Tõrva valla raamatupidamise sise-eeskiri

Väljaandja: Tõrva Vallavalitsus Akti liik: määrus Teksti liik: algtekst-terviktekst Redaktsiooni jõustumise kp: 21.04.2019 Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv Avaldamismärge: RT IV, 18.04.2019, 6 Tõrva valla raamatupidamise sise-eeskiri Vastu võetud 11.04.2019 nr 3 Määrus kehtestatakse raamatupidamise seaduse § 11 lõike 1 alusel ja kooskõlas rahandusministri 11.detsembri 2003 määruse nr 105 “Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend” § 4. 1. peatükk Üldsätted § 1. Määruse reguleerimisala (1) Tõrva valla raamatupidamise sise-eeskirjaga (edaspidi määrus) kehtestatakse Tõrva valla raamatupidamise ja finantsaruandluse ühtne kord, mis tagab aktuaalse, olulise, objektiivse ja võrreldava informatsiooni saamise eelarve täitmise ja majandustegevuse kohta. (2) Määrus lähtub Eesti heast raamatupidamise tavast (Eesti finantsaruandluse standardist). Määruses kirjeldatud arvestusmeetodid tulenevad raamatupidamise seadusest (edaspidi RPS), Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ), Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist (üldeeskiri) ning kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest. (3) Tõrva vald raamatupidamiskohuslasena korraldab oma ametiasutuste ja hallatavate asutuste raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult Tõrva Vallavalitsuse kaudu. § 2. Sise-eeskirja kohaldamine (1) Sise-eeskirja kohaldatakse ametiasutusele ja ametiasutuse hallatavatele asutustele. (2) Sise-eeskiri reguleerib ametiasutuse ja hallatavate asutuste majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustiste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning aruannete koostamise korda. (3) Käesolevas sise-eeskirjas käsitlemata juhtudel lähtutakse RPS põhimõtetest ning vajadusel konsulteeritakse audiitoriga. (4) Sise-eeskirja muudetakse ja täiendatakse finantsjuhi ettepanekul kooskõlastatult vallavalitsusega. Muutused ja täiendused tehakse majanduslikel kaalutlustel, lähtuvalt Raamatupidamise Toimkonna väljaantavate juhendite ja metoodiliste soovituste sisust ning maksuseaduste ja täiendavate juhendmaterjalide muutustest või muul asjakohasel põhjusel. 2. peatükk Raamatupidamise korraldus § 3. Raamatupidamise korraldus Tõrva vallas (1) Tõrva vald on RPS § 2 lõike 2 mõistes raamatupidamiskohuslane. (2) Tõrva valla finantsarvestust peab tsentraliseeritult Tõrva Vallavalitsuse raamatupidamise ja finantsarvestuse eest vastutav osakond (edaspidi finantsosakond). (3) Asutustel on iseseisvad registrikoodid, rahandusministeeriumi poolt eraldatud ühine tehingupartneri kood ja ühised arveldusarved pankades. (4) Asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht (vallavanem, juhataja või direktor), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. (5) Tõrva valla tsentraliseeritud finantsarvestust ning -aruandlust korraldab ja töötajaid juhendab finantsosakonna juhataja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis. (6) Raamatupidamisarvestus on korraldatud raamatupidajate ametikohtade kaudu. 3. peatükk Raamatupidamise tarkvara § 4. Raamatupidamise tarkvara (1) Tõrva Vallavalitsuse ja tema hallatavate asutuste finantsjuhtimises ja raamatupidamisarvestuses kasutatakse finantstarkvara PMen, mis ühendab raamatupidamise korraldamiseks järgmised programmid: 1) kassa/pank; 2) arveldused; 3) töötasu arvestus; 4) varade arvestus; 5) pearaamat. (2) PMen on integreeritud raamatupidamistarkvaraga, mille ühes osas sisestatud andmed kanduvad automaatselt ka programmi teistesse osadesse. (3) PMeni paketti saab installeerida kasutamiseks arvutivõrgus. 4. peatükk Kontoplaan § 5. Kontoplaan (1) Tõrva valla raamatupidamiskohuslased lähtuvad avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendiga kehtestatud kontoplaanist. Kontoplaanis on esitatud kontode, tehingupartnerite, tegevusalade, allikate ja rahavoo koodide loetelu majandustehingute ja reguleerimiskannete tekkepõhiseks kirjendamiseks. Kontoplaan liigendatakse omakorda vajadusel täiendavate alamkontodega. (2) Valitud kontole tuleb lisada tehingupartneri, tegevusala, allika või rahavoo kood, kui kontoplaanis on kontol vastavas veerus märge “nõutav”. (3) Raamatupidamiskohuslasel on lubatud kasutada täiendavaid koode (näiteks allkontod, osakondade koodid, programmide või projektide koodid jms), mis võimaldavad täiendavat analüüsi vastavalt vajadusele. (4) Eelarvetunnuseid majandusinformatsiooni liigendamiseks kasutatakse vastavalt vajadusele, sidudes tunnuse tegevusalakoodi tunnusega. 5. peatükk Majandustehingud ja dokumentatsioon § 6. Dokumenteerimise üldnõuded (1) Tõrva valla asutused dokumenteerivad ning kirjendavad oma majandustehinguid mõistliku aja jooksul pärast nende toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine. Majandustehingud on toimingud ja sündmused, mille tulemuseks on muudatused raamatupidamiskohuslase vara, kohustiste ja netovara koosseisus. (2) Majandustehingut tõendab algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument, mis sisaldab raamatupidamisseaduses sätestatud nõudeid. (3) Kulude ja kohustiste kirjendamise aluseks olevad dokumendid aktsepteeritakse ning esitatakse finantsosakonnale 3 tööpäeva jooksul selleks volitatud isikute (kulujuhtide) poolt. (4) Volitatud isikud (kulujuhid) määrab asutuse juht oma käskkirjaga. (5) Finantsosakonna juhataja ja osakonna töötajad ei tohi dokumentide allkirjastamisel omada volitatud isiku õigusi. § 7. Alg- ja koonddokumendid (1) Raamatupidamise algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, millel peavad olema järgmised andmed: 1) dokumendi nimetus ja number; 2) koostamise kuupäev; 3) tehingu majanduslik sisu; 4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); 5) tehingu osapoolte nimed; 6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid; 7) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber. (2) Raamatupidamise algdokumendid on: 1) arved (ostuarved, müügiarved); 2) saatelehed, üleandmis-vastuvõtmisaktid; 3) sularaha kviitungid, tšekid; 4) kassa sissetuleku ja väljamineku orderid; 5) pangakonto väljavõtted; 6) töötasu ja sellega seotud maksude arvestuse dokumendid; 7) lähetus- ja avansiaruanded; 8) kuluaruanded (Lisa 1); 9) inventuuri lugemislehed ja aktid; 10) ümberhindlus- ja mahakandmise aktid (varud, põhivara); 11) ostu-, müügi-, rendi-, laenu- ja muud lepingud ning kokkulepped; 12) otsused, korraldused ja käskkirjad; 13) sotsiaaltoetuste väljamaksulehed; 14) raamatupidamisõiendid; 15) muud esitised. (3) Aruande koostamisel tehtavate reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamisõiend (memoriaalorder). Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimesid ja aadresse algdokumendi koostaja nimi. (4) Valla tulude ja varade (edaspidi tuludokumendid) kirjendamise aluseks olevad peamised alg- ja koonddokumendid on järgmised: 1) müügiarve ja muud tulude algdokumendid (lepingud ja aruanded jms); 2) pangakonto väljavõte; 3) vara üleandmis-vastuvõtmisakt; 4) varade või kohustiste ümberhindluse ja inventeerimise aktid; 5) eelarve volitatud täitja otsused, korraldused ja käskkirjad; 6) raamatupidamisõiendid. § 8. Alg- ja koonddokumentide kontrollimise üldised protseduurid (1) Kuludokumendi aktsepteerimisel kontrollib esmane kontrollija (kulujuht), et majandustehingu aluseks olev dokument kajastab majandustehingut õigesti (sh et dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele), tehing on seaduspärane ja vajalik ning kooskõlas eelarvega. (2) Tuludokumendi aktsepteerib üldjuhul alg- või koonddokumendi koostaja. (3) Finantsosakonna töötajad teostavad ülekandedokumentide ettevalmistamise ja raamatupidamise infosüsteemi sisestamise ning kontrollivad tulu- ja kuludokumentidel raamatupidamisarvestuseks olulisi järgmiseid andmeid: 1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus; 2) maksetähtpäev; 3) tekkepõhine periood; 4) saaja andmed; 5) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; 6) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt. § 9. Ostuarvete elektrooniline kinnitamine (1) Enne kui majandusinformatsioon kajastatakse finantsarvestuses kontrollivad ostuarvete õigsust eelarve kulujuhid. (2) Ostuarveid digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele e-Arvekeskuses ja imporditakse peale lõppkinnitaja aktsepti finantstarkvarasse. (3) Ostuarvete menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest: 1) arveid saadab kinnitusringile raamatupidaja, koostades üldjuhul ise konteeringu, mida kinnitajad vajadusel korrigeerivad; 2) hallatavate asutuste arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või eelnevale kinnitusele juhi poolt kirjalikult määratud isiku(te)le; 3) Tõrva Vallavalitsuse kui ametiasutuse arvete kinnitajate valikul lähtutakse vallavanema kärkkirjast, millega kinnitatakse kuludokumentide viseerimise kord ning eelarveliste vahendite kulukohad ja kulujuhid; 4) ostuarveid kinnitatakse läbi ametliku e-posti aadressi või arvete halduskeskkonnas www.omniva.ee; 5) kinnitaja lisab vajadusel arve juurde programmi käskluse „lisa manus“ kaudu täiendavaid dokumente (näiteks leping, tööde vastuvõtu akt jms). (4) Ostuarve aktsepteerimisega eelarve kulujuht: 1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud asutuse ülesannete täitmiseks asutusele kinnitatud eelarve vahendite piires ja kooskõlas eelarves kinnitatud eelarveaasta eesmärkidega ning et tehtud kulutuse suurus on tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega; 2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele, ostuarve kajastab majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo on lisatud arve manusesse; 3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ja tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarvelt nähtuvale maksetähtajale ja makse saaja andmetele. (5) Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, siis lükatakse dokument koos selgitusega tagasi (programmi käsklus „Lükka tagasi“). Tagasilükatud ostuarve tagastavad raamatupidamistöötajad arve esitajale (programmi käsklus „Tagasta arve saatjale“). (6) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda antud kulu ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale (programmi käsklus „Tagasi eelmisele“) või suunab arve edasi õigele kinnitajale (programmi käsklus „Suuna“). (7) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 5 tööpäeva jooksul, st peale teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist. (8) Algdokumendi järgi määratletava majandustehingu sisu ja kuludokumendil aktsepteerija määratud valla eelarve tunnuse vahelise vastuolu korral informeerib raamatupidamistöötaja sellest eelarve kulujuhti. Kui eelarve- või asutuse juht ja raamatupidamistöötaja jäävad eriarvamusele, teeb otsuse korrigeerimise kohta finantsosakonna juhataja. § 10. Algdokumentide aktsepteerimise õigused ja aktsepteerimise viisid (1) Algdokumentide aktsepteerimise õigus on eelarve kulujuhtidel. Eelarve kulujuhid võivad enne omapoolset algdokumentide aktsepteerimist määrata eelnevaid aktsepteerijaid, teavitades sellest raamatupidamistöötajaid. (2) Töötasu ja sellega kaasnevad maksukulud aktsepteeritakse töötaja töölevõtmisel ja/või täiendavate tasude määramisel. (3) Erisoodustuse kulud aktsepteeritakse kuludokumendil, sh aktsepteeritakse erisoodustuse maksukulud vaikimisi (maksukulud arvestatakse raamatupidamises). (4) Amortisatsioonikulu aktsepteeritakse põhivaraobjektile amortisatsiooninormi määramisel. (5) Finantseerimistehingutest tulenevad finantskulud aktsepteeritakse lepingute sõlmimisel või valla õigusakti vastuvõtmisel. Kui nimetatud dokumentidest ei nähtu kulude liigendus valla eelarve tunnuste lõikes, aktsepteeritakse makse aluseks olevad dokumendid täiendavalt. (6) Metoodilistest