HØJESTERETS DOM afsagt torsdag den 18. april 2024 Sag BS-49623/2023-HJR (1. afdeling) Dansk Forfatterforening som mandatar for Appellant, tidligere Sagsøger (advokat Kurt Helles Bardeleben og advokat

§ 4, nr.

1, er det arkivalier, som har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder, som skal bevares. Rigsarkivets vurdering af offentlige papirarkivaliers bevaringsværdi er bl.a. beskrevet i ”Redegørelse om bevaring og kassation af offentlige arki-valier og om Statens Arkivers virke i forbindelse hermed” af

1. november 2005 til Folketinget, som opsummerende beskriver, at der ved bevarings-vurderingen bl.a. lægges vægt på: • • om arkivalierne dokumenterer vidtrækkende eller generelle bestemmelser med virkning for hele samfundet og arkivalier, som dokumenterer effekten af disse, arkivalier, hvis informationer er grundlæggende for offentlig planlægning, 4 • • • om arkivalierne dokumenterer væsentlige beslutninger eller indgreb, som vedrører den enkelte borger om arkivalierne dokumenterer offentlig aktivitet, hvor udfaldet ikke er regelbundet og derfor uforudsigeligt om oplysningerne i sagerne er unikke eller findes i andre arkiver (redundans) Vurderingen af bevaringsværdighed foretages på emneniveau eller sags-type. Der foretages ikke en vurdering af den enkelte sag/dokument/oplys-ning, men af typen af sager, således at der er en dækkende dokumentation af det pågældende område med henblik på, at der foreligger tilstrækkelig dokumentation for beskrivelse og analyse af det danske samfund og dets udvikling i flest mulige aspekter. For den fremtidige beskrivelse af Danmarks historie og forskningen er det fagligt relevant, at alle arkivalier inden for et bevaringsværdigt emne-/sagsområde bevares. Hvis der kun bevares et udsnit af sager, er det van-skeligt for en forsker at vurdere, hvilke sager som er atypiske, og hvilke der er ”normale” , hvilket kan lede til fejlagtige konklusioner. Det er nødvendigt at kunne se sammenhænge og kontekst. Det gælder både i forhold til den konkrete sag og til hele sagsområder. Det vil fagligt være vanske-ligt at gennemføre forskning ud fra enkelte sager eller dokumenter, da det kræver et solidt kildegrundlag at kunne se sammenhænge i en forsknings-mæssig kontekst. I forhold til forskning har forskere brug for at kunne vurdere udsagns-værdi af alle dokumenter i en sag for korrekt gengivelse af begivenheder, afgørelser osv. For at kunne forstå rationaler, tilbøjeligheder og intentioner har forskere brug for den samlede kontekst og ikke kun enkelte sager eller dele af en sag. Forskere har endvidere ikke kun behov for at se en afgø-relse, men har behov for at kunne følge en sagsgang/proces og se ”mel-lemregningerne” , som i mange tilfælde rummer betydelige oplysninger, som gør forskeren i stand til at få historisk indsigt og kontekst for beslut-ninger eller videre forløb. Tilsvarende har borgere og myndigheder behov for at kunne se hele sagen for at forstå, hvad der er passeret i den pågældende sag, herunder ikke mindst, hvilke oplysninger som er indgået i sagen, og de eventuelle sags-skridt eller andre handlinger eller overvejelser, der har været i forbindelse med deres sagsbehandling. Ydermere vil enkelte sagsskridt eller oplysnin-ger i en sag kunne være af betydning i en eventuel retssag mod staten eller kommunerne for erstatningspådragende fejl begået mod en borger. 5 Det er således fagligt vigtigt, at der ikke ændres på historien, ved at enkeltdokumenter eller oplysninger fjernes fra en sag eller et sagsområde. Inden for den enkelte sag fastsætter Rigsarkivet således ikke bevarings- og kassationsbestemmelser på dokumentniveau, men gemmer hele den konkrete sag. Baggrunden for det er, at kassation på dokumentniveau ville være et brud på sagens integritet og dermed autenticitet og udfordrer genanvendelsen af den til både dokumentation og forskning, jf. ovenfor. Politiets Efterretningstjeneste (PET) er ligesom andre offentlige myndigheder forpligtet efter arkivloven til at overføre bevaringsværdige arkivalier til Rigsarkivet efter arkivloven. PETs opbevaring af arkivalier var tidligere reguleret af en aftale mellem Rigsarkivet og PET fra 1965, der bl.a. fastsatte nærmere kriterier for, hvilke sager der bør bevares. Denne aftale blev endeligt erstattet ved Rigsarkivets bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Politiets Efterretningstjeneste i
2. Denne bevarings- og kassationsbestemmelse havde afventet afslutningen af PET-kommissions arbejde. Rigsarkivet opbevarer i dag mere end 450 hyldekilometer papirarkivalier og mere end 500 terabyte digitalt skabte data fra offentlige myndigheders itsystemer og fra en del private foreninger, institutioner og personer. Rigsarkivet opbevarer som en del heraf store mængder af arkivalier fra offentlige myndigheder, som er eller tidligere var klassificeret eller fortro-lige, herunder bl.a. store mængder personoplysninger om private forhold bl.a. sundhedsoplysninger, sager inden for strafferetsplejen, sociale sager mv. Beskyttelsen af disse oplysninger sker ved de opsatte tilgængeligheds-frister i

kapitel 6, som fastlægger, hvornår offentlige myndig-heders arkivalier er tilgængelige for offentligheden. Det fremgår af arkiv-lovens § 22, at offentlige myndigheders arkivalier som udgangspunkt er tilgængelige, når de er 20 år. For så vidt angår beskyttelsen af personoplysninger om private forhold, fremgår det af

§ 23, stk.

1, at arkivenheder, som indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, er tilgængelige, når de er 75 år gamle. Det fremgår videre af

§ 23, stk.

2, at den afleverende myndighed kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv, fastsætte en kortere eller læn-gere tilgængelighedsfrist for arkivenheder, der er omfattet af stk. 1.

§ 27, stk.

1, giver endvidere de afleverende myndigheder mulighed for, efter drøftelse med det modtagende arkiv, at fastsætte en læn-gere tilgængelighedsfrist på op til 60 år, hvor dette er nødvendigt til be-skyttelse af væsentlige hensyn til: • statens sikkerhed eller rigets forsvar, 6 • • • • • rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herun-der forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige organisatio-ner, beskyttelse af vidner, sigtede eller andre i sager om strafferetslig eller disciplinær forfølgning, det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelse af det offentliges forretningsvirksomhed, enkeltpersoners eller private selskabers interesser i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om driftseller forretningsforhold eller lignende eller private eller offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. I særlige tilfælde kan der fastsættes en længere frist end 60 år. For statslige arkivalier kræver dette, at en sådan længere tilgængelighedsfrist fastsæt-tes af vedkommende minister efter forhandling med kulturministeren, jf.

§ 27, stk.

1. For PET er der indgået en sådan aftale, der efter ønske fra PET fastsætter en længere tilgængelighedsfrist på 80 år for arkivenheder, der indeholder særlige beskyttelsesværdige dokumenter. Ligesom i Danmark har der i mange europæiske lande såvel som andre vestlige lande, fx USA, været en lang tradition for bevaring af arkivalier fra den statslige sektor og andre dele af den offentlige forvaltning. Inden for de seneste fire årtier har der været fokus på at regulere opbevaringen af arkivalier ved lov. Ligesom i Danmark foretages bevaringen i de under-søgte lande på sagstype eller emneniveau, og de enkelte sager bevares normalt i deres helhed. Beskyttelsen af fortrolige oplysninger, som fx føl-somme personoplysninger, sker normalt ved fastsættelse af tilgængelig-hedsfrister, der fastlægger, hvornår sådanne arkivalier er tilgængelige for offentligheden. I lighed med Danmark er der i landene også i visse til-fælde mulighed for dispensation herfor. …
2. Rigsarkivets historie Den danske stat, tidligere kongen, har bevaret sine arkivalier siden middelalderen. I 1582 blev den verdslige centraladministrations arkivalier i det væsentlige samlet på Københavns slot. Og det er dette år, man har sat for Rigsarkivets grundlæggelse. Frem til 1889 hed dette arkiv det kgl. Gehejmearkiv. Som følge af udfordringer med at ministerier kunne aflevere nyere sager fra Enevælden til Det Kgl. Gehejmearkiv, grundet modstand fra den da-værende gehejmearkivar, blev Kongerigets Arkiv oprettet i 1861 som en selvstændig arkivenhed under Indenrigsministeriet. Kongerigets Arkiv 7 modtog både de ældre og nyere sager, der lå hos ministerierne. Det nuværende Rigsarkiv blev til ved en sammenlægning af Det Kgl. Gehejmearkiv og Kongerigets Arkiv i
3. Den første lov, der regulerede Rigsarkivets virke, var lov nr. 42 af
4. marts 1889 om oprettelse af et Rigsarkiv og om lønninger for de derved ansatte embeds- og bestillingsmænd. Ved loven blev Rigsarkivet formelt oprettet ved sammenlægningen af Det Kgl. Gehejmearkiv og Kongerigets Arkiv. Ud over bestemmelserne om oprettelse af Rigsarkivet, bestående af et hovedarkiv og tre provinsarkiver, og om lønnen for de der ansatte em-bedsmænd, indeholdt loven om arkivernes virksomhed kun, at hovedarki-vet – fra 1907 Rigsarkivet – skulle bestå af centraladministrationens arki-valier »så langt frem i tiden, som det måtte blive vedtaget af de enkelte mi-nisterier«, og at provinsarkiverne - fra 1907 landsarkiverne - dannes ved afleveringer fra vedkommende embedsarkiver, ligesom kommunale og godsarkiver kunne optages i dem. 1889-loven blev senere suppleret med lov nr. 152 af
5. april 1931 om oprettelse af et landsarkiv for de sønderjy-ske landsdele. I 1992 blev Rigsarkivet lagt sammen med landsarkiverne, Dansk Data Ar-kiv (DDA) og Erhvervsarkivet og blev til Statens Arkiver. I 2014 gennem-gik Statens Arkiver en organisationsændring og ændrede navn til Rigsar-kivet. Frem til arkivloven fra 1992 blev Rigsarkivets opgaveløsning reguleret i en række administrative forskrifter, herunder bl.a.: • • • Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 91 om statsinstitutionernes arkiver og deres forhold til Rigsarkivet og landsarkiverne af
6. februar
7. Denne bekendtgørelse fastsatte i § 7, at rigsarkivaren kunne fastsætte bestemmelser for, hvilke arkivalier som statens myndigheder kunne kassere, og hermed ikke aflevere til Rigsarki-vet, samt at dette kunne ske ved generel tilladelse til kassation af bestemte kategorier af arkivalier. Rigsarkivet udstedte med hjem-mel i § 7 bestemmelser for generelle tilladelser til kassation af stats-lige myndigheders arkivalier. Indenrigsministeriets bekendtgørelse nr. 201 om kassation i kommunernes arkiver af
8. april 1981, som ændret ved bekendtgørelse nr. 42 af
9. februar 1985, nr. 152 af
10. april 1985 samt nr. 65 af
11. januar
12. Spørgsmål om tilgængelighed til statslige arkivalier var nærmere behandlet i cirkulærer, som blev udstedt af rigsarkivaren, samt i aftaler med berørte myndigheder. 8 Loven fra 1889 efterlod en usikkerhed om Rigsarkivets retlige stilling. Den indeholdt alene en hjemmel for modtagelse af arkivalier fra den offentlige forvaltning, men regulerede ikke arkivernes funktioner i øvrigt, ligesom den ikke gav klar hjemmel til administrativ fastsættelse af regler om arkivalier. Med arkivloven af 1992 afløstes 1889-loven af tidssvarende be-stemmelser, der regulerede alle væsentlige dele af Rigsarkivets virksom-hed, således at der bl.a. blev skabt en klar hjemmel for Kulturministeriet til at udstede administrative forskrifter omkring bevaring og kassation, of-fentlighedens adgang til arkivalier mv. Det fremgår af 1992-lovens § 34, at loven også gælder for arkivalier, der er udfærdiget af en myndighed eller er kommet i en myndigheds besiddelse før lovens ikrafttræden. Arkivloven knytter sig til to lovgivningsområder. Dels er den en del af kulturbevaringslovgivningen på linje med fx museumsloven, dels er den en del af den almindelige forvaltningsretlige regulering, hvor den supple-rer bl.a. offentlighedsloven. I bemærkningerne til lovforslaget til arkivlov fra 1992, hedder det herom, at ”et grundlæggende element i en lovgivning på området er […] en fastlæggelse af de offentlige myndigheders ansvar med hensyn til bevaring af dokumentationsmateriale af væsentlig betyd-ning for borgernes retssikkerhed, det offentliges dokumentationsbehov samt for forståelsen af landets historie.” I forbindelse med gennemførelse af en ny lovgivning om behandling af personoplysninger ændredes arkivloven igen ved lov nr. 445 om ændring af lov om offentlige arkiver mv. af
13. maj
14. Hovedpunkterne i æn-dringen var navnlig: • • • • at der ikke skelnes mellem papirarkivalier og elektroniske arkiva-lier ved beslutning om bevaring af materiale med personoplysnin-ger at beskyttelsen af den personlige integritet hos de personer, om hvem der bevares oplysninger i offentlige arkiver, varetages ved inddragelse af Datatilsynet ved fastsættelse af generelle regler om offentlige arkivers behandling af personoplysninger et krav om høring af Datatilsynet ved afgørelser om adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold indførelse af en bestemmelse i arkivloven om de registreredes ret til indsigt i egne personoplysninger efter lov om behandling af personoplysninger 9 • • hjemmelsmæssig klarhed med hensyn til aflevering og bevaring af private arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger indførelse af en bestemmelse, som gav kulturministeren en udtrykkelig lovhjemmel til at delegere den mere detaljerede regelfastsættelse vedrørende bevaring og kassation samt en række andre for-hold af overvejende arkivteknisk karakter til rigsarkivaren. I 2002 blev der vedtaget en ny arkivlov, som i vidt omfang baserede sig på den eksisterende arkivlov, og den er i dag struktureret således: • • • • • • • • • • • • Kapitel 1: lovens anvendelsesområde Kapitel 2: offentlige arkiver og deres formål, samt Rigsarkivets heraldiske opgave og Rigsarkivets adgang til at opkræve vederlag Kapitel 3: bevaring og kassation af offentlige arkivalier Kapitel 4: aflevering af statslige arkivalier, herunder også statens ret til at vindicere statslige arkivalier Kapitel 5: aflevering af kommunale og regionale arkivalier Kapitel 6: tilgængelighed til offentlige arkivalier, der beskriver tidsfristerne for, hvornår der er umiddelbar adgang til arkivalier afle-veret til Rigsarkivet Kapitel 7: adgang til at søge om dispensation til at se ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, samt nedsættelse af et tilgængelighedsudvalg Kapitel 7a: ret til indsigt i egne personoplysninger Kapitel 8: benyttelse af offentlige arkivalier, herunder vilkår om fortrolighed og Rigsarkivets adgang til at stille vilkår, når der gives adgang til at se/indsigt i arkivalier, der ikke er umiddelbart tilgængelige Kapitel 10: klageregler Kapitel 11: private arkivalier Kapitel 12: straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser. Det fremgår af § 52, at loven også gælder for arkivalier, der er udfærdiget af en myndighed eller kommet i en myndigheds besiddelse før lovens ikrafttræden. Den seneste ændring af arkivloven fra 2002 var i 2020, hvor der indførtes en ret til indsigt i egne personoplysninger i arkivalier, som ikke er omfat-tet af databeskyttelsesforordningen. Det fremgår af bemærkningerne til forarbejderne til ændringsloven fra 2020, at ”Ændringen skal bl.a. sikre, at fx mennesker, der har været anbragt på et børnehjem eller under særfor-sorgen, sikres en ret til at se deres egne personoplysninger i sager på ar-kiv.” 10 Rigsarkivet opbevarer i dag mere end 500 hyldekilometer papirarkivalier og mere end 500 terabyte digitalt skabte data fra offentlige myndigheders itsystemer og fra en del private foreninger, institutioner og personer. Digitaliseringen af den offentlige forvaltning har betydet, at arkivalier i dag i al overvejende grad er digitalt skabt, så det er kun få steder, hvor der i dag skabes og arkiveres papirdokumenter. 4.

