200 ok LA PRESIDENTA DE LA COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA Hago saber que el Parlamento de Navarra ha aprobado la siguiente Ley Foral de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. PREÁMBULO 1 Las sociedades gestionan sus documentos conforme a sus necesidades y, en consecuencia, los archivos, como instituciones consagradas a su custodia, deben organizar los servicios que prestan a las personas usuarias desde múltiples perspectivas, contemplando tanto la dimensión de la utilidad que los documentos tienen como evidencia o prueba de actividades ordinarias habituales, como su valor de testimonio de la evolución histórica de una colectividad o un espacio territorial. Por ello, los archivos, a través de la protección, organización y difusión de los fondos y conjuntos documentales que conservan, constituyen agentes básicos del accionar de unas administraciones que orientan sus actividades a una gestión responsable, eficiente y transparente de los recursos públicos, que además tiene en cuenta su sostenibilidad, mediante la modernización y digitalización de los procedimientos administrativos, garantizando además un acceso eficaz de la ciudadanía a la documentación pública. En este sentido, en cuanto a la responsabilidad en la gestión de recursos públicos, los archivos son esenciales para permitir la evaluación y verificación de las acciones de los poderes públicos, proporcionando así una base sólida para la rendición de cuentas. A su vez, los archivos se adaptan a los desafíos de la gestión de documentos electrónicos y garantizan su preservación a largo plazo para posibilitar los beneficios que la modernización y digitalización de los procedimientos administrativos proporciona a las sociedades de nuestro tiempo. Por su parte, en materia del derecho al acceso a la documentación pública, los archivos son los principales custodios de la producción documental de las Administraciones públicas, debiendo garantizar, por ello, que los documentos se conserven, gestionen y organicen de manera que se facilite su identificación y consulta por parte de la ciudadanía. Por último, en relación con la preservación y difusión del patrimonio, los archivos, tanto de titularidad pública como privada, no solo se ocupan de la conservación de los documentos, sino también de la puesta en valor de su relevancia histórica y cultural y, con ello, de su condición de piezas esenciales en la formación de la memoria colectiva, así como de la trayectoria histórica y del desarrollo de la identidad social y política de la comunidad que habita un territorio. 2 Navarra ha mostrado tradicionalmente un gran interés en la conservación y acrecentamiento de los bienes que integran su patrimonio documental, entendiendo este como la suma de fondos y colecciones, públicos y privados, que son testimonio de su identidad histórica, de su trayectoria social, así como de un contexto de relaciones extremadamente amplio y complejo en constante evolución a lo largo de los siglos. Dicho patrimonio documental es la herencia recibida de las instituciones del antiguo Reino de Navarra, de la Diputación Foral y Provincial, de los órganos del poder público nacional con sede en Navarra, de las entidades locales y de las instituciones de la actual Comunidad Foral de Navarra, así como también de las entidades privadas, de las familias y de las personas que han desarrollado su actividad en territorio navarro a lo largo del tiempo. La singular relevancia que posee este patrimonio documental está relacionada de modo especial con el hecho de que el Reino de Pamplona primero, y el de Navarra después, mantuviera a lo largo de los siglos unas instituciones propias que no solo perduraron tras la conquista e incorporación del reino a la Corona de Castilla en 1515, sino que alcanzaron un notable desarrollo y producción documental hasta la llegada de los profundos cambios políticos que, con la definitiva supresión del Antiguo Régimen y la implantación del estado constitucional liberal, se produjeron en España en 1836. Esta relevancia sería posteriormente acrecentada, no solo por la decisión del Gobierno de encomendar a la nueva Diputación Provincial de Navarra la custodia de la documentación de la extinguida Cámara de Comptos, sino también por el especial papel que la Ley de 16 de agosto de 1841 y otras normas del nuevo estado constitucional atribuyeron a la citada diputación, quien, a partir de 1867 y hasta su sustitución por las actuales instituciones de la Comunidad Foral de Navarra, asumiría la denominación de Diputación Foral y Provincial de Navarra. La conservación de documentos originales que, en algún caso, se remontan a los siglos IX y X es buena muestra del celo y atención con el que las instituciones eclesiásticas y civiles radicadas en Navarra trataron su documentación. De hecho, las primeras referencias a archivos en Navarra datan del siglo XIV, en tanto que es en 1559 cuando aparece la primera mención explícita al nombramiento de un «archivista» que tenía a su cargo el archivo de los tribunales de la Corte Mayor, del Consejo Real y de la Cámara de Comptos. Además de ese citado hito, en el desarrollo de los archivos en Navarra tienen también un justificado protagonismo otros como las iniciativas de los monarcas medievales por preservar los documentos de su administración, la formación de un archivo del reino cuyo primer inventario conocido data de 1328, la constitución de importantes depósitos documentales en las catedrales y monasterios, la creación en 1423 del Archivo Municipal de Pamplona, la regulación de la custodia e inventario de los documentos en las ordenanzas para el gobierno de los pueblos de 1547, el nombramiento de profesionales a cargo de archivos en algunas de las principales localidades, la generalización de los archivos parroquiales desde el siglo XVI, la reorganización de los archivos públicos y eclesiásticos a finales del siglo XVIII, la apertura a la investigación del archivo de la Diputación Foral y Provincial de Navarra en 1880 y la construcción en 1898 de un edificio específico como Archivo de Navarra, la organización a partir de 1896 de los archivos municipales bajo la responsabilidad de los secretarios, la paulatina creación de entidades de cometido archivístico de distinta naturaleza a lo largo del siglo XX, la inauguración de la nueva sede del Archivo Real y General de Navarra en 2003 en el antiguo Palacio Real de Pamplona y, finalmente, la aprobación en 2007 de la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos, ajustada a las necesidades organizativas y sociales del momento. 