Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos Militares

200 ok La reglamentación de los archivos militares actualmente en vigor es obsoleta, si bien supuso un hito de enorme trascendencia en la historia de la archivística española y cumplió un papel de inestimable valor en la Administración militar de finales del siglo XIX y primeros años del presente. No sería justo dejar sin mención a los archiveros militares que hicieron posible aquella reglamentación pionera: Don Rafael Aparicio, don Florián Zubizarreta y don Silvestre Aparicio. Pero esta regulación adolece de enormes lagunas que el mundo actual no puede obviar.

Recordemos que el Reglamento del Archivo del Ministerio de Marina, uno de los primeros reglamentos de Archivos Militares del mundo, data de 1885 y que el Reglamento Provisional para el Régimen y Servicio de los archivos militares (aplicado, primero, a los archivos del Ministerio de la Guerra y del Ejército de Tierra y, posteriormente, a los archivos del Ministerio del Aire y del Ejército del Aire) no ha sufrido apenas variaciones desde su promulgación, en septiembre de 1898.

La existencia del unificado Ministerio de Defensa a partir del año 1977, junto con la asunción por parte de éste de las competencias sobre el patrimonio documental producido por los distintos órganos de la Administración militar, hace necesaria la unificación de criterios en materia archivística. En primer lugar, es necesario un marco común reglamentario; en segundo lugar, hay que establecer los canales para una acción archivística homogénea, creando los cimientos precisos para una planificación conjunta y una coordinación efectiva.

Además del señalado carácter obsoleto de la normativa reglamentaria, ésta contiene algunos principios claramente superados por el desarrollo de la archivística en los últimos cien años. En concreto, la clasificación de fondos documentales debe abandonar los criterios de agrupación por materias (más propios del mundo bibliotecario) y sustituirlos por el principio de respeto a la procedencia de los fondos y de respeto a su orden lógico original (principios de procedencia y estructura).

Además de ello, se han de contemplar las pautas de actuación con respecto a cuestiones que no fueron reguladas en su momento y que hoy son de absoluta prioridad en cualquier tratamiento archivístico. Principalmente, se ha de afrontar la cuestión genérica de la calificación documental, tanto en lo referente a la destrucción de documentos (selección de la documentación con valor permanente) como al establecimiento de plazos y lugares de conservación de los documentos de valor temporal, así como las condiciones de acceso a unos y otros. Se ha de contemplar, por fin, toda la relación con el mundo de la investigación y con la sociedad en general, por cuanto la normativa actual sólo contempla los archivos militares como entes al servicio de la Administración militar y en ningún caso como los servicios públicos que deben ser de acuerdo con el artículo 105 b) de la Constitución, los artículos 35 y 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. El Reglamento de Archivos Militares debe ser, pues, el paso esencial en la definición del nuevo marco normativo que se precisa.

En su virtud, a propuesta de los Ministros de Defensa y de Educación y Cultura, y previa aprobación del Ministro de Administraciones Públicas, de acuerdo con el Consejo de Estado y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 4 de diciembre de 1998, DISPONGO:

Artículo único.

Se aprueba el Reglamento de Archivos Militares que figura como anexo a este Real Decreto.

Disposición adicional primera. Declaración de Archivos Nacionales.

A los efectos previstos en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, quedan declarados expresamente como Archivos Nacionales los siguientes archivos históricos militares:

Disposición adicional primera. Declaración de Archivos Nacionales.

A los efectos previstos en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, quedan declarados expresamente como Archivos Nacionales los siguientes archivos históricos militares:

Se modifican las letras f), g) y h) por la disposición final 1 del Real Decreto 33/2023, de 24 de enero. Ref. BOE-A-2023-2025#df Disposición adicional segunda. Publicidad del presente Reglamento.

En los archivos militares existirá al menos un ejemplar del presente Reglamento a disposición del público.

Extractos del mismo, en lo que afecta a sus derechos y obligaciones, figurarán de forma pública en las salas de investigación y consulta y en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

Quedan derogados:

Disposición final primera. Habilitación de desarrollo.

Se autoriza al Ministro de Defensa para dictar las oportunas normas de desarrollo del Reglamento que se aprueba por el presente Real Decreto.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

El Reglamento de Archivos Militares entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Dado en Madrid a 4 de diciembre de 1998.

JUAN CARLOS R.

El Vicepresidente Primero del Gobierno y Ministro de la Presidencia, FRANCISCO ÁLVAREZ-CASCOS FERNÁNDEZ ANEXO Reglamento de Archivos Militares TÍTULO PRELIMINAR Disposiciones generales

Artículo 1Ámbito de aplicación

El presente Reglamento se aplicará a todos los archivos militares españoles, así como a los servicios técnicos o docentes relacionados con ellos o con las actividades que competen a la Administración militar en la protección de su patrimonio documental.

Artículo 2Definición de archivos militares

Son archivos militares:

Tales conjuntos documentales integran el Patrimonio Documental Militar Español.

Estos archivos se regirán por la Ley 16/1985, de 26 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y por las normas dictadas para su desarrollo, así como por el presente Reglamento, sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Estos archivos se regirán por la Ley 16/1985, de 26 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y las normas dictadas en su desarrollo, así como por el presente Reglamento.

Toda normativa referente a los archivos militares, de rango inferior al presente Reglamento, se deberá ajustar al mencionado marco legal.

Artículo 3Responsabilidad sobre los archivos militares

Los archivos y servicios archivísticos militares quedarán bajo la responsabilidad directa de las entidades u organismos de los que dependan orgánicamente, que serán responsables del cumplimiento del presente Reglamento, sin perjuicio de las funciones de ordenación, asistenciales y de inspección del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa.

