TD-00881-2015

1/12 Procedimiento Nº: TD/00881/2015 RESOLUCIÓN Nº.: R/02768/2015 Vista la reclamación formulada el 13 de mayo de 2015, ante esta Agencia por D. A.A.A. (Representante de D. B.B.B.), contra la ASOCIACIÓN DEL COLEGIO ALEMÁN DE MADRID, por no haber sido debidamente atendido el derecho de acceso a los datos de carácter personal y salud de su hijo menor de edad, D. B.B.B.. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en adelante RLOPD), se han constatado los siguientes, HECHOS PRIMERO: Con fechas 8, 10 y 17 de abril de 2015, D. A.A.A. (Representante de D. B.B.B.) (en lo sucesivo, el reclamante) ejerció derecho de acceso a los datos de carácter personal y de salud de su hijo menor de edad frente a la ASOCIACIÓN DEL COLEGIO XXXXX DE MADRID (en adelante, COLEGIO XXXXX DE MADRID). Concretamente solicita las evaluaciones y resultados de las pruebas psicotécnicas de aptitudes y características de la personalidad a las que se ha sometido su hijo en fecha 5 de marzo de 2015 en las instalaciones de la reclamada. Asimismo, a través del escrito de fecha 17 de abril de 2015, el reclamante ejercitó el derecho de impugnación de valores, solicitando obtener información relativa a los criterios de valoración que sirvieron para adoptar la decisión de no aprobación del ingreso de su hijo, de conformidad con el art. 13 de la LOPD. Por otro lado, también ejercita el derecho a obtener copia de toda la documentación obrante en el expediente de evaluación de su hijo como consecuencia de la prueba del día 5 de marzo de 2015 amparándose en el art. 35.a de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (en adelante, LRJPAC). Mediante escrito de fecha 17 de abril de 2015, el COLEGIO XXXXX DE MADRID procedió a denegar el acceso por escrito a las evaluaciones y resultados de las pruebas psicotécnicas de aptitudes y características de la personalidad relativas al menor por considerarlos documentos de carácter reservado que en ningún caso son puestos a disposición de terceras personas ajenas al Colegio fuera de sus instalaciones. Proponiendo como alternativa una reunión en las instalaciones del propio colegio para facilitar la visualización de la documentación solicita. Asimismo, aportan relación de criterios o baremos de valoración utilizados en los procesos de admisión de alumnos. El reclamante responde mediante escrito de fecha 20 de abril de 2015, por medio del cual reitera su solicitud de acceso a los informes del personal que ha evaluado a su C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/12 hijo así como los resultados del procedimiento de evaluación y rechaza el ofrecimiento de conceder el acceso a la información solicitada dentro de las instalaciones del Colegio, rechazo que se fundamenta en el artículo 28.3 del RLOPD, insistiendo en que el sistema de consulta sea por escrito al amparo del artículo 28.1.

1. b)del citado reglamento. Mediante escrito de fecha 23 de abril de 2015, el COLEGIO XXXXX DE MADRID procede a dar respuestas al escrito del reclamante de fecha 17 de abril de 2015, por medio del cual el reclamante ejercitó el derecho de acceso a los datos de carácter personal y salud de su hijo y el derecho de impugnación de valores. Proporcionando acceso a los datos de base de carácter personal obrantes en sus ficheros, denegando nuevamente el derecho de acceso a las evaluaciones y resultados de las pruebas psicotécnicas de aptitudes y características de la personalidad a las que fue sometido el menor en fecha 5 de marzo de 2015 en las instalaciones de la reclamada por ser considerados documentos reservados, atendiendo la solicitud del ejercicio del derecho de impugnación de valores mediante la comunicación de los baremos utilizados en el proceso de admisión y denegando el acceso a la totalidad de la documentación obrante en el expediente de evaluación solicitad al amparo del art. 35.