bestemmelser om Rigsarkivets opgave med at bevare offentlige myndigheders arkivalier Rigsarkivets opgaver reguleres af arkivloven og heraf afledte administra-tive forskrifter. 4.1

anvendelsesområde Det følger af

§ 1, stk.

1, at lovens bestemmelser om offentlige arkivalier gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvalt-ning og domstolene. Loven gælder således for både statslige, regionale og kommunale myndigheder og institutioner, og loven gælder for alle områder af de omfattede myndigheder og institutioners virksomhed, og dermed ikke kun for afgørelsessager, men også for faktisk forvaltnings-virksomhed som fx børnepasning, undervisning, patientbehandling, forsk-ning mv. Ved arkivalier forstås såvel skriftligt materiale som enhver anden art af materiale, der formidler information. Arkivaliebegrebet omfatter fx kort, tegninger, planer og fotografier, der enten opbevares på papir eller digi-talt. Radio- og TV-udsendelser er ikke omfattet af arkivloven. 4.2. Rigsarkivets formål Formålet med Rigsarkivet er beskrevet i

§ 4, der fastlægger følgende: ”§ 4.

Rigsarkivet har til formål

1. at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administra-tiv eller retlig betydning for borgere og myndigheder,
2. at sikre muligheden for kassation af ikkebevaringsværdige offentlige arkivalier i samarbejde med de myndigheder, der er omfattet af denne lov,
3. at stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål,
4. at vejlede borgere og myndigheder i benyttelse af arkivalier, 11
5. at udøve forskning og udbrede kendskabet til forskningens resultater.” Rigsarkivet har sammen med de øvrige offentlige arkiver som hovedfor-mål at bevare historisk værdifulde arkivalier og stille arkivalierne til rå-dighed for borgere og myndigheder som dokumentation eller til almen-kulturelle eller forskningsmæssige formål. Med henblik på at opfylde lovens formål stiller Rigsarkivet løbende arkivalier til rådighed for forskningsprojekter inden for

rammer. Rigsarkivets arkivalier anvendes ikke kun inden for den historiske forskning, men også inden for en række andre forskningsområder, som fx sundhedsvidenskab, klimaforskning, demografi, økonomi, sociologi, politologi, samfundsvidenskabelig forskning. … Herudover stiller Rigsarkivet arkivalier til rådighed for offentlige myndigheder i deres opgaveløsning. Ministerier, styrelser, kommuner, regioner og andre myndigheder kan hjemlåne deres papirarkivalier, som de selv har afleveret til Rigsarkivet. Ligeledes kan en myndighed hjemlåne arkiva-lier, der er afleveret fra andre myndigheder, hvis arkivalierne er relateret til et sagsområde, som myndigheden helt eller delvist har overtaget. Fx hjemlåner domstolene gamle domme, mens Ankestyrelsen hjemlåner arki-valier i forbindelse med sagsbehandling af arveretlige spørgsmål i forhold til bortadopterede. For så vidt angår arkivalier omfattet af databeskyttelsesforordningen, følges en særlig proces, hvor bl.a. Datatilsynet skal give samtykke, hvis afleverende myndighed skal have adgang til oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold. … 4.5.2. Rigsarkivet vurderer bevaring og kassation Rigsarkivet skal i henhold til

§ 4, nr.

1 og 2 og § 10, jf. arkivbekendtgørelsens § 4, stk. 1, og § 5, stk. 1, fortage en vurdering af og på baggrund heraf udarbejde bestemmelser om, hvilke arkivalier som skal beva-res, og hvilke der kan kasseres, når der ikke længere er retligt eller admini-strativt behov for dem. Arbejdet tager udgangspunkt i den oversigt over arkivalierne/arkivserierne, som myndigheden har udarbejdet. Den enkelte arkivseries bevaringsværdi bliver vurderet på baggrund af fx en gennemgang af en journalplan eller en emneordsliste kombineret med oplysninger i elektroniske journaler, stikprøver på sagerne og evt. supplerende oplysninger fra myndighederne. På baggrund af oplysningerne 12 udarbejdes der en indstilling om bevaring og kassation, som godkendes af enhedschef/vicedirektør eller Rigsarkivets direktion alt efter bestemmel-sens karakter. Rigsarkivets vurdering fastsættes derefter, med henvisning til arkivbekendtgørelsens § 5, stk. 1, i en bevarings- og kassationsbestemmelse eller i en bekendtgørelse, såfremt bestemmelsen dækker flere myndigheder, fx alle politikredse eller alle domstole. Rigsarkivet gør myndighederne opmærksomme på, at destruktion af ikkebevaringsværdige arkivalier kan ske, når der ikke længere er retlig eller administrativ brug for arkivalierne. Kassation efter Rigsarkivets bestemmelser skal ske før aflevering til Rigsarkivet. … 4.6. Hvad lægges der vægt på ved vurderingen af arkivaliers bevaringsværdi? Rigsarkivet skal i henhold til

§ 4, nr.

1, sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndighe-der. Det fremgår videre af arkivbekendtgørelsen § 4, stk. 1, nr. 1, at beva-ring og kassation af offentlige arkivalier skal gennemføres således, at det sikres, at der sker bevaring af dokumentation for beskrivelse af det danske samfund og dets udvikling og af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder. Samtidig skal Rigsarkivet i henhold til

§ 4, nr.

2, sikre, at der kan ske kassation af ikkebevaringsværdige arkivalier. Det fremgår af bemærkningerne til lovforslaget fra 1992, at selvom materiale er bevaringsværdigt, vil ikke alt kunne gemmes grundet økonomiske hensyn. Der anføres bl.a. følgende i bemærkningerne: ”Det er et led i arkivernes målsætning at sikre, at kassation af ikkebevaringsværdigt materiale kan gennemføres. Allerede af ressourcemæssige grunde er det klart, at kun en mindre del af de offentlige myndigheders arkivalier kan bevares. Nøjagtige opgørel-ser over den årlige tilvækst af arkivalier i den offentlige sektor findes ikke, men det kan beregnes, at tilvæksten ligger på omkring 10.000 hyldemeter årligt pr. mio. indbyggere. Kassation foretages således af økonomiske hensyn, ikke af forskningsmæssige. Der skal kasseres indtil grænsen for, hvad der er forsvarligt under hensyn til de formål, der søges opnået ved bevaring af arkivalier, og under anvendelse af metoder, der omkostningsmæssigt står i rimeligt forhold til 13 den opnåede pladsgevinst. Kassationsprocessen er med andre ord en imødekommelse af samfundets berettigede krav om økonomisering med de ressourcer, der skal anvendes i forbindelse med bevaringen. Arkiverne har således en forpligtelse til stadig at udvikle og forbedre kassationsproces-sen i samarbejde med de arkivskabende myndigheder. Arkiverne arbejder her ud fra en klar, økonomisk prioritering, hvis mål er - - bevaring af flest mulige oplysninger med færrest mulige omkostnin-ger i form af lokaleforbrug, arkivmæssig efterbehandling og tidsfor-brug for benytterne størst mulig fysisk holdbarhed af de arkivalier, som skal bevares.” Det fremgår af forarbejderne til arkivloven fra 1992, at ”Arkivernes formål er at sikre bevaring af dækkende dokumentation for beskrivelse og analyse af det danske samfund og dets udvikling i flest mulige aspekter. Den primære genstand for denne målsætning er den statslige forvaltnings arkivalier. Dette har delvis historiske årsager, men skyldes navnlig statsforvaltningens centrale placering i samfundslivet. Imidlertid er det statslige område ikke tilstrækkeligt til at formidle et fuld-stændigt billede af det danske samfunds tilstand og udvikling gennem ti-derne. Det indgår derfor også som led i arkivernes målsætning at bidrage til at sikre bevaringen af primær- og amtskommunale arkivalier og af pri-vate arkivalier af historisk værdi.” Rigsarkivet skal således bevare de arkivalier, der har en historisk værdi. Historisk værdi skal ikke alene ses i forhold til historisk forskning, men også i forhold til andre discipliner, som anvender data tilbage i tid i deres forskning, fx sundhedsvidenskab, samfundsvidenskab eller naturviden-skab. Samtidig er der fokus på, at Rigsarkivet over tid bevarer de samme typer af arkivalier inden for de enkelte emne-/sagsområder, således at der foreligger en ensartet dokumentation over tid. Rigsarkivet har også til formål at sikre bevaringen af arkivalier, der tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betyd-ning for borgere og myndigheder.” Det betyder, at der også kan være andre hensyn at tage ved vurderingen af arkivaliers bevaringsværdi end alene den historiske værdi. Rigsarkivets vurdering af arkivaliers bevaringsværdi (historisk værdi mv.) er bl.a. beskrevet i ”Redegørelse om bevaring og kassation af offentlige arkivalier og om Statens Arkivers virke i forbindelse hermed” af

