LEGIARTI000047269537 LEGI article/LEGI/ARTI/00/00/47/26/95/LEGIARTI000047269537.xml Article Annexe MODIFIE 2021-05-17 2022-11-16 AUTONOME Arrêté du 5 mai 2021 portant nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'Etat Arrêté du 5 mai 2021 portant nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'Etat Annexe ANNEXESommaire 1. Généralités1.1. Acquit libératoire du créancier1.2. Paiement à des représentants qualifiés1.3. Paiement des créances frappées d'opposition1.4. Relevé de prescription1.5. Paiement après réquisition du comptable1.6. Paiement par plan de facturation2. Dépenses de fonctionnement spécifiques2.1. Frais de déplacements temporaires2.2. Frais de changement de résidence2.3. Autres dépenses de fonctionnement3. Dépenses de personnel3.1. Rémunération principale3.2. Accessoires de traitement3.3. Indemnités3.4. Prestations sociales diverses3.5. Prestations d'action sociale des administrations3.6. Cotisations patronales des militaires4. Commande publique4.1. Marchés publics4.2. Autres contrats de la commande publique5. Dépenses d'intervention5.1. Subventions de fonctionnement5.2. Subventions d'investissement5.3. Prêts et avances remboursable accordés5.4. Dotations résultant des transferts de compétences5.5. Avances aux collectivités territoriales (programme 833)5.6. Dépenses directes (Bourses, allocations, secours, prestations au bénéfice de tiers…)5.7. Rentes mutualistes6. Opérations immobilières6.1. Acquisitions immobilières6.2. Prise à bail et conventions assimilées7. Exécution de décisions de justice7.1. Ordonnancement préalable7.2. Demande de paiement direct en cas d'absence d'ordonnancement dans le délai requis7.3. Transaction (hors commande publique)7.4. Paiement à des compagnies ou à des sociétés d'assurance à la suite de sinistres matériels et/ou corporels8. Frais de justice8.1. Frais de justice criminelle, correctionnelle et de police8.2. Frais assimilés aux frais de justice criminelle, correctionnelle et de police8.3. Dépenses d'aide juridictionnelle9. Pensions de l'Etat, accessoires de pensions et émoluments assimilés9.1. Mise en paiement9.2. Gestion9.3. Opérations de gestion proprement dites9.4. Retenues sur pension9.5. Paiement à des tiers9.6. Extinction de la pension10. Dépenses à l'étranger10.1. Dépenses de personnel10.2. Autres dépenses10.3. Marchés publics : Contrats, marchés de droit local, lettres de commande, devis10.4. Achats sur factures et mémoires10.5. Acquisitions immobilières10.6. Paiements à des tiers10.7. InterventionsAnnexe A - Mentions devant figurer sur les factures ou les mémoiresAnnexe B - Mentions devant figurer sur l'état liquidatif pour le paiement d'un acompteAnnexe C - Mentions devant figurer sur l'état liquidatif des révisions et/ou de l'actualisation des prixAnnexe D - Mentions relatives à l'affacturageAnnexe E - Mentions devant figurer dans un marché de partenariatAnnexe F - Mentions devant figurer dans un marché public faisant l'objet d'un écritAnnexe G - Mentions devant figurer dans un contrat de concession NATURE DES DÉPENSES PIÈCES NÉCESSAIRES AU COMPTABLE RÉFÉRENCES AUX TEXTES OU COMMENTAIRES 1. GÉNÉRALITÉS Communication des pièces protégées au titre du secret de la Défense Nationale :Les modalités d'accès aux pièces ayant un caractère classifié sont fixées par les dispositions en vigueur, dont principalement :- le code pénal ;- le code de la défense ;- la loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse ;- l'arrêté du 30 novembre 2011 portant approbation de l'instruction générale interministérielle n° 1300 sur la protection du secret de défense nationale.L'agent pouvant accéder aux secrets de la défense nationale doit réunir deux conditions cumulatives :- exercer une fonction ou une mission exigeant la connaissance d'informations classifiées : l'appréciation du besoin de connaître ou d'accéder à une information classifiée est effectuée dans les conditions prévues par l'article 20 de l'instruction précitée ;- être habilité : la décision d'habilitation est une autorisation délivrée à l'issue d'une procédure spécifique définie dans la présente instruction (articles 19 à 31), permettant à l'agent concerné d'avoir accès aux informations ou supports classifiés. La décision d'habilitation est assortie d'un engagement de respecter les obligations et les responsabilités liées à la protection des informations ou supports classifiés.Pour les régies d'Etat, les actes constitutifs peuvent, le cas échéant et selon les règles propres à chaque organisme public, définir les modalités de production des pièces classifiées. 1.1. ACQUIT LIBÉRATOIRE DU CRÉANCIER 1.1.1. Justification de l'identité ou de l'état civil 1.1.1.1. Justification de l'identité - Présentation d'une pièce d'identité ou d'une copie lisible : carte nationale d'identité, passeport, carte d'ancien combattant, carte d'invalide de guerre, carte d'invalide civil… ;ou- À défaut, le comptable doit faire constater la réalité du paiement dans les conditions du droit commun : preuve testimoniale ou quittance notariée. En cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, les administrations peuvent demander de manière motivée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, la présentation de l'original (article R. 113-6 du code des relations entre le public et l'administration).Conformément aux dispositions de l'instruction n° 89-41-B2-M0 du 3 avril 1989 relative à la simplification de la réglementation du paiement des dépenses publiques, la preuve de l'identité du bénéficiaire du paiement doit être apportée dans les cas où le paiement est effectué en numéraire à la caisse d'un comptable ou d'un régisseur.La preuve testimoniale est admise pour les paiements ne dépassant pas 1 500 €. Au-delà, une quittance notariée est nécessaire (art. 1359 du code civil et décret n° 2004-836 du 20 août 2004 portant modification de la procédure civile). 1.1.1.2. Justification de l'état civil Présentation du livret de famille (ou copie), présentation d'une copie ou d'un extrait de l'acte de naissance, extrait de l'acte d'enregistrement de la convention de PACS. 1.1.2. Justification du domicile bancaire Pièce attestant l'identification du nom du créancier et son numéro de compte bancaire :- RIB (coordonnées bancaires au format BIC-IBAN) ;ou- Pièce justificative de la dépense comportant les références bancaires complètes ;ou- Etat applicatif justifiant le changement de compte bancaire via la procédure de la mobilité bancaire ;ou- Etat applicatif de correction de domiciliation bancaire ;et, le cas échéant,- Certificat administratif de l'ordonnateur attestant le changement de coordonnées bancaires en cours d'exécution d'un contrat relevant de la commande publique. Le comptable est responsable du contrôle du caractère libératoire du paiement. Il doit pouvoir rapprocher les informations portées par les pièces justificatives de la dépense de celles présentes dans Chorus (fiche tiers Chorus validées par le pôle national de supervision des tiers).Les coordonnées bancaires peuvent être mentionnées sur les factures ou toutes autres pièces justificatives telles que, par exemple, les documents contractuels pour les marchés publics, la décision attributive pour les dépenses d'intervention, l'acte de vente ou le bail pour les opérations immobilières.Fiche 3 « Dépenses de l'Etat : Rôle des acteurs dans le contrôle des coordonnées bancaires » du kit « Vigilance dans la lutte contre l'escroquerie aux virements frauduleux ». 