200 ok LA PRESIDENTA DE LA COMUNIDAD DE MADRID Hago saber que la Asamblea de Madrid ha aprobado la presente ley, que yo, en nombre del Rey, promulgo. PREÁMBULO I El Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, aprobado por la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, establece en su artículo 26.1.18 y 19 que la Comunidad de Madrid tiene competencia exclusiva en las materias de: archivos, bibliotecas, museos, hemerotecas, conservatorios de música y danza, centros dramáticos y de bellas artes, y demás centros de depósito cultural o colecciones de análoga naturaleza de interés para la Comunidad de Madrid, que no sean de titularidad estatal; y en las de patrimonio histórico, artístico, monumental, arqueológico, arquitectónico y científico de interés para la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de la competencia del Estado para la defensa de los mismos contra la exportación y la expoliación. Asimismo, en su artículo 28.1.6, atribuye a la Comunidad de Madrid la ejecución de la legislación de la Administración General del Estado en materia de museos, archivos, bibliotecas y otras colecciones de naturaleza análoga de titularidad estatal cuya gestión directa no se reserve la Administración General del Estado, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 149.1.28.a de la Constitución Española, así como sobre los archivos y colecciones documentales de naturaleza análoga que no fueran de titularidad estatal. De esta manera y en virtud de lo establecido en el Estatuto de Autonomía, se transfirieron las competencias citadas en materia de archivos por el Real Decreto 680/1985, de 19 de abril, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de cultura. Asimismo, en materia de derecho de acceso a la información, la Comunidad de Madrid tiene atribuidas por su Estatuto de Autonomía las siguientes competencias: en el artículo 26.1.1, exclusivas en materia de organización, régimen y funcionamiento de sus instituciones de autogobierno; en el artículo 26.1.3, exclusivas en cuanto al procedimiento administrativo derivado de las especialidades de la organización propia; y en los apartados 1 y 2 del artículo 27, en el marco de la legislación básica del Estado, el desarrollo legislativo y la ejecución en materia de régimen local y régimen jurídico de la Administración Pública de la Comunidad de Madrid y los entes públicos dependientes de ella. Al mismo tiempo, el artículo 7 del Estatuto de Autonomía, además de reconocer a los ciudadanos de Madrid como titulares de los derechos y deberes fundamentales establecidos en la Constitución Española, establece que los poderes públicos madrileños asumen, en el marco de sus competencias, entre otros principios rectores de su política: la promoción de las condiciones necesarias para el libre ejercicio de los derechos y libertades de los ciudadanos y la igualdad de los individuos y los grupos en que se integran. De esta manera y en virtud de lo establecido en el Estatuto de Autonomía, se aprobó la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid, la cual, en el apartado 2 de su Disposición Adicional Primera, establece que se regirán por su normativa específica, y por dicha ley con carácter supletorio, aquellas materias que tengan previsto un régimen jurídico específico de acceso a la información. En este sentido, los poderes públicos asegurarán y garantizarán que los distintos profesionales que tengan encomendado el trabajo en archivos conozcan los postulados relacionados con los derechos humanos y las libertades fundamentales reconocidos en la legislación nacional e internacional. De acuerdo con el Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, la Asamblea de Madrid aprobó la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. Al amparo de la citada norma, por el Decreto 217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, se aprobó el Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. El amplio período de vigencia de la Ley 4/1993, de 21 de abril, ha permitido, entre otras cuestiones, la multiplicación del número de los archivos creados o gestionados por la Administración de la Comunidad de Madrid. Entre ellos, hay que destacar la recepción de la gestión de los archivos de los órganos judiciales por el Real Decreto 600/2002, de 1 de julio, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia. Fruto de este traspaso de competencias en materia de Justicia, tampoco se puede olvidar que, al amparo de lo previsto en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, se han puesto en marcha: la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de la Comunidad de Madrid, regulada por la Orden de 10 de julio de 2012, de la Consejera de Presidencia y Justicia; y el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid, regulado por la Orden 2623/2015, de 24 de noviembre, del Consejero de Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno. Tampoco se debe olvidar la aspiración de la Comunidad de Madrid, manifestada por su Parlamento en 2009, a la creación por parte de la Administración General del Estado del Archivo Histórico Provincial de Madrid, en el cual se integraría el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid, de titularidad estatal y gestión transferida a nuestra Región, que constituye, sin duda, una de las joyas de nuestro patrimonio documental, pues en él se conservan las escrituras centenarias producidas por escribanos públicos y notarios en Madrid y en legaciones o embajadas españolas en el exterior desde el siglo XVI. Se trata, pues, de una deuda histórica con Madrid, ya que es prácticamente la única Comunidad Autónoma uniprovincial que carece de archivo histórico provincial. En el resto de las provincias, la Administración General del Estado ha ido creando archivos históricos provinciales desde 1931 y les ha dotado de edificios, equipamientos y medios materiales y humanos adecuados para su función. Desde la entrada en vigor de la Ley 4/1993, de 21 de abril, la articulación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid ha permitido que se hayan podido llevar a la práctica políticas archivísticas concretas en el ámbito madrileño, como han sido: la puesta en marcha del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, regulado por el Decreto 217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno; o la continuación de las líneas de ayuda a los archivos de las Entidades Locales madrileñas ya iniciadas anteriormente, así como el establecimiento de otras nuevas destinadas a archivos de entidades privadas sin ánimo de lucro. II Como ya se ha indicado, el Estatuto de Autonomía atribuye en su artículo 26.1 competencias exclusivas a la Comunidad de Madrid en materia de archivos de su titularidad y de promoción y difusión de su patrimonio histórico, así como competencias ejecutivas sobre archivos de titularidad estatal cuya gestión no se reserve el Estado. Y ello dentro de un contexto legal general que ha supuesto la publicación de disposiciones que, sin ser específicamente archivísticas, tienen una extraordinaria influencia en este ámbito, como pueden ser: la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público, incluida su modificación por la Ley 18/2015, de 9 de julio; la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas; o la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Por todo ello, se hace necesaria la adecuación de la norma vigente al nuevo marco jurídico autonómico, estatal y europeo. Del mismo modo, la Administración de la Comunidad de Madrid ha conocido una fuerte evolución, asistiendo a un importante incremento de sus funciones, de sus organismos y de sus infraestructuras, que ha supuesto la aparición de nuevos procedimientos y nuevas formas de tramitación administrativa. Igualmente, se han desarrollado y democratizado los servicios públicos, articulando otras formas de relación más transparentes y participativas entre el sector público y la sociedad: una sociedad que manifiesta de manera creciente y decidida nuevas demandas de información. En este proceso evolutivo, no cabe olvidar la auténtica revolución producida en el ámbito de las tecnologías de la información y de la comunicación, que ha alterado profunda y definitivamente la gestión del conocimiento, con un claro reflejo en el mundo de la Administración y, consecuentemente, de los archivos. En este contexto, la Comunidad de Madrid está inmersa en un necesario proceso de adaptación a las principales tendencias en el ámbito de la Sociedad de la Información y del Conocimiento que se plasma en su decidido compromiso con la innovación científica y técnica. Ello está posibilitando una mejora en la calidad de los servicios, en la atención a los ciudadanos y en el acceso a la información a través de la promoción e implantación de los procedimientos telemáticos que configuran la Administración electrónica madrileña. Ante la implantación de la Administración electrónica y la paulatina desaparición del soporte papel, la gestión de los archivos adquiere una dimensión estratégica para la actuación administrativa y se convierte en un factor crítico para la propia pervivencia de sus documentos. Este desarrollo ha incorporado nuevos paradigmas: sistemas tradicionales en convivencia con sistemas mixtos o híbridos de gestión administrativa, a base de documentos en papel y documentos electrónicos, junto a sistemas plenamente digitales. Así pues, la visión tradicional de la función archivística como servicio final debe dar paso a otra que la conciba como una actividad de gestión anticipada que comienza por la propia definición del documento electrónico para abarcar también la organización y la conservación de soportes y medios de registro poco estables en el tiempo. En este sentido, la aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público supone una mayor obligación para el conjunto de las Administraciones Públicas españolas al establecer como procedimiento base de referencia el electrónico, así como la obligatoriedad para cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único. Todo ello enlaza con la compleja naturaleza y dimensión de los archivos, que, al contrario que otras instituciones estrictamente culturales, no están sólo al servicio de la promoción y difusión de la cultura. De un lado, tal y como viene defendiendo la mejor doctrina archivística, los archivos están llamados a constituir elementos clave de la gestión administrativa, como instrumentos cuya correcta regulación resulta esencial para la gestión de la información administrativa. De otro lado, en una sociedad democrática avanzada, el acceso a la información y a los documentos es un auténtico derecho de los ciudadanos en cuya satisfacción los archivos están llamados a jugar un papel fundamental y al que no es ajena la aprobación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, por parte del Estado, y, más recientemente, la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid. Se trata, en consecuencia: de dar respuesta a las actuales necesidades archivísticas derivadas de la propia evolución de la actividad de las organizaciones públicas producida de forma paulatina y desarrollada en diversas fases; y de armonizar y normalizar las tareas en los diferentes niveles de dichas organizaciones. Asimismo, no se puede olvidar que el incremento exponencial en la producción de documentos por parte de las Administraciones Públicas supone un reto que se debe afrontar para conservar aquella parte de los documentos producidos por los organismos públicos susceptible de conservación permanente por haber alcanzado unos valores que así lo acrediten. De esta manera, por una parte, en la fase de tramitación o de continua utilización y consulta administrativa de los documentos durante su ciclo de vida, la adecuada gestión de los mismos resulta clave para la organización interna y para la actividad externa de la Administración, al servicio de los derechos de los ciudadanos. Por otra, una vez finalizada esta fase de tramitación o de continua utilización y consulta administrativas, la dimensión cultural adquiere progresiva preponderancia. Otro factor que debe destacarse es la progresiva implantación de una política activa y comprometida en materia de patrimonio histórico, cuya plasmación más reciente son los avances que, en materia de protección del patrimonio histórico y cultural, se han producido en las normativas sectoriales desarrolladas tanto por el Estado como por las Comunidades Autónomas. III Superado el entorno en el que surgió la Ley 4/1993, de 21 de abril, y culminadas ya dos décadas del siglo XXI, se hace necesaria la redacción de un nuevo texto legal que dé respuesta a las necesidades actuales, imponiéndose una revisión a fondo de los planteamientos que inspiraron aquélla. Los ejes fundamentales sobre los que gira tanto el articulado de la ley, como sus líneas inspiradoras, son: la nueva concepción del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid como sistema archivístico público conformado por archivos y Subsistemas de Archivos homogéneos; la articulación de los archivos privados dentro del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid a través de su pertenencia voluntaria, pero incentivada, a la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid; la configuración de los órganos colegiados del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid como elementos clave del mismo y con importantes atribuciones y competencias; la protección, custodia y difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental Madrileño; la organización del servicio público de los archivos; la regulación del derecho de acceso a los documentos, fundamentalmente en lo que respecta a los de titularidad pública, en la línea de las bases establecidas por la reciente normativa estatal y de la Comunidad de Madrid en materia de acceso a la información pública; y la consideración de la gestión documental, con especial incidencia en la gestión de los documentos electrónicos, como el conjunto de funciones y procesos reglados archivísticos que, aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo de vida de los documentos, garantizan el acceso y uso de los documentos de titularidad pública y la correcta configuración del Patrimonio Documental Madrileño. En primer lugar, se trata con mayor precisión el concepto de documento y, especialmente, de documento de titularidad pública, así como el de Patrimonio Documental Madrileño. Los documentos de titularidad pública, en el contexto de esta ley, en atención a su régimen jurídico específico y diferenciado del que afecta al Patrimonio Documental Madrileño en su conjunto y a su singularidad y relevancia como garantes de derechos y deberes para con los ciudadanos, se abordan asentando de manera definitiva su condición de bienes inalienables, imprescriptibles e inembargables; al tiempo que se dispone, a efectos de su validez, sobre su autenticidad, su inalterabilidad, su conservación, su custodia y el traspaso de ésta. Asimismo, se reformula el concepto tradicional de Patrimonio Documental Madrileño, basado en la antigüedad y la institución productora de los documentos, para ser solamente considerados aquellos que hayan sido dictaminados como de conservación permanente o que posean un interés para la Comunidad de Madrid, estableciéndose, no obstante, un régimen provisional de protección para todos aquellos documentos que no han sido declarados como constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño. Además, se definen los instrumentos que permitirán su salvaguarda y la aplicación de una adecuada tutela jurídica. En segundo lugar, se articula la protección y tutela del Patrimonio Documental Madrileño a través del régimen jurídico y los instrumentos establecidos en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid, abundando más, si cabe, en su consideración de bienes patrimoniales que identifican la cultura y la sociedad madrileñas. A tal fin, se dispone la posibilidad de inscripción de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, en razón de la relevancia y singularidad de los documentos y archivos inscritos. En este sentido, hay que reseñar el contenido de la Disposición Adicional Segunda, que, por imperio de esta ley, incorpora a dicho Registro, como bienes de interés patrimonial, los documentos de conservación permanente custodiados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid y en el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid. Tal disposición se pone en relación con la declaración de Bien de Interés Cultural que ya hiciera la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en su artículo 60, para los inmuebles destinados a archivos de titularidad estatal y de los bienes muebles del Patrimonio Histórico Español en ellos contenidos. Asimismo, se ha establecido un nuevo instrumento de protección y tutela, el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, que posibilita: por un lado, la identificación de los documentos de titularidad privada, que, sin alcanzar la antigüedad establecida para su consideración patrimonial genérica, permitirá, por reconocimiento de sus valores intrínsecos, considerarlos parte integrante de dicho Patrimonio Documental; por otro, la existencia de un tercer nivel de protección para los documentos, tanto de titularidad pública como de titularidad privada, que se añade a aquellos niveles de que gozan los bienes inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid de acuerdo con lo establecido en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid. En tercer lugar, hay que destacar que la estructura dada permite disponer de distintos regímenes jurídicos diferenciados para los documentos de titularidad pública, el Patrimonio Documental Madrileño y los documentos y fondos documentales inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, pudiendo con ello establecer la diversidad coherente de deberes y obligaciones y sus consecuentes infracciones y sanciones administrativas. Asimismo, los archivos públicos son concebidos, ante todo, como instituciones al servicio de los ciudadanos y garantes de sus derechos en desarrollo de los valores democráticos y de transparencia en la gestión pública. La ley pretende, pues, plasmar la profunda transformación que la imagen social del archivo ha experimentado a lo largo de los últimos años, pasando de ser visto únicamente como la institución cultural que custodia los documentos históricos a adquirir un papel como elemento clave en la gestión de la información en el ámbito del sector público, que garantiza su transparencia y eficacia, y como pieza fundamental en la configuración de la memoria colectiva de la sociedad. Además, el acceso a los documentos constituye uno de los ejes básicos de la ley. La regulación que se introduce tiene un carácter inicial y básico, remitiendo a la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid y, de forma supletoria, a la legislación básica estatal configurada por la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Dichas leyes modifican sustancialmente el régimen vigente hasta ahora en esta materia, hasta el punto de convertir el acceso en un verdadero derecho subjetivo que tienen todas las personas. De esta manera, el derecho de acceso se configura como un derecho que complementa la información que el ciudadano puede obtener por la vía de la transparencia. Como medida de transparencia, también se establece la obligación para los archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid de hacer públicos los instrumentos archivísticos de información y descripción, que contienen información de interés público y que permiten la trazabilidad de la información y de los documentos que custodian, a través del portal de transparencia y de la sede electrónica o sitio web del organismo titular del archivo, así como del Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid. Igualmente, los archivos también deben informar a los usuarios de los límites aplicados a la hora de ejercer su derecho de acceso y razonar debidamente las causas que fundamentan su aplicación. También, se regula de manera concreta el derecho de acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental Madrileño, delimitándolo de manera específica a aquellos que se encuentren custodiados en los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid o a aquellos otros que, pudiendo estar o no en archivos, se encuentren inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño. Por último, se trata de conseguir una mayor articulación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, de modo que se puedan alcanzar los máximos niveles de calidad, mediante su conformación como sistema archivístico público estructurado en diferentes archivos y Subsistemas de Archivos homogéneos y abierto a la incorporación de los archivos privados a través de la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid. Y ello atendiendo a la nueva realidad tecnológica y digital, que abarca desde la implantación de un sistema de gestión documental y de archivos para la gestión de los archivos de la Comunidad de Madrid, incorporando el tratamiento del documento electrónico, hasta la puesta a disposición de los ciudadanos del Patrimonio Documental Madrileño a través de las tecnologías de la información y de la comunicación. Por todo ello, esta ley debe hacer posible la consagración de una política archivística que permita un mayor acercamiento a la población de los documentos de titularidad pública, del Patrimonio Documental Madrileño incluido en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño y de los archivos en los que se custodia, para que la sociedad pueda hacerlos suyos, los defienda y los reivindique como bienes que permitan incrementar su calidad de vida personal y social, contribuyendo a conseguir una sociedad más justa y democrática. IV El artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece que, en ejercicio de la iniciativa legislativa, las Administraciones Públicas actuarán de acuerdo con los principios de necesidad, de eficacia, de proporcionalidad, de seguridad jurídica, de transparencia y de eficiencia. Asimismo, determina que en la exposición de motivos de toda norma con rango de ley quedará suficientemente justificada la adecuación de la misma a estos principios de buena regulación. En virtud de los principios de necesidad y de eficacia, esta ley está justificada por razones de interés general, se basa en una identificación clara de los fines perseguidos y es el instrumento más adecuado para garantizar su consecución. En virtud del principio de proporcionalidad, esta ley contiene la regulación imprescindible para atender las necesidades que se pretenden cubrir, tras constatar que no existen otras medidas menos restrictivas de derechos, o que impongan menos obligaciones a los destinatarios. A fin de garantizar el principio de seguridad jurídica, esta ley se incardina, de manera coherente, con el resto del ordenamiento jurídico, nacional y de la Unión Europea. Asimismo, en materia de procedimiento administrativo, esta ley establece sólo trámites adicionales imprescindibles a los contemplados en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, atendiendo a la singularidad de la materia. Además, las habilitaciones para el desarrollo reglamentario de esta ley se han conferido al Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, así como a las Entidades Locales y a las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid en su ámbito competencial en cuanto a las disposiciones reglamentarias necesarias y accesorias al Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid para el desarrollo y ejecución de esta ley. En aplicación del principio de transparencia, la Comunidad de Madrid: ha posibilitado el acceso sencillo, universal y actualizado a la normativa en vigor y los documentos propios del proceso de elaboración de esta ley, en los términos establecidos en el artículo 16 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid; ha definido claramente los objetivos de esta ley y su justificación en esta Exposición de Motivos; y ha posibilitado que los potenciales destinatarios tengan una participación activa en la elaboración de esta ley mediante los trámites de consulta pública previa y audiencia e información públicas. En aplicación del principio de eficiencia, la iniciativa normativa evita cargas administrativas innecesarias o accesorias y racionaliza, en su aplicación, la gestión de los recursos públicos. Asimismo, se han cuantificado y valorado sus repercusiones y efectos en los gastos e ingresos de la Comunidad de Madrid presentes y futuros, supeditándose su cumplimiento a los principios de estabilidad presupuestaria y sostenibilidad financiera. V La ley se estructura en un Título Preliminar y cinco Títulos que comprenden un total de ciento quince artículos, concluyendo con catorce disposiciones adicionales, tres disposiciones transitorias, una disposición derogatoria y cinco disposiciones finales. El Título Preliminar establece el objeto, las definiciones de los principales conceptos empleados y el ámbito de aplicación de la ley, especificando sus principios generales, así como las fórmulas de coordinación y colaboración para su adecuado cumplimiento. De forma destacada, se contempla la promoción de las tecnologías de la información y de la comunicación en este ámbito. El Título I está dedicado a los archivos y al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y se fundamenta en el principio de responsabilidad compartida existente entre las Administraciones Públicas, así como en la necesaria interconexión de los archivos con las unidades administrativas productoras de los documentos. La ley adopta una nueva estructura para el Sistema de Archivos en base a unos archivos y Subsistemas de Archivos homogéneos que agrupan a los diferentes archivos públicos madrileños, delimitando sus competencias y funciones, al tiempo que se establecen y reorganizan sus órganos colegiados. En este contexto, la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid y la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid quedan constituidas en sus respectivos ámbitos de actuación como órganos colegiados encargados, entre otras funciones, de dictaminar sobre la conservación o eliminación de los documentos de titularidad pública tras su valoración. Por su parte, el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid se constituye en el órgano colegiado de carácter consultivo y participativo que tiene entre sus principales funciones la de actuar como medio de información, consulta y asesoramiento en todas aquellas materias que tienen que ver con el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y el Patrimonio Documental Madrileño, y como instrumento de cooperación entre los diferentes archivos y Subsistemas archivísticos. El Título II se dedica a la gestión documental y al funcionamiento de los archivos, asumiendo las últimas