TD-00381-2014

1/6 Procedimiento Nº: TD/00381/2014 RESOLUCIÓN Nº.: R/00603/2014 En fecha 30 de enero de 2014, tuvo entrada en esta Agencia reclamación de Dª. A.A.A. contra la entidad BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso, y en base a los siguientes, HECHOS PRIMERO: Con fechas 29 de agosto y 5 de noviembre de de 2013, Dª. A.A.A. (en lo sucesivo, la reclamante) solicitó la devolución de toda la documentación clínica relativa a su persona que obre en poder de la entidad BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA (en lo sucesivo, BIBLIOTECA NACIONAL), tanto originales como copias, y sea cual sea el soporte en que se encuentre. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.d) en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 15 de la LOPD, relativo al derecho de acceso, dispone: “

1. El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos.
2. La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/6
3. El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes.” CUARTO: El artículo 27 del RLOPD, relativo al derecho de acceso, dispone: “
4. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se esté realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos.
5. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una relación de todos ellos.
6. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.” QUINTO: El artículo 18 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la Autonomía del Paciente y de Derechos y Obligaciones en Materia de Información y Documentación Clínica (en lo sucesivo LAP), cuyo tenor literal expresa: “
7. El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos.
8. El derecho de acceso del paciente a la historia clínica puede ejercerse también por representación debidamente acreditada.
9. El derecho de acceso del paciente a la documentación de la historia clínica no puede ejercitarse en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, ni en perjuicio del derecho de los profesionales participantes en su elaboración, los cuales pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas. (…).” SEXTO: El artículo 16 de la LOPD dispone que: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/6 “
10. El responsable del tratamiento tendrá la obligación de hacer efectivo el derecho de rectificación o cancelación del interesado en el plazo de diez días.
11. Serán rectificados o cancelados, en su caso, los datos de carácter personal cuyo tratamiento no se ajuste a lo dispuesto en la presente Ley y, en particular, cuando tales datos resulten inexactos o incompletos.
12. La cancelación dará lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas. Cumplido el citado plazo deberá procederse a la supresión.
13. Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido comunicados previamente, el responsable del tratamiento deberá notificar la rectificación o cancelación efectuada a quien se hayan comunicado, en el caso de que se mantenga el tratamiento por este último, que deberá también proceder a la cancelación .
14. Los datos de carácter personal deberán ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre la persona o entidad responsable del tratamiento y el interesado”. SÉPTIMO: En el supuesto aquí analizado, ha quedado acreditado que la reclamante solicitó la devolución de toda la documentación clínica relativa a su persona que obra en poder de la entidad BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA, tanto originales como copias, y sea cual sea el soporte en que se encuentre, ahora bien, sus pretensiones no se encuentran amparadas en la normativa de protección de datos ni en la reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica ni en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. En primer lugar, en cuanto a la devolución de la historia clínica aportada, se ha de poner de manifiesto que dicha pretensión no es posible en virtud de las normativas arriba señaladas. El artículo 18 de la LAP, determina que “El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella”. Por su parte, el artículo 37 de la LRJPAC, relativo a derecho de acceso a la información pública, señala que “Los ciudadanos tienen derecho a acceder a la información pública, archivos y registros en los términos y con las condiciones establecidas en la Constitución, en la Ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y demás leyes que resulten de aplicación.” En este sentido, el artículo 15 de la LOPD, relativo al derecho de acceso, dispone: “el interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento…” y que “la información podrá C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/6 obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia…”. Tal como establece el artículo 15 de la LOPD anteriormente citado, el derecho de acceso es el derecho del interesado a obtener información de sus propios datos personales, ahora bien, dicho derecho no contempla la devolución de documentos concretos. En consecuencia, no procede la pretensión de la reclamante, esto es, la devolución de la documentación clínica relativa a su persona entregada a la entidad reclamada, en la que prestaba servicio como funcionaria, y que fue entregada, entre otras, para la tramitación de un expediente administrativo de solicitud de pensión extraordinaria por accidente en acto de servicio, puesto que no lo contempla la normativa aplicable. En segundo lugar, se hace mención al artículo 33.1 del RLOPD, relativo a la denegación de los derechos de rectificación y cancelación, que dice: “La cancelación no