1.2. PAIEMENT À DES REPRÉSENTANTS QUALIFIÉS 1.2.1. Paiement à des mandataires 1.2.1.1. Mandataires de droit commun - Mandat sous seing privé ou authentique. La circulaire du 30 mars 1989, relative à la simplification de la réglementation du paiement des dépenses publiques, a prévu un seuil de 5 300 € au-delà duquel le paiement ne peut être fait au profit du mandataire que sur présentation d'un mandat authentique. Cette limite n'étant fixée par aucun texte législatif ou réglementaire opposable, il est recommandé, pour les créances d'un montant supérieur à ce seuil, de solliciter de la part du mandataire un acte authentique. En cas de refus de sa part, un mandat sous seing privé sert de pièce justificative au paiement. 1.2.1.2. Avocats - Relevé d'identité bancaire du compte ouvert au nom de la Caisse des règlements pécuniaires des avocats (CARPA) créée par le barreau auquel cet avocat est inscrit ;et Si le RIB n'indique que la CARPA, un tampon sur le RIB justifie le lien avec l'avocat. - Mandat sous seing privé ou authentique justifiant des pouvoirs de l'avocat. Uniquement si le délai d'un an prévu par l'article 420 du code de procédure civile est dépassé. 1.2.1.3. Huissiers La remise des pièces par le bénéficiaire à l'huissier de justice vaut mandat d'encaisser (article 18 du décret n° 56-222 du 29 février 1956 pris pour l'application de l'ordonnance du 2 novembre 1945 relative au statut des huissiers de justice). 1.2.1.4. Notaires - Attestation du notaire. Elle précise qu'il est chargé de la succession ou qu'il est le notaire de la personne qui doit recevoir les fonds. 1.2.1.5. Paiement d'opérations réalisées dans le cadre d'une convention de mandat 1.2.1.5.1. Pièces générales 1.2.1.5.1.1. Paiement de la rémunération du mandataire - Convention de mandat ;- Décompte. 1.2.1.5.1.2. Financement des opérations effectuées par un mandataire non doté d'un comptable public 1.2.1.5.1.2.1. En cas de versement d'avances au mandataire Premier paiement :- Convention de mandat et, le cas échéant, avenant.Autres paiements :- Décompte des opérations et de leur montant justifiant l'utilisation de la précédente avance ;- Pièces justificatives correspondantes prévues par la présente nomenclature selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations. 1.2.1.5.1.2.2. En cas de remboursement des dépenses payées par le mandataire Premier paiement :- Convention de mandat et, le cas échéant, avenant ;- Décompte des opérations effectuées ;- Pièces justificatives correspondantes prévues par la présente nomenclature selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations.Autres paiements :- Décompte des opérations effectuées ;- Pièces justificatives correspondantes prévues par la présente nomenclature selon la nature des dépenses afférentes à ces opérations. 1.2.1.5.1.3. Financement des opérations effectuées par un mandataire doté d'un comptable public 1.2.1.5.1.3.1. En cas de versement d'avances au mandataire Premier paiement :- Convention de mandat et, le cas échéant, avenant.Autres paiements :- Décompte des opérations et de leur montant justifiant l'utilisation de la précédente avance ;et- Attestation du comptable du mandataire certifiant que les paiements effectués par lui sont appuyés des pièces justificatives correspondantes prévues par la présente nomenclature, qu'il est en possession de toutes les pièces afférentes à ces opérations et qu'il a opéré ses contrôles conformément aux articles 19, 20 et 42 du décret GBCP. 1.2.1.5.1.3.2. En cas de remboursement des dépenses payées par le mandataire Premier paiement :- Convention de mandat et, le cas échéant, avenant ;- Décompte des opérations et de leur montant ;- Attestation du comptable du mandataire certifiant que les paiements effectués par lui sont appuyés des pièces justificatives correspondantes prévues par la présente nomenclature, qu'il est en possession de toutes les pièces afférentes à ces opérations et qu'il a opéré ses contrôles conformément aux articles 19, 20 et 42 du décret GBCP.Autres paiements :- Décompte des opérations et de leur montant ;et- Attestation du comptable du mandataire certifiant que les paiements effectués par lui sont appuyés des pièces justificatives correspondantes prévues par la présente nomenclature, qu'il est en possession de toutes les pièces afférentes à ces opérations et qu'il a opéré ses contrôles conformément aux articles 19, 20 et 42 du décret GBCP. 1.2.1.5.2. Conventions de mandat conclues avec Bpifrance Financement SA pour la gestion de certains dispositifs de soutien à l'économie 1.2.1.5.2.1. Prêts participatifs FDES - Pièces énumérées aux points 1.2.1.5.1.3.1. ou 1.2.1.5.1.3.2. à l'exception de l'attestation du comptable du mandataire ;- Attestation du mandataire certifiant que les paiements effectués par lui sont appuyés des pièces justificatives prévues par la convention et qu'il est en possession de toutes les pièces qui pourront être produites à la demande de l'administration. Dispositif prévu par l'article 39 de la loi n° 2020-935 du 30 juillet 2020 de finances rectificative pour 2020.L'attestation est validée par l'ordonnateur de la direction générale du Trésor.Elle est transmise au comptable public à l'appui des états mensuels pour imputation budgétaire sur le programme 862. 1.2.1.5.2.2. Appels en garantie de prêts garantis par l'Etat - Pièces énumérées aux points 1.2.1.5.1.3.1. ou 1.2.1.5.1.3.2. à l'exception de l'attestation du comptable du mandataire ;- Attestation du mandataire certifiant que les demandes d'appels en garantie reçues sont appuyées des pièces justificatives prévues par la convention et qu'il est en possession de toutes les pièces qui pourront être produites à la demande de l'administration. Dispositif prévu par l'article 6 de la loi n° 2020-289 du 23 mars 2020 de finances rectificative pour 2020. L'attestation est validée par l'ordonnateur de la direction générale du Trésor.Elle est transmise au comptable public à l'appui de chaque demande de paiement payée au mandataire, afin de lui permettre de décaisser les garanties au profit des banques. 1.2.2. Paiement de sommes dépendant de successions Le paiement d'une somme dépendant d'une succession nécessite de déterminer au préalable l'état liquidatif du partage. 1.2.2.1. Pièces communes - Acte de décès ;ou- Livret de famille. 1.2.2.2. Paiement aux héritiers - Certificat de propriété (délivré par le tribunal ou le notaire) ;ou- Jugement d'envoi en possession ;ou- Acte de notoriété (établi par un notaire) ;ou- Intitulé d'inventaire (établi par un notaire) ;ou, le cas échéant,- Attestation sur l'honneur de la qualité de l'héritier accompagnée d'une pièce justifiant du lien de parenté lorsque le montant de la dépense est inférieur ou égal à 1 500 €. La preuve de la qualité d'héritiers peut être apportée par tout moyen (article 730 du code civil). Toutefois, les pièces ci-contre permettent d'apporter facilement cette preuve.L'acte de notoriété ne peut plus être délivré par le greffe du tribunal d'instance (loi n° 2007-1787 du 20 décembre 2007 relative à la simplification du droit). L'acte doit être mentionné en marge de l'acte de décès.Article 1359 du code civil et décret n° 2004-836 du 20 août 2004 portant modification de la procédure civile. 