200 ok La reglamentación de los archivos militares actualmente en vigor es obsoleta, si bien supuso un hito de enorme trascendencia en la historia de la archivística española y cumplió un papel de inestimable valor en la Administración militar de finales del siglo XIX y primeros años del presente. No sería justo dejar sin mención a los archiveros militares que hicieron posible aquella reglamentación pionera: Don Rafael Aparicio, don Florián Zubizarreta y don Silvestre Aparicio. Pero esta regulación adolece de enormes lagunas que el mundo actual no puede obviar. Recordemos que el Reglamento del Archivo del Ministerio de Marina, uno de los primeros reglamentos de Archivos Militares del mundo, data de 1885 y que el Reglamento Provisional para el Régimen y Servicio de los archivos militares (aplicado, primero, a los archivos del Ministerio de la Guerra y del Ejército de Tierra y, posteriormente, a los archivos del Ministerio del Aire y del Ejército del Aire) no ha sufrido apenas variaciones desde su promulgación, en septiembre de 1898. La existencia del unificado Ministerio de Defensa a partir del año 1977, junto con la asunción por parte de éste de las competencias sobre el patrimonio documental producido por los distintos órganos de la Administración militar, hace necesaria la unificación de criterios en materia archivística. En primer lugar, es necesario un marco común reglamentario; en segundo lugar, hay que establecer los canales para una acción archivística homogénea, creando los cimientos precisos para una planificación conjunta y una coordinación efectiva. Además del señalado carácter obsoleto de la normativa reglamentaria, ésta contiene algunos principios claramente superados por el desarrollo de la archivística en los últimos cien años. En concreto, la clasificación de fondos documentales debe abandonar los criterios de agrupación por materias (más propios del mundo bibliotecario) y sustituirlos por el principio de respeto a la procedencia de los fondos y de respeto a su orden lógico original (principios de procedencia y estructura). Además de ello, se han de contemplar las pautas de actuación con respecto a cuestiones que no fueron reguladas en su momento y que hoy son de absoluta prioridad en cualquier tratamiento archivístico. Principalmente, se ha de afrontar la cuestión genérica de la calificación documental, tanto en lo referente a la destrucción de documentos (selección de la documentación con valor permanente) como al establecimiento de plazos y lugares de conservación de los documentos de valor temporal, así como las condiciones de acceso a unos y otros. Se ha de contemplar, por fin, toda la relación con el mundo de la investigación y con la sociedad en general, por cuanto la normativa actual sólo contempla los archivos militares como entes al servicio de la Administración militar y en ningún caso como los servicios públicos que deben ser de acuerdo con el artículo 105 b) de la Constitución, los artículos 35 y 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. El Reglamento de Archivos Militares debe ser, pues, el paso esencial en la definición del nuevo marco normativo que se precisa. En su virtud, a propuesta de los Ministros de Defensa y de Educación y Cultura, y previa aprobación del Ministro de Administraciones Públicas, de acuerdo con el Consejo de Estado y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 4 de diciembre de 1998, DISPONGO: Artículo único. Se aprueba el Reglamento de Archivos Militares que figura como anexo a este Real Decreto. Disposición adicional primera. Declaración de Archivos Nacionales. A los efectos previstos en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, quedan declarados expresamente como Archivos Nacionales los siguientes archivos históricos militares: a) Archivo General Militar de Segovia. b) Archivo General Militar de Madrid (nueva denominación del Archivo Central del Servicio Histórico Militar). c) Archivo General Militar de Guadalajara. d) Archivo General Militar de Ávila. e) Archivo Cartográfico y de Estudios Geográficos del Servicio Geográfico del Ejército. f) Archivo General de la Marina «Alvaro de Bazán». g) Archivo del Museo Naval. h) Archivo Histórico del Ejército del Aire. Disposición adicional primera. Declaración de Archivos Nacionales. A los efectos previstos en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, quedan declarados expresamente como Archivos Nacionales los siguientes archivos históricos militares: a) Archivo General Militar de Segovia. b) Archivo General Militar de Madrid (nueva denominación del Archivo Central del Servicio Histórico Militar). c) Archivo General Militar de Guadalajara. d) Archivo General Militar de Ávila. e) Archivo Cartográfico y de Estudios Geográficos del Servicio Geográfico del Ejército. f) Archivo Histórico de la Armada. g) Archivo Histórico del Ejército del Aire y del Espacio. h) Archivo General e Histórico de Defensa. Se modifican las letras f), g) y h) por la disposición final 1 del Real Decreto 33/2023, de 24 de enero. Ref. BOE-A-2023-2025#df Disposición adicional segunda. Publicidad del presente Reglamento. En los archivos militares existirá al menos un ejemplar del presente Reglamento a disposición del público. Extractos del mismo, en lo que afecta a sus derechos y obligaciones, figurarán de forma pública en las salas de investigación y consulta y en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad. Disposición derogatoria única. Derogación normativa. Quedan derogados: 1. El Reglamento Provisional para el Régimen y Servicio de los Archivos Militares, de 1 de septiembre de 1898. 2. El Reglamento para el Servicio del Archivo Central del Ministerio de Marina, de 7 de enero de 1885. 3. La Orden de 16 de mayo de 1953 del Ministerio del Aire. 4. Cuantas normas de igual o inferior rango se opongan al contenido del presente Real Decreto. Disposición final primera. Habilitación de desarrollo. Se autoriza al Ministro de Defensa para dictar las oportunas normas de desarrollo del Reglamento que se aprueba por el presente Real Decreto. Disposición final segunda. Entrada en vigor. El Reglamento de Archivos Militares entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado». Dado en Madrid a 4 de diciembre de 1998. JUAN CARLOS R. El Vicepresidente Primero del Gobierno y Ministro de la Presidencia, FRANCISCO ÁLVAREZ-CASCOS FERNÁNDEZ ANEXO Reglamento de Archivos Militares TÍTULO PRELIMINAR Disposiciones generales Artículo 1. Ámbito de aplicación. El presente Reglamento se aplicará a todos los archivos militares españoles, así como a los servicios técnicos o docentes relacionados con ellos o con las actividades que competen a la Administración militar en la protección de su patrimonio documental. Artículo 2. Definición de archivos militares. Son archivos militares: 1. Los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa, reunidos en el ejercicio de sus actividades por: a) Los órganos centrales y periféricos del Ministerio de Defensa, así como sus Organismos autónomos. b) El Cuartel General del Ejército de Tierra y los distintos órganos y unidades de la fuerza y del apoyo a la fuerza del Ejército de Tierra. c) El Cuartel General de la Armada y los distintos órganos y unidades de la fuerza y del apoyo a la fuerza de la Armada. d) El Cuartel General del Ejército del Aire y los distintos órganos y unidades de la fuerza y del apoyo a la fuerza del Ejército del Aire. Tales conjuntos documentales integran el Patrimonio Documental Militar Español. Estos archivos se regirán por la Ley 16/1985, de 26 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y por las normas dictadas para su desarrollo, así como por el presente Reglamento, sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. 