2. a)de la LRJPAC por no serle de aplicación la referida norma al colegio reclamado al no ostentar la condición de Administración Pública ni entidad de Derecho Público. A través de escrito de fecha 30 de abril de 2015, el reclamante solicita la complementación del acceso parcial otorgado con la documentación relativa a las evaluaciones y resultados de las pruebas psicotécnicas de aptitudes y características de la personalidad de su hijo y manifiesta que la argumentación y negativa carecen de justificación legal. SEGUNDO: El COLEGIO XXXXX DE MADRID alega los siguientes extremos:  Que ha procedido a responder en plazo a cada una de las solicitudes de los ejercicios de derechos realizadas por el reclamante en nombre y representación legal de su hijo.  Que tal y como ha comunicado al reclamante en las respuestas a sus solicitudes de ejercicio de derechos, no facilita por escrito las pruebas de admisión, puesto que los test y pruebas efectuadas son aplicados a los diferentes procesos de admisión de alumnos por el Colegio XXXXX de Madrid cada año, de manera que la puesta a disposición de terceros ajenos al Colegio podría conllevar que estas evaluaciones y test perdieran la efectividad prevista por el Colegio XXXXX de Madrid.  Que mediante escrito de fecha 12 de mayo de 2015, atiende la solicitud de acceso de fecha 30 de abril de 2015 del reclamante, por medio de la cual solicita la complementación del acceso parcial otorgado con la documentación relativa a las evaluaciones y resultados de las pruebas psicotécnicas de aptitudes y características de la personalidad de su hijo. Emplazando al reclamante a una entrevista en las instalaciones del Colegio para facilitarle el acceso a la información solicitada. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/12 TERCERO: El reclamante manifiesta que la entidad reclamada continúa sin conceder el derecho fundamental de acceso a datos de carácter personal y de salud de su hijo, consistente en las evaluaciones y resultados de las pruebas psicotécnicas de aptitudes y características de la personalidad a las que se sometió el pasado día 5 de marzo de 2015 en las instalaciones de la entidad reclamada y reitera que el sistema de consulta elegido de los citados datos ha de ser una comunicación por escrito. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.
3. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 15 de la LOPD en relación con el derecho de acceso establece que: “1.- El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos. 2.- La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. 3.- El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes. ” CUARTO: El artículo 27 del RLOPD, regula el derecho de acceso en los siguientes términos: "1. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se está realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/12 realizadas o previstas de los mismos. 2. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una realización una relación de todos ellos. 3. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." QUINTO: El artículo 25 del RLOPD, determina el procedimiento que debe seguirse en el ejercicio del derecho de acceso: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
4. a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
5. b)Petición en que se concreta la solicitud.
6. c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
7. d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/12 SEXTO: El artículo 29 del RLOPD, dispone lo siguiente en relación al plazo en que el responsable del fichero debe resolver la solicitud de acceso: “1. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo. 2. Si la solicitud fuera estimada y el responsable no acompañase a su comunicación la información a la que se refiere el artículo 27.1, el acceso se hará efectivo durante los diez días siguientes a dicha comunicación. 3. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos". SÉPTIMO: El derecho de acceso en relación con la historia clínica se regula específicamente en el artículo 18 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la Autonomía del Paciente y de Derechos y Obligaciones en Materia de Información y Documentación Clínica (en lo sucesivo LAP), cuyo tenor literal expresa: “1. El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos. 2. El derecho de acceso del paciente a la historia clínica puede ejercerse también por representación debidamente acreditada. 3. El derecho de acceso del paciente a la documentación de la historia clínica no puede ejercitarse en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, ni en perjuicio del derecho de los profesionales participantes en su elaboración, los cuales pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas. 4. Los centros sanitarios y los facultativos de ejercicio individual sólo facilitarán el acceso a la historia clínica de los pacientes fallecidos a las personas vinculadas a él, por razones familiares o de hecho, salvo que el fallecido lo hubiese prohibido expresamente y así se acredite. En cualquier caso el acceso de un tercero a la historia clínica motivado por un riesgo para su salud se limitará a los C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/12 datos pertinentes. No se facilitará información que afecte a la intimidad del fallecido ni a las anotaciones subjetivas de los profesionales, ni que perjudique a terceros.” OCTAVO: En este sentido hay que destacar el artículo 15 de la LAP que recoge el contenido mínimo de la historia clínica: “1. La historia clínica incorporará la información que se considere trascendental para el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud del paciente. Todo paciente o usuario tiene derecho a que quede constancia, por escrito o en el soporte técnico más adecuado, de la información obtenida en todos sus procesos asistenciales, realizados por el servicio de salud tanto en el ámbito de atención primaria como de atención especializada. 2. La historia clínica tendrá como fin principal facilitar la asistencia sanitaria, dejando constancia de todos aquellos datos que, bajo criterio médico, permitan el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud. El contenido mínimo de la historia clínica será el siguiente:
8. a)La documentación relativa a la hoja clínico-estadística.
9. b)La autorización de ingreso.
10. c)El informe de urgencia.
11. d)La anamnesis y la exploración física.
12. e)La evolución.
