TD-01075-2013

1/9 Procedimiento Nº: TD/01075/2013 RESOLUCIÓN Nº.: R/02484/2013 Vista la reclamación formulada por Dª A.A.A. contra UNIVERSIDAD DE ALICANTE, con fecha de entrada en esta Agencia de 28 de mayo de 2013, por no haber sido atendido debidamente su derecho de acceso. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en lo sucesivo, RLOPD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 22 de abril de 2013 Dª A.A.A. (en lo sucesivo, la reclamante) presentó un escrito en la UNIVERSIDAD DE ALICANTE (en lo sucesivo, la Universidad) dirigido al Especialista en Medicina del Trabajo Médico Asistencial y al Ergónomo y Coordinador Técnico del Servicio de Prevención de la UA, solicitando: “1) Documentación del PRLO7 depositada y custodiada por el Servicio de Prevención desde el 17 de diciembre 2010 (fecha de su última entrega) que haga referencia respecto a A.A.A. en materia de prevención de riesgos, a fecha de hoy. (debe incluir la documentación aunque sea extra expediente PRLO7 “si Ud entiende que se que se cerró el día 15 de marzo de 2012” en la que se haga referencia a A.A.A.). 2) El expediente de contratación externa de los servicios de investigación de accidente laboral (…), la resolución motivada por el órgano de contratación que aprobó el mismo, disponiendo la apertura del procedimiento de adjudicación, los candidatos que se presentaron y la adjudicación final (…). Asimismo, explicite qué documentación fue utilizada en la investigación (…). 3) Mi historia médica que consta en su Servicio desde 1994, fecha en que comencé a prestar servicio a la UA, (…). Asimismo, la documentación por la que se ha realizado la puesta en conocimiento de mi asistencia a tratamiento médico así como a terapia de grupo de la Sanidad Pública, y la documentación original que se le aportó acompañándola. 4) Les ruego que atendiendo la naturaleza de las cuestiones y documentación solicitada y su carácter confidencial me comuniquen cuando pueda pasar a recogerla (debe abstenerse de mandarla en sobre de correo interno al Departamento).” SEGUNDO: Con fecha 31 de julio de 2013 tuvo entrada en esta Agencia otro escrito remitido por la reclamante con fecha 29 de julio, en el que indica que, con esa misma fecha, ha solicitado nuevamente, el “acceso “real” a mis datos médicos (…)”, el nombre del responsable del fichero, el “registro de accesos a mis datos médicos desde la fecha C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/9 de creación del fichero”, “rectificación de los datos y de los informes de salud laboral de los años 20098, 2010 y 2012 (…)” y “declaración firmada por parte de (…) especialista en Medicina del Trabajo Médico Asistencial, de que mi historia clínica laboral de la UA, entregada el día 24 de julio en los dos CDs, -de los que deberá hacerse un índice donde se enumeren los documentos que contienen los dos CDs y venir igualmente firmado- es toda la documentación e información sobre mi salud y antecedentes médicos que posee la UA.”· La reclamante ha ejercitado, por cuarta vez, su derecho de acceso con fecha 04 de septiembre de 2013, reproduciendo el ejercicio de fecha 29 de julio de 2013. TERCERO: Trasladadas sucesivamente la reclamación y los escritos de descargos que se produjeron en la tramitación del presente expediente, y por lo que a efectos de la resolución de la presente reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones:  La Universidad señaló que la solicitud de la reclamante va referida a la entrega de documentación e información sobre determinados expedientes administrativos, regulados por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. “(…) la interesada se dirige a los responsables del Servicio de Prevención de la Universidad y no a este Gerente, como responsable de los ficheros de datos de carácter personal. En ningún momento, la interesada se refiere a la legislación de datos de carácter personal para el ejercicio de su derecho de acceso a los ficheros, sino que, como ya se ha indicado, su solicitud la concreta en que se le haga entrega de documentación obrante en expedientes administrativos y su historia médica.” Señala que, no obstante, la solicitud fue respondida por el Vicerrectorado competente, mediante escrito de 4 de junio pasado, y que, intentada la entrega del mismo a la interesada con fecha 11 de junio de 2013, ésta se negó a firmar el recibí, con el consiguiente efecto de notificación efectuada, de conformidad con lo que dispone el artículo 59.4 de la LRJPAC. (Aporta copia de una diligencia firmada por el funcionario encargado indicando la negativa de la reclamante a firmar el recibí y recoger la contestación una vez leído el contenido de la documentación que se le pretendía entregar). En fecha 17 de junio pasado, la interesada vuelve a dirigirse a los responsables del Servicio de Prevención de esta Universidad reiterando, nuevamente, lo solicitado en su anterior escrito de 22 de abril. (Aporta copia del escrito en el que indica que la documentación que intentaron entregarle con fecha 11 de junio de 2013 era “una genérica respuesta donde se había remisiones y que por supuesto, no atendía a mi petición (…)”) Dicho escrito fue contestado y notificado a la interesada el 24 de julio de 2013.  La reclamante señala que la documentación entregada “(…) no se corresponde con la definición que de una Historia Clínico-laboral nos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/9 proporciona la legislación laboral (…)” Asimismo, manifiesta que se siguen detectando errores en la documentación entregada, y, por ello, con fecha 29 de julio de 2013 ha vuelto a solicitar el acceso a la historia clínica. CUARTO: Son conocidos por las partes de forma completa todos los hechos, alegaciones y demás documentación aportada por los interesados para su defensa, al haberse dado traslado por la instrucción del expediente a cada uno de los interesados en este procedimiento y constado todo ello en el expediente que obra en esta Agencia Española de Protección de Datos. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.

1. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 15 de la LOPD dispone que “1. El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos. 2. La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. 3. El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes.” CUARTO: El artículo 27 del RLOPD regula el derecho de acceso en los siguientes términos: "1. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se está realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/9 2. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una realización una relación de todos ellos. 3. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." QUINTO: El artículo 28.1 del RLOPD establece que: “1. Al ejercitar el derecho de acceso, el afectado podrá optar por recibir la información a través de uno o varios de los siguientes sistemas de consulta del fichero:
2. a)
3. b)
4. c)
5. d)
6. e)Visualización en pantalla. Escrito, copia o fotocopia remitida por correo certificado o no. Telecopia. Correo electrónico u otros sistemas de comunicaciones electrónicas. Cualquier otro sistema que sea adecuado a la configuración o implantación material del fichero o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por el responsable.” SEXTO: El artículo 29 del RLOPD dispone lo siguiente: “1. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo 2. Si la solicitud fuera estimada y el responsable no acompañase a su comunicación la información a la que se refiere el artículo 27.1, el acceso se hará efectivo durante los diez días siguientes a dicha comunicación. 3. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos". C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/9 SÉPTIMO: El artículo 30.1 del RLOPD dispone que: “1. El responsable del fichero o tratamiento podrá denegar el acceso a los datos de carácter personal cuando el derecho ya se haya ejercitado en los doce meses anteriores a la solicitud, salvo que se acredite un interés legítimo al efecto.” OCTAVO: El artículo 25 del RLOPD determina: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
7. a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
8. b)Petición en que se concreta la solicitud.
9. c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
10. d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” NOVENO: El derecho de acceso en relación con la historia clínica se regula específicamente en el artículo 18 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la Autonomía del Paciente y de Derechos y Obligaciones en Materia de Información y Documentación Clínica (en lo sucesivo LAP), cuyo tenor literal expresa: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/9 “1. El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos. 2. El derecho de acceso del paciente a la historia clínica puede ejercerse también por representación debidamente acreditada. 3. El derecho de acceso del paciente a la documentación de la historia clínica no puede ejercitarse en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, ni en perjuicio del derecho de los profesionales participantes en su elaboración, los cuales pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas. 4. Los centros sanitarios y los facultativos de ejercicio individual sólo facilitarán el acceso a la historia clínica de los pacientes fallecidos a las personas vinculadas a él, por razones familiares o de hecho, salvo que el fallecido lo hubiese prohibido expresamente y así se acredite. En cualquier caso el acceso de un tercero a la historia clínica motivado por un riesgo para su salud se limitará a los datos pertinentes. No se facilitará información que afecte a la intimidad del fallecido ni a las anotaciones subjetivas de los profesionales, ni que perjudique a terceros.” DÉCIMO: El Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, en el artículo 37.3.
11. c)recoge el contenido mínimo de la historia clínica: “
12. c)La vigilancia de la salud estará sometida a protocolos específicos u otros medios existentes con respecto a los factores de riesgo a los que esté expuesto el trabajador. El Ministerio de Sanidad y Consumo y las Comunidades Autónomas, oídas las sociedades científicas competentes, y de acuerdo con lo establecido en la Ley General de Sanidad en materia de participación de los agentes sociales, establecerán la periodicidad y contenidos específicos de cada caso. Los exámenes de salud incluirán, en todo caso, una historia clínico-laboral, en la que además de los datos de anamnesis, exploración clínica y control biológico y estudios complementarios en función de los riesgos inherentes al trabajo, se hará constar una descripción detallada del puesto de trabajo, el tiempo de permanencia en el mismo, los riesgos detectados en el análisis de las condiciones de trabajo, y las medidas de prevención adoptadas. Deberá constar igualmente, en caso de disponerse de ello, una descripción de los anteriores puestos de trabajo, riesgos presentes en los mismos, y tiempo de permanencia para cada uno de ellos.” DECIMOPRIMERO: El artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (en lo sucesivo, LRJPAC), derechos de los ciudadanos, dispone que: “Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los siguientes derechos:
13. a)A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/9 procedimientos en los que tengan la consideración de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos.
