BEK H#LOKDOK04 B B20190000705 CQ000743 205617 Bekendtgørelse om ledelse

styring af firmapensionskasser 2019 2019-01-04 2019-01-08 2026-04-18 Valid 7 Lovtidende A 2019-01-08 32016L2341 32016L0097 A20260042729 2026-04-06 Bekendtgørelse af lov om firmapensionskasser B20240130205 2024-11-28 Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om ledelse

styring af firmapensionskasser Nej Rasmus Jarlov Julie Sonne Erhvervsministeriet Erhvervsmin.,\nFinanstilsynet, j.nr. 162-0024 Erhvervsministeriet Finanstilsynet Bekendtgørelse om ledelse

styring af firmapensionskasser 1) Bekendtgørelsen indeholder bestemmelser, der gennemfører dele af Europa-Parlamentets

Rådets direktiv (EU) 2016/97 af 20. januar 2016 om forsikringsdistribution, EU-Tidende 2016, nr. L 26, side 19

Europa-Parlamentets

Rådets direktiv (EU) 2016/2341 af 14. december 2016 om arbejdsmarkedsrelaterede pensionskassers (IORP’ers) aktiviteter

tilsynet hermed, EU-Tidende 2016, nr. L 354, side 37. I medfør af § 29, stk. 2, § 34, stk. 6, § 36, stk. 8,

§ 117, stk.

8, i lov nr. 1703 af

1. december 2018 om firmapensionskasser fastsættes: Kapitel 1 Anvendelsesområde §
2. Denne bekendtgørelse finder anvendelse på firmapensionskasser omfattet af § 2 i lov om firmapensionskasser. Stk.
3. Bestyrelsen henholdsvis direktøren i en firmapensionskasse skal tage stilling til, hvilke foranstaltninger der er tilstrækkelige til, at bestemmelserne i denne bekendtgørelse overholdes. Hvilke foranstaltninger, der er tilstrækkelige, vil afhænge af firmapensionskassens forretningsmodel, herunder af 1) arten, omfanget

kompleksiteten af firmapensionskassens risici

aktiviteter, 2) firmapensionskassens størrelse, 3) firmapensionskassens struktur

strukturen af den koncern, hvori firmapensionskassen måtte indgå, 4) de forretningsmæssige

geografiske områder, som firmapensionskassen opererer på, 5) de ydelser, som firmapensionskassen tilbyder,

6) de finansielle produkter, som firmapensionskassen handler med. Stk. 3. I firmapensionskasser med omfattende eller meget komplekse aktiviteter på et eller flere risikoområder skal firmapensionskassens bestyrelse

direktør løbende vurdere, om det er nødvendigt at supplere bekendtgørelsens krav med yderligere tiltag. Kapitel 2 Bestyrelsens opgaver

ansvar § 2. Som led i varetagelsen af den overordnede

strategiske ledelse af firmapensionskassen skal bestyrelsen 1) træffe beslutning om firmapensionskassens forretningsmodel, 2) vurdere, om firmapensionskassens risikoprofil

politikker, jf. § 4, samt retningslinjerne til direktøren, jf. §§ 5

6, er forsvarlige i forhold til firmapensionskassens forretningsmæssige aktiviteter, organisation

ressourcer samt de markedsforhold, som firmapensionskassens aktiviteter drives under, 3) vurdere

tage stilling til firmapensionskassens budgetter, kapital, likviditet, væsentlige dispositioner, særlige risici

egne overordnede forsikringsforhold, 4) overvåge, at direktøren varetager sine opgaver på en betryggende måde

i overensstemmelse med den fastlagte risikoprofil, de fastlagte politikker

retningslinjerne til direktøren, 5) sikre at direktørens rapportering til

information af bestyrelsen er fyldestgørende for bestyrelsens arbejde, 6) overvåge, at firmapensionskassen har effektive former for virksomhedsstyring,

7) foretage en vurdering af egen risiko, jf. §

1. §
2. Bestyrelsen skal løbende vurdere, om dens medlemmer tilsammen besidder den fornødne viden

erfaring om firmapensionskassens risici til at sikre en forsvarlig drift af firmapensionskassen. Dette gælder særligt ved firmapensionskassens ibrugtagning af modeller til brug for risikoberegning, ved indførelse af nye produkter, jf. § 26,

andre tiltag, der kan medføre væsentligt øgede risici for firmapensionskassen eller i væsentlig grad kan påvirke den måde, hvorpå risici opgøres

rapporteres i firmapensionskassen. § 4. Bestyrelsen skal på grundlag af firmapensionskassens risikoprofil vedtage politikker

beredskabsplaner m.v., herunder hvor relevant: 1) Politik for forsikringsmæssige risici, herunder aktuarmæssige aktiviteter, jf. bilag 1. 2) Politik for markeds-, modparts-

kreditrisici (investeringsområdet), jf. bilag

1. 3) Politik for operationelle risici, jf. bilag
2. 4) It-sikkerhedspolitik, jf. bilag 4, herunder en it-beredskabsplan. 5) Beredskabsplaner for øvrige alvorlige driftsforstyrrelser. 6) Politik for risikostyring. 7) Politik for intern audit. 8) Politik for outsourcede aktiviteter. Stk.
3. Politikkernes indhold skal fastlægges under hensyntagen til firmapensionskassens art, størrelse, forretningsmodel, kompleksiteten i de forretningsmæssige aktiviteter, samspillet mellem de enkelte risikoområder, firmapensionskassens overordnede risikovillighed, firmapensionskassens kapitalforhold, lovgivningen

markedsforholdene. Politikkerne skal indeholde firmapensionskassens overordnede strategiske mål for det pågældende risikoområde

anvisninger om, hvordan disse mål nås i form af angivelser af metoder eller midler. Endelig skal politikkerne m.v. indeholde bestemmelser om, hvor ofte

i hvilken form bestyrelsen skal orienteres om manglende overholdelse af forhold

strategiske mål i de enkelte politikker m.v. Stk. 3. Politikkerne m.v. vedtaget i medfør af stk. 1, nr. 1, 2

4, skal som minimum indeholde bestemmelser om firmapensionskassens risikoprofil

det ønskede risikoniveau på det enkelte risikoområde, jf. § 2, nr.

1. Stk.
2. Bestyrelsen skal tilpasse de vedtagne politikker ved væsentlige forandringer i de forudsætninger, der ligger til grund for disse. Bestyrelsen skal dog mindst hvert tredje år vurdere

eventuelt ajourføre de vedtagne politikker. § 5. Bestyrelsen skal på grundlag af firmapensionskassens risikoprofil

politikkerne vedtaget i henhold til § 4 give direktøren skriftlige retningslinjer. Stk. 2. Retningslinjerne efter stk. 1 skal angive, hvilke dispositioner direktøren kan foretage som led i pågældendes stilling, hvilke beslutninger direktøren eventuelt kan træffe med efterfølgende orientering af bestyrelsen,

hvilke dispositioner der kræver bestyrelsens stillingtagen. Stk.

1. Bestyrelsen kan ikke henlægge beføjelser til direktøren, der hører til bestyrelsens overordnede ledelsesopgaver eller i øvrigt er af usædvanlig art eller af stor betydning for firmapensionskassen, jf. § 33, stk. 2, i lov om firmapensionskasser. Dette omfatter bl.a. følgende: 1) Beslutning om outsourcing af væsentlige aktivitetsområder. 2) Ansættelse af direktør. 3) Beslutning om principper for opgørelse af risici, jf. § 6, stk. 1, nr. 4, herunder anvendelse af modeller i den løbende risikostyring. §
2. Retningslinjerne efter § 5, stk. 1