3 El artículo 44.10 de la Ley Orgánica 13/1982, de 10 de agosto, de Reintegración y Amejoramiento del Régimen Foral de Navarra, establece que la comunidad foral tiene competencia exclusiva en materia de archivos que no sean de titularidad estatal, otorgándole así la capacidad de legislar, organizar y gestionar sus propios archivos y sistemas de gestión documental de acuerdo con sus necesidades específicas. En este marco competencial, el primer hito legislativo de Navarra en el ámbito archivístico vino de la mano de la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra, que dedica un capítulo específico al patrimonio documental, delimitando los documentos que forman parte del Patrimonio Documental de Navarra y estableciendo los deberes de sus titulares y poseedores, además de introducir la regulación inicial del Sistema Archivístico de Navarra. Poco después, fue aprobada la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos, que aborda la regulación de las características de los documentos, tanto de titularidad pública como de titularidad privada, y, sobre todo, proporciona el respaldo normativo a la configuración del Sistema Archivístico de Navarra, con especial atención al Sistema de Archivo de la Administración de la Comunidad Foral, detallando también la ordenación básica de los sistemas de archivo de otras instituciones y entidades. Esta ley foral ha posibilitado la auténtica consolidación del Sistema Archivístico de la Administración de la Comunidad Foral, culminado en 2019 con la transformación del Archivo de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra en el Archivo Contemporáneo de Navarra, así como la puesta en marcha de procesos archivísticos básicos comunes en el conjunto de los centros integrantes del Sistema Archivístico de Navarra; alcanzando especial relevancia aquellos que, a través de la aprobación de normativa específica para municipios con población inferior a los 15.000 habitantes, así como de sucesivas convocatorias de subvenciones que han hecho posible su aplicación práctica, han sentado las bases para la formación y adecuada gestión de un patrimonio documental representativo en las entidades locales de Navarra. Pese a ello, y sin desmerecer las positivas contribuciones que ha proporcionado la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos, el hecho de que esta norma no derogase determinados artículos del capítulo III del título V de la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra, relativos al patrimonio documental, ha provocado una duplicidad normativa que puede haber estado en el origen de determinadas confusiones en la interpretación de ciertos términos en el ámbito subjetivo, además de haber limitado el desarrollo reglamentario de algunos de sus preceptos. Por otro lado, con posterioridad a la aprobación de la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos, otras normas legales han completado la regulación de aspectos de gestión archivística. Así, la Ley Foral 5/2018, de 17 de mayo, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, establece en su artículo 7 el mandato a la Administración de la Comunidad Foral de Navarra de promover la transparencia a través de un sistema integral de información o de gestión del conocimiento que cuente con un repositorio centralizado de datos y documentos articulado con el correspondiente sistema archivístico. Asimismo, la disposición adicional séptima de la misma norma reconoce el acceso a la información sobre archivos y documentos históricos como un supuesto de aplicación especial de dicha norma legal. Por otro lado, la Ley Foral 1/2019, de 15 de enero, de Derechos Culturales de Navarra, desde la perspectiva del acceso a las manifestaciones culturales, establece en su artículo 12 el derecho de todas las personas a consultar los bienes que forman parte del Patrimonio Documental de Navarra. Finalmente, la Ley Foral 11/2019, de 11 de marzo, de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y del Sector Público Institucional Foral, dentro de su título IV, relativo al funcionamiento electrónico de la Administración Pública Foral, establece la necesidad de custodia de documentos electrónicos en un archivo electrónico único y, dentro del título VI, sobre normas generales de actuación administrativa, regula lo concerniente a la generación y custodia de los expedientes. 4 De este modo, es evidente que las leyes aprobadas con posterioridad a la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos, han incidido sobre aspectos parciales del objeto de dicha norma foral, en especial el acceso a la información pública y privada, el archivo electrónico y la custodia de expedientes. Además, es también patente que la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, no pudo tener presente el papel trascendental que en la actualidad presenta la gestión de la documentación digital en las Administraciones públicas, sobre todo, a partir de la opción que el legislador básico tomó mediante la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, de que las actuaciones y procedimientos administrativos sean en todo caso electrónicos. Por ello, a la vista de los referidos cambios normativos sobrevenidos en los últimos años, así como de la propia experiencia de esta última década y media en la aplicación de la Ley Foral 12/2007, de 4 abril, de Archivos y Documentos, se considera oportuno contar con una nueva ley foral sobre archivos y documentos que, además de unificar el contenido normativo actualmente disperso en distintas normas legales, plasme y profundice en el ámbito de la gestión documental la firme apuesta de la Ley Foral 11/2019, de 11 de marzo, de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y del Sector Público Institucional Foral, por la gestión electrónica de los procedimientos y actuaciones administrativas, así como las necesarias adaptaciones que exige para el campo de los archivos la igualmente decidida determinación de la Ley Foral 5/2018, de 17 de mayo, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. En consecuencia, se hace indispensable la aprobación de una nueva Ley Foral de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental que tenga en cuenta los siguientes objetivos: – La garantía de la protección, custodia y difusión del Patrimonio Documental de Navarra, articulando una política archivística que permita un mayor acercamiento de la ciudadanía a dicho patrimonio documental y a los archivos en los que se custodia, a fin de que la sociedad pueda hacerlos suyos, los defienda y los reivindique como bienes que contribuyen a conseguir una sociedad más informada, justa y democrática. – La definición del Sistema Archivístico de Navarra, determinando de forma clara los archivos que lo integran y las obligaciones y derechos de sus titulares, así como su articulación en una red coherente, todo ello con pleno respeto a la autonomía de los órganos públicos no administrativos, de las entidades locales y de las personas y entidades privadas. – La regulación de la gestión documental, con especial atención a la gestión de la documentación electrónica, pero sin olvidar los fondos y conjuntos documentales producidos en otros soportes. – La garantía del derecho de acceso de todas las personas a la documentación, tanto de titularidad pública como de titularidad privada, que forme parte del Patrimonio Documental de Navarra. Asimismo, la nueva ley foral debe tener en cuenta la normativa europea que refuerza y complementa las legislaciones nacionales de los estados miembros en cuanto a archivos, patrimonio documental y cultural, y acceso a la información. En su producción normativa, las instituciones de la Unión Europea vienen estableciendo principios comunes para la gestión y protección de la información y el patrimonio cultural, fomentando la transparencia y el acceso a la información, y promoviendo la digitalización y la disponibilidad de acceso en línea del patrimonio cultural y documental. Entre dichas iniciativas destacan: la Directiva (UE) 2019/1024 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de junio de 2019, relativa a los datos abiertos y la reutilización de la información del sector público, que enfoca su contenido a incentivar la disponibilidad y accesibilidad de los datos públicos; el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, de especial relevancia por sus implicaciones a la información personal contenida en los documentos y conservada en los archivos; la Iniciativa Digital Europea, alineada con los esfuerzos de digitalización de los archivos y con la promoción del acceso público en línea a la información y al patrimonio cultural, así como las Recomendaciones sobre el acceso digital a la cultura, que promueven la digitalización del patrimonio cultural y su disponibilidad en línea. 