TD-01712-2013

1/8 Procedimiento Nº: TD/01712/2013 RESOLUCIÓN Nº: R/00456/2014 Vista la reclamación formulada por D. A.A.A. contra COLEGIO DE PROCURADORES DE MADRID, con fecha de entrada en esta Agencia de 7 de octubre de 2013, por no haber sido atendido debidamente su derecho de acceso. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en lo sucesivo, RLOPD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 05 de septiembre de 2013 D. A.A.A. (en lo sucesivo, el reclamante) presentó un escrito ante el COLEGIO DE PROCURADORES DE MADRID (en lo sucesivo, el Colegio) solicitando el acceso a sus datos personales en los ficheros “Colegiados”, “Expedientes Deontológicos” “Justicia Gratuita”, “Obligaciones Corporativas”, “Traslados de Copias”, “Turno de Oficio”, “Contabilidad” y de cualquier otro fichero en que consten sus datos “(…) y especialmente respecto del fichero que sirve de base para la reclamación de inspecciones por Procurador y estado que son origen de las reclamaciones de Cuota Variable por lotes.” Solicita que esta información “comprenda de modo legible e inteligible los datos de base que sobre mi persona estén incluidos en los ficheros así como el origen de los datos, los cesionarios, comunicaciones y apreciaciones realizadas de los mismos en los últimos seis meses así como el nombre y dirección de los cesionarios para el supuesto de haberse realizado y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron”, y que se remita a su dirección mediante envío por escrito “así como mediante visualización en pantalla.” SEGUNDO: Con fecha 07 de octubre de 2013 tuvo entrada en esta Agencia reclamación contra el Colegio por denegación del derecho de acceso. TERCERO: Trasladadas sucesivamente la reclamación y los escritos de descargos que se produjeron en la tramitación del presente expediente, y por lo que a efectos de la resolución de la presente reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones:  El Colegio señaló que, una vez recibida la solicitud del reclamante, con fecha 04 de octubre de 2013 le remitieron un escrito en el que le indicaban sus datos personales y le adjuntaban fotocopias con la información que consta en sus archivos. Dicho escrito fue recepcionado por el reclamante con fecha 07 de octubre, según C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/8 consta acreditado en el acuse de recibo emitido por el servicio de correos aportado. El Colegio, tras detectar un error, con fecha 10 del mismo mes, le envió una ampliación de la documentación remitida, siendo recibida por el reclamante con fecha 14 de octubre.  El reclamante señaló que el derecho no fue atendido en el plazo previsto en la normativa. Además, indica que se ha omitido el acceso mediante visualización, y que no se le ha informado de los cesionarios y las comunicaciones y apreciaciones realizadas. Manifiesta que, respecto al resto de ficheros y al que sirve de base para la reclamación de inspecciones por Procurador que indicó en su solicitud, “(…) nada de esto ha sido verificado por el ICPM, ni alegando su existencia o negando la misma, entendiendo se está produciendo un ocultamiento al derecho de información respecto al dicente”. CUARTO: Son conocidos por las partes de forma completa todos los hechos, alegaciones y demás documentación aportada por los interesados para su defensa, al haberse dado traslado por la instrucción del expediente a cada uno de los interesados en este procedimiento, tal y como consta en el expediente que obra en esta Agencia Española de Protección de Datos. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.

1. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo, LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 15 de la LOPD dispone que “1. El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos. 2. La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/8 inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. 3. El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes.” CUARTO: El artículo 27 del RLOPD regula el derecho de acceso en los siguientes términos: "1. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se está realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. 2. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una realización una relación de todos ellos. 3. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." QUINTO: El artículo 28.1 del RLOPD establece que: “1. Al ejercitar el derecho de acceso, el afectado podrá optar por recibir la información a través de uno o varios de los siguientes sistemas de consulta del fichero:
2. a)
3. b)
4. c)
5. d)
6. e)Visualización en pantalla Escrito, copia o fotocopia remitida por correo, certificado o no Telecopia Correo electrónico u otros sistemas de comunicaciones electrónicas Cualquier otro sistema que sea adecuado a la configuración o implantación material del fichero o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por el responsable.” SEXTO: El artículo 29 del RLOPD dispone lo siguiente en relación al plazo en que el responsable del fichero debe resolver la solicitud de acceso: “1. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/8 En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo. 2. Si la solicitud fuera estimada y el responsable no acompañase a su comunicación la información a la que se refiere el artículo 27.1, el acceso se hará efectivo durante los diez días siguientes a dicha comunicación. 3. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos". SÉPTIMO: El artículo 25 del RLOPD determina: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
7. a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
8. b)Petición en que se concreta la solicitud.