2, skal 1) være i overensstemmelse med bestyrelsens vedtagne politikker

risikoprofilen på de enkelte risiko‐ områder, 2) iagttage begrænsninger fastsat i lovgivningen, 3) indeholde kontrollerbare grænser for størrelsen af de risici, som direktøren er bemyndiget til at tage på firmapensionskassens vegne, 4) fastlægge principperne for, hvordan udnyttelse af grænserne for hver type af risiko opgøres, herunder for hvordan risici hidrørende fra finansielle instrumenter

midler, der på firmapensionskassens vegne forvaltes af eksterne porteføljeforvaltere, indgår i den samlede risikoopgørelse, 5) tage stilling til, i hvilket omfang

eventuelt til hvem, direktøren kan videregive beføjelserne angivet i retningslinjerne, 6) fastlægge hvor ofte

i hvilken form bestyrelsen ønsker at modtage rapportering i henhold til stk. 6,

7) opfylde kravene i bilag 1-

1. Stk.
2. Retningslinjernes grænser skal utvetydigt angive størrelsen af den enkelte fastsatte grænse for risiko, eksempelvis som absolutte tal, eller ved at risikoen sættes i forhold til firmapensionskassens egen- eller basiskapital. Stk.
3. Retningslinjerne kan kun undtagelsesvis give mulighed for, at direktøren kan disponere risici i en størrelsesorden, der ligger uden for den fastlagte risikoprofil

retningslinjernes grænser

da kun, hvis forudsætningerne herfor fremgår af retningslinjerne. Kan disse forudsætninger ikke fastlægges, kan forud‐ gående beføjelser til overskridelser af retningslinjernes grænser ikke gives til direktøren. Stk. 4. Bestyrelsen skal ved udformningen af retningslinjerne til direktøren sikre, at direktøren eller direktionens medlemmer tilsammen besidder den fornødne viden

erfaring til at anvende de i retningslinjerne indeholdte beføjelser på en forsvarlig måde for firmapensionskassen. Stk. 5. Hvis politikker m.v. i henhold til § 4

retningslinjerne i henhold til stk. 1 er indeholdt i samme dokument, skal det tydeligt fremgå af dokumentet, hvilke bestemmelser der vedrører politikken på et risikoområde

hvilke, der vedrører retningslinjerne til direktøren. Stk. 6. Det skal fremgå af retningslinjerne, at rapportering til bestyrelsen sker på alle de områder, hvor bestyrelsen har fastsat grænser for direktøren, eller hvor der er fastsat grænser for direktøren i lovgivningen. Det skal således fremgå af rapporteringen, om grænser fastsat i lovgivningen er overholdt,

i hvilket omfang grænserne for risici fastsat af bestyrelsen er udnyttet såvel aktuelt som over tid, herunder om der har været overskridelser af grænserne. Endelig skal rapporteringen, hvis dette er relevant, omfatte et grundlag for bestyrelsens vurdering af anvendte modellers pålidelighed. Bestyrelsens stillingtagen til den modtagne rapportering skal protokolleres. Stk. 7. Rapporteringen efter stk. 6 skal

så omfatte midler

risici hidrørende fra midler, der forvaltes af eksterne porteføljeforvaltere, idet det jf. § 41, stk. 2, i lov om firmapensionskasser fortsat er bestyrelsens ansvar, at midler, der forvaltes af eksterne porteføljeforvaltere,

øvrige midler tilsammen placeres inden for retningslinjerne fastlagt af bestyrelsen

i overensstemmelse med lovgivningen, jf. § 41, stk. 2, i lov om firmapensionskasser. § 7. En firmapensionskasse skal på en måde, der står i rimeligt forhold til dens størrelse

interne organisation samt størrelsen, arten, omfanget

kompleksiteten af dens aktiviteter, gennemføre

dokumentere en vurdering af egen risiko. Stk.

1. Risikovurderingen skal foretages mindst hvert tredje år, dog som minimum efter enhver væsentlig ændring i firmapensionskassens risikoprofil eller risikoprofilen for de pensionsordninger, firmapensionskassen administrerer. Hvis der er en væsentlig ændring i risikoprofilen for en specifik pensionsordning, kan risikovurderingen begrænses til den pågældende pensionsordning. Stk.
2. Risikovurderingen skal under hensyntagen til firmapensionskassens størrelse

interne organisation samt størrelsen, arten, omfanget

kompleksiteten af dens aktiviteter omfatte: 1) En beskrivelse af, hvordan vurderingen af egen risiko er integreret i firmapensionskassens ledelsesproces

beslutningsprocesser. 2) En vurdering af risikostyringssystemets effektivitet. 3) En beskrivelse af, hvordan firmapensionskassen forhindrer interessekonflikter med det pensionstegnende firma, eksempelvis hvis firmapensionskassen outsourcer nøglefunktioner til det pensionstegnende firma. 4) En vurdering af firmapensionskassens samlede kapitaldækningsbehov, herunder en beskrivelse af genopretningsplanen, hvor det er relevant. 5) En vurdering af medlemmernes

pensionsmodtagernes risici i forbindelse med udbetalingen af deres pensionsydelser

effekten af en hvilken som helst korrigerende foranstaltning, hvor det er relevant, under hensyntagen til: a) pristalsreguleringsmekanismer,

b) mekanismer til nedsættelse af ydelser, herunder i hvilket omfang optjente pensionsydelser kan reduceres, under hvilke betingelser

af hvem. 6) En kvalitativ vurdering af de mekanismer, der beskytter pensionsydelserne, herunder, hvor det er relevant, garantier, aftalevilkår eller økonomisk støtte fra det pensionstegnende firma, forsikring eller genforsikring ydet af en virksomhed, som er omfattet af lov om finansiel virksomhed eller dækning fra en pensionssikringsordning, til fordel for firmapensionskassen eller medlemmerne

pensionsmodtagerne. 7) En kvalitativ vurdering af de operationelle risici. 8) Hvor der tages hensyn til miljømæssige, sociale

ledelsesmæssige spørgsmål ved investeringsbeslutning, en vurdering af nye

kommende risici, herunder risici i forbindelse med klimaforandringer, ressourceanvendelse eller miljø, sociale risici

risici i forbindelse med afskrivning af aktiver som følge forsikringsmæssige ændringer. Stk. 4. Firmapensionskassen skal for de formål, som følger af stk. 3, have indført metoder til at identificere

vurdere de risici, den er eller kan blive eksponeret for på kort

lang sigt,

som kan få indflydelse på firmapensionskassens evne til at leve op til sine forpligtelser, jf. § 29, stk. 1, nr. 4, i lov om firmapensionskasser. Sådanne metoder skal stå i et rimeligt forhold til størrelsen, arten, omfanget

kompleksiteten af aktiviteternes iboende risici. Metoderne skal beskrives i vurderingen af egen risiko. Stk.

1. Vurderingen af egen risiko skal tages i betragtning i firmapensionskassens strategiske beslutninger. Bestyrelsens tilrettelæggelse af arbejdet §
2. Bestyrelsen skal tilrettelægge sit arbejde i overensstemmelse med lovgivningen

således, at der sikres en forsvarlig

hensigtsmæssig ledelse af firmapensionskassen,

skal i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, jf. nærmere bilag 5. Kapitel 3 Direktørens opgaver

ansvar § 9. Direktøren skal forestå den daglige ledelse af firmapensionskassen i overensstemmelse med lovgivningens bestemmelser, bestyrelsens vedtagne politikker m.v., jf. § 4, bestyrelsens retningslinjer, jf. § 5,

eventuelle andre mundtlige eller skriftlige anvisninger fra bestyrelsen. Stk.

1. Direktøren skal sikre, at firmapensionskassen er indrettet i overensstemmelse med kravene i denne bekendtgørelse. Stk.
2. Direktøren skal sikre, at bestyrelsens vedtagne politikker

retningslinjer implementeres i firmapensionskassens daglige drift. Stk.

1. Direktøren er forpligtet til at videregive al relevant information til bestyrelsen. Stk.
2. Direktøren har det daglige ledelsesmæssige ansvar for, at firmapensionskassen kun påtager sig risici, som ledelse

medarbejdere i fornødent omfang kan vurdere konsekvensen af. Stk.

1. Direktøren skal godkende firmapensionskassens forretningsgange, jf. § 18, eller udpege en eller flere personer eller organisatoriske enheder med den nødvendige faglige viden til at gøre dette. Hvis godkendelse af firmapensionskassens forretningsgange foretages af flere personer eller organisatoriske enheder, er direktøren eller en af direktøren udpeget person eller organisatorisk enhed ansvarlig for, at alle væsentlige aktivitetsområder er beskrevet i forretningsgange, jf. §
2. Stk.
3. Direktøren skal skriftligt fastsætte, hvilke tiltag der skal iværksættes i forbindelse med nøgle‐ medarbejderes fratræden. Stk.
4. Direktøren skal godkende firmapensionskassens retningslinjer for udvikling

godkendelse af tjenesteydelser

nye produkter, der kan medføre væsentlige risici for firmapensionskassen, modparter eller medlemmer, herunder ændringer i eksisterende produkter, hvorved produktets risikoprofil ændres væsentligt, jf. § 28. Stk. 9. Har firmapensionskassen ingen direktør eller forretningsfører, jf. lov om firmapensionskasser § 31, stk. 2,

§ 120, udføres de hverv, der er henlagt til direktøren, af bestyrelsen.

Kapitel 4 Organisation

ansvarsfordeling Opgaver

ressourcer § 10. Firmapensionskassen skal være indrettet i organisatoriske enheder med klart definerede arbejdsopgaver, herunder skal alle medarbejdere have klare beføjelser, ansvarsområder

referencelinjer. Stk.