2. Las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados, dichos conjuntos orgánicos. Tendrán esta naturaleza los archivos dependientes de los órganos comprendidos en el apartado 1 de este mismo artículo. Estos archivos se regirán por la Ley 16/1985, de 26 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y las normas dictadas en su desarrollo, así como por el presente Reglamento. Toda normativa referente a los archivos militares, de rango inferior al presente Reglamento, se deberá ajustar al mencionado marco legal. Artículo 3. Responsabilidad sobre los archivos militares. Los archivos y servicios archivísticos militares quedarán bajo la responsabilidad directa de las entidades u organismos de los que dependan orgánicamente, que serán responsables del cumplimiento del presente Reglamento, sin perjuicio de las funciones de ordenación, asistenciales y de inspección del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa. TÍTULO I De los órganos competentes Artículo 4. Dirección, planificación y ejecución. 1. Serán competencias del Ministro de Defensa: a) Dirigir la política general de creación, mantenimiento y difusión de los archivos militares, así como arbitrar los medios humanos y presupuestarios necesarios para el funcionamiento del Sistema Archivístico de la Defensa. b) Elevar al Gobierno los proyectos de Real Decreto de creación de archivos nacionales militares, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 22 del presente Reglamento, previo informe de la Junta de Archivos Militares. c) Aprobar las normas técnicas y de procedimiento en aplicación de las disposiciones del presente Reglamento. d) Aprobar las propuestas de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa señaladas en los párrafos b) y c) del artículo 11 de este Reglamento. 2. En el Ministerio de Defensa, el órgano responsable de coordinar la protección, conservación y divulgación del Patrimonio Documental Militar ejercerá las funciones de Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, así como las de planificación técnica y ejecución, en el ámbito de sus competencias. Además de cuantas otras responsabilidades le sean atribuidas por la normativa vigente, este órgano tendrá las siguientes misiones fundamentales: a) Asegurar la coordinación del funcionamiento de todos los archivos del Ministerio y de los órganos a él vinculados, tal y como establece el artículo 65.1 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español. b) Elaborar los programas de actuación del Sistema Archivístico de la Defensa, previo informe de la Junta de Archivos Militares. c) Proponer y promover el desarrollo de los servicios de asistencia técnica de carácter nacional necesarios para el ejercicio de las competencias que le asigna el presente Reglamento. d) Elaborar las normas técnicas y de procedimiento en aplicación de las disposiciones del presente Reglamento, previo informe de la Junta de Archivos Militares. e) Coordinar y, en su caso, mantener y establecer el Censo de Patrimonio Documental Militar en cooperación con los Servicios Estadísticos del Ministerio de Defensa, sin perjuicio de la colaboración necesaria para el mantenimiento del censo de archivos estatales que las autoridades culturales requieran. f) Proporcionar la información de carácter general que corresponda sobre el patrimonio documental militar a las entidades, organismos o personas que lo soliciten. g) Asesorar y prestar asistencia técnica a las autoridades y organismos responsables del cumplimiento del presente Reglamento. h) Impulsar la formación y actualización en temas archivísticos del personal con cometidos en el Sistema Archivístico de Defensa. i) Inspeccionar el funcionamiento técnico de los archivos y servicios archivísticos del Sistema Archivístico de la Defensa. j) Asegurar el cumplimiento del presente Reglamento en los archivos y los servicios archivísticos militares. 3. Los Cuarteles Generales del Ejército de Tierra, la Armada y el Ejército del Aire desarrollarán, igualmente, la normativa que concrete los órganos y unidades administrativas de dirección, planificación técnica y ejecución competentes sobre el patrimonio documental militar en sus respectivos ámbitos. Artículo 5. Órganos asesores y consultivos. Intervienen, como órganos consultivos y asesores en las materias reguladas por este Reglamento, la Junta de Archivos Militares y la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa. Artículo 6. Junta de Archivos Militares. La Junta de Archivos Militares es el máximo órgano consultivo del Ministro de Defensa en materia de archivos. Artículo 7. Competencias de la Junta de Archivos Militares. Además de todas aquellas previstas por el presente Reglamento, la Junta de Archivos Militares tendrá como funciones esenciales las siguientes: a) Promover el desarrollo normativo y la unificación de criterios sobre archivos militares. b) Asesorar la coordinación y la planificación de las actuaciones con respecto al patrimonio documental militar. Artículo 8. Dependencia y composición de la Junta de Archivos Militares. La Junta de Archivos Militares dependerá orgánica y funcionalmente del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, y será presidida por el Ministro o persona en quien delegue. En la Junta estarán representados los archivos de los tres Ejércitos, así como el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa. Asimismo, podrán formar parte de la misma dos expertos en Archivística e Historia, respectivamente, designados por el Ministro de Defensa. Su composición será determinada por Orden ministerial. Artículo 9. Periodicidad de reuniones de la Junta de Archivos Militares. La Junta de Archivos Militares se reunirá, al menos, tres veces al año a requerimiento de su presidente. Artículo 10. Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa. La Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa es el órgano específico del Ministerio de Defensa que estudia y dictamina las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración militar, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos. Artículo 11. Competencias de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa. Son competencias concretas de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa: a) Dictaminar el expurgo o eliminación de documentos militares. b) Proponer los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los tipos de archivo a que se refiere el artículo 18 del presente Reglamento, así como las modificaciones que de tales plazos se considere necesario introducir. c) Proponer el régimen de acceso y utilización de los documentos y series documentales. d) Informar las solicitudes de acceso a documentos excluidos de la consulta pública en archivos militares, previstas en el artículo 57.1, párrafo b), de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español. La Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa aplicará y seguirá, en todo caso, los criterios, principios e instrucciones que establezca la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos prevista en el artículo 58 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, en los términos que fije su normativa de creación y funcionamiento. Artículo 12. Dependencia y composición de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa. La Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa dependerá orgánica y funcionalmente del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa y será presidida por el Ministro o persona en quien delegue. En la Comisión estarán representados el citado órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, los subsistemas archivísticos de los tres Ejércitos y el Subsistema Archivístico del órgano central del Ministerio. También formarán parte de la citada Comisión expertos en Archivística, Derecho Administrativo e Historia Contemporánea, designados por el Ministro de Defensa; formará parte, asimismo, de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, en cada caso, un vocal representante del órgano u organismos productores o gestores de los documentos a estudiar. Su composición será determinada por Orden ministerial. Artículo 13. Aprobación de los dictámenes de eliminación de documentos. Los dictámenes de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa serán elevados a la autoridad competente, para su aprobación, cuando contemplen propuestas de exclusión o eliminación de bienes del patrimonio documental, tal y como establece el artículo 55.1 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español. Artículo 14. Subcomisiones calificadoras. A iniciativa del presidente de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, ésta podrá crear en su seno cuantas subcomisiones sean necesarias. Podrán asesorar a dichas subcomisiones archiveros que desarrollen sus funciones en cualquiera de los centros del Sistema Archivístico de la Defensa, representantes técnicos y oficiales superiores de los organismos relacionados con la documentación a estudiar, que, por su función en dichos organismos, conozcan el carácter de los fondos sometidos a consideración. Artículo 15. Periodicidad de reuniones de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa. La Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa se reunirá, al menos, tres veces al año y siempre que sea convocada por su presidente. TÍTULO II Del Sistema Archivístico de la Defensa CAPÍTULO I De la composición y funcionamiento del Sistema Archivístico de la Defensa Artículo 16. Definición del Sistema Archivístico de la Defensa. Constituyen el Sistema Archivístico de la Defensa el conjunto de organismos que estructuran, conservan, controlan y tratan la documentación producida o conservada por la Administración militar en cada una de sus etapas, de acuerdo con las normas del presente Reglamento y aquellas otras que le sean de aplicación. Artículo 17. Elementos constitutivos del Sistema Archivístico de la Defensa. Integran el Sistema Archivístico de la Defensa: 1. Los órganos y unidades de dirección y planificación técnica integrados en el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa. 2. Los órganos asesores: La Junta de Archivos Militares y la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa. 3. Los restantes órganos y unidades de dirección y planificación técnica, así como la totalidad de los archivos militares como unidades ejecutivas en la gestión del patrimonio documental militar. Tales organismos se articularán en los siguientes subsistemas archivísticos: Subsistema Archivístico del Ejército de Tierra, Subsistema Archivístico de la Armada, Subsistema Archivístico del Ejército del Aire y Subsistema Archivístico del Órgano Central, que abarca todos los organismos dependientes del Ministerio de Defensa no incluidos en alguno de los subsistemas anteriores. Artículo 18. Tipos de archivos de los subsistemas archivísticos. Los subsistemas archivísticos integrantes del Sistema Archivístico de la Defensa estructurarán sus unidades de ejecución en diferentes tipos de archivos, en los que se custodiará sucesivamente la documentación, desde su producción por la actividad de los distintos organismos e instituciones militares, hasta su conservación definitiva: 1. Archivos de gestión de las propias oficinas productoras de los documentos, en los que se reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. 2. Archivos centrales, en los que se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de las unidades, centros y organismos (UCO), una vez finalizado su trámite y cuando su consulta administrativa no es continua. Conservarán la documentación por un plazo de cinco años, salvo las excepciones que puedan ser aprobadas por el Ministro de Defensa a propuesta de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa. 3. Archivos intermedios, a los que se transfieren los documentos desde los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores se hace esporádica y en los que permanecen hasta su eliminación o transferencia a un archivo histórico. 4. Archivos históricos, a los que se transfiere, o ha transferido, desde el archivo intermedio, la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa. En todo caso, no podrán transferirse a los archivos históricos documentos con menos de veinte años de antigüedad. 5. El Real Instituto y Observatorio de la Armada, el Instituto Hidrográfico de la Marina y el Servicio Geográfico del Ejército contarán en su seno con un archivo que podrá cubrir, para la documentación científica que produzcan, las etapas de archivo central, intermedio e histórico. La misma solución se podrá aplicar a los Centros Científicos Militares que para el desarrollo de sus competencias en el ámbito de la investigación necesiten disponer, de forma permanente, de los antecedentes recogidos en la documentación científica generada a lo largo de su existencia, siendo necesaria, en este caso, la aprobación del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa. Artículo 19. Archivos centrales. Los archivos centrales coordinarán y controlarán el funcionamiento de los distintos archivos de gestión en que se conserve la documentación tramitada por las unidades administrativas adscritas a los mismos. Existirán archivos centrales: 1. En cada centro directivo del Ministerio de Defensa. 2. En cada uno de los órganos que componen los Cuarteles Generales de los Ejércitos, la Fuerza y el Apoyo a la Fuerza. 3. En cada uno de los Cuarteles Generales de las regiones o zonas militares, marítimas y aéreas. 4. En todas y cada una de las unidades, buques, centros, organismos e instalaciones de todo tipo de los Ejércitos. 5. En cada una de las Delegaciones de Defensa. 