1/6 Expediente Nº: TD/00739/2016 RESOLUCIÓN Nº: R/02291/2016 Vista la reclamación formulada el 31 de marzo de 2016, ante esta Agencia, por Dña. B.B.B., contra la entidad MEANA GREEN MAURA Y ASOCIADOS, S.L.P., por no haber sido debidamente atendido su derecho de cancelación. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, se han constatado los siguientes, HECHOS PRIMERO: Con fecha 30 de marzo de 2016, Dña. B.B.B. (en lo sucesivo, la reclamante) ejercitó el derecho de cancelación de sus datos personales ante la entidad MEANA GREEN MAURA Y ASOCIADOS, S.L.P. SEGUNDO: En fecha 30 de marzo de 2016, la entidad MEANA GREEN MAURA Y ASOCIADOS, S.L.P. contestó a la solicitud de la reclamante, manifestando que la dirección de correo electrónico corporativo, que utilizaba como empleada, era en todo momento y es, titularidad de la empresa, que la gestión de la misma es competencia de la empresa exclusivamente, y que la cuenta como tal se canceló en su momento y se generó una dirección de reenvío para poder recibir notificaciones en los asuntos que solía llevar. TERCERO: Con fecha 31 de marzo de 2016, Dña. B.B.B. formuló reclamación, ante esta Agencia, contra la entidad MEANA GREEN MAURA Y ASOCIADOS, S.L.P., por no haber sido debidamente atendido su derecho de cancelación. CUARTO: Trasladadas sucesivamente la reclamación y los escritos de descargos que se produjeron en la tramitación de este expediente, y por lo que a efectos de la resolución de la presente reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones: • Por parte de la entidad MEANA GREEN MAURA Y ASOCIADOS, S.L.P. se pone de manifiesto que en fecha 10/09/2015 procedió a eliminar con carácter definitivo la dirección de correo electrónico A.A.A.. Acreditado mediante comunicación realizada por el servicio de soporte técnico de “Google for Work”: “Tal y como te he confirmado durante la llamada según nuestros registros el usuario A.A.A. fue eliminado el 10-Sep-2015 10:10:46 UCT y purgado de nuestros sistemas definitivamente el 10-Oct-2015 112:48:41 UCT.” Que en la misma fecha se procedió a crear un alias del correo electrónico A.A.A., o lo que es lo mismo, una imagen o fachada virtual del anterior y ya C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/6 eliminado correo electrónico que procedería redirigir a las cuentas de correo electrónico de los socios y titulares del despacho cualquier correo electrónico que fuese dirigido a la dirección eliminada. Que habiendo quedado perfectamente claro que el correo electrónico es un medio propiedad de la empresa y que ésta tiene perfecto legítimo derecho de controlar, no puede exigirse por parte de la denunciante la cancelación del alias o re-direccionamiento de las comunicaciones. Que se procedió como ha sido indicado a la cancelación del correo electrónico así como de los datos personales vinculados al mismo 6 meses antes de la petición. Que la empresa a través del alias simplemente está ejercitando sus legítimas competencias y protegiendo los legítimos derechos de sus clientes y otros terceros. Que resulta vacía de contenido la solicitud de la denunciante en lo que respecta a la cancelación de la cuenta de correo electrónico e indudablemente legitimada la entidad para la creación del mencionado alias o fachada virtual en protección de sus legítimos intereses y los de sus clientes. • La reclamante alega que al seguir recibiendo la empresa las comunicaciones dirigidas a dicha dirección, existe un acceso por parte de la misma a datos personales. Que la empresa decidió no cancelar inmediatamente la cuenta de correo electrónico que llevaba su inicial y su apellido, a la terminación del contrato. Tal cancelación no se produjo hasta 22 días después del cese. Que ni siquiera la eliminó de forma completa. Tras realizar la cancelación, la denunciada ha creado o contratado un “alias”. Por consiguiente, la dirección sigue siendo válida como “ALIAS”. “Un alias de correo electrónico es una dirección alternativa que hace referencia a la cuenta de Gmail de un usuario. El correo enviado a la dirección principal del usuario (la que creaste para su cuenta de Google Apps), así como a cualquier alias de correo que añadas, se mostrará en la misma bandeja de entrada de Gmail del usuario”. Que se solicitó la cancelación de la cuenta al apercibirse de que, transcurridos 7 meses desde la terminación del contrato, la cuenta seguía activa. Cuando se escribía un correo electrónico a la misma éste no se devolvía rebotado con un aviso de que la cuenta estaba cancelada o que la cuenta era inexistente. Que dada la negativa, se recordó a la empresa que la dirección A.A.A., ya fuera cuenta de correo o alias o re-direccionamiento, lleva aparejada datos personales y es susceptible de dar acceso a la empresa a información privada y personal y debía cancelarse. Aún así, la empresa se negó a cancelarla. Que no le constaba si la cuenta estaba realmente cancelada o no, puesto que el efecto del redireccionamiento es el mismo que el de la no cancelación de la cuenta: las comunicaciones intencionadas a su persona se siguen recibiendo en su ausencia por la empresa. No se recibe un mensaje de tipo “esta cuenta está cancelada” o “este empleado ya no trabaja para a empresa, por favor, diríjanse a este otro correo electrónico”. Que “alias” o “cuenta”, la empresa sigue utilizando datos personales que no son de su propiedad, ya que la cuenta o el alias puede que lo hayan contratado ellos pero el nombre es suyo. Que a fecha actual, la empresa sigue usando la dirección A.A.A. como alias o redireccionamiento y recibiendo las comunicaciones dirigidas a dicha dirección C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/6 en otra cuenta de la empresa. Que el correo electrónico de empresa se facilita para desarrollar funciones laborales. No existe justificación alguna para seguir manteniendo una cuenta de correo cuando dichas funciones han cesado. Aunque la cuenta de correo pudiera ser titularidad