TD-01953-2017

1/10 Procedimiento: TD/01953/2017 RESOLUCIÓN Nº: R/00256/2018 Vista la reclamación formulada el 24 de agosto de 2017 ante esta Agencia por Dª. B.B.B., contra el CEIP MAESTROS DEL D.D.D., por no haber sido debidamente atendido el derecho de acceso al expediente psicopedagógico de su hijo menor de edad, D. C.C.C.. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, se han constatado los siguientes, HECHOS PRIMERO: Con fecha 2 de febrero de 2017, Dª. B.B.B. (en lo sucesivo, la reclamante) ejerció derecho de acceso frente a el CEIP MAESTROS DEL D.D.D. (en adelante, la Entidad reclamada). Concretamente solicita copia íntegra del Expediente psicopedagógico relativo a su hijo menor de edad (expediente del alumno en poder del Equipo de Orientación) que comprenda copia de: informes médicos, psicopedagógicos, psicotécnicos, logopédicos, audición y lenguaje, fonológicos y psicológicos, evaluaciones psicopedagógicas, así como test, pruebas psicométricas, de inteligencia o psicológicas desde el periodo académico 2010/11 hasta la actualidad. Mediante escrito de fecha 10 de febrero de 2017, la Entidad reclamada procede a informar a la reclamante de que se le facilitará una copia que podrá recoger en la secretaría del Centro el viernes 17 de febrero de 2017 a las 9:00 h. La reclamante manifiesta no haber podido acudir a la cita del viernes 17 de febrero de 2017 a las 9:00 horas porque la notificación realizada por correo certificado le fue entregada el día 22 de febrero de 2017, transcurrida la fecha de la reunión. SEGUNDO: Con fecha 20 de marzo de 2017, la reclamante reiteró el ejerció derecho de acceso frente a la Entidad reclamada y requirió el cotejo de la copia a recibir con el expediente que se conserva en el Centro. A través de escrito de fecha 29 de marzo de 2017, la Entidad reclamada procede a informar a la reclamante de que podrá ver el contenido íntegro y original del Expediente psicopedagógico relativo a su hijo obrante en el Centro y obtener copia del mismo el viernes 7 de abril de 2017 a las 9:00 h. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/10 La reclamante manifiesta no haber podido acudir a la cita del viernes 7 de abril de 2017 a las 9:00 horas porque la notificación realizada por correo certificado le fue entregada el mismo día viernes 7 de abril de 2017, de forma tardía y posterior a la fecha y hora otorgada. TERCERO: Con fecha 19 de abril de 2017, la reclamante reiteró nuevamente el ejerció derecho de acceso frente a la Entidad reclamada y requirió el cotejo de la copia Expediente psicopedagógico a recibir con el expediente que se conserva en el Centro. A través de correo electrónico de fecha 26 de abril de 2017, la Entidad reclamada convoca a la reclamante para el viernes 5 de mayo de 2017 a las 9 horas en la secretaría del Centro. En fecha 4 de mayo de 2017, la reclamante comunica a la Entidad reclamada la asistencia a la cita convocada para el viernes 5 de mayo de 2017 a las 9 horas. CUARTO: La reclamante alega que en fecha 5 de mayo de 2017 acude a la cita, donde pudo visualizar los documentos que componen el Expediente psicopedagógico y el Expediente administrativo del alumno obrantes en el Centro, que se le deniega la copia íntegra del Expediente psicopedagógico haciéndosele entrega únicamente de dos documentos: Informe Psicopedagógico de fecha 10 de junio de 2015, de los Servicios Periféricos de Educación, Cultura y Deportes, elaborado por Dª. A.A.A. y un documento de rectificación de dicho Informe, firmado por la referida orientadora. Aporta recibí que certifica la documentación recibida. QUINTO: Con fechas 10, 12 de mayo y 13 de junio de 2017, la reclamante reitera nuevamente el ejerció derecho de acceso a copia íntegra del Expediente psicopedagógico y cotejo con el original que obra en el Centro frente a la Entidad reclamada al no haber sido atendido el derecho de acceso a copia de la totalidad del expediente psicopedagógico del menor. Asimismo, solicita copia íntegra