TÍTULO I

De los órganos competentes

Artículo 4Dirección, planificación y ejecución

Artículo 5Órganos asesores y consultivos

Intervienen, como órganos consultivos y asesores en las materias reguladas por este Reglamento, la Junta de Archivos Militares y la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa.

Artículo 6Junta de Archivos Militares

La Junta de Archivos Militares es el máximo órgano consultivo del Ministro de Defensa en materia de archivos.

Artículo 7Competencias de la Junta de Archivos Militares

Además de todas aquellas previstas por el presente Reglamento, la Junta de Archivos Militares tendrá como funciones esenciales las siguientes:

Artículo 8Dependencia y composición de la Junta de Archivos Militares

La Junta de Archivos Militares dependerá orgánica y funcionalmente del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, y será presidida por el Ministro o persona en quien delegue. En la Junta estarán representados los archivos de los tres Ejércitos, así como el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa. Asimismo, podrán formar parte de la misma dos expertos en Archivística e Historia, respectivamente, designados por el Ministro de Defensa.

Su composición será determinada por Orden ministerial.

Artículo 9Periodicidad de reuniones de la Junta de Archivos Militares

La Junta de Archivos Militares se reunirá, al menos, tres veces al año a requerimiento de su presidente.

Artículo 10Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa

La Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa es el órgano específico del Ministerio de Defensa que estudia y dictamina las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración militar, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.

Artículo 11Competencias de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa

Son competencias concretas de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa:

La Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa aplicará y seguirá, en todo caso, los criterios, principios e instrucciones que establezca la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos prevista en el artículo 58 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, en los términos que fije su normativa de creación y funcionamiento.

Artículo 12Dependencia y composición de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa

La Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa dependerá orgánica y funcionalmente del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa y será presidida por el Ministro o persona en quien delegue. En la Comisión estarán representados el citado órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, los subsistemas archivísticos de los tres Ejércitos y el Subsistema Archivístico del órgano central del Ministerio. También formarán parte de la citada Comisión expertos en Archivística, Derecho Administrativo e Historia Contemporánea, designados por el Ministro de Defensa; formará parte, asimismo, de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, en cada caso, un vocal representante del órgano u organismos productores o gestores de los documentos a estudiar. Su composición será determinada por Orden ministerial.

Artículo 13Aprobación de los dictámenes de eliminación de documentos

Los dictámenes de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa serán elevados a la autoridad competente, para su aprobación, cuando contemplen propuestas de exclusión o eliminación de bienes del patrimonio documental, tal y como establece el artículo 55.1 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español.

Artículo 14Subcomisiones calificadoras

A iniciativa del presidente de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, ésta podrá crear en su seno cuantas subcomisiones sean necesarias. Podrán asesorar a dichas subcomisiones archiveros que desarrollen sus funciones en cualquiera de los centros del Sistema Archivístico de la Defensa, representantes técnicos y oficiales superiores de los organismos relacionados con la documentación a estudiar, que, por su función en dichos organismos, conozcan el carácter de los fondos sometidos a consideración.

Artículo 15Periodicidad de reuniones de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa

La Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa se reunirá, al menos, tres veces al año y siempre que sea convocada por su presidente.

TÍTULO II

Del Sistema Archivístico de la Defensa

CAPÍTULO I

De la composición y funcionamiento del Sistema Archivístico de la Defensa

Artículo 16Definición del Sistema Archivístico de la Defensa

Constituyen el Sistema Archivístico de la Defensa el conjunto de organismos que estructuran, conservan, controlan y tratan la documentación producida o conservada por la Administración militar en cada una de sus etapas, de acuerdo con las normas del presente Reglamento y aquellas otras que le sean de aplicación.

Artículo 17Elementos constitutivos del Sistema Archivístico de la Defensa

Integran el Sistema Archivístico de la Defensa:

Subsistema Archivístico del Ejército de Tierra, Subsistema Archivístico de la Armada, Subsistema Archivístico del Ejército del Aire y Subsistema Archivístico del Órgano Central, que abarca todos los organismos dependientes del Ministerio de Defensa no incluidos en alguno de los subsistemas anteriores.

Artículo 18Tipos de archivos de los subsistemas archivísticos

Los subsistemas archivísticos integrantes del Sistema Archivístico de la Defensa estructurarán sus unidades de ejecución en diferentes tipos de archivos, en los que se custodiará sucesivamente la documentación, desde su producción por la actividad de los distintos organismos e instituciones militares, hasta su conservación definitiva:

Artículo 19Archivos centrales

Los archivos centrales coordinarán y controlarán el funcionamiento de los distintos archivos de gestión en que se conserve la documentación tramitada por las unidades administrativas adscritas a los mismos. Existirán archivos centrales:

Podrán, no obstante, por razones de economía y eficacia, concentrarse en un solo archivo central los de aquellas unidades u organismos que compartan un mismo edificio, base o acuartelamiento. Igualmente, podrán constituirse depósitos auxiliares de documentos, bajo la coordinación del archivo central, en aquellas dependencias del organismo ubicadas físicamente en edificios independientes.

Artículo 20Archivos intermedios

Los archivos intermedios coordinarán y controlarán el funcionamiento de los distintos archivos centrales que deban transferirles la documentación de acuerdo con la estructura de los subsistemas archivísticos.