6. En cada organismo militar autónomo o servicio descentralizado. Podrán, no obstante, por razones de economía y eficacia, concentrarse en un solo archivo central los de aquellas unidades u organismos que compartan un mismo edificio, base o acuartelamiento. Igualmente, podrán constituirse depósitos auxiliares de documentos, bajo la coordinación del archivo central, en aquellas dependencias del organismo ubicadas físicamente en edificios independientes. Artículo 20. Archivos intermedios. Los archivos intermedios coordinarán y controlarán el funcionamiento de los distintos archivos centrales que deban transferirles la documentación de acuerdo con la estructura de los subsistemas archivísticos. Existirán archivos intermedios: 1. En cada Cuartel General de los tres Ejércitos, con las denominaciones siguientes: Archivo General del Cuartel General del Ejército, Archivo General del Cuartel General de la Armada y Archivo General del Cuartel General del Ejército del Aire, para los documentos conservados en la fase anterior por los archivos centrales de los organismos integrados en los citados Cuarteles Generales (Estados Mayores, Direcciones u otros), así como en los archivos centrales de sus respectivos mandos de personal, mandos de apoyo logístico y organismos análogos. 2. En el órgano central, con la denominación de Archivo General de Defensa, para los documentos relativos a los Cuerpos Comunes de las Fuerzas Armadas y los conservados en la fase anterior por los archivos centrales de los organismos integrados en el mencionado órgano central, así como los integrados en las Delegaciones de Defensa. 3. En cada Región o Zona Militar, Marítima o Aérea, para los documentos conservados en la fase anterior por los archivos centrales de las unidades, centros y organismos ubicadas en el marco de cada Ejército en tales ámbitos geográficos. Excepcionalmente, por razón de insularidad o extensión geográfica, podrá existir más de un Archivo Intermedio en una misma región o zona militar, aérea o marítima. En el caso concreto de los expedientes personales de tropa y marinería, tanto profesionales como de reemplazo, la documentación custodiada en los archivos de los centros de reclutamiento mantendrá un régimen especial, de tal manera que, a partir del momento en que dicho personal deje de constituir la reserva del servicio militar, sus expedientes personales serán trasferidos al archivo intermedio de la zona o región militar, aérea o marítima correspondiente, según el Ejército en que haya prestado servicio el personal en cuestión. El mismo criterio se seguirá con los expedientes del personal del Servicio de Formación de Cuadros de Mando conservados en los centros de reclutamiento. Artículo 21. Archivos históricos. Cada subsistema contará, al menos, con un archivo histórico. Todos los archivos históricos militares tendrán el carácter de Archivos Nacionales. CAPÍTULO II De la creación de archivos militares Artículo 22. Creación de Archivos Militares Nacionales. La creación, fusión o reordenación de los Archivos Militares Nacionales será realizada por Real Decreto, a propuesta del Ministro de Defensa, previo informe de la Junta de Archivos Militares, tal y como establece el artículo 61.2 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español. Artículo 23. Real Decreto de creación de Archivos Militares Nacionales. Todo Real Decreto de creación de Archivos Militares Nacionales, además de expresar el carácter nacional del archivo, deberá, en relación con éste, enunciar los criterios científicos e históricos que delimitan sus objetivos y los documentos que constituyan sus fondos iniciales, así como definir su estructura. Artículo 24. Creación de Archivos Militares no nacionales. La creación de Archivos Militares de rango inferior al nacional se atendrá a los procedimientos vigentes para la creación de órganos y unidades administrativas. CAPÍTULO III De las altas y bajas de documentos Artículo 25. Definición de documento. A los efectos de aplicación del presente Reglamento, se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones. Forman parte del patrimonio documental militar los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquiera de los organismos relacionados en el artículo 2, apartado 1, del presente Reglamento. Artículo 26. Definición de las altas de documentos. Relaciones de entrega. Las altas de documentos en los archivos militares, a partir de la etapa de archivo central, se producirán como consecuencia de los ingresos que se efectúen por cualquiera de las siguientes vías: 1. Por las transferencias regulares de fondos que se definen en el artículo 18 del presente Reglamento. 2. Por compraventa de documentos por el Estado. 3. Por donación, herencia o legado aceptados por el Estado. 4. Por el pago de deuda tributaria mediante entrega al Estado de Bienes del Patrimonio Histórico, contemplado en la misma Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. 5. Por depósito voluntario de documentos. 6. Por cualesquiera otros actos de adquisición «inter vivos» o «mortis causa» de la posesión, los derechos reales o el dominio contemplados por el ordenamiento jurídico que puedan ejercerse sobre fondos documentales. Toda entrada de documentos en los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa irá acompañada del acta o relación de entrega correspondiente, ajustada al modelo normalizado que determine el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, previo informe de la Junta de Archivos Militares. Las transferencias que impliquen cambios en la responsabilidad de custodia de ficheros automatizados conteniendo datos de carácter personal, inscritos en el Registro General de Protección de Datos, serán comunicadas a la Agencia de Protección de Datos, con el fin de actualizar la información sobre su ubicación y sus responsables, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 8, apartado 1, del Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal. Los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa no podrán proceder al alta de documentos en soporte informático conteniendo datos de carácter personal que no están inscritos en el Registro General de Protección de Datos, excepto en aquellos casos en que se trate de ficheros considerados al margen del ámbito de aplicación de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal, de acuerdo con el artículo 2, apartado 2, de la citada Ley Orgánica. Artículo 27. Registro General de Altas de Documentos. Los archivos militares llevarán, además, un Registro General de Altas de Documentos, correspondiente a los que ingresen en los mismos en virtud de las actas y relaciones de entrega citadas en el artículo anterior. Este Registro se estructurará de acuerdo con los criterios que fije la Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Educación y Cultura para el Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos. En el mencionado Registro se anotarán, al menos, los siguientes datos: a) Número de orden del ingreso. b) Fecha de entrada de los documentos en el archivo. c) Institución, organismo o persona física o jurídica productora. d) Institución, organismo o persona física o jurídica remitente. e) Identificación genérica de los fondos. f) Fechas extremas de la documentación. g) Número de unidades de conservación ingresadas. h) Localización topográfica. i) Titularidad. j) Forma de ingreso. k) Observaciones. Artículo 28. Definición de las bajas de documentos. Los documentos de los archivos militares causarán baja por razones ordinarias o extraordinarias; estas últimas podrán ser, a su vez, accidentales o voluntarias. Artículo 29. Bajas ordinarias. Las bajas ordinarias de documentos en los archivos militares se producirán mediante la salida definitiva de documentos por transferencia de éstos a otro archivo del sistema o bien por eliminación física, cuando ésta proceda de acuerdo con lo preceptuado en el presente Reglamento. Artículo 30. Bajas extraordinarias. 