nõuetest tulenevate tehingute (kulud nõuete ebatõenäoliseks laekuvaks hindamise tagajärjel vm) kirjendamisel määrab ja kinnitab kõik kulude aktsepteerimisel nõutavad tunnused raamatupidamisõiendi koostanud isik oma allkirjaga. (7) Paranduskannete tegemisel, kui parandus ei põhine algdokumendil, siis tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend. (8) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile paranduse tegemise kuupäeva, tehingu majandusliku sisu, paranduse sisu ja kinnitab paranduse allkirjaga. (9) Elektroonilises keskkonnas menetletavaid dokumente (nt ostuarveid) parandatakse samas keskkonnas. § 11. Algdokumentide säilitamine (1) Algdokumente säilitatakse reeglina elektrooniliselt. (2) Paberkandjal säilitatakse need raamatupidamise algdokumendid, mis on koostatud paberkandjal (sh kassaorderid) või mille säilitamise vajadus tuleneb sihtfinantseerimiseks antud toetuse andja nõuetest. (3) Paberkandjal säilitatavad raamatupidamise algdokumendid arhiveeritakse kandeseeriate viisi avatud toimikutesse. Raamatupidamise algdokumendid paigutatakse toimikutesse üldjuhul kronoloogilises järjekorras. Kuni arhiveerimiseni vastutavad paberkandjal olevate algdokumentide säilimise eest raamatupidamistöötajad. (4) Finantstarkvaras tehtud kanded dubleeritakse teistele andmekandjatele selliselt, et koos sularahatehingu toimumisega trükitakse koheselt paberkandjale sularahakassa sisse- ja väljaminekuorderid. (5) Majandustehingute aluseks olevaid lepinguid, tellimuskirju jt majandustehingute sisu mõistmiseks vajalikke dokumente säilitatakse tehinguid teostanud hallatavas asutuses või vallavalitsuse kantseleis vastavalt neid valdkondi käsitlevate õigusaktide nõuetele. (6) Kogu raamatupidamise andmebaasist tehakse serveri kaudu varukoopiaid. (7) e-Arvekeskuses olevate elektrooniliste ostuarvete 7-aasta pikkuse säilitamise eest vastutab operaatorfirma. (8) Sihtfinantseeringu (toetuse) kasutamist tõendavaid dokumente säilitatakse sihtfinantseeringu (toetuse) andja poolt nõutud perioodi vältel. Valdavalt peab dokumentatsioon olema säilitatud 25 aastat alates abikõlbuliku kulu teostamisest. (9) Raamatupidamisregistrid, mis on loodud elektrooniliselt, säilitatakse ka elektrooniliselt. Elektrooniliste raamatupidamisregistrite loetavus peab olema tagatud kogu säilitusaja jooksul. § 12. Majandustehingute kirjendamine ja andmete sisestamine finantsarvestuse infosüsteemi (1) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse finantstarkvarasse. (2) Paberkandjal esitatud majanduskulude aruanne peab olema kinnitatud asutuse juhi (kulujuhi) poolt. (3) Paberkandjal esitatud algdokumendid (majanduskulude aruanded, käskkirjad ja muud esitised tehtavate kulude kohta) sisestatakse finantstarkvarasse käsitsi (või edastatakse sobival kujul operaatorettevõttele), millele järgneb nende kinnitamine elektrooniliselt. (4) Majandustehinguid kirjendavad raamatupidamistöötajad. Ligipääs finantstarkvarale on ainult raamatupidamistöötajatel. § 13. Nõuded pangaülekannetele (1) Rahaliste vahendite hoidmiseks ja arvelduste teostamiseks avatakse arvelduskontod pangas. (2) Üle 5000 euro suuruste maksete sooritamiseks internetipangas kasutatakse nn nelja-silma printsiipi, st ülekande tegemise peab heaks kiitma vähemalt kaks töötajat. (3) Kui nn nelja-silma printsiibi järgimine ei ole objektiivsetel asjaoludel võimalik, peab panga päevasaldo ning raamatupidamisprogrammi päevasaldo kontrolli teostama makse sooritajast erinev töötaja. § 14. Nõuded sularaha käitlemisele (1) Sularahaoperatsioonide tegemise õigus antakse materiaalselt vastutavale isikule (raamatupidajale, kassapidajale). (2) Sularahatehingute kohta koostatakse kassa sissetuleku või väljamineku order. Kassaoperatsioonide arvestamise analüütilise konto väljatrükk on kasutusel kassaraamatuna. (3) Sularaha väljamaksmine kassast toimub ainult allkirjaõiguslike isikute loal. (4) Juhul kui ei ole kinni peetud dokumentide vormistamise nõuetest, tagastab kassaoperatsioone teostav isik algdokumendi selle esitajale nõuetekohaseks vormistamiseks. (5) Sularaha hoitakse lukustatult ja turvatult eraldi ruumis või seifis. Juurdepääs vallakassas asuvale sularaha seifile on ainult kassapidajal. (6) Sularaha toimingutega seotud töötajaga (kassapidajaga) peab olema sõlmitud varalise vastutuse leping või sätestatakse ametijuhendis või töölepingus, et töötaja vastutab süüliselt tekitatud sularahakassa puudujääkide eest seaduses sätestatud korras. (7) Töötajate vahetumise puhul (vahetustega töö, puhkused, ajutine asendamine haigestumise ajal vms) peab sularahakassa jääk olema vastava aktiga üle antud järgmisele töötajale. (8) Sularaha vastuvõtmise korral tuleb rahatähti kontrollida ja veenduda nende ehtsuses. Kõik sularaha käitlejad on kohustatud ringlusest kõrvaldama kõik nende valduses olevad pangatähed ja mündid, mille kohta nad teavad või mille kohta on neil piisavalt põhjust uskuda, et need on võltsitud. § 15. Raamatupidamisregistrid (1) Tõrva vald dokumenteerib ning kirjendab raamatupidamisregistrites kõiki majandustehinguid nende tehingute toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. (2) Valla raamatupidamisregistrid võimaldavad lähtuvalt kasutatava raamatupidamistarkvara PMen spetsiifikast kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjekorras ning kontode kaupa (pearaamatu) väljavõtete tegemise. (3) Raamatupidamisprogrammis Pmen kasutatavad raamatupidamisregistrid on järgmised: 1) pearaamat; 2) müügiarvete register; 3) põhivarade register; 4) hankijate ja klientide register; 5) töötajate ja palgaandmete register; 6) kassa sissetuleku- ja väljamineku register (kassaraamat); 6. peatükk Aruanded § 16. Saldoandmik (1) Saldoandmike infosüsteemi kasutamisõigused määrab finantsosakonna juhataja. (2) Saldoandmike infosüsteemi kasutusõigustega töötajatel on õigus parandada saldoandmike