TD-01916-2014

1/8 Procedimiento Nº: TD/01916/2014 RESOLUCIÓN Nº.: R/00956/2015 Vista la reclamación formulada el 29 de octubre de 2014 por Dª. B.B.B. y D. A.A.A. contra la entidad COLEGIO XXXXX, por no haber sido debidamente atendido el derecho de acceso al expediente académico de su hijo menor de edad, D. D.D.D.. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en adelante RLOPD), se han constatado los siguientes, HECHOS PRIMERO: Con fecha 15 de octubre de 2014, Dª. B.B.B. y D. A.A.A. (en lo sucesivo, los reclamantes) ejercieron derecho de acceso frente a la entidad COLEGIO XXXXX, concretamente solicitaron la siguiente documentación relativa a su hijo menor: “expediente académico, expediente de aprendizaje individualizado, informes psicopedagógicos si tuvieran, evaluaciones e informaciones varias”. SEGUNDO: Trasladadas sucesivamente la reclamación y los escritos de descargos que se produjeron en la tramitación del presente expediente, y por lo que a efectos de la resolución de la presente reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones:  EL COLEGIO XXXXX manifiesta las siguientes extremos: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid o En el escrito de los reclamante se solicita el expediente académico de su hijo para poder conocer la nota media numérica, con motivo de la discrepancia que mantiene con este centro educativo por no haber podido acceder su hijo al Programa Bilingüe que se imparte, por primera vez, en 1° de la ESO en el actual curso 14/15. o El Colegio XXXXX es un centro privado concertado, autorizado para impartir los niveles de Educación Infantil, Primaria y ESO. Como centro privado autorizado está obligado a impartir el currículo con arreglo a las disposiciones dictadas por la Administración Educativa (estatal y autonómica). o En relación con la presente reclamación, y en lo referente a la documentación académica y las calificaciones, resulta de aplicación la Orden de 26 de noviembre de 2007, sobre evaluación en Educación Primaria en los centros docentes de la Comunidad Autónoma de Aragón. www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/8 Manifiesta haber cumplido con lo establecido en la referida Orden, concretamente en sus arts. 5 y 18, esto es, dejar constancia en el expediente académico de los resultados de la evaluación y de informar por escrito a los padres al finalizar el curso de los resultados de la evaluación final del curso, al menos, de las calificaciones obtenidas en las distintas áreas cursadas. Los reclamantes han recibido la información escrita sobre los resultados de la evaluación de 6° de Primaria, completada con la información grupal y personal. o Como se indica en la reclamación, el motivo de solicitar el acceso al expediente académico es “conocer la nota media numérica (...) y poder corroborar que a mi hijo no le llega la nota media para entrar en el citado programa (bilingüe), en el cual hay actualmente 25 alumnos”. Dicho valor numérico no está incorporado al expediente académico, porque no puede hacerse con arreglo a la normativa antes referida. La educación Primaria no tiene calificaciones numéricas y, por tanto, no hay calificaciones numéricas en el expediente académico. o Que se mantuvo una entrevista personal con los padres con fecha 16 de octubre de 2014, de la cual se levantó acta, en la que se deja constancia que recibieron la información sobre las notas finales numéricas de cada asignatura.  Los reclamantes alegan que entienden que el Colegio de XXXXX tiene la obligación de entregarles una copia del Expediente Académico de su hijo y que este expediente debe de contener su historial académico, calificaciones, decisiones de promoción, medidas de atención a la diversidad adoptadas (apoyos, aceleraciones...) y, por supuesto, informes logopédicos, médicos y psicopedagógicos. Asimismo, solicita la nota media numérica de 6º de primaria. TERCERO: Son conocidos por las partes de forma completa todos los hechos, alegaciones y demás documentación aportada por los interesados para su defensa, al haberse dado traslado por la instrucción del expediente a cada uno de los interesados en este procedimiento, tal y como consta en el expediente que obra en esta Agencia Española de Protección de Datos. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.

1. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/8 de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 15 de la LOPD en relación con el derecho de acceso establece que: “1.- El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos. 2.- La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. 3.- El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes. ” CUARTO: El artículo 27 del RLOPD, regula el derecho de acceso en los siguientes términos: "1. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se está realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. 2. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una realización una relación de todos ellos. 3. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." QUINTO: El artículo 25 del RLOPD, determina el procedimiento que debe seguirse en el ejercicio del derecho de acceso: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/8 de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
2. a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
3. b)Petición en que se concreta la solicitud.