1. Las pérdidas documentales derivadas de accidentes, catástrofes naturales, incendios, robos, hurtos o cual quier otra causa no contemplada en el punto anterior se considerarán bajas accidentales de carácter extraordinario y como tales se anotarán en el Registro General de Bajas, previa comunicación de las mismas al órgano competente en la gestión del patrimonio documental militar correspondiente y tras la apertura por éste de expediente informativo, del que se concluirá la existencia o no de actitudes dolosas o negligentes en las circunstancias que dieron lugar a tales pérdidas e independientemente de las responsabilidades administrativas o penales que cupiera exigir. 2. También podrán producirse bajas por las permutas que contempla el artículo 34 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, así como por intercambio o cesión entre archivos del Sistema Archivístico de la Defensa. Además de las garantías que contempla el citado artículo 34 de la Ley 16/1985 para el caso de la permuta de bienes muebles de titularidad estatal entre Estados, las bajas anteriormente descritas, por permuta, intercambio o cesión, requerirán previo informe de la Junta de Archivos Militares. Asimismo, se considerarán bajas definitivas las producidas por la retirada de depósitos voluntarios, de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 35.5 del presente Reglamento. Las bajas contempladas en este punto tendrán el carácter de bajas extraordinarias voluntarias y como tales se anotarán en el Libro-Registro General de Bajas de Documentos. Artículo 31. Registro General de Bajas de Documentos. Las bajas definitivas de documentos se anotarán en un libro específico de Registro General de Bajas de Documentos. Este Registro se estructurará de acuerdo con los criterios que fije la Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Educación y Cultura para el Registro General de Salida Definitiva de Fondos y/o Documentos. En él se consignarán, al menos, los siguientes extremos: a) Número de orden de baja. b) Fecha de baja. c) Identificación genérica de la documentación y fechas extremas. d) Número de unidades de conservación que causan baja en el archivo. e) Localización topográfica. f) Carácter de la baja. g) Causa de la baja. h) Autoridad que aprueba la baja (cuando proceda). i) Observaciones. Artículo 32. Orden del Ministro de Defensa para la salida de documentos. De acuerdo con lo preceptuado en el artículo 63.2 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, los documentos custodiados en archivos históricos militares no podrán salir de sus locales sin previa autorización, que adoptará la forma de Orden del Ministro de Defensa. Artículo 33. Salidas temporales de documentos. 1. La salida temporal de documentos de un archivo del Sistema Archivístico de la Defensa, para su exhibición en exposiciones o muestras o para ser sometidos a procesos de reproducción o a tratamientos de restauración, deberá autorizarse por Orden del Ministro de Defensa. De dichas salidas temporales se llevará un registro, en el que se harán constar el número de orden de salida temporal, la signatura, una somera descripción del documento, la fecha de salida, el organismo o exposición a que son llevados los fondos, la fecha de su reintegro al archivo y las necesarias observaciones. 2. La tramitación de las solicitudes de salida temporal de documentos para exposiciones, exhibiciones o muestras se ajustará a la normativa técnica que elabore al efecto el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa. En todo caso, serán requisitos imprescindibles la Orden del Ministro de Defensa autorizando la salida, así como la garantía de cobertura de todo riesgo posible para las piezas solicitadas, mediante póliza de seguro, de acuerdo con la valoración establecida para las mismas. Artículo 34. Copias y préstamos de carácter administrativo. 1. Los archivos centrales e intermedios facilitarán a los organismos a que están adscritos o a los productores de los documentos que conservan, así como a los organismos autorizados por el ordenamiento jurídico, copias diligenciadas de los mismos, para los fines usuales de trámite, búsqueda de antecedentes e información administrativa. 2. Sólo en los casos en que resulte legalmente obligatorio, se podrán prestar los documentos originales, que deberán ser devueltos al archivo una vez finalizada su utilización a los fines citados. En este caso, la salida de documentos del archivo no requerirá Orden del Ministro de Defensa. Estas salidas temporales de documentos, que se ajustarán al tiempo estrictamente necesario para cumplir los fines legales antedichos, se anotarán en el libro de registro de salidas temporales de documentos contemplado en el artículo 33.1 de este Reglamento. Requerirán, en todo caso, autorización del director del centro, a quien se cursarán las solicitudes. 3. El organismo, oficina o entidad de la Administración que desee consultar o estudiar documentos originales con fines distintos a los de la información o consulta administrativa, el impulso del trámite o la resolución de los expedientes, se ajustará al régimen general de consulta en los archivos. Artículo 35. Depósitos voluntarios. 1. Los depósitos voluntarios de documentos tendrán carácter de contrato administrativo especial por satisfacer de forma directa o inmediata una finalidad pública de la específica competencia de la Administración y se formalizarán en contrato escrito. La elevación a escritura pública se regirá por la Ley 13/1995, de 18 de mayo, de Contratos de las Administraciones Públicas. 2. El contrato deberá ser suscrito por persona capaz de obligar a la entidad u organismo de que dependa el archivo y por el depositante o persona capacitada para obligarle. 3. Los documentos objeto de un contrato de depósito que ingresen en los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa se atendrán en todo momento al régimen general de tratamiento, acceso y conservación que se establece en el presente Reglamento, sin que puedan aceptarse cláusulas en ellos que establezcan restricciones o tratamientos especiales en su régimen. 4. De acuerdo con lo establecido en el artículo 27 del presente Reglamento, los ingresos por depósito voluntario se anotarán en el Registro General de Altas de Documentos. 