TD-02008-2014

1/10 Procedimiento Nº: TD/02008/2014 RESOLUCIÓN Nº.: R/00580/2015 Vista la reclamación formulada el 1 de septiembre de 2014, ante esta Agencia por Dª. A.A.A. (representante de D. B.B.B.), contra las entidades CENTRO ASISTENCIAL XXXXX y CENTRO PARA EL ESTUDIO DE LA TERAPIA RELACIONAL SISTÉMICA, S.L., por no haber sido debidamente atendido el derecho de acceso a la historia clínica historia de su hijo discapacitado intelectual. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en adelante RLOPD), se han constatado los siguientes, HECHOS PRIMERO: Con fecha 11 de julio de 2014, Dª. A.A.A. (representante de D. B.B.B.) (en lo sucesivo, la reclamante) ejerció derecho de acceso a la historia clínica de su hijo y representado frente a la entidad CENTRO ASISTENCIAL XXXXX (en adelante, CASJD). Dicha entidad lo recibió el 17 de julio de 2014. Concretamente solicita la documentación clínica y todos los datos relativos a su hijo discapacitado intelectual y suyos que figuren en los archivos de la referida entidad. Asimismo manifiesta que dicha información se generó durante su participación en una terapia familia junto a su exmarido y dos hijos discapacitados intelectuales y consulta de psiquiatría a la que acudió su hijo D. C.C.C., habiendo sido director de la terapia el Dr. D.D.D.. Mediante escrito de fecha 29 de julio de 2014, el Dr. D.D.D. dio respuesta a la reclamante a través de un escrito con membrete de la entidad reclamada, en el que manifiesta los siguientes extremos: “• Que en el archivo de este Centro no constan datos sobre su hijo discapacitado intelectual, D. C.C.C., porque nunca recibió asistencia aquí. • Que el tratamiento de Terapia Familiar al que alude, se realizó en la Escuela de Terapia Familiar que, aunque tiene su sede en este Centro, es totalmente independiente y de la que yo soy director. • Que tampoco D. C.C.C. fue visto en la Escuela individualmente, pues se trataba de sesiones familiares. • Que esta terapia familiar fue precozmente interrumpida y que por tanto no se puede hablar de resultados. • Que, por otra parte, al asistir también a esas sesiones el Sr. B.B.B., como C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/10 padre y esposo, para informar sobre ellas tendría que recibir la petición del mismo. Insisto, al ser sesiones de familia se evaluaba e intervenía en la dinámica de los cuatro miembros, muy especialmente en la de pareja, en tan dolorosa y difícil situación clínica de ambos hijos. • Que las aludidas sesiones fueron realizadas por dos alumnas, psicólogas del Master de Terapia familiar en el curso 2008-2009 y que, acabado el master, se establecieron fuera de Málaga y para concluir: …que poco se puede aportar por no haber historia clínica de D. C.C.C. ni una terapia familiar completa.” SEGUNDO: Trasladadas sucesivamente la reclamación y los escritos de descargos que se produjeron en la tramitación del presente expediente, y por lo que a efectos de la resolución de la presente reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones:  CASJD alega los siguientes extremos: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid • En el presente caso nos encontramos ante dos responsables de fichero de datos personales totalmente diferenciados, siendo cada uno de ellos responsable de los datos personales tratados en el desarrollo de su propia actividad, así como responsables de atender el ejercicio de los derechos contemplados en la normativa de protección de datos. • El Centro Asistencial XXXXX de Málaga, constituye una entidad jurídica diferenciada del Centro para el Estudio de la Terapia Relacional Sistémica, S.L. (en adelante, CETRES). Es en el ámbito de dicha escuela donde se recaban los datos personales objeto de la presente reclamación. • Ambas entidades comparten su sede, ubicada en la dirección (C/..........1) MÁLAGA. • El Centro Asistencial XXXXX de Málaga no es responsable del fichero de los datos personales de la Escuela de Terapia Familiar a los que alude la reclamante en su escrito dirigido a la Agencia, y por consiguiente, el derecho de acceso debió dirigirse a la entidad responsable del fichero, en este caso el CETRES, y no a este Centro. • Que el Dr. D.D.D., al que alude la reclamante en su reclamación, ha pertenecido al CASJD hasta febrero de 2008, fecha desde la cual presta servicios esporádicos de asesoramiento especializado. Actualmente es Director de la Escuela de Terapia Familiar del CETRES. • En el burofax con el ejercicio del derecho de acceso de la reclamante, indica como destinatario al Centro Asistencial XXXXX, así como responsable del fichero. Centro Asistencial dio respuesta a dicha solicitud de conformidad con lo establecido en el art. 25.2 del RLOPD. Siendo el Dr. D.D.D. la persona aludida en el ejercicio del derecho de acceso quien responde, utilizando sin autorización o por desconocimiento documentos www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/10 con el membrete o logo del Centro Asistencial para un trámite en el que CETRES era el responsable del fichero. En la referida contestación se informa a la reclamante de la inexistencia de datos personales relativos a su persona y a la de sus hijos en el Centro Asistencial XXXXX de Málaga.  