y cotejo con el original que custodia el Centro del expediente que custodia la Dirección. A través de escritos de fechas 29 de mayo y 30 de junio de 2017, la Entidad reclamada deniega el acceso a copia íntegra del expediente psicopedagógico que custodia el Equipo de Orientación al haberle sido entregada con anterioridad, no existiendo nueva documentación. SEXTO: Trasladadas sucesivamente la reclamación y los escritos de descargos que se produjeron en la tramitación del presente expediente, y por lo que a efectos de la resolución de la presente reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones: ü La Entidad reclamada alega los siguientes extremos: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/10 ü 1 Que en fecha 5 de mayo de 2017 se hizo entrega la reclamante de la siguiente documentación: informe psicopedagógico y rectificación del mismo. Además, se le dio vista a las carpetas expediente del alumno con toda la documentación obrante en el centro, tanto en el departamento de orientación como en la secretaría del centro. 2 Que en fecha 14 de junio de 2017 la reclamante se negó a retirar documentación complementaria que se le ofreció en una entrevista mantenida con la orientadora. 3 Que han contestado a todas las solicitudes de copia y acceso presentadas y que se ha hecho entrega de la siguiente documentación: Informe del equipo de orientación (12/05/14), Informe psicopedagógico (12/15/15), resultado pruebas psicométricas evaluaciones psicopédicas (23/06/15) y Informe psicopedagógico y Rectificación (05/05/17). 4 Que en relación con la petición de acceso al fichero del Sistema Delphos (Gestión Académica de Castilla la Mancha), la misma se remitió a la Secretaría de Educación, Cultura y Deportes. Que respondió a finales de junio diciendo que se podía dar vista desde el centro para la cual se citó a la reclamante el 11 de octubre de 2017 en la secretaría del centro parar que recogiera la documentación. No habiendo acudido a recogerla. La reclamante manifiesta que el acceso al Expediente Psicopedagógico de su hijo, concretado el día 5 de mayo de 2017, ha sido parcial, habiéndosele entregado únicamente dos documentos, no habiendo accedido ni obtenido copia del Expediente Psicopedagógico obrante en el Equipo de Orientación y Apoyo del centro.  La entidad reclamada alega que ha comunicado a los padres del menor a través de escrito de fecha 28 de noviembre de 2017 que “pueden pasar a recoger el expediente de su hijo en el horario de secretaría del centro”. SÉPTIMO: Son conocidos por las partes de forma completa todos los hechos, alegaciones y demás documentación aportada por los interesados para su defensa, al haberse dado traslado por la instrucción del expediente a cada uno de los interesados en este procedimiento y constado todo ello en el expediente que obra en esta Agencia Española de Protección de Datos. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.

1. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo, LOPD). C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/10 SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 15 de la LOPD dispone que: “1. El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos. 2. La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. 3. El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes. ” CUARTO: El artículo 27 del Reglamento de la LOPD aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en lo sucesivo, RLOPD), regula el derecho de acceso en los siguientes términos: “1. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se está realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. 2. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una realización una relación de todos ellos. 3. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/10 QUINTO: El artículo 25 del RLOPD determina: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
2. a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
3. b)Petición en que se concreta la solicitud.
