TD-00818-2013

1/6 Procedimiento Nº: TD/00818/2013 RESOLUCIÓN Nº.: R/02102/2013 Vista la reclamación formulada por Dª A.A.A. contra I.E.S. "XXXXXXXXXX", con fecha de entrada en esta Agencia de 2 de abril de 2013, por no haber sido atendido debidamente su derecho de acceso. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en lo sucesivo, RLOPD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 05 de septiembre de 2012 Dª A.A.A. (en lo sucesivo, la reclamante) remitió un escrito a I.E.S. "XXXXXXXXXX" (en lo sucesivo, el Instituto) ejercitando el derecho de acceso a sus datos personales. SEGUNDO: Una vez examinada la documentación aportada con la reclamación, se observa que la misma debe ser subsanada, por lo que mediante escrito de fecha 17 de mayo de 2013, recibido por la reclamante con fecha 27 de mayo, se le solicitó “Acreditación de la recepción del ejercicio del derecho ante el responsable del fichero.” TERCERO: Con fecha 30 de mayo de 2013 tuvo entrada en esta Agencia la documentación requerida a la reclamante. Cabe señalar, que de acuerdo con el artículo 42.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (en lo sucesivo, LRJPAC), el transcurso del plazo máximo legal para resolver el procedimiento de tutela de derechos y notificar la resolución (seis meses) se verá suspendido por el tiempo que medie entre la notificación del requerimiento y su efectivo cumplimiento por el destinatario. En el presente caso, el cumplimiento final de la subsanación se efectuó en fecha 30 de mayo de 2013, por lo que a partir de esa fecha volverá a comenzar el cómputo del plazo para la resolución del citado procedimiento. CUARTO: Trasladadas sucesivamente la reclamación y los escritos de descargos que se produjeron en la tramitación del presente expediente, y por lo que a efectos de la resolución de la presente reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones:  El Instituto señaló que el día 24 de septiembre de 2012, y dentro del plazo para el envío de la documentación requerida por la reclamante, el padre y una representante legal de la solicitante se personaron en las oficinas del centro C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/6 educativo para que se les entregara la documentación de forma urgente para que la reclamante pudiese matricularse en otro centro. Por ello, el día 25 de septiembre de 2012 se les entregó en mano a los representantes “(…) toda la documentación académica que el sistema de gestión de centro genera”. La documentación entregada consistía en certificados académicos y documentos relativos al historial de la reclamante. Manifiesta que la solicitud presentada no especifica de qué forma optaba por recibir toda su documentación, por lo que hay que considera válida la entrega en mano realizada.  La reclamante indica que “(…) no se me ha facilitado ni en mano ni por otro medio la información solicitada”. “Junto al presente escrito acompañan relación de mis notas académicas… ¿acaso eso lo consideran expediente académico? Eso son simplemente las calificaciones puntuales y nada más.” FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.

1. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 15 de la LOPD dispone que “1. El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos 2. La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. 3. El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes. ” CUARTO: El artículo 27 del RLOPD regula el derecho de acceso en los siguientes términos: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/6 "1. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se está realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. 2. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una realización una relación de todos ellos. 3. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." QUINTO: El artículo 29 del RLOPD dispone lo siguiente: “1. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo 2. Si la solicitud fuera estimada y el responsable no acompañase a su comunicación la información a la que se refiere el artículo 27.1, el acceso se hará efectivo durante los diez días siguientes a dicha comunicación. 3. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos". SEXTO: El artículo 25 del RLOPD determina: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/6
2. a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
3. b)Petición en que se concreta la solicitud.
4. c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
5. d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” SÉPTIMO: El artículo 24.5 del RLOPD dispone que: “5. El responsable del fichero o tratamiento deberá atender la solicitud de acceso, rectificación, cancelación u oposición ejercida por el afectado aún cuando el mismo no hubiese utilizado el procedimiento establecido específicamente al efecto por aquél, siempre que el interesado haya utilizado un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud, y que ésta contenga los elementos referidos en el párrafo 1 del artículo siguiente.” OCTAVO: En el supuesto aquí analizado ha quedado acreditado que la reclamante remitió un escrito al Instituto solicitando el acceso a sus datos personales y que se le remitiese por correo la información. Durante la tramitación del presente procedimiento, el Instituto ha manifestado que, a petición del padre y de una representante de la reclamante, les fue entregada en mano la documentación académica de le ésta. La reclamante ha indicado no haber recibido la información solicitada manifestando, además, que “Junto al presente escrito acompañan relación de mis notas académicas… ¿acaso eso lo consideran expediente C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/6 académico? Eso son simplemente las calificaciones puntuales y nada más.” Examinada la documentación aportada por ambas partes se desprende que la pretensión de la reclamante es la obtención de su expediente académico. El derecho de acceso es uno de los derechos que la LOPD reconoce a los ciudadanos para que puedan defender su privacidad controlando por sí mismo el uso que se hace de sus datos personales, y se encuentra regulado en el Título III de la LOPD --art. 15—y en el Título III del RLOPD., El derecho de acceso concede al interesado la posibilidad de comprobar si se dispone información sobre uno mismo y conocer el origen del que procede, la existencia y finalidad con la que se conserva. Así, el derecho de acceso previsto en la LOPD consiste en obtener información de los datos personales de base registrados en los términos indicados en el artículo 29.3 anteriormente trascrito, pero no ampara el acceso a documentos concretos. Ello con independencia de que otra normativa ampare la obtención de dicha documentación, como podría ser, en este caso, entre otras, la de educación. Las reclamaciones en estos supuestos se deberán dirigir a las instancias correspondientes, no siendo competencia de esta Agencia su análisis y valoración. En consecuencia, en el presente expediente se analiza únicamente el derecho de acceso a los datos personales de la reclamante, y no de su expediente académico. En cuanto a las manifestaciones del Instituto sobre la manera que entregar la información, en el escrito de ejercicio de acceso se indica que se le remitiese por correo. No obstante, la entrega en mano de la misma podría aceptarse como atención del citado derecho. Sin embargo, no se ha aportado prueba documental alguna que permita considerar que se ha efectuado dicha entrega y no queda suficientemente acreditado que el Instituto haya facilitado el acceso a los datos de base personales de la reclamante tal como establecen los artículos 25.5 y 29 de la LOPD transcritos. Por ello, procede estimar la presente reclamación de Tutela de Derechos. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, El Director de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por Dª A.A.A. e instar a I.E.S. "XXXXXXXXXX" para que, en el plazo de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita a la reclamante certificación en la que se facilite el acceso a los datos de base, o acredite la cumplimentación del deber de respuesta del artículo 25.5 del RLOPD, pudiendo incurrir en su defecto en una de las infracciones previstas en el artículo 44 de la LOPD. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a Dª A.A.A. y a I.E.S. "XXXXXXXXXX". De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/6 en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del RLOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la LRJPAC los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción ContenciosoAdministrativa (en lo sucesivo LJCA), en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Sin embargo, el responsable del fichero de titularidad pública, de acuerdo con el artículo 44.1 de la LJCA, sólo podrá interponer directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la LJCA, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. José Luis Rodríguez Álvarez Director de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es