5. Cuando el depósito se plantee por un plazo determinado de tiempo, a la finalización del mismo, caso de no renovarse, se procederá a dar de baja definitivamente a los documentos correspondientes al mismo, haciendo la anotación pertinente en el Libro-Registro General de Bajas. De igual manera, en los depósitos formalizados por tiempo indefinido, cuando el titular o los titulares de los documentos decidan levantar el depósito, se procederá a dar la baja definitiva a tales documentos, haciendo la oportuna anotación en el Libro-Registro General de Bajas. CAPÍTULO IV De la identificación de la estructura de los fondos Artículo 36. Definición del concepto de identificación. Se entiende por identificación el proceso de análisis e investigación a través del cual se analizan la organización y funciones de la Administración que produce los documentos, así como las series documentales en que se materializan tales funciones, como base para su posterior clasificación. Artículo 37. Clasificación. 1. La clasificación es la labor intelectual por la que se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo. Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanadas de un mismo órgano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones específicas. El fondo, en consecuencia, es un conjunto de series de la misma procedencia. 2. Los documentos de los archivos militares serán clasificados con un criterio orgánico funcional que tendrá como base el principio de procedencia. Artículo 38. Ordenación. Una vez identificadas las series, se establecerá la ordenación de las unidades documentales que las componen, siguiendo los criterios cronológicos, alfabéticos o numéricos que imponga la estructura de las series. CAPÍTULO V De la valoración de los documentos Artículo 39. Definición del concepto de valoración documental. Se entiende por valoración documental la investigación y el análisis de los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada una de las series documentales. Por lo tanto, el proceso de valoración establecerá las propuestas iniciales de los plazos de transferencia, la posible eliminación y el régimen de acceso de las mismas. Artículo 40. Proceso de valoración. Los archivos centrales e intermedios, en sus respectivos ámbitos de actuación, serán los responsables de poner en marcha los trabajos archivísticos tendentes a valorar las series documentales presentes en los mismos, con independencia de los trabajos coordinados de valoración que el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa pueda poner en marcha para series homogéneas y comunes a múltiples organismos. Artículo 41. Propuestas a la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa. Las propuestas que a partir de los citados trabajos de valoración formulen los directores de los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa se harán llegar, a través del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, a la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa para dictamen de las mismas. CAPÍTULO VI De la eliminación de documentos Artículo 42. Definición del concepto de eliminación documental. 1. A los efectos de aplicación del presente Reglamento, se entiende por eliminación de documentos la destrucción física de unidades o series documentales de acuerdo con lo determinado en el proceso de valoración documental. 2. La eliminación de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquiera de los organismos relacionados en el artículo 2, apartado 1, del presente Reglamento deberá ser autorizada por el Ministerio de Educación y Cultura, mediante el procedimiento que se detalla en el artículo 43 de este Reglamento. En ningún caso se podrán destruir documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de los entes públicos. Artículo 42. Definición del concepto de eliminación documental. 1. A los efectos de aplicación del presente Reglamento, se entiende por eliminación de documentos la destrucción física de unidades o series documentales de acuerdo con lo determinado en el proceso de valoración documental. 2. La eliminación de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquiera de los organismos relacionados en el artículo 2, apartado 1, del presente Reglamento deberá ser autorizada por el Subsecretario del Ministerio de Defensa, mediante el procedimiento que se detalla en el artículo 43 de este Reglamento. En ningún caso se podrán destruir documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de los entes públicos. Se modifica, en cuanto al órgano competente, por la disposición adicional 2.1 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre. Ref. BOE-A-2002-22192 Artículo 43. Proceso de eliminación documental. 1. El archivo al que pertenezcan los documentos o series documentales remitirá al órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa la pertinente propuesta de eliminación de documentos, que comprenderá los siguientes extremos: a) Informe conteniendo las conclusiones que, fruto del proceso de valoración, hagan aconsejable la eliminación, garantizando, en todo caso, que no serán destruidos documentos en los que subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos. b) Descripción de la documentación cuya eliminación se propone, con expresión de signaturas, organismo productor, fechas extremas, resumen de contenido y tipo de muestreo que se recomienda. 2. El órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa podrá solicitar al archivo que proponga la eliminación de documentos toda la información que considere necesaria para el estudio de su propuesta. Una vez considerada suficiente la información aportada por el archivo proponente, el expediente será remitido a la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa para que ésta emita el dictamen previsto en el artículo 11, a), del presente Reglamento. A continuación, el expediente será elevado al Ministro de Educación y Cultura para resolución definitiva, bien aprobando, bien desaprobando la eliminación propuesta, quien devolverá al órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa el expediente resuelto. 3. La eliminación se autorizará por Orden del Ministro de Educación y Cultura, que se insertará en el «Boletín Oficial del Estado», y de la que se dará traslado al archivo solicitante. 4. Una vez comunicada al archivo correspondiente la autorización para la destrucción, éste, en cada proceso de eliminación de documentos, deberá abrir un expediente, que incluirá: a) Una descripción de la documentación a destruir, con expresión de la signatura, organismo productor, resumen de contenido y fechas extremas. b) Documento resolutivo o traslado del mismo, por el que se autoriza la destrucción. c) Dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa y dictámenes de otras comisiones calificadoras que hayan podido intervenir. d) Memoria del muestreo de documentación a expurgar. e) Acta de eliminación. 5. Si la eliminación no fuese autorizada, la Orden del Ministro de Educación y Cultura se comunicará también al archivo proponente, no pudiendo presentarse nueva solicitud de eliminación de los documentos propuestos hasta pasados cinco años de la fecha de la denegación, a menos que el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa comunique que puede plantearse de nuevo la propuesta por haberse reconsiderado los criterios archivísticos aplicados en la primera valoración. Artículo 43. Proceso de eliminación documental. 