1/8 Procedimiento Nº: TD/01881/2016 RESOLUCIÓN Nº.: R/00212/2017 Vista la reclamación formulada por D. A.A.A. contra DIRECCION GENERAL DE INSTITUCIONES PENITENCIARIAS y en base a los siguientes Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en lo sucesivo, RLOPD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: En fecha 07 de julio de 2016 D. A.A.A. (en lo sucesivo, el reclamante) solicitó ante DIRECCIÓN GENERAL DE INSTITUCIONES PENITENCIARIAS (en lo sucesivo, DG Instituciones Penitenciarias) la cancelación de sus datos personales tras haber ingresado como interno en un Centro Penitenciario. SEGUNDO: La DG Instituciones Penitencias le contestó indicando que debía aportar certificación negativa de antecedentes penales y fotocopia compulsada de su DNI en vigor. “No obstante, la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior, en su reunión del 20 de noviembre de 2002 y tras el procedimiento habitual de valoración de documentos, ya dictaminó que la serie documental que obra en los centros penitenciarios con la denominación Expedientes personales de internos era de conservación permanente, por lo tanto no estaba sujeta a eliminación de ninguno de los expedientes que la componen, y aprobó el plazo de 52 años como plazo de permanencia, por razones de gestión, en los archivos de los centros penitenciarios, a cuya finalización se deben transferir a los Archivos Históricos Provinciales correspondientes”. “Respecto a los datos contenidos en los ficheros automatizados, existe una base de datos denominada Sistema Informático de Información Penitenciaria (SIP), en la que constan los datos esenciales de cada expediente personal de interno que, en soporte papel, conserva el centro penitenciario desde el que ha sido excarcelado el recluso. Dicha base de datos responde a la necesidad de tener informatizada la documentación sobre resoluciones judiciales, administrativas y de carácter permanente, que en cualquier momento puede ser reclamada por las Autoridades Judiciales o Administrativas.” SEGUNDO: Con fecha 24 de agosto de 2016 tuvo entrada en esta Agencia reclamación contra DG Instituciones Penitenciarias por no haber sido debidamente atendido el derecho de cancelación. TERCERO: Con fecha 04 de octubre de 2016 se dio traslado de la reclamación al C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/8 responsable del fichero para que presentase las alegaciones que, a su derecho, estimase convenientes. La DG Instituciones Penitenciarias señaló que, una vez recibida la petición del reclamante, se le requirió para que aportase certificación negativa de antecedentes penales y fotocopia compulsada de su DNI en vigor, y que en ningún momento le trasladó resolución denegatoria de su solicitud al encontrarse pendiente de la presentación de los documentos requeridos. CUARTO: Con fecha 21 de octubre de 2016 se trasladaron las alegaciones del organismo al reclamante, siendo devueltas por el servicio de correos con las anotaciones Ausente. No retirado. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.
- d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo, LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 16 de la LOPD dispone que: “1. El responsable del tratamiento tendrá la obligación de hacer efectivo el derecho de rectificación o cancelación del interesado en el plazo de diez días. 2. Serán rectificados o cancelados, en su caso, los datos de carácter personal cuyo tratamiento no se ajuste a lo dispuesto en la presente Ley y, en particular, cuando tales datos resulten inexactos o incompletos. 3. La cancelación dará lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas. Cumplido el citado plazo deberá procederse a la supresión. 4. Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido comunicados previamente, el responsable del tratamiento deberá notificar la rectificación o cancelación efectuada a quien se hayan comunicado, en el caso de que se mantenga el tratamiento por este último, que deberá también proceder a la cancelación. 5. Los datos de carácter personal deberán ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre la persona o entidad responsable del tratamiento y el interesado.” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/8 CUARTO: El artículo 32.2 y 3 del RLOPD determina que: “2. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de rectificación o cancelación en el plazo máximo de diez días a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal del afectado deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo. 3. Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido cedidos previamente, el responsable del fichero deberá comunicar la rectificación o cancelación efectuada al cesionario, en idéntico plazo, para que éste, también en el plazo de diez días contados desde la recepción de dicha comunicación, proceda, asimismo, a rectificar o cancelar los datos. La rectificación o cancelación efectuada por el cesionario no requerirá comunicación alguna al interesado, sin perjuicio del ejercicio de los derechos por parte de los interesados reconocidos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.” QUINTO: El artículo 25 del RLOPD establece que: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
- a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximira de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
- b)Petición en que se concreta la solicitud.