Existirán archivos intermedios:

En el caso concreto de los expedientes personales de tropa y marinería, tanto profesionales como de reemplazo, la documentación custodiada en los archivos de los centros de reclutamiento mantendrá un régimen especial, de tal manera que, a partir del momento en que dicho personal deje de constituir la reserva del servicio militar, sus expedientes personales serán trasferidos al archivo intermedio de la zona o región militar, aérea o marítima correspondiente, según el Ejército en que haya prestado servicio el personal en cuestión. El mismo criterio se seguirá con los expedientes del personal del Servicio de Formación de Cuadros de Mando conservados en los centros de reclutamiento.

Artículo 21Archivos históricos

Cada subsistema contará, al menos, con un archivo histórico. Todos los archivos históricos militares tendrán el carácter de Archivos Nacionales.

CAPÍTULO II

De la creación de archivos militares

Artículo 22Creación de Archivos Militares Nacionales

La creación, fusión o reordenación de los Archivos Militares Nacionales será realizada por Real Decreto, a propuesta del Ministro de Defensa, previo informe de la Junta de Archivos Militares, tal y como establece el artículo 61.2 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español.

Artículo 23Real Decreto de creación de Archivos Militares Nacionales

Todo Real Decreto de creación de Archivos Militares Nacionales, además de expresar el carácter nacional del archivo, deberá, en relación con éste, enunciar los criterios científicos e históricos que delimitan sus objetivos y los documentos que constituyan sus fondos iniciales, así como definir su estructura.

Artículo 24Creación de Archivos Militares no nacionales

La creación de Archivos Militares de rango inferior al nacional se atendrá a los procedimientos vigentes para la creación de órganos y unidades administrativas.

CAPÍTULO III

De las altas y bajas de documentos

Artículo 25Definición de documento

A los efectos de aplicación del presente Reglamento, se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

Forman parte del patrimonio documental militar los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquiera de los organismos relacionados en el artículo 2, apartado 1, del presente Reglamento.

Artículo 26Definición de las altas de documentos

Relaciones de entrega.

Las altas de documentos en los archivos militares, a partir de la etapa de archivo central, se producirán como consecuencia de los ingresos que se efectúen por cualquiera de las siguientes vías:

Toda entrada de documentos en los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa irá acompañada del acta o relación de entrega correspondiente, ajustada al modelo normalizado que determine el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, previo informe de la Junta de Archivos Militares.

Las transferencias que impliquen cambios en la responsabilidad de custodia de ficheros automatizados conteniendo datos de carácter personal, inscritos en el Registro General de Protección de Datos, serán comunicadas a la Agencia de Protección de Datos, con el fin de actualizar la información sobre su ubicación y sus responsables, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 8, apartado 1, del Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal. Los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa no podrán proceder al alta de documentos en soporte informático conteniendo datos de carácter personal que no están inscritos en el Registro General de Protección de Datos, excepto en aquellos casos en que se trate de ficheros considerados al margen del ámbito de aplicación de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal, de acuerdo con el artículo 2, apartado 2, de la citada Ley Orgánica.

Artículo 27Registro General de Altas de Documentos

Los archivos militares llevarán, además, un Registro General de Altas de Documentos, correspondiente a los que ingresen en los mismos en virtud de las actas y relaciones de entrega citadas en el artículo anterior. Este Registro se estructurará de acuerdo con los criterios que fije la Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Educación y Cultura para el Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos. En el mencionado Registro se anotarán, al menos, los siguientes datos:

Artículo 28Definición de las bajas de documentos

Los documentos de los archivos militares causarán baja por razones ordinarias o extraordinarias; estas últimas podrán ser, a su vez, accidentales o voluntarias.

Artículo 29Bajas ordinarias

Las bajas ordinarias de documentos en los archivos militares se producirán mediante la salida definitiva de documentos por transferencia de éstos a otro archivo del sistema o bien por eliminación física, cuando ésta proceda de acuerdo con lo preceptuado en el presente Reglamento.

Artículo 30Bajas extraordinarias

Las bajas contempladas en este punto tendrán el carácter de bajas extraordinarias voluntarias y como tales se anotarán en el Libro-Registro General de Bajas de Documentos.

Artículo 31Registro General de Bajas de Documentos

Las bajas definitivas de documentos se anotarán en un libro específico de Registro General de Bajas de Documentos. Este Registro se estructurará de acuerdo con los criterios que fije la Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Educación y Cultura para el Registro General de Salida Definitiva de Fondos y/o Documentos. En él se consignarán, al menos, los siguientes extremos:

Artículo 32Orden del Ministro de Defensa para la salida de documentos

De acuerdo con lo preceptuado en el artículo 63.2 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, los documentos custodiados en archivos históricos militares no podrán salir de sus locales sin previa autorización, que adoptará la forma de Orden del Ministro de Defensa.

Artículo 33Salidas temporales de documentos

De dichas salidas temporales se llevará un registro, en el que se harán constar el número de orden de salida temporal, la signatura, una somera descripción del documento, la fecha de salida, el organismo o exposición a que son llevados los fondos, la fecha de su reintegro al archivo y las necesarias observaciones.

Artículo 34Copias y préstamos de carácter administrativo

Requerirán, en todo caso, autorización del director del centro, a quien se cursarán las solicitudes.

Artículo 35Depósitos voluntarios

CAPÍTULO IV

De la identificación de la estructura de los fondos

Artículo 36Definición del concepto de identificación

Se entiende por identificación el proceso de análisis e investigación a través del cual se analizan la organización y funciones de la Administración que produce los documentos, así como las series documentales en que se materializan tales funciones, como base para su posterior clasificación.