1.2.2.3. Paiement aux légataires 1.2.2.3.1. Légataire universel - Expédition du testament ;etEn cas d'héritiers réservataires :- Preuve par tous les moyens de la délivrance du legs ;En l'absence d'héritiers réservataires :- Acte de notoriété établissant l'absence d'héritiers réservataires ;ou- Expédition du procès-verbal de l'ouverture et de l'état du testament (établi par un notaire) ;ou- Ordonnance d'envoi en possession délivrée par le greffe du tribunal. L'expédition désigne la copie de l'acte certifiée conforme à l'original par un officier public.Le legs universel correspond à la donation par le testateur de la totalité des biens qu'il laissera à son décès. La délivrance est donnée par les héritiers réservataires pour habiliter le légataire à exercer ses droits (article 1004 du code civil).Le testament peut être authentique, olographe ou mystique (article 1006 du code civil).Si le testament est olographe ou mystique (article 1007 du code civil applicable aux successions ouvertes à compter du 1er novembre 2017).Si le testament est olographe ou mystique et en cas d'opposition (article 1007 du code civil applicable aux successions ouvertes à compter du 1er novembre 2017).Le testament mystique est celui qui est écrit et signé par le testateur et présenté clos et scellé à un notaire qui dresse un acte de suscription devant deux témoins (article 976 du code civil).Le testament olographe est celui qui est entièrement écrit, daté et signé de la main du testateur (article 970 du code civil). 1.2.2.3.2. Légataire à titre universel ou légataire particulier - Expédition du testament ;et- Preuve de la délivrance du legs, donnée par les héritiers réservataires ou par le légataire universel. Selon les termes de l'article 1010 du code civil, le legs à titre universel est celui par lequel le testateur lègue une quote-part des biens dont la loi lui permet de disposer. Tout autre legs ne forme qu'une disposition à titre particulier.Article 1011 du code civil. 1.2.2.4. Paiement à un exécuteur testamentaire - Expédition du testament ;et- Acte de notoriété établissant l'absence d'héritier réservataire ou leur consentement ;et, le cas échéant,- Jugement d'envoi en possession délivrée par le greffe du tribunal. Si le testament est mystique ou olographe (article 1030-2 du code civil). 1.2.2.5. Paiement à un mandataire successoral - Convention signée des héritiers ;ou- Décision de justice nommant le mandataire successoral. Article 813 du code civil. 1.2.2.6. Paiement à un porte-fort - Attestation de porte-fort ;et- Le porte-fort doit prouver sa qualité héréditaire et celle de ses cohéritiers dans les conditions de droit commun. Arrêté du 24 décembre 2012 portant application des articles 25, 26, 32, 34, 35, 39 et 43 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et énumérant les moyens de règlement des dépenses publiques et les moyens d'encaissement des recettes publiques (article 8) : « Le notaire chargé du règlement d'une succession et se portant fort pour ses clients est habilité à recevoir toute somme due au titre de la succession. Un héritier ou indivisaire se portant fort pour la succession ou l'indivision est habilité, dans la limite de 2 500 euros, à recevoir toute somme due au titre de la succession ou de l'indivision ». 1.2.2.7. Successions non réclamées, en vacance ou en déshérence Le paiement des sommes dépendant de ces successions a lieu entre les mains du service chargé du Domaine. 1.2.2.7.1. Successions non réclamées - Ordonnance du président du tribunal judiciaire du lieu d'ouverture de la succession désignant le service chargé du Domaine en qualité d'administrateur provisoire. Pour les seules successions ouvertes avant le 1er janvier 2007 :Lorsque personne ne se présente pour réclamer une succession et qu'il n'existe pas d'héritiers connus ou que les héritiers connus y ont renoncé, cette succession est réputée non réclamée. La gestion de ces successions est confiée au service chargé du Domaine dont les pouvoirs sont définis par l'ordonnance de nomination (loi du 20 novembre 1940 et arrêté du 2 novembre 1971). 1.2.2.7.2. Successions vacantes - Jugement du tribunal judiciaire du lieu d'ouverture de la succession déclarant la vacance et désignant un curateur (le service chargé du Domaine) ;ou- Ordonnance rendue par le Président du tribunal judiciaire du lieu de l'ouverture de la succession désignant le service chargé du Domaine en qualité de curateur. Pour les successions ouvertes avant le 1er janvier 2007 (anciens articles 811 et s. du code civil) :Lorsque à l'expiration du délai imparti à compter de l'ouverture de la succession, il ne se présente personne qui réclame la succession, qu'il n'y a pas d'héritier connu ou que les héritiers connus y ont renoncé, cette succession est réputée vacante.Pour les successions ouvertes à compter du 1er janvier 2007 (articles 809 et s. du code civil) :Lorsque personne ne se présente pour réclamer la succession et qu'il n'y a pas d'héritier connu, que tous les héritiers connus ont renoncé à la succession ou que, après l'expiration d'un délai de 6 mois depuis l'ouverture de la succession, les héritiers connus n'ont pas opté, de manière tacite ou expresse, cette succession est réputée vacante. 1.2.2.7.3. Successions en déshérence - Ordonnance d'envoi en possession définitive délivrée par le greffe du tribunal judiciaire. Pour les successions ouvertes avant le 1er janvier 2007 : anciens articles 768 et 770 du code civil.Pour les successions ouvertes à compter du 1er janvier 2007 : article 811 du code civil (« Lorsque l'Etat prétend à la succession d'une personne sans héritier ou à une succession abandonnée, il doit en demander l'envoi en possession au tribunal »). 1.2.3. Autres cas 1.2.3.1. Paiement de sommes dues à des donataires - Expédition du contrat de donation (avec mention expresse de l'acceptation du donataire) ;ou- Expédition de l'offre de donation et de l'acceptation (forme authentique dans les deux cas). Tout acte de donation doit être passé devant notaire (article 931 du code civil).La donation n'engagera le donateur, et ne produira aucun effet, que du jour qu'elle aura été acceptée en terme exprès (article 932 du code civil). 1.2.3.2. Paiement des sommes dues à des créanciers absents - Jugement de présomption d'absence ;ou- Jugement déclaratif d'absence. Pour le paiement entre les mains de l'administrateur des biens : articles 112 et suivants du code civil.Pour le paiement entre les mains des ayants droit : articles 122 et suivants du code civil. Le jugement déclaratif d'absence emporte les mêmes conséquences que le décès. 1.2.4. Paiement à des mineurs ou à des incapables majeurs 1.2.4.1. Paiement à des mineurs Le mineur non émancipé est normalement représenté par un administrateur légal qui a qualité pour recevoir les sommes qui lui sont dues.Le paiement effectué sur le compte bancaire d'un mineur est valide à condition que l'accord du représentant légal soit produit à l'appui de chaque versement, sauf exception. 1.2.4.1.1. Sous le régime de l'administration légale pure et simple ou sous le régime de l'administration légale sous contrôle judiciaire Pièces justifiant de la qualité de représentant légal :- Livret de famille ;ou- Acte de naissance de l'enfant mineur ;et, le cas échéant,- Ordonnance du juge des tutelles autorisant le paiement des sommes entrant dans le patrimoine successoral. Articles 387 et suivants du code civil. 