infosüsteemi sisestatud saldoandmikke ja teha aruannete päringuid. § 17. Majandusaasta aruanne (1) Valla majandusaastaks on eelarveaasta, mis ühtib kalendriaastaga. (2) Vald koostab konsolideeritud majandusaasta aruande, mis on vastavuses üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetega. (3) Tegevusaruande sisuline ülevaade (sh eelarveaastaks kinnitatud eesmärkide täitmine) ja eelarve täitmist selgitavad sisulised lisad koostatakse valdkondade juhtide poolt ja esitatakse raamatupidamisele aastaaruandesse lisamiseks hiljemalt 28. veebruariks peale lõppenud majandusaastat. (4) Majandusaastaaruandes esitatakse informatsioon tehingute kohta seotud osapooltega, kelleks on: 1) volikogu ja vallavalitsuse liikmed; 2) volikogu ja vallavalitsuse liikmete pereliikmed, kelleks loetakse abikaasa, elukaaslane ja täiskasvanud laps; 3) sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, kelle üle on volikogu või vallavalitsuse liikmel kas üksi või koos pereliikmetega valitsev või oluline mõju. § 18. Maksudeklaratsioonide koostamine ja esitamine () Maksudeklaratsioonid koostab ja esitab e-Maksuameti-süsteemi vastava töölõigu eest vastutav raamatupidaja. 7. peatükk Arvestusmeetodid ja tegevuste juhised § 19. Nõuete allahindlus, laekumise tõenäosuse hindamine ja kulude kajastamine (1) Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse kord kvartalis. Töölõigu eest vastutav raamatupidaja teeb finantsjuhile ettepanekud oma töölõigus esinevate üle 90-päevaliste nõuete alla hindamiseks hiljemalt kvartalile järgneva kuu 20. kuupäevaks. (2) Nõuete hindamisel kalendriaasta lõpus arvestatakse nii bilansipäevaks teadaolevaid kui ka bilansipäeva järgseid asjaolusid, mis on selgunud kuni aruande koostamiseni ja mis võivad mõjutada nõude laekumise tõenäosust. (3) Iga nõude laekumise tõenäosust hinnatakse eraldi. (4) Nõuete allahindamiseks koostatakse raamatupidamisõiend, millele lisatakse nõuete sissenõudmise eest vastutavate isikute selgitused nõude sissenõudmiseks rakendatud meetmete ja teadaolevate asjaolude (pankrott, likvideerimine, maksejõuetus vms) kohta. (5) Nõuet ei hinnata ebatõenäoliselt laekuvaks, kui kliendiga on sõlmitud võla tasumise ajatamiseks maksegraafik ja klient tasub võlga maksegraafikus ettenähtud tähtaegadeks. § 20. Lootusetud nõuded (1) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. (2) Nõude lootusetuks tunnistamine võib tuleneda: 1) kliendile on kuulutatud pankrot või on alustatud likvideerimisprotsessiga; 2) kliendile on saadetud meeldetuletuskirju, millele ei vastata; 3) kliendi vastu on nõude kättesaamiseks esitatud hagiavaldus; 4) kliendil on raskusi oma kohustuste täitmisega ka kolmandate isikute ees (nt kliendil on olulised maksuvõlad). (3) Lootusetud nõuded viiakse bilansist välja vähemalt üks kord kalendriaastas nõuete inventeerimise tulemusel. Lootusetute nõuete kohta koostatakse nimekiri nõuete kaupa, näidates ära nõude summa, vanuse ja lootusetuks tunnistamise põhjuse. Lootusetult laekuvate nõuete nimekirja koostab ja ettepaneku mahakandmiseks teeb eelarve kulujuht. (4) Finantsosakonna juhataja koostab lootusetult laekuvate nõuete nimekirja ja esitab nõuete mahakandmise ettepaneku vallavalitsusele, kes otsustab lootusetute nõuete bilansist väljaviimise vallavalitsuse korraldusega. § 21. Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestuse üldpõhimõtted (1) Põhivara soetamisel, sh etapiviisilisel soetamisel ja parendamisel on raamatupidamiskirjendi koostamisel aluseks eelarve kulujuhi või vara eest vastutava isiku poolt allkirjastatud vara vastuvõtu akt. Akt vormistatakse ostuarve või muu vara soetamist tõendava dokumendi alusel. (2) Iga põhivaraobjekti kohta peetakse arvestust elektroonilistel põhivarakaartidel, millel säilitatakse detailne informatsioon põhivaraga toimunu kohta. Kogumina arvelevõetud põhivarale avatakse koondkaart. (3) Põhivara üleandmisel ühe asutuse vastutusalast teisele asutusele järgitakse vallavara valitsemise korda. Põhivara eest vastutaja vahetumisel koostatakse üleantava-vastuvõetava vara kohta akt, mis on aluseks raamatupidamiskirjendi koostamiseks. (4) Põhivara kantakse kuludesse lineaarselt tema kasuliku eluea jooksul. § 22. Lõpetamata ehitused ja varade etapiviisiline soetamine (1) Varade etapiviisiline soetamine on ehitus- või rekonstrueerimisperioodil tehtud väljaminekud, kui põhivara valmistamine võtab aega ja selle eest ei maksta omandamisel ühekorraga, vaid osade kaupa, samuti juhul, kui põhivara valmistamine toimub oma jõududega. (2) Kui põhivara ehituse etapp valmib enne põhivaraobjekti lõplikku valmimist, vormistatakse etapi kasutuselevõtmine ja alustatakse amortisatsiooni arvestamist. Akti vormistab kolme tööpäeva jooksul vara eest vastutav isik ja esitab selle finantsosakonnale finantskannete tegemiseks. (3) Vara valmimisel ja/või kasutuselevõtmisel klassifitseeritakse etapiviisiline soetus ümber kasutusel olevaks põhivaraks. Selleks avatakse iga etapi valmimisel vastavas vara klassis uus varakaart. Objekti lõplikul valmimisel klassifitseeritakse kogu järelejäänud maksumus valminud varaobjekti kaardile ja lõpetamata ehituse ja etapiviisilise soetuse varakaart suletakse. Ümberklassifitseerimisel on kasutusele võetava vara maksumuseks soetusmaksumuses ja kasutatakse rahavoo koodi 23. Kui soetamine ja ümberklassifitseerimine toimuvad sama aasta jooksul, võib seda kajastada rahavoo koodiga 01. § 23. Põhivarade soetamine, arvelevõtmine ja märgistamine (1) Põhivara soetusdokumendiks on arve, ostu-müügileping, vastuvõtmis-üleandmisakt või muu dokument. (2) Põhivara võetakse arvele iseseisvate üksikobjektidena akti alusel. Varade arvelevõtmise aktis või arvelevõtmist kinnitavas elektroonilises keskkonnas antakse varale teda iseloomustav terviknimetus (Lisa 2). (3) Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda- ja asukohta (vara soetamismaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele). § 24. Varade arvestus põhivaramoodulis (1) Materiaalse põhivara, immateriaalse põhivara, kinnisvarainvesteeringute üle peetakse arvestust moodulis „Varad“. Moodulis luuakse varade soetamisel ja parendamisel varakaardid, millel kajastatakse alljärgnev informatsioon: 1) varaobjekti nimetus; 2) inventarinumber (varakaardi number); 3) kapitaliseerimise kuupäev (kasutusse võtmise kuupäev); 4) kulumi arvestuse alguskuupäev; 5) soetusmaksumus; 6) kogus; 7) täpsustav registrikood selle olemasolu korral (katastritunnus, ehitisregistri kood, kinnistu number, transpordivahendi registreerimisnumber jne); 8) seosed varadega (kui varaga on seotud iseseisvad muud varad); 9) kasulik eluiga (amortisatsiooninorm); 10) arvestatud amortisatsioon (kulum); 11) ümberhindluse kuupäev; 12) vara eest vastutav töötaja; 13) vara kasutaja; 14) varaobjekti asukoht. (2) Põhivaramoodulis kajastatud varaobjektidele loodud varaklassid klassifitseeritakse vähemalt kontoplaani kontode liigenduses. Kui ühel kontol kajastatakse erinevat liiki varasid, jaotatakse varad põhivaramoodulis erinevatesse klassidesse. § 25. Amortisatsiooni arvestus (1) Materiaalse ja immateriaalse põhivara objektide soetusmaksumus amortiseeritakse üldjuhul kuluks nende hinnangulise kasuliku eluea jooksul. Varade amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutusele võtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. (2) Amortisatsiooninorm määratakse igale põhivara objektile eraldi vara eest vastutava isiku ettepanekul. (3) Amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised: 1) hooned 2 – 5%; 2) rajatised 2,5 – 10%; 3) masinad ja seadmed 10 – 20%; 4) inventar 10 – 50%; 5) arvutustehnika 25 – 50%; 6) immateriaalne põhivara 5 – 50%. § 26. Parendused, remont ja hooldus (1) Parendustega seotud kulutused lisatakse vara soetusmaksumusele juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele (sh tõenäoline osalemine tulevikus majandusliku kasu tekitamisel). Jooksva hoolduse ja remondiga kaasnevad kulutused kajastatakse perioodikuludes. (2) Parendustega kaasnevad võimalikud demonteerimis- ja lammutustööd kantakse kuludesse. (3) Kui materiaalse põhivara objektil vahetatakse välja mõni komponent, siis lisatakse uue komponendi soetusmaksumus objekti soetusmaksumusele juhul, kui see vastab materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele. Asendatav komponent kantakse bilansist maha isegi juhul, kui see ei olnud eelnevalt eraldi komponendina arvel. Juhul kui asendatava komponendi algne soetusmaksumus ei ole teada võib seda hinnata lähtudes antud komponendi tänasest soetusmaksumusest, arvestades maha hinnangulise kulumi. (4) Parenduste lisamisel põhivara soetusmaksumusele hindab vara eest vastutav isik varaobjekti kasulikku eluiga ja olulise muutuse korral teeb inventuurikomisjonile ettepaneku amortisatsiooninormi korrigeerimiseks. Põhivara amortisatsiooninormi korrigeeritakse inventuurikomisjoni heakskiidul. § 27. Materiaalse põhivara ümberhindlus (1) Juhul kui asutuse juhi või vara eest vastutava isiku hinnangul erineb asutusele kuuluva põhivara mõne objekti bilansiline väärtus ülaltoodud põhjustel oluliselt selle õiglasest väärtusest, viib vastav ekspert läbi objekti väärtuse hindamise. Eksperdi valiku peab kinnitama vallavalitsus. Kui puuduvad usaldusväärsed andmed õiglase väärtuse kohta, ei ole lubatud põhivara ümber hinnata. (2) Põhivara ümberhindlusena võetakse olenemata tähtajast arvele peremehetuks tunnistatud vara ja maakatastrisse kantud maad, mida ei ole ükski avaliku sektori üksus varem bilansis arvele võtnud. § 28. Põhivara mahakandmine (1) Põhivara kantakse maha (bilansist välja), kui vara enam ei eksisteeri (on hävitatud või hävinud, kadunud vms) või põhivara mahakandmise otsuse alusel enne selle utiliseerimist või hävitamist. (2) Põhivara mahakandmine toimub kooskõlas vallavara valitsemise korraga. Varaobjekt kantakse bilansist ja varade arvestuse registritest välja vara kõlbmatuks tunnistamise otsuse alusel. (3) Immateriaalne põhivara tunnistatakse kõlbmatuks, kui vajadus seda kasutada on kadunud, vara on muutunud kasutamiskõlbmatuks jmt juhtudel. (4) Immateriaalse põhivara kõlbmatuks tunnistamiseks ja mahakandmiseks vormistatakse akt, mis peab sisaldama vara nimetust, kogust, soetamise aega, soetusmaksumust, jääkmaksumust, kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise põhjust ning vara eest vastutava isiku nime. (5) Immateriaalse põhivara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise akti kinnitavad allkirjaga vara eest vastutanud isik ja asutuse juht. Akti põhjal eemaldatakse immateriaalne vara kasutusest ning lõpetatakse vara arvestus raamatupidamises. § 29. Bilansiväliste varade (väheväärtusliku vara) arvestus (1) Bilansiväline vara kantakse kuludesse soetamise hetkel. (2) Arvele võetav ehk inventeeritav bilansiväline vara on selline vara, mille kasutamisiga on üle ühe aasta ja mille soetamismaksumus on 200 kuni 5000 eurot. (3) Väheväärtusliku varana võetakse ese arvele ka sel juhul, kui see on saadud tasuta (kingitusena vms), kuid tal on kasutamisiga pikem kui 1 aasta. (4) Vara võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või muu raamatupidamisdokumendi alusel. (5) Bilansivälise vara arvestust peetakse koguseliselt ja summaliselt vastutavate isikute lõikes Exceli programmi tabelitena. § 30. Nõuded kohustiste võtmisele ja lepingute sõlmimisele (1) Lepingute projektid, millega soovitakse võtta üle eelarveaasta ulatuvaid siduvaid rahalisi kohustisi, esitatakse eelnevalt kooskõlastamiseks valla finantsosakonna juhatajale, kes kontrollib võetava kohustise suuruse vastavust finantsdistsipliini näitajatele ja/või volikogu loa olemasolu kohustise võtmiseks. (2) Asutuse juht korraldab sõlmitud sihtfinantseerimis-, koostöö-, rendi- ja muude asutuse tulusid suurendavate või kulusid nõudvate