de la empresa, los datos personales utilizados para designar la cuenta son del trabajador y éste tiene derecho a cancelarlos. Que determinada la titularidad de la empresa sobre la cuenta de correo electrónico, con su eliminación definitiva o “purga”, no existe justificación para usar sus datos personales para la creación de un “alias”. Que con independencia de si la empresa tenía o no derecho a controlar la cuenta de correo electrónico durante la existencia de la relación laboral, esto no elimina el derecho que tiene la persona física a la que identifica a exigir la cancelación de la dirección una vez terminada dicha relación laboral. Que una vez se ha cancelado la cuenta, no existe justificación alguna para usar esos datos personales para crear un alias cuando ya ha concluido la relación laboral. Que una vez extinguida la relación laboral, la empresa no tenía derecho alguno a usar sus datos personales (inicial y apellido) para generar una cuenta de redireccionamiento o “alias” a la cancelación de la cuenta de correo, estando como denunciante legitimada a solicitar la cancelación y el cese del uso de los mismos. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.
- d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD, señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 16 de la LOPD, dispone: “1. El responsable del tratamiento tendrá la obligación de hacer efectivo el derecho de rectificación o cancelación del interesado en el plazo de diez días. 2. Serán rectificados o cancelados, en su caso, los datos de carácter personal cuyo tratamiento no se ajuste a lo dispuesto en la presente Ley y, en particular, cuando tales datos resulten inexactos o incompletos. 3. La cancelación dará lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas. Cumplido el citado plazo deberá procederse a la supresión. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/6 4. Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido comunicados previamente, el responsable del tratamiento deberá notificar la rectificación o cancelación efectuada a quien se hayan comunicado, en el caso de que se mantenga el tratamiento por este último, que deberá también proceder a la cancelación. 5. Los datos de carácter personal deberán ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre la persona o entidad responsable del tratamiento y el interesado.” CUARTO: El artículo 32.2 y 3 del Reglamento de desarrollo de la LOPD, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, establece: “2. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de rectificación o cancelación en el plazo máximo de diez días a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal del afectado deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo. 3. Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido cedidos previamente, el responsable del fichero deberá comunicar la rectificación o cancelación efectuada al cesionario, en idéntico plazo, para que éste, también en el plazo de diez días contados desde la recepción de dicha comunicación, proceda, asimismo, a rectificar o cancelar los datos. La rectificación o cancelación efectuada por el cesionario no requerirá comunicación alguna al interesado, sin perjuicio del ejercicio de los derechos por parte de los interesados reconocidos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.” QUINTO: El artículo 25 del Reglamento de la LOPD, determina: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
- a)
- b)
- c)
- d)C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos. Petición en que se concreta la solicitud. Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante. Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/6 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” SEXTO: En el supuesto aquí analizado, ha quedado acreditado que la reclamante ejercitó su derecho de cancelación ante la entidad demandada, y que, trascurrido el plazo establecido conforme a las normas antes señaladas, su solicitud no obtuvo la respuesta legalmente exigible. En este sentido, es preciso señalar que la entidad no indica, ni en la contestación a la reclamante ni en sus alegaciones, que haya incorporado un aviso, para el remitente de un correo enviado a la dirección electrónica asignada a la reclamante cuando trabajaba en dicha entidad, en el que conste que ha creado una nueva dirección de correo electrónico a la que dirigirse, ni un aviso a los remitentes para que utilicen la nueva dirección de contacto. Asimismo, dado el tiempo transcurrido desde el cese de la reclamante en su puesto de trabajo, no se ha justificado motivadamente el mantenimiento del alias para la recepción de los correos electrónicos remitidos a esa dirección. Por otra parte, conviene mencionar que, desde el momento en que la reclamante ha cesado en su puesto de trabajo, la entidad no puede acceder a los correos personales remitidos a dicha dirección de correo electrónico. A la vista de lo expuesto, procede estimar la presente reclamación de Tutela de Derechos. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, La Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/6 PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por Dña. B.B.B. e instar a la entidad MEANA GREEN MAURA Y ASOCIADOS, S.L.P. para que, en el plazo de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita a la reclamante certificación en la que se haga constar que ha atendido el derecho de cancelación ejercido por ésta, o deniegue motivada y fundadamente la cancelación solicitada, pudiendo incurrir en su defecto en una de las infracciones previstas en el artículo 44 de la LOPD. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a Dña. B.B.B. y a la entidad MEANA GREEN MAURA Y ASOCIADOS, S.L.P. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del reglamento de desarrollo de la LOPD aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa (en lo sucesivo LJCA), en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es