1. Hver organisatorisk enhed skal være bemandet med medarbejdere med relevante kompetencer på et passende niveau. Antallet af medarbejdere skal sammen med disses kompetencer sikre, at enheden på betryggende vis kan løse de opgaver, det påhviler enheden at udføre. Stk.
2. Hvis organisatoriske enheder på grund af firmapensionskassens eller ansvarsområdets størrelse ikke kan have et tilstrækkeligt antal medarbejdere til at dække opgaveløsningen i tilfælde af ordinært eller ekstraordinært fravær, kan opgaveløsningen foretages af medarbejdere i andre organisatoriske enheder. Det skal i videst muligt omfang fremgå af forretningsgangene, arbejdsbeskrivelser eller lignende for de involverede organisatoriske enheder, hvilke medarbejdere, grupper af medarbejdere eller eventuelle andre organisatoriske enheder, der løser hvilke opgaver for den pågældende enhed,

under hvilke betingelser dette skal ske. Information af bestyrelsen

øvrige ledelsesniveauer m.v. § 11. Firmapensionskassen skal være indrettet således, at al relevant information tilgår bestyrelse

ledelse på øvrige organisatoriske niveauer inden for tidsmæssige rammer

i en form, der sikrer, at nødvendige foranstaltninger kan sættes i værk uden unødigt ophold. Funktionsadskillelse § 12. Firmapensionskassen skal indrettes således, at der foreligger procedurer med henblik på håndtering

forebyggelse af interessekonflikter. §

1. Firmapensionskassen skal være indrettet således, at der er betryggende funktionsadskillelse. Stk.
2. Der skal være funktionsadskillelse på området for forsikringsmæssige risici. Dette indebærer, at medarbejdere, der er involveret i optagelse af medlemmer, ikke må 1) varetage eller udføre skadesbehandling, 2) varetage eller udføre pensionsmæssige udbetalinger, eller 3) have ansvar for udarbejdelse af rapportering. Stk.
3. Funktionsadskillelse på investeringsområdet indebærer, at medarbejdere, der er involveret i indgåelse af handler

risikotagning, ikke må 1) varetage eller udføre handlernes afvikling, 2) varetage interne kontroller, 3) have ansvar for værdiansættelse

opgørelse af resultater

risici, eller 4) have ansvar for udarbejdelse af rapportering. § 14. I firmapensionskasser, hvor der ikke opretholdes funktionsadskillelse i overensstemmelse med § 13, jf. § 1, stk. 3, skal der indføres betryggende kompenserende foranstaltninger, der skal sikre, at der ikke påføres firmapensionskassen unødige risici eller tab. Kapitel 5 Administrativ

regnskabsmæssig praksis Administrativ praksis § 15. Firmapensionskassen skal være indrettet således, at de enkelte enheder

medarbejderne har de forretningsgange, arbejdsbeskrivelser, beredskabsplaner, systemer

øvrige redskaber til rådighed, der er nødvendige for udførelsen af deres opgaver, jf. §

1. Stk.
2. Det skal være klart, 1) hvilke opgaver der skal udføres, 2) hvordan opgaverne skal udføres, 3) i hvilket omfang udførte opgaver skal dokumenteres, 4) i hvilken form dokumentationen skal ske, 5) hvor dokumentationen skal opbevares, 6) hvor længe dokumentationen skal opbevares, 7) til hvem dokumentationen skal videregives,

8) hvor tidligere udarbejdet dokumentation kan findes. Stk.

1. Arbejdet i den enkelte enhed skal planlægges således, at det sikres, at frister overholdes, hvad enten disse er interne eller følger af gældende regulering for firmapensionskassen. Regnskabsmæssig praksis §
2. Firmapensionskassen skal have en god regnskabsmæssig praksis. Dette indebærer blandt andet, at firmapensionskassen 1) kan dokumentere, at offentliggjorte årsrapporter, herunder alle enkeltposter

noter, er udarbejdet i overensstemmelse med det regelsæt, der gælder for den pågældende rapport,

2) indhenter nødvendig information til brug for udarbejdelse af årsrapporter, herunder al relevant information til brug for fastlæggelse af regnskabsposter, der baseres på regnskabsmæssige skøn. Kapitel 6 Forretningsgange §

1. Firmapensionskassen skal have forretningsgange eller arbejdsbeskrivelser m.v., der på alle væsentlige aktivitetsområder er godkendt i henhold til § 9, stk.
2. Aktiviteter, der vedrører firmapensionskassen i dens egenskab af firmapensionskasse, anses som udgangspunkt for væsentlige. §
3. Forretningsgange, arbejdsbeskrivelser m.v. skal som minimum 1) være lettilgængelige

overskuelige, 2) på fyldestgørende måde beskrive de aktiviteter, der skal udføres, herunder sikre, at lovgivningen samt politikker

retningslinjer besluttet af firmapensionskassens ledelse efterleves

overholdes, 3) angive hvilken organisatorisk enhed, personer eller grupper af personer der skal udføre de enkelte opgaver eller delopgaver, 4) hvis relevant, angive inden for hvilke tidsmæssige rammer, opgaver skal udføres, 5) indeholde bestemmelser om, hvilke forhold der skal rapporteres om

til hvem, 6) indeholde bestemmelser om, hvorledes medarbejderne skal forholde sig i tilfælde, hvor en medarbejder måtte blive opmærksom på ikke-beskrevne risici knyttet til den pågældendes arbejdsopgave eller andre aktivitetsområder, 7) indeholde bestemmelser om, hvordan medarbejdere skal forholde sig i tilfælde af driftsforstyrrelser, herunder systemnedbrud, 8) henvise til relevante manualer eller mere detaljerede arbejdsbeskrivelser, 9) angive, hvem der er ansvarlig for udarbejdelse

opdatering af forretningsgangen, 10) opdateres løbende ved ændring i interne forhold eller i relevant regulering, 11) være daterede,

12) opfylde kravene i bilag 1-

1. Stk.
2. Forretningsgangene skal i relevant omfang afspejle bestyrelsens vedtagne politikker, jf. § 4, stk.
3. Stk.
4. Uanset opbygningen af forretningsgangene skal det sikres, at alle relevante forhold er beskrevet,

at det fremgår, hvem der har ansvaret for at udføre de enkelte opgaver korrekt. Således kan en forretningsgang vedrøre opgaverne i en enkelt organisatorisk enhed, dække samtlige opgaver i forbindelse med et eller flere produkter eller vedrøre tværgående arbejdsopgaver, der kræver flere organisatoriske enheders medvirken. Stk. 4. Forretningsgangene kan foreligge elektronisk. Er dette tilfældet, skal det sikres, at medarbejderne har adgang til tilstrækkelige oplysninger

forretningsgange, herunder i form af beredskabsplaner, til at udføre nødvendige opgaver i de tilfælde, hvor de elektroniske forretningsgange ikke måtte være tilgængelige. Kapitel 7 Nøglefunktioner m.v. Intern auditfunktion § 19. Firmapensionskassen skal have en effektiv intern auditfunktion, der står i rimeligt forhold til dens størrelse

interne organisation samt størrelsen, arten, omfanget

kompleksiteten af dens aktiviteter. Den interne auditfunktion skal omfatte en vurdering af, om det interne kontrolsystem

andre dele af ledelsessystemet, herunder outsourcede aktiviteter, hvor dette er relevant, er hensigtsmæssige

effektive. Risikostyringssystem

-funktion § 20. Firmapensionskassen skal have en effektiv risikostyringsfunktion, der står i rimeligt forhold til dens størrelse

interne organisation samt størrelsen, arten, omfanget

kompleksiteten af dens aktiviteter. Stk. 2. Risikostyringsfunktionen skal være opbygget på en måde, der understøtter risikostyringssystemet. Firmapensionskassen skal vedtage de strategier, processer

rapporteringsprocedurer, der er nødvendige for regelmæssigt at kunne identificere, måle, overvåge, styre

på såvel et individuelt som et aggregeret plan indberette de risici, som firmapensionskassen

pensionsordningerne, er eller kan blive udsat for,

risicienes indbyrdes sammenhæng til firmapensionskassens ledelse. Stk. 3. Risikostyringssystemet skal være effektivt

velintegreret i firmapensionskassens organisationsstruktur

beslutningstagningsproces. Stk. 4. Risikostyringssystemet skal på en måde, der står i rimeligt forhold til firmapensionskassens størrelse

interne organisation samt størrelsen, arten

omfanget af kompleksiteten af dens aktiviteter, dække de risici, der kan forekomme i firmapensionskassen eller de virksomheder, hvortil firmapensionskassens opgaver eller aktiviteter er outsourcet, som minimum i forhold til: 1) Tegning

hensættelser. 2) Aktiv-passiv-styring. 3) Investering, navnlig afledte instrumenter, securitiseringer