procederá cuando los datos de carácter personal deban ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre la persona o entidad responsable del tratamiento y el interesado que justificaron el tratamiento de los datos”. Asimismo, el artículo 16.2 de la LOPD dispone que: “Serán rectificados o cancelados, en su caso, los datos de carácter personal cuyo tratamiento no se ajuste a lo dispuesto en la presente Ley y, en particular, cuando tales datos resulten inexactos o incompletos.” Por otra parte, se ha de señalar que la BIBLIOTECA NACIONAL dio respuesta a la reclamante a través de sendos escritos de fechas 12 de noviembre y 11 de diciembre de 2013, por medio de los cuales informó a la reclamante de la improcedencia de su solicitud, esto es, que no procede la devolución de los documentos que conforman un expediente administrativo, puesto que son necesarios para resolverlo, así como su custodia para posibles futuras impugnaciones. No obstante, en este supuesto concreto no cabría la cancelación lo que se señalará a continuación. En consecuencia, la devolución de documentos, además de no estar contemplada en la normativa de protección de datos, no procede ya que los datos de carácter personal deben ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables. Y en el caso de que se pretendiera la cancelación, esta daría lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas. Cumplido el citado plazo deberá procederse a la supresión. En tercer lugar, debe tenerse en cuenta que los documentos que la reclamante solicita forman parte de diversos expedientes administrativos, entre otros, de solicitud de pensión extraordinaria por accidente en acto de servicio, que fue resuelto a su favor. En este caso, deberá considerarse lo dispuesto en el Real Decreto 1164/2002, C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/6 de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos. El artículo 3 del citado Real Decreto 1164/2002, establece que “En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos de la Administración General del Estado o de sus Organismos públicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación”. Así, teniendo en cuenta que los documentos sobre los que la reclamante solicita su devolución forman parte de un expediente administrativo, que tienen un valor probatorio indiscutible del motivo que originó la estimación de su solicitud de pensión extraordinaria, se considera procedente la aplicación de este precepto para motivar la negativa a dicha devolución. Además, desde el punto de vista de la protección de datos, la Sentencia de la Audiencia Nacional, de fecha 02/02/05, ha señalado la compatibilidad de este derecho y de la necesaria conservación de los expedientes administrativos, al establecer la siguiente doctrina: “...la integridad del expediente administrativo tiene una enorme importancia en cuanto garantía de que las Administraciones Públicas se ajustan a los principios previstos en el artículo 103 de la Constitución Española y artículo 4 de la Ley 30/1992, permitiendo, en su caso, el posterior control jurisdiccional de la actuación de las citadas Administraciones Públicas… La exigencia de conservación de los expedientes administrativos, que se recogen en el archivo correspondiente, no choca con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley Orgánica 15/1999… dispone en su apartado 5º que << los datos de carácter personal deberán ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables>>…Por otra parte, los datos personales que forman parte del expediente administrativo se encuentran sometidos a cautelas, dado su carácter personal, frente al derecho de otros ciudadanos al acceso a archivos y registros. En efecto, el artículo 37 de la Ley 30/1992…establece en su apartado 2) que << el acceso a los documentos –que formen parte de un expediente administrativo- que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrán exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo…>>. Es decir, el expediente administrativo se encuentra amparado en cuanto a su acceso, por las garantías y limitaciones establecidas en dicho precepto”. (El subrayado es de la Agencia Española de Protección de Datos). Por último, hay que señalar que la BNE, al igual que cualquier entidad pública o privada que sea responsable de un fichero que contenga datos personales, tiene la obligación de mantener la confidencialidad sobre dichos datos e incorporar las medidas de seguridad adecuadas al tipo de datos que contenga. Por todo ello, procede inadmitir la reclamación que originó el presente procedimiento de tutela de derechos. El resto de las cuestiones planteadas no resultan de la competencia de esta C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/6 Agencia, debiéndose dirimir y resolver por las instancias correspondientes, o bien, quedan fuera del objeto del procedimiento de tutela de derechos. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, El Director de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: INAMITIR la reclamación formulada por Dª. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA. A.A.A. contra la entidad SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a Dª. A.A.A.. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la LOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa (en lo sucesivo LJCA), en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. José Luis Rodríguez Álvarez. Director de la Agencia Española de Protección de Datos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es