novedades que, dentro del panorama legislativo autonómico, se han producido en materia de gestión documental y archivos. En primer lugar, la ley apuesta por la implantación de la gestión documental a lo largo del ciclo de vida de los documentos y la define como el conjunto de funciones archivísticas y procesos reglados que tienen carácter transversal y van unidos al ciclo vital y a su aplicación en los archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, de manera que queden garantizados la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el servicio de los documentos de titularidad pública. Con este fin, en el ámbito de la Comunidad de Madrid, y para la adaptación al contexto de la Administración electrónica como consecuencia de las disposiciones normativas referidas al procedimiento administrativo común, a las tecnologías de la información y de las comunicaciones y a las funciones en el ámbito de lo público, se establece cómo debe ejecutarse la guarda y custodia de los documentos electrónicos, de forma que se garantice el proceso de forma segura y fiable, para lo que se contará con los medios personales, materiales y tecnológicos adecuados. En segundo lugar, se contempla la creación del Inventario de los Sistemas de Gestión y Tramitación de Documentos y Expedientes de la Comunidad de Madrid, instrumento constituido como necesario para el seguimiento y control de la producción y custodia de los documentos electrónicos de la Administración de la Comunidad de Madrid, que contendrá y reconocerá todos los sistemas que los produzcan, correspondiendo la responsabilidad de su mantenimiento a la Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. En tercer lugar, se dispone la implantación del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid como sistema común para la gestión integrada de sus documentos y archivos, contemplando la necesaria interoperabilidad con el resto de los sistemas existentes en este ámbito, de manera que se garantice la autenticidad e integridad de los documentos de titularidad pública y el acceso y servicio de los mismos. Además, se establecen las disposiciones comunes para todos los archivos públicos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, tales como las relativas a la gestión de los documentos electrónicos, a los ingresos y salidas de documentos, a la valoración y eliminación de los documentos de titularidad pública o a los medios materiales y personales con que deben contar. El Título III está dedicado al acceso a los documentos, donde se establece un régimen jurídico mínimo y se remite, en lo que respecta a su ejercicio, a la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid. La Ley establece, esencialmente, los principios generales, la manera de formalizar el acceso y las obligaciones vinculadas al ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública, así como los requisitos y obligaciones que, con respecto al acceso a los documentos de titularidad privada, deben cumplir tanto los archivos privados integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid como las personas propietarias de dichos documentos cuando figuren inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño. El Título IV está dedicado a los documentos y al Patrimonio Documental Madrileño, donde se establece un régimen jurídico diferenciado para los documentos de titularidad pública y de titularidad privada. Se reformula el concepto y alcance del Patrimonio Documental Madrileño, al prever su composición no en razón del origen y de la antigüedad de los documentos, sino en función de haber sido dictaminados como de valor permanente o por poseer un interés para la Comunidad de Madrid. Se refuerza así, aún más, el valor atribuido a los documentos como parte del Patrimonio Histórico Madrileño, entendido éste como el conjunto de todos los bienes culturales de la Comunidad de Madrid, y, para una mejor identificación de este conjunto patrimonial, se establece que los documentos producidos o reunidos por las personas privadas, físicas o jurídicas, que no alcancen la antigüedad establecida con carácter general, puedan ser reconocidos como integrantes del mismo por haber sido inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño. Asimismo, se regulan de forma más precisa y coherente las obligaciones de las personas privadas, físicas o jurídicas, titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, así como las cuestiones relacionadas con la transmisión de su propiedad y el traslado de dichos documentos y archivos. En este sentido, hay que decir que las obligaciones y los deberes de quienes sean titulares de documentos de titularidad pública o de documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño se encuentran delimitados en los artículos específicos, con el fin de reforzar su protección y tutela. Finalmente, se regulan los traslados de documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, las medidas de fomento, el depósito y la expropiación forzosa, así como los derechos de tanteo y retracto y la difusión del Patrimonio Documental. El Título V, que recoge todo lo relativo a la actividad inspectora y a las infracciones y sanciones administrativas, se introduce como una novedad importante en la protección del Patrimonio Documental Madrileño y para el correcto funcionamiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, inexistente no ya sólo en la legislación archivística de ámbito nacional y autonómico, sino también en la ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. En este sentido, se dota al personal funcionario competente de la condición de agente de la autoridad y se establece el marco legal dentro del cual ha de desarrollarse el ejercicio de esta función, detallándose en qué consiste la misma, el personal que puede ejercitarla, las normas de actuación, el deber de cumplimentar actas de inspección y los deberes de los interesados. Además, se recoge el régimen sancionador, en el que se establece el régimen jurídico, el concepto de infracción contra los documentos de titularidad pública y los constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, así como en materia de régimen y funcionamiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, y las clases de infracciones derivadas del incumplimiento de las obligaciones impuestas por esta ley, sus correspondientes sanciones y el procedimiento, así como las medidas cautelares y de ejecución. Las disposiciones adicionales recogen diversas cuestiones que completan aspectos concretos de la regulación contenida en la ley. La Disposición adicional primera establece la inaplicabilidad en el ámbito del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid de la regulación relativa a la actividad inspectora; y la aplicación potestativa a los ámbitos de la Asamblea de Madrid y la Cámara de Cuentas del régimen de las infracciones y sanciones administrativas que se establece en el Título V. La Disposición adicional segunda incorpora, por imperio de esta ley, como bienes de interés patrimonial al Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid los documentos de conservación permanente custodiados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid y en el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid, así como los que figuren inscritos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, instrumento que se crea por disposición de esta ley, e insta a practicar de oficio su inscripción. La Disposición adicional tercera promueve la colaboración con las distintas confesiones religiosas en relación con su patrimonio documental y establece el límite del ejercicio de los derechos de tanteo y retracto en la transmisión de la titularidad o tenencia entre las instituciones de la Iglesia Católica dentro del territorio de la Comunidad de Madrid. La Disposición adicional cuarta delimita las competencias de la Comunidad de Madrid con respecto a los documentos de titularidad pública de la Administración General del Estado y el archivo público de titularidad estatal gestionado por la Comunidad de Madrid en virtud de lo establecido, en cuanto al reparto de competencias, en la Constitución Española. La Disposición adicional quinta incorpora el Censo del Patrimonio Documental y Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid, desarrollado conforme a lo previsto en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, al nuevo Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid. La Disposición adicional sexta incluye referencias específicas a los archivos del sistema sanitario público de la Comunidad de Madrid y a los documentos que conforman las historias clínicas de las personas usuarias de los servicios sanitarios en la Comunidad de Madrid. La Disposición adicional séptima establece que los fondos documentales y documentos adquiridos por parte de la Comunidad de Madrid mediante donación, herencia, legado o a título oneroso deberán ingresar en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid. La Disposición adicional octava determina lo relativo a la reutilización de la información producida por las Administraciones Públicas madrileñas. La Disposición adicional novena dispone acerca de ciertas regulaciones especiales del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública. La Disposición adicional décima establece la necesidad de coordinación entre los diferentes organismos y entes públicos con competencias en materia de derecho de acceso para garantizar una aplicación homogénea, en sus respectivos ámbitos de actuación, de los principios y reglas sobre la protección de datos personales y el acceso a los documentos de titularidad pública. La Disposición adicional undécima establece un mandato hacia el Gobierno de la Comunidad de Madrid para que promueva la creación del Archivo Histórico Provincial de Madrid por parte de la Administración General del Estado. La Disposición adicional duodécima determina la forma en que se regulará la gestión de los fondos documentales de la antigua Contaduría de Hipotecas de Madrid. La Disposición adicional decimotercera se ocupa del plazo y de las disponibilidades presupuestarias para la aprobación por parte del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid del Plan Cuatrienal de Archivos de la Comunidad de Madrid. La Disposición adicional decimocuarta se ocupa de la formación permanente de los archiveros. Las disposiciones transitorias regulan regímenes provisionales en cuanto a la aplicación de esta ley. La Disposición transitoria primera establece el plazo que tienen los archivos para adecuar su normativa interna a los preceptos de esta ley, con la excepción del Archivo de la Asamblea de Madrid. La Disposición transitoria segunda excluye del régimen previsto en esta ley aquellos procedimientos pendientes de resolución a su entrada en vigor, evitando de este modo cualquier tipo de disfunción. La Disposición transitoria tercera establece el régimen de transitoriedad, hasta la aprobación del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, en cuanto a la derogación de las normas dictadas al amparo de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid y del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, así como las funciones de los órganos colegiados conformados y articulados por dichas normas durante el plazo transitorio de vigencia. La Disposición derogatoria única, con las salvedades establecidas en la Disposición Transitoria Tercera, deroga todas las disposiciones de igual o inferior rango que se opongan a lo establecido en esta ley. Finalmente, las disposiciones finales establecen las habilitaciones para el desarrollo de esta ley, así como para la actualización de las cuantías de las multas establecidas en el Título V, la supletoriedad de otras legislaciones y el plazo para la entrada en vigor de esta ley. La Disposición final primera determina la autorización, así como los plazos, para la aprobación por el Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, norma reglamentaria fundamental de desarrollo y ejecución de esta ley. Asimismo, se establece el desarrollo reglamentario en el ámbito del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid, de acuerdo con el principio de autonomía parlamentaria dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid. La Disposición final segunda establece otras habilitaciones normativas en cada uno de los Subsistemas de Archivos para la aprobación de disposiciones reglamentarias necesarias y accesorias al Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid para el desarrollo y ejecución de esta ley. La Disposición final tercera habilita al Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid para la actualización de las cuantías de las multas indicadas en el Título V por la vía reglamentaria. La Disposición final cuarta prevé la aplicabilidad de la legislación vigente autonómica y estatal en materia de patrimonio histórico, de acceso a los documentos de titularidad pública y de documento electrónico, expediente electrónico y gestión documental. La Disposición final quinta determina la entrada en vigor de esta ley. TÍTULO PRELIMINAR Disposiciones generales Artículo 1. Objeto y fin. 1. La presente ley tiene por objeto:

1. a)La gestión, la protección, la disposición y la difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental Madrileño, así como de los documentos de titularidad privada que gocen de protección en los términos establecidos en esta ley, para facilitar el acceso a los mismos.