1. El archivo al que pertenezcan los documentos o series documentales remitirá al órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa la pertinente propuesta de eliminación de documentos, que comprenderá los siguientes extremos: a) Informe conteniendo las conclusiones que, fruto del proceso de valoración, hagan aconsejable la eliminación, garantizando, en todo caso, que no serán destruidos documentos en los que subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos. b) Descripción de la documentación cuya eliminación se propone, con expresión de signaturas, organismo productor, fechas extremas, resumen de contenido y tipo de muestreo que se recomienda. 2. El órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa podrá solicitar al archivo que proponga la eliminación de documentos toda la información que considere necesaria para el estudio de su propuesta. Una vez considerada suficiente la información aportada por el archivo proponente, el expediente será remitido a la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa para que ésta emita el dictamen previsto en el artículo 11, a), del presente Reglamento. A continuación, el expediente será elevado al Subsecretario del Ministerio de Defensa para resolución definitiva, bien aprobando, bien desaprobando la eliminación propuesta, quien devolverá al órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa el expediente resuelto. 3. La eliminación se autorizará por Orden del Subsecretario del Ministerio de Defensa, que se insertará en el «Boletín Oficial del Estado», y de la que se dará traslado al archivo solicitante. 4. Una vez comunicada al archivo correspondiente la autorización para la destrucción, éste, en cada proceso de eliminación de documentos, deberá abrir un expediente, que incluirá: a) Una descripción de la documentación a destruir, con expresión de la signatura, organismo productor, resumen de contenido y fechas extremas. b) Documento resolutivo o traslado del mismo, por el que se autoriza la destrucción. c) Dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa y dictámenes de otras comisiones calificadoras que hayan podido intervenir. d) Memoria del muestreo de documentación a expurgar. e) Acta de eliminación. 5. Si la eliminación no fuese autorizada, la Orden del Subsecretario del Ministerio de Defensa se comunicará también al archivo proponente, no pudiendo presentarse nueva solicitud de eliminación de los documentos propuestos hasta pasados cinco años de la fecha de la denegación, a menos que el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa comunique que puede plantearse de nuevo la propuesta por haberse reconsiderado los criterios archivísticos aplicados en la primera valoración. Se modifica, en cuanto al órgano competente, por la disposición adicional 2.1 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre. Ref. BOE-A-2002-22192 CAPÍTULO VII De la descripción de los documentos Artículo 44. Instrumentos de referencia y descripción. Los archivos históricos del Sistema Archivístico de la Defensa elaborarán, como instrumentos de referencia y descripción, las guías, inventarios, catálogos e índices de sus fondos documentales de acuerdo con la naturaleza de los mismos y las prioridades que fijen los programas de actuación. Artículo 45. Guías. Son guías los instrumentos que describen globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: Organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además de la información sumaria sobre el contenido documental, las guías recogerán información básica sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios. Artículo 46. Inventarios. Se considera inventario la relación, más o menos detallada, que describe las unidades de un fondo, siguiendo su organización en series documentales. Los asientos del inventario deben recoger, imprescindiblemente, la signatura o signaturas de las unidades descritas, el tipo documental y las fechas que comprende la documentación. El inventario deberá incluir una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y completarse con los índices correspondientes. Artículo 47. Prioridad del inventario. El inventario será el instrumento de referencia y descripción fundamental, básico y prioritario en los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa. Artículo 48. Catálogos. Se entiende por catálogo el instrumento que, con la finalidad de información sobre una materia u objeto específico, describe unidades documentales seleccionadas por el autor del propio catálogo en razón de su afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal, o por otro criterio subjetivo establecido de antemano. Artículo 49. Índices. Los índices son conjuntos de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción. Además de los índices complementarios que agrupan los encabezamientos recogidos en otros instrumentos de trabajo de los archivos, podrán elaborarse índices con carácter independiente, que recojan directamente los términos y datos contenidos en la documentación. La elaboración de índices automatizados que registren datos de carácter personal se restringirán a aquellos elementos necesarios para la localización de los documentos en el archivo y para garantizar el derecho de acceso de los usuarios. En todo caso, la creación de ficheros informáticos se realizará conforme a las exigencias y condiciones estipuladas en el artículo 6 del Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal. Artículo 50. Normas de descripción. El Ministro de Defensa, previo informe de la Junta de Archivos Militares, aprobará las normas técnicas necesarias sobre redacción de los instrumentos de referencia y descripción, con el fin de que presenten la mayor homogeneidad en los diferentes archivos militares. Artículo 51. Programa descriptivo. Los archivos militares incluirán en sus programas de actuación los proyectos de descripción de documentos atendiendo al siguiente orden de prioridades: 1. La realización de inventarios de los fondos carentes de ellos. 2. La realización de otros instrumentos susceptibles de ser integrados en los programas de actuación sobre el patrimonio documental militar. 3. La realización de instrumentos de referencia que se ajusten a las necesidades que planteen las demandas mayoritarias de los usuarios. Artículo 52. Acceso a los instrumentos de referencia y descripción. Los instrumentos de referencia y descripción de documentos definidos en este capítulo existentes en los archivos militares serán de libre acceso para las personas que los soliciten, salvo que la información que suministren se vea afectada por las restricciones de acceso que establece la legislación vigente. CAPÍTULO VIII De los servicios de información archivística Artículo 53. Difusión de la información archivística. 1. Los órganos y unidades administrativas competentes en la gestión del patrimonio documental militar, coordinados por el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, se encargarán de recoger, analizar y difundir la información de interés para los archivos y sus usuarios. 