5 La Ley Foral 11/2019, de 11 de marzo, de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y del Sector Público Institucional Foral, dispone en su artículo 129 que, en la exposición de motivos de las propuestas normativas, quedará justificada su adecuación a los principios de calidad normativa y buena regulación. En este sentido, en virtud de los principios de necesidad y de eficacia, esta ley foral está justificada por razones de interés general, se basa en una identificación clara de los fines perseguidos y es el instrumento más adecuado para garantizar su consecución. Asimismo, conforme al principio de proporcionalidad, esta ley foral contiene la regulación imprescindible para atender las necesidades que se pretenden cubrir, tras constatar que no existen otras medidas menos restrictivas de derechos o que impongan menos obligaciones a los destinatarios. A fin de garantizar el principio de seguridad jurídica, esta ley foral se incardina, de manera coherente, en el resto del ordenamiento jurídico nacional y comunitario. Además, en materia de procedimiento administrativo, esta ley foral establece únicamente los trámites adicionales a los contemplados en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que resultan imprescindibles. En aplicación del principio de transparencia, el Gobierno de Navarra ha posibilitado el acceso sencillo, universal y actualizado a la normativa en vigor y a los propios documentos del proceso de elaboración de esta ley foral, en los términos establecidos en el artículo 133 de la citada Ley Foral 11/2019, de 11 de marzo, de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y del Sector Público Institucional Foral. Asimismo, ha posibilitado que los potenciales destinatarios tengan una participación activa en la elaboración de esta ley foral mediante los trámites de consulta pública previa, así como de audiencia e información pública. A su vez, en aplicación del principio de simplicidad y eficiencia, se ha estimado que esta iniciativa normativa contribuye a evitar, a través de su articulado, cargas administrativas innecesarias o accesorias y racionaliza en su aplicación la gestión de los recursos públicos. Por último, con respecto al principio de accesibilidad, la norma favorece que todas las personas puedan ejercer los derechos reconocidos en la misma, independientemente de sus capacidades técnicas, cognitivas o físicas, de una forma real y efectiva. 6 La ley foral se estructura en un título preliminar y cinco títulos que comprenden un total de 95 artículos, concluyendo con cuatro disposiciones adicionales, tres disposiciones transitorias, una disposición derogatoria única y cuatro disposiciones finales. El título preliminar establece el objeto y el ámbito de aplicación de la ley foral e incluye un amplio glosario que precisa las definiciones de los conceptos más técnicos utilizados en la ley foral, a fin de facilitar su adecuada comprensión e interpretación. El título I contiene la regulación del Patrimonio Documental de Navarra, tanto del de titularidad pública como del de titularidad privada, y se estructura en tres capítulos. Merece especial atención lo establecido respecto al Portal de Archivos de Navarra, concebido como principal instrumento de difusión del Patrimonio Documental de Navarra para favorecer un acceso más igualitario al mismo, en línea con lo especificado para el Portal Digital de la Cultura Navarra en la Ley Foral 1/2019, de 15 de enero, de Derechos Culturales de Navarra; así como para contribuir positivamente a la visibilización del patrimonio documental custodiado en los archivos de las entidades locales en riesgo de despoblación. El capítulo primero, dedicado a las disposiciones comunes, establece el régimen jurídico de protección del Patrimonio Documental de Navarra, configurando su defensa y puesta en valor como objetivo de la política archivística a desarrollar por parte de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra. Además, en aras de incrementar la difusión y mejora de la preservación de los documentos que integran el Patrimonio Documental de Navarra, recoge el mandato expreso a las Administraciones públicas de la promoción de programas de digitalización, así como disposiciones específicas orientadas a la difusión del patrimonio documental, desde la convicción de que las políticas de divulgación son fundamentales para acercar a la ciudadanía al conocimiento de los archivos como elementos culturales de especial relevancia para Navarra. El capítulo segundo, referido al Patrimonio Documental de Navarra de titularidad pública, recoge, junto a su delimitación, un incremento de las salvaguardas legales hasta ahora existentes para la documentación en los casos de extinción o privatización de organismos y entidades de carácter público. Asimismo, refuerza el control archivístico público respecto de la documentación generada por entidades privadas en la prestación de servicios públicos. Además, se crea ex lege el Censo de Archivos y Patrimonio Documental de Navarra como un instrumento administrativo de control y protección del Patrimonio Documental de Navarra. Por su parte, el capítulo tercero, referido a la regulación del Patrimonio Documental de Navarra de titularidad privada, además de una mayor sistematización en su delimitación, recoge una relación actualizada de las obligaciones que deben cumplir sus titulares y poseedores. El título II, dedicado a la regulación del Sistema Archivístico de Navarra, incluye, a lo largo de los cuatro capítulos en los que se estructura, una amplia variedad de contenidos, muchos de ellos novedosos. Así, en el capítulo primero, dedicado a la definición y estructura, la ley foral delimita el Sistema Archivístico de Navarra, señalando sus finalidades y estructura. Por su parte, el capítulo segundo regula las funciones de los órganos del Sistema Archivístico de Navarra, concretamente del departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, del Consejo Navarro de la Cultura y las Artes, así como de la Comisión de Evaluación Documental, para la que la ley foral asigna nuevas atribuciones. Destaca en este capítulo, como novedad, la importancia que la ley foral otorga al catálogo profesional de referencia para el personal al servicio de archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra, que será aprobado teniendo en cuenta a las entidades profesionales del sector más representativas, la definición de los requisitos tecnológicos y funcionales para