2. b)La organización y la coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, especialmente en cuanto a su estructura, derechos, requisitos y deberes de sus integrantes, así como a su organización y tratamiento archivístico.
3. c)El establecimiento de los derechos y obligaciones relativos al Patrimonio Documental Madrileño. 2. Se persigue con ello contribuir a la conservación e incremento del Patrimonio Documental Madrileño y, al propio tiempo, asegurar su adecuada identificación, organización, valoración, accesibilidad, preservación y difusión mediante el oportuno tratamiento técnico. Artículo 2. Ámbito de aplicación. 1. En el ámbito objetivo, las disposiciones de esta ley serán de aplicación, sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal y en los tratados y convenios internacionales ratificados por España que resulten aplicables, a:
4. a)Los documentos de titularidad pública en los términos establecidos en esta ley.
5. b)Los documentos de titularidad privada que gocen de protección en los términos establecidos en esta ley.
6. c)El Patrimonio Documental Madrileño.
7. d)Los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, con independencia de su titularidad. 2. En el ámbito subjetivo, las disposiciones de esta ley serán de aplicación a todas las entidades públicas o privadas, personas físicas o jurídicas titulares de archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de documentos que formen parte o puedan formar parte del Patrimonio Documental Madrileño. 3. Tanto los archivos públicos de titularidad estatal cuya gestión corresponda a la Comunidad de Madrid, como los documentos de titularidad pública estatal, se regirán por la legislación estatal que les sea aplicable y por los convenios suscritos entre la Administración General del Estado y la Administración de la Comunidad de Madrid. Artículo 3. Conceptos y definiciones generales. 1. A efectos de esta ley, se entiende por:
8. a)Documento: toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, recogida en un soporte y en cualquier formato, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado. En todo caso, tendrán la consideración de documentos: 1.o Los que sean resultado de procedimientos regulados en una norma jurídica. 2.o Los que, sin estar regulados por normas de procedimiento específicas, sirvan a las personas físicas o jurídicas como elementos de información y conocimiento. 3.o Los electrónicos, según la definición establecida en la letra
9. a)del apartado 2 de este artículo.
10. b)Documento de titularidad pública: documento de titularidad de una persona física o jurídica, tanto pública como privada, de las enumeradas en el artículo 70, producido y/o recibido en el ejercicio de las competencias y funciones que les son propias, sin perjuicio de la normativa estatal o internacional que le afecte. En este sentido, se considera, también, documento de titularidad pública el documento público, es decir, el documento que, autorizado por un funcionario competente para ello, acredita los hechos que refiere y su fecha.
11. c)Documento de titularidad privada: documento de titularidad de una persona física o jurídica, de las enumeradas en el artículo 76, producido y/o recibido en el ejercicio de competencias y funciones privadas.
12. d)Ciclo vital de los documentos: las diferentes fases por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su definitiva eliminación o, en su caso, conservación permanente.
13. e)Fondo documental: conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por una persona física o jurídica, pública o privada en el ejercicio de sus funciones o actividades.
14. f)Colección: reunión de documentos que, sin poseer carácter orgánico, responde a criterios subjetivos.
15. g)Serie documental: conjunto de documentos de similar tipología producidos en el ejercicio de una determinada competencia por una persona física o jurídica, pública o privada.
16. h)Archivo: conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Se entiende también por archivo aquella unidad administrativa, servicio o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
17. i)Archivo público: archivo que custodia y sirve los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo la gestión documental.
18. j)Archivo privado: archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.
19. k)Entidad de Derecho Público: cualquier entidad de las previstas en el artículo 2 de la Ley 1/1984, de 19 de enero, reguladora de la Administración Institucional de la Comunidad de Madrid.
20. l)Gestión administrativa: conjunto de funciones y procesos destinados al logro de los objetivos de una institución mediante el cumplimiento y la óptima aplicación de un procedimiento administrativo.
21. m)Gestión documental: conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso a los mismos y su uso adecuado, así como para la configuración del Patrimonio Documental Madrileño.
22. n)Sistema de gestión documental: conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que tienen como finalidad controlar de manera eficiente y sistemática la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los mismos. ñ) Política de gestión documental: documento que incluye las directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión de los documentos en cualquier formato producidos o custodiados por las entidades públicas. Definirá las correspondientes responsabilidades en cuanto a coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento documental. En el contexto de cada organización se integrará junto al resto de políticas implantadas para el desempeño de sus actividades. 2. A los efectos de esta ley, en materia de documentos electrónicos, se entiende por:
23. a)Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Los documentos electrónicos deben incorporar sus firmas y, al menos, los metadatos obligatorios establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo.
24. b)Documento convencional: información de cualquier naturaleza en forma no electrónica, recogida en un soporte convencional (papel o cualquier otro tipo de soporte no electrónico) según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
25. c)Expediente electrónico: conjunto ordenado, completo, foliado y autentificado de documentos y actuaciones electrónicos que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla, el índice electrónico numerado de todos los documentos que contenga y la copia electrónica certificada de la resolución adoptada. No formará parte del expediente electrónico la información electrónica que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.
26. d)Metadato de gestión de documentos: información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, la gestión y el uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos identifican, autentican y contextualizan documentos; y, del mismo modo, a las personas, los procesos y los sistemas que los generan, gestionan, mantienen y utilizan.
27. e)Digitalización: proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte convencional o no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
28. f)Repositorio electrónico: servidor o conjunto de servidores informáticos donde se almacenan y administran datos y documentos electrónicos, y sus metadatos. 3. Reglamentariamente se podrán establecer cualesquiera otros conceptos y definiciones que sean necesarios a los efectos de la aplicación de esta ley. Asimismo, se podrán modificar por vía reglamentaria los conceptos y definiciones que figuran en los apartados 1 y 2 a los efectos de adaptarlos a los cambios que se puedan producir en un futuro fruto de la evolución de los sectores archivístico y tecnológico, así como en la normativa básica estatal. Artículo 4. Principios generales. La consecución de los objetivos de esta ley está inspirada por los siguientes principios:
29. a)Los principios generales de objetividad, publicidad, celeridad, eficacia, economía, descentralización, desconcentración, coordinación y participación recogidos en la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid.
30. b)La lealtad institucional, la coordinación y la colaboración entre las Administraciones Públicas existentes en el territorio de la Comunidad de Madrid, en los términos previstos en el artículo 140 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
31. c)La transparencia, la accesibilidad y la igualdad, de acuerdo con los derechos y las garantías de una sociedad democrática y con el respeto de los derechos fundamentales protegidos por la Constitución Española.
32. d)El carácter transversal de las funciones archivísticas recogidas en el artículo 41 y los principios archivísticos de respeto al origen y al orden natural de los documentos aplicados a lo largo del ciclo vital de los mismos, con independencia de su productor.
33. e)La gestión documental electrónica, de acuerdo con lo previsto en el artículo 17 y en la Disposición Transitoria Primera de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Artículo 5. Coordinación y colaboración entre las Administraciones Públicas. 1. Todas las Administraciones, organismos y entidades del sector público autonómico y local de la Comunidad de Madrid están obligados a colaborar en la consecución de los objetivos de esta ley. Las relaciones entre los mismos se regirán por los principios de lealtad institucional, coordinación y colaboración, establecidos en el artículo 4 b). A estos efectos, y en el ámbito de sus respectivas competencias, todos aquéllos podrán establecer los convenios de colaboración que resulten necesarios. 2. La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental impulsará la coordinación de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. 3. Con el fin de posibilitar el eficaz desarrollo de la colaboración con los titulares de los archivos integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, se asegurará la representación adecuada de todos ellos en los órganos consultivos, de coordinación o de cualquier otro tipo que se creen en el marco de esta ley. 4. La Comunidad de Madrid, en la medida de lo posible, se integrará en las iniciativas de política archivística de la Administración General del Estado y cooperará con las de otras Comunidades Autónomas. Artículo 6. Promoción de las tecnologías de la información y la comunicación y de la gestión documental electrónica. 1. Las Administraciones Públicas madrileñas promoverán el uso de las tecnologías de la información y de la comunicación para dotarse de un sistema de información y gestión común e interoperable que garantice el tratamiento, la conservación, la gestión, el acceso y la difusión de sus documentos en el ámbito de sus respectivos archivos y Subsistemas de Archivos. 2. La Comunidad de Madrid promoverá, además, la implantación y utilización de herramientas de Administración electrónica para facilitar a las personas físicas y jurídicas su participación en los procedimientos contemplados en esta ley. 3. La preservación de los documentos electrónicos se realizará de forma que se garantice que los documentos permanezcan: completos, tanto en su contenido como en su estructura y su contexto; fiables, en cuanto que puedan seguir dando fe del contenido; auténticos, en cuanto que originales que no han sufrido alteración en las eventuales migraciones; y accesibles, en cuanto a su localización y legibilidad. TÍTULO I De los archivos y del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid CAPÍTULO I De los archivos madrileños Sección 1.a De los archivos públicos Artículo 7. Definición. Son archivos públicos, a los efectos de esta ley:
34. a)Los archivos que custodian y sirven los documentos generados y recibidos por las entidades públicas ubicadas en el territorio de la Comunidad de Madrid y pertenecientes a la Asamblea de Madrid, a la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, al Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, a la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid, a las Entidades Locales madrileñas y a las Universidades Públicas madrileñas en el ejercicio de sus competencias y que tienen a su cargo la gestión documental.
35. b)Los archivos de titularidad estatal gestionados por la Comunidad de Madrid.
