Paide linna taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteemi asutamine ja põhimäärus

Väljaandja: Paide Linnavalitsus Akti liik: määrus Teksti liik: algtekst-terviktekst Redaktsiooni jõustumise kp: 07.09.2021 Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv Avaldamismärge: RT IV, 04.09.2021, 18 Paide linna taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteemi asutamine ja põhimäärus Vastu võetud 23.08.2021 nr 2 Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 43^3 lõike 1 ja § 43^5 lõike 1, kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lõike 3 punktide 1 ja 2 ning § 22 lõike 2 Paide Linnavolikogu 17. juuni 2021 otsuse nr 33 „Paide Linnavalitsuse volitamine“ alusel. 1. peatükk Üldsätted § 1. Määruse reguleerimisala (1) Määrusega asutatakse Paide linna taotluste esitamise ning menetlemise infosüsteem Spoku (edaspidi register) ja kinnitatakse registri pidamise kord. (2) Registri lühinimi on Spoku. § 2. Registri eesmärk () Registri pidamise eesmärgiks on: 1) luua keskkond taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks; 2) tagada toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus; 3) pidada arvestust esitatud taotluste üle ja taotlejatele antud toetuste üle. § 3. Registri vastutav töötleja (1) Registri vastutav töötleja on Paide Linnavalitsus. (2) Vastutav töötleja: 1) korraldab registri pidamist; 2) annab volitatud töötlejatele juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses; 3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust; 5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest; 6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele; 7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid. (3) Linnapea määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d) ning registri kasutaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi. § 4. Registri volitatud töötleja (1) Registri volitatud töötlejad on juriidilised isikud nendega sõlmitud lepingu alusel. (2) Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele: 1) esitab registrisse andmeid; 2) kasutab registrit ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks; 3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest; 4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest; 5) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel; 6) täidab vastutava töötleja korraldusi. (3) Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid. § 5. Registri finantseerimine () Registri pidamist finantseeritakse Paide linna eelarvest. 2. peatükk Registri pidamise nõuded § 6. Registri pidamine (1) Registrit peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust. (2) Registrisse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt. (3) Register kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee). § 7. Andmete kaitse (1) Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise; 3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses. (2) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega. (3) Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2. § 8. Andmete töötlemise nõuded (1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel. (2) Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul või korraldab andmete parandamise koostöös volitatud töötlejaga. (3) Registrisse sisenemine ning andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 6 kuud. (4) Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt varukoopiate tegemise. Varukoopiaid säilitatakse üks aasta. 3. peatükk Registrisse kantavad andmed § 9. Registrisse kantavad andmed (1) Registrisse kantakse järgmised andmed: 1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta; 2) registri kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta; 3) registri pidamise ja järelevalve kohta. (2) Detailne andmete koosseis on toodud määruse lisas. (3) Registri kaudu avaliku teenuse saamiseks esitatud dokumente ja andmeid töödeldakse vastava avaliku teenuse osutamiseks ette nähtud andmekogus. § 10. Registrisse andmete kandmine (1) Vastutav või volitatud töötleja kannavad registrisse andmeid neile õigusaktiga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses. (2) Registrisse esitavad andmed: 1) taotluse esitaja iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse objekti ja teenuse kasutamise kohta; 2) huvitegevuses osaleja (või tema seaduslik esindaja) iseenda (või oma lapse) osaluse ja eelisala kohta; 3) volitatud töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta. § 11. Andmevahetus (1) X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmisi päringuid: 1) Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta; 2) Äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta; 3) Eesti Hariduse Infosüsteemist isikukoodi alusel õpilaste kohta; 4) Kutseregistrist isikukoodi alusel kutsetunnistuse kohta; 5) Kinnistusraamatust isikukoodi või registrikoodi alusel kinnistute kohta; 6) Aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta. (2) Registri kaudu esitatakse avaliku teenuse saamiseks dokumente ja andmeid vastava teenuse osutamiseks ette nähtud andmekogule. § 12. Andmete õiguslik tähendus () Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus. 4. peatükk Juurdepääs andmetele § 13. Juurdepääs registri andmetele (1) Registrile on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil. (2) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt: 1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandlusega seotud andmetele; 2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele; 3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste või eestkostetava andmetele; 4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja volitatud töötlejal on juurdepääs kõikidele registri andmetele. (3) Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Paide linna poolt taotluste esitamisega seonduvat infot ning esitada taotlusi ja dokumente. § 14. Juurdepääsuõiguse andmine (1) Vastutava ja volitatud töötleja õiguste teostajad kannavad andmeid registrisse üle turvakanali ligipääsetava veebilehe. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil. (2) Vastutava ja volitatud töötleja õiguste teostajale antakse juurdepääs taotluse alusel neile määratud kasutajaõiguste ulatuses. (3) Andmekogu süsteemi administraator loob kasutajakontod vastutava ja volitatud töötleja õiguste teostajatele ning vastutav töötleja teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest. § 15. Registri andmetele juurdepääsu korraldamine (1) Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul. (2) Andmed väljastatakse tasuta. (3) Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle. 5. peatükk Andmete säilitamine, järelevalve, registri lõpetamine § 16. Andmete säilitamine (1) Registrisse kantavaid andmeid säilitatakse ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. (2) Registri alusdokumente säilitatakse ametiasutuse dokumendihaldussüsteemis vastavalt dokumentide kinnitatud liigitusskeemile. § 17. Järelevalve registri pidamise üle () Registri pidamise täitmist kontrollivad vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus. § 18. Registri lõpetamine (1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Paide Linnavalitsus. Enne registri lõpetamist kooskõlastatakse registri tehniline dokumentatsioon AvTS § 43^3 lõikes 3 sätestatud korras. (2) Registri pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. § 19. Määruse jõustumine () Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist. Priit Värk Linnapea Leemet Paulson Linnasekretär Lisa Registrisse kantavate andmete loetelu.