implantaciones de archivo digital seguro, así como la información estadística sobre el estado y gestión de los archivos. Por otro lado, el capítulo tercero precisa los derechos y obligaciones de las entidades titulares de los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra, destacando la obligación de definir un sistema de archivo propio y la de contemplar requisitos profesionales que aseguren la consecución de los fines de esta ley foral y de su desarrollo normativo. Como novedad, la ley foral establece también la obligación de definir planes de gestión de riesgos, señala los límites a la externalización del servicio de archivo e indica la formalización de la puesta a disposición de la ciudadanía de los instrumentos de información archivística. Finalmente, el capítulo cuarto, con cinco secciones, está dedicado al funcionamiento del Sistema Archivístico de Navarra. En la sección primera se aborda la organización y tratamiento archivístico conforme a la gestión integral de los documentos, de acuerdo con las fases de su ciclo de vida. Como novedades, la ley foral reenfoca la gestión de los documentos en papel en un contexto administrativo presidido por la tramitación electrónica e identifica los principales procesos e instrumentos de gestión documental, delimitando el alcance del calendario de conservación y acceso, de las tablas de valoración y acceso, así como de las normas de conservación, como elementos fundamentales del proceso de evaluación documental. En la sección segunda, la ley foral aborda el sistema de archivo de la Administración de la Comunidad Foral. En cuanto a la estructura de dicho sistema, las principales novedades se refieren a la regulación de la ingesta de documentos en la plataforma de archivo digital seguro, al establecimiento de un plazo de diez años en la gestión y transferencia de documentos en papel desde los departamentos al Archivo Contemporáneo de Navarra y a la creación de un Archivo de Concentración para la documentación de las sociedades públicas del sector público institucional foral. La sección tercera regula los sistemas de archivo de las entidades locales, declarando expresamente su vinculación al Sistema Archivístico de Navarra. Como novedad, la ley foral somete a las entidades locales de menos de 15.000 habitantes a la aplicación de las normas definidas por el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, que asumirá la responsabilidad de definir y aprobar estas normas, estableciendo además la posibilidad de que las entidades locales puedan decidir compartir o mancomunar el servicio de archivo, en todo caso bajo la dirección técnica de un archivero o archivera con titulación universitaria. La sección cuarta, relativa a los sistemas de archivo de otras instituciones y entidades, reconoce la existencia del sistema de archivo del Parlamento de Navarra; del sistema de archivo del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra; del sistema de archivo de la Cámara de Comptos; del sistema de archivo del Consejo de Navarra; del sistema de archivo de la Oficina de Buenas Prácticas y Anticorrupción de la Comunidad Foral de Navarra; del sistema de archivo de la Administración General del Estado; del sistema de archivo de la Administración de Justicia; del sistema de archivo de la Universidad Pública de Navarra y de los archivos de la Fe Pública. Por último, la sección quinta se refiere a los archivos privados, para los que se señala su naturaleza, así como su posible integración en el Sistema Archivístico de Navarra. El título III, referente a la gobernanza de los activos de información y gestión documental, establece un contenido novedoso en sí mismo, estructurado en tres capítulos. En tal sentido, en el capítulo primero, relativo a la gobernanza de los activos de información, se reconocen de forma transversal los activos de información como un elemento estratégico para mejorar el diseño de las políticas y servicios públicos, para favorecer una mayor transparencia y para facilitar el acceso a los activos de información mediante proyectos de intercambio y reutilización. Por ello, se otorga al Gobierno de Navarra la responsabilidad de aprobar el modelo organizativo y la estrategia para la gobernanza de los activos de información, de acuerdo con lo establecido en el Decreto Foral 106/2022, de 30 de noviembre, por el que se establece el modelo organizativo de la gobernanza del dato y de la oficina del dato de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra. Por su parte, el capítulo segundo, relativo a la gestión documental, está estructurado en tres secciones. En la sección primera, se establece que la gestión documental es común en el ámbito de las Administraciones públicas de Navarra, tiene carácter transversal y está integrada en la gestión administrativa. La sección segunda de dicho capítulo, dedicada a la gestión documental electrónica, establece directrices técnicas para la documentación en este soporte y establece, como novedad, el archivo digital seguro como plataforma de custodia y preservación de los expedientes de procedimientos administrativos finalizados. Además, en atención a la creciente importancia del uso de la inteligencia artificial en el desarrollo de funciones públicas, esta sección identifica los desafíos y establece una regulación de los límites, así como de los procedimientos a aplicar para garantizar que las entidades públicas que implementen soluciones basadas en esta tecnología puedan conseguir con ellas una mayor eficiencia y eficacia en la gestión de los activos de información, sin poner en riesgo los derechos fundamentales de las personas, ni menoscabar el cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones de dichas entidades públicas. En la sección tercera, referente a la documentación en soporte no electrónico, se establece la necesidad de que los centros de archivo del Sistema Archivístico de Navarra se doten de los instrumentos de transferencia y de las medidas de conservación adecuados, así como de que cumplan los criterios de eliminación que garanticen la seguridad de la información y la protección de los datos personales. Finalmente, como novedad, el capítulo tercero, relativo a la gestión del conocimiento de los archivos públicos, establece que el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental deberá definir las líneas maestras de un sistema integral de gestión del conocimiento y ponerlo a disposición de las entidades que conforman el Sistema Archivístico de Navarra. El título IV, sobre el acceso y difusión de la documentación, contiene tres capítulos. El capítulo primero regula las normas comunes de acceso a la documentación del Patrimonio Documental de Navarra. El capítulo segundo se dedica a la regulación del acceso a la documentación del Patrimonio Documental de Navarra de titularidad pública, teniendo presente la necesidad de cohonestar este texto legal con la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, así como con la Ley Foral 5/2018, de 17 de mayo, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, estableciendo las limitaciones al acceso a la información de los documentos históricos. Por su parte, el capítulo tercero, relativo al acceso a la documentación de titularidad privada, contiene una regulación diferenciada en