TD-01333-2018

1/8 Expediente Nº: TD/01333/2018 RESOLUCIÓN Nº: R/00077/2019 Vista la reclamación formulada el 16 de agosto de 2018, ante esta Agencia por A.A.A., contra COLEGIO MAGDA, S.L., por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el Título VIII de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) ejerció derecho de acceso frente a COLEGIO MAGDA, S.L., sin que su solicitud haya recibido la contestación legalmente establecida. La parte reclamante aporta diversa documentación relativa a la reclamación planteada ante esta Agencia y sobre el ejercicio del derecho ejercitado, solicitando: “Copia de mis datos personales que son objeto de tratamiento por ese responsable, entre otros: 1.1. Nóminas de los años 2016, 2017 y 2018. 1.2. Recibos de entrega en mano de salarios de 2016, 2017 y 2018. 1.3. Contratos de trabajo de 2016 y 2017, sellados y firmados por la empresa y la trabajadora, que fueron registrados en el SEFCARM, así como todos los anexos de dichos contratos. 1.4. Certificados de empresa, con sus bases de cotización a la Seguridad Social por contingencias comunes durante los años 2016, 2017 y 2018. 1.5. Horarios con las horas lectivas y no lectivas realizadas en los cursos escolares 2016/2017 y 2017/2018. 1.6. Datos de los horarios de clases de esta trabajadora que aparecen en la aplicación web Esemtia (https://edu.esemtia.com/) del curso 2017/2018. 1.7. Control del estado de salud realizado a esta trabajadora, previsto en el artículo 22 de esta Ley de Prevención de Riesgos Laborales y conclusiones obtenidas de los mismos en los términos recogidos en el último párrafo del apartado 4 del citado artículo. 1.8. Certificado de realización de la formación en prevención de riesgos laborales. 2. Los fines del tratamiento así como las categorías de datos personales que se traten. 3. Los destinatarios o categorías de destinarios a los que se han comunicado los datos personales, o serán comunicados, incluyendo, en su caso, destinatarios en terceros u organizaciones internacionales. 4. El plazo previsto de conservación, o de no ser posible, los criterios para determinar este plazo. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 2/8 5. La existencia del derecho a solicitar la rectificación, supresión o limitación del tratamiento de mis datos personales, o a oponerme a dicho tratamiento. 6. El derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control. SEGUNDO: Con fecha 14 de agosto de 2018, por medio de un burofax el Colegio envía respuesta al reclamante. Esta documentación contenía lo siguiente: El Colegio dice actuar como responsable del fichero y que la finalidad de recogida de datos es la gestión docente, así como de nóminas, salarios y contratos. Según el Colegio el tipo de datos que tratan son identificativos, de la Seguridad Social, de firma y firma electrónica, de imagen y voz, de condenas penales e infracciones administrativas, características personales, datos académicos, datos profesionales o de empleo, datos económicos y de seguros. Según el burofax enviado, estos datos han sido comunicados a aseguradoras y a la Administración Pública con la finalidad de cumplir con las obligaciones de la Seguridad Social, tributarias y de organismos educativos. Añade, que estos datos serán conservados según la obligación legal y que adjuntan copia de datos personales objeto de tratamiento. Además, aportan unas fotografías de la fachada del colegio enfocando las cámaras de videovigilancia. Por último, aportan un certificado de la empresa con los datos de la parte reclamante. TERCERO: De conformidad con las funciones previstas en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos (RGPD), particularmente las que responden a los principios de transparencia y responsabilidad proactiva por parte del responsable del tratamiento, se le ha requerido que informe a esta Agencia de las acciones que se han llevado a cabo para atender la reclamación planteada. En síntesis, se realizaron en síntesis las siguientes alegaciones: - El representante/Delegado de Protección de datos de COLEGIO MAGDA, S.L. manifiesta en las alegaciones formuladas durante la tramitación del presente procedimiento que: Que en el burofax enviado a la reclamante estaba toda la documentación que reclamaba y que con posterioridad no ha solicitado ampliación de documentación ni han indicado que le faltara algo. Que esta entidad no se ha negado en ningún momento a facilitar lo solicitado. Según el Colegio, las causas que han motivado la reclamación se desconocen ya que el centro actuó con la máxima diligencia trasladando