1. novem- 14 ber 2005, som opsummerende beskriver, at der ved bevaringsvurderingen bl.a. lægges vægt på: • om arkivalierne dokumenterer vidtrækkende eller generelle bestemmelser med virkning for hele samfundet og arkivalier, som dokumenterer effekten af disse • arkivalier, hvis informationer er grundlæggende for offentlig planlægning • arkivalier, der dokumenterer væsentlige beslutninger eller indgreb, som vedrører den enkelte borger • arkivalier, der dokumenterer offentlig aktivitet, hvor udfaldet ikke er regelbundet og derfor uforudsigeligt • om oplysningerne i sagerne er unikke eller findes i andre arkiver (redundans) Vurderingen af bevaringsværdighed foretages på emneniveau eller sags-type. Der foretages ikke en vurdering af den enkelte sag/dokument/oplys-ning, men af typen af sager. … Bevarings- og kassationsbehandlingen udføres af videnskabeligt uddan-nede arkivarer. Arkivarernes faglige baggrund og forskningsmiljøet i Rigsarkivet bidrager til at sikre, at bevarings- og kassationsvurderinger fo-retages i bevidsthed om de forskningsmuligheder, som arkivalierne til enhver tid kan rumme. Til denne historiefaglige ballast hører også en træ-ning i at vurdere, hvad der kan have formet den epoke, der skal udarbej-des bevarings- og kassationsbestemmelser for, og som der bør bevares ma-teriale om til fremtidig forskning – uanset metodik eller historiesyn. Det er vigtigt, at der sker bevaring på emneniveau/sagstype, således at der er en dækkende dokumentation af det pågældende område med henblik på, at der foreligger tilstrækkelig dokumentation for beskrivelse og ana-lyse af det danske samfund og dets udvikling i flest mulige aspekter. Afhængig af sagstypernes karakter og ud fra økonomiske hensyn kan der fastsættes, at en repræsentativ stikprøve af en defineret population beva-res. Men her vil det skulle vurderes, om en sådan begrænset bevaring: • • • stadigvæk udgør en tilstrækkelig dokumentation for beskrivelse og analyse af det danske samfund og dets udvikling imødekommer forskningens behov, og om sagerne er af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere eller myndigheder, og derfor alle bør gemmes, eller om behovet for bevaring kan afløftes på anden vis (fx via digitale registreringer) 15 Denne form for repræsentativ bevaring gælder alene for sager, hvor sagsmængderne løber op i mange hyldekilometer som fx patientjournaler. For den fremtidige beskrivelse af Danmarks historie og forskningen er det inden for visse områder vigtigt, at alle arkivalier inden for et bevaringsværdigt emne-/sagsområde bevares. Hvis der kun bevares et udsnit af sa-ger, er det vanskeligt for en forsker at vurdere, hvilke sager som er atypi-ske, og hvilke der er ”normale” , hvilket kan lede til fejlagtige konklusio-ner. Det er nødvendigt at kunne se sammenhænge og kontekst. Det gæl-der både i forhold til den konkrete sag og til hele sagsområder. Det kan være vanskeligt at gennemføre forskning ud fra enkelte sager eller dokumenter. Det kræver et solidt kildegrundlag at kunne se sammen-hænge i en forskningsmæssig kontekst. Inden for den enkelte sag fastsætter Rigsarkivet ikke kassationsbestemmelser på dokumentniveau, men gemmer hele den konkrete sag. Baggrunden for det er, at kassation på dokumentniveau ville være et brud på sa-gens integritet og dermed autenticitet og udfordrer genanvendelsen af den til både dokumentation og forskning. I forhold til dokumentation vil det fulde beslutningsgrundlag for en given afgørelse mangle. I forhold til forskning har forskere brug for at kunne vurdere udsagnsværdien af alle dokumenter i en sag for korrekt gengivelse af begivenheder, afgørelser osv. Mangler der et relevant dokument, så kan beskrivelserne blive fejlbe-hæftede. For at kunne forstå rationaler, tilbøjeligheder og intentioner har forskere brug for den samlede kontekst og ikke kun enkelte sager eller dele af en sag. Forskere har endvidere ikke kun behov for at se en afgørelse, men har be-hov for at kunne følge en sagsgang/proces og se ”mellemregningerne” , som i mange tilfælde rummer betydelige oplysninger, som gør forskeren i stand til at få historisk indsigt og kontekst for beslutninger eller videre for-løb. … Tilsvarende har en borger behov for at kunne se hele sagen for at forstå, hvad der er passeret i vedkommendes sag, herunder ikke mindst hvilke oplysninger, som er indgået i sagen og de eventuelle sagsskridt eller andre handlinger eller overvejelser, der har været i forbindelse med deres sagsbehandling. Ydermere vil enkelte sagsskridt eller oplysninger i en sag 16 kunne være af betydning i en eventuel retssag mod staten eller kommu-nerne for erstatningspådragende fejl begået mod en borger. Ligeledes vil myndigheder kunne have behov for at se, hvad der er passe-ret i en sag herunder ikke mindst, hvilke oplysninger som er indgået i sa-gen, og de eventuelle sagsskridt eller andre handlinger eller overvejelser, der har været i forbindelse med deres sagsbehandling. Det er således vigtigt, at der ikke ændres på historien ved, at enkeltdokumenter eller oplysninger fjernes fra en sag eller et sagsområde.
2. Beskyttelsen af privatlivets fred og andre private og offentlige interesser Rigsarkivet opbevarer store mængder arkivalier fra offentlige myndighe-der, som er eller tidligere var klassificeret eller fortrolige. Rigsarkivet op-bevarer således bl.a. fortrolige sager fra: • • • • • • • Politi, anklagemyndigheden og domstolene, herunder både inden for strafferetsplejen og den civile retspleje. Særligt sager inden for strafferetsplejen og familieretlige sager indeholder rent private oplysninger, som fx oplysninger om forældres alkoholmisbrug, psykiske sygdom, utroskab, seksuelle forhold, vidneforklaringer om voldtægt, seksuelle eller andre overgreb begået mod børn eller voksne, uddybende beskrivelse af begået strafbare forhold mv. Sociale sager, som fx sager om tvangsfjernelse eller anden frivillig ophold uden for hjemmet eller andre foranstaltninger. Disse sager indeholder beskrivelser af forældrenes problemer med alkohol, psykisk sygdom, overgreb på deres børn mv. såvel som beskrivel-ser af de sociale problemer, som forældre såvel som børn har i de pågældende sager Adoptionssager Faderskabssager ved både statslige myndigheder og domstolene. Disse sager kan indeholde beskrivelse af moderens seksuelle for-hold samt beskrivelse af moderens og faderens indbyrdes seksuelle forhold Andre familieretlige sager, som fx skilsmissesager og sager om forældremyndighed. Disse sager kan indeholde beskrivelse af forældrenes rent private forhold, som fx alkoholmisbrug, psykiske syg-dom mv., som kan have ført til beslutning om forældremyndighed Sundhedsoplysninger, som eksempelvis patientjournaler. Disse indeholder detaljeret beskrivelse af patienternes sundhedsoplysnin-ger, hvilket både kan være fysiske og psykiske sygdomme. Offentlige myndigheders materiale i forbindelse med forskning. Visse forskningsprojekter indeholder rent private oplysninger, som fx borgeres sundhedsoplysninger, sociale problemer mv. 17 • • • Offentlige myndigheders registre, som fx Dødsårsagsregistret, CPRregistret, Skatteforvaltningens registre med oplysninger om privatpersoners økonomiske forhold, Landspatientregisteret med oplysninger om alle diagnoser siden 1978, Sessionsregisteret med bl.a. oplysninger om intelligens og helbred Sager fra Forsvarsministeriets område og Forsvarets operationer, som blandt andet indeholder klassificerede oplysninger Sager fra Politiets Efterretningstjeneste, som indeholder klassificerede oplysninger, der kan dreje sig om rent private oplysninger og om begåede strafbare forhold Beskyttelsen af disse oplysninger sker ved de opsatte tilgængelighedsfri-ster i

kapitel 6, som fastlægger, hvornår offentlige myndighe-ders arkivalier er tilgængelige for offentligheden. Rigsarkivets arkivalier opbevares i sikrede magasiner, og det er kun de medarbejdere, som har et arbejdsmæssigt behov og er godkendt hertil af ledelsen, som har adgang til dem. For så vidt angår klassificerede sager, gælder der særlige sikkerhedsmæssige tiltag. Det fremgår af

§ 22

, at offentlige myndigheders arkivalier som udgangspunkt er tilgængelige, når de er 20 år gamle. Der gælder dog en række undtagelser til denne frist. For så vidt angår beskyttelsen af personers ret til privatlivets fred fremgår det af

§ 23, stk.

1, at arkivenheder, som indeholder oplysnin-ger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, er tilgæn-gelige, når de er 75 år gamle. Det fremgår videre af

§ 23, stk.

2, at den afleverende myndighed kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med det modtagende arkiv, fastsætte en kortere eller længere til-gængelighedsfrist for arkivenheder, der er omfattet af stk. 1. Fastsættelse af kortere tilgængelighedsfrist end 75 år for materiale af den art, der er omfattet af databeskyttelsesforordningen og lov om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger, kan dog kun finde sted efter indhentet udtalelse fra Datatilsynet, hvis materialet er afleveret fra myndigheder inden for den offentlige forvaltning, eller fra Domstolssty-relsen, hvis materialet er afleveret fra retterne.

§ 23, stk.

2, er i en række tilfælde anvendt til at fastlægge en længere tilgængelighedsfrist for arkivalier, der indeholder private oplysninger, fx 18 • • • Det Psykiatriske Centralregister, der indeholder oplysninger om patienter, der har været indlagt på psykiatriske hospitaler mv., hvor der er fastsat en tilgængelighedsfrist på 150 år Socialstyrelsens datasæt ”Vidensopsamling om børn og unge med seksuelt bekymrende eller krænkende adfærd, 2020-2021” , hvor der er fastsat en tilgængelighedsfrist på 100 år Forsvarsministeriets Personalestyrelses Deploymentbase indehol-der oplysninger om soldater udsendt i perioden 1988-2018. For at beskytte de udsendte soldater er der blev fastsat en tilgængelighedsfrist på 85 år. Rigsarkivet er ikke bekendt med i nyere tid, at der er myndigheder, der har ønsket at fastsætte en kortere frist end de 75 år efter

§ 23, stk.

1. Det fremgår af betænkning nr. 1404 om Revision af arkivloven fra 2001, at det nedsatte udvalg, som skulle se på en revision af arkivloven, bl.a. skulle komme med forslag til fremme af målsætningen om større åbenhed til de offentlige arkiver, herunder bl.a. se på en nedsættelse af de dagældende tilgængelighedsfrister. Det fremgår af betænkningens kapitel 6, at udvalget gennemgik tilgængelighedsfristerne i arkivloven og bl.a. afvejede hensynet bag den længere tilgængelighedsfrist over for offentlighedens interesse i at få adgang til arkivalierne. I betænkningens kapitel 6.5.
2. blev tilgængelighedsfristen for adgang til arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold, gennemgået. Det fremgår af betænkningen, at tilgængelighedsfristen baserer sig på en afvejning mellem hensynet til privatlivets fred over for hensynet til offentlighedens adgang til arkivalier, dvs. informationsfriheden. Der blev i betænkningen lagt vægt på, at det var vigtigt at beskytte retten til privatli-vets fred, men også at disse oplysninger med tiden kunne gøres tilgænge-lige for offentligheden. Det fremgår videre af bemærkningerne til § 23 i forslag til arkivlov, fra 2002: ”Kulturministeriet må lægge stor vægt på, at lovens bestemmelser på dette område giver en så fuldstændig beskyttelse af borgernes privatliv og personlige integritet som muligt. Samtidig bør fristen ikke fastsættes til et tidsrum, der er længere end nødvendigt. Det er Kulturministeriets vurde-ring, at de nødvendige beskyttelseshensyn vil kunne varetages ved fast-sættelsen af fristen til 75 år. Herved vil det sikres, at oplysninger om den 19 enkelte borgers private forhold som altovervejende hovedregel ikke vil være frit tilgængelige for andre inden for den pågældendes levetid, samti-dig med at der skabes den størst mulige åbenhed.” Med vedtagelsen af arkivloven i 2002 blev tilgængelighedsfristen for enheder, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold, ned-sat fra 80 år til 75 år med mulighed for fastsættelse af en længere frist, hvor forholdene taler herfor, jf.

§ 23

.

§ 24

fastlægger, at arkivenheder, som omfatter sager inden for strafferetsplejen, er tilgængelige, når de er 20 år gamle. Dette gælder dog ikke straffesager rettet mod personer, eller hvor der indgår oplysnin-ger om enkeltpersoners private forhold, da disse sager omfattes af arkivlo-vens § 23. For arkivenheder inden for strafferetsplejen, som er yngre end 50 år, skal der indhentes samtykke fra den afleverende myndighed til tilla-delse til arkivadgang. I tilfælde, hvor det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn, kan den afleverende myndighed konkret beslutte at nægte samtykke til arkivadgang, jf.