función de que dicha documentación se encuentre o no depositada en un archivo público, en atención al carácter de servicio público que estos tienen. En el primer caso, se establece que el acceso a esta documentación se regirá por lo dispuesto en el instrumento por el que se haya determinado su ingreso en el archivo público, sin perjuicio de darse cumplimiento también a la legislación que sea de aplicación e introduciendo además como novedad la posibilidad de presentar una reclamación ante la Comisión de Evaluación Documental en caso de denegarse injustificadamente el acceso a esta documentación. En el segundo caso, es decir, respecto a la documentación de titularidad privada no depositada en archivos públicos, se parte de lo establecido en la Ley Foral 1/2019, de 15 de enero, de Derechos Culturales de Navarra, por la que todas las personas tienen derecho a consultar los bienes del Patrimonio Documental de Navarra con finalidades de conocimiento e investigación, y con independencia de que estén incorporados o no al Sistema Archivístico de Navarra. Por último, el título V, sobre inspección y régimen sancionador, estructurado en tres capítulos, es novedoso en su conjunto, en la medida en que la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos, prácticamente se limitó a remitir en esta materia a lo dispuesto en la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra. El capítulo primero, dedicado a la inspección y auditoría, dispone la creación de un hasta ahora inexistente servicio de inspección de archivos, al que corresponderá velar por el cumplimiento de la normativa en esta materia, sin perjuicio de que, en su caso, pueda articularse también la colaboración de la iniciativa privada en la realización de auditorías que faciliten la mejora del conjunto del Sistema Archivístico de Navarra. Por su parte, el capítulo segundo, relativo a las infracciones, contiene un preciso catálogo de las conductas infractoras en materia de archivos, categorizadas en función de su gravedad, de acuerdo con la extendida triple clasificación entre infracciones leves, graves y muy graves. Finalmente, el capítulo tercero, sobre sanciones y procedimiento sancionador, establece una remisión a lo dispuesto en la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra, pero introduciendo además una serie de especialidades para el caso de la tramitación del procedimiento sancionador y la imposición de sanciones en materia de archivos, regulando la imposición de multas coercitivas en el caso de incumplimiento de la orden de depósito forzoso. TÍTULO PRELIMINAR Disposiciones generales Artículo 1. Objeto de la ley foral. La presente ley foral tiene como objeto contribuir a la conservación, incremento, conocimiento y difusión del Patrimonio Documental de Navarra, así como, al propio tiempo, asegurar su mejor gestión, puesta en valor y preservación, mediante el cumplimiento de los siguientes fines: a) La delimitación del alcance y régimen de protección, así como de las medidas de defensa y puesta en valor del Patrimonio Documental de Navarra, integrado por los documentos de titularidad pública y privada que establece esta ley foral. b) La configuración del Sistema Archivístico de Navarra, especialmente en lo que se refiere a su estructura, organización y funcionamiento, así como la determinación de los derechos, obligaciones y requisitos a cumplir por sus integrantes. c) La definición de la gobernanza de los activos de información y de la gestión documental tanto en soporte electrónico como no electrónico. d) La definición de las reglas de acceso y difusión de la documentación integrante del Patrimonio Documental de Navarra. e) El establecimiento de medidas de control e inspección, así como de un régimen sancionador. Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente ley foral es de aplicación a todas las personas y entidades titulares de archivos, así como de documentos que formen o puedan formar parte del Patrimonio Documental de Navarra y, en especial, a: a) La Administración de la Comunidad Foral de Navarra y el sector público institucional foral. b) Las entidades locales de Navarra y sus sectores públicos institucionales. c) El Parlamento de Navarra, la Cámara de Comptos y el Defensor del Pueblo de Navarra, en todo aquello que resulte compatible con su normativa específica. d) Las personas físicas y jurídicas privadas que presten servicios públicos o contribuyan al ejercicio de funciones públicas en Navarra. e) Las personas físicas y jurídicas titulares de archivos privados, así como cualesquiera otras que estén en posesión de documentos integrantes del Patrimonio Documental de Navarra. Artículo 3. Definiciones. 1. A efectos de esta ley foral, se entiende por: a) Activos de información: documentos o conjuntos de datos fehacientes, en cualquier formato o soporte, que tienen valor para una organización y facilitan la toma de decisiones de calidad. b) Archivo: organismo o institución que desarrolla específicamente funciones de organización, descripción, conservación y difusión de documentación, con el fin de permitir la utilización de esta al servicio de la gestión administrativa, el conocimiento, la cultura o la investigación. También se entiende por archivo el fondo o el conjunto de fondos y colecciones documentales producidos o custodiados por una organización. c) Archivo analógico: dimensión física del archivo que, en contraposición a la plataforma de archivo digital seguro, tiene la función de custodiar los documentos en soporte de papel, película fílmica, placa de vidrio, cinta magnética o cualquier otro de naturaleza no digital. d) Autocopia: modalidad de reproducción de documentos consistente en la obtención de imágenes digitales de forma autónoma por una persona usuaria mediante un dispositivo portátil, bajo las condiciones establecidas por un centro de archivo. e) Calendario de conservación y acceso: instrumento de gestión documental que contiene, conforme a los acuerdos adoptados por la correspondiente Comisión de Evaluación Documental, la información relativa al conjunto de tablas de valoración y acceso, con las respectivas normas de conservación, correspondientes a las series documentales vigentes en un sistema de archivo. f) Centro de archivo: sede o instalación en la que expresamente se prestan servicios de archivo. g) Ciclo de vida de los documentos y de los activos de información: secuencia de fases en las que se estructura el devenir de la utilidad de los documentos y activos de información, determinando, a su vez, la fase de archivo que les corresponde desde su creación hasta su eliminación o disposición definitiva en consideración a su importancia como testimonio histórico. h) Colección documental: conjunto de documentos reunidos de forma artificial, con independencia de su procedencia, por una persona o entidad en virtud de un interés específico, de su mejor conservación o de otra razón de carácter subjetivo. i) Conversión: proceso de transformación de un documento u otro activo de información digital de un formato, o versión de formato, a otro distinto. j) Copia autenticada: copia realizada y expedida por un archivo público previa verificación de que su contenido se corresponde fielmente con el documento que custodia dicho archivo. k) Cuadro de clasificación: instrumento archivístico que, como resultado de un proceso de identificación y análisis de las funciones llevadas a cabo por el productor de la documentación en el ejercicio de su actividad, organiza en categorías jerarquizadas el conjunto de las series documentales que integran un fondo documental. l) Disposición: decisión razonada sobre los plazos de conservación, eliminación o transferencia que debe tener cada serie documental. m) Documento: unidad de información individualizable, en cualquier soporte o formato, cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia de las acciones, decisiones y funciones propias de las personas físicas y jurídicas. n) Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. El documento electrónico contiene, en su caso, firma electrónica y metadatos. ñ) Documento esencial: documento identificado como imprescindible para iniciar la recuperación de la actividad de una organización tras una interrupción o situación de emergencia, así como aquel que es soporte de derechos e intereses en relación con la protección de los bienes, las obligaciones y los recursos de una organización, de las personas empleadas o de la ciudadanía. o) Documento histórico: documento de conservación permanente, de cualquier fecha, que, conforme a su valor histórico, puede ser fuente primaria para la elaboración histórica. p) Evaluación documental: proceso archivístico resultante del análisis de las series documentales conforme a su valor administrativo o histórico, que determina la disposición y accesibilidad de los documentos para cada fase del respectivo ciclo de vida. q) Expediente: conjunto ordenado de documentos que sirve de antecedente y fundamento a una actuación administrativa de una entidad sometida a la ley. r) Expediente electrónico: conjunto ordenado, completo, foliado y autentificado de documentos y diligencias electrónicas que sirven de antecedente y fundamento a una actuación administrativa, con el índice electrónico numerado de todos los documentos contenidos en él, así como, en su caso, la copia electrónica certificada de la resolución adoptada. s) Fondo documental: conjunto de documentos producidos por una persona o institución en el ejercicio de las funciones y actividades que le son propias. t) Gestión administrativa: conjunto de procesos de actividad llevados a cabo por una institución y orientados al cumplimiento de las funciones que tiene atribuidas. u) Gestión documental: conjunto ordenado de procesos archivísticos dirigidos al control eficaz y sistemático de la producción, administración, uso, evaluación, conservación, accesibilidad y difusión de los documentos, manteniendo sus características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a lo largo del tiempo. v) Herramienta de tramitación: sistema de información que sirve de soporte a la tramitación administrativa. w) Ingesta: operación resultado del proceso de captura por el que se comprueba que los documentos y otros activos de información, con sus metadatos, cumplen con los requisitos para poder ser incorporados a una plataforma de archivo digital seguro, a efectos de su gestión y preservación a largo plazo. x) Instrumentos de descripción: recursos de gestión documental que proporcionan información sobre el contenido y organización de los documentos y fondos documentales al objeto de facilitar el acceso a los mismos. Los instrumentos de descripción constituyen uno de los principales elementos de control documental de un centro de archivo. y) Metadatos de gestión de documentos: información estructurada o semiestructurada que hace posible la producción, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo conforme al contexto de su creación y que permite identificar, autenticar y contextualizar tanto los propios documentos, como a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan. z) Normas de conservación: reglas que contienen información sobre las decisiones relativas a la disposición y accesibilidad para cada una de las series documentales generadas por una institución en el desarrollo de las funciones que le son propias. Las normas de conservación son resultado de la evaluación documental y están contenidas en una tabla de valoración y acceso. aa) Plan de gestión de riesgos: instrumento de planificación estratégica que contiene un conjunto de criterios y procedimientos orientados a prevenir y a minimizar los daños, intencionados o no, causados en los documentos por situaciones accidentales o por la interrupción de las actividades de una organización. ab) Plan de gestión de contingencias: instrumento de planificación estratégica que establece las vías y, en su caso, soluciones alternativas, para restituir los servicios de una organización en los casos de paralización parcial o total de las actividades de la misma. ac) Plataforma de archivo digital seguro: sistema de información que sirve de soporte a la gestión documental en una organización y que constituye el archivo electrónico único previsto en la legislación administrativa. ad) Política de gestión documental: documento aprobado al más alto nivel de una organización que contiene el conjunto de orientaciones o directrices establecidas por dicha organización, según sus funciones y actividades, para crear y gestionar documentos fiables, auténticos, íntegros y accesibles, y que asigna responsabilidades para la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida. ae) Preservación digital: conjunto de procesos destinados a garantizar la continuidad de los expedientes y documentos electrónicos a lo largo del tiempo para, evitando la obsolescencia, mantener su accesibilidad, integridad, autenticidad y disponibilidad. af) Registro maestro: registro de datos maestros, también conocido como golden record, que reúne las entidades y atributos relevantes de todas las fuentes de datos disponibles para ofrecer un recurso centralizado y plenamente fiable. ag) Serie documental: conjunto de documentos producidos de manera continuada en el tiempo como resultado de una misma actividad, que debe ser identificado en un cuadro de clasificación. ah) Servicio de archivo: conjunto de prestaciones relativas a la producción, tratamiento, gestión, conservación, acceso y difusión de los documentos generados por una organización en el ejercicio de sus funciones. ai) Sistema de archivo: conjunto coherente de órganos, centros, servicios y otros recursos archivísticos que son definidos, regulados y gestionados por una organización con el fin de realizar el tratamiento integral de la creación, organización, utilización y disposición de los documentos producidos en el ejercicio de sus funciones a lo largo de todas las fases de su ciclo de vida. aj) Tabla de valoración documental y acceso: instrumento archivístico que, como resultado de un proceso de evaluación documental, recoge, respecto de cada serie documental o conjunto de series, su código, denominación, órgano productor y función que ha dado lugar a su existencia, así como sus normas de conservación y plazos de acceso. ak) Transferencia documental: conjunto de operaciones por las cuales los documentos, así como las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una fase de archivo a otra en función de las normas y los plazos establecidos en la correspondiente tabla de valoración documental y acceso, o bien pasan de una unidad u organismo administrativo a otro en función del traspaso o la sucesión en las funciones desempeñadas. al) Unidad documental: unidad archivística básica a los efectos de identificación, descripción y consulta de documentos en un centro de archivo. Puede ser simple o compuesta. am) Valor administrativo: valor primario de un documento, que va unido a su finalidad inmediata en relación con su utilidad administrativa, legal o financiera. an) Valor histórico: valor secundario que, sin que implique necesariamente la pérdida del valor primario, presenta un documento conforme a su relevancia histórica, cultural o de investigación. 