2. Son objetivos básicos en la información archivística: a) Confeccionar y mantener actualizado el censo de bienes integrantes del patrimonio documental militar, en colaboración con los servicios correspondientes de la Administración General del Estado en materia de Patrimonio Histórico. b) Confeccionar las estadísticas de archivos. c) Coordinar la realización de los proyectos incluidos en los planes nacionales de información sobre el patrimonio documental. d) Coordinar las actividades de información de los archivos militares. e) Confeccionar instrumentos de información de carácter general. f) Informar a las instituciones culturales y científicas, y a las personas que lo soliciten, de cuantos datos y noticias puedan interesarles en relación con las fuentes documentales y centros militares de consulta, orientándoles en su búsqueda y sobre las posibles restricciones de acceso a la documentación. Artículo 54. Instrumentos auxiliares en la difusión de la información. Además de la difusión que facilitan los instrumentos contemplados en los artículos anteriores, podrá proporcionarse información a los usuarios a través de otros instrumentos complementarios, tales como repertorios de fuentes, directorios de archivos, censos o cualesquiera otros, de acuerdo con las directrices definidas en los programas de actuación. Artículo 55. Censo de Archivos Militares Españoles. El órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa será responsable del mantenimiento del Censo de Archivos Militares Españoles y será el órgano a través del cual el Ministerio de Defensa colabore con la Administración competente en el mantenimiento del censo de bienes integrantes del patrimonio documental contemplado en el artículo 51.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Artículo 56. Red de intercambio de información. El órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa establecerá una red de intercambio de información para el desarrollo de las tareas de coordinación contempladas en los artículos anteriores y elaborará las normas básicas de actuación, los modelos de formularios de recogida de información, así como las normas técnicas para la utilización de soportes y medios informáticos. En todo caso, quedarán al margen de esta red los ficheros inscritos en el Registro General de Protección de Datos. Artículo 57. Publicación de instrumentos de descripción. 1. Los archivos militares y los órganos competentes en la gestión del patrimonio documental militar incluirán en sus programas de actuación los proyectos de publicación de los instrumentos de referencia y descripción de documentos, así como los repertorios, directorios y boletines informativos que consideren convenientes, justificando las razones de prioridad. 2. La propiedad intelectual de estos instrumentos corresponderá a las entidades u organismos responsables de los respectivos archivos u órganos de la Administración militar, cuando aquéllos hubieran sido redactados por personal vinculado a los mismos, respetando, en todo caso, el derecho moral de la autoría de tales instrumentos. En el caso de trabajos realizados por personal vinculado a otros organismos, la propiedad intelectual de estas publicaciones se fijará en convenio de colaboración. 3. La publicación total o parcial de los mismos no podrá realizarse por los autores o por terceras personas sin autorización de las entidades u organismos responsables de los archivos o servicios correspondientes, siempre que los autores tengan la condición de personal vinculado a los archivos militares. CAPÍTULO IX De la conservación de los documentos Sección 1.ª De los edificios, locales e instalaciones de archivos Artículo 58. Directrices sobre edificios y locales destinados a archivos. El Ministro de Defensa, a través del órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, en colaboración con el centro directivo del Ministerio de Defensa responsable del Patrimonio Inmueble de la Administración Militar, y de acuerdo con las directrices marcadas por la Administración del Estado competente en la protección del Patrimonio Histórico Español, redactará, previo informe de la Junta de Archivos Militares, las directrices de carácter técnico, sometidas a actualización periódica, referentes tanto a edificios y locales destinados a archivos, cuanto a sus instalaciones, procedimientos de control y cualquier otro aspecto que garantice su funcionalidad, así como la conservación y seguridad de sus fondos. Los proyectos de obra que se programen para edificios o locales adaptados o de nueva planta, así como los pliegos de bases para el suministro de instalaciones y materiales de los archivos, deberán ajustarse a las directrices aludidas en el párrafo primero de este artículo. Artículo 59. Zona de depósitos. Los archivos centrales, intermedios e históricos del Sistema Archivístico de la Defensa contarán con un área de depósitos destinada en exclusiva a la conservación de los documentos. Artículo 60. Unidades de conservación archivística. Los documentos conservados en los depósitos de los archivos centrales, intermedios e históricos se guardarán, clasificados y ordenados convenientemente, en los diversos tipos de contenedores que, de acuerdo con su formato físico, requieran; preferentemente y salvo las excepciones que lo impidan, tales contenedores se ajustarán a los formatos normalizados que se adopten para todo el Sistema Archivístico de la Defensa. Cada uno de tales contenedores constituirá una unidad de conservación archivística. Artículo 61. Signaturas. 1. En los depósitos de los archivos centrales, intermedios e históricos, toda unidad de conservación archivística contará con una signatura topográfica correlativa, por la que serán identificadas todas y cada una de las unidades documentales que contenga un archivo. Las citadas signaturas y sus respectivas identificaciones de contenido se anotarán en el Registro Topográfico que se llevará en cada archivo del sistema. 2. Los documentos que, por sus características materiales o de formato, no puedan alojarse en las unidades correspondientes sin menoscabo de su preservación, podrán conservarse en otras distintas, adecuadas a las características de tales documentos, siempre que quede constancia de su relación con el expediente del que forman parte y sin que la separación física del fondo de su procedencia pueda dar lugar a su adscripción posterior a fondos de otra procedencia o a colecciones. Sección 2.ª De la prevención del deterioro de los documentos en los archivos y de su restauración Artículo 62. Recuentos y otros controles. Laboratorios de restauración. 1. Con la periodicidad que se establezca, y de acuerdo con la normativa técnica que al efecto se desarrolle por los respectivos órganos competentes de cada subsistema archivístico en la gestión del patrimonio documental militar, en los archivos militares, a partir de la etapa de archivo central, se realizarán recuentos sistemáticos de las unidades de conservación archivística. Asimismo, se controlarán las condiciones ambientales, instalaciones y estado físico de los fondos. 2. Cua …