§ 24. Et sådan afgørende hensyn er bl.a.

retten til privatlivets fred.

§ 25

fastlægger, at arkivenheder, som indeholder myndighe-ders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, er tilgængelige, når de er 50 år gamle, medmindre de indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold, hvor der gælder en længere tilgængelighedsfrist efter

§ 23

.

§ 27, stk.

1, giver endvidere de afleverende myndigheder mulighed for, efter drøftelse med det modtagende arkiv, at fastsætte en læn-gere tilgængelighedsfrist på op til 60 år, hvor dette er nødvendigt til be-skyttelse af væsentlige hensyn til: • • • • • • statens sikkerhed eller rigets forsvar, rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige organisationer, beskyttelse af vidner, sigtede eller andre i sager om strafferetslig el-ler disciplinær forfølgning, det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelse af det offentliges forretningsvirksomhed, enkeltpersoners eller private selskabers interesser i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende eller private eller offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet 20 I særlige tilfælde kan der fastsættes en længere frist end 60 år. For statslige arkivalier kræver dette, at en sådan længere tilgængelighedsfrist fastsæt-tes af vedkommende minister efter forhandling med kulturministeren, jf.

§ 27, stk.

2. For PET er der indgået en sådan aftale, der fastsætter en længere tilgængelighedsfrist på 80 år for arkivenheder, der indehol-der særlige beskyttelsesværdige dokumenter.

§ 28

fastlægger, at • • • Folkekirkens og de anerkendte trossamfunds ministerialbøger, sønderjyske personregistre og borgerlige ægteskabsbøger, som er afleveret til Rigsarkivet, er tilgængelige, når de er 50 år gamle Døds- og begravelsesregistre, som er afleveret til Rigsarkivet, er tilgængelige, når de er 10 år gamle Rigsarkivaren kan træffe bestemmelse om begrænsning i adgangen til arkivalier, der er yngre end 100 år, hvis ganske særlige forhold gør sig gældende Rigsarkivaren har i helt særlige tilfælde fastsat en længere tilgængelighedsfrist for arkivalier, der er længere end 100 år. Fx er der fastsat en tilgængelighedsfrist på 250 år for tegninger over nuværende fængsler grun-det sikkerhedsmæssige hensyn. Endvidere er der fastsat en tilgængelighedsfrist på 150 år for materiale med børnepornografisk indhold, der indgår i fx pædofilisager inden for strafferetsplejen. Rigsarkivet har udarbejdet en særlig instruks for sager, der indeholder børnepornografisk indhold, der bl.a. fastlægger, at disse sager opbevares i særligt sikrede magasiner, og at der ikke kan gives ad-gang til materialet, medmindre der foreligger helt særlige omstændighe-der, og at adgangen i helt særlige tilfælde vurderes berettiget. Rigsarkivet har mulighed for at give ansøgere dispensation til at få adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier efter

§ 30

. I så-danne sager skal ansøger oplyse formålet med den tilsigtede benyttelse af de oplysninger, der søges om adgang til. Rigsarkivet træffer herefter afgø-relse om adgang, som baserer sig på en afvejning af ansøgers formål med adgangen til arkivalierne over for de hensyn, som ligger til grund for de enkelte tilgængelighedsbestemmelser. Herudover har en ansøger ret til indsigt i egne personoplysninger i Rigsarkivets arkivalier efter

kapitel 7 a. Det er afleverende myndighed, som behandler adgangen til indsigt i egne personoplysninger i digitale arkivalier efter databeskyttelsesreglerne, jf.

§ 39

a. Rigsarkivet behandler ansøgninger om indsigt i egne personoplysninger i papirarkivalier efter

§ 39

b. 21 Det fremgår af arkivloven, at afleverende myndighed skal give samtykke til, at der gives adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, når • • • • der for et dokument eller en arkivenhed er fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter

§ 27

, jf.

§ 33, nr.

1 en arkivenhed indeholder materiale omfattet af

§ 25, dvs.

materiale som vedrører myndigheders brevveksling med sag-kyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, jf.

§ 33, nr.

2 en arkivenhed eller et dokument er yngre end 20 år, jf.

§ 33, nr.

3 der er tale om arkivenheder, som omfatter sager inden for strafferetsplejen, som er yngre end 50 år, jf.

§ 24

Herudover skal Datatilsynet, i henhold til

§ 34

, give samtykke, hvis arkivenheden er afleveret fra en myndighed inden for den offentlige forvaltning og indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold og

1. tidligere behandling af oplysningerne har været omfattet af lov om behandling af personoplysninger, Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af
2. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger, databeskyttelsesloven eller lov om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger eller
3. oplysningerne stammer fra et edb-register, der har været ført for den offentlige forvaltning Tilsvarende skal Domstolsstyrelsen, i henhold til

§ 35

, give samtykke, hvis arkivenheden er afleveret fra retterne og indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, og tidligere behandling af oplysningerne har været omfattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger, databeskyttelsesloven og lov om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger. Den, der får adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, er under-lagt tavshedspligt. Det følger således af

§ 40

, at ”den, der får adgang til benyttelse af arkivalier, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige op-lysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab. En oplysning er fortrolig, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er 22 betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til private eller offentlige interes-ser.” Det fremgår videre af

§ 41

, at Rigsarkivet kan opstille vilkår for en ansøgers benyttelse af umiddelbart ikke tilgængelige arkivalier. Tilsvarende kan myndigheder, som efter

§§ 33

- 35 skal give samtykke til adgang til arkivalier, stille vilkår for en ansøgers benyttelse af umiddelbart ikke tilgængelige arkivalier, jf.

§ 41, stk.

2. Det følger endvidere af

§ 51, stk.

1, at den, der overtræder

§ 40

eller vilkår fastsat i medfør af

§ 41, straffes med bøde eller fængsel i indtil 6 måneder.

…

1. Politiets Efterretningstjenestes aflevering til Rigsarkivet PET er ligesom andre offentlige myndigheder forpligtet til at overføre materiale af historisk værdi til Rigsarkivet efter arkivloven. Det betyder, at selvom materiale skal slettes i medfør af regler for PET, skal bevaringsværdige arkivalier overføres til Rigsarkivet i medfør af bestemmelser om bevaring og kassation udstedt af Rigsarkivet, og de må derfor ikke destrueres eller slettes. Tilsvarende må ikkebevaringsværdige arkivalier kun kasseres, når dette er fastlagt i en bestemmelse udstedt af rigsarkivaren, jf. arkivbekendtgørelsens § 5, stk.
2. PET’s arkivalier adskiller sig fra de fleste andre myndigheders arkivalier ved, at PET’s arkivalier er klassificerede. Dette betyder, at der stilles sær-lige sikringskrav for opbevaring af arkivalierne. Rigsarkivet havde frem til 2009 ikke kapacitet til at opbevare klassificerede materiale, hvorfor det blev opbevaret hos myndighederne, indtil materialet kunne afklassificeres. De nye magasiner på Kalvebod Brygge fik kapacitet til at opbevare klassi-ficerede oplysninger. Rigsarkivet gik herefter i gang med at sagsbehandle aflevering af klassificerede oplysninger fra forskellige offentlige myndig-heder. PETs opbevaring af arkivalier var tidligere reguleret af en aftale mellem Rigsarkivet og PET fra 1965, der bl.a. fastsatte nærmere kriterier for, hvilke sager der burde bevares. Det fremgik af denne aftale, at der i bevaringsvurderingen bl.a. skulle lægges vægt på, om en person har haft en ”mere fremtrædende politisk, kulturel, økonomisk eller administrativ position” (jf. aftalens pkt. 4), og ”andet materiale, som skønnes at have eller at kunne få historisk værdi” (jf. aftalens pkt. 6). I 1999 nedsatte den daværende regering PET-kommissionen i medfør af lov nr. 359 om undersøgelse af politiets efterretningsvirksomhed på det 23 politiske område og af de aktiviteter, der var baggrunden for denne virksomhed af
3. juni
4. Inden da havde den daværende justitsminister i marts 1998 besluttet at indføre et makuleringsforbud for PET’s sager på grund af den forestående undersøgelse af PET’s virksomhed fra perioden 1945-
5. Det generelle makuleringsforbud blev efter aftale med den da-værende justitsminister i 2008 forlænget, således at der tidligst måtte ske makulering 10 år efter PET-kommissionens afslutning. PET-kommissionen afgav beretning den
6. juni 2009, og makuleringsforbuddet gjaldt derfor til
7. juni
8. Daværende rigsarkivar Person 17 tiltrådte den
9. januar 2004 et internt oplæg til beslutning om, at Rigsarkivet fandt det hensigtsmæssigt at afvente afslutningen af arbejdet i PETkommissionen og DIIS’ ”Udred-ning om Danmarks sikkerhedspolitiske situation i perioden fra 1945 og frem til Sovjetunionens opløsning” , inden der efter arkivloven skulle træf-fes afgørelse om bevaring og kassation af de af efterretningstjenesterne skabte eller tilvejebragte arkivalier. Rigsarkivet begyndte sin sagsbehandling af bevarings- og kassationsvurdering samt aflevering af PET’s arkivalier i
10. Dette arbejdede førte til en ny bevarings- og kassationsbestemmelse den
11. april
12. Det blev i bestemmelsen bl.a. fastsat, at alle B-sager (personsager) og alle operationssager (undtaget sager uden egentlig sagsbehandling) skulle bevares, da sagerne efter Rigsarkivets vurdering var af meget væsentlig historisk betydning. Sagerne er helt centrale til belysning og forståelse af, hvordan PET arbejdede, og hvilke opgaver PET løste. PET’s historie er en væsentlig brik i hele Danmarks historie under Den Kolde Krig. Det fremgår af denne bestemmelse, at aftalen mellem den daværende rigsarkivar og chef for PET fra 1965 blev ophævet. Rigsarkivet havde dog i 2004 på grund af pladsproblemer hos PET udstedt en bevarings- og kassationsbestemmelse for PET, der muliggjorde, at PET kunne kassere sager om personsikkerhedsregistrering uden belastende oplysninger, som var skabt i perioden 1957-
13. Det fremgår ligeledes af denne bestemmelse, at aftalen mellem den daværende rigsarkivar og chef for PET fra 1965 blev ophævet. I forbindelse med udstedelsen af bevarings- og kassationsbestemmelsen for PET i 2004, udstedte Statens Arkiver (Rigsarkivet) også en afleveringsbestemmelse, hvor det blev fastlagt, at PET skulle aflevere sine ældste arkivalier fra perioden 1918-1956, som ikke var omfattet af PETkommissionens arbejde, jf. Statens Arkivers bestemmelse om aflevering af arkivalier af
14. august
15. Rigsarkivaren besluttede imidlertid i november 2006 at 24 udskyde afleveringen af disse arkivalier til PET-Kommissionen og DIISudredning om ”Danmarks sikkerhedspolitiske situation i perioden fra 1945 og frem til Sovjetunionens opløsning” var afsluttet. PET begyndte at aflevere disse arkivalier i
16. Efter udstedelse af bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Politiets Efterretningstjeneste af
17. april 2012 afleverede PET i 2014 B-sagerne og i 2018 operationssagerne. Sagen om Appellant, tidligere Sagsøger er en B-sag, men der findes også oplysninger på en operationssag.
18. Arkivlovgivning i andre lande Der har i mange europæiske lande såvel som andre vestlige lande, fx USA, været en lang tradition for bevaring af arkivalier fra den statslige sektor og andre dele af den offentlige forvaltning. Inden for de seneste fire årtier har der været fokus på at regulere opbevaringen af arkivalier ved lov. Rigsarkivet har i forbindelse med vedtagelsen af 1992- og 2002-arkivloven såvel som i sit løbende arbejde med at fastsætte principper for bevarings-og kassationsbestemmelser bl.a. indhentet følgende beskrivelser om arkivlovgivningen i andre lande: … 7.
19. Rigsarkivets beskrivelse af arkivlove i andre lande i forhold til bevarings- og kassationsbestemmelser mv. Rigsarkivet opdaterer løbende de principper, som ligger til grund for bevarings- og kassationsvurdering (BK-vurdering) af arkivalier fra såvel den offentlige som den private sektor. Det sker for at sikre, at vurderingerne sker ud fra de overordnede principper, der er fastsat i

§ 4

, og at bestemmelserne er tidssvarende, så de passer til de typer af arkivalier, som Rigsarkivet møder i såvel offentlig som privatsektoren. I forbindelse med den seneste opdatering af Rigsarkivets bevarings- og kassationsprincipper (BKprincipper) for digitale arkivalier i 2022 gennemgik Rigsarkivets Indsamlingsenhed de gældende bevaringsprincipper hos visse nordiske og europæiske nationalarkiver for at hente inspiration til det videre arbejde med de danske principper. Bevaringsprincipperne i Sverige, Norge, Tyskland, Nederlandene og Storbritannien er sammenfat-tet i et internt notat, som der i det følgende refereres fra. Notatet og det følgende afsnit bygger på oplysninger fra de pågældende landes nationale arkivers hjemmeside og lovgivning. Der er ikke i den forbindelse taget kontakt til de pågældende landes nationale arkiver. 7.2.