La reclamante manifiesta que el Dr. D.D.D. ha difundido información recopilada durante la terapia que él dirigía, presentándose en un juicio sobre violencia de género en una causa abierta contra su ex marido, y a petición de su ex, facilitó a terceras personas información confidencial sobre su persona sin que en ningún momento fuese requerido por el juez para ello. TERCERO: Son conocidos por las partes de forma completa todos los hechos, alegaciones y demás documentación aportada por los interesados para su defensa, al haberse dado traslado por la instrucción del expediente a cada uno de los interesados en este procedimiento, tal y como consta en el expediente que obra en esta Agencia Española de Protección de Datos. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.

1. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 15 de la LOPD en relación con el derecho de acceso establece que: “1.- El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos. 2.- La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/10 3.- El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes.” CUARTO: El artículo 27 del RLOPD, regula el derecho de acceso en los siguientes términos: "1. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se está realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. 2. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una realización una relación de todos ellos. 3. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." QUINTO: El artículo 25 del RLOPD, determina el procedimiento que debe seguirse en el ejercicio del derecho de acceso: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
2. a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
3. b)Petición en que se concreta la solicitud.
4. c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
5. d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/10 todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” SEXTO: El artículo 29 del RLOPD, dispone lo siguiente en relación al plazo en que el responsable del fichero debe resolver la solicitud de acceso: “1. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo. 2. Si la solicitud fuera estimada y el responsable no acompañase a su comunicación la información a la que se refiere el artículo 27.1, el acceso se hará efectivo durante los diez días siguientes a dicha comunicación. 3. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos". SÉPTIMO: El derecho de acceso en relación con la historia clínica se regula específicamente en el artículo 18 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la Autonomía del Paciente y de Derechos y Obligaciones en Materia de Información y Documentación Clínica (en lo sucesivo LAP), cuyo tenor literal expresa: “1. El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/10 2. El derecho de acceso del paciente a la historia clínica puede ejercerse también por representación debidamente acreditada. 3. El derecho de acceso del paciente a la documentación de la historia clínica no puede ejercitarse en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, ni en perjuicio del derecho de los profesionales participantes en su elaboración, los cuales pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas. 4. Los centros sanitarios y los facultativos de ejercicio individual sólo facilitarán el acceso a la historia clínica de los pacientes fallecidos a las personas vinculadas a él, por razones familiares o de hecho, salvo que el fallecido lo hubiese prohibido expresamente y así se acredite. En cualquier caso el acceso de un tercero a la historia clínica motivado por un riesgo para su salud se limitará a los datos pertinentes. No se facilitará información que afecte a la intimidad del fallecido ni a las anotaciones subjetivas de los profesionales, ni que perjudique a terceros.” OCTAVO: En este sentido hay que destacar el artículo 15 de la LAP que recoge el contenido mínimo de la historia clínica: “1. La historia clínica incorporará la información que se considere trascendental para el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud del paciente. Todo paciente o usuario tiene derecho a que quede constancia, por escrito o en el soporte técnico más adecuado, de la información obtenida en todos sus procesos asistenciales, realizados por el servicio de salud tanto en el ámbito de atención primaria como de atención especializada. 2. La historia clínica tendrá como fin principal facilitar la asistencia sanitaria, dejando constancia de todos aquellos datos que, bajo criterio médico, permitan el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud. El contenido mínimo de la historia clínica será el siguiente:
6. a)La documentación relativa a la hoja clínico-estadística.