2. Reglamentariamente se podrán establecer cualesquiera otros conceptos y definiciones que sean necesarios para la correcta aplicación de esta ley foral. Asimismo, se podrán modificar por vía reglamentaria los conceptos y definiciones recogidos en el apartado anterior a los exclusivos efectos de adaptarlos a los cambios que se puedan producir a futuro fruto de la evolución de la ciencia archivística y la tecnología, así como por modificaciones introducidas en la normativa básica estatal. TÍTULO I El Patrimonio Documental de Navarra CAPÍTULO I Disposiciones comunes Artículo 4. Protección y régimen jurídico. 1. El Patrimonio Documental de Navarra, integrado por los documentos de titularidad pública y privada que se detallan en este título, está sometido al régimen y a las medidas de protección establecidos en el ordenamiento jurídico para el patrimonio histórico y cultural y, además, a los que se contienen en esta ley foral. 2. Los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Navarra podrán ser protegidos a través de su inclusión en las clases de bienes previstas en la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra. 3. Se prohíbe la eliminación o destrucción de los documentos que integran el Patrimonio Documental de Navarra, salvo la autorizada por resolución del órgano competente de acuerdo al procedimiento que reglamentariamente se establezca, el cual deberá incluir el dictamen de la correspondiente Comisión de Evaluación Documental. Artículo 5. Defensa y puesta en valor. 1. La Administración de la Comunidad Foral de Navarra, en el ámbito de sus competencias, desarrollará una política archivística dirigida a la defensa y puesta en valor del Patrimonio Documental de Navarra, de forma que permita su mayor conocimiento y acceso por la ciudadanía como testigo de primer orden que es de la trayectoria histórica de Navarra, de su acervo y de la actividad de sus instituciones, entidades y habitantes. 2. Como parte de dicha política, la Administración de la Comunidad Foral de Navarra impulsará la cooperación con los órganos competentes de la Administración General del Estado para la inclusión de aquellos documentos integrantes del Patrimonio Documental de Navarra que, por su especial valor e importancia, sean susceptibles y merecedores de ello, en programas de carácter nacional e internacional de puesta en valor y preservación de patrimonio documental. Artículo 6. Censo de Archivos y Patrimonio Documental de Navarra. 1. El Censo de Archivos y Patrimonio Documental de Navarra es el instrumento administrativo público de identificación, control y protección de todos aquellos documentos o conjuntos documentales que, conservados o no en centros de archivo, integran el Patrimonio Documental de Navarra según lo dispuesto en esta ley foral. 2. La llevanza del censo, la determinación de la estructura y contenido de la información que deba figurar en el mismo, así como el procedimiento para su actualización, serán establecidos por el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. Artículo 7. Digitalización. 1. Las Administraciones públicas promoverán programas destinados a la digitalización del Patrimonio Documental de Navarra o a la aplicación a los documentos que lo integran de cualquier otra solución técnica con capacidad contrastada para la preservación y difusión del patrimonio documental. 2. En particular, la Administración de la Comunidad Foral de Navarra procederá a la digitalización paulatina de sus documentos, y promoverá y colaborará en la digitalización de aquellos de los que sean titulares otras Administraciones públicas de Navarra, así como también de aquellos otros que, siendo de titularidad privada, integren el Patrimonio Documental de Navarra según lo establecido en la presente ley foral. 3. La Administración de la Comunidad Foral de Navarra realizará las gestiones tendentes a la formalización de instrumentos de colaboración con otras Administraciones públicas, así como con personas o entidades privadas, a efectos de la obtención de reproducciones de aquellos documentos que se encuentren fuera del territorio navarro, cuando estos puedan tener interés para Navarra. Artículo 8. Adquisición de documentos de interés para Navarra. La Administración de la Comunidad Foral de Navarra, sin perjuicio del respeto al patrimonio documental compartido con el resto de España, promoverá el retorno y, en su caso, la adquisición de aquellos documentos que, encontrándose fuera del territorio navarro, tengan una especial relevancia, interés o vinculación con Navarra. Artículo 9. Difusión del Patrimonio Documental de Navarra. 1. El departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental promoverá la difusión de la documentación integrante del Patrimonio Documental de Navarra, impulsando la elaboración de instrumentos de descripción sobre la misma, así como mediante la celebración de exposiciones y otras actividades que contribuyan a su difusión. 2. El Portal de Archivos de Navarra constituye la herramienta de difusión y divulgación básica en Internet de la documentación custodiada en los archivos que integran el Sistema Archivístico de Navarra. El departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental asignará las funciones pertinentes en relación con su gestión y mantenimiento. 3. Los centros de archivo del Sistema Archivístico de Navarra promoverán la realización de actividades de dinamización y difusión cultural, así como también de acciones de carácter educativo, bien por propia iniciativa o en colaboración con otras instituciones públicas o privadas, siempre que aquellas sean compatibles con el normal desarrollo de sus funciones habituales. 4. Con motivo de la realización de exposiciones u otras actividades de difusión, las personas y entidades titulares de documentos integrantes del Patrimonio Documental de Navarra podrán autorizar su salida temporal del centro de archivo en que estos documentos sean conservados, de acuerdo al procedimiento o normativa que para cada centro de archivo resulte de aplicación y con las condiciones que en cada caso se determinen. CAPÍTULO II Patrimonio Documental de Navarra de titularidad pública Artículo 10. Delimitación. 1. A los efectos de esta ley foral, son documentos de titularidad pública los producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por: a) Los poderes públicos y Administraciones públicas de Navarra, así como por los organismos y entidades que integran sus respectivos sectores públicos institucionales. b) Los órganos con sede en Navarra de la Administración General del Estado, de su sector público institucional y de la Administración de Justicia, así como por las notarías, registros públicos y corporaciones de derecho público ubicadas en territorio navarro, sin perjuicio de la legislación estatal que les sea de aplicación. c) Las personas o entidades privadas en la prestación de servicios públicos o contribución al ejercicio de funciones públicas en Navarra. 