36. c)Los archivos de las empresas públicas, entes, consorcios y fundaciones públicas adscritos al sector público autonómico o local, así como el archivo de la Cámara Oficial de Comercio, Industria y Servicios de Madrid. Artículo 8. Clases de archivos públicos. 1. Los archivos públicos se podrán organizar, en función de las necesidades de las entidades públicas a las que pertenezcan y de su potestad de autoorganización y según la utilización de los documentos que custodien y gestionen, en: archivos de gestión, archivos centrales, archivos intermedios y archivos históricos. 2. Tendrán sus propios archivos las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de la Comunidad de Madrid o de las Entidades Locales madrileñas, así como las personas jurídico – privadas en cuyo capital o dotación participe mayoritariamente la Comunidad de Madrid o las Entidades Locales madrileñas y las restantes instituciones que integren éstas. Su organización se realizará de acuerdo con las necesidades específicas de cada una de ellas. 3. Sin perjuicio de lo anterior, el Gobierno de la Comunidad de Madrid podrá crear los archivos públicos que considere necesarios para garantizar la conservación, organización y difusión del Patrimonio Documental Madrileño. Artículo 9. Archivos de gestión. 1. Se entiende por archivo de gestión tanto el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa como las unidades que custodian los documentos en proceso de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa. 2. Las personas responsables de las unidades administrativas se encargarán de que sus respectivos archivos de gestión custodien y conserven los documentos de los procedimientos en fase de tramitación hasta su transferencia al archivo central correspondiente de acuerdo con los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración o, en su defecto, con el plazo establecido en el artículo 51.2 a). 3. Las funciones, competencias y prescripciones básicas de funcionamiento de este tipo de archivos se establecerán reglamentariamente. Artículo 10. Archivos centrales. 1. Los archivos centrales son las unidades administrativas encargadas de la gestión de los documentos transferidos por los archivos de gestión de los organismos a los que están adscritos y en los que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo intermedio correspondiente. 2. Los archivos centrales transferirán sus documentos al archivo intermedio correspondiente de acuerdo con los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración o, en su defecto, con el plazo establecido en el artículo 51.2 b). En el caso de los expedientes electrónicos, incorporarán las referencias pertinentes al Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid o su equivalente en cada Administración Pública y garantizarán la cadena de custodia. 3. Las funciones, competencias y prescripciones básicas de funcionamiento de este tipo de archivos se establecerán reglamentariamente. Artículo 11. Archivos intermedios. 1. Los archivos intermedios son los centros responsables de la custodia centralizada de los documentos transferidos por los archivos centrales cuando su consulta por las unidades productoras es esporádica y en los que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico correspondiente. 2. Los archivos intermedios transferirán sus documentos al archivo histórico correspondiente de acuerdo con los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración o, en su defecto, con el plazo establecido en el artículo 51.2 c). 3. Las funciones, competencias y prescripciones básicas de funcionamiento de este tipo de archivos se establecerán reglamentariamente. Artículo 12. Archivos históricos. 1. Los archivos históricos reciben, conservan y difunden los documentos considerados de conservación permanente por su valor histórico o informativo, una vez concluidos los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración o, en su defecto, el plazo establecido en el artículo 51.2 c). 2. Las funciones, competencias y prescripciones básicas de funcionamiento de este tipo de archivos se establecerán reglamentariamente. Artículo 13. Integración en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. 1. Los archivos públicos, salvo en los casos del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, quedarán automáticamente integrados dentro del Subsistema de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid que les corresponda desde el mismo momento de su creación, siéndoles de aplicación los preceptos establecidos en esta ley. 2. Los archivos públicos de titularidad estatal gestionados por la Comunidad de Madrid quedarán integrados en el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid a los meros efectos de su gestión. 3. Los archivos públicos centrales, intermedios e históricos formarán parte de la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid desde el mismo momento de su creación. Sección 2.a De los archivos privados Artículo 14. Definición. Son archivos privados, a los efectos de esta ley, los que custodian documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias y radiquen en el territorio de la Comunidad de Madrid. Artículo 15. Integración en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. 1. Cualquier archivo privado podrá integrarse, por iniciativa de su titular, mediante resolución de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental y previo informe preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, siéndole de aplicación el mismo régimen de derechos y obligaciones que tienen los archivos públicos. 2. Los archivos privados que se integren en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid lo harán en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid. 3. La integración de los archivos privados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid podrá ser tenida en cuenta como criterio en la valoración de las solicitudes que se presenten para la obtención de ayudas y subvenciones de la Comunidad de Madrid en materia de archivos y gestión documental, si así lo establecen las respectivas bases reguladoras y de acuerdo con la normativa vigente en materia de subvenciones. Artículo 16. Obligación de acceso libre para los archivos privados que reciban ayudas de la Comunidad de Madrid. Todos los archivos privados que hayan recibido ayudas de la Comunidad de Madrid deberán permitir el libre acceso público de los ciudadanos a sus fondos documentales, con las salvedades previstas en esta ley y en sus normas de desarrollo. CAPÍTULO II De la definición y de la estructura del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid Artículo 17. Definición y finalidades del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. 1. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid es el conjunto ordenado de órganos, centros y servicios agrupados o no en Subsistemas de Archivos con autonomía propia, relacionados entre sí por órganos de coordinación y participación, y cuyas finalidades son:
37. a)Servir a la gestión administrativa.
38. b)Garantizar el derecho de acceso a los archivos y a los documentos, así como la salvaguarda de los intereses de los ciudadanos.
39. c)Proteger, conservar y difundir el Patrimonio Documental Madrileño. 2. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, mediante la coordinación y la cooperación en la aplicación de normas, medios y procedimientos comunes, procurará, sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal que le sea de aplicación:
40. a)La uniformidad de tratamiento, complementariedad y eficacia en cuanto a la adecuada gestión, protección, valoración, conservación, recogida, descripción y difusión del Patrimonio Documental Madrileño.
41. b)La correcta y adecuada planificación, dirección, coordinación, ejecución, seguimiento e inspección de la gestión de los archivos integrados en dicho Sistema de Archivos. 3. Estos fines se perseguirán a través de la cooperación y la coordinación de actuaciones de sus integrantes, especialmente en relación con la incorporación de las tecnologías de la información y de la comunicación en el quehacer archivístico. 4. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid forma parte del Sistema Español de Archivos de acuerdo con lo previsto en el artículo 66 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y en el artículo 3.2
42. b)del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. Artículo 18. Principios de actuación. 1. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid actuará bajo los principios de coordinación y descentralización administrativa y operativa. 2. Los planes y programas archivísticos se acordarán, regularán y ejecutarán siguiendo los principios de igualdad, participación, cooperación, descentralización y autonomía. 3. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid promoverá un modelo común de gestión documental acorde con la implantación de la Administración electrónica, siguiendo los principios de cooperación y colaboración entre las Consejerías a las que estén atribuidas las competencias en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, y de Administración electrónica, y la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid. Artículo 19. Obligaciones de los titulares de los archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. 1. Quienes ostenten la titularidad de los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid están obligados a:
43. a)Organizar, conservar, custodiar y servir los documentos de sus archivos, de acuerdo con sus competencias y con lo establecido en esta ley y en sus normas de desarrollo.
44. b)Velar por la adecuada instalación y funcionamiento de sus archivos.
45. c)Velar por la adecuada dotación de medios humanos y materiales para el ejercicio de sus funciones.
46. d)Velar por el cumplimiento de los requisitos técnicos que se establezcan en esta ley y en las normas que la desarrollen, y en especial por: 1.o Aplicar las funciones de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en esta ley y con las normas técnicas básicas que pueda fijar la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, así como la Mesa de la Asamblea de Madrid en su ámbito competencial. 2.o Aplicar las Tablas de Valoración emanadas de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, de la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid y de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid.
47. e)Garantizar la aplicación de las normas de acceso a los lugares de consulta que se establezcan en desarrollo de esta ley, así como la publicidad de las mismas. 2. Los titulares de los archivos a los que se refiere este artículo podrán establecer normas para el funcionamiento de los mismos, que deberán ser remitidas a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental para su conocimiento. Las normas de funcionamiento del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid se entenderán comunicadas con la sola publicación de la normativa correspondiente en el «Boletín Oficial de la Asamblea de Madrid». Artículo 20. Estructura del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid está conformado por:
48. a)Un órgano de armonización y coordinación: la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, sin perjuicio de las competencias de dirección y coordinación que corresponden a la Mesa de la Asamblea de Madrid en su ámbito competencial y para su propio Archivo o Subsistema de Archivos.
49. b)Unos órganos colegiados de asesoramiento y cooperación: el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid y la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid.
50. c)Los diferentes archivos y Subsistemas de Archivos.
51. d)La Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid. Artículo 21. Archivos y Subsistemas de Archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y finalidades generales de los mismos. 1. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid se compone de los siguientes archivos y Subsistemas de Archivos:
52. a)El Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid.
53. b)El Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid.
54. c)El Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid.
55. d)El Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid.
56. e)Los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid.
57. f)Los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid.
58. g)Cualesquiera otros subsistemas de archivos que pudiesen crearse en el futuro. 2. La creación de cualquier otro Subsistema de Archivos se realizará mediante Decreto del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid. 3. Los archivos y Subsistemas de Archivos procurarán garantizar, al menos:
59. a)La creación de documentos auténticos y fiables.
60. b)La disponibilidad de los documentos y el seguimiento de su uso.
61. c)La adecuada ubicación de los documentos de acuerdo con sus necesidades de uso.
62. d)La selección de los documentos que se han de conservar permanentemente en los archivos históricos.
63. e)La eliminación de los documentos que, superados los plazos de vigencia y prescripción cautelar que se determinen por la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid, la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid y la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid en sus respectivos ámbitos, se consideren carentes de cualquier tipo de valor que aconseje su conservación permanente como testimonios históricos. 4. Los Subsistemas de Archivos coordinarán sus finalidades y funciones con las que establezca el órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. 5. La Asamblea de Madrid y la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid dispondrán las finalidades y funciones específicas de sus Archivos mediante su normativa archivística interna; sin perjuicio de lo cual, procurarán cohonestar con las generales establecidas por el órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid para los demás Subsistemas de Archivos; y en el caso de la Asamblea de Madrid, siempre que las finalidades, funciones y situaciones jurídicas le resultaren de aplicación, dada su singular naturaleza, y puedan ser adaptadas a sus peculiaridades organizativas y a sus fines. CAPÍTULO III De los órganos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid Artículo 22. Órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. 1. La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental será responsable de la formulación y ejecución de la política dirigida a la tutela, enriquecimiento y difusión del Patrimonio Documental Madrileño, así como de la coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de los principios de colaboración y coordinación con las Consejerías competentes en materia de Justicia y de Administración electrónica, y con la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid. 2. A la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, como órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, le corresponden, en particular, las siguientes funciones:
64. a)La elaboración de los informes preceptivos de las disposiciones normativas referentes a los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de las normas técnicas y procedimientos para la gestión documental.
65. b)El impulso, la planificación, la cooperación y el fomento para el desarrollo y mejora de los servicios de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y para el acrecentamiento, la protección, la conservación y la difusión del Patrimonio Documental Madrileño.
66. c)El impulso y la promoción de la tramitación de expedientes de declaración de Bienes de Interés Cultural y de Bienes de Interés Patrimonial, así como de la tramitación ante la Administración General del Estado de las solicitudes de inclusión de los documentos que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño en el Registro de la Memoria del Mundo de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco).
