TD-02214-2016

1/8 Procedimiento Nº: TD/02214/2016 RESOLUCIÓN Nº: R/03263/2016 Vista la reclamación formulada el 20 de julio de 2016 ante esta Agencia por Dª. A.A.A., contra la entidad SOCIEDAD COOPERATIVA MADRILEA DE ENSEÑANZA COIS-SIGLO XXI, por no haber sido debidamente atendido el derecho de acceso. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el artículo 117 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, se han constatado los siguientes. HECHOS PRIMERO: Con fecha 23 de mayo de 2016, Dª. A.A.A. (en lo sucesivo, la reclamante) ejerció derecho de acceso frente a la entidad SOCIEDAD COOPERATIVA MADRILEA DE ENSEÑANZA COIS-SIGLO XXI (en adelante, COIS-SIGLO XXI) sin que su solicitud haya recibido la contestación legalmente establecida. Concretamente solicitó acceso al expediente académico de su hijo, dictamen de escolarización, informes psicopedagógicos, evaluaciones y copia de todos los exámenes. SEGUNDO: Trasladadas sucesivamente la reclamación y los escritos de descargos que se produjeron en la tramitación del presente expediente, y por lo que a efectos de la resolución de la presente reclamación interesa, se realizaron, en síntesis, las siguientes alegaciones:  COIS-SIGLO XXI alega que la reclamante no ha solicitado el acceso de conformidad con la normativa de protección de datos, que lo que requirió es acceso e información académica relativa a su hijo y que dicha pretensión se encuentra regulada por la Orden 3622/2014, de 3 de diciembre, de la Consejería de Educación, Juventud y Deporte de la Comunidad de Madrid, por la que se regulan determinados aspectos de organización y funcionamiento, así como la evaluación y los documentos de aplicación en la Educación Primaria (artículos 21, 24) y el Decreto 48/2015, de 14 de mayo, del Consejo de Gobierno, por el que se establece para la Comunidad de Madrid el currículo de la Educación Secundaria Obligatoria (art. 23). FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/8 Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.

1. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). SEGUNDO: El artículo 18.1 de la LOPD señala que: “Las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la presente Ley pueden ser objeto de reclamación por los afectados ante la Agencia Española de Protección de Datos, en la forma que reglamentariamente se determine”. TERCERO: El artículo 15 de la LOPD dispone que: “1.- El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos. 2.- La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. 3.- El derecho de acceso a que se refiere este artículo sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes. ” CUARTO: El artículo 27 del Reglamento de la LOPD aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en lo sucesivo Reglamento de la LOPD), regula el derecho de acceso en los siguientes términos: "1. El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se está realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos. 2. En virtud del derecho de acceso el afectado podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. No obstante, cuando razones de especial complejidad lo justifiquen, el responsable del fichero podrá solicitar del afectado la especificación de los ficheros respecto de los cuales quiera ejercitar el derecho de acceso, a cuyo efecto deberá facilitarle una realización una relación de todos ellos. 3. El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/8 leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." QUINTO: El artículo 25 del Reglamento de la LOPD, determina: “1. Salvo en el supuesto referido en el párrafo 4 del artículo anterior, el ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante comunicación dirigida al responsable del fichero, que contendrá:
2. a)Nombre y apellidos del interesado; fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes; así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente. El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de la normativa específica aplicable a la comprobación de datos de identidad por las Administraciones Públicas en los procedimientos administrativos.
3. b)Petición en que se concreta la solicitud.