7. b)La autorización de ingreso.
8. c)El informe de urgencia.
9. d)La anamnesis y la exploración física.
10. e)La evolución.
11. f)Las órdenes médicas.
12. g)La hoja de interconsulta.
13. h)Los informes de exploraciones complementarias.
14. i)El consentimiento informado.
15. j)El informe de anestesia.
16. k)El informe de quirófano o de registro del parto.
17. l)El informe de anatomía patológica.
18. m)La evolución y planificación de cuidados de enfermería.
19. n)La aplicación terapéutica de enfermería. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/10 ñ) El gráfico de constantes.
20. o)El informe clínico de alta. Los párrafos b), c), i), j), k), I), ñ) y
21. o)sólo serán exigibles en la cumplimentación de la historia clínica cuando se trate de procesos de hospitalización o así se disponga. 3. La cumplimentación de la historia clínica, en los aspectos relacionados con la asistencia directa al paciente, será responsabilidad de los profesionales que intervengan en ella. 4. La historia clínica se llevará con criterios de unidad y de integración, en cada institución asistencial como mínimo, para facilitar el mejor y más oportuno conocimiento por los facultativos de los datos de un determinado paciente en cada proceso asistencial”. NOVENO: Respecto a la conservación de la historia clínica, el artículo 17 de la LAP, en su puntos 1 y 5, dispone que: “1. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial… 5. Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen.” DÉCIMO: En el supuesto examinado, ha quedado acreditado que la reclamante solicitó el acceso a la historia clínica de su hijo discapacitado D. C.C.C. y a sus datos propios respetando los requisitos legalmente establecidos, ante la entidad reclamada, y que, dentro del plazo establecido conforme a las normas antes señaladas, su solicitud no obtuvo la respuesta legalmente exigible. Si bien es cierto que mediante escrito de fecha 29 de julio de 2014 el Dr. D.D.D. dio respuesta a la reclamante a través de un escrito con membrete de la entidad reclamada, no se puede aceptar que la contestación dirigida a una persona jurídica (CASJD) sea respondida por el Director de otra entidad jurídica distinta (CETRES), independientemente de que este preste servicios esporádicos de asesoramiento especializado a la primera y de que ambas entidades compartan su sede física. La contestación que le corresponde dar a la entidad CASJD en cumplimiento del art. 25.2 del RLOPD debe ser realizada por dicha entidad y firmada por su Director Gerente o la persona de la organización en que delegue. Por otro lado, cabe reprochar la actuación llevada a cabo por la entidad CASJD y el Director de CETRES, dado que ante la recepción del ejercicio del derecho de acceso recibido podían haber actuado de dos formas distintas: Una, CASJD informa a la reclamante de que no existen datos relativos a sus hijos y a su persona en sus ficheros C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/10 y que el responsable del fichero al que debe dirigirse es CETRES, entidad jurídica distinta y con ficheros propios pero sita en la misma dirección. Dos, trasladar la solicitud de acceso a CETRES para que conteste e informar a la reclamante de tal extremo. En cuanto al fondo del asunto, el acceso a los datos clínicos de los hijos de la reclamante y a los suyos propios, se ha de señalar que el acceso a las historias clínicas se encuentra regulado en el art. 18 de la LAP, cuyo contenido es el siguiente: “El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos”, “El derecho de acceso del paciente a la historia clínica puede ejercerse también por representación debidamente acreditada” y “El derecho de acceso del paciente a la documentación de la historia clínica no puede ejercitarse en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, ni en perjuicio del derecho de los profesionales participantes en su elaboración, los cuales pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas.” Por tanto, la reclamante tiene derecho a obtener copia de la información que compone la historia clínica de sus hijos si actúa en representación de los mismos y así lo acredita, con independencia del