Artículo 37Clasificación

Artículo 38Ordenación

Una vez identificadas las series, se establecerá la ordenación de las unidades documentales que las componen, siguiendo los criterios cronológicos, alfabéticos o numéricos que imponga la estructura de las series.

CAPÍTULO V

De la valoración de los documentos

Artículo 39Definición del concepto de valoración documental

Se entiende por valoración documental la investigación y el análisis de los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada una de las series documentales. Por lo tanto, el proceso de valoración establecerá las propuestas iniciales de los plazos de transferencia, la posible eliminación y el régimen de acceso de las mismas.

Artículo 40Proceso de valoración

Los archivos centrales e intermedios, en sus respectivos ámbitos de actuación, serán los responsables de poner en marcha los trabajos archivísticos tendentes a valorar las series documentales presentes en los mismos, con independencia de los trabajos coordinados de valoración que el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa pueda poner en marcha para series homogéneas y comunes a múltiples organismos.

Artículo 41Propuestas a la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa

Las propuestas que a partir de los citados trabajos de valoración formulen los directores de los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa se harán llegar, a través del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, a la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa para dictamen de las mismas.

CAPÍTULO VI

De la eliminación de documentos

Artículo 42Definición del concepto de eliminación documental

Artículo 42Definición del concepto de eliminación documental

Se modifica, en cuanto al órgano competente, por la disposición adicional 2.1 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre. Ref. BOE-A-2002-22192

Artículo 43Proceso de eliminación documental

Artículo 43Proceso de eliminación documental

Se modifica, en cuanto al órgano competente, por la disposición adicional 2.1 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre. Ref. BOE-A-2002-22192

CAPÍTULO VII

De la descripción de los documentos

Artículo 44Instrumentos de referencia y descripción

Los archivos históricos del Sistema Archivístico de la Defensa elaborarán, como instrumentos de referencia y descripción, las guías, inventarios, catálogos e índices de sus fondos documentales de acuerdo con la naturaleza de los mismos y las prioridades que fijen los programas de actuación.

Artículo 45Guías

Son guías los instrumentos que describen globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos:

Organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además de la información sumaria sobre el contenido documental, las guías recogerán información básica sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.

Artículo 46Inventarios

Se considera inventario la relación, más o menos detallada, que describe las unidades de un fondo, siguiendo su organización en series documentales. Los asientos del inventario deben recoger, imprescindiblemente, la signatura o signaturas de las unidades descritas, el tipo documental y las fechas que comprende la documentación. El inventario deberá incluir una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y completarse con los índices correspondientes.

Artículo 47Prioridad del inventario

El inventario será el instrumento de referencia y descripción fundamental, básico y prioritario en los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa.

Artículo 48Catálogos

Se entiende por catálogo el instrumento que, con la finalidad de información sobre una materia u objeto específico, describe unidades documentales seleccionadas por el autor del propio catálogo en razón de su afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal, o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.

Artículo 49Índices

Los índices son conjuntos de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción. Además de los índices complementarios que agrupan los encabezamientos recogidos en otros instrumentos de trabajo de los archivos, podrán elaborarse índices con carácter independiente, que recojan directamente los términos y datos contenidos en la documentación.

La elaboración de índices automatizados que registren datos de carácter personal se restringirán a aquellos elementos necesarios para la localización de los documentos en el archivo y para garantizar el derecho de acceso de los usuarios. En todo caso, la creación de ficheros informáticos se realizará conforme a las exigencias y condiciones estipuladas en el artículo 6 del Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal.

Artículo 50Normas de descripción

El Ministro de Defensa, previo informe de la Junta de Archivos Militares, aprobará las normas técnicas necesarias sobre redacción de los instrumentos de referencia y descripción, con el fin de que presenten la mayor homogeneidad en los diferentes archivos militares.

Artículo 51Programa descriptivo

Los archivos militares incluirán en sus programas de actuación los proyectos de descripción de documentos atendiendo al siguiente orden de prioridades:

Artículo 52Acceso a los instrumentos de referencia y descripción

Los instrumentos de referencia y descripción de documentos definidos en este capítulo existentes en los archivos militares serán de libre acceso para las personas que los soliciten, salvo que la información que suministren se vea afectada por las restricciones de acceso que establece la legislación vigente.

CAPÍTULO VIII

De los servicios de información archivística

Artículo 53Difusión de la información archivística

Artículo 54Instrumentos auxiliares en la difusión de la información

Además de la difusión que facilitan los instrumentos contemplados en los artículos anteriores, podrá proporcionarse información a los usuarios a través de otros instrumentos complementarios, tales como repertorios de fuentes, directorios de archivos, censos o cualesquiera otros, de acuerdo con las directrices definidas en los programas de actuación.

Artículo 55Censo de Archivos Militares Españoles

El órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa será responsable del mantenimiento del Censo de Archivos Militares Españoles y será el órgano a través del cual el Ministerio de Defensa colabore con la Administración competente en el mantenimiento del censo de bienes integrantes del patrimonio documental contemplado en el artículo 51.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

Artículo 56Red de intercambio de información

El órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa establecerá una red de intercambio de información para el desarrollo de las tareas de coordinación contempladas en los artículos anteriores y elaborará las normas básicas de actuación, los modelos de formularios de recogida de información, así como las normas técnicas para la utilización de soportes y medios informáticos.

En todo caso, quedarán al margen de esta red los ficheros inscritos en el Registro General de Protección de Datos.