lignende forpligtelser. 4) Styring af likviditets-

koncentrationsrisici. 5) Styring af operationel risiko. 6) Forsikring

andre risikoreduktionsmetoder. 7) Miljømæssige, sociale

ledelsesmæssige risici vedrørende investeringsporteføljen

forvaltningen af denne. Stk. 5. Hvis medlemmer

pensionsmodtagere i overensstemmelse med pensionsordningens betingelser bærer risici, skal risikostyringssystemet

så tage sådanne risici i betragtning fra medlemmernes

pensionsmodtagernes perspektiv. Aktuarfunktion § 21. Hvis firmapensionskassen yder dækning af biometriske risici eller enten garanterer et investeringsafkast eller et bestemt ydelsesniveau, skal firmapensionskassen have en effektiv aktuarfunktion til at 1) koordinere

overvåge beregningen af de forsikringsmæssige hensættelser, 2) vurdere, om metodologierne

de underliggende modeller, som anvendes til beregningen af de forsikringsmæssige hensættelser, samt de antagelser, som opstilles i forbindelse hermed, er passende, 3) vurdere, om de data, der benyttes til beregning af de forsikringsmæssige hensættelser, er tilstrækkelige

af den påkrævede kvalitet, 4) sammenligne de antagelser, der ligger til grund for beregningen af de forsikringsmæssige hensættelser med de hidtidige erfaringer, 5) underrette firmapensionskassens ledelse om, hvorvidt beregningen af de forsikringsmæssige hensættelser er troværdige

fyldestgørende, 6) afgive udtalelse om den overordnede tegningspolitik, hvis firmapensionskassen har en sådan politik, 7) afgive udtalelse om, hvorvidt forsikringsarrangementerne er fyldestgørende, hvis firmapensionskassen har sådanne ordninger,

8) bidrage til en effektiv gennemførelse af risikostyringssystemet. Stk.

1. Firmapensionskassen skal udpege mindst én uafhængig person i eller uden for firmapensionskassen, som har ansvar for aktuarfunktionen. Kapitel 8 Videregivelse af beføjelser §
2. Hvis direktøren i overensstemmelse med retningslinjerne fra bestyrelsen, jf. § 5, videregiver beføjelser, skal dette ske skriftligt eller elektronisk. Stk.
3. Hvis de videregivne beføjelser giver mulighed for det, kan modtageren af beføjelser fra direktøren ligeledes skriftligt eller elektronisk videregive disse beføjelser helt eller delvist. Stk.
4. Videregivelse af beføjelser kan kun ske til medarbejdere, der har den fornødne viden, indsigt

erfaring til at kunne anvende de modtagne beføjelser på betryggende vis. Stk. 4. Afgives beføjelser ved anvendelse af elektroniske medier, skal afgiver

modtager, tidspunkt for

omfang af afgivelse samt modtagelse af beføjelser kunne dokumenteres. Proceduren herfor skal frem‐ gå af forretningsgangene. Stk. 5. Meddelelse om videregivelse af beføjelser skal som minimum angive, 1) arten

størrelsen af den eller de videregivne beføjelser, 2) principperne for opgørelse af udnyttelse af beføjelserne, 3) hvilke produkter eller handlinger beføjelsen omfatter, 4) eventuelle supplerende grænser for risiko samt principperne for opgørelse af sådanne beføjelser, der opfylder kravene i § 6, stk. 1, nr. 3

4,

5) hvordan, hvor ofte

af hvilken person eller organisatorisk enhed rapportering skal foretages til afgiver af beføjelsen

eventuelle andre. Stk.

1. Ingen kan videregive beføjelser, der går ud over de beføjelser, den pågældende selv har modtaget. Summen af videregivne beføjelser, herunder beføjelser givet til grupper af medarbejdere, må endvidere ikke overstige de beføjelser, der er indeholdt i bestyrelsens retningslinjer til direktøren. Stk.
2. Hvis der er fastsat supplerende risikomål i forbindelse med videregivne beføjelser, skal den, der afgiver beføjelserne, sikre sig, at anvendelse af de supplerende risikomål finder sted på en måde, der sikrer, at der ikke sker overskridelse af øvrige tildelte beføjelser. Kontroller §
3. Firmapensionskassen skal foretage kontrol af alle væsentlige risikobehæftede opgaver, herunder: 1) Overholdelse af samtlige grænser fastsat af bestyrelsen i henhold til § 6, stk. 1, nr. 3, i retningslinjerne til direktøren

grænser fastsat i lovgivningen. 2) Overholdelse af videregivne beføjelser. 3) Dispositioner, hvor firmapensionskassen handler i henhold til fuldmagt fra medlemmer eller modparter,

hvor firmapensionskassen har forpligtet sig til at overholde grænser for risici, herunder placeringsgrænser. 4) Andre opgaver, som af anden årsag kan medføre væsentlige økonomiske dispositioner eller andre væsentlige risici for firmapensionskassen, herunder disponering af firmapensionskassens konti

opgaver i forbindelse med fremskaffelse eller udarbejdelse af grundlag for regnskab. Stk.

1. Kontrol skal udføres af en anden enhed end den, der har udført opgaven, jf. §
2. § 13 finder dog ikke anvendelse på kontroller, der har karakter af afstemning, overvågning af om forretningsgange overholdes, fejlfinding eller lignende. Sådanne kontroller kan derfor foretages af personer i samme organisatoriske enhed, medmindre dette i det konkrete tilfælde ikke er betryggende. Stk.
3. Kontroller omfattet af stk. 1

2 skal foretages med passende intervaller afhængigt af firmapensionskassens størrelse, den enkelte risikos væsentlighed

størrelse set i forhold til firmapensionskassens forretningsmodel, aktivitetsområder, kompleksiteten af de pågældende risici

firmapensionskassens kapitalforhold. Kontrollerne skal, hvor der løbende sker dispositioner hen over dagen, omfatte overholdelse af grænser intra-dag. Intra-dag kontroller kan, hvor dette er forsvarligt, foretages på stikprøvebasis. Stk. 4. Firmapensionskassen skal have passende overvågning af, at administrative opgaver udføres på en betryggende

ensartet måde,

at forretningsgange, arbejdsbeskrivelser m.v. bliver overholdt. Rapportering § 24. Der skal løbende ske skriftlig rapportering på alle relevante ledelsesmæssige niveauer om overholdelsen

udnyttelsen af samtlige grænser for risikotagning indeholdt i retningslinjerne givet i medfør af § 5 eller i den videregivne beføjelse. Der skal endvidere ske rapportering om overholdelse af de grænser for risici fastsat i lovgivningen på de områder, hvor dette er relevant for den pågældende firmapensionskasse. Rapporteringen skal

så omfatte risici, der styres på firmapensionskassens vegne af porteføljeforvaltere. Stk. 2. Rapporteringen skal ske i overskuelig form

give bestyrelse, direktør

øvrige medarbejdere, der har videregivet beføjelser, jf. § 21, oplysning såvel om den aktuelle udnyttelse af de fastsatte grænser som om udnyttelsen over tid. Stk.

1. Anvender firmapensionskassen modeller til opgørelse af risici, skal rapporteringen desuden omfatte relevante back-tests til dokumentation af modellens pålidelighed. Stk.
2. Rapportering til bestyrelsen skal ske med de intervaller, der er angivet i retningslinjerne. Endvidere skal overskridelser som minimum rapporteres på hvert bestyrelsesmøde, ligesom rapportering skal ske, hvis de forhold, der ligger til grund for fastsættelsen af de enkelte grænser for risiko, ændres væsentligt, for eksempel som følge af markedsuro, ekstraordinære tab

ændrede kapitalforhold. Stk. 5. Rapportering om videregivne beføjelser, herunder overskridelse af disse, skal ske til den, der har afgivet beføjelserne, med intervaller, der afspejler afgiverens involvering i den daglige disponering,

som fremgår af beføjelserne. Overskridelsen skal sædvanligvis rapporteres senest dagen efter, at overskridelsen er konstateret. §