1.2.4.1.2. Cas particulier du parent dont la filiation à l'égard de l'enfant est établie plus d'un an après la naissance ou judiciairement (article 372, alinéa 3 du code civil) Pièces justifiant de la qualité de représentant du mineur :- Déclaration conjointe devant le greffier en chef du tribunal judiciaire ;ou- Décision du juge aux affaires familiales. Article 372, alinéas 2 et 3 du code civil.La déclaration conjointe d'exercice de l'autorité parentale n'est pas portée en marge de l'acte de naissance. 1.2.4.1.3. Mineur adopté - Extrait du registre d'état civil où est transcrite la décision d'adoption qui justifie de la qualité de représentant du mineur. 1.2.4.1.4. Mineur sous tutelle - Expédition du testament ou de la déclaration contenant la nomination du tuteur ;ou- Extrait ou copie délivré par le greffe de la décision du conseil de famille qui a nommé le tuteur datif ;ou- Extrait ou copie du jugement délivré par le greffe qui a organisé la tutelle spéciale ;et- Acquit du tuteur. Articles 408 et 504 du code civil. Décret n° 2008-1484 du 22 décembre 2008.L'acceptation d'un paiement fait par l'Etat ne peut constituer qu'un acte d'administration et non un acte de disposition. La quittance donnée par le tuteur ne vaut qu'acceptation pour le compte du mineur et non acceptation du montant de la créance. 1.2.4.1.5. Mineur émancipé - Livret de famille mentionnant le mariage ;ou- Acte de mariage ;ou- Jugement qui a prononcé l'émancipation ;ou- Déclaration des parents ou du conseil de famille reçue par le juge des tutelles. Le mineur émancipé est capable, comme un majeur, de tous les actes de la vie civile (article 413-6 du code civil).Article 413-1 du code civil.Article 413-2 du code civil.Article 413-3 du code civil. 1.2.4.1.6. Mineur non accompagné - Déclaration établie et signée par deux témoins que le mineur est sans représentant légal et peut recevoir les sommes directement. 1.2.4.2. Paiement à des incapables majeurs Article 427 du code civil : les opérations bancaires d'encaissement, de paiement et de gestion patrimoniale effectuées au nom et pour le compte de la personne protégée sont réalisées exclusivement au moyen des comptes ouverts au nom de celle-ci. 1.2.4.2.1. Majeur en tutelle ou curatelle - Extrait délivré par le greffe du jugement portant ouverture de la tutelle ou de la curatelle et désignant le tuteur ou le curateur ou le cas échéant un mandataire judiciaire ;- Certificat de non-recours contre le jugement à moins que l'exécution provisoire n'ait été ordonnée ;et, le cas échéant,- Délibération du conseil de famille qui a désigné le tuteur ;et, le cas échéant,- Autorisation du conseil de famille ou acquit du curateur et/ou autorisation du juge des tutelles. Article 447 du code civil : le tuteur ou le curateur est désigné par le juge.Article 450 du code civil : un mandataire judiciaire est nommé si aucun membre de la famille ou aucun proche ne peut assumer la tutelle ou la curatelle.Article 1223-2 du code de procédure civile. 1.2.4.2.2. Majeur soumis à protection du fait d'un mandat de protection future - Mandat sous seing privé ou notarié visé par le greffier. Article 481 du code civil. 1.2.4.2.3. Majeur soumis au régime de l'habilitation familiale - Jugement statuant sur l'étendue de l'habilitation et désignant la personne habilitée. Articles 494-1 et suivants du code civil. 1.2.5. Paiement des sommes dues à des personnes morales 1.2.5.1. Paiement des sommes dues à des groupements dotés de la personnalité morale Le paiement par virement à un compte ouvert au nom de la personne morale dispense celle-ci de produire les pièces justificatives.Le paiement à des groupements de fait (associations ou sociétés) se traduit soit par un paiement à un mandataire, soit par un paiement à celui qui a effectué la prestation. Si ce dernier n'est pas individualisable, il convient d'obtenir l'acquit de tous les associés. 1.2.5.1.1. Sociétés commerciales À défaut des mentions du registre du commerce et des sociétés sur la facture ou le mémoire :- Extrait des statuts délivrés par le greffe du tribunal de commerce ;ou- Extrait de l'acte de société délivré par un notaire ;ou- Extrait du journal d'annonces légales (ex : BODACC) qui a publié les statuts de la société. 1.2.5.1.2. Associations - Statuts mentionnant la date de la publication au Journal officiel, à défaut du numéro SIRET ;ou- Référence de la publication au Journal officiel. Seule la publication au Journal officiel permet de doter l'association de la personnalité morale ; à défaut de publication, elle est considérée comme un groupement de fait.Conformément à l'article R. 123-220 du code de commerce, une association doit avoir un numéro SIRET si elle répond à l'une des 3 conditions suivantes :- l'association est employeur de personnel salarié ;- l'association est soumise à des obligations fiscales ;- l'association reçoit (ou souhaite recevoir) des subventions ou des paiements en provenance de l'Etat ou des collectivités territoriales. 1.2.5.2. Règlement de sommes dues à des créanciers en redressement judiciaire 1.2.5.2.1. Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement d'ouverture de redressement judiciaire - Jugement d'ouverture désignant un administrateur judiciaire ou un mandataire judiciaire et définissant, le cas échéant, sa mission ;ou- Extrait du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement ;ou- Exemplaire du journal d'annonces légales (ex : BODDAC) portant avis de l'ouverture d'une procédure de redressement. Articles L. 631-1 et suivants du code de commerce, et notamment l'article L. 631-14.La mission de l'administrateur est fixée par le tribunal. Il est chargé soit :- de surveiller les opérations de gestion ; le débiteur peut donner acquit ;- d'assister le créancier pour tous les actes concernant la gestion ; acquit conjoint ;- d'assurer seul, entièrement ou en partie l'administration de l'entreprise ; seul l'administrateur peut donner acquit.La désignation d'un administrateur judiciaire par le tribunal est facultative lorsque l'entreprise emploie moins de 20 salariés ou réalise un chiffre d'affaires inférieur à 3 millions d'euros hors taxes.Le mandataire judiciaire représente l'intérêt collectif des créanciers et informe le dirigeant sur ses devoirs et ses obligations, mais il ne le représente pas et ne l'assiste pas dans la gestion de l'entreprise. 1.2.5.2.2. Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement arrêtant soit un plan de continuation ou de redressement de l'entreprise, soit un plan de cession - Jugement indiquant, selon le cas, l'adoption du plan de continuation ou du plan de redressement ou du plan de cession ;ou- Exemplaire du journal d'annonces légales (ex : BODDAC) portant publication du jugement ;ou- Extrait du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement. 1.2.5.3. Règlement de sommes dues à des créanciers en liquidation 1.2.5.3.1. Liquidation amiable - Exemplaire du journal d'annonces légales (ex : BODDAC) ayant publié la décision prononçant la liquidation amiable de la société et la nomination du liquidateur. Article L. 237-18 du code de commerce : le liquidateur de la société peut être le gérant ou un associé. 1.2.5.3.2. Liquidation judiciaire - Jugement prononçant la liquidation judiciaire et nommant un liquidateur. Le paiement est effectué au profit du liquidateur. 