2. Los documentos identificados en el apartado anterior forman parte del Patrimonio Documental de Navarra cualquiera que sea su antigüedad y con independencia de que estén custodiados o no en un centro de archivo. Artículo 11. Requisitos. 1. A efectos de su validez, los documentos de titularidad pública deben cumplir los requisitos de autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, contextualización y trazabilidad, de acuerdo con la normativa de aplicación. 2. Para garantizar el cumplimiento y mantenimiento de estos requisitos, sus titulares deberán gestionar los documentos a través de procedimientos que aseguren su protección frente a adiciones, modificaciones, ocultaciones o eliminaciones no autorizadas. Artículo 12. Inalienabilidad, inembargabilidad e imprescriptibilidad. Deber de recuperación. 1. Los documentos de titularidad pública son inalienables, inembargables e imprescriptibles. 2. Las Administraciones públicas de Navarra adoptarán las medidas oportunas para la recuperación y reintegro de cualquier documento de su titularidad que de forma ilegal o indebida se halle en posesión de terceros. Artículo 13. Responsabilidad de los titulares de Patrimonio Documental de Navarra de titularidad pública. 1. Cada administración o entidad poseedora de documentos de titularidad pública deberá contar, de acuerdo a lo establecido en esta ley foral, con un sistema de archivo propio que permita el correcto tratamiento de los documentos desde su producción y garantice los requisitos establecidos en el artículo 11 de esta ley foral, así como, en su caso, también su confidencialidad y accesibilidad. 2. Asimismo, las Administraciones públicas y demás entidades titulares de documentos públicos deberán proceder a la evaluación y conservación de dichos documentos de acuerdo con las prescripciones establecidas para el Sistema Archivístico de Navarra en esta ley foral. Artículo 14. Documentación generada o recibida en el ejercicio de funciones públicas y traspaso de funciones entre unidades administrativas de las Administraciones públicas de Navarra. 1. Los documentos generados o recibidos en el ejercicio de funciones públicas se consideran de titularidad pública con independencia del formato en el que hayan sido producidos. 2. Las personas que ejerzan una función en las entidades enumeradas en los apartados a) y b) del artículo 2 de esta ley foral y tengan bajo su custodia documentos de titularidad pública deberán, al cesar en su desempeño, transmitirlos a quienes les sucedan en el cargo o función, o, en su defecto, entregarlos en un centro de archivo, de acuerdo a las instrucciones suministradas por el servicio de archivo que corresponda. 3. El traspaso de funciones entre unidades administrativas o entidades de las Administraciones públicas de Navarra irá acompañado de la transferencia de la documentación producida hasta entonces en el desempeño de dichas funciones, siempre y cuando corresponda a procedimientos en tramitación o sea imprescindible para el ejercicio de las mencionadas funciones. De dicha transferencia se levantará acta de entrega en la que se identificará la documentación transferida. 4. El resto de la documentación deberá ser transferida al centro de archivo que corresponda. Artículo 15. Extinción de organismos o entidades de carácter público. 1. En caso de extinción de un organismo o entidad de carácter público, la documentación producida, conservada o reunida por ella pasará a ser custodiada por la Administración o entidad pública que se determine en el acto o norma que disponga la extinción, o bien por aquella que la suceda en todas o la mayoría de sus funciones. En defecto de previsión al respecto o cuando las funciones desempeñadas por la entidad extinguida no sean continuadas por ningún otro organismo o entidad integrante del sector público, la documentación será entregada en el centro de archivo que determine el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. 2. En todo caso, se asegurará la no disgregación de la documentación producida por el organismo o entidad extinguida. Artículo 16. Documentación de entidades que dejan de tener carácter público. 1. En el caso de que una entidad integrante del sector público pase a tener carácter privado o pierda su dependencia con una Administración pública, la documentación producida, conservada o reunida por ella hasta entonces mantendrá su carácter de documentación de titularidad pública. En consecuencia, deberá ser entregada en el correspondiente centro de archivo público. 2. Sin perjuicio de lo establecido en el apartado anterior, la entidad del sector público que pase a tener carácter privado o pierda su dependencia con una Administración pública podrá seguir custodiando, previa comunicación al centro de archivo público correspondiente, los documentos referentes a procedimientos cuyo trámite no hubiera finalizado, así como aquellos otros que sean soporte de actuaciones o relaciones jurídicas vigentes que afecten a dicha entidad. 3. Si un servicio público o una función pública pasa a ser prestado por una entidad o persona privada, la documentación producida hasta ese momento mantendrá su carácter público y será custodiada en el centro de archivo que determine el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. Artículo 17. Documentación de entidades privadas que presten servicios públicos o contribuyan al ejercicio de funciones públicas en Navarra. 1. Los expedientes cerrados de más de diez años de antigüedad producidos por una entidad o persona de derecho privado en la prestación de servicios públicos o contribución al ejercicio de funciones públicas pasarán a conservarse en un centro de archivo de la Administración o entidad pública que sea adjudicadora de dicha prestación. 2. En el caso de que un servicio público sea prestado o exista una contribución al ejercicio de funciones públicas por una entidad o persona privada y esta cese en dicha prestación o contribución, deberá hacer entrega en el correspondiente centro de archivo público de la documentación producida en el desempeño de dicha prestación o contribución. 3. El mencionado centro de archivo, a la vista del carácter y volumen de la documentación y, en su caso, de los acuerdos de evaluación y las tablas de valoración y acceso que fueran de aplicación a esta documentación, dará las instrucciones oportunas para la formalización de la entrega. CAPÍTULO III Patrimonio Documental de Navarra de titularidad privada Artículo 18. Delimitación. 1. A los efectos de esta ley foral, son documentos de titularidad privada aquellos que pertenecen a personas privadas, físicas o jurídicas. 2. Forman parte del Patrimonio Documental de Navarra los documentos de titularidad privada con antigüedad superior a cuarenta años que hayan sido producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades, fundaciones y asociaciones de carácter político, económico, empresarial, sindi …