resultado de la terapia, de la duración de la misma o de que las psicólogas, alumnas de un Master de Terapia Familiar en el curso 2008-2009, que presuntamente realizaron las sesiones se hayan establecido fuera de Málaga. Siendo el responsable del fichero de dichas terapias llevadas a cabo durante la impartición de un curso el CENTRO PARA EL ESTUDIO DE LA TERAPIA RELACIONAL SISTÉMICA, S.L., según se desprende de la documentación aportada a este procedimiento. No obstante, CETRES deberá hacer entrega a la reclamante de la documentación clínica solicitada teniendo en cuenta las reservas señaladas en el arriba transcrito art. 18.3 de la LAP, que establece que los profesionales participantes en su elaboración pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas y del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, en el caso que nos ocupa, las aportaciones hechas por el exmarido de la reclamante. Esta Agencia ha incluido en el presente procedimiento a la entidad CETRES, aun no constando directamente en la reclamación interpuesta, al haber quedado acreditado que el Dr. D.D.D. dio respuesta a la reclamante a través de un escrito con membrete de la entidad CASJD, en el que señala su condición de Director de la Escuela de Terapia Familiar del CETRES, siendo, por tanto, conocedor de la solicitud de la reclamante y habiendo podido provocar la confusión entre las dos entidades. Por todo ello, procede estimar la reclamación que originó el presente procedimiento de tutela de derechos. El resto de las cuestiones planteadas por las partes, presunta cesión de sus datos clínicos sin su consentimiento y sin ser estos requeridos por un juez y presunta falsificación documental, no resultan de la competencia de esta Agencia, debiéndose dirimir y resolver por las instancias correspondientes, o bien, quedan fuera del objeto del C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 9/10 procedimiento de tutela de derechos. A este respecto, cabe señalar que el procedimiento de tutela derechos tiene como finalidad esencial la protección de los derechos reconocidos en la LOPD, en este caso, el ejercicio del derecho de acceso a sus datos personales y a los de sus hijos, en su condición de representante legal. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, El Director de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por Dª. A.A.A. (representante de D. B.B.B.) e instar a CENTRO ASISTENCIAL XXXXX para que, en el plazo de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita a la reclamante certificación en la que se le informe de la no existencia de datos de salud suyos ni de sus hijos discapacitados intelectuales en sus ficheros, pudiendo incurrir en su defecto en una de las infracciones previstas en el artículo 44 de la LOPD. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. SEGUNDO: ESTIMAR la reclamación formulada por Dª. A.A.A. (representante de D. B.B.B.) e instar a CENTRO PARA EL ESTUDIO DE LA TERAPIA RELACIONAL SISTÉMICA, S.L. para que, en el plazo de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita a la reclamante certificación en la que se facilite el acceso completo a la historia clínica o documentación clínica solicitada, relativa a la terapia seguida junto a sus hijos discapacitado intelectuales y exmarido teniendo en cuenta las reservas contempladas en el artículo 18.3 de la LAP, o deniegue motivada y fundamentadamente el acceso solicitado, pudiendo incurrir en su defecto en una de las infracciones previstas en el artículo 44 de la LOPD. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. TERCERO: NOTIFICAR la presente resolución a las entidades CENTRO ASISTENCIAL XXXXX, CENTRO PARA EL ESTUDIO DE LA TERAPIA RELACIONAL SISTÉMICA, S.L. y a Dª. A.A.A. (representante de D. B.B.B.). De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la LOPD. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 10/10 Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa (en lo sucesivo LJCA), en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. José Luis Rodríguez Álvarez. Director de la Agencia Española de Protección de Datos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es