4. c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
5. d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” SEXTO: El artículo 29 del RLOPD, dispone lo siguiente en relación al plazo en que el responsable del fichero debe resolver la solicitud de acceso: “1. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo. 2. Si la solicitud fuera estimada y el responsable no acompañase a su comunicación la información a la que se refiere el artículo 27.1, el acceso se hará efectivo durante los diez días siguientes a dicha comunicación. 3. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/8 Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos". SÉPTIMO: El derecho de acceso en relación con la historia clínica se regula específicamente en el artículo 18 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la Autonomía del Paciente y de Derechos y Obligaciones en Materia de Información y Documentación Clínica (en lo sucesivo LAP), cuyo tenor literal expresa: “1. El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos. 2. El derecho de acceso del paciente a la historia clínica puede ejercerse también por representación debidamente acreditada. 3. El derecho de acceso del paciente a la documentación de la historia clínica no puede ejercitarse en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, ni en perjuicio del derecho de los profesionales participantes en su elaboración, los cuales pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas. 4. Los centros sanitarios y los facultativos de ejercicio individual sólo facilitarán el acceso a la historia clínica de los pacientes fallecidos a las personas vinculadas a él, por razones familiares o de hecho, salvo que el fallecido lo hubiese prohibido expresamente y así se acredite. En cualquier caso el acceso de un tercero a la historia clínica motivado por un riesgo para su salud se limitará a los datos pertinentes. No se facilitará información que afecte a la intimidad del fallecido ni a las anotaciones subjetivas de los profesionales, ni que perjudique a terceros.” OCTAVO: En cuanto a la solicitud de fecha 25 de septiembre de 2014, por medio de la cual los reclamantes manifestaron su disconformidad con los criterios seguidos para la selección de alumnos que se incorporan al programa de bilingüismo en el primer curso de la ESO, solicitando: nota media numérica e informe de aprendizaje, se ha de poner de manifiesto que dicha escrito no se puede interpretar como un ejercicio del derecho de acceso establecido en la normativa de protección de datos. Dicho escrito es una reclamación relativa al procedimiento de selección de alumnos para que se incorporen al programa de bilingüismo, quedando fuera del ámbito competencial de esta Agencia dicha pretensión, no pudiendo hacer valoración alguna por parte de la Agencia Española de Protección de Datos en relación a dicho extremo. NOVENO: En el supuesto examinado, ha quedado acreditado que los reclamantes solicitaron el “expediente académico, expediente de aprendizaje individualizado, informes psicopedagógicos si tuvieran, evaluaciones e informaciones varias” de su hijo C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/8 ante la entidad reclamada. En primer lugar, en relación a la solicitud de acceso al expediente académico del menor, conviene señalar que la normativa vigente en materia de protección de datos establece el derecho de acceso del interesado a obtener información de sus propios datos personales. Ahora bien, el acceso a documentos concretos no forma parte del contenido del derecho de acceso, tal y como disponen los arts. 15.1 de la LOPD, 27.1 y 29.3 del RLOPD anteriormente transcritos. Así, el derecho de acceso previsto en la LOPD consiste en obtener información de los datos personales de base registrados, pero no ampara el acceso a documentos concretos. Asimismo, cabe traer a colación el artículo 27.3 del RLOPD, que regula el derecho de acceso en los siguientes términos: “El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." Por tanto, la obtención de copia de un expediente académico queda fuera del derecho de acceso configurado en la normativa de protección de datos, ello con independencia de que otra normativa ampare la obtención de dicha documentación, debiéndose dirigir a las instancias educativas competentes. En segundo lugar, en lo que se refriere a la solicitud de copia de los informes psicopedagógicos del menor, señalar que el arriba trascrito artículo 18.1 de la LAP, expresa: “El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella.” Por su parte el Informe Jurídico 445/2009 de esta Agencia, que determina lo siguiente: “Según se describe en el contenido de la consulta, la actuación de la entidad consultante conlleva la evaluación psicotécnica de aptitudes, características de personalidad y preferencias profesionales de los alumnos. Por tanto se van a tratar datos psicológicos, el artículo 5.1
6. g)del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, define los datos de salud, como “las informaciones concernientes a la salud pasada, presente y futura, física o mental, de un individuo”, lo que nos permite concluir que nos encontramos en presencia de datos de salud. Además este criterio de considerar los datos psicotécnicos y psicológicos como datos de salud se ha mantenido por la Agencia con anterioridad a la entrada en vigor del mencionado Reglamento, pues así se observa en el informe de 20 mayo de 2002 en el que se establecía que; “El apartado 45 de la Memoria Explicativa del Convenio 108 del Consejo de Europa viene a definir la noción de “datos de carácter personal relativos a la salud”, considerando que su concepto abarca “las informaciones concernientes a la salud pasada, presente y futura, física o mental, de un individuo”, pudiendo tratarse de informaciones sobre un individuo de buena salud, enfermo o fallecido. Añade el citado apartado 45 que “debe entenderse que estos datos comprenden igualmente las informaciones relativas al abuso del alcohol o al consumo de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/8 drogas”. En este mismo sentido, la Recomendación nº R