Artículo 57Publicación de instrumentos de descripción

CAPÍTULO IX

De la conservación de los documentos

Sección 1.ª De los edificios, locales e instalaciones de archivos

Artículo 58Directrices sobre edificios y locales destinados a archivos

El Ministro de Defensa, a través del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, en colaboración con el centro directivo del Ministerio de Defensa responsable del Patrimonio Inmueble de la Administración Militar, y de acuerdo con las directrices marcadas por la Administración del Estado competente en la protección del Patrimonio Histórico Español, redactará, previo informe de la Junta de Archivos Militares, las directrices de carácter técnico, sometidas a actualización periódica, referentes tanto a edificios y locales destinados a archivos, cuanto a sus instalaciones, procedimientos de control y cualquier otro aspecto que garantice su funcionalidad, así como la conservación y seguridad de sus fondos.

Los proyectos de obra que se programen para edificios o locales adaptados o de nueva planta, así como los pliegos de bases para el suministro de instalaciones y materiales de los archivos, deberán ajustarse a las directrices aludidas en el párrafo primero de este artículo.

Artículo 59Zona de depósitos

Los archivos centrales, intermedios e históricos del Sistema Archivístico de la Defensa contarán con un área de depósitos destinada en exclusiva a la conservación de los documentos.

Artículo 60Unidades de conservación archivística

Los documentos conservados en los depósitos de los archivos centrales, intermedios e históricos se guardarán, clasificados y ordenados convenientemente, en los diversos tipos de contenedores que, de acuerdo con su formato físico, requieran; preferentemente y salvo las excepciones que lo impidan, tales contenedores se ajustarán a los formatos normalizados que se adopten para todo el Sistema Archivístico de la Defensa. Cada uno de tales contenedores constituirá una unidad de conservación archivística.

Artículo 61Signaturas

Sección 2.ª De la prevención del deterioro de los documentos en los archivos y de su restauración

Artículo 62Recuentos y otros controles. Laboratorios de restauración

Asimismo, se controlarán las condiciones ambientales, instalaciones y estado físico de los fondos.

Artículo 63Tratamiento preventivo

Los documentos de nuevo ingreso, si así lo requirieran por su estado, y antes de su incorporación al depósito, deberán ser objeto del tratamiento adecuado que impida la contaminación y propagación de factores nocivos al resto de los fondos.

CAPÍTULO X

Del acceso a los archivos y documentos

Artículo 64Principio general de libre acceso a los documentos conservados en archivos militares

La consulta de la documentación integrante del patrimonio documental que se conserve en los archivos militares será de acceso libre y gratuito cuando se trate de expedientes correspondientes a procedimientos terminados en la fecha en que tal consulta sea solicitada.

El ejercicio de este derecho se ajustará a lo dispuesto en la legislación vigente y sólo podrá ser restringido por las excepciones contempladas en los artículos 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en cualquier otra norma en vigor que regule el acceso a los documentos o en el presente Reglamento.

El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación, referidos a los ficheros automatizados conteniendo datos de carácter personal, inscritos en el Registro General de Protección de Datos, existentes en los archivos militares, se ajustará a lo dispuesto en la Ley Orgánica 5/1992, de 25 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal, y en la normativa que la desarrolla.

Los documentos clasificados conforme a la Ley de Secretos Oficiales se regirán por su legislación específica.

Artículo 65Restricciones por razón de Seguridad del Estado y Defensa Nacional

El Ministro de Defensa, o el órgano en quien éste delegue, podrá acordar la exclusión de la consulta pública de aquellas series documentales o de aquellos documentos que, sin estar clasificados de acuerdo con la legislación de secretos oficiales, contengan información cuya difusión pueda afectar a la Defensa Nacional o a la Seguridad del Estado.

No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrá solicitar autorización para el acceso a tales documentos o series documentales. Dicha autorización podrá ser concedida por el Ministro de Defensa, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa.

La denegación de autorización deberá ser motivada.

Artículo 66Restricciones por razón de protección de la intimidad

En otro caso, el archivo servirá la documentación parcialmente, con sólo los documentos relativos a la persona que haya manifestado su consentimiento. Si no fuera posible la mencionada parcelación, el documento o los documentos se servirá o servirán en reproducciones en las que puedan ser despersonalizados los datos que afecten a terceros de los que no se disponga de consentimiento. Del mismo modo, cuando en los expedientes o documentos de carácter personal clínico, procesal o policial figuren datos que, a juicio del director del archivo, puedan afectar al honor, la intimidad y la propia imagen de terceros, tales datos serán despersonalizados, comunicándolo así a los usuarios y sirviéndoles la documentación en reproducciones en las que pueda realizarse la mencionada despersonalización.

Artículo 67Facultades de control de los directores de los archivos militares

En tal caso, los directores de los archivos militares deberán poner el hecho, de forma inmediata, en conocimiento del Ministro de Defensa o del órgano en quien éste hubiera delegado. La denegación de consulta de estos documentos, caso de producirse solicitud de los mismos por algún usuario, se comunicará al interesado. Tales exclusiones de la libre consulta tendrán carácter provisional hasta que se produzca una resolución definitiva del Ministro de Defensa o del órgano en quien delegue, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, una vez conocida la cual se notificará motivadamente a los usuarios afectados, si los hubiere, la autorización de acceso o la denegación del mismo.

