Kadrina valla raamatupidamise sise-eeskiri

Väljaandja: Kadrina Vallavalitsus Akti liik: määrus Teksti liik: terviktekst Redaktsiooni jõustumise kp: 01.03.2020 Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv Avaldamismärge: RT IV, 27.02.2020, 33 Kadrina valla raamatupidamise sise-eeskiri Vastu võetud 17.12.2019 nr 2 RT IV, 21.12.2019, 18 jõustumine 01.01.2020 Muudetud järgmiste aktidega Vastuvõtmine - Avaldamine - Jõustumine 18.02.2020 - RT IV, 27.02.2020, 7 - 01.03.2020 § 1. Kadrina valla raamatupidamise korralduse alused. (1) Kadrina vald raamatupidamiskohuslasena korraldab Kadrina Vallavalitsuse (edaspidi ametiasutus) ja tema hallatavate asutuste (edaspidi allasutused) raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult ametiasutuse kaudu. (2) Valla asutused käesoleva eeskirja mõistes on: Kadrina Vallavalitsus Kadrina Keskkool Kadrina Lasteaed Sipsik Vohnja Lasteaed-Algkool Kadrina Kunstidekool Kadrina Kultuurikoda Kadrina Valla Raamatukogu Kadrina Valla Päästeteenistus. 07.11.2023 13:35 Veaparandus - Parandatud ilmne ebatäpsus sõnas "käesoleva" Riigi Teataja seaduse § 10 lg 4 alusel. (3) Kadrina valla konsolideeritud aruannetesse koondatakse lisaks valla asutustele ka järgmised iseseisvat raamatupidamist omavad asutused kelle üle Kadrina vald omab valitsevat mõju: AS Kadrina Soojus OÜ Kadrina Kommunaal OÜ Kadrina Hooldekodu SA Kadrina Spordikeskus. § 2. Kadrina valla raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja üldpõhimõtted (1) Kadrina valla raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi: sise-eeskiri) eesmärgiks on Kadrina valla kui avalik-õigusliku juriidilise isiku raamatupidamisarvestuse korra kehtestamine ja finantsaruandluse tagamine. (2) Sise-eeskiri lähtub Eesti finantsaruandluse standardist. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestuspõhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ) ja avaliku sektori finantsarvestuse ja aruandluse juhendist (edaspidi üldeeskiri ) ning kehtivatest Vabariigi Valitsuse õigusaktidest. (3) Raamatupidamise arvestusmeetodit muudetakse ainult siis, kui seda nõuab Eesti finantsaruandluse standard või kui see annab asjakohasema ja tõepärasema ülevaate ettevõtte finantsseisundist ja majandustulemustest. Arvestusmeetodite muutused kajastatakse tagasiulatuvalt, välja arvatud juhul kui muutus on tingitud uuest RTJ-st ning selles on sätestatud teistsugused uuele meetodile ülemineku reeglid. § 3. Sise-eeskirja kohaldamine ja sisu (1) Sise-eeskirja kohaldatakse ametiasutusele ja tema allasutustele. (2) Sise-eeskirja paragrahvid 5, 14 ja 42 kohalduvad valla valitseva mõju all olevatele asutusele üldeeskirjast tulenevate aruannete koostamisel ja esitamisel. (3) Sise-eeskiri reguleerib majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustuste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning aruannete koostamise korda. (4) Käesolevas sise-eeskirjas käsitlemata juhtudel lähtutakse eesti finantsaruandluse standardi ja raamatupidamise seaduse aluspõhimõtetest ja vajadusel konsulteeritakse audiitoriga. (5) Sise-eeskirja muudab vallavalitsus pearaamatupidaja ettepanekul. § 4. Kontoplaan (1) Ametiasutuses on kasutusel üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan, mis koosneb järgmistest koodidest: 1) kontode koodid; 2) tehingupartnerite koodid; 3) tegevusalade koodid; 4) allikate koodid; 5) rahavoo koodid. (2) Vastavalt üldeeskirja nõuetele tuleb lisada valitud kontole tehingupartneri, tegevusala, allika või rahavoo kood, mis moodustab kokku kontokombinatsiooni. (3) Ametiasutuse raamatupidamises on täiendavalt kasutusele võetud järgmised allkontod: 1) allkontod kontole 100100 1001001 Arvelduskonto Swedbank 1001002 Arvelduskonto SEB Pank AS 1001004 Tasaarvelduste konto; 1001005 Laenu teenindamise konto Danske Bank