toda la documentación que obraba en su poder a la reclamante. “…Parece que la presente reclamación encuentra su razón de ser más en el intento de perjudicar a nuestra entidad buscando todos los mecanismos jurídicos posibles que de hacer efectivo sus derechos en materia de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 3/8 protección de datos, dado que nuestra entidad entregó todo lo que en su poder estaba…” - La parte reclamante señala que no solicitó más documentación al considerar el acceso incompleto por: “…no siendo necesaria la reiteración de la solicitud de acceso notificada por burofax el 15/07/2018, ya que en ella se solicitaba a la empresa copia de los datos personales objeto de tratamiento, de forma general (…) Respecto a los datos de base, no se remitieron en su totalidad, tal y como consta en la reclamación presentada (dirección, teléfono, email, datos bancarios de ingreso de nomina, etc..). Tampoco constan los tratamientos de datos personales propios de la relación laboral que mantenía, y que por ser obligatorios según la diversa legislación existente no fueron designadas expresamente, pero que obran en poder de la Empresa (…) Además se designaban expresamente, por su importancia, ENTRE OTROS, una relación de documentos que la empresa no remitió en su totalidad, sin ni siquiera llegar a comunicar en el plazo señalado que no disponía de los mismos,(…) Tampoco informó la empresa sobre la finalidad de las videograbaciones que realiza, la identificaran los destinatarios o categorías de destinarios a los que se han comunicado los datos personales, ni el plazo de conservación de las videograbaciones, de los datos de contacto de la trabajadora, de los horarios, del registro de la jornada, del Certificado del Registro Central de delincuentes sexuales, de los datos de la Plataforma web Esemtia, etc…” - Con fecha 13 de febrero de 2019, el Colegio una vez conocidas las alegaciones de la reclamante manifiesta haber aportado desde el principio con el burofax toda la documentación que tenía. Y, no haberse negado en ningún momento a enviar lo solicitado. Por último, aporta documentación de un proceso laboral entre las partes finalizado con un acto de conciliación. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el apartado 2 del artículo 56 en relación con el apartado 1

1. f)del artículo 57, ambos del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en lo sucesivo, RGPD); y en el artículo 47 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD). C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 4/8 SEGUNDO: El artículo 64.1 de la LOPDGDD, dispone lo siguiente: “1. Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679, se iniciará por acuerdo de admisión a trámite, que se adoptará conforme a lo establecido en el artículo siguiente. En este caso el plazo para resolver el procedimiento será de seis meses a contar desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a trámite. Transcurrido ese plazo, el interesado podrá considerar estimada su reclamación.” TERCERO: El artículo 12 del Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos (RGPD), dispone que: “1. El responsable del tratamiento tomará las medidas oportunas para facilitar al interesado toda información indicada en los artículos 13 y 14, así como cualquier comunicación con arreglo a los artículos 15 a 22 y 34 relativa al tratamiento, en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, en particular cualquier información dirigida específicamente a un niño. La información será facilitada por escrito o por otros medios, inclusive, si procede, por medios electrónicos. Cuando lo solicite el interesado, la información podrá facilitarse verbalmente siempre que se demuestre la identidad del interesado por otros medios. 2. El responsable del tratamiento facilitará al interesado el ejercicio de sus derechos en virtud de los artículos 15 a 22. En los casos a que se refiere el artículo 11, apartado 2, el responsable no se negará a actuar a petición del interesado con el fin de ejercer sus derechos en virtud de los artículos 15 a 22, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al interesado. 