afrontados para facilitar la información o la comunicación o realizar la actuación solicitada, o
  13. b)negarse a actuar respecto de la solicitud. El responsable del tratamiento soportará la carga de demostrar el carácter manifiestamente infundado o excesivo de la solicitud. LEGALITAS podrá optar por alguna de las opciones indicadas. El resto de las cuestiones planteadas por las partes, no resultan de la competencia de esta Agencia, debiéndose dirimir y resolver por las instancias correspondientes. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por D. A.A.A. e instar a LEGALITAS SERVICIOS JURIDICOS, S.L. con NIF B85285740, para que, en el plazo de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita a la parte reclamante certificación dando en la que haga constar que ha atendido el derecho de acceso ejercido por este conforme a lo señalado en el cuerpo de esta resolución. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. El incumplimiento de esta resolución podría comportar la comisión de la infracción considerada en el artículo 72.1.
  14. m)de la LOPDGDD, que se sancionará, de acuerdo con el art. 58.2 del RGPD. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 8/8 SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a D. A.A.A. y a LEGALITAS SERVICIOS JURIDICOS, S.L.. De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al art. 48.6 de la LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la referida Ley. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es

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