1. Sverige 25 a. Lovgrundlag I Sverige er grundlaget for det svenske Riksarkivets nuværende BK-ar-bejde den svenske arkivlov af
2. juni 1990 (1990:782), hvor det i lovens § 3 hedder: ”Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1) rätten att ta del av allmänna handlingar, 2) behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3) forskningens behov.” Bevaring af arkivalier skal således tilgodese tre forhold. For det første ret-ten til indsigt i offentlige myndigheder. En ”allmän handling” er et grundlæggende begreb i svensk offentlig administration, som er reguleret af trykkefrihedsforordningen af
3. april 1949 (1949:105). En almen handling kan være en tekst, et billede, en film eller en lydindspilning, som er indkommet til eller skabt af myndigheden. Efter

§ 3

skabes en myndigheds arkiv af de almene handlinger fra myndighedens virksom-hed, som myndigheden beslutter sig for at arkivere. For det andet skal bevaring sikre informationer til retsvæsen og forvaltningen. For det tredje at sikre arkivalier til brug for forskning i Sveriges historie. Den svenske arkivlovskommission har i dens betænkning ”Härifrån till evigheten. En långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv” fra 2019 henstillet til, at ordlyden i formålsparagraffen videreføres uændret. Arkivloven gælder for alle offentlige myndigheder, såvel statslige som kommunale, jf. § 1,

1. pkt., i arkivloven. b. Bevarings- og kassationsprincipper Riksarkivets nuværende bevaringsprincipper er beskrevet i publikationen ”Bevarandet av nutiden. Riksarkivets gallrings & bevarandepolicy” fra 1995, hvor det overordnede princip er, at ”almene handlinger” skal beva-res som en selvstændig del af kulturarven. Kassation skal ikke drives læn-gere, end at de handlinger, som bevares, skal kunne tilgodese retten til at tage del i almene handlinger, behovet for information for retsvæsen og forvaltning og forskningens behov, dvs. de overordnede principper, der er nedfældet i arkivloven, jf. ovenfor. De overordnede principper er udmøntet i to underprincipper: • Bevaring af dokumentation af myndighedens virksomhed, dvs. almene handlinger, som har direkte forbindelse med den virksom- 26 • hed, som myndigheden eller institutionen har til opgave at bedrive. Dette indebærer bevaring af:
2. Dokumentation af organisation, planlægning, økonomiske rammer, regler og rutiner, policy-beslutninger vedr. virksomhedsindhold og arbejdsmåder, og
3. Dokumentation af, hvordan virksomheden reelt er blevet bedrevet under iagttagelse af, hvor stort et handlingsrum myndigheden har i spørgsmål om beslutninger Bevaring af dokumentation af information om myndighedens omverden, dvs. almene handlinger, som giver oplysninger om de generelle forhold og om konkrete individer, hændelser og begivenhe-der c. Bevaringsniveau Bevaring af myndighedens arkivalier sker på sagstype eller emneniveau. Bevaringen af de enkelte sager omfatter ikke kun den endelige beslutning eller enkelte dokumenter, men hele sagsforløbet, jf. ovenstående princip om ”Dokumentation af, hvordan virksomheden reelt er blevet bedrevet” . Bevaring på sags- eller emneniveau gælder for alle dele af den offentlige forvaltning, herunder også efterretningstjenesterne. d. Bevaring og aflevering af arkivalier fra efterretningstjenester Det svenske Riksarkiv har ud fra disse bevaringsprincipper truffet beslut-ning om bevaring af ”handlinger” fra Säkerhetspolisen (Säpo) ved bevaringsbestemmelser af
4. december 2015 (RA-MS 2015:61) og
5. juni 2023 (RA-MS 2023:26), hvor følgende arkivalier af ”allmänt intresse och vetenskapliga, statistiska eller historiska ändamål” skal bevares: • • Almene handlinger i sager, som er registreret i sagsstyringssyste-met fra og med 2002 Personoplysninger, som fælles tilgængelige hos Säkerhetspolisen, og som indgår i den centrale dataindsamling. Säpo har afleveret arkivalier til det svenske Riksarkiv: • • • Hovedarkivet 1929-2001 Stockholm Politis kriminalafdeling 1886-1946 Rigspolitiets Sikkerhedsafdeling 1965-1979 e. Regulering af adgang til arkivalier Hensynet til fortrolighed, herunder private forhold, i bl.a. efterretningstjenesternes sager, og dermed adgangen til almene handlinger er reguleret i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) af
6. maj 2009 (2009:400). Udgangspunktet er, at almene handlinger som udgangspunkt er offentligt 27 tilgængelige. Dog er dokumenter, der omhandler fx menneskers person-lige integritet eller rigets sikkerhed, belagt med tilgængelighedsfrister. Så-ledes er oplysninger om Sveriges forbindelser med andre stater, mellem-folkelige organisationer og myndigheder eller personer belagt med 40 års tilgængelighedsfrist, hvis det formodes, at oplysningerne vil skade Sveri-ges mellemfolkelige forbindelser eller det land, som oplysningerne om-handler (kapitel 15, § 1, i OSL). På samme måde er fx personoplysninger • • om sundhed og om en persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering underlagt en 70 års tilgængelighedsfrist, jf. kapitel 21, § 1, i OSL fra socialforvaltningen belagt med en 70 års tilgængelighedsfrist, jf. kapitel 26, § 1, i OSL Arkivalier fra Säpo er underlagt en tilgængelighedsfrist på 70 år, jf. kapitel 18, § 2, og kapitel 35, § 1, i OSL, ifølge oplysninger i Riksarkivets digitale arkivdatabase, hvorved hensyn til fortrolighed varetages ved fastsættelse af en 70 års tilgængelighedsfrist. Når en borger eller forsker ønsker adgang til arkivalier i Riksarkivet, foretager Riksarkivet en ”sekretessprövning” for at se, om der er oplysninger i handlingerne, som er omfattet af fortrolighed (tavshedsbelagte oplysnin-ger). Hvis der er tavshedsbelagte oplysninger, som en borger eller forsker ønsker adgang til, er der i OSL, kapitel 10, § 14, hjemmel til, at en myndig-hed kan udlevere disse oplysninger (”sekretessbrytande bestämmelser”), herunder at udlevere oplysningerne med en række betingelser (”förbe-håll”), der indskrænker borgerens eller forskerens ret til at videregive eller udnytte oplysningerne. Dvs. der dispenseres fra tilgængelighedsfristerne, hvor der så stilles vilkår for benyttelsen af de pågældende arkivalier. I de tilfælde, hvor en myndighed ikke vil give adgang til oplysninger, fordi de er omfattet af en tilgængelighedsfrist, kan en borger eller en forsker anke beslutningen til Kammerretten, den svenske forvaltningsdomstol. 7.2.
7. Norge a. Lovgrundlag Grundlaget for det norske Arkivverks bevarings- og kassationsarbejde er den norske lov nr. 126 af
8. december 1992 om arkiv, hvor det i § 1 fastsæt-tes, at der skal bevares arkiver, som ”har monaleg [dvs. betydelig] kultu-relt eller forskningsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at dessa kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida” . Formålet med bevaring af arkivalier er således at sikre arkivalier, der har betydelig kulturel eller forsknings- 28 mæssig værdi, eller som har retlig eller vigtig forvaltningsmæssig dokumentation. Arkivloven gælder for alle offentlige organer, dog med undtagelse af Stortinget, Rigsrevisionen, Civilombuddet og andre organer under Stortinget, jf.

§ 5. b.

Bevarings- og kassationsprincipper Arkivverkets bevaringsprincipper er beskrevet i dokumentet ”Hovedprinsipper for riksarkivarens arbeid med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning” (10.8.2006), der findes på Arkivverkets hjemmeside. Bevaring sker efter disse fire hovedprincipper/formål (F): • F1: at dokumentere offentlige organers funktioner i samfundet, de-res udøvelse af myndighed, deres rolle i forhold til det øvrige sam-fund og deres rolle i samfundsudviklingen. Dette formål repræsen-terer det kulturelle og forskningsmæssige aspekt og det langsigtede bevaringsbehov. Formålet er at bevare arkivmateriale, som i væsentlig grad dokumenterer både offentlige organers forvaltningsmæssige rolle og den samfundsmæssige betydning af offentlige organers virksomhed • F2: at beholde tilgængeligt materiale, som giver information om forhold i samfundet på et givent tidspunkt, og som belyser samfundsudviklingen. Er rettet mod den informationsværdi, som går ud over det, som ligger i dokumentationen af offentlige organers virksom-hed i samfundet (F1). Formålet er at bevare arkivmateriale, som gi-ver vigtig kundskab om samfundet og kan danne grundlag for for-ståelse af samfundsudviklingen i eftertiden. Ved bevaring skal der også lægges vægt på, om informationen har en betydelig efter-spørgsel i samfundet eller kan ventes at udløse en sådan efterspørg-sel • F3: at dokumentere personers og virksomheders rettigheder og pligter i forhold til det offentlige og i forhold til hverandre. Repræ-senterer det retlige aspekt ved arkivmateriale, der hvor bevarings-behovet kan være langsigtet. Formålet er at bevare dokumentation, som danner grundlag for at varetage retssikkerheden for enkeltper-soner og virksomheder • F4: at dokumentere de arkivskabende organers rettigheder og plig-ter i forhold til andre instanser. Formålet skal varetage myndighe-dernes egne dokumentationsbehov. Bevaring vurderes af myndig- 29 heder og indgår i de bevarings- og kassationsplaner, som rigsarkivaren vedtager c. Bevaringsniveau Ifølge §§ 9-12 i forskrift nr. 2105 af