1. Der skal ske rapportering om andre væsentlige forhold, der ikke måtte være omfattet af beføjelser fastsat i retningslinjerne eller i videregivne beføjelser, jf. stk.
2. Det kan for eksempel dreje sig om rapportering vedrørende afstemningsfejl, uregelmæssigheder, tab som følge af operationelle forhold, fejl i regnskab eller budgetter

nøglepersoners fratræden. Stk. 2. Firmapensionskassens forretningsgange skal i videst muligt omfang indeholde anvisninger om, hvilke forhold der skal eller bør rapporteres om

til hvem, herunder skal det fremgå, om rapportering i særlige tilfælde kan eller skal ske til andre end den pågældendes daglige leder eller dennes leder. Nye produkter § 26. Direktørens godkendte retningslinjer for udvikling

godkendelse af nye tjenesteydelser

produkter, herunder ændringer i eksisterende tjenesteydelser

produkter, hvorved tjenesteydelsernes

produkternes risikoprofil ændres væsentligt, jf. § 9, stk. 8, skal som minimum 1) afgrænse, hvornår der er tale om et nyt produkt eller tjenesteydelse, i det omfang det er muligt, 2) angive, hvilken eller hvilke organisatoriske enheder, udvalg eller ad hoc udvalg der skal forestå ud‐ viklingsprocessen, eventuelt opdelt pr. risikoområde, 3) indeholde retningslinjer for, hvem der i hvert fald skal inddrages i udviklingsprocessen, således at det sikres, at alle relevante forhold belyses, 4) indeholde retningslinjer for, hvilke overordnede forhold der skal analyseres

dokumenteres, herunder arten, størrelsen

opgørelsen af risici for firmapensionskassen, påvirkning af firmapensionskassens omkostninger

indtjening, firmapensionskassens muligheder for at agere på nye markeder, påvirkning af firmapensionskassens solvens

regnskabsmæssig behandling, 5) indeholde krav om, at analysen skal godtgøre, at firmapensionskassen har tilstrækkelig ekspertise, systemer, kapital

ressourcer i øvrigt til at håndtere det nye produkt eller tjenesteydelsen på betryggende vis,

6) indeholde bestemmelse om retningslinjer for, at nye produkter

tjenesteydelser, der kan medføre væsentlige nye risici for firmapensionskassen eller kunderne, skal forelægges bestyrelsen med henblik på dennes stillingtagen til, om anvendelsen af det nye produkt giver anledning til ændring af de i henhold til § 4 vedtagne politikker eller de i medfør af §§ 5

6 givne retningslinjer, herunder til fastsættelse af særlige principper for opgørelse af de til produktet knyttede risici. Kapitel 9 ESG-faktorer § 27. Ledelsen skal i forbindelse med investeringsbeslutninger inddrage overvejelser om miljømæssige, sociale

ledelsesmæssige spørgsmål relateret til investeringsaktiver

skal regelmæssigt genoverveje disse. Kapitel 10 Straffebestemmelser § 28. Overtrædelse af §§ 2-8, § 9, stk. 3, 4

6-8, § 10, stk. 1

2,

stk. 3,

1. pkt., §§ 12-16, § 17,
2. pkt., § 18, stk. 1

2, stk. 3, 1. pkt.,

stk. 4, 2. pkt., §§ 19-21, § 22, stk. 1

3-7, § 23, stk. 1, stk. 2, 1. pkt., stk. 3, 1.

2. pkt.

stk. 4, § 24, § 25, stk. 1, 1. pkt.,

stk. 2,

§ 26straffes med bøde.

Stk.

1. Der kan pålægges selskaber mv. (juridiske personer) strafansvar efter reglerne i straffelovens kapitel
2. Kapitel 11 Ikrafttrædelse §
3. Bekendtgørelsen træder i kraft den
4. januar
5. Stk.
6. Bekendtgørelse nr. 1577 af
7. december 2010 om ledelse

styring af firmapensionskasser ophæves. Bilag 1 Forsikringsmæssige risici Bestyrelsens opgaver

ansvar på forsikringsrisikoområdet Forsikringspolitikken 1) Politikken skal på de enkelte områder, i det omfang det er relevant

under hensyntagen til firmapensionskassens risikoprofil på området, firmapensionskassens størrelse, den overordnede risikoprofil

kompleksiteten af firmapensionskassens forsikringsmæssige aktiviteter, indeholde overordnede anvisninger om følgende forhold: a) Optagelse af nye medlemmer, herunder om firmapensionskassen baserer sin optagelse af medlemmer på lønsomhed, vækst, specielle kundesegmenter eller lignende, hvilke risici firmapensionskassen ikke vil tegne, hvornår tegning kræver direktørens godkendelse, eventuelle geografiske begrænsninger samt hvilken service

rådgivning, firmapensionskassen vil yde sine kunder i optagelsessituationen. b) Reassurancedækningen, herunder hvilke risikominimeringsforanstaltninger firmapensionskassen ønsker at anvende i relation til kapitalaflastning, fastsættelse af selvbehold set i forhold til firmapensionskassens kapitalstyrke, valg af reassurandører, herunder vurdering af kreditrisikoen på disse

den maksimale risiko, der må placeres hos den enkelte reassurandør. c) Skadesbehandlingen, herunder om firmapensionskassen anvender egne eller fremmede skadesbehandlere, hvilken service firmapensionskassen vil yde sine medlemmer i skadessituationen

hvorledes skadesadministrationen skal forholde sig i tvivlstilfælde. d) Nye risici, herunder hvorledes firmapensionskassen før tegning af nye risici skal analysere disse, herunder vurdere risici i relation til risikostyringssystemet

firmapensionskassens kapital. e) Udenlandske risici

store risici, herunder om der skal gælde særlig nytegningspolitik for disse kunder (f.eks. accept af større skadeprocent, særlige betalingsvilkår eller særlige dækninger). f) Kreditrisikoen, herunder om firmapensionskassen vil fravige forsikringsprincippet om forudbetaling af præmie,

hvorledes ændringer i kreditvurdering skal påvirke brugen af reassurandører. g) Principper for fordeling af forsikringsrisikobehæftede aktiviteter mellem flere selskaber i en koncern. Bestyrelsens retningslinjer til direktøren på forsikringsrisikoområdet 2) På forsikringsrisikoområdet skal retningslinjerne opfylde de fastsatte generelle krav i §§ 5

6. Der‐ udover skal de, afhængig af firmapensionskassens risikoprofil, størrelse

kompleksiteten af de forsikringsmæssige aktiviteter, i relevant omfang indeholde følgende bestemmelser for risikopåtagelsen: a) Hvilke dækninger, der kan oprettes. b) Acceptregler

tarif for disse. c) Bestemmelser om maksimal forsikringssum pr. risiko

pr. begivenhed. d) Principper for den løbende opgørelse af de pensionsmæssige hensættelser, herunder metoder for dag-til-dag hensættelser

kollektivt afsatte hensættelser. 3) Retningslinjerne skal endvidere indeholde bestemmelser om reassurance, herunder om a) reassurancedækningens størrelse

fastsættelse af selvbehold i forhold til firmapensionskassens kapitalstyrke,

1. b)valg af reassurandører,
2. c)grænser for kreditrisiko på reassurandører,
3. d)grænser for maksimal krediteksponering på den enkelte reassurandør,

e) krav om sikkerhedsstillelse

principper for opgørelse af sikkerheders værdi. 4) Retningslinjerne skal endvidere i relevant omfang indeholde bestemmelser om information af

kommunikation til kunderne, herunder i hvilken udstrækning kunderne skal orienteres om bl.a. bo‐ nusudsigterne. Forretningsgange 5) Forretningsgangene på forsikringsområdet skal opfylde de i §§ 17-18 fastsatte generelle krav

i det omfang, det er relevant, omfatte følgende:

1. a)Optagelse af medlemmer.
2. b)Procedure for anmeldelse af teknisk grundlag m.v.
3. c)Helbredsvurdering ved optagelse af medlemmer.
4. d)Håndtering af ind-

udbetalinger. e) Behandling af sager vedrørende udtrædelse

udtrædelsesgodtgørelse.

1. f)Skadesbehandling.
2. g)Anmeldelse af krav over for reassurandører.
3. h)Kontrol af betalinger fra reassurandører.
4. i)Principper

metoder ved opgørelse af pensionsmæssige hensættelser. j) Procedurer for registrering, værdiansættelse, afstemning

individualisering af de registrerede aktiver. k) Håndtering af eventuelle outsourcede aktiviteter. Risikostyring

Rapportering på forsikringsområdet 6) Firmapensionskassen skal på forsikringsområdet udfærdige periodiske skriftlige rapporter til bestyrelse, direktør

andre ledende medarbejdere i overensstemmelse med de afgivne beføjelser. Rapporteringen skal foretages for de grænser for risikopåtagelse, som de pågældende har videredelegeret i organisationen. Rapporterne kan eksempelvis vedrøre følgende: a) Optagelse af medlemmer. b) Omfang af udtrædelser

udtrædelsesgodtgørelser.

