Võru valla kalmistute registri põhimäärus

Väljaandja: Võru Vallavalitsus Akti liik: määrus Teksti liik: algtekst-terviktekst Redaktsiooni jõustumise kp: 06.01.2020 Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv Avaldamismärge: RT IV, 03.01.2020, 31 Võru valla kalmistute registri põhimäärus Vastu võetud 30.12.2019 nr 14 Määrus kehtestatakse kalmistuseaduse § 11, avaliku teabe seaduse § 43^1 , § 43^5 lõike 1 ja Võru Vallavolikogu 13.06.2018 määruse nr 39 „Võru Vallavalitsusele ülesannete delegeerimine“ § 1 lg 3^1 alusel. 1. peatükk ÜLDSÄTTED § 1. Kalmisturegistri asutamine () Määrusega asutatakse Võru valla andmekogu „Võru valla kalmistute register“ (edaspidi kalmisturegister). § 2. Kalmisturegistri asutamise ja pidamise eesmärk (1) Kalmisturegister on asutatud kalmistuseadusega kalmistu haldajale pandud ülesannete täitmiseks, sealhulgas Võru valla hallatavate ning matmiseks avatud kalmistute hauaplatside, nendele maetute ja hauaplatside kasutajate andmete kogumiseks ning kalmistu kasutamise ja haldamise korraldamiseks vajalike andmete töötlemiseks. (2) Kalmisturegistri pidamise eesmärgid on: 1) süstematiseerida Võru valla kalmistutel asuvate hauaplatside ja nende kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi; 2) võimaldada Võru valla kalmistute kasutamise ja haldamise korraldamisel elektroonilist asjaajamist ja teabevahetust; 3) teha avalikustamist võimaldavad kalmistute ja maetute andmed kättesaadavaks internetis vastava veebilehe (edaspidi kalmistuportaal) kaudu. § 3. Kalmisturegistri pidamise viis (1) Kalmisturegistrit peetakse veebipõhise andmekoguna. (2) Kalmisturegistri pidamiseks kasutatakse veebipõhist infosüsteemi standardlahendust "Kalmistute Register” (lühinimi “haudi”), mis on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis (RIHA). § 4. Kalmisturegistri turbeaste ja turvaklass (1) Turbeaste on keskmine (M). (2) Turvaklass on K2T1S1. § 5. Kalmisturegistri vastutav töötleja (1) Kalmisturegistri vastutav töötleja on Võru Vallavalitsus (kui ametiasutus). (2) Vastutava töötleja ülesanded: 1) kalmisturegistri kasutusele võtmise ja pidamise korraldamine ning kalmisturegistri pidamise õiguspärasuse tagamine; 2) kalmisturegistri tarkvara majutamise või rentimise korraldamine, vajadusel kalmisturegistri majutamiseks lepingute sõlmimine; 3) kalmisturegistri kasutajaõigustega isiku(te) määramine; 4) volitatud töötlejale tema ülesannete täitmiseks juhiste andmine. § 6. Kalmisturegistri volitatud töötleja (1) Kalmisturegistri volitatud töötlejad on isikud või asutused, keda vastutav töötleja volitab täitma andmekogu pidamisega seotud ülesandeid. (2) Kalmisturegistri volitatud töötleja ülesanded vastutava töötleja määratud ulatuses on: 1) kalmisturegistri majutamine, sealhulgas registriandmete säilimise ja kaitse tagamine; 2) kalmisturegistri pidamiseks kasutatava infosüsteemi hooldamine ja vajadusel täiustamine; 3) õigustatud isikute juurdepääsu tagamine registriandmetele; 4) avalikustamist võimaldavate kalmistute ja maetute andmete avalikkusele teatavaks tegemine internetis vastava veebilehe kaudu; 5) isikutele nende kohta kalmisturegistrisse kantud andmete kättesaadavaks tegemine; 6) muud vastutava töötleja antavad ülesanded kalmisturegistri pidamise eesmärkide täitmiseks. § 7. Andmete õiguslik tähendus () Kalmisturegistrisse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus, kui õigusaktides ei ole sätestatud teisiti. 