1. december 2017 om offentlige arkiv (arkivforskriften) har offentlige myndigheder i Norge pligt til at journal-føre alle indgående og udgående dokumenter, som efter § 4 i den norske offentlighedslov regnes som sagsdokumenter, samt interne dokumenter udarbejdet til brug for sagsforløbet. En sags dokumenter skal samles i en journalsag efter arkivforskriftens § 20, således at den oprindelige orden og indre sammenhæng opretholdes så vidt muligt. I en sag må en myndighed kun slette de dokumenter, der er modtaget til orientering, og dokumenter som fx koncepter (brevudkast), kladder, overtallige kopier mv., som ikke har værdi som dokumentation, jf. § 14, nr. a-b, i arkivforskriften. Koncep-ter, der har noteringer og påtegninger, der er nødvendige for at forstå sa-gen og den sammenhæng, den indgår i, må dog ikke slettes ifølge § 14, nr. b,
2. pkt. Bevaring af myndighedens arkivalier sker på sagstype eller emneniveau. Bevaring af norske myndigheders arkivalier omfatter ikke kun den ende-lige beslutning eller enkelte dokumenter, men hele sagen, jf. arkivforskrif-tens § 20, hvorefter den oprindelige orden og indre sammenhæng i arkiva-lier skal opretholdes ved aflevering til arkiv. Bevaring på sags- eller emne-niveau gælder for alle dele af den offentlige forvaltning, herunder også efterretningstjenesterne. d. Bevaring og aflevering af arkivalier fra efterretningstjenesterne Med hjemmel i §§ 3-21 i arkivforskriften, jf. § 12 i arkivloven, fastsætter Arkivverket bevarings- og kassationsbestemmelser for myndighedernes fagsager. Således er der for Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) fastsat bevaringsbestemmelser af
3. august 2021 for sager om personkontrol og klarering, hvorved der skal bevares og afleveres:
4. sager omtalt i årsberetningen,
5. præcedensskabende sager,
6. sager, hvor oplysninger fra Politiets sikkerhetstjenestes (PST) registre indgår
7. sager, som har en særlig historisk interesse, og
8. sager, der har været genstand for domstolsbehandling. NSM og PST ses ikke endnu at have afleveret arkivalier til Arkivverket. e. Regulering af adgang til arkivalier 30 Hensynet til fortrolighed, herunder private forhold, i bl.a. efterretningstjenesternes sager, og dermed adgangen til sager og dokumenter er reguleret ved lov af
9. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven), hvor oplysninger, som er underlagt tavshedspligt, er undtaget fra indsyn. I forvaltningslovens § 13c,
10. pkt., er det fastsat, at tavshedspligten bortfalder efter 60 år, hvis andet ikke er bestemt. Efter § 11 i forskrift nr. 1456 af
11. december 2006 til forvaltningsloven kan riksarkivaren bestemme, at tavshedspligten for personlige oplysninger skal gælde i mere end 60 år eller efter den frist, som særlovgivningen hjemler. Der er således fx • • • en 80 års tilgængelighedsfrist for faderskabssager, en 100 års tilgængelighedsfrist for adoptions- og børnesager, for oplysninger fra Norges Statistik og for straffesager en 150 års tilgængelighedsfrist for patientjournaler Riksarkivaren kan efter forvaltningslovens § 13d give adgang til tavshedsbelagte oplysninger til brug for forskning (forskerindsyn) ud fra en bedømmelse af, om der er tale om et reelt forskningsprojekt, hvor følsomme de pågældende oplysninger er, og om ansøgeren har kompetencer til at fuldføre et forskningsprojekt (dvs. har en videnskabelig grad eller skriver speciale). På tilsvarende vis har en borger ret til at se oplysninger om sig selv (partindsigt), men ikke oplysninger om andre personer, så lang tid tilgængelighedsfristen ikke er udløbet. 7.2.
12. Tyskland a. Lovgrundlag I Tyskland eksisterer der arkivlove for forbundsmyndighedernes arkiva-lier og for de enkelte delstaters arkivalier. Forbundsmyndighedernes arki-valier er reguleret ved Bundesarchivgesetz af
13. marts 2017 (BGBL. I, 410). b. Bevarings- og kassationsprincipper Med udgangspunkt i forbundsarkivloven har det tyske forbundsarkiv (Bundesarchiv) udarbejdet en bevaringsprofil for forbundsmyndigheder-nes arkivalier: ”Strategiepapier Bewertungsgrundsätze (Dokumentations-profil) des Bundesarchivs für Unterlagen der Bundesrepublik Deutschland” af
14. maj 2011, der findes på Forbundsarkivets hjemmeside. Det fremgår af strategipapiret, at kernevirksomheden er en bevaring af politiske beslutninger og overordnede udviklinger. Bevaringsvurderingen forfølger det mål, at der alene skal bevares de arkivalier, som kan anven-des til at reflektere og forstå de forskellige områder inden for politik og 31 administration, der er differentieret efter deres betydning i de nationale og nutidige rammer. Der er derfor opstillet en principmodel, hvor hierarkisk højtstående myndigheder skal bevare mere end myndigheder, der er la-vere i hierarkiet. Forbundsministeriers og Forbundsrettens arkivalier be-vares derfor i langt højere grad, fordi de har større beslutningskompe-tence, hvorimod ikke-ministerielle myndigheders arkivalier er genstand for bevaring og kassation, fordi de har mindre beslutningskompetence. Hos ministerier bevares der: • Sager om organisation og organisationsudvikling • Sager om retningslinjer for opgaveløsning • Personalesager i udvalg • Fagsager: strategi, planlægning, lovgivning, forvaltningsforskrifter af grundlæggende karakter, sager af europæisk og international karakter, ministerielle arbejdsgrupper, interessehåndtering (kontakt med repræsentanter for virksomheder, fagforeninger mv.) c. Bevaringsniveau Bevaring sker således på sagstype eller emneniveau. Det er endvidere sagsakter, der skal bevares, og ikke enkeltstående dokumenter, idet sagsdannelsen hos tyske ministerier og styrelsen skal ske i form af sagsakter (Sachakten), der er henlagt efter en journalplan, jf. §§ 10-13 i ”Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien” af
15. juli
16. Bevaring på sags- eller emneniveau gælder for alle dele af den offentlige forvaltning, herunder også efterretningstjene-sterne. d. Bevaring og aflevering af arkivalier fra efterretningstjenester Den tyske indre efterretningstjeneste, Bundesamt für Verfassungsschutz (BfV) har afleveret arkivalier fra perioden 1945-
17. Fx. sager om ”Geheim- und Sabotageschutz” fra årene 1952-1980 eller sager om overvåg-ning af organisationer og personer på venstrefløjen (”Organisationen und Personen des politisch linken Spektrums”) 1946-
18. e. Regulering af adgang til arkivalier Hensynet til fortrolighed, herunder private forhold, i bl.a. efterretningstjenesternes sager, og dermed adgangen til arkivalier er reguleret ved beskyttelsesfristen i § 11 i arkivloven, hvorefter den almindelige frist er 30 år, jf. § 11, nr. 1, hvorimod arkivalier med personoplysninger tidligst er frit tilgængelige 10 år efter personens død. Er dødsdatoen ubekendt, indtræ-der der en 100 års frist regnet fra personens fødselsdato. Er fødselsdatoen også ubekendt, er der en 60 års frist regnet fra sagens opståen, jf. arkivlo-vens § jf. § 11, nr.
19. 32 I henhold til § 12, stk. 1, i forbundsarkivloven kan Forbundsarkivet for-korte (nedsætte) tilgængelighedsfrister for arkivalier, der er omfattet af en tilgængelighedsfrist. Med hjemmel i § 12, stk. 2, nr. 1-2, i samme lov kan det ske, hvis 1) de pågældende arkivalier er afgørende for et videnskabe-ligt forsknings- eller dokumentationsprojekt eller for at forfølge legitime interesser, der er i en anden persons altoverskyggende interesse, og 2) en forringelse af de berørte eller deres beskyttelsesværdige pårørendes inte-resse kan udelukkes gennem passende foranstaltninger, fx indsendelse af anonymiserede gengivelser eller indhentning af forpligtelseserklæringer. Der kan således stilles betingelser for benyttelse af de pågældende arkiva-lier. En særlig del af det tyske forbundsarkiv er det såkaldte STASI-arkiv (StasiUnterlagen-Archiv), der indeholder 111 km sagsakter (personsager og generelle sager) fra Ministeriet for Statssikkerhed 1950-
20. Forvalt-ningen af og adgang til sagsakterne er reguleret ved Stasi-Unterlagen-Gesetz af
21. februar 2007 (BGBL. I: 162). Privatpersoner kan få aktindsigt i STASIsagsakter, der vedrører personen selv, jf. §§ 12-18 i loven, mens ad-gangen for forskere og medier er fastsat i §§ 32-34 i samme lov, herunder at arkivalier kan stilles til rådighed for forskningen på bestemte vilkår, jf. § 32, stk. 1, nr. 6-
22. 7.2.
23. Nederlandene a. Lovgrundlag Grundlaget for det nederlandske nationalarkivs bevarings- og kassationsarbejde er arkivbekendtgørelsen (Archiefbesluit) af
24. december 1995, artikel 2, nr. 1, hvorefter der skal lægges vægt på (Rigsarkivets oversættelse): a. det relevante regeringsorgans opgave; b. dette regeringsorgans forhold til andre regeringsorganer; c. værdien af arkivalier som en del af kulturarven; og d. vigtigheden af dataene i arkivdokumenterne for statslige organer, for dem, der søger retfærdighed eller beviser og for historisk forskning." Arkivloven gælder for alle dele af den offentlige sektor, herunder også efterretningstjenesterne. b. Bevarings- og kassationsprincipper Nationalarkivets bevaringsprincipper er beskrevet i publikationen ”Belan-gen in balans. Handreiking voor waardering en selectie van archiefbe-scheiden in de digitale tijd” fra marts 2015, hvor man udmønter arkivbe-kendtgørelsen ud fra følgende spørgsmål: 33 • • • • Hvor lang tid er oplysningerne nødvendige for det offentlige organ (eller for andre organer) for at kunne udføre arbejdet? Dette spørgsmål besvares på baggrund af en risikoanalyse Hvilke oplysninger har organisationen brug for, så man kan rede-gøre for sig selv: politisk, socialt rimelig (over for borgeren, der sø-ger retfærdighed og bevismateriale), økonomisk og juridisk? Og hvor lang tid er der brug for oplysningerne? Disse spørgsmål be-svares også på baggrund af risikoanalysen Hvilke oplysninger kan der være, som har særlig følelsesmæssig el-ler symbolsk betydning for grupper i samfundet? Dette spørgsmål besvares af hotspot-monitoren Hvilke oplysninger er nødvendige for at forstå historien om en organisations handlinger, sammenlignet med andre organisationer og samfund? Dette spørgsmål bliver besvaret på basis af systemanalysen Systemanalysen og hotspot-monitoren bestemmer, hvilke arkivalier der skal bevares, idet der lægges vægt på bevaring af dokumentation af be-slutninger og disses implementering • processer, der er centrale for organisationen • rapporter og planer, der udarbejdes af organisationen, og der giver et billede af organisationens resultater, ambitioner og udvikling • basisregistre, dvs. grundlæggende, nationale registre, der giver vig-tig information om personer, organisationer, bygninger, geografi og økonomi Som supplement til systemanalysen anvendes hotspot-monitoren, der er rettet mod at identificere begivenheder og problemer i samfundslivet, som i høj grad har haft indflydelse på aktiviteterne i organisationen. c. Bevaringsniveau Bevaring sker således på sagstype eller emneniveau ifølge de oplysninger, som Rigsarkivet kan udlede af det nederlandske nationalarkivs hjemme-side. d. Bevaring og aflevering af arkivalier fra efterretningstjenester Arkivalierne fra den nederlandske sikkerhedstjeneste Binnenlandse Veiligheidsdienst (BVD) og forgængere er afleveret til nationalarkivet. Arki-vet indeholder ifølge nationalarkivets hjemmeside mere end 71.000 sags-akter over personer, der blev undersøgt af sikkerhedstjenesten i perioden
25. Det er hele sagsakten, som er blevet bevaret og afleveret til nationalarkivet. e. Regulering af adgang til arkivalier 34 Hensynet til fortrolighed, herunder private forhold, i bl.a. efterretningstjenesternes sager, og dermed adgangen til arkivalier i det nederlandske nationalarkiv vedr. personoplysninger, statens interesser eller oplysninger, der kan skade andre, er reguleret af artikel 15 i arkivloven af
26. april 1995, hvorefter den længste tilgængelighedsfrist for disse oplysninger er 75 år efter artikel 15-
27. For sagsakter fra sikkerhedstjenesten gælder det således, at sagsakterne kun er offentligt tilgængelige i begrænset omfang, idet sagsakterne er om-fattet af en såkaldt B-opmærkning, som er for arkivalier med særlige per-sondata efter GDPR og arkivalier fra politi og retsvæsen. Bopmærkede ar-kivalier er kun tilgængelige efter ansøgning til nationalarkivet, som udste-der en adgangstilladelse og fastsætter vilkår for benyttelse, fx at der må ikke tages fotos eller laves skanninger, og at oplysningerne kun må bruges i forbindelse med eksempelvis en videnskabelig eller statistisk undersø-gelse. 7.2.
28. Storbritannien a. Lovgrundlag Retsgrundlaget for det britiske nationalarkiv er arkivloven (Public Records Act) af
29. juli 1958 (1958 c. 51), hvor det i sektion 3

§ 10, stk.

1 og 3, § 12, § 13, § 29, § 40 og § 51, stk. 1, sålydende: ”§

1. Kulturministeren fastsætter til varetagelse af arkivmæssige hensyn regler om behandling, bevaring og kassation af statslige myndigheders arkivalier. Stk.
2. Kulturministeren kan bemyndige rigsarkivaren til at foretage den mere detaljerede regelfastsættelse om bevaring og kassation af offentlige arkivalier. §
3. Statens myndigheder og institutioner, folkekirken samt anerkendte trossamfund kan kun aflevere deres arkivalier til Rigsarkivet, jf. §
4. Stk.
5. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om aflevering til Rigsarkivet. 42 §
6. De myndigheder m.v., der er nævnt i § 12, stk. 1, afleverer, medmin-dre modstående hensyn gør sig gældende, deres arkivalier til Rigsarkivet, inden arkivalierne er 30 år gamle, jf. dog stk. 2 og
7. Stk.
8. Kulturministeren fastsætter nærmere regler om tidspunktet for aflevering, herunder om de tilfælde, hvor en udskydelse af afleveringstidspunktet kan finde sted. Stk.
9. Kulturministeren kan fastsætte nærmere regler om tidspunktet for aflevering af arkivalier, der er lagret på elektronisk medium. Det kan herunder fastsættes, at aflevering skal finde sted på et tidligere tidspunkt end efter stk.
10. §
11. Tilgængelighedsfristen for en arkivenhed, jf. §§ 22-25, og § 27, stk. 4, regnes fra en arkivenheds slutningsår. Tilgængelighedsfristen for et dokument, jf. § 27, stk. 1-3, regnes fra dokumentets dato. §
12. Den, der får adgang til benyttelse af arkivalier, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller ud-nytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab. En oplysning er fortrolig, når den ved lov eller anden gyl-dig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødven-digt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til private el-ler offentlige interesser. §
13. Med bøde eller fængsel i indtil 6 måneder straffes den, der overtræ-der § 40 eller vilkår fastsat i medfør af § 41.” I bekendtgørelse nr. 591 af
14. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offent-lige arkivers virksomhed, der er udstedt med hjemmel i bl.a.

