TD-01882-2013

1/8 Procedimiento Nº: TD/01882/2013 RESOLUCIÓN Nº: R/00815/2014 Vista la reclamación formulada el 8 de noviembre de 2013, ante esta Agencia, por Dña. A.A.A., contra la entidad TEBEX, SA, por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, se han constatado los siguientes, HECHOS PRIMERO: Con fecha 15 de octubre de 2013, Dña. A.A.A. (en lo sucesivo, la reclamante) ejerció el derecho de acceso a sus datos personales ante la entidad TEBEX, SA. SEGUNDO: En fecha 15 de octubre de 2013, la entidad TEBEX, SA contestó a la solicitud de la reclamante, informándole que para proceder al ejercicio de sus derechos sobre protección de datos debe dirigirse directamente a la entidad para la que está empleado SOCIEDAD ESTATAL DE CORREOS Y TELEGRAFOS, S.A., dado que la resolución de dichos derechos es competencia exclusiva de CORREOS, en virtud de la normativa sobre protección de datos, al resultar CORREOS la responsable del fichero de datos de su personal y dado que no existe autorización ni delegación a favor de TEBEX por parte de CORREOS para resolver su derecho, deberá elevarlo ante RRHH de CORREOS. TERCERO: Con fecha 8 de noviembre de 2013, Dña. A.A.A. formuló reclamación de Tutela de Derechos, ante esta Agencia, contra la entidad TEBEX, SA, por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso. CUARTO: Trasladadas sucesivamente la reclamación y los escritos de descargos que se produjeron en la tramitación del presente expediente, y por lo que a efectos de la resolución de esta reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones: • Por parte de la entidad TEBEX, SA se pone de manifiesto que TEBEX como encargada del tratamiento de CORREOS accede a datos de los ahora reclamantes. No es responsable de los mismos ni puede resolver los derechos ARCO que éstos le hagan llegar. Que en los tres casos TEBEX comunicó a los afectados que contactasen con CORREOS a tal efecto. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/8 Que en aras a la brevedad administrativa-procedimental, TEBEX se remite a sus alegaciones del expediente TD/…../2013 a fin de reproducir sus argumentos jurídicos en los presentes procedimientos. Que se pone a disposición de la AEPD para mantener una reunión y así facilitar la información que se necesite sobre los hechos. Entienden que sí sobrevienen más casos de este tipo idéntico en el futuro por trabajadores de CORREOS, dicha reunión podría ser resolutoria tanto en tiempo pasado como previsora hacia futuro. • La reclamante alega que el día 16 de octubre de 2013, recibió un burofax remitido por TEBEX, SA, donde se le indicaba que como era empleada de la Sociedad Estatal Correos y Telégrafos S.A. debía solicitar el ejercicio del derecho de acceso ante la misma. TEBEX estaba reconociendo que disponía de un fichero donde trataba datos de carácter personal de la reclamante que le permitían conocer su vinculación laboral con la Sociedad Estatal Correos y Telégrafos, S.A. Que aduce la entidad TEBEX que no es titular de un fichero, que actúa en virtud de un contrato de servicios con Correos como Encargada del Tratamiento de los datos de salud de los trabajadores de esta entidad mercantil que se encuentran en situación de baja médica, y que ya se informó a la reclamante que debía ejercer su derecho de acceso ante Correos. Que en la citación por la que son convocados a reconocimiento médico los trabajadores de Correos no figura que los facultativos que van a efectuar el control de absentismo sean empleados de TEBEX y estos tampoco se identifican como tales, simulando ser miembros de los servicios médicos de Correos. Y que a pesar de las peticiones por escrito de la reclamante (se adjuntan dos) el médico que realiza los reconocimientos nunca se ha identificado como integrante de la plantilla de TEBEX (se adjunta una respuesta de dicho médico en la que no menciona a TEBEX). La reclamante solo ha podido obtener la información sobre el vínculo laboral con TEBEX del citado facultativo a través de un compañero, el funcionario….. Que el Jefe de Recursos Humanos de Correos de Zaragoza se ve obligado a reconocer que el doctor…. no forma parte de los servicios médicos de Correos y pertenece a la plantilla de TEBEX. También se constata, con la información facilitada por el mencionado facultativo que sí emite informe médico y también diagnóstico médico. Que en otro informe, el citado facultativo declara, en relación al reconocimiento médico efectuado a la reclamante, “es habitual en los trabajadores afiliados al sindicato del mencionado delegado, no autorizar a los Servicios Médicos a guardar en su Historia Médica, datos obtenidos tras la exploración, así como copias de informes, pruebas, etc., tal como es lógico en el día a día de cualquier consulta médica” (se adjunta copia de dicho documento). Que dicho informe desmiente lo manifestado por el representante legal de TEBEX cuando declara que la mercantil no es prestataria de servicios sanitarios a los trabajadores de Correos, limitándose a emitir una opinión pericial, sin elaborar diagnóstico