2. peatükk KALMISTUREGISTRI ANDMED § 8. Kalmisturegistri andmete koosseis (1) Kalmistu andmed: 1) kalmistu nimi; 2) aadress; 3) kalmistu haldaja kontaktandmed; 4) kalmistu haldaja pakutavad teenused. (2) Maetu andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood või sünniaeg; 3) surmaaeg; 4) surmatõendi või surmateatise number ja väljastaja; 5) andmed maetu usutunnistuse kohta (omaste vabal tahtel antav teave). (3) Matmise andmed: 1) matmise kuupäev; 2) matmise viis: kirstu- või urnimatus; 3) urnimatuse korral tuhastamise kuupäev ja krematooriumi nimi; 4) kirstu või urni materjal; 5) matja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, juriidilisest isikust matja puhul ärinimi ja registrikood; 6) matmise loa number ja andmise kuupäev; 7) ümbermatmise korral ümbermaetavate säilmete senise matmiskoha andmed ja esmane matmise kuupäev, kui see on teada. (4) Hauaplatsi andmed: 1) asukoht kalmistul (kvartal, rida, sektor); 2) staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, mälestis vms); 3) hauakohtade arv hauaplatsil; 4) hauaplatsil asuvate hauatähiste, -piirete ja haljastuse kirjeldus. (5) Hauaplatsi kasutamise andmed: 1) hauaplatsi kasutaja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg ning kontaktandmed (andmesubjekti valikul postiaadress, telefoninumber või e-posti aadress), juriidilisest isikust kasutaja puhul ärinimi, registrikood ja kontaktandmed; 2) kasutusse antud hauaplatsi asukoha andmed; 3) hauaplatsi kasutamise loa number ja andmise kuupäev; 4) hauaplatsi kasutamise lõppemise kuupäev ja kasutamise lõppemise põhjendus. (6) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmed: 1) hauaplatsi tähistamise kuupäev; 2) hauaplatsi tähistamise põhjus; 3) hauaplatsi tähise number; 4) hauaplatsi hooldatuse kontrollimise kuupäev; 5) hauaplatsi kontrollimise tulemus (hooldamata hauaplatsiks tunnistamise või mittetunnistamise otsus). (7) Lõigetes 1-6 nimetatud andmete detailne koosseis on esitatud RIHA-s registreeritud infosüsteemi standardlahenduse "Kalmistute Register” andmeobjektide nimekirjas. § 9. Andmete allikad (1) Kalmisturegistrisse andmete andjad on hauaplatsi kasutusse taotleja, hauaplatsi kasutaja, matmise loa taotleja, matja, kalmistu haldaja ja registri vastutav töötleja. (2) Kalmisturegistri andmete alusdokumendid on: 1) hauaplatsi kasutusse saamise taotlus; 2) hauaplatsi kasutaja muutmise taotlus; 3) matmise loa taotlus; 4) enne kalmisturegistri asutamist Võru valla kalmistute ja nendele maetute andmete kogud (kiriku- ja kalmisturaamatud, kalmistute haldajate peetud matmise registreerimise raamatud jms). (3) Alusdokumentide põhjal kalmisturegistrisse kantavate andmete osas, mis on registreeritud rahvastikuregistris, toimub andmevahetus X-tee kaudu. 3. peatükk KALMISTUREGISTRISSE ANDMETE KANDMINE JA JUURDEPÄÄS § 10. Andmete kalmisturegistrisse kandja ja tema pädevus (1) Kõik kalmisturegistrisse kogutavad andmed kannab kalmisturegistrisse vastutava töötleja määratud töötleja (edaspidi registreerija). (2) Registreerija tagab kalmisturegistrisse kantud andmete õiguspärasuse ja aktuaalsuse temale registreerimiseks esitatud andmete alusel. (3) Andmete õiguspärasuse ja aktuaalsuse tagamiseks on registreerijal õigus: 1) küsida kalmisturegistrisse kogutavaid andmeid vastavalt andmete sisule ja iseloomule hauaplatsi kasutusse taotlejalt, hauaplatsi kasutajalt, matmise loa taotlejalt, matjalt, kalmistu haldajalt ja vastutavalt töötlejalt; 2) kontrollida esitatud andmete õigsust ning keelduda andmete kalmisturegistrisse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas kehtiva õigusega; 3) maetu, matja ja hauaplatsi kasutaja isikuandmete saamiseks või kontrollimiseks teha päringuid rahvastikuregistrisse. (4) Registreerija parandab kalmisturegistris ilmnenud ebaõiged andmed 1) omal algatusel, kui registreerija valduses