§ 10, stk.

1 og stk. 3, lyder § 4 og § 5 således: ”§

1. Bevaring og kassation af offentlige arkivalier skal gennemføres således, at det sikres, 1) at der sker bevaring af dokumentation for beskrivelse af det danske samfund og dets udvikling og af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder, og 2) at kassation kan gennemføres systematisk og effektivt, således at de ressourcer, der anvendes i forbindelse med bevaring, udnyttes mest hensigtsmæssigt. 43 Stk.
2. Kassation af offentlige myndigheders arkivalier må først finde sted, når der ikke længere er administrativt eller retligt behov for dem. §
3. Rigsarkivaren fastsætter nærmere regler om bevaring og kassation af offentlige arkivalier. Nærmere regler om kommunale myndigheders bevaring og kassation af arkivalier fastsættes efter drøftelse med de kommu-nale parter. Stk.
4. Kassation af arkivalier må kun finde sted efter bestemmelser, der fastsættes i medfør af bestemmelsen i stk.
5. Stk.
6. Regler, der fastsættes med hjemmel i stk. 1, bringes til offentlighedens kundskab.” Af Rigsarkivets bevarings- og kassationsbestemmelser af
7. august 2004 for arkivalier fra Politiets Efterretningstjeneste fremgår bl.a.: ”I medfør af § 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af
8. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fast-sættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er skabt af Politiets Efterretningstjeneste fra 1957-1989 2 Arkivalier som skal bevares eller kasseres Arkivalierne bevares og kasseres efter følgende retningslinier: Sager vedr. personsikkerhedsregistrering uden belastende oplysninger kan kasseres. 3 Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Politiets Efterretningstjenestes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Samtidig ophæves Rigsarkivarens bestemmelser af
9. december 1965.” Arkivlovgivningens forarbejder Af de almindelige bemærkninger til arkivloven fra 1992, jf. lov nr. 337 af
10. maj 1992, fremgår bl.a. (Folketingstidende 1991-92, tillæg A, lovforslag nr. L 182, spalte 4061-4064 og 4068-4071): 44 ”Ved lovforslaget søges for første gang de væsentlige dele af de offentlige arkivers virksomhed reguleret i sammenhæng. Under hensyn til de samfundsmæssige interesser, der knytter sig til de offentlige arkivers virksomhed, finder regeringen det rigtigt, at principperne for de offentlige arkivers forhold gøres til genstand for lovgivning. Denne lovgivning må udformes under hensyn til de love, der er gældende på områder af betydning for de offentlige arkivers forhold, og der tænkes herved navnlig på lov om offentlighed i forvaltningen og lov om offentlige myndigheders registre. Det er primært hensigten med lovforslaget at fastsætte de overordnede retningslinjer på området og dermed skabe en hensigtsmæssig ramme for den mere detaljerede regulering af de offentlige arkivers forhold, som må finde sted i lys af de krav, som udviklingen vil stille. Formålet med lovforslaget er at understrege de offentlige arkivers rolle ved udformningen og gennemførelsen af en overordnet bevarings-og kassationspolitik vedrørende offentlige arkivalier. Forslaget skal endvidere understrege myndighedernes ansvar for behandlingen af deres arkivalier som led i en sådan politik. Formålet er endelig at skabe størst mulig åben-hed med hensyn til adgangen til de offentlige arkivers samlinger for of-fentligheden, herunder forskningen. … Baggrund for forslaget Bevaring, behandling og tilgængeliggørelse af den del af det danske samfunds kulturarv, der består i arkivalier, er hidtil ikke behandlet samlet i lovform. Inden for de seneste årtier er der i en række lande følt behov for en sådan samlet lovmæssig regulering. Behovet er begrundet dels i de meget store arkivmasser, der skabes i det moderne informationssamfund, dels i det forhold, at det moderne sam-funds indsamling og behandling af informationer bliver stadig mere kom-pliceret. Blandt de lande, der har etableret lovgivning på arkivområdet, kan næv-nes USA 1984, Frankrig 1979, Finland 1981, Canada 1987 og Sverige i
11. Lovgivning er endvidere gennemført i visse tyske delstater, ligesom der i Norge forberedes lovgivning på arkivområdet. De spørgsmål, som de pågældende landes arkivlovgivning tager stilling til, afhænger naturligvis af forholdene i de enkelte lande, herunder den 45 lovgivning, der findes på beslægtede områder. Et grundlæggende element i en lovgivning på området er imidlertid en fastlæggelse af de offentlige myndigheders ansvar med hensyn til bevaring af dokumentationsmateri-ale af væsentlig betydning for borgernes retssikkerhed, det offentliges dokumentationsbehov samt for forståelsen af landets historie. En side af samme sag er fastlæggelsen af ansvaret for, at der ikke bevares mere end nødvendigt, dvs. at det materiale, som det ikke er nødvendigt at bevare af de ovennævnte grunde, kasseres på betryggende måde. Det må anses for ønskeligt på dette område at understrege statens arkivers rolle som tilsynsmyndighed over for den offentlige forvaltning med hensyn til bevaring og kassation af arkivalier. … Lovudkastets bestemmelser om disse forhold er i et vist omfang en stadfæstelse af gældende ordninger og praksis. Men en lovgivning på området må antages at skabe et mere hensigtsmæssigt grundlag bl.a. for udform-ningen af en overordnet bevarings- og kassationspolitik for den offentlige forvaltning og for den praktiske gennemførelse af en sådan politik, således at de ressourcer, der anvendes til bevaring af offentlige arkivalier, udnyt-tes så effektivt og hensigtsmæssigt som muligt. Den debat, der med mellemrum opstår om offentlighedens og den histo-riske forsknings adgang til arkivalier - hvad enten disse befinder sig hos myndighederne eller er afleveret til arkiverne - har også rettet opmærksomheden mod behovet for en afklaring og forenkling af de bestemmelser, der regulerer spørgsmålet om betingelserne for arkivtilgængelighed og kompetenceforholdene i denne forbindelse.” Af bemærkningerne til

nugældende § 4 (tidligere § 2) fremgår bl.a. (Folketingstidende 1991-92, tillæg A, lovforslag nr. L 182, spalte 4068-4071): ”Bestemmelsen opregner hovedformålene for de statslige arkivers virksomhed, d.v.s. gennemførelse af den nationale bevaringspolitik, herunder varetagelse af kassationshensynet, tilgængeliggørelse af arkiverne for myndighederne og offentligheden samt gennemførelse af forskning. Til stk. 1, nr. 1 Arkivernes formål er at sikre bevaring af dækkende dokumentation for beskrivelse og analyse af det danske samfund og dets udvikling i flest mu-lig aspekter. Den primære genstand for denne målsætning er den statslige forvaltnings arkivalier. Dette har delvis historiske årsager, men skyldes navnlig stats- 46 forvaltningens centrale placering i samfundslivet. Imidlertid er det stats-lige område ikke tilstrækkeligt til at formidle et fuldstændigt billede af det danske samfunds tilstand og udvikling gennem tiderne. Det indgår derfor også som led i arkivernes målsætning at bidrage til at sikre bevaringen af primær- og amtskommunale arkivalier og af private arkivalier af historisk værdi. … Til stk. 1, nr. 2 Det er et led i arkivernes målsætning at sikre, at kassation af ikke-bevaringsværdigt materiale kan gennemføres. Allerede af ressourcemæssige grunde er det klart, at kun en mindre del af de offentlige myndigheders arkivalier kan bevares. Nøjagtige opgørelser over den årlige tilvækst af arkivalier i den offentlige sektor findes ikke, men det kan beregnes, at tilvæksten ligger på omkring 10.000 hyldemeter årligt pr. mio. indbyggere. Kassation foretages således af økonomiske hensyn, ikke af forskningsmæssige. Der skal kasseres indtil grænsen for, hvad der er forsvarligt under hensyn til de formål, der søges opnået ved bevaring af arkivalier, og under anvendelse af metoder, der omkostningsmæssigt står i rimeligt forhold til den opnåede pladsgevinst. Kassationsprocessen er med andre ord en imødekommelse af samfundets berettigede krav om økonomisering med de ressourcer, der skal anvendes i forbindelse med bevaringen. Arkiverne har således en forpligtelse til stadig at udvikle og forbedre kassationsproces-sen i samarbejde med de arkivskabende myndigheder. Arkiverne arbejder her ud fra en klar, økonomisk prioritering, hvis mål er - bevaring af flest mulig oplysninger med færrest mulig omkostnin-ger i form af lokaleforbrug, arkivmæssig efterbehandling og tidsfor-brug for benytterne; - størst mulig fysisk holdbarhed af de arkivalier, som skal bevares. Målsætningen er i øjeblikket at sikre kassation af 70-80% af den samlede arkivtilvækst i den offentlige forvaltning. Dette søges bl.a. opnået ved en forhåndsplanlægning af arkivdannelsen, således at ikke-bevaringsværdige arkivalier let kan udskilles uden detaljeret gennemgang af de enkelte sa-ger. Samtidig tjener planlægning af arkivdannelsen også som hjælp til orientering i arkivalierne, mens de er i administrativt brug. Herved opnås ikke blot en effektivisering af det administrative arbejde, men også en øget retssikkerhed for borgerne i tilknytning til reglerne i forvaltnings- og offentlighedslovene. Bevaring af flest mulig oplysninger med færrest mulig omkostninger forudsætter et tæt samarbejde med de arkivskabende myndigheder. De bety- 47 delige datamængder, som opbygges i det moderne informationssamfund, må bringes på anvendelig og overskuelig form ved hensigtsmæssig tilrettelæggelse af papir- og informationsgangen i myndighederne og ved systematisk kassation af ikke-bevaringsværdigt materiale, f.eks. overflødige kopier, ensartede sager uden væsentlig interesse i kraft af det individuelle tilfælde, materiale af rutinemæssig eller orienterende karakter, etc. Til stk. 1, nr. 3 Arkivernes målsætning er rettet mod dels en betjening af myndighederne m.h.t. oplysninger i afleverede arkivalier, dels en betjening af offentligheden, herunder navnlig forskningen. Denne forskning er ikke kun knyttet til faget historie i snævrere forstand, men også til talrige andre discipliner, som arbejder på grundlag af historiske data; som eksempler kan nævnes lægevidenskab, geografi, miljøforskning, demografi, økonomi, politologi og sociologi. En meget betydelig del af arkivbenyttelsen falder endvidere uden for det videnskabelige forskningsbegreb, idet den er knyttet til f.eks. journalistisk arbejde eller opfyldelsen af individuelle borgeres behov bl.a. for egen udforskning af deres personlige afstamning eller af deres hjem-stavns historie. Benyttelsen af arkivernes samlinger er et højt prioriteret led i arkivernes aktuelle målsætning. Et så bredt udsnit af befolkningen som muligt bør kunne benytte arkiverne og gøre sig bekendt med resultaterne af andres arkivbenyttelse. Dette mål fremmes af arkiverne ved • at betjene læsesale, hvor publikum kan benytte arkivalierne, • at udarbejde og publicere oversigter og hjælpemidler til arkivernes benyttelse (registraturer mv.), og • at åbne mulighed for benyttelse af arkivalierne uden for arkivernes egne læsesale, enten ved udlån til benyttelse på godkendte institutioner eller ved salg eller udlån af mikrofilm m.v. Udarbejdelsen af nye hjælpemidler – registraturer m.v.- og en bevidst udlåns- og kopispredningspolitik er en forudsætning for, at arkiverne også i fremtiden kan betjene den store kreds af stadig mere alsidigt historisk interesserede, som benytter arkivalier. Det bør nævnes i denne forbindelse, at arkiverne også har en vigtig kultu-rel funktion over for andre lande. Som følge af den danske stats politiske historie rummer arkiverne centrale kilder for den historiske forskning vedrørende lande og områder, som nu har en særlig statsretlig stilling in-den for det danske monarki (Færøerne og Grønland), er selvstændige (Is-land og Norge) eller bestanddele af fremmede stater (Ghana, Indien, Est-land og Letland, Storbritannien, Sverige, Tyskland og U.S.A.). 48 De problemer med hensyn til arkivbenyttelsen, som udspringer af dette forhold, søges løst ved bilateralt samarbejde med de respektive nationale arkivmyndigheder, primært baseret på udveksling af kopier. Herved sø-ger arkiverne at sikre en tilsvarende forbedring af danske historikeres muligheder for at benytte materiale til belysning af dansk historie i fremmede arkiver. Derudover skal det nævnes, at arkivernes samlinger på det nævnte område også udnyttes af udenlandske forskere, der besøger arki-vernes læsesale. Til stk. 1, nr. 4 Det er en nødvendig forudsætning for opfyldelsen af arkivernes målsæt-ning, at de råder over et bredt kendskab til den historisk orienterede forsk-nings problemstillinger og metoder, både nationalt og internationalt. Såvel kassation som registrering og vejledning kan således kun udføres forsvar-ligt på grundlag af et ajourført kendskab til forskningens metoder og problemstillinger. For at sikre, at arkivernes forskningsindsats til stadighed kan leve op til de kvalitetskrav, der må stilles til et nationalt forskningsmiljø på internatio-nalt niveau, har arkiverne status som sektorforskningsinstitution. Det indgår samtidig i arkivernes målsætning at udbrede kendskabet til forskningens resultater. Dette skyldes primært arkivernes placering som national institution med den opgave at bevare og formidle kulturarven. Hertil kommer det praktiske forhold, at arkivmedarbejdernes forskning ofte yder væsentlige bidrag til forståelsen og anvendeligheden af arkiver-nes samlinger.” Af bemærkningerne til

§ 13fremgår bl.a.