13. f)Las órdenes médicas.
14. g)La hoja de interconsulta.
15. h)Los informes de exploraciones complementarias.
16. i)El consentimiento informado.
17. j)El informe de anestesia.
18. k)El informe de quirófano o de registro del parto.
19. l)El informe de anatomía patológica.
20. m)La evolución y planificación de cuidados de enfermería.
21. n)La aplicación terapéutica de enfermería. ñ) El gráfico de constantes.
22. o)El informe clínico de alta. Los párrafos b), c), i), j), k), I), ñ) y
23. o)sólo serán exigibles en la cumplimentación de la historia clínica cuando se trate de procesos de hospitalización o así se disponga. 3. La cumplimentación de la historia clínica, en los aspectos relacionados con la asistencia directa al paciente, será responsabilidad de los profesionales que intervengan en ella. 4. La historia clínica se llevará con criterios de unidad y de integración, en cada institución asistencial como mínimo, para facilitar el mejor y más oportuno conocimiento por los facultativos de los datos de un determinado paciente en cada proceso asistencial”. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/12 NOVENO: Respecto a la conservación de la historia clínica, el artículo 17 de la LAP, en su puntos 1 y 5, dispone que: “1. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial… 5. Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen.” DÉCIMO: En cuanto a la apertura de un procedimiento sancionador por supuestas infracciones a la LOPD, cabe señalar que el procedimiento de Tutela de Derechos al que hace referencia esta norma legal, se inicia siempre a instancia del afectado para garantizar sus derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición. Por el contrario, el procedimiento sancionador en materia de protección de datos, que constituye una de las manifestaciones del “ius puniendi” del Estado, se inicia siempre de oficio por el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, de conformidad a lo previsto en el artículo 122.2 del RGLOPD, como así ha mantenido la Audiencia Nacional en sentencias como, entre otras, la dictada en marzo de 2006(REC 319/2004). Por tanto es competencia exclusiva de la Agencia Española de Protección de Datos valorar si existen responsabilidades administrativas que han de ser depuradas en un procedimiento sancionador y, en consecuencia, la decisión sobre su apertura, no existiendo obligación de iniciar procedimiento ante cualquier petición realizada por tercero, sino que la misma ha de basarse en la existencia de elementos que justifiquen dicho inicio de actividad sancionadora. Así lo establece el artículo 11.2 del Real Decreto 1398/1993, de 4 de Agosto, por el que se aprueba el Reglamento de Procedimiento para el Ejercicio de la Potestad Sancionadora, que es del tenor siguiente: “La formulación de una petición no vincula al órgano competente para iniciar procedimiento sancionador, si bien deberá comunicar al órgano que la hubiera formulado los motivos por los que, en su caso, no procede la iniciación del procedimiento. Cuando se haya presentado una denuncia, se deberá comunicar al denunciante la iniciación o no del procedimiento cuando la denuncia vaya acompañada de una solicitud de iniciación” Por otro lado, debe recordarse que para definir la condición de “interesado” para instar al ejercicio de la competencia sancionadora de esta Agencia, la STS de 6-102009 dispone que el denunciante no es interesado, y lo hace en los siguiente términos: "el denunciante de una infracción de la legislación de protección de datos carece de legitimación activa para impugnar la resolución de la Agencia en lo que concierne al resultado sancionador mismo (imposición de una sanción, cuantía de la misma, exculpación, etc.)." C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/12 En el mismo sentido se ha manifestado la SAN 27/5/2010: "quien denuncia hechos que considera constitutivos de infracción de la legislación de protección de datos carece de legitimación activa para impugnar en vía jurisdiccional lo que resuelva la Agencia. (...) La razón es, en sustancia, que el denunciante carece de la condición de interesado en el procedimiento sancionador que se puede incoar a resultas de su denuncia. Ni la Ley Orgánica de Protección de Datos ni su Reglamento de desarrollo le reconocen esa condición. (...) El argumento crucial en esta materia es que el denunciante, incluso cuando se considere a sí mismo "víctima" de la infracción denunciada, no tiene un derecho subjetivo ni un interés legítimo a que el denunciado sea sancionado". Aplicando la doctrina pacífica del Tribunal Supremo, conforme a la cual “la denuncia no convierte al denunciante en titular de un derecho subjetivo ni de un interés personal o legítimo que hubiera de traducirse en un beneficio o utilidad”. (STSS. De 23/06/1997, 22/12/1997, 14/07/1998, 2/03/1999, 26/10/2000, 30/01/2001, 15/07/2002, 28/02/2003 y 06/03/2003); la circunstancia