1/10 Procedimiento Nº: TD/01911/2015 RESOLUCIÓN Nº.: R/00832/2016 Vista la reclamación formulada el 5 de noviembre de 2015, ante esta Agencia por D. A.A.A., contra el S.A.S. ÁREA DE GESTIÓN SANITARIA NORTE DE MÁLAGA. (HOSPITAL COMARCAL DE ANTEQUERA), por no haber sido debidamente atendido el derecho de acceso a su historia clínica. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en adelante RLOPD), se han constatado los siguientes, HECHOS PRIMERO: Con fecha 25 de septiembre de 2015, D. A.A.A. (en lo sucesivo, la reclamante) ejerció derecho de acceso a su historia clínica frente al S.A.S. ÁREA DE GESTIÓN SANITARIA NORTE DE MÁLAGA. (HOSPITAL COMARCAL DE ANTEQUERA) (en adelante, AGSNM), sin que su solicitud haya recibido la contestación legalmente establecida. Concretamente solicitó acceso a su historia clínica completa, principalmente todos los documentos referentes a salud mental. SEGUNDO: Trasladadas sucesivamente la reclamación y los escritos de descargos que se produjeron en la tramitación del presente expediente, y por lo que a efectos de la resolución de la presente reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones: AGSNM alega los siguientes extremos: o o C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid Haber recibido la solicitud de la reclamante de fecha 25 de septiembre de 2015, requiriendo copia completa de su historia clínica, especialmente la documentación relativa a su asistencia en la Unidad de Salud Mental. Dicha solicitud la realiza a través de correo postal mediante un escrito en el que aporta además una fotocopia de su D.N.I. Que una vez realizada la copia de historia clínica, intentó informar a la interesada mediante diversas llamadas telefónicas. Al no ser posible la comunicación con ella por vía telefónica, con fecha 30 de octubre de 2015 se le remite comunicación mediante burofax al domicilio que se recoge en su solicitud a efecto de notificaciones. En dicha contestación se le hace constar la necesidad de comprobar su identidad ya que al recibir la notificación por carta, pretenden verificar que la solicitud había www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/10 sido realizada por ella misma, al ser datos especialmente sensibles según la LOPD. En dicha comunicación se le proponen varias opciones para entregarle la copia solicitada ya sea en el referido centro o en otro centro sanitario en Málaga para evitar que se tuviera que desplazar. o Al continuar la interesada sin ponerse en contacto con este centro, intentan contactar con ella telefónicamente. o Manifiesta que disponen de la documentación solicitada por la reclamante, y que han utilizado diferentes mecanismos para contactar ella para garantizar que la solicitud había sido realizada por ella misma, pero tras diferentes intentos por varias vías no les ha sido posible contactar con ella. La reclamante manifiesta que no tiene constancia de las llamadas referidas por el representante de la Entidad reclamada, que no ha recibido el mencionado burofax de fecha 30 de octubre de 2015, que del cotejo de la prueba aportada se desprende que la dirección que figura en la certificación de entrega no se corresponde con la consignada en su solicitud a efecto de notificaciones, que se identificó debidamente en su ejercicio de derecho, adjuntando al mismo fotocopia de su DNI, conteniendo firma que a efectos legales se considera indubitada y con su firma y rúbrica autentica. La firma o rúbrica es una escritura gráfica o grafo manuscrito que representa el nombre y apellido, o título, que una persona escribe de su propia mano y tiene fines identificativos, jurídicos, representativos y diplomáticos. Su fin es identificar, asegurar o autenticar la identidad de un autor o remitente, o como prueba del consentimiento y de verificación de la integridad y aprobación de la información contenida en un documento o similar y tiene carácter legal. Que la propia Agencia ha tramitado su reclamación de tutela de derechos al recibir por escrito con su firma original y fotocopia de su DNI, sin requerirle que verifique su identidad. Que ha recibido en fecha 11 de febrero de 2016 buofax de la Entidad reclamada, por el cual se le informa de que la documentación solicitada se encuentra a su disposición y le proponen dos alternativas para recibir la misma: que se persone en el Hospital de Antequera o en el Hospital Universitario Regional de Málaga, previa identificación de su persona. Solicita que la historia clínica requerida le sea remitida por correo postal al domicilio consignado a tal efecto en su solicitud. AGSNM se reitera en lo anteriormente expuesto. TERCERO: Son conocidos por las partes de forma completa todos los hechos, alegaciones y demás documentación aportada por los interesados para su defensa, al haberse dado traslado por la instrucción del expediente a cada uno de los interesados en este procedimiento, tal y como consta en el expediente que obra en esta Agencia Española de Protección de Datos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/10 FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.
- d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 15 de la LOPD en relación con el derecho de acceso establece que: “1.- El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos. 2.- La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. 3.- El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes. ” CUARTO: El artículo 27 del RLOPD, regula el derecho de acceso en los siguientes términos: "1. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se está realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. 2. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/10 responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una realización una relación de todos ellos. 3. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." QUINTO: El artículo 25 del RLOPD, determina el procedimiento que debe seguirse en el ejercicio del derecho de acceso: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
- a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
- b)Petición en que se concreta la solicitud.