(Folketingstidende 1991-92, tillæg A, lovforslag nr. L 182, spalte 4080-4082): ”De nugældende regler om statslige myndigheders aflevering af arkivalier til statens arkiver er optaget i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 91 af

1. februar
2. Hovedreglen er, at arkivalierne afleveres til statens arki-ver, når de er 30 år gamle, da det generelt må antages, at arkivalierne efter en 30 års periode ikke længere er nødvendige for den løbende administra-tion. Bekendtgørelse nr. 91 af
3. februar 1976 er udstedt efter forhandling med samtlige ministerier. Under den gældende ordning kan myndighederne, hvor forholdene taler herfor, efter aftale med det modtagende arkiv afle-vere arkivalier senere end 30 år. En række administrative og praktiske hensyn kan således føre til, at der fastsættes en længere afleveringsfrist. I 49 den hidtidige praksis er dette blandt andet tilfældet, hvor arkivalierne sta-dig er i administrativ brug. En række myndigheder afleverer dog - af praktiske og ressourcemæssige grunde – arkivalier til statens arkiver, før de er 30 år gamle. Det foreslås, at hovedreglen - aflevering efter 30 år - nu lovfæstes. Det præciseres dog, at modstående hensyn kan medføre, at denne hovedregel fraviges. Kulturministeren bemyndiges til, efter forhandling med de berørte ministerier, at fastsætte nærmere regler om myndighedernes aflevering af arkivalier, herunder om de tilfælde, hvor en fravigelse af hovedreglen kan finde sted. Den praktiske gennemførelse af afleveringen vil være baseret på aftale mellem det modtagende arkiv og den afleverende myndighed. Praktiske årsager (bl.a. journalperioder) kan indebære, at der kan medgå et vist tidsrum udover 30 år, inden afleveringen er endelig gennemført. Det vil i reglerne blive fastsat, at afgørelse om afvigelse fra den alminde-lige afleveringsfrist som hovedregel træffes af Rigsarkivaren eller ved-kommende landsarkivar i samråd med den afleverende myndighed. Den afleverende myndighed kan dog fastsætte en længere frist for så vidt angår materiale, der er klassificeret »FORTROLIGT« eller højere i henhold til de bestemmelser, som er fastsat herom, herunder Statsministeriets cirkulære af
4. november 1986 og Forsvarets tilsvarende bestemmelser. Dette svarer til den gældende praksis. Efter praksis afleveres disse arkivalier i et vidt omfang først efter nedklassificering er foretaget. Nedklassificering foretages som hovedregel først, når sagerne er 60 år gamle, og sagerne opbevares således indtil dette tids-punkt hos den afleverende myndighed. Denne praksis forudses videreført. Dette forhold kan have sikkerhedsmæssige grunde og har i denne sammenhæng først og fremmest betydning for Forsvarets myndigheder og efterretningstjenesterne. Derudover kan der foreligge ressourcemæssige problemer i forbindelse med nedklassificering, i det udskydelsen af afleveringstidspunktet har sammenhæng med de forholdsvis betydelige ressourcer, der ville medgå dels til en gennemgang af sagerne med henblik på nedklassificering efter 30 års perioden, dels til opfyldelse af de sikkerhedskrav, det modtagende 50 arkiv ved større afleveringer af ikke-nedklassificeret arkivmateriale ville blive stillet overfor. De regler, der til afløsning af de nugældende bestemmelser agtes fastsat med hjemmel i § 13, vil derudover bl.a. indeholde bestemmelser om de til-fælde, hvor aflevering sker før udløbet af den generelle afleveringsfrist. Hvor aflevering af arkivalier sker før udløbet af 30 års fristen, vil der kunne fastsættes regler om vederlag for opbevaring m.v., indtil arkivali-erne har opnået 30 års alder. Fravigelse af den i § 13, stk. l, l. pkt. nævnte hovedregel kan endvidere i særlige tilfælde vedrøre afleveringspligten. Der tænkes herved navnlig på, at der for så vidt angår de særlige forvaltningsenheder, som ifølge lov-forslaget vil være omfattet af

bestemmelser, kan være tale om at tage hensyn til den praksis, som hidtil har været fulgt m.h.t. aflevering. Endvidere kan henvises til, at afleveringspligten efter de gældende regler ikke omfatter arkivalier, som er en del af en institutions videnskabelige samlinger.” Af bemærkningerne til

kapitel 5 om tilgængelighed (nugældende kapitel 6 om tilgængelighed af offentlige arkivalier) og lovens dagældende § 22 (nugældende § 23) fremgår bl.a. (Folketingstidende 1991-92, tillæg A, lovforslag nr. L 182, spalte 4088 og 4091-4093): ”Adgangen til offentlige arkivers samlinger er ikke tidligere reguleret ved lov. Spørgsmålet om offentlige arkivaliers tilgængelighed er et forhold, som ofte har været genstand for debat, bl.a. i forbindelse med overvejelser om eventuel lovgivning på arkivområdet. Der har i denne forbindelse været fremført kritik af den gældende ord-ning, som bl.a. påstås at være for restriktiv m.h.t. arkivadgang og for uigennemsigtig i administrativ henseende. Det er ministeriets opfattelse, at der er behov for en politisk afklaring af de hensyn, der skal afvejes mod hinanden i spørgsmålet om adgang til arkivalier. På den ene side står hensynet til offentlighedens, herunder forskningens interesse i at benytte de oplysninger om bl.a. politiske og histori-ske forhold, der opbevares i arkiverne. På den anden side står hensynet til beskyttelse af væsentlige interesser, der vedrører privatlivets fred, statens sikkerhed m.v. 51 Lovforslaget er baseret på et ønske om størst mulig åbenhed med hensyn til adgangen til offentlige arkivalier. Dette kommer til udtryk i en generel tilgængelighedsfrist, der er kortere end den i dag gældende, samt ved opstilling af særlige krav til de situatio-ner, hvor en længere tilgængelighedsfrist ønskes fastsat. For så vidt angår de ovennævnte beskyttelseshensyn er forslaget baseret på et ønske om at bringe reglerne herom i overensstemmelse med bestem-melserne om aktindsigt i offentligheds- og forvaltningslovene, jf. neden-for. For så vidt angår spørgsmålet om dispensation fra fastsatte frister er forslaget baseret på et ønske om en præcisering af kompetenceforholdene i denne forbindelse, således at det klargøres, hvornår en afgørelse træffes af rigsarkivaren, og hvornår en afgørelse om tilgængelighed forudsætter ressortmyndighedens samtykke. Det forudsættes i øvrigt, at ønsket om størst mulig åbenhed med hensyn til adgang til offentlige arkivalier også kom-mer til udtryk i behandlingen af dispensationsansøgninger. … Til § 22 Til stk. 1 Bestemmelsen fastsætter en tilgængelighedsfrist på 80 år for arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private og økonomiske for-hold, herunder registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre. Tilgængelighedsfristen svarer til den i øjeblikket gældende, idet det dog bemærkes, at en række arkivalier, der indeholder særligt føl-somme oplysninger, efter de gældende regler først er tilgængelige efter 100 år. Der er således tale om en nedsættelse af den generelle tilgængelig-hedsfrist for en række sager. Tilgængelighedsfristen på 80 år finder ligeledes anvendelse på sager inden for strafferetsplejen, på myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, samt på ma-teriale, der tilvejebringes af Danmarks Statistik med henblik på udarbej-delse af offentlig statistik. Bestemmelsen er i overensstemmelse med den praksis, der følges under de nugældende regler. I det udkast, der i efteråret 1990 blev udsendt til høring, var fristen for tilgængelighed med hensyn til personoplysninger m.v. foreslået fastsat til 90 år. Baggrunden for dette forslag var især nyere udenlandsk arkivlovgiv-ning, hvor fristen for fri tilgængelighed på dette område er fastsat til 90 år under hensyn til den generelt højere levealder. Ligeledes var i det nævnte 52 udkast samme frist anvendt på materiale, der vedrører møder mellem ministre. Det blev i høringsrunden fremført, at en skærpelse af tilgængeligheds-fristen fra 80 til 90 år på personbeskyttelsesområdet næppe kunne anses for tilstrækkeligt begrundet i en højere gennemsnitslevetid, samt at benyt-telse af adskillige arkivalier, hvis frie tilgængelighed efter 80 år ikke har medført problemer, ved bestemmelsen ville blive gjort afhængig af dis-pensation. Særligt er det blevet påpeget, at en generel 90 års tilgænge-lighedsfrist for personoplysninger syntes at indebære en stramning med hensyn til tilgængeligheden af kirkebøger. Endelig er det påpeget, at en generel 90-års tilgængelighedsfrist med hensyn til materiale, der vedrører møder mellem ministre, ikke forekom begrundet. Forslaget er i lyset heraf udformet således, at den gældende 80-års frist for arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold m.v., opretholdes. Med hensyn til fristen for tilgængelighed til materiale, der vedrører møder mellem ministre, må det antages, at den almindelige 30 års frist i langt de fleste tilfælde vil yde tilstrækkelig beskyttelse, hvortil kommer, at den afleverende myndighed vil kunne forlænge 30 års fristen, jf. § 21, hvor gan-ske særlige hensyn gør sig gældende. Hvad særligt angår kirkebøger, skal bemærkes, at der ikke tilsigtes nogen ændring i den 50-års frist, som er fastsat ved Kulturministeriets cirkulære nr. 47 af 10. marts 1976. Fastsættelse af sådan særlig tilgængelighedsfrist er hjemlet i forslagets § 22, stk. 2. Til stk. 2 Hvis der i særlige tilfælde måtte være anledning til at fastsætte en frist for tilgængelighed til det i stk. 1 nævnte materiale, der rækker ud over 80 år, kan en længere frist fastsættes af den afleverende myndighed efter samråd med det modtagende arkiv. Det skal påpeges, at bestemmelsen tillige hjemler mulighed for, at den afleverende myndighed i samråd med det modtagende arkiv fastsætter en tilgængelighedsfrist, der er kortere end 80 år, hvis det findes, at beskyttelseshensynet må anses for at være bortfaldet før udløbet af den generelle frist. Der kan her henvises til det ovennævnte cirkulære om kirkebøgers tilgængelighed, ligesom der muligt vil kunne fastsættes kortere frister for visse former for statistisk grundmateriale m.v. 53 Det bemærkes særligt, at fastsættelse af en kortere tilgængelighedsfrist for så vidt angår edb-registre, der er omfattet af lov om offentlige myndighe-ders registre, forudsætter, at Registertilsynet i kraft af tilsynets alminde-lige forpligtelser efter lov om offentlige myndigheders registre, og de vil-kår, der fastsættes efter § 14, stk. 3, godkender en afvigelse fra 80 års tilgængelighedsfristen.” Af bemærkningerne til

§ 40(tidligere § 25) fremgår bl.a.

(Folketingstidende 1991-92, tillæg A, lovforslag nr. L 182, spalte 4096): ”Bestemmelsen pålægger den, der får tilladelse til at benytte ikke alminde-lig tilgængelige arkivalier, tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplys-ninger, der måtte findes i arkivalierne. Denne bestemmelse er ny i arkivlovssammenhæng og må som nævnt antages at ville bane vej for en smidigere behandling af ansøgninger om adgang til ikke almindelig tilgænge-lige arkivalier. Siden 1987 er der i en række tilfælde