1.2.5.4. Règlement de sommes dues à une société après sa liquidation 1.2.5.4.1. Liquidation judiciaire pour insuffisance d'actif - Jugement prononçant la réouverture de la liquidation et nomination du liquidateur. Article L. 643-13 du code de commerce. 1.2.5.4.2. Liquidation judiciaire pour extinction du passif et liquidation amiable - Extrait des statuts délivrés par le greffe du tribunal de commerce ;ou- Extrait de l'acte de société délivré par un notaire ;ou- Extrait du journal d'annonces légales (ex : BODDAC) qui a publié les statuts de la société. Paiement comme à des indivisaires :- obtention de l'acquit de tous les associés ;ou- paiement au mandataire, en cas de mandat donné par tous les associés ou sociétaires. 1.3. PAIEMENT DES CRÉANCES FRAPPÉES D'OPPOSITION Article 37 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 (GBCP) : « Toutes oppositions ou autres significations ayant pour objet d'arrêter un paiement doivent être faites entre les mains du comptable public ».Article 6 du décret n° 93-977 du 31 juillet 1993 relatif aux saisies et cessions notifiées aux comptables publics.Articles L. 143-1, L. 143-2 et R. 143-1 à R. 143-4 du code des procédures civiles d'exécution. 1.3.1. Oppositions sur créances non salariales 1.3.1.1. Saisie-attribution 1.3.1.1.1. Paiement à l'opposant - Acte de signification de l'opposition ;et- Certificat de non-contestation attestant qu'aucune contestation n'a été formée dans le mois suivant la dénonciation de la saisie au débiteur saisi ;ou- Déclaration du débiteur autorisant le tiers saisi à payer sans délai la créance objet de la saisie. Le principe de l'obligation de signification auprès du comptable public est posé par l'article R. 143-3 du code de procédures civiles d'exécution.Les mentions obligatoires de l'acte sont prévues aux articles R. 143-2 et R. 211-1 du code de procédures civiles d'exécution.Ce certificat est délivré par le greffe ou l'huissier ayant procédé à la saisie. 1.3.1.1.2. Paiement à l'opposé - Mainlevée de l'opposition. 1.3.1.2. Saisie administrative à tiers détenteur - Acte de saisie. 1.3.1.3. Cession et nantissement de créance 1.3.1.3.1. Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d'un nantissement, dans le cadre de la loi Dailly - Notification de la cession ou du nantissement, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine ;et, le cas échéant,- Notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission. Articles L. 313-23 et s. du code monétaire et financier.L'article R. 313-15 du code monétaire et financier énonce les mentions obligatoires que doit revêtir la notification.Le bordereau de cession ou de nantissement n'a pas à être produit au comptable assignataire. 1.3.1.3.2. Paiement à un cessionnaire ou bénéficiaire de nantissement de droit commun - Exemplaire original de signification de la cession ou du nantissement ;ou- Notification de la cession ou du nantissement par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ;et- Original de l'acte de cession ou de nantissement. Article 1690 du code civil.L'acte de signification ou de notification énonce la qualité du comptable assignataire, du cédant ou du créancier à l'initiative du nantissement, du cessionnaire ou du bénéficiaire du nantissement, et désigne la créance cédée ou nantie.Sur la cession, articles 1321 et suivants du code civil.Sur le nantissement, articles 2355 et suivants du code civil. 1.3.1.3.3. Paiement au cédant ou au créancier à l'initiative du nantissement - Mainlevée de la cession ou du nantissement donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine ;ou- Pour une cession ou un nantissement de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire ou le bénéficiaire du nantissement par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. 1.3.2. Oppositions sur créances salariales 1.3.2.1. Cession ou saisie des rémunérations 1.3.2.1.1. Cession - Notification de l'acte de cession par le secrétariat du greffe du tribunal ;- Domiciliation bancaire. Indication du montant initial de la cession, du nombre de mensualités et du montant de la mensualité. 1.3.2.1.2. Saisie des rémunérations - Notification de l'acte de saisie établi par le secrétariat-greffe du tribunal. L'acte de notification doit énoncer la qualité du saisi, du saisissant, la somme pour laquelle est pratiquée la saisie, le mode de calcul de la fraction saisissable et la désignation de la créance saisie. 1.3.2.2. Oppositions pratiquées en vertu des créances alimentaires - Demande de paiement direct formulée par un huissier de justice ou un organisme débiteur de prestations familiales agissant pour le compte d'un créancier d'aliments, sous forme de lettre recommandée avec demande d'avis de réception ;- Domiciliation bancaire. 1.3.2.3. Saisie administrative à tiers détenteur - Acte de saisie. Acte signé par le comptable chargé du recouvrement.Indication sur l'acte de la date de naissance du débiteur. 1.4. RELEVÉ DE PRESCRIPTION - Décision relevant la prescription ;ou- Acte interruptif de prescription. Décret n° 99-89 du 8 février 1999 : en fonction de la nature de la créance et de son montant, la décision de relèvement est prise conjointement par le ministre ordonnateur et le ministre en charge du budget ou par l'ordonnateur secondaire après avis simple du comptable assignataire.L'instruction n° 99-066-B1-B2 du 14 juin 1999 relative à la prescription quadriennale décrit la procédure de relèvement de prescription. 1.5. PAIEMENT APRÈS RÉQUISITION DU COMPTABLE - Décision de l'ordonnateur de requérir le comptable. Articles 38 et 136 du décret GBCP.La volonté de l'ordonnateur de passer outre la suspension de paiement du comptable public est exprimée sans équivoque dans l'ordre de réquisition qui doit :- être formulé par écrit (lettre de l'ordonnateur au comptable assignataire) ;- être dépourvu de caractère général ou permanent ;- se rapporter à une dépense déterminée (mention des références de la dépense dont le paiement est suspendu, de l'objet, du montant et de la liquidation de cette dépense, de l'identification du créancier) ;- préciser les motifs de la réquisition ;- être signé par l'ordonnateur. 1.6. PAIEMENT PAR PLAN DE FACTURATION Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (article 32).Arrêté du 30 décembre 2013 portant détermination des dépenses de l'Etat payées sans ordonnancement, sans ordonnancement préalable et avant service fait (article 4-7°).Rubrique dédiée dans le recueil des règles de comptabilité budgétaire de l'Etat diffusé par la Direction du budget, pris en application du décret GBCP.Les marchés publics comportant une avance, des pénalités ou des retenues de garanties ne peuvent être exécutés selon un plan de facturation.Une dépense récurrente exécutée selon un plan de facturation constitue une dépense payée sans ordonnancement préalable ; toutefois, le comptable doit disposer de la convention de règlement (ou décision ou contrat) avant sa mise en exécution.Le plan de facturation peut être formalisé de diverses manières (convention de règlement, décision, contrat…) considérant qu'il traite à la fois de la commande publique, de baux, de subventions, mais également de rentes.Les paiements s'effectuent en respectant les échéances prévues dans la convention de règlement et rattachées à l'engagement juridique Chorus. Les demandes de paiement constituées en cours d'exercice sont comptabilisées à l'appui de la convention précitée.Un état récapitulatif des règlements obtenus dans le cadre de l'exécution d'un plan de facturation est émis par le bénéficiaire des paiements à la dernière échéance du plan.Un ordre de payer périodique est établi par l'ordonnateur lors du dernier règlement de l'exercice. Si le plan de facturation est pluriannuel, un ordre de payer périodique est établi avant la clôture de chaque exercice comptable, sauf pour le dernier exercice où il est établi lors du dernier règlement (cf. modèles diffusés en annexe de la note n° 2014-02-449 du 9 juillet 2014).Des factures régularisant le montant total réellement dû au fournisseur (pour une période donnée ou pour l'ensemble de la durée de l'engagement) peuvent être payées en dehors du plan de facturation préétabli. 