1. c)Skadesudviklingen.
2. d)Afløbsresultat på de pensionsmæssige hensættelser.
3. e)Nødvendige ændringer i teknisk grundlag.
4. f)Resultat af reassurancedækning. Bilag 2 Investeringsområdet Investeringsområdet Anvendelsesområder 1) Dette bilag vedrører
5. a)risici som følge af udviklingen i priser, kurser, m.v. på rente-, valuta-, aktie-

råvaremarkederne (markedsrisici), b) risici på firmapensionskasser eller grupper af firmapensionskasser (kredit-

modpartsrisici) som følge af firmapensionskassens investeringer

placering af midler, c) risici som følge af en uforholdsmæssig afhængighed af en bestemt kategori af aktiver, et bestemt investeringsmarked eller en bestemt investering (koncentrationsrisici) 2) Ved markedsrisici forstås rente-, valuta-, aktie-,

råvarerisici, herunder relaterede risici, der er for‐ bundet med afledte finansielle instrumenter, eksempelvis optionsrisici. Renterisici omfatter blandt andet renterisici på alle balance-

ikke balanceførte poster, herunder

så på fastforrentede ind-

udlån, fastforrentet funding. Renterisici omfatter endvidere rentestrukturrisici. 3) En firmapensionskasse skal have procedurer til at identificere, måle, overvåge, forvalte, kontrollere

rapportere om

tage behørigt hensyn til risici som følge af ændringer i rentesatser, kurser, priser

øvrige mål

værdier på risikoområderne omfattet af pkt. 1, inklusiv firmapensionskassens ikke-handelsmæssige aktiviteter. 4) En firmapensionskasse skal have tilstrækkelige kreditvurderingsprocesser. Bestyrelsens opgaver

ansvar Politikken på investeringsområdet 5) Bestyrelsen skal vedtage en politik for investeringsområdet, hvori firmapensionskassens risikoprofil på området fastlægges under hensyntagen til »prudent person«-princippet i § 57 i lov om firmapensionskasser. 6) Politikken på investeringsområdet skal, udover de generelle krav indeholdt i § 4, stk. 2, indeholde relevante overordnede anvisninger om følgende forhold: a) Hvilke risici, firmapensionskassen henregner til investeringsområdet. b) Det ønskede eller acceptable risikoniveau samlet

for de enkelte typer af markeds-, kredit-

modpartsrisici. c) Under hvilke omstændigheder, eksempelvis krig, naturkatastrofer

uro på de finansielle markeder, direktøren skal sikre bestyrelsens stillingtagen til, om firmapensionskassen skal fastholde de valgte risikoniveauer,

proceduren herfor. d) Principper for den organisatoriske ansvarsfordeling på investeringsområdet, herunder for risikotagning, risikostyring, kontrol

rapportering. e) Mål

sammenligningsgrundlag (eksempelvis i form af benchmarks) til brug for vurderingen af opnåede resultater, herunder afkast. f) Eventuelle særlige typer af risici, som firmapensionskassen specifikt ikke ønsker at påtage sig, eksempelvis aktierisici hidrørende fra unoterede aktier

visse markeder, fra råvarerisici, risici fra spændforretninger eller risici hidrørende fra visse strukturerede produkter.

1. g)Overordnede krav til medarbejderkompetencer på investeringsområdet.
2. h)Procedurer for orientering til bestyrelsen om politikken på investeringsområdet, jf. § 4, stk. 2, sidste pkt. Bestyrelsens retningslinjer til direktøren på investeringsområdet 7) På investeringsområdet skal retningslinjerne opfylde de generelle krav fastsat i § 6

i det omfang, det er relevant for firmapensionskassen, angive a) grænser for firmapensionskassens rente-, valuta-, aktie-

råvarerisici, hvis relevant fastsat såvel for aktiver, der skal dække de forsikringsmæssige hensættelser, som for øvrige aktiver, hvorledes de enkelte risici opgøres,

hvorledes de enkelte instrumenter medregnes ved opgørelsen, hvis der ved den interne opgørelse af risici skal anvendes strengere principper end dem, der følger af lov om firmapensionskasser

regler udstedt i medfør af loven, b) grænser for særlige risici, der knytter sig til komplekse eller usædvanlige produkter, herunder risici ved strukturerede produkter, eller til firmapensionskassens aktiviteter på investeringsområdet i øvrigt, som f.eks. optionsrisici, rentekurverisici

spændrisici, c) til hvilket formål værdipapirer, valutaer

afledte finansielle instrumenter må handles, eksempelvis risikoafdækning eller aktiv risikotagning, d) hvilke valutaer eller grupper af valutaer, der må handles eller tages positioner i,

til hvilke for‐ mål der må handles henholdsvis tages positioner i, e) hvilke typer af afledte finansielle instrumenter, der må handles

eventuelt tages positioner i, f) hvilke øvrige typer af produkter, herunder strukturerede produkter, der må handles

eventuelt tages positioner i,

g) på hvilke markeder eller handelspladser

i hvilke lande eller grupper af lande, der må handles. 8) Retningslinjerne skal endelig indeholde bestemmelser om, hvorledes registret omhandlet i § 48 lov om firmapensionskasser skal indrettes

føres, herunder tage stilling til

1. a)hvem, der skal være ansvarlig for at føre registret,
2. b)hvem, der er ansvarlig for at føre kontrol med registret,
3. c)hvordan det sikres, at de registrerede aktiver ved udsving i aktivernes værdi kan dække de pensionsmæssige hensættelser ved fastsættelse af et krav om en minimums-

maksimums overdækning,

d) hvorledes registret skal opbygges, for eksempel som enkelt udtræk fra Navision, udskrift fra bankdepot eller regneark med input fra relevante systemer/udskrifter. Direktørens opgaver

ansvar Regnskabsmæssig praksis 9) Såfremt firmapensionskassen selv beregner risici

gevinst/tab ved samt værdier af finansielle instrumenter

andre poster med markedsrisici, skal direktøren sikre, at firmapensionskassen har betryggende metoder hertil, herunder at det kan kontrolleres, at det sker korrekt. 10) Såfremt firmapensionskassen indhenter risikoopgørelser

opgørelser af gevinst/tab samt værdier af finansielle instrumenter

andre poster med markedsrisici fra eksterne parter, skal firmapensionskassen sikre sig, at de pågældende udfører opgaven på en betryggende vis. Firmapensionskassen skal desuden løbende evaluere, om de fra eksterne parter modtagne

anvendte kurser, parametre m.v. er korrekte,

dermed sikrer et retvisende billede af firmapensionskassens risici samt korrekt opgjorte regnskabsposter. Forretningsgange på investeringsområdet 11) Forretningsgangene på investeringsområdet skal ud over de generelle krav indeholdt i §§ 17

18 omfatte a) procedurer for indgåelse, kontrol, registrering, bogføring

afvikling af handler med værdipapirer, valuta, afledte finansielle instrumenter

eventuelle andre markedsrisikobehæftede aktiviteter, b) procedurer for indretning

anvendelse af registret omhandlet i § 49 i lov om firma pensionskasser, a) fremgangsmåderne for den løbende opgørelse

overvågning af risici, gevinst/tab

værdier, b) procedurer for overholdelse af grænser for placering af midler

for risikotagning fastsat i lovgivningen

i interne retningslinjer, beføjelser m.v., c) udarbejdelse af ledelsesrapportering på investeringsområdet,

d) procedurer for introduktion af forretningsmæssige aktiviteter i nye finansielle instrumenter

andre produkter med markedsrisici. Konstatering af om risici ligger inden for beføjelser 12) Det skal være muligt for disponerende medarbejdere at konstatere, om de dispositioner, de har til hensigt at foretage, ligger inden for deres beføjelser. Tilsvarende gælder ved kollektive beføjelser, hvor flere medarbejdere kan disponere inden for en fælles beføjelse. Kontroller på investeringsområdet 13) På investeringsområdet skal der etableres interne kontroller, der opfylder kravene i § 23,

som afhængigt af omfanget

kompleksiteten af firmapensionskassens aktiviteter på investeringsområdet omfatter kontrol af følgende:

1. a)Om beføjelser overholdes, idet overholdelse af samtlige grænser for samtlige personer, der har beføjelser, skal kontrolleres. Intra-dag kontrol skal som minimum foretages på stikprøvebasis.
2. b)Om retningslinjernes grænser for placering af midler

begrænsninger for risici på enkelte firmapensionskasser eller grupper af firmapensionskasser overholdes. c) Om opgørelse af

rapportering om positioner

risici sker korrekt. d) Om handler indgås til korrekte kurser

priser.