3. El responsable del tratamiento facilitará al interesado información relativa a sus actuaciones sobre la base de una solicitud con arreglo a los artículos 15 a 22, y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud. Dicho plazo podrá prorrogarse otros dos meses en caso necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes. El responsable informará al interesado de cualquiera de dichas prórrogas en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud, indicando los motivos de la dilación. Cuando el interesado presente la solicitud por medios electrónicos, la información se facilitará por medios electrónicos cuando sea posible, a menos que el interesado solicite que se facilite de otro modo. 4. Si el responsable del tratamiento no da curso a la solicitud del interesado, le informará sin dilación, y a más tardar transcurrido un mes de la recepción de la solicitud, de las razones de su no actuación y de la posibilidad de presentar una reclamación ante una autoridad de control y de ejercitar acciones judiciales. 5. La información facilitada en virtud de los artículos 13 y 14 así como toda comunicación y cualquier actuación realizada en virtud de los artículos 15 a 22 y 34 serán a título gratuito. Cuando las solicitudes sean manifiestamente infundadas o excesivas, especialmente debido a su carácter repetitivo, el responsable del tratamiento podrá: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 5/8
2. a)cobrar un canon razonable en función de los costes administrativos afrontados para facilitar la información o la comunicación o realizar la actuación solicitada, o
3. b)negarse a actuar respecto de la solicitud. El responsable del tratamiento soportará la carga de demostrar el carácter manifiestamente infundado o excesivo de la solicitud. 6. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 11, cuando el responsable del tratamiento tenga dudas razonables en relación con la identidad de la persona física que cursa la solicitud a que se refieren los artículos 15 a 21, podrá solicitar que se facilite la información adicional necesaria para confirmar la identidad del interesado. 7. La información que deberá facilitarse a los interesados en virtud de los artículos 13 y 14 podrá transmitirse en combinación con iconos normalizados que permitan proporcionar de forma fácilmente visible, inteligible y claramente legible una adecuada visión de conjunto del tratamiento previsto. Los iconos que se presenten en formato electrónico serán legibles mecánicamente. 8. La Comisión estará facultada para adoptar actos delegados de conformidad con el artículo 92 a fin de especificar la información que se ha de presentar a través de iconos y los procedimientos para proporcionar iconos normalizados.” CUARTO: El artículo 16 del RGPD dispone que: “1. El interesado tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales y a la siguiente información:
4. a)los fines del tratamiento;
5. b)las categorías de datos personales de que se trate;
6. c)los destinatarios o las categorías de destinatarios a los que se comunicaron o serán comunicados los datos personales, en particular destinatarios en terceros u organizaciones internacionales;
7. d)de ser posible, el plazo previsto de conservación de los datos personales o, de no ser posible, los criterios utilizados para determinar este plazo;
8. e)la existencia del derecho a solicitar del responsable la rectificación o supresión de datos personales o la limitación del tratamiento de datos personales relativos al interesado, o a oponerse a dicho tratamiento;
9. f)el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control;
10. g)cuando los datos personales no se hayan obtenido del interesado, cualquier información disponible sobre su origen;
11. h)la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, a que se refiere el artículo 22, apartados 1 y 4, y, al menos en tales casos, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado. 2. Cuando se transfieran datos personales a un tercer país o a una organización internacional, el interesado tendrá derecho a ser informado de las garantías adecuadas en virtud del artículo 46 relativas a la transferencia. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 6/8 3. El responsable del tratamiento facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento. El responsable podrá percibir por cualquier otra copia solicitada por el interesado un canon razonable basado en los costes administrativos. Cuando el interesado presente la solicitud por medios electrónicos, y a menos que este solicite que se facilite de otro modo, la información se facilitará en un formato electrónico de uso común. 