lepingute koopiate ning asutuses koostatud raamatupidamise algdokumentide tähtaegse edastamise finantsosakonnale. (3) Tarnijatega sõlmitud lepingutesse ja operatiivselt tellitavate tööde ning teenuste arvete koostamiseks edastatakse tarnijatele järgmine informatsioon: 1) arvete saatmise kontaktaadress XMLformaadis arvete (e-arvete) operaator on Omniva; 2) ostja ehk arve saajaks on üldjuhul Tõrva Vallavalitsus ning valla allasutuse nimi, kelle eelarvest antud kulu kaetakse, märgitakse arvele lisaks. Tarnija poolt valla allasutuse nimele adresseeritud arvele peab olema märgitud maksjaks „Tõrva Vallavalitsus“; 3) Riigi raamatupidamiskohustuslaselt kaupu või teenuseid soetades Tõrva valla tehingupartneri kood 564101; 4) kauba või teenuse tellinud kontaktisiku nimi. (4) Lähtuvalt Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist (üldeeskiri): 1) ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse. Ettemaksete tegemine võib ette tulla juhul, kui ettemakse teostamine tuleneb lepingust või e-poest kaupade tellimisel (tellimuse kinnitus). 2) lepitakse tarnijatega kokku arvete tasumisel kokku reeglina mitte väiksemas kui 14 kalendripäevases maksetähtajas. (5) Majandustehingute kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning asutuse juhi või volitatud isiku poolt (digi)allkirjastatud. § 31. Lähetused ja aruandealuste summade arvestus (1) Valla teenistuja või töötaja peab esitama lähetuskulude aruande töökorralduse reeglites sätestatud tähtaja jooksul pärast lähetusest saabumist. Aruandele lisatakse kõik reisi- ja majutuskulude dokumendid. (2) Välislähetusel viibinud töötaja või teenistuja esitab lähetuse tulemuste kohta aruande. (3) Lähetatul on õigus kulude katteks saada avanssi, mis kantakse töötaja isikliku avalduse alusel tema pangakontole või makstakse kassast sularahas. Avansi saamise avaldus tuleb esitada vähemalt 5 päeva enne lähetuse algust. Lähetuskulude ülejääk kuulub töötaja poolt tagastamisele hiljemalt 5 kalendripäeva jooksul peale aruande esitamist. (4) Majandusavanssi antakse töötajale vastavalt vajadusele sellekohase avalduse alusel. Avaldusele märgitakse avansi otstarve ning avalduse kinnitab asutuse juht. Majandusavanss kantakse töötaja pangakontole või makstakse välja kassast. Avanssi antakse tähtajaga kuni üks kuu. (5) Iga aruandev isik on kohustatud esitama hiljemalt kalendrikuu viimaseks kuupäevaks majanduskulude aruande, millele on lisatud kulutusi tõendavad korrektselt vormistatud originaaldokumendid. Kui tehtud kulutused osutuvad põhjendatuks, kinnitab kuluaruande vallavanem või hallatava asutuse juht. § 32. Sihtfinantseerimine tegevuskulude katteks () Tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kajastada laekumisel kohe tuluna ja ülekandmisel kohe kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis sätestatud põhivara kapitaliseerimise alampiirist ja tagatud on tulude-kulude vastavusprintsiip. § 33. Tulu majandustegevusest (1) Rendi-, üüri-, kohatasude-, õppekulude jm lepinguliste püsiteenuste eest arvestatakse tulu ja esitatakse arved arvestusperioodi alguses või sõlmitud lepingutes kokkulepitud ajal. Teenuse saamisega seotud mõõdetavate muutuvkulude (rendi- ja üüripindade kommunaalkulud, toiduraha jms) eest arvestatakse tulu ja esitatakse arve peale teenuse osutamist kuu viimase kuupäeval. (2) Juhul kui müügiarve eest laekub rohkem raha, otsustab arve koostamiseks algandmed esitanud isik (vajadusel läbirääkimisel teenuse saajaga), kas enammakstud summa tasaarveldatakse järgmise müügiarvega või tagastatakse ülelaekunud summa maksjale. (3) Üüri- ja rendilepingute koopiad esitatakse finantsosakonnale koheselt peale sõlmimist. Kui üüri- või renditulu saadakse vara ühekordsest kasutamisest, mille kohta lepingut ei ole sõlmitud, siis esitab eelarve kulujuht arve koostamiseks esimesel võimalusel esildise. (4) Müügiarved koostatakse ja väljastatakse teenuse kasutajale üldjuhul viie tööpäeva jooksul alates müügiarve koostamiseks vajalike algandmete laekumisest. Müügiarved edastatakse e-postiga algdokumendis näidatud aadressile. Kui raamatupidamisele esitatud kontaktaadressiks on märgitud hallatava asutuse aadress, siis korraldab arvete jõudmise maksjani hallatava asutuse juht. Kui arve saajal puudub e-posti aadress (eakad üürnikud vms), siis väljastab raamatupidamine müügiarve paberkandjal eelarve kulujuhile. (5) Arvestust müügiarvete üle peetakse finantstarkvara mooduli „Arved“ alamprogrammides või moodulis „Võlad“. (6) Alamprogrammis avatakse iga hallatava asutuse arvete jaoks avatakse eraldi allüksus (7) Peale arvete koostamiseks vajalike algandmete sisestamist allüksusese arvestusse imporditakse müügiarved finantstarkvara moodulisse „Võlad“. (8) E-müügiarveid koostatakse analoogsetel alustel ülaltooduga, kuid tehniliselt edastatakse arve saajale läbi Omniva e-Arvekeskuse keskkonna. § 34. Saadud ja antud toetused (1) Toetustena käsitletakse raamatupidamiskohuslase poolt saadud või antud vahendeid jooksvateks või kapitalikuludeks, mis ei kuulu tagastamisele. Toetused võivad olla nii rahalised kui ka mitterahalised. (2) Toetuse andmise, saamise ja vahendamise tekkepõhiseks kuupäevaks on maksetaotluse aktsepteerimise kuupäev (kulude abikõlblikuks tunnistamise kuupäev). (3) Kui toetuse andja või vahendaja on seadnud toetuse andmise või vahendamise tingimuseks kuluaruande ja/või kuludokumentide esitamise, loetakse toetuse andmise, saamise ja vahendamise tekkepõhiseks perioodiks kuluaruandes näidatud tegelik periood. (4) Toetuse kasutamise eest vastutav isik esitab toetuse õigeks kajastamiseks ja periodiseerimiseks samaaegselt toetuse andjale aruande esitamisega aruande koopia finantsosakonnale. (5) Sihtfinantseerimise lepingust tulenevate sihtfinantseerimise nõuete ja kohustiste ning tulude ja kulutuste eristamiseks muust raamatupidamisest kasutatakse finantstarkvaras projektikoode, mis