1. e)Om gevinst/tab på markedsrisikobehæftede dispositioner opgøres korrekt.
2. f)Afstemning af beholdninger af værdipapirer, finansielle instrumenter

konti. g) Om modtagne

anvendte kurser, parametre m.v. fra eksterne parter er korrekte

dermed sikrer et retvisende billede af firmapensionskassens risici. 14) Det skal overvåges om handel, registrering, bogføring

afvikling af handler sker i henhold til forretningsgangene herfor, ligesom der skal ske afstemning af firmapensionskassens beholdninger af værdipapirer, finansielle instrumenter

konti. Bilag 3 Operationelle risici Definition 1) Ved operationel risiko forstås risiko for tab som følge af uhensigtsmæssige eller mangelfulde interne procedurer, menneskelige fejl

systemmæssige fejl eller som følge af eksterne begivenheder, herunder juridiske risici. Omdømmerisiko

strategiske risici anses ikke for operationelle risici i denne bekendtgørelse, men skal i det omfang, det er relevant, behandles efter samme retningslinjer som operationelle risici. Bestyrelsens opgaver

ansvar Politikken for operationel risiko 2) Politikken for operationelle risici skal udover de generelle krav indeholdt i § 4, stk. 2, i det omfang, det er relevant, omfatte følgende forhold: a) Stillingtagen til, hvilke typer af hændelser, der skal anses for henhørende under operationelle hændelser, herunder i videst muligt omfang afgrænsning i forhold til andre risikoområder såsom kreditrisiko, markedsrisiko, strategisk risiko

omdømmerisiko. b) Stillingtagen til, hvilke metoder, der skal anvendes til at opsamle oplysninger om hændelser, der kan anses for henhørende under området for operationelle risici,

i hvilket omfang sådanne hændelser skal registreres

rapporteres. c) Stillingtagen til størrelsen af de tab, der skal ske registrering af

rapportering om. d) Stillingtagen til principperne for rapportering til bestyrelsen selv med henblik på opsamling af data

ledelsesrapportering i øvrigt. 3) Bestyrelsen skal tage stilling til, hvordan tab skal håndteres både for hændelser, der forventes at op‐ træde med høj sandsynlighed men med små tab,

hændelser, der forventes at indtræde med lav sandsynlighed men med store tab. 4) Ved identifikationen af firmapensionskassens operationelle risici kan blandt andet følgende forhold indgå i vurderingen: a) Særlige operationelle risici knyttet til firmapensionskassens forretningsmodel

aktiviteter. b) Integrationen, stabiliteten

egnetheden af firmapensionskassens it-systemer. c) Manuelle rutiner, eksempelvis i forbindelse med kontrol

afvikling af handler, kontroller

ikke integrerede it-systemer.

1. d)Afhængighed af eksterne forhold, herunder underleverandører.
2. e)Medarbejderes kompetencer i forhold til opgavernes kompleksitet.
3. f)Kvaliteten af forretningsgange m.v.
4. g)Organisation, herunder omfanget af interne kontroller

eventuel manglende mulighed for at etablere funktionsadskillelse.

1. h)Fysisk sikkerhed. Bestyrelsens retningslinjer til direktøren på området for operationel risiko 5) Bestyrelsen skal i sine retningslinjer til direktøren medtage de bestemmelser, som bestyrelsen finder, er nødvendige for, at bestyrelsens politik for operationelle risici kan overholdes. Bestyrelsen kan her‐ under fastsætte
2. a)konkrete krav til indretningen

driften af firmapensionskassen eller dele af denne, b) principper for, hvorledes operationelle risici skal opsamles

opgøres,

hvem der skal gøre det, c) eventuelle beløbsmæssige grænser for tab, der skal opsamles

registreres, d) retningslinjer for, om

i givet fald i hvilket omfang hændelser, som er kendte,

som kunne have medført tab, men ikke gjorde det, skal registreres

vurderes,

e) retningslinjer for rapportering om operationelle risici til bestyrelsen, herunder grænser

frister for, hvornår operationelle risici

tab, herunder eventuelt hændelser, der kunne have udløst væsentlige tab, fra operationelle risici skal rapporteres til bestyrelsen. Direktørens opgaver

ansvar 6) Direktøren skal indrette firmapensionskassen således, at operationelle risici begrænses mest muligt inden for de rammer, der er i overensstemmelse med bestyrelsens politik

strategi på området,

sikre, at alle relevante medarbejdere har kendskab til firmapensionskassens politik for operationelle risici. 7) Det påhviler direktøren at sikre, at a) hændelser opsamles

registreres i overensstemmelse med bestyrelsens politik for operationelle risici

/eller retningslinjerne, jf. § 5, b) der er effektive systemer

metoder til at kommunikere

opbevare oplysninger om operationelle risici,

1. c)it-systemerne understøtter den daglige drift i tilstrækkeligt omfang,
2. d)alle medarbejdere har tilstrækkelig viden om operationelle risici til at løse deres opgaver på om‐ rådet,
3. e)der er forretningsgange for løbende identifikation af områder, systemer

produkter, der kan medføre væsentlige operationelle risici,

at f) der er forretningsgange for opsamling, opgørelse

rapportering om tab

eventuelt opstået risiko for tab. 8) Direktøren skal på forhånd vurdere, om

i hvilket omfang beslutninger kan medføre operationelle risici, der er i strid med bestyrelsens fastsatte politik

strategi på området. Dette gælder såvel for principielle beslutninger på forretningsmæssige områder, herunder udførelser af nye tjenesteydelser eller handel med nye finansielle instrumenter, som væsentlige beslutninger om firmapensionskassens drift

indretning. Dette kan kræve, at direktøren inddrager en eventuelt ansvarlig for operationel risiko eller i særlige tilfælde eksterne rådgivere. 9) Direktøren skal løbende vurdere, om der er områder, hvor de operationelle risici skal søges minimeret

i givet fald fastlægge en handlingsplan for dette. 10) Direktøren skal udarbejde en redegørelse for operationelle risici, som er tilstrækkelig til, at bestyrelsen kan følge størrelsen af

udviklingen i firmapensionskassens operationelle risici

foretage eventuelle ændringer i politik

retningslinjer. Redegørelsen skal indeholde en vurdering af sandsynligheden for, at en given type af hændelse indtræder,

hvor store direkte eller indirekte tab den i værste fald kan medføre. Risikoen for, at hændelser indtræder,

risikoen for tab over en vis størrelse, kan eventuelt angives i form af kategoriseringer som ”meget høj”, ”høj”, ”medium”, ”lav”

”meget lav”. Redegørelsen skal som minimum a) indeholde en vurdering af de aktuelle operationelle risici baseret på en gennemgang af firmapensionskassens forhold

indtrufne tabsgivende hændelser,

1. b)indeholde en redegørelse for hændelser, der har medført væsentlige tab for firmapensionskassen eller i det omfang det er muligt som kunne have udløst væsentlige tab,
2. c)omhandle påtænkte ændringer i firmapensionskassens forretningsmodel, systemer, produkter m.v., der er relevante i relation til operationelle risici,
3. d)omhandle udviklingen i relevante forhold i firmapensionskassens omgivelser,

e) omtale eventuelle områder, hvor direktøren har fastlagt en handlingsplan i henhold til pkt. 9. Bilag 4 It-sikkerhed Anvendelsesområde 1) Dette bilag indeholder bestemmelser om de forhold i bekendtgørelsen, der særligt relaterer sig til it-området, herunder it-sikkerhedsstyringen. Bestyrelsens opgaver

ansvar 2) Bestyrelsen skal vedtage en it-sikkerhedspolitik for firmapensionskassen. 3) It-sikkerhedspolitikken skal, afhængigt af firmapensionskassens ønskede risikoprofil på it-området, firmapensionskassens størrelse

kompleksiteten af firmapensionskassens it-anvendelse, indeholde overordnet stillingtagen til følgende forhold: a) Organisering af it-arbejdet, herunder funktionsadskillelse mellem - systemudvikling/-vedligeholdelse, - it-drift,

- firmapensionskassens forretningsførelse.

1. b)Regelmæssig risikovurdering.
2. c)Beskyttelse af systemer, data, maskinel

kommunikationsveje. d) Systemudvikling

vedligeholdelse af systemer.

1. e)Driftsafvikling.
2. f)Backup

sikkerhedskopiering. g) Beredskabsplaner, der indeholder målsætning

planer for genetablering af normal drift i tilfælde af fejl, nedbrud, tab af data eller systemer samt hel eller delvis ødelæggelse af bygninger, maskinel

kommunikationsveje.

1. h)Kvalitetssikring.
2. i)Principper for implementering af politikken i uddybende retningslinjer, forretningsgange

instrukser. j) Forholdsregler i tilfælde af brud på it-sikkerhedspolitik

sikkerhedsregler.