AS Leedu filiaal 2) allkontod kontole 103000 1030001 Nõuded ostjate ja tellijate vastu 1030002 Nõuded lapsevanemate vastu. (4) Majandustehingute kirjendamisel raamatupidamises kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks järgmisi täiendavaid tunnuseid: 1) eelarveklassifikaatorid (tulu liik, kulu liik); 2) osakonna koodid; 3) objekti koodid; 4) projekti koodid. § 5. Saldoandmikud (1) Saldoandmikuks nimetatakse üldeeskirjas kontokombinatsioonide ja nende saldode järjestatud loetelu kontoplaani järgi. (2) Konsolideeritud saldoandmik on üldeeskirja mõistes saldoandmik, milles konsolideerimisgruppi kuuluvate üksuste omavahelisi varasid, kohustusi, netovara, tulusid ja kulusid kajastavad kontokombinatsioonide saldod on elimineeritud. (3) Saldoandmik esitatakse Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemi elektroonilises vormis XML failina. (4) Ametiasutus esitab saldoandmikud iga kuu kohta kasvavalt aasta algusest aruandekuule järgneva kuu 25. kuupäevaks. (5) Konsolideerimisgruppi kuuluvad iseseisva raamatupidamisega asutused esitavad saldoandmikke järgmiselt: 1) OÜ Kadrina Hooldekodu ja SA Kadrina Spordikeskus esitavad saldoandmiku iga kuu kohta kasvavalt aasta algusest aruandekuule järgneva kuu 25. kuupäevaks. 2) AS Kadrina Soojus ja OÜ Kadrina Kommunaal kvartaalselt kasvavalt aasta algusest aruandekvartalile järgneva kuu 25. kuupäevaks. (6) Aasta lõpu seisuga esitatud saldoandmikes võivad ametiasutus ja iseseisva raamatupidamisega asutused teha korrigeerimisi (sealhulgas auditeerimise käigus ilmnenud puuduste likvideerimiseks) kuni järgmise aasta 31. märtsini. [RT IV, 27.02.2020, 7 - jõust. 01.03.2020] (7) Konsolideerimisgrupi raamatupidamisaruande koostamiseks moodustatakse saldoandmik, milles Kadrina valla ja tema mõju all olevate asutuste saldoandmike ühesuguste kontokombinatsioonide saldod liidetakse rida-realt meetodil ja nendevahelisi nõudeid, kohustusi, netovara, tulusid ja kulusid kajastavad kontokombinatsioonide saldod elimineeritakse. § 6. Majandusaasta aruanne (1) Vallavalitsus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande, lähtudes raamatupidamise seaduses ja RTJ-des toodud nõuetest aastaruandele ning üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest. (2) Kui RTJ-des esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest. (3) Kadrina valla konsolideerimisgrupi majandusaasta aruanne koosneb tegevusaruandest ja raamatupidamise aastaaruandest. Raamatupidamise aastaaruande koosseisus esitatakse eelarve täitmise aruanne, mis vastab oma koosseisult aruande lisana esitatavatele konsolideerimata finantsaruannetele. Eelarve täitmise aruande kohta koostatakse eraldi lisa raamatupidamise aastaruandele. § 7. Aruannete esitamine (1) Eelarve täitmise jälgimiseks esitatakse Rahandusministeeriumile vastuvõetud eelarve ministeeriumi poolt väljatöötatud vormil iga kvartalile järgneva kuu 25. kuupäevaks. Tekkepõhise eelarve täitmise summad saadakse saldoandmikust. (2) Maksudeklaratsioonid ja -aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel. (3) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti poolt kehtestatud korras ja tähtaegadel. § 8. Raamatupidamissüsteemi struktuur (1) Allasutuste raamatupidamist peetakse tsentraliseeritud korras ametiasutuse finantsosakonnas. (2) Raamatupidamist korraldatakse raamatupidamistarkvara PMen abil, ostuarvete töötlemiseks ja kinnitamiseks kasutatakse Omniva arvete halduse lahendust, eelarvete planeerimiseks ja täitmise jälgimiseks kasutatakse virtuaalset eelarverakendust VEERA. (3) Ametiasutuse ja allasutuste igapäevast tööd juhib asutuse juht (vallavanem, direktor, juhataja), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. (4) Ametiasutuse ja allasutuste raamatupidamist korraldab pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis. § 