4. c)Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
5. d)Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. 2. El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. 3. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados en el apartado primero, el responsable del fichero deberá solicitar la subsanación de los mismos. 4. La respuesta deberá ser conforme con los requisitos previstos para cada caso en el presente título. 5. Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta al que se refiere el apartado 2, debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber…” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/8 SEXTO: El artículo 29 del Reglamento de la LOPD, dispone lo siguiente: “1. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo. 2. Si la solicitud fuera estimada y el responsable no acompañase a su comunicación la información a la que se refiere el artículo 27.1, el acceso se hará efectivo durante los diez días siguientes a dicha comunicación. 3. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, sin utilizar claves o códigos que requieran el uso de dispositivos mecánicos específicos. Dicha información comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como la información disponible sobre el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos". SÉPTIMO: El artículo 18 de la Ley de Autonomía del Paciente (LAP), dispone, en relación con los “Derechos de acceso a la historia clínica”, lo siguiente: “1. El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos. 2. El derecho de acceso del paciente a la historia clínica puede ejercerse también por representación debidamente acreditada. 3. El derecho de acceso del paciente a la documentación de la historia clínica no puede ejercitarse en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, ni en perjuicio del derecho de los profesionales participantes en su elaboración, los cuales pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas”. 4. Los centros sanitarios y los facultativos de ejercicio individual sólo facilitarán el acceso a la historia clínica de los pacientes fallecidos a las personas vinculadas a él, por razones familiares o de hecho, salvo que el fallecido lo hubiese prohibido expresamente y así se acredite. En cualquier caso el acceso de un tercero a la historia clínica motivado por un riesgo para su salud se limitará a los datos pertinentes. No se facilitará información que afecte a la intimidad del fallecido ni a las anotaciones subjetivas de los profesionales, ni que perjudique a terceros”. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/8 OCTAVO: En el supuesto aquí analizado, queda acreditado que la reclamante ejercitó el derecho de acceso ante la entidad reclamada, y que, trascurrido el plazo establecido conforme a las normas antes señaladas, su solicitud no obtuvo la respuesta legalmente exigible. A este respecto se ha de señalar que la reclamante sí llevó a cabo un acceso a los datos de su hijo al amparo de la normativa de protección de datos, con independencia de que la mayor parte de lo requerido quede fuera del ámbito competencial de esta Agencia como se expondrá más adelante. En primer lugar, la atención del derecho de acceso solicitado, conviene señalar que el artículo 29.1 del Reglamento de la LOPD, dispone lo siguiente: “El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud”. Asimismo, el artículo 25 de dicho Reglamento establece que: “El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso” y que: “Corresponderá al responsable del tratamiento la prueba del cumplimiento del deber de respuesta (…), debiendo conservar la acreditación del cumplimiento del mencionado deber”. En el caso que nos ocupa, la Entidad reclamada no ha acreditado documentalmente haber atendido el derecho de acceso recibido. La obligación general del responsable del fichero para el ejercicio de cualquier derecho es contestar expresamente a la solicitud recibida, estimando o desestimando la petición. Esta obligación de contestación expresa procede incluso cuando no existen datos registrados relativos al solicitante, debiendo el responsable informar específicamente de la inexistencia de datos referentes al interesado en sus ficheros. En segundo lugar, el derecho de acceso, regulado por los artículos 15.1 de la LOPD y 27.1 del RLOPD, es el derecho del interesado a obtener información de sus datos personales de base registrados (art. 29.3), pero no ampara el acceso a documentos concretos. El acceso a documentos concretos no forma parte del contenido del derecho de acceso regulado en la normativa vigente en materia de protección de datos. Por tanto, la obtención de copia de “el expediente académico, dictamen de escolarización, evaluaciones y copia de todos los exámenes” queda fuera del ámbito competencial de esta Agencia. Ello con independencia de que otra normativa ampare la obtención de dicha documentación, debiendo dirigirse a las instancias competentes. A este respecto se ha de traer a colación el art. 27.3 del RLOPD, que regula el derecho de acceso en los siguientes términos: “El derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales y en particular la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común." Así, en el caso que nos ocupa, el acceso al expediente académico, notas, exámenes… se encuentra regulado por la Orden 3622/2014, de 3 de diciembre, de la Consejería de Educación, Juventud y Deporte de la Comunidad de Madrid, por la que se regulan determinados aspectos de organización y funcionamiento, así como la evaluación y los documentos de aplicación en la Educación Primaria y el Decreto 48/2015, de 14 de mayo, del Consejo de Gobierno, por el que se establece para la C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/8 Comunidad de Madrid el currículo de la Educación Secundaria Obligatoria. Debiendo dirigirse la reclamante, si así lo estima oportuno, a las autoridades educativas si no se le ha proporcionado el acceso a la referida documentación académica o no está conforme con su contenido. En tercer y último lugar, en cuanto a la consideración de los informes psicopedagógicos y pruebas correspondientes como datos relativos a la salud, conviene traer a colación el Informe Jurídico 445/2009 de esta Agencia, que determina lo siguiente: “Según se describe en el contenido de la consulta, la actuación de la entidad consultante conlleva la evaluación psicotécnica de aptitudes, características de personalidad y preferencias profesionales de los alumnos. Por tanto se van a tratar datos psicológicos, el artículo 5.1
6. g)del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, define los datos de salud, como “las informaciones concernientes a la salud pasada, presente y futura, física o mental, de un individuo”, lo que nos permite concluir que nos encontramos en presencia de datos de salud. Además este criterio de considerar los datos psicotécnicos y psicológicos como datos de salud se ha mantenido por la Agencia con anterioridad a la entrada en vigor del mencionado Reglamento, pues así se observa en el informe de 20 mayo de 2002 en el que se establecía que; “El apartado 45 de la Memoria Explicativa del Convenio 108 del Consejo de Europa viene a definir la noción de “datos de carácter personal relativos a la salud”, considerando que su concepto abarca “las informaciones concernientes a la salud pasada, presente y futura, física o mental, de un individuo”, pudiendo tratarse de informaciones sobre un individuo de buena salud, enfermo o fallecido. Añade el citado apartado 45 que “debe entenderse que estos datos comprenden igualmente las informaciones relativas al abuso del alcohol o al consumo de drogas”. En este mismo sentido, la Recomendación nº R