TD-02038-2015

1/7 Procedimiento Nº: TD/02038/2015 RESOLUCIÓN Nº.: R/00793/2016 Vista la reclamación formulada por D. A.A.A. contra DIRECCIÓN TERRITORIAL DE COMERCIO EN ASTURIAS, con fecha de entrada en esta Agencia de 27 de octubre de 2015, por no haber sido atendido debidamente su derecho de acceso. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en lo sucesivo, RLOPD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 09 de abril de 2015 D. A.A.A. (en lo sucesivo, el reclamante) presentó un escrito ante la Delegación del Gobierno en Asturias un escrito dirigido al Ministerio de Economía y Competitividad indicando que, como trabajador de la DIRECCIÓN TERRITORIAL DE COMERCIO EN ASTURIAS (en lo sucesivo, la Dirección Territorial) en la que se implantó un control de presencia/horario mediante firma manual con inclusión de los datos de todos trabajadores en un mismo documento que permanece en la mesa del reclamante durante toda la semana y respecto del que existen dudas sobre el acceso al mismo por personal ajeno a los firmantes, solicitaba el acceso a sus datos personales en el fichero “Control cumplimiento del horario de trabajo y ausencias en el puesto de los empleados período 2013-2015” y “copia de los fichajes realizados en el formato original.” SEGUNDO: Con fecha 27 de octubre de 2015 tuvo entrada en esta Agencia reclamación contra la Dirección Territorial por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso. “Que el abajo firmante siendo actualmente Delegado de personal en la Junta de Personal funcionario de Asturias y Secretario de la misma, y aunque no ha tenido ningún incumplimiento de los reseñados, estima que no es un medio de control válido, por tanto solicito en su día acceso al fichero de dicho control al Ministerio de Economía y competitividad, para su remisión en su caso a la Junta de Personal Funcionario y que hasta la fecha no ha sido contestado.” TERCERO: Trasladadas sucesivamente la reclamación y los escritos de descargos que se produjeron en la tramitación del presente expediente, y por lo que a efectos de la resolución de la presente reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones:  La Dirección Territorial señaló que no se ha presentado ni recibido escrito alguno de acceso del reclamante ni tampoco solicitud verbal. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/7 Explican que el control de presencia se realiza cumpliendo lo establecido en la Resolución de 28 de diciembre de 2012 de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas. Indican que a la comunicación que trimestralmente se remite a los servicios centrales con las incidencias relativas al incumplimiento de horarios de trabajo tiene acceso sin restricción alguna el reclamante, puesto que es el responsable registro de entrada y salida de documentos de la Dirección Territorial, y además, los documentos de control horario se encuentran permanentemente sobre su mesa de trabajo.  El reclamante manifiesta que “(…) no existe por parte del que suscribe de obligación de tener conocimiento del responsable directo de la gestión del citado fichero, ni del procedimiento de gestión interna anotaciones, traslados, conservación y archivo, destrucción etc… sino más bien por parte de la Administración General del Estado (Ministerio de Economía y Competitividad) de comunicar y remitir la referida solicitud al órgano competente por razón de la materia y territorio de la gestión del citado fichero.” Asimismo, hace diferentes menciones a los sistemas de control de horarios y las normativas aplicables a los mismos, y a la posible inexistencia de inscripción del fichero en esta Agencia Española de Protección de Datos.  La Dirección Territorial señala que la hoja de firmas semanal es una forma simple pero proporcionada, dado que en su plantilla sólo constan 4 trabajadores. “Esta hoja de firmas es todo cuanto existe para el control de presencia.” FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.

1. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo, LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 15 de la LOPD dispone que “1. El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos. 2. La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/7 medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. 3. El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes.” CUARTO: El artículo 27 del RLOPD regula el derecho de acceso en los siguientes términos: "1. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se está realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. 2. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una realización una relación de todos ellos. 3. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." QUINTO: El artículo 25 del RLOPD determina: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
2. a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
3. b)C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid Petición en que se concreta la solicitud. www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/7
4. c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
5. d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” SEXTO: El artículo 29 del RLOPD dispone lo siguiente: “1. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo 2. Si la solicitud fuera estimada y el responsable no acompañase a su comunicación la información a la que se refiere el artículo 27.1, el acceso se hará efectivo durante los diez días siguientes a dicha comunicación. 3. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos". SÉPTIMO: La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (en lo sucesivo, LRJPAC) dispone en el artículo 38, Registros, apartados 1 y 2: “1. Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo la C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/7 salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares. 2. Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros, con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida. Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.” OCTAVO: El procedimiento de Tutela de Derechos se instruye como consecuencia de la denegación de alguno de los derechos regulados por la normativa de protección de datos (acceso, rectificación, cancelación y oposición). Por ello, sólo se analizarán los aspectos relativos a dichos derechos, quedando fuera del presente procedimiento el resto de cuestiones planteadas. En el supuesto aquí analizado, y teniendo en cuenta lo dispuesto en el párrafo anterior, ha quedado acreditado que el reclamante presentó ante la Delegación del Gobierno en Asturias un escrito dirigido al Ministerio de Economía y Competitividad indicando que, como trabajador de la Dirección Territorial, en la que se implantó un control de presencia/horario mediante firma manual con inclusión de los datos de todos trabajadores en un mismo documento que permanece en la mesa del reclamante durante toda la semana y respecto del que existen dudas sobre el acceso al mismo por personal ajeno a los firmantes, solicitaba el acceso a sus datos personales en el fichero “Control cumplimiento del horario de trabajo y ausencias en el puesto de los empleados período 2013-2015” y “copia de los fichajes realizados en el formato original” y que su solicitud no ha recibido la contestación legalmente establecida. Durante la tramitación del presente procedimiento, la Dirección Territorial ha manifestado no haber recibido la solicitud del reclamante. En el presente caso, y teniendo en cuenta el artículo 38.2 de la LRJPAC transcrito, hay que entender que el ejercicio de cancelación fue válidamente solicitado. Por ello, la Dirección Territorial debería haber atendido dicho derecho. No obstante, aún en el caso de que por alguna circunstancia dicho ejercicio no hubiese llegado al responsable del fichero al que iba dirigido, durante la tramitación del presente procedimiento ha tenido conocimiento de la pretensión del reclamante, por lo que debería haber atendido el mismo. Hay que recordar que los derechos son personalísimos, por lo que el interesado sólo puede ejercitar los derechos respecto de sus propios datos personales o de aquéllos cuya representación ostente. Examinada la documentación obrante en el expediente, se observa que el interesado: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/7 - solicitó acceso a sus datos personales, sin que haya quedado acreditado que la Dirección General haya atendido el citado derecho facilitándole los datos de base (nombre y apellidos, DNI, firma) que sobre él consten en el fichero reclamado. En consecuencia, procede estimar la pretensión del reclamante. - solicitó copia de los fichajes realizados en el formato original: El acceso a documentos concretos no forma parte del contenido del derecho de acceso, tal y como disponen los arts. 15.1 de la LOPD y 29.3 del RLOPD anteriormente transcritos. Así, el derecho de acceso previsto en la LOPD consiste en obtener información de los propios datos personales de base registrados, pero no ampara el acceso a documentos concretos. Por tanto, la obtención de copia de los listados queda fuera del derecho de acceso configurado en la normativa de protección de datos. Ello con independencia de que otra normativa ampare la obtención de dicha documentación. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por D. A.A.A. e instar a DIRECCIÓN TERRITORIAL DE COMERCIO EN ASTURIAS para que, en el plazo de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita al reclamante certificación en la que se facilite el acceso completo a sus datos, o deniegue motivada y fundamentadamente el acceso solicitado, pudiendo incurrir en su defecto en una de las infracciones previstas en el artículo 44 de la LOPD. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a D. TERRITORIAL DE COMERCIO EN ASTURIAS. A.A.A. contra DIRECCIÓN De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del RLOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 18.4 de la C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/7 LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la LRJPAC, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción ContenciosoAdministrativa (en lo sucesivo LJCA), en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Sin embargo, el responsable del fichero de titularidad pública, de acuerdo con el artículo 44.1 de la LJCA, sólo podrá interponer directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la LJCA, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es