on seotud tegevusala koodidega. (6) Finantsosakond on kohustatud EU projektidega seotud kulud kajastama raamatupidamises individualiseeriva tunnusega, mille abil on võimaik projekti kulud seostada rakendusüksuse poolt konkreetsele projektile antud tunnusega ning mille abil on finantsosakond kiiresti üles leidma kõik projektiga seotud maksed. § 35. Tegevuskulud (1) Töötajatele makstavate teenistus- ja töölähetuse, majanduskulu avansside ja muude ettemaksete korral, kus tegelik kulude liigendus selgub hiljem, kinnitatakse ja klassifitseeritakse kavandatavad kulud algselt parima teadmise kohaselt. (2) Juhul kui kuluarve esitaja on avaliku sektori üksus, kajastatakse kulu esmalt arve esitaja tehingupartneri koodiga. Nõue töötaja vastu võetakse arvele eraldi kandega, vähendades kajastatud kulu eraisiku tehingupartneri koodiga 800699. § 36. Erisoodustuste kajastamine (1) Erisoodustustena käsitletavatel kuludokumentidel peab olema eelarvejuhi selgitus selle kohta, mis eesmärgil ja kellele on kaup või teenus ette nähtud ning kui suur osa arvest tuleb kajastada erisoodustusena. (2) Kui kuludokumentidel ei ole võimalik täpselt eristada erisoodustuste osa, määrab erisoodustuse kulude arvutamiseks vajaliku proportsiooni kuludokumendi aktsepteerija lähtudes oma hinnangust kulude jaotuse kohta. § 37. Palgaarvestus (1) Asutuse tööajaarvestust peab vormikohase tööajatabeli alusel asutuse juht või tema poolt määratud isik, kes esitab allkirjastatud tööajatabeli hiljemalt kolm tööpäeva enne väljamakse tähtaega finantsosakonnale. Kui esitatud tööajatabel osutub ekslikuks (töötajate ootamatu haigestumine vm juhud), teatab asutuse juht või tema poolt määratud isik viivitamatult rahandusosakonnale ja esitab uue tööajatabeli. (2) Palgaarvestuse algdokumendi (tööleping, tööajatabel, töövõtu- või käsundusleping, käskkiri, korraldus, jne) alusel koostatakse palgaleht või koondpalgaleht. (3) Füüsilise isikuga, kes ei ole registreeritud füüsilisest isikust ettevõtjana, sõlmitavas võlaõiguslikus lepingus lepitakse kokku tasu maksmises pangaülekandega reeglina üks kord kuus asutuse palgapäeval. (4) Palgalehed koostatakse eelarveüksuste lõikes. (5) Töötasu makstakse üks kord kuus hiljemalt kuu viimasel tööpäeval pangaülekande teel. 8. peatükk Varade ja kohustiste inventeerimise kord § 38. Töökorraldus ja dokumentatsioon (1) Finantsaruandluse koostamisel inventeeritakse valla varad ja kohustised, hinnatakse vajadusel nende väärtuse muutust ning tehakse reguleerimis- ja lõpetuskanded. (2) Vallavanem määrab oma käskkirjaga inventuuri eest vastutavate isikute nimed, inventuuri komisjoni esimehe ja liikmed/lugejad ning inventuuri toimumise aja, tulemuse finantsosakonnale esitamise tähtaja ja koondakti asutuse juhile esitamise tähtaja. (3) Aastainventuur viiakse läbi vahemikus 1. novembrist 31. detsembrini. (4) Nõuete ja kohustiste ning finantsinvesteeringute inventeerimisel on inventuuri läbiviimise eest vastutavaks isikuks finantsosakonna juhataja, juhul kui vallavanema käskkiri ei sätesta teisiti. (5) Materiaalsete varade inventeerimisel määrab vallavanem igakordselt inventuuri komisjoni ja läbiviimise eest vastutava isiku. Inventeerimiskomisjoni ei või kuuluda varade eest vastutav isik. finantsosakond valmistab ette varade inventeerimiseks ning hindamiseks vajaliku dokumentatsiooni. (6) Inventuuri läbiviimise komisjon viib läbi inventuuri ning allkirjastab inventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni. Inventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on: 1) nõuete ja kohustiste ning finantsinvesteeringute inventeerimisel saldokinnituskiri või saldokinnituskirjade kokkuvõte, pangakonto väljavõte või mõni muu dokument, mis tõendab nõude või kohustise bilansis (või bilansiväliselt) kajastatud summa korrektsust. Lisaks saadud kinnitustele lisatakse inventeerimisdokumentatsiooni juurde vajadusel ka korrigeerimiskannete alusdokumendid; 2) materiaalsete varade inventeerimisel inventuuri lõppakt-inventuurinimistu. Finantsosakonnas kontrollitakse inventeerimistulemusi raamatupidamisseisuga ning lisatakse vajadusel ka korrigeerimiskannete alusdokumendid. (7) Inventeerimise aktid ja muu inventuuri läbiviimist tõendav dokumentatsioon säilitatakse kui majandustehingute algdokumentatsioon RPS-s sätestatud korras. (8) Nõuded varade ja kohustiste inventeerimise ajalisele korraldamisele on alljärgnevad: 1) sularaha ja pangakontod - igapäevane saldode võrdlemine. Pangakontode saldokinnitused majandusaasta lõpus. Sularaha inventuur majandusaasta lõpus; 2) maksunõuded ja –kohustised - saldode võrdlus E-maksu ja -tolliameti kontokaartidega saldoandmiku perioodi lõpus; 3) nõuded ja ettemaksed - igakuiselt võrdlus bilansisaldodega. Saldokinnituskirjad kõigilt olulistelt deebitoridelt majandusaasta lõpus; 4) finantsinvesteeringud - igakuiselt võrdlus bilansikontodega. Ümberhindlused õiglasele väärtusele saldoandmiku perioodi lõpus. Saldovõrdlused kõigi oluliste investeeringute osas majandusaasta lõpus; 5) põhivara ja kinnisvarainvesteeringud - inventuur vähemalt üks kord aastas majandusaastalõpus (vahemikus 1.11 – 31.12). Vara alla- või üleshindlus ning järelejäänud kasuliku eluea hindamine majandusaasta lõpus; 6) kohustised ja saadud ettemaksed - igakuiselt võrdlus bilansisaldodega. Saldokinnituskirjad kõigilt olulistelt kreeditoridelt majandusaasta lõpus; 7) tulud ja kulud - saldovõrdlused tehingupartneritega majandusaastal jooksvalt. § 39. Materiaalse vara inventuur (1) Materiaalse- ja immateriaalse põhivara, kinnisvarainvesteeringute ja arvel oleva väheväärtusliku vara inventuur viiakse läbi vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. (2) Inventuuri käigus: 1) veendutakse vara olemasolus; 2) tehakse kindlaks üleliigsed, kasutult seisvad, hävinud või kadunud varad; 3) hinnatakse vara kasuliku eluea õigsust (lähtuvalt järelejäänud elueast); 4) hinnatakse