médico ni documentación clínica. Que también se constata que se recaban y tratan datos sobre afiliación sindical de los trabajadores de Correos sin que los afectados hayan prestado su consentimiento. Que el representante legal de TEBEX solicita una reunión en la sede de la C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/8 AEPD. Resulta cuando menos anómala y extraña la petición, porque ha podido efectuar en sus alegaciones las consideraciones que ha considerado oportunas y si disponía de otras informaciones que por propia voluntad no ha querido aportar en tiempo y forma, no procede ahora apartarse del procedimiento. Y que la pretensión de que dicha reunión sea resolutoria en tiempo pasado como previsora hacia el futuro, vulnera el principio de legalidad. QUINTO: Son conocidos por las partes de forma completa todos los hechos, alegaciones y demás documentación aportada por los interesados para su defensa, al haberse dado traslado por la instrucción del expediente a cada uno de los interesados en este procedimiento y constado todo ello en el expediente que obra en esta Agencia Española de Protección de Datos. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: La competencia para resolver la presente reclamación corresponde al Director de la Agencia de Protección de Datos, de acuerdo con el artículo 37 d), en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante, LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine.” TERCERO: El artículo 3 apartados

1. d)y
2. g)de la LOPD define al responsable del fichero y al encargado del tratamiento de la siguiente forma: “
3. d)Responsable del fichero o tratamiento: persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento” “
4. g)Encargado del tratamiento: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otro, trate datos personales a cuenta del responsable del tratamiento” CUARTO: El artículo 15 de la LOPD, en relación con el derecho de acceso establece que: “1. El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos 2. La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/8 específicos. 3. El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes. ” QUINTO: El artículo 27 del Reglamento de la LOPD, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, regula el derecho de acceso en los siguientes términos: "1. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se está realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. 2. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una realización una relación de todos ellos. 3. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." SEXTO: El artículo 25 del citado Reglamento, determina. “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
5. a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
6. b)Petición en que se concreta la solicitud.
7. c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
8. d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/8 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber. 6. El responsable del fichero deberá adoptar las medidas oportunas para garantizar que las personas de su organización que tienen acceso a datos de carácter personal puedan informar del procedimiento a seguir por el afectado para el ejercicio de sus derechos. 7. El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrá modularse por razones de seguridad pública en los casos y con el alcance previsto en las Leyes. 8. Cuando las leyes aplicables a determinados ficheros concretos establezcan un procedimiento especial para la rectificación o cancelación de los datos contenidos en los mismos, se estará a lo dispuesto en aquéllas.” SÉPTIMO: El artículo 29 del Reglamento de la LOPD, dispone lo siguiente en relación al plazo en que el responsable del fichero debe resolver la solicitud de acceso: “1. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo 2. Si la solicitud fuera estimada y el responsable no acompañase a su comunicación la información a la que se refiere el artículo 27.1, el acceso se hará efectivo durante los diez días siguientes a dicha comunicación. 3. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos". OCTAVO: El artículo 26 del Reglamento de la LOPD, relativo al ejercicio de los C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/8 derechos ante un encargado del tratamiento, señala lo siguiente: “Cuando los afectados ejercitasen sus derechos ante un encargado del tratamiento y solicitasen el ejercicio de su derecho ante el mismo, el encargado deberá dar traslado de la solicitud al responsable, a fin de que por el mismo se resuelva, a menos que en la relación existente con el responsable del tratamiento se prevea precisamente que el encargado atenderá, por cuenta del responsable, las solicitudes de ejercicio por los afectados de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición” NOVENO: En el supuesto examinado, ha quedado acreditado que la reclamante ejercitó el derecho de acceso a sus datos personales ante la entidad reclamada, y que, dentro del plazo establecido conforme a las normas antes