En tal caso, los directores de los archivos militares deberán iniciar, de forma inmediata, el trámite de valoración documental establecido en los artículos 40 y 41 del presente Reglamento. La denegación de consulta de estos documentos, caso de producirse solicitud de los mismos por algún usuario, se comunicará al interesado. Tales restricciones de la libre consulta tendrán carácter provisional hasta que se produzca una resolución definitiva del Ministro de Defensa o del órgano en quien delegue, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, una vez conocido el cual se notificará motivadamente a los usuarios afectados, si los hubiere, la autorización de acceso o la denegación del mismo.

Artículo 68Vigilancia del buen orden en los archivos y de la conservación de los documentos

Artículo 69Horario de atención al público

Los archivos militares intermedios e históricos estarán abiertos al público en un horario previamente fijado y del que se dará conocimiento.

Artículo 70Tarjetas de investigador y autorizaciones temporales de consulta

Artículo 71Servicio de documentos

El servicio de documentos a los usuarios del archivo será efectuado exclusivamente por personal del mismo.

Artículo 72Salas de investigadores

Artículo 73Vigilancia de las salas de investigadores

Artículo 74Solicitud de documentos

Artículo 75Servicio de los documentos excluidos de la libre consulta pública

Artículo 76Atención de consultas mediante reproducciones con fines de conservación

Cuando existan en el archivo reproducciones de los documentos solicitados, se servirán éstas como norma general; sólo cuando la materia o circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se servirán los originales, previa autorización del Director.

Artículo 77Retirada de documentos originales de la consulta por riesgo de deterioro

En cualquier caso, cuando el estado de conservación de algún documento pueda, a juicio del Director del centro, correr peligro de deterioro irreparable por su manejo directo, podrá éste excluirle del servicio público, dando explicación razonada y por escrito a los posibles solicitantes, entretanto se reparan las circunstancias que motivaron la exclusión.

Artículo 78Reintegro de los documentos servidos

Los documentos servidos al público serán reintegrados a sus lugares en los locales de depósito el mismo día, bajo la responsabilidad de los encargados de este servicio, salvo que el peticionario, al restituirlos, declare que volverá a utilizarlos al día siguiente. En tal caso, y por un tiempo máximo de tres días consecutivos, le quedarán reservados en un lugar especialmente acondicionado para ello, con las adecuadas medidas de seguridad. Igualmente, se admitirán peticiones anticipadas para fechas concretas, por correo o fax, de hasta diez unidades de conservación, que, en todo caso, se servirán en la forma señalada en el artículo 74.2 del presente Reglamento.

CAPÍTULO XI

De la reproducción de los documentos

Artículo 79Archivo de Seguridad de Reproducciones Documentales

Artículo 80Laboratorios de reproducción de documentos

Artículo 81Servicio de reproducciones a los usuarios

Artículo 82Reproducción de documentos excluidos de la libre consulta

Cuando las autorizaciones que se indican en el artículo 75 del presente Reglamento permitan expresamente la emisión de reproducciones de documentos excluidos de la consulta pública, éstas sólo se entregarán personalmente al peticionario autorizado y con las condiciones establecidas en la autorización, que, en todo caso, establecerán las limitaciones en la divulgación de la información obtenida a partir de tal documentación.

Artículo 83Selección del procedimiento de reproducción

En los casos en que lo requieran las características físicas de los soportes de los documentos originales, los Directores de los archivos podrán establecer el procedimiento de reproducción que consideren más adecuado para garantizar la correcta conservación de los originales.

Artículo 84Reproducción de más de dos terceras partes del contenido de una unidad de conservación

Cuando un usuario solicite la reproducción de más de dos terceras partes de una unidad de conservación, se reproducirá en soporte con garantía de perdurabilidad la totalidad de la misma, quedando la primera copia de tal reproducción en el Archivo de Seguridad de Reproducciones Documentales, de la que se obtendrá un duplicado completo para uso del investigador, que costeará los gastos de este último, de acuerdo con los precios públicos vigentes para los servicios archivísticos del Ministerio de Defensa.

Artículo 85Finalidad y uso de las reproducciones

Artículo 86Precios públicos de las reproducciones

La solicitud de reproducciones devengará el derecho al cobro del precio establecido, de acuerdo con la legislación vigente sobre precios públicos.

Artículo 87Normativa sobre reproducción de documentos

El Ministro de Defensa aprobará, previo informe de la Junta de Archivos Militares, las normas técnicas y de procedimiento de solicitud, realización y obtención de reproducciones de documentos en los archivos militares.

CAPÍTULO XII

De la coordinación de las actuaciones ordinarias y de los planes extraordinarios de actuación sobre el patrimonio documental militar

Artículo 88Planes ordinarios anuales

Los diversos órganos y unidades gestoras del patrimonio documental militar del Ministerio de Defensa, competentes en sus respectivos ámbitos en la planificación de actuaciones, elaborarán sus respectivos planes ordinarios anuales, que serán comunicados al órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa en el mes de octubre del año anterior a aquel que sea objeto de la planificación.

Al efecto, recabarán de cada uno de los centros integrantes de los respectivos subsistemas archivísticos sus proyectos de programas particularizados de actividades, desglosados, en su caso, en fases o períodos anuales, con el fin de elaborar el plan de actuación pertinente.

La remisión de dichos proyectos de programas deberá efectuarse en los primeros cuatro meses del ejercicio anterior a aquel en que pretenda iniciarse o desarrollarse la actividad.

Artículo 89Planes extraordinarios

Tales planes extraordinarios estarán encaminados a actuaciones no contempladas en los planes ordinarios y podrán abarcar aspectos monográficos con relación al patrimonio documental militar, tales como: Proyectos descriptivos compartidos (guías de fuentes), proyectos divulgativos compartidos (exposiciones, ediciones, muestras), proyectos formativos comunes, proyectos extraordinarios de restauración, proyectos extraordinarios de reproducción o proyectos extraordinarios de conservación preventiva.