9. c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
10. d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/8 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” OCTAVO: Antes de entrar a analizar el fondo del asunto, hay que tener en cuenta una serie de consideraciones respecto del derecho de acceso regulado en la normativa de protección de datos:  Se establece que el derecho de acceso se atenderá en el plazo de un mes. Dicho plazo es el legalmente previsto para resolver y emitir la respuesta correspondiente, debiéndose contemplar el margen de tiempo previsible y adecuado para que ésta pueda ser entregada al solicitante, siendo que la misma habitualmente se realiza a través del servicio de correos. Sin contemplar dicho margen adecuado de tiempo es imposible evaluar si se ha procedido por el responsable a atender el derecho solicitado.  El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre sus propios datos de carácter personal, o de aquellas personas cuya representación ostente, sin que se pueda acceder a datos de terceras personas.  El acceso a documentos concretos no forma parte del contenido del derecho de acceso, tal y como disponen los arts. 15.1 de la LOPD y 29.3 del RLOPD anteriormente transcritos. Así, el derecho de acceso previsto en la LOPD consiste en obtener información de los datos personales de base registrados, pero no ampara el acceso a documentos concretos, ya que dichos documentos pueden contener información relativa a terceras personas. Por tanto, la obtención de copia de determinados documentos queda fuera del derecho de acceso configurado en la normativa de protección de datos. Ello con independencia de que otra normativa ampare la obtención de dicha documentación. Las reclamaciones en estos supuestos se deberán dirigir a las instancias competentes. En el presente caso, una vez analizada la documentación presentada por ambas partes durante la tramitación del presente procedimiento, se observa lo siguiente:  El reclamante solicitó el acceso a sus datos con fecha 05 de septiembre de 2013 y la reclamación fue presentada ante esta Agencia el día 07 de octubre del mismo año.  El Colegio aporta copia del escrito remitido con fecha 04 de octubre de 2013 remitiendo la información solicitada y del acuse de recibo firmado por parte del reclamante con fecha 07 de octubre de 2013.  El Colegio, al advertir un error en la documentación facilitada, procedió a remitirle una ampliación de la misma con fecha 10 de octubre aportando relación de los C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/8 procedimientos judiciales en los que el reclamante ha sido parte, recepcionada con fecha 14 de octubre de 2013. Durante el trámite de alegaciones, el reclamante: • muestra su disconformidad con la documentación recibida, indicando que no se le han facilitado los cesionarios, comunicaciones y apreciaciones realizadas de los últimos 6 meses ni los datos de los cesionarios en el supuesto de haber existido. En este sentido, se observa que en la documentación facilitada por el Colegio constan el origen, los cesionarios y las finalidades. Hay que recordar lo ya indicado en párrafos anteriores sobre el hecho de que el acceso no se puede ejercitar respecto de datos de terceros, salvo de aquellos cuya representación ostente, por ello, no se pueden comunicar el nombre y dirección de los cesionarios. • señala que se ha omitido el acceso mediante la visualización en pantalla. Si bien es cierto que, como dispone el artículo 28.1 del RLOPD, el afectado puede optar por recibir la información a través de uno o varios sistemas de consulta del fichero, en el presente caso, dado que el Colegio le ha facilitado copia de la documentación que obra en sus ficheros, resultaría reiterativo que, además, se le facilite el acceso nuevamente mediante la visualización de dichos ficheros. En relación a esta afirmación, la normativa de protección de datos establece que se debe facilitar el acceso a los datos al interesado, y que éste puede ejercitarlo nuevamente cuando hayan transcurrido doce meses desde la anterior solicitud. La sentencia del Tribunal Supremo al recurso de casación 425/2007 señala que “Ello no significa, sin embargo, que este motivo segundo haya de ser rechazado, pues la recurrente alega también que, aun admitiendo que el mencionado escrito contuviese una solicitud de acceso a datos personales, ésta resultaba injustificada desde el momento en que el solicitante disponía ya de la posibilidad permanente de acceso a sus datos personales por vía informática. Dado que este hecho ha de tenerse por cierto, es claro que la solicitud de acceso a los datos personales recogida en el escrito de 9 de febrero de 2004 era reiterativa, cuando no meramente retórica; y, por esta misma razón, presentar ante la AEPD por incumplimiento del deber de permitir el acceso a los datos personales supone, sin duda alguna, un comportamiento contrario a la buena fe. No es leal reprochar a otro no haber hecho algo que, en realidad, ya ha hecho. Y justificar esta imputación en la inobservancia de formas y plazos previstos en la ley no deja de ser un abuso de los requisitos formales, algo que ha sido tradicionalmente visto como uno de los supuestos arquetípicos de vulneración del principio general de la buena fe. (…) Es pacífico, por lo demás, que el principio de buena fe no sólo debe guiar la actuación de la Administración con respecto a los administrados, tal como dispone el art. 3 LRJ-PAC, sino que también ha de presidir el ejercicio de toda clase de derechos por los particulares por imperativo del art. 7 CC. Dado que el C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/8 ejercicio desleal del derecho de acceso a los datos personales por el particular no es merecedor de tutela, la AEPD, en cuanto entidad administrativa encargada de velar por el cumplimiento de la legislación de protección de datos, no debió estimar que la UNED había vulnerado el derecho de don (…)” • manifiesta que, respecto al resto de ficheros y al que sirve de base para la reclamación de inspecciones por Procurador que indicó en su solicitud, “(…) nada de esto ha sido verificado por el ICPM, ni alegando su existencia o negando la misma, entendiendo se está produciendo un ocultamiento al derecho de información respecto al dicente”. Analizada la documentación aportada por el Colegio, se observa que, además del acceso a los ficheros indicados por el reclamante mediante su denominación, la citada entidad le ha facilitado los datos de otros ficheros. Por todo lo anteriormente expuesto, procede desestimar la presente reclamación de Tutela de Derechos al haber quedado acreditado que el Colegio ha atendido el derecho de acceso regulado por la normativa de protección de datos dentro del plazo establecido. El resto de las cuestiones planteadas por las partes, no resultan de la competencia de esta Agencia, debiéndose dirimir y resolver por las instancias correspondientes. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, El Director de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: DESESTIMAR la reclamación formulada por D. A.A.A. contra COLEGIO DE PROCURADORES DE MADRID. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a D. A.A.A. y a COLEGIO DE PROCURADORES DE MADRID. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del RLOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/8 dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa (en lo sucesivo LJCA), en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Sin embargo, el responsable del fichero de titularidad pública, de acuerdo con el artículo 44.1 de la LJCA, sólo podrá interponer directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la LJCA, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. José Luis Rodríguez Álvarez Director de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es