vara füüsilist seisukorda ja tehakse asjakohased ettepanekud, kui vara on vaja alla hinnata, ümber hinnata või kõlbmatuks tunnistada ja maha kanda. (3) Kui varaobjekt on kantud riiklikusse registrisse, kontrollitakse inventuurinimekirjas olevavara vastavust riikliku registri andmetega. Varaobjekte, mida ei ole võimalik füüsiliselt üle lugeda (nt valla teed, maad, rajatised), inventeeritakse kaardimaterjali ja riiklike registriandmete põhjal. (4) Lõpetamata ehituste ja etapiviisiliste soetuste inventeerimisel fikseeritakse inventuurinimekirjas objekti eeldatav valmimisaeg ning kontrollitakse, kas lõpetamata ehitusena kajastatud vara on valmis saanud. (5) Inventuuri läbiviimiseks vajaliku inventuurinimekirja väljastab finantsosakond ja inventuurinimekirjas kajastatakse: 1) inventarinumber; 2) vara nimetus; 3) kasulik eluiga (kulumise aeg); 4) kogus 5) soetusmaksumus; 6) vara eest vastutav töötaja nimi. (6) Inventuurinimekirja lisatakse eraldi veerg, kuhu inventuuri läbiviijad märgivad inventuuriprotseduuride läbiviimisel tehtavad tähelepanekud. Kui asutuses on kogumina arvestatavaid varasid, millele on loodud üks varakaart, lisatakse inventuurinimekirjale vajadusel loetelu kogumisse kuuluvate varaobjektide kohta (nt mänguväljaku atraktsioonid). (7) Inventuuri läbiviimist tõendavad dokumendid on: 1) täidetud inventuurinimekirjad; 2) inventuuriaktid ja õiendid; 3) inventuuri lõppakt. (8) Inventuurikomisjoni liikmed ja komisjoni esimees allkirjastavad täidetud inventuurinimekirjad ning vajadusel koostavad nende nimekirjade alusel järgmised aktid: 1) vara arvele võtmise aktid tegelikult kasutuses oleva vallale kuuluva vara arvele võtmiseks, mis ei ole asutuse varade nimekirjas kajastatud; 2) vara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise aktid (nt hävinud või kadunud vara mahakandmiseks); 3) vara allahindluse või allahindluse tühistamise aktid (nt kinnisvarainvesteeringu väärtuse languse kajastamiseks); 4) vara ümberklassifitseerimise aktid (nt hoone kasutusotstarbe muutumisel on tekkinud vajadus klassifitseerida vara ümber kinnisvarainvesteeringuks); 5) vara kasuliku eluea korrigeerimise aktid (nt vara järelejäänud kasuliku eluea hindamisel on selgunud, et vara aktiivsest kasutamisest tulenevalt on tegelik kasulik eluiga oluliselt lühem esialgu hinnatust). (9) Teatud juhtudel võib osutuda vajalikuks erinevuste õiendite koostamine (õiendi allkirjastavad inventuurikomisjoni esimees ja vara eest vastutav isik). Erinevuste õiendi koostamise vajadus on näiteks järgmistel juhtudel: 1) varad on inventuuri läbiviimise ajal liikunud; 2) inventuuri käigus tuvastatakse vara, mis soetati enne inventuuripäeva, kuid mingil põhjusel ei olnud raamatupidamises inventuurinimekirja väljastamise hetkeks veel kajastatud (nt vara soetuse arvet ei edastatud raamatupidamisele õigeaegselt); 3) inventuuri lõppakti raamatupidamisele edastamise ajaks ei ole veel teada andmed vara väärtuse korrigeerimiseks (nt kinnisvarainvesteeringu väärtuse hindamiseks tellitud ekspertarvamuse alusel selgub allahindlusvajaduse täpne suurus alles pärast inventuuri lõppakti koostamist) jne. (10) Inventuurinimekirjade, -aktide ja õiendite alusel koostatakse inventuuri lõppakt, milles kajastatakse varagruppide lõikes vara soetusmaksumused, raamatupidamise andmed lugemise alustamise hetkel (s.o inventeerimisnimekirja andmed), aktide põhjal kajastatavad muutused ja vara tegelik seis. Inventuuri lõppaktile lisatakse täidetud inventuurinimekirjad, inventuuriaktid, õiendid, seletuskirjad jm olulised dokumendid. (11) Inventuuri lõppakti allkirjastavad inventuurikomisjoni esimees ja komisjoni liikmed. (12) Inventuuri lõppakt koos lisadega edastatakse finantsosakonnale, kus kontrollitakse varade vastavust raamatupidamisele, tehakse vajalikud raamatupidamiskanded ja korrigeeritakse varakaardi andmeid inventuuri läbiviimise kuupäeva seisuga. § 40. Kohustiste ja saadud ettemaksete inventuur (1) Kohustisi ja saadud ettemakseid inventeeritakse igakuiselt bilansisaldode võrdlemise teel. (2) Kord aastas saadetakse olulisematele kreeditoridele, kes ei ole ise saldokinnitust esitanud, saldovõrdlus. (3) Kohustiste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud: 1) kohustised periodiseeritakse tekkepõhisuse printsiibil; 2) kohustiste klassifitseeritakse lühi- ja pikaajalisteks; 3) intressikandvatele kohustistele arvestatakse tekkepõhiselt intressid; 4) maksukohustiste saldod võrreldakse e-Maksuameti kontokaartidega ja maksuameti poolt 5) ametiasutusele esitatud teatistega; 6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega. § 41. Sularaha ja pangakontode inventuur (1) Sularaha inventuuril osaleb vähemalt 2 inimest. Sularaha inventuuri käigus loetakse üle kogu kassas olev sularaha. (2) Inventuuri tulemused dokumenteeritakse, sularaha inventuuri akt allkirjastatakse inventuuri osaliste poolt ning edastatakse finantsosakonnale. (3) Finantsosaosakonnas kontrollitakse sularaha inventuuri akti vastavust raamatupidamises kajastatava sularahajäägi saldoga. (4) Pangakontode inventuuri läbiviimise korraldab finantsosakond. (5) Pangakontode jääkide võrdlus pangaväljavõtetega toimub igapäevaselt. 9. peatükk Määruse rakendamine § 42. Määruse rakendamine (1) Kui raamatupidamisarvestuses tekib dokumenteerimisel olukord, mida ei reguleeri käesolev määrus, siis lähtutakse RPS-st, RTJ-st, Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist ja rahandusministeeriumi poolsetest juhenditest. (2) Kehtetuks tunnistatakse: 1) Põdrala Vallavalitsuse 04.07.2007 määrus nr 3 „Põdrala valla raamatupidamise sise-eeskirjad“; 2) Hummuli Vallavalitsuse 10.06.2014 määrus nr 4 „Hummuli Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri“. (3) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist. Maido Ruusmann Vallavanem Signe Kiin Vallasekretär Lisa 1 Kuluaruanne Lisa 2 Põhivara arvelevõtmise akt