1.6.1. Plan de facturation infra annuel Au moment de la création du plan de facturation dans Chorus :- Convention de règlement ;ou- Contrat ou décision précisant les échéances du plan.À la dernière échéance du plan de facturation :- Ordre de payer périodique ;et- Etat récapitulatif des montants versés. 1.6.2. Plan de facturation pluriannuel Au moment de la création du plan de facturation dans Chorus :- Convention de règlement ;ou- Contrat ou décision précisant les échéances du plan.À chaque fin d'exercice comptable :- Ordre de payer périodique.À la dernière échéance du plan de facturation :- Ordre de payer périodique ;et- Etat récapitulatif des montants versés. 2. DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT SPÉCIFIQUES 2.1. FRAIS DE DÉPLACEMENTS TEMPORAIRES Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de stage prévues à l'article 3-1 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.Guide des frais de déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat (publié par la DGAFP, édition 2019). Décret n° 91-430 du 7 mai 1991 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des ouvriers de l'Etat sur le territoire métropolitain de la France lorsqu'ils sont à la charge des budgets de l'Etat, des établissements publics nationaux à caractère administratif et de certains organismes subventionnés. Décret n° 2009-545 du 14 mai 2009 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires du personnel militaire.Arrêté du 20 juillet 2011 pris en application du décret n° 2009-545 du 14 mai 2009 et fixant les barèmes et les modalités d'indemnisation des déplacements temporaires du personnel militaire.Arrêté du 10 avril 2007 pris en application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les barèmes indemnitaires et les modalités d'indemnisation des personnels civils du ministère de la défense dans le cadre de leurs déplacements temporaires.Pour information, la liste ci-dessus n'est pas exhaustive. 2.1.1. Prise en charge directe par l'administration Les frais de déplacements temporaires sont pris en charge directement par l'administration conformément aux dispositions de l'article 5 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, selon les règles applicables à la commande publique.Les prestations peuvent être réservées auprès de fournisseurs directs (compagnies de transport, établissements hôteliers ou de restauration) ou d'agences de voyages. 2.1.1.1. Frais de transport 2.1.1.1.1. Titres de transport - Facture du prestataire de services ;- Le cas échéant, contrat ou convention. 2.1.1.1.2. Cartes d'abonnement - Facture. 2.1.1.2. Frais d'hébergement et de restauration 2.1.1.2.1. Appel à un établissement public de formation (stages) - Convention ;- Mémoire ou facture du directeur d'établissement ;ou- Etat récapitulatif des dépenses, visé par l'agent comptable de l'établissement. L'état récapitulatif des dépenses peut remplacer les deux pièces précédentes. 2.1.1.2.2. Autres prestataires directs (hôtel, restaurant) ou agences de voyage - Facture du prestataire de services ;- Le cas échéant, contrat ou convention. La facture doit comporter le détail des prestations effectuées et leurs bénéficiaires. À défaut, l'ordonnateur doit indiquer au comptable la liste des bénéficiaires, la durée de la mission ou du stage (jour et heure d'arrivée et de départ), le nombre de repas et nuitées et leur prix unitaire.Le contrat doit faire référence au décret relatif aux frais de déplacement dont il est fait application. 2.1.2. Remboursement de frais à l'agent Les justificatifs de paiement des frais dont l'agent demande le remboursement sont transmis à l'ordonnateur qui est seul compétent pour contrôler l'effectivité et le coût des frais exposés par l'agent en déplacement pour les besoins du service.Ainsi, ces dépenses sont, sauf exceptions, justifiées auprès du comptable public par un ordre de mission et un état de frais.L'automatisation des tâches et la dématérialisation des pièces justificatives (via l'application Chorus DTm, FDD, ou tout autre application interfacée avec Chorus) peuvent conduire à l'établissement d'un document unique et dématérialisé en lieu et place des pièces papiers (ordre de mission et état de frais). Dans ce cas, l'ordre de mission n'est pas à transmettre au comptable dès lors que les informations détaillées dans l'ordre de mission, tenant d'une part aux conditions du déplacement, et d'autres part, à l'engagement de la dépense, sont reportées sur l'état de frais dématérialisé. 2.1.2.1. Missions, tournées - Ordre de mission ;et- Etat de frais. L'ordre de mission peut être permanent et/ou collectif.L'intéressé ne peut signer lui-même son ordre de mission.La présentation de l'ordre de mission et de l'état de frais est laissée à la libre appréciation des services gestionnaires, sous réserve qu'ils comportent toutes les informations nécessaires aux contrôles du comptable, notamment au contrôle de l'exactitude la liquidation. 2.1.2.2. Intérim - Ordre de mission (ou décision fixant les conditions de l'intérim) ;et- Etat de frais. 2.1.2.3. Stages, concours, examens, sélections - Ordre de mission (ou convocation au stage) ;et- Etat de frais. L'ordre de mission doit mentionner les références aux dispositions réglementaires dont il est fait application selon qu'il s'agit d'un stage de formation continue ou de formation initiale (régime d'indemnisation spécifique) ou d'un déplacement pour subir des épreuves de concours, sélection ou examen. 2.1.3. Versement d'une avance sur frais Métropole et outre-mer :- Ordre de mission (ou décision fixant les conditions de l'intérim, ou convocation à un stage) ;- Etat de frais.Étranger :- Ordre de mission ;- Fiche d'allocation ou état de frais. L'état de frais de régularisation nécessaire au solde de l'avance doit mentionner les références de la demande d'avance et de son paiement.Étranger :L'avance est versée au vu d'une fiche d'allocation et d'un ordre de mission ou de déplacement (étant observé que la fiche d'allocation peut valoir ordre de mission).L'ordre de mission constitue la pièce justificative unique s'il présente les éléments suivants :- attestation des calculs de liquidation par l'ordonnateur ;- mention dans le titre de l'ordre de mission ou dans une zone de commentaires, qu'il s'agit d'un « document valant fiche d'allocation » de devises étrangères. 2.1.4. Transport du corps d'un agent décédé lors d'un déplacement temporaire - Facture. 2.1.5. Frais annexes - Facture. Constituent des frais annexes les frais de délivrance de passeports, de visas, vaccinations obligatoires, les taxes d'aéroports, autres taxes et impôts touchant les voyageurs (liste non exhaustive). 