- c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/8 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” SEXTO: En el supuesto aquí analizado, ha quedado acreditado que el reclamante ejercitó su derecho de cancelación ante la entidad demandada, y que ésta le requirió la aportación de diversos documentos. Durante la tramitación del presente procedimiento, la DG Instituciones Penitenciarias ha manifestado que el reclamante no aportó la documentación solicitada, y que, por tanto, aún no le habían trasladado resolución denegatoria de su solicitud. En consecuencia, procede desestimar la presente reclamación de Tutela de Derechos al no haber quedado acreditado que el reclamante cumplimentase la subsanación solicitada. No obstante lo anterior, examinada la contestación emitida por el organismo al reclamante, se desprende que le indica que, aunque subsane su ejercicio, los datos se conservarán permanentemente. A este respecto, hay que tener en cuenta: la Ley 15/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Nacional, que establece en su artículo 49.2, que: “Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público...”. Por su parte el artículo 55.1 del mismo texto dispone: “La exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico contemplados en el artículo 49.2 y los demás de utilidad pública deberá ser autorizada por la Administración competente.” Finalmente el artículo 58 establece que: “El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado .... corresponderá a una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos… . Asimismo podrán constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos públicos que se determine.” La Orden de 21 de diciembre del 2000 del Ministerio del Interior establece: “Primero.- Se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior, que tiene como finalidad el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos generados y conservados en el Ministerio del Interior, así como la integración en los archivos, y régimen de acceso e inutilidad administrativa”. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/8 “Tercero.- Competencias. 1. La comisión ejercerá las siguientes funciones:
- a)Proponer los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archivos del Ministerio.... Sexto.- Acceso a los documentos”. “2. El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación, referidos a los ficheros que contengan datos de carácter personal, inscritos en el Registro General de Protección de Datos, existentes en los archivos del Ministerio del Interior, se ajustará a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999...” El artículo 16.3 de la LOPD determina que la cancelación dará lugar al bloqueo de datos, conservándose únicamente a disposición de Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas. Cumplido el citado plazo deberá procederse a la supresión de los mismos. El artículo 1 del Real Decreto 190/1996, de 9 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento Penitenciario, establece el ámbito de su aplicación en el sentido siguiente: “1. El presente Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 1/1979, de 26 de septiembre, General Penitenciaria, regula la ejecución de las penas y medidas de seguridad privativas de libertad, así como el régimen de los detenidos a disposición judicial y de los presos preventivos, siendo de aplicación directa en todo el territorio del Estado. 2. No obstante, en aquellas Comunidades Autónomas que ejerzan competencias de ejecución de la legislación penitenciaria estatal, en virtud de su potestad de autoorganización, será de aplicación supletoria lo dispuesto en aquellos preceptos de los Títulos XI y XII que regulen cuestiones organizativas o relativas al régimen económico-administrativo de los establecimientos penitenciarios, así como aquellas disposiciones contenidas en otros Títulos que regulen aspectos de la misma naturaleza. 3. El presente Reglamento se aplicará con carácter supletorio a los establecimientos penitenciarios militares”. Esto es, sólo se aplicará a las personas privadas de libertad recluidas en centros penitenciarios, los detenidos a disposición judicial y los presos preventivos. Por otro lado, la Dirección General de Instituciones Penitenciarias justifica el mantenimiento de los datos porque tienen un valor histórico y estadístico, así como por necesidades de gestión. Pues bien, el valor histórico debe venir avalado por lo dispuesto C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/8 en la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Regulación del Patrimonio Histórico Nacional. Asimismo, el valor estadístico ha de justificarse en lo dispuesto en la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de Función Estadística Pública. Las remisiones al Reglamento Penitenciario al igual que las contenidas en la LOPD, referidas al tratamiento de datos con fines históricos o estadísticos (artículo 4, apartados 2 y 5 de la LOPD) deben interpretarse conforme a las leyes reguladoras de tales materias y justificarse por los responsables del tratamiento por referencia a habilitaciones concretas de las mismas, extremos éstos que no han sido puestos de manifiesto por la Dirección General de Instituciones Penitenciarias. Así se desprende de la Sentencia del Tribunal Constitucional 292/2000, de 30 de noviembre, en la cual se recoge expresamente: “El derecho a la protección de datos atribuye a su titular un haz de facultades consistente en diversos poderes jurídicos cuyo ejercicio impone a terceros deberes jurídicos, que no se contienen en el derecho fundamental a la intimidad, y que sirven a la capital función que desempeña este derecho fundamental: garantizar a la persona un poder de control sobre sus datos personales, lo que sólo es posible y efectivo imponiendo a terceros los mencionados deberes de hacer. A saber: el derecho a que se requiera el previo consentimiento para la recogida y uso de los datos personales, el derecho a saber y ser informado sobre el destino y uso de esos datos y el derecho a acceder, rectificar y cancelar dichos datos. En definitiva, el poder de disposición sobre los datos personales”. Añadiendo la citada Sentencia, en cuanto al apartado 2 del artículo 24 impugnado, que “en relación con el derecho fundamental a la