- c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” SEXTO: El artículo 29 del RLOPD, dispone lo siguiente en relación al plazo en que el responsable del fichero debe resolver la solicitud de acceso: “1. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/10 máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo. 2. Si la solicitud fuera estimada y el responsable no acompañase a su comunicación la información a la que se refiere el artículo 27.1, el acceso se hará efectivo durante los diez días siguientes a dicha comunicación. 3. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos". SÉPTIMO: El derecho de acceso en relación con la historia clínica se regula específicamente en el artículo 18 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la Autonomía del Paciente y de Derechos y Obligaciones en Materia de Información y Documentación Clínica (en lo sucesivo LAP), cuyo tenor literal expresa: “1. El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos. 2. El derecho de acceso del paciente a la historia clínica puede ejercerse también por representación debidamente acreditada. 3. El derecho de acceso del paciente a la documentación de la historia clínica no puede ejercitarse en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, ni en perjuicio del derecho de los profesionales participantes en su elaboración, los cuales pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas. 4. Los centros sanitarios y los facultativos de ejercicio individual sólo facilitarán el acceso a la historia clínica de los pacientes fallecidos a las personas vinculadas a él, por razones familiares o de hecho, salvo que el fallecido lo hubiese prohibido expresamente y así se acredite. En cualquier caso el acceso de un tercero a la historia clínica motivado por un riesgo para su salud se limitará a los datos pertinentes. No se facilitará información que afecte a la intimidad del fallecido ni a las anotaciones subjetivas de los profesionales, ni que perjudique a C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/10 terceros.” OCTAVO: En este sentido hay que destacar el artículo 15 de la LAP que recoge el contenido mínimo de la historia clínica: “1. La historia clínica incorporará la información que se considere trascendental para el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud del paciente. Todo paciente o usuario tiene derecho a que quede constancia, por escrito o en el soporte técnico más adecuado, de la información obtenida en todos sus procesos asistenciales, realizados por el servicio de salud tanto en el ámbito de atención primaria como de atención especializada. 2. La historia clínica tendrá como fin principal facilitar la asistencia sanitaria, dejando constancia de todos aquellos datos que, bajo criterio médico, permitan el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud. El contenido mínimo de la historia clínica será el siguiente:
- a)La documentación relativa a la hoja clínico-estadística.
- b)La autorización de ingreso.
- c)El informe de urgencia.
- d)La anamnesis y la exploración física.
- e)La evolución.
- f)Las órdenes médicas.
- g)La hoja de interconsulta.
- h)Los informes de exploraciones complementarias.
- i)El consentimiento informado.
- j)El informe de anestesia.
- k)El informe de quirófano o de registro del parto.
- l)El informe de anatomía patológica.
- m)La evolución y planificación de cuidados de enfermería.
- n)La aplicación terapéutica de enfermería. ñ) El gráfico de constantes.
- o)El informe clínico de alta. Los párrafos b), c), i), j), k), I), ñ) y
- o)sólo serán exigibles en la cumplimentación de la historia clínica cuando se trate de procesos de hospitalización o así se disponga. 3. La cumplimentación de la historia clínica, en los aspectos relacionados con la asistencia directa al paciente, será responsabilidad de los profesionales que intervengan en ella. 4. La historia clínica se llevará con criterios de unidad y de integración, en cada institución asistencial como mínimo, para facilitar el mejor y más oportuno conocimiento por los facultativos de los datos de un determinado paciente en cada proceso asistencial”. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/10 NOVENO: Respecto a la conservación de la historia clínica, el artículo 17 de la LAP, en su puntos 1 y 5, dispone que: “1. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial… 5. Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen.” DÉCIMO: En el supuesto examinado, ha quedado acreditado que la reclamante solicitó el acceso a su historia clínica respetando los requisitos legalmente establecidos, ante la entidad reclamada, y que, trascurrido el plazo establecido conforme a las normas antes señaladas, su solicitud no obtuvo la respuesta legalmente exigible. En primer lugar, conviene señalar que el acceso a la historia clínica se encuentra regulado de manera específica en el art. 18 de la LAP, incardinado con los arts. 15 de la LOPD, 27 y 29 del Reglamento que la desarrolla, cuyo tenor literal es el siguiente: “El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos.” Durante la tramitación del presente procedimiento la Entidad reclamada ha acreditado documentalmente que ha dado respuesta a la solicitud de la reclamante mediante escrito de fecha 11 de febrero de 2016, esto es, fuera del plazo legalmente establecido. Informando a la interesada de lo siguiente: “La documentación que usted nos ha solicitado, al contener datos clínicos, necesitamos confirmar que es usted la que lo ha solicitado, y es por ello que tenemos que identificarla debidamente. Por ello le proponemos dos alternativas para entregarle la documentación: • Entregársela en el servicio de atención a la ciudadanía de este Hospital de Antequera presentado su D.N.I. en dias laborables de 8:15 a 14.45h. • Entregársela en el servicio de atención a la ciudadanía del Hospital Universitario Regional de Málaga (antiguo Hospital Carlos Haya), presentado su D.N.I. en días laborables de 8:15 a 14.45h.” En segundo lugar, se ha de poner de manifiesto que la Entidad reclamada utilizó presuntamente el teléfono como medio para dar respuesta e intentar contactar con la reclamante, medio éste que no permite acreditar que se haya producido la comunicación, su contenido o su intento y/o el rechazo, exigencia legal para que se entienda atendido el ejercido el derecho de acceso, de conformidad con lo establecido en el art. 25, apartados 2, 4 y 5, del Reglamento que desarrolla la LOPD. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/10 El artículo 25 del RLOPD, determina el procedimiento que debe seguirse en el ejercicio del derecho de acceso: “2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” A mayor abundamiento, como ha señalado el Tribunal Constitucional en la STC 58/2010, de 4 de octubre, “…, la eficacia de los actos de comunicación procesal realizados a través de cualquier medio técnico se supedita a que quede en las actuaciones constancia fehaciente de la recepción, de su fecha y del contenido de lo comunicado, o lo que es igual, que quede garantizada la autenticidad de la comunicación y de su contenido y quede constancia fehaciente de la remisión y recepción íntegras y del momento en que se hicieron.” Por ello, solo se tendrán en cuenta en el presente procedimiento aquellas contestaciones que se hayan dirigido a la reclamante a través de medios que permita acreditar su envío y recepción. En tercer lugar, el artículo 28 del RLOPD, que regula el derecho de acceso, establece que a la hora de ejercitar el derecho el afectado podrá optar por recibir la información a través de uno o varios de los siguientes sistemas de consulta del fichero:
- a)Visualización en pantalla,
- b)Escrito, copia o fotocopia remitida por correo, certificado o no,
- c)Telecopia,
- d)Correo electrónico u otros sistemas de comunicaciones electrónicas,
- e)Cualquier otro sistema que sea adecuado a la configuración o implantación material del fichero o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por el responsable. Y que los sistemas de consulta del fichero previstos en el apartado anterior podrán restringirse en función de la configuración o implantación material del fichero o de la naturaleza del tratamiento, siempre que el que se ofrezca al afectado sea gratuito y asegure la comunicación escrita si éste así lo exige. Asimismo, el referido artículo 28 del RLOPD establece en su apartado tercero que: “Si tal responsable ofreciera un determinado sistema para hacer efectivo el derecho de acceso y el afectado lo rechazase, aquél no responderá por los posibles riesgos que para la seguridad de la información pudieran derivarse de la elección.” Pues bien, la reclamante ha concretado en sus alegaciones que la documentación que compone su historia clínica le sea enviada por correo postal al domicilio consignado a efecto de notificaciones en su solicitud. En cuarto y último lugar, en cuanto a la acreditación de la identidad del C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 9/10 solicitante, se ha de señalar que esta Agencia entiende el protocolo establecido por la Entidad reclamada para proceder a la entrega de las historia clínicas, que contienen datos de salud o especialmente protegidos, ahora bien, la normativa vigente en materia de protección de datos, concretamente el artículo 25.1 del RLOPD, que versa sobre el procedimiento a seguir a la hora de ejercitar los derechos ARCO, establece que la identidad del interesado quedará acreditada mediante aportación de copia de su DNI junto a la solicitud del ejercicio del derecho en cuestión, requisito que cumplió la reclamante. Por tato, la identidad de la solicitante se realizó de la forma legalmente establecida, habiendo quedado corroborada, además, durante la tramitación del presente procedimiento. Por todo ello, procede estimar la reclamación que originó el presente procedimiento de tutela de derechos e instar a que la Entidad reclamada para que proceda a remitir a la reclamante la historia clínica requerida utilizando cualquier medio que permita acreditar su envío y la recepción, ya sea correo postal con acuse de recibo, burofax, mensajería… Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, La Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por a D. A.A.A. e instar al S.A.S. ÁREA DE GESTIÓN SANITARIA NORTE DE MÁLAGA. (HOSPITAL COMARCAL DE ANTEQUERA) para que, en el plazo de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita a la reclamante certificación en la que se facilite el acceso completo a su historia clínica, pudiendo incurrir en su defecto en una de las infracciones previstas en el artículo 44 de la LOPD. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución al S.A.S. ÁREA DE GESTIÓN SANITARIA NORTE DE MÁLAGA. (HOSPITAL COMARCAL DE ANTEQUERA) y a D. A.A.A.. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del reglamento de desarrollo de la LOPD aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 10/10 Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa (en lo sucesivo LJCA), en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Sin embargo, el responsable del fichero de titularidad pública, de acuerdo con el artículo 44.1 de la LJCA, sólo podrá interponer directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la LJCA, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí. Directora de la Agencia Española de Protección de Datos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es