1. k)Overholdelse af relevant lovgivning.
2. l)Rapportering, kontrol

opfølgning. m) Eventuelle dispensationer fra it-sikkerhedspolitikken. 4) Bestyrelsen skal regelmæssigt

mindst hvert tredje år vurdere it-sikkerhedspolitikken, herunder hvorvidt it-sikkerhedspolitikken er tilstrækkelig til at sikre, at de risici, som it-anvendelsen medfører

forventes at medføre, fremover er på et acceptabelt niveau for firmapensionskassen. 5) It-sikkerhedspolitikken skal i videst mulig omfang være uafhængig af den anvendte teknologi. 6) Direktøren skal sikre, at firmapensionskassens it-sikkerhedspolitik efterleves. Direktøren skal uddybe it-sikkerhedspolitikken i procedurer m.v., der understøtter, at a) ansvar, herunder ejerskab, for it-processer

-ressourcer er placeret,

1. b)funktionsadskillelsen bliver overvåget,
2. c)der er kontrol med opretholdelse af det ønskede it-sikkerhedsniveau samt håndtering af eventuelle svagheder,
3. d)systemer

data klassificeres

prioriteres, e) systemer (både basis-

brugersystemer)

konfiguration (hardware) samt ændringer hertil dokumenteres, f) der er sikkerhedskopiering af systemer

data, herunder opbevaring af sikkerhedskopierne,

1. g)der anskaffes tilstrækkelige it-ressourser,
2. h)systemudvikling, konfigurering

vedligeholdelse samt afprøvning af nye

ændrede systemer sker betryggende, i) der foretages test

anden kvalitetssikring, j) der forestages ændringshåndtering

problemstyring, k) der skal adgangskontrol til systemer

data,

1. l)der er tilstrækkelig fysisk sikkerhed, herunder fysisk adgangskontrol. 7) Herunder skal direktøren sikre, at der udarbejdes en it-beredskabsplan, der skal godkendes af bestyrelsen. I planen skal der, afhængig af firmapensionskassens forhold, være
2. a)en beskrivelse af, hvorledes der etableres en beredskabsorganisation,

b) aktivitetsplaner i tilfælde af alvorlige systemnedbrud, fejl

forstyrrelser i it-anvendelsen. 8) Beredskabsplanen skal afprøves regelmæssigt,

firmapensionskassen skal have regler om rapportering af resultatet af en afprøvning af beredskabsplanen. 9) Herudover skal direktøren sikre, at der udarbejdes en it-beredskabsplan, der skal godkendes af bestyrelsen. I planen skal der, afhængig af firmapensionskassens forhold, være 10) Beredskabsplanen skal afprøves regelmæssigt,

firmapensionskassen skal have regler om rapportering af resultatet af en afprøvning af beredskabsplanen. Bilag 5 Tilrettelæggelse af arbejdet i bestyrelsen Bestyrelsensforretningsorden 1) Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træfe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, jf. § 38, stk. 3, i lov om firmapensionskasser. 2) Ved udformningen af forretningsordenen efter pkt. 1 skal bestyrelsen tage udgangspunkt i sine lovmæssigt fastsatte forpligtelser samt firmapensionskassens kompleksitet

forretnings-

aktivitetsområder. Forretningsorden skal dog altid indeholde a) bestemmelser om bestyrelsens konstitution herunder anvendelse af suppleanter eller fuldmagter

krav til beslutningsdygtighed samt med hvilke intervaller, der skal afholdes møder, b) bestemmelser om skriftlige

elektroniske bestyrelsesmøder, jf. dette bilag pkt. 16, c) procedurer for fastlæggelse af arbejdsdelingen mellem bestyrelsen

direktøren, herunder bemyndigelser, ansvar for forretningsgange

tavshedspligt, d) procedurer for bestyrelsens tilsyn med direktørens ledelse af firmapensionskassen

eventuelle datterselskaber, herunder vurdering af om direktøren varetager sine opgaver på behørig måde

i overensstemmelse med den fastlagte risikoprofil, de fastlagte politikker

bestyrelsens retningslinjer til direktøren, jf. § 2, nr. 4, e) procedurer for oprettelse

føring af bøger, fortegnelser

protokoller efter selskabslovgivningen, f) procedurer for bestyrelsens løbende stillingstagen til firmapensionskassens forretningsmodel, risikoprofil, organisation

ressourcer, g) procedurer for, hvordan bestyrelsen skaffer sig de oplysninger, der er nødvendige for udførelse af dens opgaver, herunder de forpligtelser, som bestyrelsen er pålagt i henhold til lov om firmapensionskasser, lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask

finansiering af terrorisme (hvidvaskloven)

anden relevant lovgivning, h) bestemmelser om bestyrelsens løbende stillingstagen til direktørens rapportering til bestyrelsen, herunder stillingstagen til firmapensionskassens budgetter, finansielle rapporter, likviditet

kapitalbehov, væsentlige dispositioner, særlige risici

overordnede forsikringsforhold, i) procedurer for bestyrelsens stillingstagen til

underskrivelse af revisionsprotokollen,

j) procedurer for, hvordan bestyrelsen sikrer tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder, hvis relevant, tage stilling til, om der er behov for intern revision. 3) Bestyrelsen skal løbende

mindst en gang årligt gennemgå forretningsordenen med henblik på at sikre, at denne afspejler firmapensionskassens forretnings-

aktivitetsområder. 4) Bestyrelsen skal sikre, at samtlige bestyrelsesmedlemmer har kendskab til forretningsordenen. Forretningsordenen skal derfor underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Dette kan ske ved, at nytilkomne bestyrelsesmedlemmer ved deres underskrift skal kvittere for modtagelse af den gældende forretningsorden. Bestyrelsesmøder

bestyrelsens forhandlinger 5) Bestyrelsen skal, jf. § 39, stk. 1, i lov om firmapensionskasser, holde møde, når der træffes beslutning om forhold, der ikke er omfattet af de beføjelser, bestyrelsen har givet til direktøren jf. § 33, stk. 2, i lov om firmapensionskasser. Bestyrelsen kan således ikke lovligt delegere sin beslutningskompetence f.eks. til et forretningsudvalg. 6) Pkt. 5 finder ikke anvendelse på behandling af standardiserede sager, som i henhold til vedtægter eller andet skal behandles af bestyrelsen. Sådanne sager kan henlægges til behandling

afgørelse i et udvalg under bestyrelsen, hvis der på forhånd af den samlede bestyrelse er fastlagt retningslinjer for sagernes behandling. Disse retningslinjer samt udvalgets behandling af de pågældende sager skal løbende evalueres af den samlede bestyrelse. Delegationen omfatter ikke bestyrelsens ansvar for sagernes behandling

de trufne beslutninger. 7) Bestyrelsen kan beslutte, at ansatte i firmapensionskassen samt bestyrelsesmedlemmer

ansatte i andre selskaber i koncernen kan deltage i et bestyrelsesmøde, eventuelt alene i enkelte punkter på dagsordenen. 8) Bestyrelsen kan ligeledes i enkeltstående tilfælde beslutte, at der kan være andre personer end de i pkt. 7 nævne, eksemplvis aktionærer eller rådgivere, til stede ved et eller flere angivne punkter på dagsordenen. 9) Uanset pkt. 7 må der ikke være uvedkommende personer til stede ved et bestyrelsesmøde eller ved et punkt på bestyrelsesmødets dagsorden, hvor der behandles fortrolige oplysninger, som ikke lovligt kan videregives efter reglerne om videregivelse af fortrolige oplysninger i § 46 i lov om firmapensionskasser. 10) Forhandlingsprotokollen i medfør af lov om firmapensionskasser § 39, stk. 2, skal afspejle de førte drøftelser på møderne, herunder skal væsentlige risikovurderinger

trufne beslutninger samt forudsætningerne for disse fremgå. Det skal fremgå, hvilke medlemmer, der har været til stede på et møde. Har andre personer end medlemmer af bestyrelsen været til stede, skal dette fremgå. 11) Protokollen skal indrettes sådan, at risikoen for efterfølgende tilføjelser, rettelser eller udeladelser er mindst mulig. Hvis protokollen føres som et løsbladssystem, kan dette ske ved, at hver side påføres initialer af formanden eller et andet medlem af bestyrelsen. Hver side i forhandlingsprotokollen skal være fortløbende nummeret. 12) Bestyrelsen kan afholde skriftlige

elektroniske bestyrelsesmøder i overensstemmelse med selskabsloven regler herom. 13) Bestyrelsen skal beslutte, hvilke typer af sager der er egnede til behandling på et skriftligt eller elektronisk bestyrelsesmøde, eksempelvis ukomplicerede

rutineprægede sager, der ikke kan udsættes uden skadevirkning for firmapensionskassen. 14) Bestyrelsens beslutninger om hvilke anliggende, der egner sig til henholdsvis skriftlig

elektronisk behandling, skal fremgå af forretningsordenen. 15) For skriftlige bestyrelsesmøder skal det fremgå af bestyrelsens forhandlingsprotokol, hvornår mødet blev afsluttet. 16) Pkt. 12-15 finder

så anvendelse på skriftlige bevillingsprocedurer. 17) I det omfang en bestyrelsesbeslutning træffes skriftligt eller elektronisk, kræves en egentlig tilkendegivelse fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Sådanne tilkendegivelser skal protokolleres. En undladelse af at reagere på fremsendt materiale er ikke tilstrækkeligt tilkendegivelse.