señaladas, su solicitud obtuvo respuesta por parte de la entidad encargada del tratamiento, pero no consta que dicha entidad haya dado traslado, como establece el artículo 26 del Reglamento de la LOPD, al responsable del fichero de la solicitud de acceso, a fin de que por el mismo se resuelva, sino que, en dicha comunicación, se le informa que debe dirigirse directamente al responsable del fichero. En ningún momento la entidad reclamada, como encargada del tratamiento acredita en el presente caso, el traslado de la reclamación al responsable del fichero. Por tanto, no adoptó las medidas oportunas para que se atendiera el derecho de acceso solicitado. A tenor de las definiciones de responsable del fichero o tratamiento y encargado del tratamiento recogidas en el artículo 3 de la LOPD, apartados
9. d)y g), anteriormente citados, se desprende que en este caso, la entidad TEBEX, SA actúa como encargada del tratamiento y CORREOS es la responsable del fichero. A este respecto conviene traer a colación el artículo 20 del Reglamento de la LOPD, que regula las relaciones entre el responsable del fichero y el encargado del tratamiento, establece que el acceso a los datos por parte de un encargado del tratamiento que resulte necesario para la prestación de un servicio al responsable no se considerará comunicación de datos y que el servicio prestado por el encargado del tratamiento podrá tener o no carácter remunerado y ser temporal o indefinido. Y el artículo 12 de la LOPD, sobre acceso a los datos por cuenta de terceros, establece que: “1. No se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento. 2. La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato (…).” Por otra parte, el Reglamento de la LOPD, en su artículo 5 define como responsable del fichero a aquella persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que sólo o conjuntamente con otros decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento, aunque no lo realizase materialmente. Asimismo, define encargado del tratamiento como la persona física o jurídica, pública o privada, que trate datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/8 personales por cuenta del responsable del tratamiento o del responsable del fichero, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que le vincula con el mismo y delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio. En cuanto a que no ha sido recabado su consentimiento para el tratamiento de sus datos de salud por parte de las entidades reclamadas, el artículo 8 de la LOPD, que se refiere a los datos relativos a la salud, dice que: “…las instituciones y los centros sanitarios públicos y privados y los profesionales correspondientes podrán proceder al tratamiento de los datos de carácter personal relativos a la salud de las personas que a ellos acudan o hayan de ser tratados en los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en la legislación estatal o autonómica sobre sanidad”. Esto es, si la reclamante accede a ser tratada por el facultativo o centro médico al que lo deriva Correos, para la finalidad de valorar o verificar si la baja es justificada o no, está consintiendo expresamente para que sus datos sean tratados. Por lo que se cumple a su vez con lo establecido en el artículo 7.3 de la LOPD. El resto de cuestiones planteadas por las partes no resultan de la competencia de esta Agencia, debiéndose dirimir y resolver por las instancias correspondientes. Finalmente, es preciso señalar que la entidad en sus alegaciones remite a otro expediente de esta Agencia, a fin de reproducir sus argumentos jurídicos en este procedimiento. Pues bien, no es posible dar traslado a la reclamante, en el trámite de audiencia, de dichas alegaciones, ya que estaríamos incumpliendo la protección de los datos de la persona a la que se refiere dicho expediente de Tutela de Derechos. Debido a ello, solamente se han tomado en consideración para la resolución de este procedimiento, las alegaciones presentadas al mismo. Por todo ello, procede estimar la presente reclamación de Tutela de Derechos. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, El Director de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por Dña. A.A.A. e instar a la entidad TEBEX, SA para que, en el plazo de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita a la reclamante certificación en la que haga constar que ha atendido el derecho de acceso ejercido por ésta, acreditando el traslado de la solicitud de acceso al responsable del fichero, pudiendo incurrir en su defecto en una de las infracciones previstas en el artículo 44 de la LOPD. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a la entidad TEBEX, SA, y a Dña. A.A.A.. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/8 en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la LOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa (en lo sucesivo LJCA), en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. José Luis Rodríguez Álvarez Director de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es