67. d)La inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño de los documentos que deben formar parte del mismo en virtud de lo establecido en el Capítulo III del Título IV.
68. e)El diseño, la implantación y la coordinación de un sistema de gestión de documentos y archivos para la gestión documental dentro del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid y el impulso para su extensión, en su caso, a los demás archivos y Subsistemas de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de los principios de colaboración y coordinación establecidos en el apartado 1.
69. f)La adopción de los acuerdos de integración de archivos privados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
70. g)La coordinación técnica de los archivos y de los Subsistemas de Archivos que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
71. h)El asesoramiento técnico en los proyectos de construcción de edificios de archivo.
72. i)El asesoramiento técnico en la determinación de los requisitos profesionales del personal de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
73. j)La coordinación de la elaboración de planes y programas archivísticos de gestión documental en el marco de los diferentes Subsistemas de Archivos que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
74. k)La elaboración de planes de formación permanente de los profesionales del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, en colaboración con la Consejería competente en materia de función pública y con los demás órganos competentes en materia de formación de los empleados públicos.
75. l)El desarrollo de programas de apoyo técnico y económico a los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, en función de sus disponibilidades presupuestarias.
76. m)La promoción del acceso a los documentos.
77. n)La vigilancia de la correcta aplicación de los criterios de gestión documental en los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. ñ) La homologación de los indicadores de evaluación de la gestión o de calidad aplicables a los archivos pertenecientes al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
78. o)El ejercicio de las facultades de alta inspección y de tramitación de los procedimientos sancionadores de acuerdo con lo establecido en el Título V.
79. p)Cualesquiera otras funciones necesarias para el ejercicio de sus competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente. 3. De acuerdo con el principio de autonomía parlamentaria establecido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, y en los artículos 84 y 85 del Reglamento de la Asamblea de Madrid, corresponde al órgano de dirección y coordinación del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid el ejercicio de las funciones determinadas en las letras a), b), e), f), g), h), i), j), k), l), m), n), ñ),
80. o)y
81. p)del apartado 2 dentro de su ámbito competencial y para su propio Archivo o Subsistema de Archivos. 4. De acuerdo con el principio de plena independencia en su actuación establecido en el artículo 1.2 de la Ley 11/1999, de 29 de abril, de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, corresponde al órgano de dirección y coordinación del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid el ejercicio de las funciones determinadas en las letras a), g), h),
82. i)y
83. j)del apartado 2 dentro de su ámbito competencial, sin perjuicio de la debida coordinación con el órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. Artículo 23. Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. 1. El Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid es el órgano colegiado consultivo, multidisciplinar y técnico de asesoramiento, cooperación y participación de la Comunidad de Madrid en las materias relacionadas con el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y el Patrimonio Documental Madrileño. 2. La adscripción, composición y funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid se establecerán reglamentariamente. 3. Corresponden al Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid las siguientes funciones:
84. a)Informar preceptivamente los anteproyectos de ley que, en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, remita el Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid a la Asamblea de Madrid para su aprobación.
85. b)Informar preceptivamente los reglamentos de desarrollo de esta ley.
86. c)Informar preceptivamente los planes relacionados con la política archivística y los que se refieran al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid que se proponga aprobar el Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid.
87. d)Informar sobre las normas técnicas básicas a las que deben adecuarse los sistemas de gestión documental de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
88. e)Informar preceptivamente sobre la incorporación de archivos privados al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid a que se hace referencia en el artículo 15.1.
89. f)Informar preceptivamente los reglamentos o normas internas de funcionamiento de los archivos integrados en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid a que se hace referencia en el artículo 39.3.
90. g)Informar preceptivamente el depósito en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid de documentos procedentes del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid considerados de conservación permanente por su valor histórico o informativo a que se hace referencia en el artículo 28.3.
91. h)Informar preceptivamente el depósito en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid de documentos procedentes de los archivos de las Entidades Locales madrileñas a que se hace referencia en el artículo 34.4.
92. i)Informar preceptivamente sobre la inclusión o, en su caso, exclusión del Patrimonio Documental Madrileño de los documentos de titularidad privada a que se hace referencia en los apartados 1 y 2 del artículo 80.
93. j)Informar preceptivamente en el procedimiento sobre la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.
94. k)Informar preceptivamente el ejercicio de los derechos de tanteo y retracto por parte de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental previsto en los apartados 3 y 4 del artículo 89.
95. l)Informar preceptivamente las propuestas de adquisición de bienes del Patrimonio Documental Madrileño por la Comunidad de Madrid, cuando éstas superen el importe previsto para los contratos menores de suministros en la legislación básica estatal de Contratos del Sector Público, así como en los casos de adquisición por las entidades del sector público de bienes muebles integrantes del Patrimonio Histórico Español previstos en la Disposición Adicional Undécima de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
96. m)Informar preceptivamente sobre las solicitudes de permisos de exportación definitiva o temporal de documentos que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño que tramiten las Consejerías a las que estén atribuidas las competencias en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental o de patrimonio histórico.
97. n)Valorar y tasar los bienes del Patrimonio Documental Madrileño que se pretendan entregar a la Comunidad de Madrid en pago de deudas tributarias o que sean objeto de donación o legado en favor de la Comunidad de Madrid o de las Entidades Locales madrileñas y realizar las demás valoraciones, con respecto a los bienes del Patrimonio Documental Madrileño, que resulten necesarias para aplicar las medidas de fomento que se establecen en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid. ñ) Valorar y tasar los bienes del Patrimonio Documental Madrileño que la Comunidad de Madrid o las Entidades Locales madrileñas proyecten adquirir con destino a los archivos de su titularidad o gestionados por éstas.
98. o)Actuar como órgano de información, consulta y asesoramiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid.
99. p)Elevar propuestas de actuaciones e iniciativas sobre cualquier otra medida para el mejor cumplimiento de los fines y el mejor funcionamiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
100. q)Emitir informes sobre cualquier asunto que la Asamblea de Madrid, el Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, el órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y los órganos de dirección y coordinación de los respectivos archivos y Subsistemas de Archivos sometan a su consideración.
101. r)Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente. 4. De acuerdo con el principio de autonomía parlamentaria establecido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, y en el artículo 84 del Reglamento de la Asamblea de Madrid, no se aplicará respecto al ámbito de la Asamblea de Madrid el ejercicio de las funciones determinadas en las letras b), c), d), e), f),
102. p)y
103. r)del apartado 3 dentro de su ámbito competencial y para el propio Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid. Artículo 24. Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid. 1. La Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid es el órgano colegiado de carácter técnico, multidisciplinar y de participación al que corresponde la determinación del régimen de acceso y la valoración de los documentos de titularidad pública, a excepción de los documentos judiciales y de los producidos por la Asamblea de Madrid. 2. La adscripción, la composición y el funcionamiento de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid se establecerán reglamentariamente. No obstante lo anterior, en su composición deberán estar representados, al menos: cada uno de los archivos y Subsistemas de Archivos que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid; un representante de las asociaciones profesionales de archiveros; y expertos en los diferentes campos o materias que deban ser tratados por este órgano colegiado. 3. Son funciones de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid:
104. a)Determinar los criterios de valoración de las series documentales para: el establecimiento de los plazos de permanencia, custodia y control de los documentos en los diferentes archivos; el régimen de acceso; y la eliminación o conservación permanente de aquellos documentos que tengan interés para la Comunidad de Madrid.
105. b)Emitir dictamen preceptivo y vinculante sobre la aprobación de las Tablas de Valoración de las series documentales y controlar su correcta aplicación.
106. c)Emitir dictamen preceptivo y vinculante sobre la autorización de eliminación de aquellos documentos que, extinguido su valor probatorio de derechos y obligaciones, carezcan de interés para la Comunidad de Madrid, de acuerdo con el procedimiento que reglamentariamente se establezca.
107. d)Unificar los criterios de aplicación del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública de acuerdo con las resoluciones que adopte el Consejo de Transparencia y Participación de la Comunidad de Madrid.
108. e)Evacuar el informe de las Tablas de Valoración sometidas a dictamen que emanen de las comisiones de acceso y valoración de documentos sectoriales previstas por el artículo 24.4.
109. f)Evacuar el informe que declare la conservación de los documentos judiciales por razón de su valor histórico–cultural a que se refiere el artículo 26.4, previa comunicación a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos del Estado.
110. g)Emitir dictamen, preceptivamente, sobre la inclusión o, en su caso, exclusión del Patrimonio Documental Madrileño de los documentos de titularidad pública a que se hace referencia en los apartados 1 y 2 del artículo 80.
111. h)Evacuar los informes que le sean solicitados en relación con las competencias de esta Comisión, por la persona titular de la Consejería o por las personas titulares de sus Direcciones Generales en materia de su competencia.
112. i)Determinar los documentos vitales resultantes de las funciones y actividades críticas de las Administraciones Públicas, los cuales formarán parte del Plan de Documentos Vitales y de Prevención de Emergencias y Desastres de la Comunidad de Madrid.
113. j)Elevar propuestas sobre cualquier otra medida que permita el cumplimiento de sus funciones.
114. k)Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente. 4. Los diferentes organismos de las Administraciones Públicas madrileñas, así como la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid y las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, podrán dotarse de comisiones de acceso y valoración de documentos sectoriales para la preparación de lo establecido en las letras a),
115. b)y
116. c)del apartado anterior. Estas comisiones de acceso y valoración de documentos sectoriales, previa aprobación por las mismas, elevarán a la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, para su aprobación definitiva, sus propuestas de Tablas de Valoración y de autorización de eliminación de documentos. 5. De acuerdo con el principio de autonomía parlamentaria establecido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, y en el artículo 84 del Reglamento de la Asamblea de Madrid, no se aplicará respecto al ámbito de la Asamblea de Madrid el ejercicio de las funciones determinadas en el apartado 3 dentro de su ámbito competencial y para el propio Archivo o Subsistema de la Asamblea de Madrid.» Artículo 25. Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid. 1. La Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid es el órgano colegiado de carácter técnico, multidisciplinar y de participación al que corresponde la aplicación del régimen de acceso y la valoración de los documentos de titularidad pública producidos por la Asamblea de Madrid. 2. La adscripción, composición, funciones y funcionamiento de la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid se establecerán por el órgano competente de la Asamblea de Madrid. Artículo 26. Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid. 1. La Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid es el órgano colegiado de carácter técnico y de participación al que corresponde la aplicación del régimen de acceso y la valoración de los documentos judiciales. 2. La adscripción, composición y funcionamiento de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid se establecerán reglamentariamente de acuerdo con lo dispuesto por la legislación estatal. 3. Son funciones de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid:
117. a)Aprobar los criterios de valoración y selección de los documentales judiciales, que regirán la determinación de su conservación permanente o su eliminación por su inutilidad judicial, administrativa, histórica o cultural.