Artículo 90Seguimiento de los planes

Los distintos órganos y unidades gestoras del patrimonio documental militar del Ministerio de Defensa vigilarán el cumplimiento de los planes de actuación por las siguientes vías:

Artículo 91Instrucciones para la ejecución de planes

El órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa formulará, previo informe de la Junta de Archivos Militares, las instrucciones técnicas que considere convenientes para asegurar la debida coherencia en la ejecución de las actuaciones previstas en los planes de actuación sobre el patrimonio documental militar y prestará el asesoramiento técnico que le sea solicitado al respecto.

Artículo 92Memorias anuales

CAPÍTULO XIII

De la biblioteca auxiliar

Artículo 93Bibliotecas auxiliares

Todos los archivos históricos del Sistema Archivístico de la Defensa deberán estar dotados de una biblioteca auxiliar que facilite el tratamiento archivístico de los fondos y sirva de apoyo para la investigación y consulta.

El acceso a los fondos de dichas bibliotecas por parte de los investigadores se ajustará a lo dispuesto para la consulta de documentos en el capítulo X de este Título.

No obstante, el uso de la sala de investigadores para la consulta de la biblioteca auxiliar estará subordinado a la utilización preferente de dicha sala para la consulta de documentos de archivo.

CAPÍTULO XIV

De las actividades culturales y científicas de los archivos

Artículo 94Programación de actividades culturales

Los archivos históricos del Sistema Archivístico de la Defensa incluirán en su programación la realización de actividades culturales, pedagógicas y científicas que se pretenda llevar a cabo en sus locales o para las que se cuente con su participación, con el fin de lograr una mayor difusión de los archivos y sus fondos.

Artículo 95Convenios de colaboración

Cuando por los órganos y unidades gestoras del patrimonio documental militar se llegue a un acuerdo con otras instituciones archivísticas, académicas, científicas y culturales para la realización de actividades de interés recíproco, dicho acuerdo adoptará la forma de convenio de colaboración y será suscrito por el Ministro de Defensa, sin perjuicio de su capacidad de delegar su competencia o firma de acuerdo con la legislación vigente.

Los términos de dichos convenios asegurarán el cumplimiento de todo lo dispuesto en el presente Reglamento y en las normas técnicas y de procedimiento que en su caso lo desarrollen.

CAPÍTULO XV

De las certificaciones y compulsas

Artículo 96Certificados y compulsas

Artículo 97Formalidades de certificados y compulsas

En las certificaciones y compulsas se harán constar los datos de identificación de la unidad o unidades de conservación de que se desprende la información objeto de ellas.

Las compulsas se formalizarán exclusivamente sobre copia del documento original que se conserve en el archivo.

TÍTULO III

De la estructura funcional y del personal de los archivos militares

Artículo 98Áreas de trabajo

Las funciones a realizar por los archivos intermedios e históricos quedarán estructuradas en las siguientes áreas:

Artículo 99Área de control

En el área de control quedan englobadas todas las tareas de planificación, ejecución y seguimiento de las actividades relacionadas con la entrada y salida de documentos, la identificación de la estructura de los fondos y la valoración y selección de documentos. Será el área encargada de elaborar los instrumentos de control y de realizar los recuentos periódicos.

Artículo 100Área de conservación

En el área de conservación quedan englobadas todas las tareas de planificación, ejecución y seguimiento relacionadas con la conservación de documentos: condiciones de los edificios y depósitos, equipamiento y material, instalación de documentos, medidas de seguridad, planes de emergencia, restauración documental y reproducción de documentos para la conservación preventiva.

Artículo 101Área de descripción

En el área de descripción quedan englobadas todas las tareas de planificación, ejecución y seguimiento relacionadas con la descripción, investigación científica de fondos documentales, normalización descriptiva y elaboración de instrumentos de descripción.

Artículo 102Área de referencia

En el área de referencia quedan englobadas todas las tareas de planificación, ejecución y seguimiento de las actividades relacionadas con la difusión de los documentos: atención, asesoramiento y control de investigadores, servicio y seguridad de los documentos en la sala de lectura, instrumentos de referencia al servicio de los usuarios, reproducción de referencia, programas de publicaciones del archivo y biblioteca auxiliar, programas de formación de usuarios y programas de información general del archivo.

Artículo 103Jefes de área

Las áreas de control, conservación, descripción y referencia estarán a cargo de jefes de área que deberán contar con amplios conocimientos de archivística.

Estos puestos podrán ser ocupados por militares profesionales pertenecientes a los cuerpos especializados en el tratamiento de los archivos o por funcionarios de los gruposAoBdelaAdministración del Estado, con suficientes conocimientos archivísticos.

Artículo 104Áreas complementarias

Además de las áreas establecidas en el artículo 98.1, existirán otras áreas de carácter general para atender los asuntos de administración, secretaría e informática.

Artículo 105Director del centro

Artículo 106Responsabilidades y cometidos del Director

Serán responsabilidades y cometidos del Director del centro los siguientes:

Artículo 107Director técnico

Los Archivos Históricos e Intermedios Militares de los Subsistemas Archivísticos del Ejército de Tierra, de la Armada y del Ejército del Aire contarán, asimismo, con un Director técnico, que será un funcionario del grupo A de la Administración del Estado con suficientes conocimientos archivísticos, pudiendo ser también, en el caso de los Archivos Intermedios, un funcionario del grupo B de la Administración del Estado, asimismo con suficientes conocimientos en archivística. Dependerá orgánicamente del Director del centro.