4. c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
5. d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” SEXTO: El artículo 29 del RLOPD, dispone lo siguiente: “1. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/10 2. Si la solicitud fuera estimada y el responsable no acompañase a su comunicación la información a la que se refiere el artículo 27.1, el acceso se hará efectivo durante los diez días siguientes a dicha comunicación. 3. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos.” SÉPTIMO: En el supuesto aquí analizado, queda acreditado que la reclamante ejercitó el derecho de acceso a copia íntegra del Expediente psicopedagógico relativo a su hijo menor de edad ante la Entidad reclamada en reiteradas ocasiones, que dichas peticiones se llevaron a cabo amparadas en la normativa vigente en materia de protección de datos, y que, trascurrido el plazo establecido conforme a las normas antes señaladas, las solicitudes no obtuvieron la respuesta legalmente exigible, ya que el acceso concedido se produjo de manera incompleta, al haberse entregado por la Entidad reclamada únicamente copia de dos documentos: Informe Psicopedagógico de fecha 10 de junio de 2015, de los Servicios Periféricos de Educación, Cultura y Deportes, elaborado por Dª. A.A.A. y un documento de rectificación de dicho Informe, firmado por la referida orientadora, como queda acreditado en el recibí firmado por la reclamante. En primer lugar, en cuanto al fondo del asunto, la atención del derecho de acceso solicitado, conviene señalar que el artículo 29.1 del RLOPD, dispone lo siguiente: “El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud”. Asimismo, el artículo 25 de dicho Reglamento establece que: “El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso” y que: “Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta (…), debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber”. La obligación general del responsable del fichero para el ejercicio de cualquier derecho es contestar expresamente a la solicitud recibida, estimando o desestimando la petición. Esta obligación de contestación expresa procede incluso cuando no existen datos registrados relativos al solicitante, debiendo el responsable informar específicamente de la inexistencia de datos referentes al interesado en sus ficheros. Por otro lado, el acceso a la historia clínica se encuentra regulado de manera específica en el art. 18 de la LAP, incardinado con los arts. 15 de la LOPD, 27 y 29 del C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/10 Reglamento que la desarrolla, cuyo tenor literal es el siguiente: “El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella...” En segundo lugar, artículo 28 del RLOPD, relativo al ejercicio del derecho de acceso, establece que: “Al ejercitar el derecho de acceso, el afectado podrá optar por recibir la información a través de uno o varios de los siguientes sistemas de consulta del fichero: a. b. c. d. e. Visualización en pantalla. Escrito, copia o fotocopia remitida por correo, certificado o no. Telecopia. Correo electrónico u otros sistemas de comunicaciones electrónicas. Cualquier otro sistema que sea adecuado a la configuración o implantación material del fichero o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por el responsable.” Además, el apartados 3 del referido artículo indica que: “Si tal responsable ofreciera un determinado sistema para hacer efectivo el derecho de acceso y el afectado lo rechazase, aquél no responderá por los posibles riesgos que para la seguridad de la información pudieran derivarse de la elección.” En el caso que nos ocupa, la reclamante solicitó obtener copia íntegra del Expediente psicopedagógico relativo a su hijo menor y poder cotejarlo con el original que custodia la Entidad reclamada. Por tanto, la Entidad reclamada deberá respetar los sistemas de consulta elegidos por la reclamante. En tercer lugar, en cuanto a la consideración de los informes psicopedagógicos y pruebas correspondientes como datos relativos a la salud, conviene traer a colación el Informe Jurídico 445/2009 de esta Agencia, que determina lo siguiente: “Según se describe en el contenido de la consulta, la actuación de la entidad consultante conlleva la evaluación psicotécnica de aptitudes, características de personalidad y preferencias profesionales de los alumnos. Por tanto se van a tratar datos psicológicos, el artículo 5.1
6. g)del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, define los datos de salud, como “las informaciones concernientes a la salud pasada, presente y futura, física o mental, de un individuo”, lo que nos permite concluir que nos encontramos en presencia de datos de salud. Además este criterio de considerar los datos psicotécnicos y psicológicos como datos de salud se ha mantenido por la Agencia con anterioridad a la entrada en vigor del mencionado Reglamento, pues así se observa en el informe de 20 mayo de 2002 en el que se establecía que; “El apartado 45 de la Memoria Explicativa del Convenio 108 del C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/10 Consejo de Europa viene a definir la noción de “datos de carácter personal relativos a la salud”, considerando que su concepto abarca “las informaciones concernientes a la salud pasada, presente y futura, física o mental, de un individuo”, pudiendo tratarse de informaciones sobre un individuo de buena salud, enfermo o fallecido. Añade el citado apartado 45 que “debe entenderse que estos datos comprenden igualmente las informaciones relativas al abuso del alcohol o al consumo de drogas”. En este mismo sentido, la Recomendación nº R