2.1.6. Carte affaires - Contrat d'ouverture de compte (dit « contrat d'entreprise ») entre l'émetteur et l'entité publique lors du premier paiement ;et, selon le cas :- Paiement des frais de déplacement temporaires : se reporter au point 2.1.2 ;- Paiement des frais de réception et de représentation : se reporter au point 2.3.1. ;- Paiement des frais annexes nécessités par la mission et justifiés par une facture ;- Prestations financières liées à la délivrance et à l'utilisation de la carte : facture de l'établissement financier ;- Frais d'opérations tenant à l'utilisation de la carte : éléments figurant dans l'état de frais ou relevé d'opérations. Instruction interministérielle n° NOR CPAZI1733974J du 11 décembre 2017 relative au déploiement et à l'utilisation de la carte affaire et de la carte d'achat.La carte affaires est une carte personnelle de paiement à débit différé, adossée sur le compte bancaire de l'agent, lui permettant d'être remboursé de ses frais professionnels avant que son compte ne soit effectivement débité. Ces frais recouvrent les frais de déplacement temporaires, y compris, le cas échéant, les frais annexes et les frais de réception et de représentation.Les frais annexes concernent les dépenses accessoires nécessaires à l'exécution de la mission (frais de documentation, location de salle, ou de matériel audiovisuel…). Ces derniers sont encadrés par l'entité publique dont dépendent les agents porteurs de carte affaires. 2.1.7. Carte voyagiste (ou carte logée) Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (article 32).Arrêté du 30 décembre 2013 portant détermination des dépenses de l'Etat payées sans ordonnancement, sans ordonnancement préalable et avant service fait (article 4-17°).Les dépenses payables par carte voyagiste s'inscrivent dans le cadre de l'article 5 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et de l'article 8 du décret n° 2009-945 du 14 mai 2009, visant le paiement direct du prestataire selon les règles applicables à la commande publique.La carte voyagiste est un moyen de règlement des marchés publics écrits à bons de commande consacrés aux voyages et déplacements effectués dans le cadre professionnel par le personnel (civil ou militaire) des entités publiques notamment pour des missions, congés bonifiés et changements de résidence. Ces marchés publics permettent la fourniture de titres de transport, de réservations hôtelières, de locations de courte durée de véhicules et de services annexes (frais de visa…). 2.1.7.1. Premier paiement - Marché ou convention, annexes financières le cas échéant ;- Convention de paiement rattachée à la carte voyagiste ;- Relevé d'opérations (ROP) du prestataire financier, enrichi des données exigées par l'annexe 3 du guide d'utilisation ou d'un protocole spécifique chargé de décrire le relevé. Le marché public doit explicitement autoriser le recours à la carte voyagiste comme mode de règlement.La convention passée avec le prestataire financier (créancier) ouvre le compte associé à la carte voyagiste. Elle définit les modalités de son fonctionnement et de paiement des relevés d'opérations (ROP) du prestataire financier, à échéance, par l'entité publique.Les informations portées par le ROP sont nécessaires aux contrôles du comptable, conformément à l'annexe 3 du guide d'utilisation.Pour des raisons techniques, les informations devant être obligatoirement portées par le ROP peuvent être aménagées : pour devenir la pièce justificative unique, le ROP devra être implémenté des champs identifiés dans le protocole spécifique ainsi signé.Le relevé d'opérations peut faire l'objet, à l'initiative de l'entité publique, d'un retraitement analytique conduisant à émettre plusieurs paiements pour un unique ROP d'origine émis par le prestataire financier. 2.1.7.2. Paiements suivants - Relevé d'opérations du prestataire financier. En cas d'absence d'informations obligatoires figurant au modèle-type de ROP, le comptable peut exiger tous documents complémentaires, notamment les factures du titulaire du marché acquittées par le prestataire financier et transmises à l'ordonnateur. 2.1.7.3. Commissions d'agences de voyages ou de fournisseurs spécialisés - Factures de l'agence de voyages ou du fournisseur spécialisé. Les commissions peuvent être versées, soit directement dans le cadre du relevé d'opérations, soit distinctement, en fonction des dispositions fixées par le marché public exécuté. Dans ce dernier cas, la facture référencera les opérations commandées par l'entité publique lui ayant été payées par le prestataire financier et servant de base au calcul de la commission. 2.2. FRAIS DE CHANGEMENT DE RÉSIDENCE Décret n° 90-437 du 28 mai 1990 (métropole).Circulaire du 22 septembre 2000 relative aux conditions et aux modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'Etat sur le territoire métropolitain de la France. Décret n° 89-271 du 12 avril 1989 (départements et régions d'outre-mer, Saint-Martin, Saint-Barthélémy et Saint-Pierre-et-Miquelon). Décret n° 98-844 du 22 septembre 1998 (collectivités d'outre-mer). Décret n° 91-430 du 7 mai 1991 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des ouvriers de l'Etat sur le territoire métropolitain de la France. Décret n° 86-416 du 12 mars 1986 (étranger).Pour le personnel militaire : Décret n° 2007-639 du 30 avril 2007 instituant une allocation d'accompagnement à la mobilité géographique dans les armées. Décret n° 2007-640 du 30 avril 2007 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les changements de résidence des militaires.Pour information, la liste ci-dessus n'est pas exhaustive.Les pièces mentionnées au point 2.2.1. peuvent faire l'objet de simplifications, conformément au schéma retenu pour les frais de déplacements temporaires, dans le cadre d'un dispositif validé de dématérialisation des pièces.L'automatisation des tâches et la dématérialisation des pièces justificatives peuvent conduire à l'établissement d'un document unique et dématérialisé en lieu et place des pièces papiers (état de frais et ordre de mutation). Cette dématérialisation doit être mise en œuvre via une application interfacée avec Chorus. Dans ce cas, et à condition que les informations tenant d'une part aux conditions du changement de résidence et d'autre part à l'engagement de la dépense soient reprises, l'état de frais de changement de résidence dématérialisé devient l'unique pièce justificative à transmettre au comptable. 2.2.1. Pièces générales - Ordre de mutation ou décision génératrice du droit ;- Etat de frais. L'ordre de mutation ou la décision génératrice du droit doit faire référence à l'article et au paragraphe du décret dont il est fait application.Cette pièce doit notamment mentionner la situation statutaire et le grade de l'agent, la résidence de départ, et celle de l'affectation et préciser si l'agent bénéficie ou non d'un logement meublé fourni par l'administration dans sa nouvelle résidence.L'état de frais doit comporter tous les éléments permettant de vérifier la liquidation des frais de changement de résidence conformément aux dispositions réglementaires applicables.À défaut, ces informations doivent figurer sur un ou des documents disjoints, également transmis au comptable.Ces pièces sont fournies au moment du versement de l'avance ou au moment du versement du solde (dans le cas où aucune avance n'a été demandée). 