9. Varade ja kohustiste kajastamine (1) Vara kajastatakse raamatupidamistarkvara PMen varade menüüs ametiasutuse ja hallatavate asutuste varade eest vastutavate isikute lõikes. (2) Nõuded kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises. Allasutuste nõuete sissenõudmise eest vastutab allasutuse juht. (3) Ametiasutuse raamatupidamises kajastatakse finantsinvesteeringud (tütarettevõtjate ja sihtasutuse netovarad), kohustised ja laenunõuded ja laenukohustised (4) Bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustisi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta. Selliste varade või kohustiste olemasolul (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse neid bilansiväliselt ja avalikustatakse raamatupidamise aastaaruandes. § 10. Tulude ja kulude kajastamine (1) Tulude ja kulude arvestust peetakse tekkepõhiselt. (2) Maksutulud kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises vastavalt maksude tegelikule laekumisele ja maksude edasiandja esitatud teatisele. (3) Tulu majandustegevusest ja muud tulud kajastatakse vastavalt tulu tekkimise kohale kas ametiasutuse või allasutuse tuluna ning nende arvelt tehtavad kulud planeeritakse tulu saanud asutuse kuludesse. (4) Finantstulud kajastatakse ametiasutuse tuluna. (5) Loodusressursside kasutamise eest laekuvad tulud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt tegelikule laekumisele ja loodusressursside kasutamise tasude edasiandja esitatud teatisele. (6) Algdokumentidel kajastatud käibemaksukulu ja põhivara käibemaksukulu kajastatakse raamatupidamisarvestus vastavatel käibemaksukontodel, eelarve täitmise arvestuses käibemaksukulu liidetakse tegevuskulule või põhivara soetamise kulule. (7) Kulude arvestust peetakse iga asutuse lõikes eraldi ja tekkepõhine eelarve täitmine on asutuse juhtidele jälgitav virtuaalses eelarverakenduses VEERA. (8) Kulude kajastamisel on asjakohase informatsiooni saamise eesmärgil kasutusele võetud järgmised dimensioonid: 1) kulu liik (eelarve kulukonto); 2) tegevusala; 3) osakond; 4) kulu objekt (vajadusel); 5) projekt (vajadusel). § 11. Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine (1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik või kirjalikku taasesitamist võimaldav elektrooniline tõend, millel peavad olema järgmised rekvisiidid (raamatupidamise seaduse § 7): 1) dokumendi nimetus ja number: 2) koostamise kuupäev; 3) tehingu majanduslik sisu; 4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); 5) tehingu osapoolte nimed koos hallatava asutuse nime äramärkimisega; 6) tehinguosapoolte asu- või elukoha aadressid, juriidilistel isikutel registrikood; 7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist; 8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber. (2) Algdokumentideks on: 1) kassadokumendid (sissetuleku ja väljamineku orderid); 2) pangakonto väljavõtted; 3) tarnijate arved; 4) klientidele esitatavad nõuetekohased arved; 5) vallavalitsuse korraldused, vallavanema käskkirjad; 6) aktid (vara arvele võtmine, mahakandmine, inventuurid, lõpetamata ehituse aktid); 7) lepingud; 8) kuluaruanded (sularahaostud, lähetuskulud, koolituskulud); 9) palgadokumendid: 10) sõidulehed. (3) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid raamatupidamisõiendi koostaja nimi. (4) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud kulusid tegema volitatud isiku ja finantsosakonna töötaja poolt. (5) Ametiasutuses on kulusid tegema volitatud isikuks vallavanem ja struktuuriüksuste juhid või nende äraolekul nende poolt volitatud isikud. (6) Allasutustes on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juht või tema poolt määratud isik. (7) Volitatud isik vastutab, et 1) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele või muudele kokkulepetele; 3) tehing