intimidad hemos puesto de relieve no sólo la necesidad de que sus posibles limitaciones estén fundadas en una previsión legal que tenga justificación constitucional y que sean proporcionadas sino que la Ley que restrinja este derecho debe expresar con precisión todos y cada uno de los presupuestos materiales de la medida limitadora. De no ser así, mal cabe entender que la resolución judicial o el acto administrativo que la aplique estén fundados en la Ley, ya que lo que ésta ha hecho, haciendo dejación de sus funciones, es apoderar a otros Poderes Públicos para que sean ellos quienes fijen los límites al derecho fundamental. De igual modo, respecto al derecho a la protección de datos personales cabe estimar que la legitimidad constitucional de la restricción de este derecho no puede estar basada, por sí sola, en la actividad de la Administración Pública. Ni es suficiente que la Ley apodere a ésta para que precise en cada caso los límites, limitándose a indicar que deberá hacer tal precisión cuando concurra algún derecho o bien constitucionalmente protegido. Es el legislador quien debe determinar cuándo concurre ese bien o derecho que justifica la restricción del derecho a la protección de datos personales y en qué circunstancias puede limitarse y además, es él quien debe hacerlo mediante reglas precisas que hagan previsible al interesado la imposición de tal limitación y sus consecuencias... El empleo de en el art. 24.2 LOPD de la expresión “interés público” como fundamento de la imposición de límites a los derechos fundamentales del art. 18.1 y 4 CE, encierra un grado de incertidumbre aún mayor. Basta reparar en que toda actividad administrativa, en último término, persigue la salvaguardia de intereses generales, cuya consecución constituye la finalidad a la que debe servir con objetividad la Administración con arreglo al art. 103.1 CE ... El apartado 2 del art. 24 LOPD establece que los derechos de acceso a los datos (art. 15.1 y 2 LOPD) y los de rectificación y cancelación C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/8 de los mismos (art. 16.1 LOPD) podrán denegarse también si, “ponderados los intereses en presencia, resultase que los derechos que dichos preceptos conceden al afectado hubieran de ceder ante... intereses de terceros más dignos de protección”. Resulta evidente que tras lo ya dicho, a la vista de que este inciso permite al responsable del fichero público negar a un interesado el acceso, rectificación y cancelación de sus datos personales, y al margen de que esos intereses puedan identificarse con los derechos fundamentales de ese tercero o con cualquier otro interés que pudiere esgrimirse, semejante negativa conlleva abandonar a la decisión administrativa la fijación de un límite al derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal sin ni siquiera establecer cuales puedan ser esos intereses ni las circunstancias en las que quepa hacerlos valer para restringir de esa forma este derecho fundamental.” Y concluye declarando inconstitucional el apartado 2 del art.24 LOPD. En definitiva, la DG Instituciones Penitenciarias parece justificar la negativa a cancelar los datos del reclamante en el Acuerdo de la Comisión de Clasificación de Documentos del Ministerio del Interior que, en virtud del valor histórico, estadístico, y las necesidades de gestión, calificó “de conservación permanente” tanto los expedientes personales de los internos en centros penitenciarios, como el fichero automatizado denominado “SIP-INTERNOS”. No puede admitirse tal habilitación legal, por cuanto ambos ficheros recogen unos datos que, en el caso de la reclamante, son inexactos y no se encuentran actualizados, habida cuenta de que ésta no se encuentra “interna” en ninguna institución del sistema penitenciario. Tampoco puede admitirse como argumento para denegar la cancelación solicitada la referencia genérica a un “supuesto valor histórico o estadístico” que dichos datos pudieran llegar a alcanzar, y mucho menos las “necesidades de gestión” propias de la Administración Penitenciaria, ya que el mantenimiento íntegro de datos con dichos fines tiene un carácter excepcional regulado por exigencia del artículo 4.5 de la LOPD. En consecuencia no cabría admitir los motivos esgrimidos por la DG Instituciones Penitenciarias para denegar la cancelación de datos solicitada por el reclamante habida cuenta que no puede motivarse la misma en una ausencia de regulación por parte del Reglamento Penitenciario, al tiempo que debe rechazarse que los datos del afectado continúen en un fichero en el que constan los datos personales de internos (o personas recluidas) en Instituciones Penitenciarias, ya que, en el caso del reclamante, son datos inexactos. Por último, debe apuntarse que el vigente Código Penal establece en su artículo 136 el derecho de los condenados a obtener del Ministerio de Justicia la cancelación de sus antecedentes penales, una vez cumplidos determinados requisitos y plazos. En consecuencia y reconocido tal derecho respecto de los condenados, cabría atender el derecho a la cancelación de los datos del reclamante de los ficheros de la DG Instituciones Penitenciarias como en el fichero denominado Sistema de Información Penitencia (SIP) si el derecho de cancelación es ejercido correctamente. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: DESESTIMAR la reclamación formulada por D. A.A.A. contra DIRECCION GENERAL DE INSTITUCIONES PENITENCIARIAS C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/8 SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a A.A.A. y a DIRECCION GENERAL DE INSTITUCIONES PENITENCIARIAS. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del RLOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 123 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se podrá interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la Disposición Adicional Cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción ContenciosoAdministrativa (en lo sucesivo LJCA), en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Sin embargo, el responsable del fichero de titularidad pública, de acuerdo con el artículo 44.1 de la LJCA, sólo podrá interponer directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la LJCA, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es