118. b)Confeccionar un modelo de formulario electrónico uniforme y obligatorio mediante el que los archivos judiciales de gestión, o, en su caso, el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid, remitirán la relación de expedientes que sometan a la valoración de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid, el cual contendrá, como mínimo, los datos a que se refiere el artículo 13.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales. Dicho impreso podrá ser sustituido por las aplicaciones informáticas de gestión que se consideren convenientes.
119. c)Recibir y comprobar que los procedimientos incluidos en las relaciones remitidas por parte de los archivos judiciales de gestión cumplen los requisitos para poder ser considerados objeto de expurgo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio.
120. d)Aprobar las Tablas de Valoración de las series documentales judiciales, que determinarán, en todo caso, los plazos de transferencia a los distintos archivos del Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid, su régimen de acceso y su conservación permanente o eliminación total o parcial atendiendo a su valor administrativo, fiscal, contable, jurídico, informativo o histórico.
121. e)Publicar las relaciones de expedientes judiciales, cuya eliminación se haya aprobado, en el «Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid», y una referencia de estas relaciones en un diario de los de mayor difusión en el ámbito de la Comunidad de Madrid, al objeto de que, en el plazo de dos meses, puedan los interesados recuperar aquellos documentos en su día aportados por ellos al proceso.
122. f)Acordar, conforme a las Tablas de Valoración aprobadas, la transferencia al Archivo Histórico Provincial de Madrid de los expedientes judiciales que deban ser conservados permanentemente por su valor histórico–cultural, jurídico o procesal, o bien la eliminación de los que no deban ser preservados. La eliminación se llevará a cabo mediante enajenación o destrucción.
123. g)Informar y dar traslado de un certificado acreditativo a los archivos judiciales de gestión y al Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid sobre las decisiones y acuerdos adoptados para que tengan constancia documentada del destino definitivo de los expedientes judiciales.
124. h)Estudiar las cuestiones relativas a la custodia de los documentos judiciales electrónicos y, en general, elevar propuestas a la Consejería competente en materia de Justicia para una mejor administración de los archivos judiciales de gestión y del Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid.
125. i)Conocer e informar las medidas, los programas y las aplicaciones informáticas que den soporte a la gestión de los archivos judiciales de gestión y al Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid, así como aquellas otras para la reconversión de los documentos judiciales en soporte convencional a soporte electrónico.
126. j)Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente. 4. La Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid solicitará de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, a los efectos de lo previsto en el artículo 17.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, la elaboración del informe que declare la conservación de los documentos judiciales por razón de su valor histórico-cultural. CAPÍTULO IV De los Archivos y de los Subsistemas de Archivos que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid Sección 1.a Del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid Artículo 27. Archivo o Sistema de Archivos de la Asamblea de Madrid. 1. Corresponde a la Asamblea de Madrid, de acuerdo con sus fines, funciones y necesidades específicas, la organización y regulación de su Archivo o Subsistema de Archivos; en particular, de su sistema archivístico, sus normas técnicas, su gestión documental integral y su sistema electrónico de gestión documental integral, el régimen de acceso a sus documentos, la promoción y difusión de su Archivo y sus documentos en el Portal web corporativo y, en su caso, en el Portal de Transparencia de la Cámara. En materia de infracciones y sanciones administrativas la presente ley podrá aplicarse al ámbito de la Asamblea por remisión expresa de la normativa interna en materia de archivos, sin perjuicio de su adaptación a las peculiaridades de su organización y procedimiento. 2. Asimismo, la determinación del órgano de dirección y coordinación del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid, así como sus competencias, serán establecidas por la Asamblea. 3. La Asamblea de Madrid, en todo caso y sin excepción, será depósito final de su Archivo o Subsistema de Archivos. Artículo 28. Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid. 1. La organización del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid se efectuará de acuerdo con sus necesidades específicas. Su regulación corresponderá a su órgano de gobierno, conforme a sus propias normas, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, y se atendrá a los criterios técnicos de esta ley en cuanto éstos no se opongan a su régimen jurídico, de organización y de funcionamiento. 2. La determinación del órgano de dirección y coordinación del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, así como sus competencias, serán establecidas por el órgano competente de la Cámara de Cuentas. 3. La Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid podrá depositar en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, por motivos de racionalización financiera y eficacia administrativa, los documentos custodiados en su Archivo considerados de conservación permanente por su valor histórico o informativo, una vez concluidos los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid o, en su defecto, el plazo establecido en el artículo 51.2 c). La aceptación del depósito por parte del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid requerirá del informe previo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. Sección 2.a Del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid Artículo 29. Definición y finalidades del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid. El Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid es el conjunto ordenado de órganos, centros y servicios, dotado de medios materiales y personales, organizado en diferentes unidades responsables de la dirección, la planificación y la ejecución y provisto de normativa técnica propia, cuya finalidad primordial es la gestión de los documentos producidos o reunidos por el Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid en el ejercicio de sus funciones. Artículo 30. Archivos que integran el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid y órgano de dirección y coordinación. 1. Pertenecen al Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid los archivos de gestión, los archivos centrales, los archivos intermedios y los archivos históricos dependientes de:
127. a)Los órganos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid.
128. b)Las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de la Comunidad de Madrid.
129. c)Las empresas cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a la Comunidad de Madrid o a una Entidad de Derecho Público dependiente o vinculada a aquélla.
130. d)Las Fundaciones vinculadas o participadas por la Administración de la Comunidad de Madrid.
131. e)Las Corporaciones de Derecho Público en el ejercicio de competencias delegadas o encomendadas de carácter público. 2. Son archivos del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid:
132. a)Los archivos de gestión de los órganos administrativos dependientes de las Consejerías y de las entidades relacionadas en el apartado 1.
133. b)Los archivos centrales de las Consejerías y de las entidades relacionadas en el apartado 1.
134. c)El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
135. d)Los archivos públicos de titularidad estatal gestionados por la Comunidad de Madrid. 3. Corresponde a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, como órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos, establecer las directrices y normas aplicables a los documentos generados y reunidos por los archivos dependientes de los órganos y de las entidades relacionadas en el apartado 1. En todo caso, son competencias del órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos:
136. a)La elaboración y aprobación de la normativa referente a los archivos que forman parte del Subsistema de Archivos.
137. b)La elaboración de la política de gestión documental de los archivos del Subsistema de Archivos, así como de los órganos y de las entidades relacionadas en el apartado 1.
138. c)La elaboración y aprobación de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes del Subsistema de Archivos.
139. d)La coordinación técnica y la inspección de los archivos integrantes del Subsistema de Archivos.
140. e)Cualesquiera otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente. 4. La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental desarrollará el Subsistema de Archivos mediante sus propias normas, que se atendrán a lo dispuesto en esta ley y en su normativa de desarrollo. Sección 3.a Del Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid Artículo 31. Definición y finalidades del Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid. El Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid es el conjunto ordenado de órganos, centros y servicios, dotado de medios materiales y personales, organizado en diferentes unidades responsables de la dirección, la planificación y la ejecución y provisto de normativa técnica propia, cuya finalidad primordial es la gestión de los documentos producidos o reunidos por la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid en el ejercicio de sus funciones. Artículo 32. Archivos que integran el Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid y órgano de dirección y coordinación. 1. Pertenecen al Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid los archivos judiciales de gestión dependientes de los Juzgados y Tribunales del ámbito territorial de la Comunidad de Madrid. Asimismo, el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid está integrado, también, en el Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid. 2. Los archivos judiciales de gestión y el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid se regirán por lo establecido en su legislación estatal propia. 3. Corresponde a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Justicia, como órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos, establecer las directrices y normas aplicables a los documentos generados y reunidos por los archivos dependientes de los Juzgados y Tribunales relacionados en el apartado 1 y por el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de la legislación estatal aplicable. En todo caso, son competencias del órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos:
141. a)La elaboración y aprobación de la normativa referente a los archivos que forman parte del Subsistema de Archivos.
142. b)La elaboración de la política de gestión documental de los archivos del Subsistema de Archivos, así como de los Juzgados y Tribunales relacionados en el apartado 1.
143. c)La elaboración y aprobación de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes del Subsistema de Archivos.
144. d)La coordinación técnica y la inspección de los archivos integrantes del Subsistema de Archivos.
145. e)Cualesquiera otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente. 4. La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Justicia desarrollará el Subsistema de Archivos mediante sus propias normas, que se atendrán a lo dispuesto en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales y en su normativa de desarrollo, previo informe del órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en cuanto a criterios técnicos y medios humanos y materiales de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.2 a). Sección 4.a De los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid Artículo 33. Definición y finalidades de los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid. Los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid son los conjuntos ordenados de órganos, centros y servicios, dotados de medios materiales y personales, organizados en diferentes unidades responsables de la dirección, la planificación y la ejecución y provistos de normativa técnica propia, cuyas finalidades primordiales son la gestión de los documentos producidos o reunidos por cada Entidad Local de la Comunidad de Madrid en el ejercicio de sus funciones. Artículo 34. Archivos que integran los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid y órganos de dirección y coordinación. 1. Pertenecen a los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos dependientes de:
146. a)Las Entidades Locales madrileñas.
147. b)Las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de las Entidades Locales madrileñas.
148. c)Las empresas cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a una Entidad Local madrileña o a un Organismo Autónomo dependiente de una Entidad Local madrileña.
149. d)Las Fundaciones vinculadas o participadas por una Entidad Local madrileña.
150. e)Las personas físicas o jurídicas en el ejercicio de competencias delegadas o encomendadas de carácter público por una Entidad Local madrileña. 2. Los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos de cada Subsistema de Archivos adaptarán a sus características propias lo establecido en los artículos 9, 10, 11 y 12, respectivamente. 3. Las Mancomunidades de Municipios que conformen las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid podrán constituir cada una un Subsistema de Archivos que deberá cumplir, al menos, con los siguientes requisitos:
151. a)Contarán con un servicio de archivo que estará ubicado en el municipio que determinen los Estatutos de la Mancomunidad y que será el responsable de ejercer las funciones atribuidas a los archivos centrales, intermedios e históricos de acuerdo con lo establecido en el apartado 2.