on seaduspärane ja vajalik; 4) tehing on kooskõlas eelarvega; 5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumendi kontrolli nõuetele; 6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist; (8) Ametiasutuse kuludokumendid kinnitatakse struktuuriüksuse juhi ja/või vallavanema allkirjaga. Volitatud isiku allkiri kuludokumendil muudab tehingu sooritamise finantsosakonna töötajale kohustuslikuks. (9) Finantsosakonna töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja maksedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamise infosüsteemi: 1) tehingu kooskõla eelarve täitmise järgimise põhimõtetega; 2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusel kasutusel dimensioonide õigsus; 3) maksetähtpäev ja tehingu summad; 4) tekkepõhine periood; 5) tehingu vastaspoole andmed, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas tarnija on registreeritud käibemaksukohuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseaduse nõuetele; 6) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; 7) kas ostutehing on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isikute (kinnitusring) poolt; (10) Elektrooniliste ülekannete (maksekorralduste) tegemisel kuni summani 50 000 eurot võib makse kinnitada üks isik, sellest suuremad maksed vajavad kahte kinnitust. (11) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, et jääks piisavalt aega dokumentide liikumiseks kinnitusringil ja rahavoogude planeerimiseks. (12) Ettemaksete tegemist üldjuhul välditakse. (13) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse: 1) omakäeline allkiri paberkandjal oleval dokumendil; 2) digitaalallkiri; 3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis (nt. arvete halduse lahendus) antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada; § 12. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine (1) Kõik majandustehingud dokumenteeritakse ja kirjendatakse raamatupidamis-registrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist Majandustehing on toiming või sündmus, mille tulemuseks on muudatused vara, kohustiste või netovara koosseisus. (2) Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjestuses (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat). Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldaval andmekandjal. (3) Majandustehinguid kirjendatakse tekkepõhiselt kahekordse kirjendamise põhimõttel debiteeritavatel ja krediteeritavatel kontodel. (4) Raamatupidamiskirjend sisaldab järgmisi andmeid: 1) majandustehingu toimumise kuupäev; 2) kirjendi järjekorranumber; 3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad; 4) majandustehingu lühikirjeldus; 5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number; 6) saldoandmike koostamiseks vajalikud tunnused (tehingupartneri, tegevusala, allika ja rahavoo kood) vastavalt kontoplaani kasutusjuhendile; 7) sihtfinantseeritud projektide korral rahastaja poolt projektile antud kood; 8) muud tunnused vastavalt vajadusele (osakonna, objekti, subjekti kood). (5) Raamatupidamisdokumentidel olevat informatsiooni ja raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamis-kirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab sisaldama viidet parandatava kirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend. Varasemat algdokumenti ja raamatupidamiskirjendit tuleb täiendada viitega hilisemale parandusdokumendile ja -kirjendile. (6) Raamatupidamiskirjendid sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen. Kasutusel on programmi järgmised moodulid: 1) raha; 2) võlad (arveldused tarnijate ja ostjatega); 3) bilanss (pearaamat); 4) palk; 5) varad; 6) arved; 7) personal. (7) Programmist võib vajadusel teha väljatrükke, mida võib säilitada nii trükitud dokumentidena kui programmi failidena. § 13. Algdokumentide käive ()