14. b)(…)” Asimismo, el punto 1 del artículo 37 de la LRJPAC establece: “1. Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud.” DECIMOSEGUNDO: Los apartados 4 y 5 del artículo 59 de la LRJPAC dispone: “4. Cuando el interesado o su representante rechace la notificación de una actuación administrativa, se hará constar en el expediente, especificándose las circunstancias del intento de notificación, y se tendrá por efectuado el trámite siguiéndose el procedimiento. 5. Cuando los interesados en un procedimiento sean desconocidos, se ignore el lugar de la notificación o el medio a que se refiere el punto 1 de este artículo, o bien, intentada la notificación, no se hubiese podido practicar, la notificación se hará por medio de anuncios en el tablón de edictos del Ayuntamiento en su último domicilio, en el «Boletín Oficial del Estado», de la Comunidad Autónoma o de la Provincia, según cuál sea la Administración de la que proceda el acto a notificar, y el ámbito territorial del órgano que lo dictó. En el caso de que el último domicilio conocido radicara en un país extranjero, la notificación se efectuará mediante su publicación en el tablón de anuncios del Consulado o Sección Consular de la Embajada correspondiente. Las Administraciones públicas podrán establecer otras formas de notificación complementarias a través de los restantes medios de difusión, que no excluirán la obligación de notificar conforme a los dos párrafos anteriores.” DECIMOTERCERO: Antes de entrar en el fondo del asunto hay que tener en cuenta que el derecho de acceso regulado por la normativa de protección de datos es el derecho a obtener información sobre los propios datos personales (art. 27.1 RLOPD), y que este acceso es independiente del otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la LRJPAC (art. 27.3 del RLOPD), que regula el acceso a los expedientes en los que la reclamante tenga la consideración de interesada (art. 35 de la LRJPAC) o procedimientos terminados en la fecha de la solicitud (art. 37 de la LRJPAC). Por ello, este procedimiento de Tutela de Derechos, que se instruye como consecuencia de la denegación de alguno de los derechos regulados en la normativa de protección de datos (acceso, rectificación, cancelación y oposición), sólo analizará y resolverá sobre el acceso a los datos personales de la reclamante, quedando fuera el resto de las cuestiones, tales como la solicitud de “1) Documentación del PRLO7 depositada y custodiada por el Servicio de Prevención desde el 17 de diciembre 2010 (fecha de su última entrega) que haga referencia respecto a A.A.A. en materia de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/9 prevención de riesgos, a fecha de hoy. (debe incluir la documentación aunque sea extra expediente PRLO7 “si Ud entiende que se que se cerró el día 15 de marzo de 2012” en la que se haga referencia a A.A.A.), regulada por la LRJPAC, y “El expediente de contratación externa de los servicios de investigación de accidente laboral (…) la resolución motivada por el órgano de contratación que aprobó el mismo, disponiendo la apertura del procedimiento de adjudicación, los candidatos que se presentaron y la adjudicación final (…). Asimismo, explicite qué documentación fue utilizada en la investigación (…)”. Asimismo, la instrucción del procedimiento de Tutela de Derechos se produce cuando, una vez ejercitado alguno de esos derechos, y cumpliendo todos los requisitos, incluidos los plazos legalmente establecidos, dicho derecho no es debidamente atendido. Por lo tanto, sólo se analiza el ejercicio de fecha 22 de abril de 2013, ya que los otros tres se presentaron con posterioridad al inicio del presente expediente. Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, ha quedado acreditado que la reclamante solicitó ante los Servicios de Prevención de la Universidad el acceso a su historia clínico-laboral, y que la contestación emitida por estos Servicios no pudo ser notificada por la negativa de la reclamante a su recepción. Por ello, y de acuerdo con el artículo 59.4 de la LRJPAC, dicha notificación se tiene por efectuada, y, en consecuencia, el derecho de acceso solicitado se consideraría atendido. No obstante, al haberse producido la segunda solicitud de acceso durante la tramitación del presente procedimiento, la Universidad ha aportado copia del recibí firmado por la reclamante a la entrega de su historia clínica. Por lo anteriormente expuesto, procede desestimar la presente reclamación de Tutela de Derechos. La elaboración y conservación de la historia clínica-laboral solicitada por la reclamante está regulada por la normativa laboral la LAP anteriormente señalada, no siendo esta Agencia el órgano competente para ejercer la potestad inspectora y, en su caso, sancionadora, ya que el régimen sancionador aplicable en estos casos, debiendo dirigirse a las instancias correspondientes para dirimir y resolver las cuestiones planteadas. A mayor abundamiento, y aun en el caso de que se hubiesen tenido en cuenta los otros tres escritos presentados por la reclamante ante los Servicios de Prevención de la Universidad solicitando, además de la totalidad de la historia clínico-laboral, la rectificación de determinados datos obrantes en dicha historia, hay que manifestar, nuevamente, que esta Agencia carece de competencias para valorar si dicha rectificación debe o no ser llevada a cabo, indicando la LAP que las Administraciones sanitarias establecerán los mecanismos que garanticen la autenticidad del contenido de la historia clínica y de los cambios operados en ella, así como la posibilidad de su reproducción futura. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 9/9 El Director de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: DESESTIMAR la reclamación formulada por Dª UNIVERSIDAD DE ALICANTE. A.A.A. contra SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a Dª A.A.A. y a UNIVERSIDAD DE ALICANTE. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del RLOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la LRJPAC, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción ContenciosoAdministrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. José Luis Rodríguez Álvarez Director de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es