on muude andmete õigsust tõendavaid dokumente; 2) isiku nõudel muude andmete õigsust tõendavate dokumentide alusel, kui isik leiab, et tema või maetu, kelle lähedane ta on, kohta on kalmisturegistris ebaõigeid andmeid. § 11. Andmete kalmisturegistrisse kandmise tähtaeg (1) Registreerija kannab andmed kalmisturegistrisse 3 tööpäeva jooksul nende teatavakssaamisest arvates, välja arvatud käesoleva paragrahvi lõigetes 2 ja 3 nimetatud juhul. (2) Kalmisturegistrisse kantud ebaõiged isikuandmed parandatakse kalmisturegistris andmesubjekti põhjendatud nõudmisel ja muude andmete õigsuse tõendatuse korral viivitamatult. (3) Enne kalmisturegistri kasutusele võtmist tekkinud andmete kalmisturegistrisse kandmise tähtpäevad määrab vastutav töötleja kokkuleppel registreerijaga andmete liikide kaupa vastavalt andmete kalmisturegistrisse kandmise eeldatavale töömahukusele. § 12. Kalmisturegistri andmete sidumine kaardiga () Hauaplatsi ja sinna maetute andmed seotakse kalmistu kaardiga, mille tulemusel on selgesti arusaadav, kus asub kalmisturegistrisse kantud hauaplats ja kes on sinna maetud. § 13. Kalmisturegistri andmetega tehtud toimingute logimine () Kalmisturegistri andmete töötlemise seaduslikkuse tagamiseks logitakse kõik kalmisturegistri andmetega kalmisturegistris tehtud toimingud. § 14. Kalmisturegistriandmete avalikkus (1) Igaühel on õigus kalmistuportaali kaudu tutvuda järgmiste kalmisturegistris sisalduvate andmetega: 1) kalmistu andmed; 2) maetu ees- ja perekonnanimi, sünniaeg ja surmaaeg; 3) hauaplatsi asukoha andmed; 4) hauaplatsi staatuse andmed; 5) muinsuskaitseliste ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed; 6) kalmistu kaart. (2) Lõikes 1 nimetatud andmeid saab kalmistuportaalis otsida maetu nime ning sünni- ja surmaaja järgi. § 15. Piiratud juurdepääsuga andmed () Juurdepääs § 14 lõikes 1 nimetamata kalmisturegistri andmetele on lubatud: 1) kalmisturegistri vastutava ja volitatud töötleja ülesandeid täitvatele isikutele nende personaalsete kasutajakontode kaudu kalmisturegistri pidamise ning kalmistute kasutamise ja haldamisega seotud töö korraldamiseks; 2) hauaplatsi kasutajale tema kasutuses oleva hauaplatsiga seotud andmete osas kalmistuportaali kaudu. 4. peatükk RAKENDUSSÄTTED § 16. Andmete säilitamine kalmisturegistris (1) Alaliselt säilitatakse kalmisturegistris: 1) maetu andmed; 2) matmise andmed; 3) hauaplatsi andmed; 4) hauaplatsi kasutamise andmed. (2) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmeid säilitatakse: 1) üks aasta pärast hooldamata hauaplatsiks mittetunnistamise otsuse tegemist; 2) hooldamata hauaplatsiks tunnistamise otsuse tegemise korral kaks aastat pärast sama hauaplatsi teise isiku kasutusse andmist. (3) Kalmisturegistri andmetega teostatud toimingute (sisestamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms) logisid säilitatakse 10 aastat toimingu tegemisest arvates. § 17. Kalmisturegistri pidamise lõpetamine (1) Kalmisturegistri pidamise lõpetamise otsustab Võru Vallavalitsus. (2) Kalmisturegistri pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja kalmisturegistri andmete teistesse registrisse või arhiivi andmise või nende hävitamise ning määrab seda korraldavad isikud ning tähtajad. (3) Kalmisturegistri pidamise lõpetamise tõttu registriandmete teistesse registritesse üleandmine, arhiveerimine ja hävitamine dokumenteeritakse. (4) Kalmisturegistri pidamise lõpetamise õiguspärase korraldamise eest vastutab vastutav isik. § 18. Määruse jõustumine () Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist. Juris Juhansoo abivallavanem vallavanema ülesannetes Inga Leelanss vallasekretär