2.2.2. Versement d'une avance Se reporter au point 2.2.1. Pour l'étranger, article 29 du décret n° 86-416 du 12 mars 1986 : versement initial de 80 %.Pour les militaires, article 13 du décret n° 2007-640 du 30 avril 2007 : avance de 90 %. 2.2.3. Paiement du solde - Décompte (état de frais) ;- Le cas échéant, facture ;- Le cas échéant, attestation que les conditions de versement du solde sont remplies. Les factures ne sont pas à fournir si les mentions de liquidation appropriées figurent sur le décompte.L'attestation que les conditions de versement du solde sont remplies peut figurer sur le décompte. 2.2.4. Rapatriement au lieu de sa résidence habituelle du corps d'un agent ou d'un membre de sa famille décédé - Facture. 2.3. AUTRES DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT 2.3.1. Frais de représentation et de réception - Facture ;et- Déclaration de frais certifiée par l'ordonnateur, mentionnant la nature de la réception, la date, le relevé des frais exposés ainsi que leur montant global. Recueil des règles de comptabilité budgétaire de l'Etat publié par la Direction du budget.Les frais de représentation et de réception peuvent être pris en charge par une carte affaires.L'utilisation de la carte d'achat est par ailleurs autorisée, sauf dans le cadre de la mise en œuvre de la procédure simplifiée d'utilisation de la carte d'achat de niveau 1bis.Ces frais peuvent faire l'objet d'un remboursement à un agent qui a fait l'avance, ou directement au fournisseur.La déclaration de frais peut prendre la forme d'une demande de remboursement formalisée par un agent ayant fait l'avance des frais, ou d'une attestation contenant l'ensemble des mentions précisées à la présente rubrique.La certification de l'ordonnateur est destinée à attester du caractère public de la dépense.Le comptable public ne s'assure pas du rattachement effectif de la dépense au service ; cet examen relève d'un contrôle de légalité qu'il ne lui appartient pas d'exercer (Conseil d'Etat, arrêt n° 306960, 21 octobre 2009). 2.3.2. Dépenses liées aux élections politiques 2.3.2.1. Dépenses de propagande 2.3.2.1.1. Remboursement aux candidats des frais d'impression et d'affichage - Factures libellées au nom du candidat ou du candidat tête de liste ;et,- Etat liquidatif ;et, le cas échéant, Ces frais ne peuvent concerner que des dépenses effectuées par des entreprises professionnelles. Les prestations bénévoles, associatives ou militantes n'ouvrent pas droit à remboursement. - Subrogation du candidat au fournisseur ; Un arrêté fixe, pour chaque élection, les tarifs maxima de remboursement de ces frais. ou, lorsque le candidat a procédé à un recrutement de personnels,- Attestation du candidat ou de son mandataire ;et - Pièces justifiant le recrutement. Par exemple, contrat de travail, bulletin de paye, déclaration préalable d'embauche. 2.3.2.1.2. Frais d'adressage, de mise sous pli et d'acheminement des documents électoraux - Convention. Lorsque la préfecture a recours à une collectivité locale. 2.3.2.1.3. Indemnité allouée au secrétaire de la commission de propagande ou de la commission locale de contrôle - Etat de frais. Article R. 33, 2ᵉ alinéa du code électoral. 2.3.2.2. Dépenses de campagne - Décision de la Commission nationale des comptes de campagne et des financements politiques arrêtant le montant du remboursement forfaitaire dû par l'Etat. Article L. 52-15 du code électoral.La mise en paiement demandée par l'ordonnateur emporte attestation de l'éligibilité du candidat au remboursement (notamment au regard de son score électoral et du dépôt de sa déclaration de situation patrimoniale, le cas échéant). 2.3.2.3. Dépenses diverses d'impressions et de frais postaux - Facture. Frais divers ordonnancés par les préfectures. 2.3.2.4. Indemnités allouées aux électeurs sénatoriaux - Etat liquidatif. Articles L. 317 et R. 171 du code électoral. 2.3.3. Facturation interne - Facture interne générée par l'outil ;et, le cas échéant,- Facture de la dépense initiale, et la convention précisant les obligations réciproques des services de l'Etat. La facture de la dépense initiale est conservée par le comptable assignataire du cédant. Cette pièce n'est utile à la facturation interne que si les informations portées par la facturation interne, ou par Chorus, ne sont pas suffisamment précises. Les pièces sont à joindre à la demande de paiement au format dématérialisé. 2.3.4. Versement des prestations au volontaire dans le cadre d'un engagement de service civique - Contrat d'engagement de service public. Article L. 120-19 du code du service national.Article R. 121-25 du code du service national.L'engagement de service civique constitue une dépense de fonctionnement conformément au recueil des règles de comptabilité budgétaire de l'Etat publié par la Direction du budget (à distinguer du volontariat de service civique qui constitue une dépense de personnel).Ces prestations sont en principe prises en charge directement par le budget de fonctionnement de la personne publique d'accueil. Toutefois, certaines directions confient à l'ASP, par convention, le paiement de ces frais. Dans ce cas, les dépenses ne sont pas imputées sur le budget local, mais prises en charge directement par l'administration centrale. 3. DÉPENSES DE PERSONNEL Conformément à l'article 18 de l'arrêté du 22 mars 2018 relatif aux modalités d'établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des pièces justificatives et des documents de comptabilité des opérations de l'Etat pris en application des articles 51, 52, 150 et 164 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, les modalités de dématérialisation ne s'appliquent pas aux pièces justificatives relatives aux opérations de dépenses de personnel payées sans ordonnancement préalable (PSOP).La dématérialisation des pièces justificatives en PSOP est néanmoins possible dans les conditions prévues par l'arrêté du 2 avril 2019 relatif à la gestion dématérialisée des pièces justificatives des dépenses de personnel de l'Etat mises en paiement sans ordonnancement préalable.Les pièces justificatives non produites au comptable sont conservées par le service gestionnaire aux fins d'un éventuel contrôle.Pour les administrations autorisées par la DGFIP à mettre en œuvre un aménagement du listage des entrées mensuelles de la paye :- les mouvements générés automatiquement par l'outil informatique de l'ordonnateur et marqués « ** », ne sont pas appuyés de l'arrêté, de la décision au format papier : leur contenu est alors résumé sur le listage des entrées de paye ;- les mouvements ayant fait l'objet d'une intervention manuelle du gestionnaire et marqués « -- » sont justifiés dans les conditions habituelles (pièce au format papier, le cas échéant), sauf libellé contraire ou mouvement autoporteur.Les ordonnateurs transmettent aux comptables les certifications qu'ils délivrent et encourent une responsabilité dans les conditions fixées par la loi. Lorsque, à l'occasion de l'exercice de ses contrôles, le comptable public a constaté des irrégularités ou des inexactitudes dans les certifications de l'ordonnateur, il suspend le paiement et en informe l'ordonnateur.L'ordonnateur peut apporter au comptable, par certificat administratif, des précisions utiles à l'interprétation d'une pièce justificative ou des informations relatives à une situation de fait. 3.1. RÉMUNÉRATION PRINCIPALE 3.1.1. Prise en char …