4. El derecho a obtener copia mencionado en el apartado 3 no afectará negativamente a los derechos y libertades de otros.” QUINTO: El artículo 13 de la LOPDGDD determina lo siguiente: “1. El derecho de acceso del afectado se ejercitará de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 del Reglamento (UE) 2016/679. Cuando el responsable trate una gran cantidad de datos relativos al afectado y este ejercite su derecho de acceso sin especificar si se refiere a todos o a una parte de los datos, el responsable podrá solicitarle, antes de facilitar la información, que el afectado especifique los datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud. 2. El derecho de acceso se entenderá otorgado si el responsable del tratamiento facilitara al afectado un sistema de acceso remoto, directo y seguro a los datos personales que garantice, de modo permanente, el acceso a su totalidad. A tales efectos, la comunicación por el responsable al afectado del modo en que este podrá acceder a dicho sistema bastará para tener por atendida la solicitud de ejercicio del derecho. No obstante, el interesado podrá solicitar del responsable la información referida a los extremos previstos en el artículo 15.1 del Reglamento (UE) 2016/679 que no se incluyese en el sistema de acceso remoto. 3. A los efectos establecidos en el artículo 12.5 del Reglamento (UE) 2016/679 se podrá considerar repetitivo el ejercicio del derecho de acceso en más de una ocasión durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello. 4. Cuando el afectado elija un medio distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, la solicitud será considerada excesiva, por lo que dicho afectado asumirá el exceso de costes que su elección comporte. En este caso, solo será exigible al responsable del tratamiento la satisfacción del derecho de acceso sin dilaciones indebidas.” SÉPTIMO: Antes de entrar en el fondo de las cuestiones planteadas, hay que señalar que el presente procedimiento se instruye como consecuencia de la denegación de alguno de los derechos regulados por la normativa de protección de datos (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición) y tiene por objeto que se adopten las medidas correspondientes para que las garantías y derechos del afectado queden debidamente restauradas. Por ello, en el presente caso, sólo serán analizadas y valoradas aquellas cuestiones planteadas por la parte reclamante que queden incluidas dentro del objeto del citado procedimiento de reclamaciones en materia de protección de datos. Analizada toda la documentación presentada por ambas partes se comprueba que hay un derecho de acceso solicitado y atendido según las normas antes señaladas. Sin embargo, la reclamante lo considera incompleto y pone una reclamación ante esta Agencia. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 7/8 En ningún momento desde la entidad reclamada, el Colegio, se ha denegado documentación, por lo que hubiera sido adecuado ante la cantidad de documentación solicitada, señalar lo que faltaba ante la posible interpretación de una negativa. Desde el colegio, insisten en que han dado todo lo que tenían y que no ha habido negativa por su parte a facilitar el derecho de acceso. Por tanto, desde esta Agencia consideramos que, puesto que la reclamante no señalo de forma clara y concreta la documentación que le faltaba después de recibir el burofax directamente al Colegio y, que no ha habido negativa del titular del fichero a facilitar lo solicitado, consideramos que el derecho ha sido atendido conforme establece la normativa. Por un lado, cuando el derecho de acceso es atendido y se considera que es incompleto, aportar una detallada lista clara y concreta de lo que falta ayuda a que dicha solicitud se atienda de forma efectiva. Y, por otro, si el titular del fichero manifiesta de forma reiterada que ha facilitado toda la documentación que tenía, en principio, hay que plantearse que está actuando de buena fe y cumpliendo con su obligación ante la Ley. El resto de las cuestiones planteadas, las motivaciones más o menos lícitas para actuar de una determinada manera, el conflicto laboral entre las partes y, cualquier otra cuestión al margen de la Ley de Protección de Datos, deberán resolverlo en los foros que correspondan ya que no son competencia de esta Agencia. Por todo ello, procede desestimar la reclamación que originó el presente procedimiento. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: DESESTIMAR la reclamación formulada por A.A.A. frente a COLEGIO MAGDA, S.L. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a A.A.A. y a COLEGIO MAGDA, S.L. De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 123 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se podrá interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la Disposición Adicional Cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 8/8 a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es