152. b)Los Estatutos de la Mancomunidad establecerán el archivo público de la Entidad Local o de la Administración de la Comunidad de Madrid en el que se podrán depositar los documentos generados por la misma en caso de disolución. 4. Las entidades relacionadas en el apartado 1 podrán depositar en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, por motivos técnicos y de conservación, los documentos custodiados en los archivos de sus Subsistemas de Archivos considerados de conservación permanente por su valor histórico o informativo, una vez concluidos los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid o, en su defecto, el plazo establecido en el artículo 51.2 c). La aceptación del depósito por parte del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid requerirá del informe previo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. 5. Cada Entidad Local madrileña determinará el órgano de dirección y coordinación de su Subsistema de Archivos, al que corresponderá establecer las directrices y normas aplicables a los documentos generados y reunidos por los archivos dependientes de las entidades relacionadas en el apartado 1. En todo caso, son competencias del órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos de cada Entidad Local:
153. a)La elaboración y elevación para su aprobación por el órgano competente de la normativa referente a los archivos que forman parte de su Subsistema de Archivos.
154. b)La elaboración de la política de gestión documental de los archivos del Subsistema de Archivos, así como de las entidades relacionadas en el apartado 1.
155. c)La elaboración y elevación para su aprobación por el órgano competente de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes de su Subsistema de Archivos.
156. d)La coordinación técnica y la inspección de los archivos integrantes de su Subsistema de Archivos.
157. e)Cualesquiera otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente. 6. Cada Entidad Local madrileña desarrollará su Subsistema de Archivos mediante sus propias normas, que se atendrán a lo dispuesto en esta ley y en su normativa de desarrollo, previo informe del órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en cuanto a criterios técnicos y medios humanos y materiales de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.2 a), sin perjuicio de lo dispuesto en la legislación básica estatal. Sección 5.a De los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid Artículo 35. Definición y finalidades de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid. Los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, desde el respecto al principio de autonomía universitaria establecido en el artículo 27.10 de la Constitución Española, son los conjuntos ordenados de órganos, centros y servicios, dotados de medios materiales y personales, organizados en diferentes unidades responsables de la dirección, la planificación y la ejecución y provistos de normativa técnica propia, cuya finalidad primordial es la gestión de los documentos producidos o reunidos por cada Universidad Pública de la Comunidad de Madrid en el ejercicio de sus funciones. Artículo 36. Archivos que integran los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid y órganos de dirección y coordinación. 1. Forman parte de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, siempre que no se opongan a ello:
158. a)El Subsistema de Archivos de la Universidad Autónoma de Madrid.
159. b)El Subsistema de Archivos de la Universidad Carlos III de Madrid.
160. c)El Subsistema de Archivos de la Universidad Complutense de Madrid.
161. d)El Subsistema de Archivos de la Universidad de Alcalá.
162. e)El Subsistema de Archivos de la Universidad Politécnica de Madrid.
163. f)El Subsistema de Archivos de la Universidad Rey Juan Carlos.
164. g)Los subsistemas de archivos de cualesquiera otras Universidades Públicas que pudieran crearse en la Comunidad de Madrid. 2. Pertenecen a cada uno de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos dependientes de:
165. a)Los órganos de gobierno y administración de cada una de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, incluidos los departamentos, centros docentes, centros de investigación y servicios universitarios.
166. b)Los institutos, fundaciones y demás entidades vinculados o participados por las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid. 3. Los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos de cada Subsistema de Archivos adaptarán a sus características propias lo establecido en los artículos 9, 10, 11 y 12, respectivamente. 4. Cada Universidad Pública de la Comunidad de Madrid determinará el órgano de dirección y coordinación de su Subsistema de Archivos, al que corresponderá establecer las directrices y normas aplicables a los documentos generados y reunidos por los archivos dependientes de los órganos y de las entidades relacionadas en el apartado 2. En todo caso, son competencias del órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos de cada Universidad Pública:
167. a)La elaboración y aprobación de la normativa referente a los archivos que forman parte de su Subsistema de Archivos.
168. b)La elaboración de la política de gestión documental de los archivos del Subsistema de Archivos, así como de los órganos y de las entidades relacionadas en el apartado 2.
169. c)La elaboración y aprobación de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes de su Subsistema de Archivos.
170. d)La coordinación técnica y la inspección de los archivos integrantes de su Subsistema de Archivos.
171. e)Cualesquiera otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente. 5. Cada Universidad Pública de la Comunidad de Madrid desarrollará su Subsistema de Archivos mediante sus propias normas, que se atendrán a lo dispuesto en esta ley y en su normativa de desarrollo, previo informe del órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en cuanto a criterios técnicos y medios humanos y materiales, de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.2 a), sin perjuicio de lo dispuesto en la legislación estatal. CAPÍTULO V De la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid Artículo 37. Definición. La Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid reúne el conjunto de archivos públicos y privados existentes en el territorio de la Comunidad de Madrid que se integren o se adhieran a la misma y que puedan ser de interés para los ciudadanos. Artículo 38. Objeto. La Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid tiene por objeto la configuración de unas normas homogéneas de infraestructura, personal, funcionamiento y servicios para todos aquellos archivos públicos y privados de la Comunidad de Madrid que se integren o adhieran a la misma, de manera que se garanticen el acceso a los documentos que custodien y la difusión de los mismos. Artículo 39. Archivos que integran la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid y su funcionamiento. 1. Forman parte de la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid:
172. a)El Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y el Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, previa solicitud de sus órganos de dirección y coordinación.
173. b)Los archivos públicos que integran cada uno de los Subsistemas de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. En los supuestos de los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid y de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, la integración se producirá previa solicitud de los respectivos órganos de dirección y coordinación de cada uno de los Subsistemas de Archivos.
174. c)Los archivos privados que se adhieran a la misma. En todo caso, cualquier archivo privado que reciba apoyo económico de la Comunidad de Madrid pasará automáticamente a formar parte de la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid. 2. La adhesión de los archivos privados a la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid podrá ser tenida en cuenta a la hora de recibir asistencia técnica y, en su caso y en función de las disponibilidades presupuestarias, como criterio en la valoración de las solicitudes que se presenten para recibir apoyo económico de la Comunidad de Madrid, a través de convocatorias de subvenciones o mediante convenios u otras formas de colaboración que puedan articularse. En caso de que no haya dotación presupuestaria de la que se pudieran beneficiar dichos archivos que se adhieran en ese ejercicio presupuestario, estos archivos podrán solicitarla, en las condiciones establecidas en cada caso, en la siguiente convocatoria disponible. 3. Los archivos integrados en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid que cuenten con reglamentos o normas internas de funcionamiento, salvo en los casos del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, deberán someter dichas normas a la aprobación de la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, previo informe preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, ajustándose a lo dispuesto en esta ley y en su normativa de desarrollo. 4. Reglamentariamente se establecerá el procedimiento de integración de los archivos privados que lo soliciten en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid. TÍTULO II De la gestión documental y del funcionamiento de los archivos CAPÍTULO I De la gestión administrativa y documental en los archivos públicos Artículo 40. Funciones relacionadas con la gestión administrativa y con la información administrativa. 1. Los archivos públicos tienen encomendadas en el campo de la gestión administrativa la custodia de los documentos para:
175. a)Dejar constancia de las actuaciones y actividades de las instituciones.
176. b)Testimoniar los derechos y deberes de las instituciones y de los ciudadanos.
177. c)Garantizar la transparencia y legalidad de las actuaciones de las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus competencias.
178. d)Apoyar las medidas necesarias para la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos.
179. e)Servir de apoyo a la rendición pública de cuentas. 2. Asimismo, dentro del campo de la información administrativa, los archivos públicos tienen encomendadas las siguientes funciones:
180. a)Elaborar cuantos informes y estadísticas de los datos contenidos en los documentos que custodian les sean requeridos por las instituciones de quienes dependan.
181. b)Facilitar a la institución de que dependan la consulta de cuantos datos le sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
182. c)Prestar a la institución productora cuantos documentos sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
183. d)Facilitar a las personas e instituciones públicas reconocidas por la legislación vigente cuantos datos y documentos originales o copias autenticadas necesiten para el ejercicio de sus competencias de inspección, jurisdicción y control. Artículo 41. Funciones de la gestión documental. 1. En el marco de esta ley, la gestión documental está integrada por las siguientes funciones archivísticas aplicadas a los documentos: la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el servicio. 2. De acuerdo con el apartado anterior, la gestión documental implicará:
184. a)La definición de los sistemas de información, con el fin de garantizar la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que han de asociarse al documento para su adecuada gestión archivística.
185. b)La regulación de los procedimientos, con objeto de determinar los criterios de valoración para la selección, la transferencia de su custodia o el acceso.
186. c)El diseño de los documentos para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización. 3. Todas las funciones establecidas en el apartado 1, así como cuantas otras puedan derivarse de la gestión documental, habrán de cumplir las exigencias de calidad de la Comunidad de Madrid. Artículo 42. Aplicación de la gestión documental. 1. La gestión documental en el ámbito de la Comunidad de Madrid es común y está integrada en la gestión administrativa. 2. De acuerdo con el carácter transversal de la gestión documental, en las funciones y procesos reglados de ésta participarán todas las personas responsables de la gestión administrativa y de la custodia de los documentos de titularidad pública. 3. Las funciones de la gestión documental se aplicarán en todos los archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. Estas funciones incorporarán las tecnologías de la información y de la comunicación propias de la Administración electrónica. 4. Las Administraciones Públicas madrileñas establecerán en sus respectivos ámbitos el uso de sistemas de información para la gestión de los documentos de titularidad pública, de conformidad con las funciones de la gestión documental, con las normas archivísticas y con los principios técnicos que establezca la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. CAPÍTULO II De la gestión de los documentos electrónicos en los archivos públicos Sección 1.a De los documentos y expedientes electrónicos Artículo 43. Documentos y expedientes electrónicos custodiados en los archivos públicos. 1. Los documentos y expedientes electrónicos custodiados por los archivos públicos deberán atenerse a la normativa estatal básica en la materia. 2. Reglamentariamente, se desarrollarán, en colaboración con la Consejería competente en materia de Administración electrónica, todos aquellos aspectos que afecten a la gestión y a las características de los documentos y expedientes electrónicos. Sección 2.a De la gestión documental electrónica Artículo 44. Archivo electrónico único y cu