Artículo 108Responsabilidades y cometidos del Director técnico

Serán responsabilidades y cometidos del Director técnico las siguientes:

Artículo 109Personal técnico especializado para los laboratorios

Artículo 110Personal administrativo y auxiliar

Los archivos militares, a partir de la etapa de archivo intermedio incluido, estarán dotados, en sus plantillas, del personal administrativo y auxiliar necesario para atender las tareas de habilitación, contabilidad, control de la correspondencia, secretaría y cuantas otras tareas administrativas le sean encomendadas por la Dirección del centro.

Artículo 111Personal subalterno

Los archivos militares, a partir de la etapa de archivo intermedio, estarán dotados, en sus plantillas, del personal subalterno suficiente para garantizar las funciones de servicio de documentos a los usuarios, el control de salidas y entradas de personas a los centros, la limpieza de los archivos, así como cuantas otras tareas mecánicas les sean encomendadas por la Dirección del centro.

TÍTULO IV

De la integración del Sistema Archivístico de la Defensa en el Sistema Español de Archivos

Artículo 112Integración en el Sistema Español de Archivos

El Sistema Archivístico de la Defensa y los órganos y unidades en él integrados, como archivos estatales que son, forman parte del Sistema Español de Archivos, definido en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Por tanto, se someten a la normativa y directrices existentes para el mismo.

Disposición adicional primera. Definición de la estructura periférica de los subsistemas archivísticos.

Los Cuarteles Generales de los Ejércitos definirán la estructura periférica de sus propios subsistemas archivísticos, de la que darán cuenta al órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa.

Disposición adicional segunda. Elaboración de las plantillas de personal necesarias para cada archivo.

Los Cuarteles Generales de los Ejércitos, sobre los cuadros y plantillas que a título orientativo se sugieran, elaborarán las plantillas activadas que fueran precisas para cada archivo intermedio e histórico, compensando los puestos de trabajo con personal que exceda de las unidades, centros y organismos en reorganización o desaparición. Una vez aprobadas las plantillas, las comunicarán, para conocimiento, al órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa.

Los Cuarteles Generales de los Ejércitos elevarán a la Subsecretaría de Defensa la propuesta de necesidades de personal funcionario y laboral que se consideren precisos para cada archivo intermedio e histórico de los subsistemas archivísticos de los Ejércitos, compensando la creación de nuevos puestos de trabajo con la amortización de otros de unidades dependientes de los propios Cuarteles Generales correspondientes. Del mismo modo, el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa propondrá a la Subsecretaría de Defensa las necesidades de personal funcionario y laboral para los archivos intermedio e histórico del subsistema del órgano central.

El Ministerio de Defensa atenderá las necesidades de personal en función de las disponibilidades presupuestarias, las previsiones contenidas en las relaciones de puestos de trabajo y las programaciones de efectivos de las ofertas de empleo público, sin que pueda implicar aumento del gasto público en materia de personal.

Disposición adicional tercera. Inaplicación reglamentaria a los archivos de los Juzgados y Tribunales Militares.

El presente Reglamento no será de aplicación a los Archivos de los Juzgados y Tribunales Militares, sin perjuicio del estudio que se lleve a efecto para la adaptación de los principios del presente Reglamento a dichos archivos.

Disposición transitoria primera. Comienzo de la aplicación del nuevo criterio archivístico de clasificación documental.

Hasta pasados seis meses a partir de la entrada en vigor de este Reglamento, los documentos conservados en los archivos militares, a partir de la etapa de archivo central, mantendrán su estructura si hubiesen sido organizados de acuerdo con las pautas establecidas en el Reglamento Provisional para el Régimen y Servicio de los Archivos Militares, de 1 de septiembre de 1898.

Transcurridos los citados seis meses a partir de la entrada en vigor del presente Reglamento, el único criterio archivístico de clasificación documental será el establecido en los artículos del capítulo IV del Título II del presente Reglamento.

Disposición transitoria segunda. Plazo de elaboración del mapa de las estructuras archivísticas del Sistema Archivístico de la Defensa.

A partir de la entrada en vigor del presente Reglamento, la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa elaborará, en el plazo de un año, un mapa de las estructuras archivísticas del Sistema Archivístico de la Defensa, de acuerdo con la tipología de archivos definida en el artículo 18 de este Reglamento.

Disposición transitoria tercera. Plazo de confección de los modelos de cuadros básicos de clasificación de archivos.

A partir de la entrada en vigor del presente Reglamento, la Dirección del sistema archivístico de la Defensa confeccionará, en el plazo de dos años, los modelos de cuadros básicos de clasificación para los distintos tipos de archivos de acuerdo con el marco de actuación de éstos.

Disposición transitoria cuarta. Utilización provisional de la red de archivos estatales de la Administración Civil.

Entretanto se dotan las estructuras archivísticas necesarias para completar la red de centros del Sistema Archivístico de la Defensa o cuando razones de incapacidad física de los depósitos de los archivos militares históricos o intermedios hagan imposible la realización de las transferencias previstas en el artículo 18 del presente Reglamento, previo acuerdo de depósito con el Ministerio de Educación y Cultura, se utilizarán los servicios de la red de archivos estatales de la Administración Civil.

No obstante, los Cuarteles Generales de los Ejércitos preverán la reserva de espacios y volúmenes existentes en acuartelamientos o bases antes de su desafección para progresivamente ir a constituir los archivos intermedios.