de haber presentado el actual reclamante la denuncia no le otorga por sí mismo la condición de persona interesada. A este respecto, cabe señalar que la tutela de derechos tiene por objeto garantizar el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición reconocidos por la LOPD, de modo que el presente procedimiento persigue tutelar los derechos del reclamante, sin que pueda modificarse el planteamiento inicial añadiendo nuevas pretensiones ajenas al objeto propio de la tutela de derechos. UNDÉCIMO: El artículo 13 de la LOPD, que regula el derecho de impugnación de valoraciones, establece lo siguiente: “1. Los ciudadanos tienen derecho a no verse sometidos a una decisión con efectos jurídicos, sobre ellos o que les afecte de manera significativa, que se base únicamente en un tratamiento de datos destinados a evaluar determinados aspectos de su personalidad. 2. El afectado podrá impugnar los actos administrativos o decisiones privadas que impliquen una valoración de su comportamiento, cuyo único fundamento sea un tratamiento de datos de carácter personal que ofrezca una definición de sus características o personalidad. 3. En este caso, el afectado tendrá derecho a obtener información del responsable del fichero sobre los criterios de valoración y el programa utilizados en el tratamiento que sirvió para adoptar la decisión en que consistió el acto. 4. La valoración sobre el comportamiento de los ciudadanos, basada en un tratamiento de datos, únicamente podrá tener valor probatorio a petición del afectado.” En el caso que nos ocupa, la entidad reclamada ha atendido en plazo el ejercicio de la impugnación de valores a través de sendos escritos de fechas 17 y 23 de abril de 2015. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 9/12 DUODÉCIMO: Por otro lado, conviene señalar que el artículo 27.3 del RLOPD, regula el derecho de acceso en los siguientes términos: “El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." El derecho de acceso a la documentación que forma parte de un expediente, se rige, en las Administraciones Públicas, por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. No obstante, en el presente caso, la ASOCIACIÓN DEL COLEGIO XXXXX DE MADRID es una asociación privada, por lo que no es de aplicación esta Ley, sino que se rige por sus propios estatutos. Por tanto, la obtención de copia de todo el expediente de evaluación relativo a su hijo queda fuera del derecho de acceso configurado en la normativa de protección de datos. Ello con independencia de que otra normativa ampare la obtención de dicha documentación. DECIMOTERCERO: En el supuesto examinado, ha quedado acreditado que el reclamante solicitó el acceso a los datos de carácter personal y de salud relativos a su hijo menor de edad respetando los requisitos legalmente establecidos, ante la entidad reclamada, y que, trascurrido el plazo establecido conforme a las normas antes señaladas, su solicitud no obtuvo la respuesta legalmente exigible. No obstante, se ha de poner de manifiesto que la entidad reclamada proporcionó a través de escrito de fecha 23 de abril de 2015 acceso a los datos de base solicitados, su origen, finalidad y cesionarios. Por otro lado, en cuanto a la consideración de los informes psicopedagógicos y pruebas correspondientes como de datos relativos a la salud, conviene traer a colación el Informe Jurídico 445/2009 de esta Agencia, que determina lo siguiente: “Según se describe en el contenido de la consulta, la actuación de la entidad consultante conlleva la evaluación psicotécnica de aptitudes, características de personalidad y preferencias profesionales de los alumnos. Por tanto se van a tratar datos psicológicos, el artículo 5.1
24. g)del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, define los datos de salud, como “las informaciones concernientes a la salud pasada, presente y futura, física o mental, de un individuo”, lo que nos permite concluir que nos encontramos en presencia de datos de salud. Además este criterio de considerar los datos psicotécnicos y psicológicos como datos de salud se ha mantenido por la Agencia con anterioridad a la entrada en vigor del mencionado Reglamento, pues así se observa en el informe de 20 mayo de 2002 en el que se establecía que; “El apartado 45 de la Memoria Explicativa del Convenio 108 del Consejo de Europa viene a definir la noción de “datos de carácter personal relativos a la salud”, considerando que su concepto abarca “las informaciones concernientes a la salud pasada, presente y futura, física o mental, de un individuo”, pudiendo C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 10/12 tratarse de informaciones sobre un individuo de buena salud, enfermo o fallecido. Añade el citado apartado 45 que “debe entenderse que estos datos comprenden igualmente las informaciones relativas al abuso del alcohol o al consumo de drogas”. En este mismo sentido, la Recomendación nº R