Liikenne- ja viestintäministeriön asetus ajoneuvojen katsastustoiminnan laadunhallinnanjärjestelmistä ja katsastustoimipaikalla säilytettävistä asiaki

2014 198/2014 Liikenne- ja viestintäministeriön asetus ajoneuvojen katsastustoiminnan laadunhallinnanjärjestelmistä ja katsastustoimipaikalla säilytettävistä asiakirjoista Liikenne- ja viestintäministeriön päätöksen mukaisesti säädetään ajoneuvojen katsastustoiminnasta annetun lain (957/2013) 56 §:n 2 momentin nojalla: 1 § Soveltamisala Tässä asetuksessa säädetään katsastustoiminnasta annetussa laissa (957/2013) tarkoitetusta laadunhallintajärjestelmästä ja katsastustoimipaikalla säilytettävistä asiakirjoista. 2 § Määritelmät Tässä asetuksessa tarkoitetaan: 1) yhteisillä laadunvalvontamittareilla Liikenteen turvallisuusviraston määrittelemiä katsastustoiminnan laadun valvontaan tarkoitettuja mittareita; 2) johdon katselmuksella standardissa ISO 9001:2008 tai tätä uudemmassa vastaavassa standardissa tarkoitettua johdon katselmusta; 3) sisäisellä auditoinnilla standardissa ISO 9001:2008 tai tätä uudemmassa vastaavassa standardissa tarkoitettua sisäistä auditointia. 3 § Johdon katselmukset Johdon tulee käsitellä katselmuksissaan asiakaspalautteena Liikenteen turvallisuusviraston, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien antama palaute korvausvaatimukset mukaan lukien. Johdon katselmuksissa on käsiteltävä prosessien suorituskykyä ja palvelun vaatimustenmukaisuutta hyödyntämällä yhteisiä laadunvalvontamittareita, oman laadunvalvonnan käyttämiä mittareita ja oman laadunvalvonnan havaintoja sekä tehtävä tuloksista johtopäätökset. Johdon katselmuksessa on käsiteltävä Liikenteen turvallisuusviraston antamien ajoneuvojen katsastustoiminnasta annetun lain 43 §:n mukaisten päätösten edellyttämien korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden tila ja varmistettava, että ne on suunniteltu ja suoritettu sekä arvioitava niiden tehokkuus ja vaikuttavuus tavoitteisiin nähden. Vaikutusten arvioinnissa tulee käyttää ainakin yhteisiä laadunvalvontamittareita, oman laadunvalvonnan käyttämiä mittareita ja oman laadunvalvonnan havaintoja sekä tehtävä tuloksista johtopäätökset. 4 § Sisäiset auditoinnit ja laadunvalvonta Katsastustoiminnan laadun mittaamiseen on käytettävä yhteisiä laadunvalvontamittareita ja muita oman laadunvalvonnan tarpeisiin laadittuja mittareita. Yhteisten laadunvalvontamittareiden tuloksia on käsiteltävä toimipaikkakohtaisesti Liikenteen turvallisuusviraston määrittelemiä menetelmiä käyttäen. Mittareiden tulokset on huomioitava sisäisiä auditointeja suunniteltaessa. Jos katsastusluvan haltija on saanut ajoneuvojen katsastustoiminnasta annetun lain 43 §:ssä tarkoitetun huomautuksen tai varoituksen tai havainnut toiminnassa muutoin vakavia poikkeamia, sisäisiä auditointeja on suoritettava suunniteltua useammin. Sisäisistä auditoinneista tulee olla suunnitelma ja raportti. Sisäisten auditointien tallenteet tulee säilyttää vähintään kolme vuotta. Organisaation tulee varmistaa, että tarpeelliset korjaukset ja korjaavat toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan viivyttelemättä. Korjaavat toimenpiteet tulee aloittaa selvittämällä ongelman todelliset syyt. Organisaation tulee valita ja toteuttaa ne toimenpiteet, jotka todennäköisimmin poistavat ongelman ja estävät sen esiintymisen uudelleen. Organisaation tulee seurata korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden vaikutuksia varmistuakseen niiden tehokkuudesta. Vaikutusten arvioinnissa tulee hyödyntää yhteisiä laadunvalvontamittareita, oman laadunvalvonnan käyttämiä mittareita ja oman laadunvalvonnan havaintoja. Organisaatiolla tulee olla käytössä dokumentoidut, toimivat ja tehokkaat ongelmanratkaisumenetelmät. 5 § Katsastustoimintaa koskevien velvoitteiden seuranta Katsastustoimipaikalla tulee olla ajantasaiset ja dokumentoidut menettelyt, joilla tunnistetaan ja saadaan käyttöön kaikki toimipaikan katsastukseen liittyvää toimintaa, tuotteita ja palveluita koskevien säädösten ja määräysten mukaiset sekä muut vaatimukset. 6 § Esteellisyyden tunnistaminen katsastustoiminnassa Katsastustoimipaikan on varmistuttava siitä, että katsastajilla ja katsastustoiminnasta vastaavalla henkilöllä on käytössään tarpeelliset tiedot ja taidot esteellisyyden ratkaisemiseksi. Katsastustoimipaikalla on oltava käytössään dokumentoidut menettelyt, joilla varmistetaan, ettei muu ajoneuvoihin liittyvä toiminta kuin katsastustoiminta vaikuta katsastuspäätökseen. Toimiluvan haltijan, jolla on katsastuksen lisäksi muuta ajoneuvoihin liittyvää toimintaa, on pidettävä henkilötasolle ulottuvia tallenteita tehdyistä huolto- ja korjaustoimenpiteistä. Tallenteet on säilytettävä vähintään neljä vuotta. 7 § Tietosuoja Katsastukseen käytettävien toimitilojen ja laitteiden tulee olla sellaiset, että ajoneuvot voidaan katsastaa vaarantamatta kenenkään tietosuojaa. Toimitilojen tulee olla siten järjestettyjä, että rekisterikilpien, lomakkeiden ja asiakirjojen turvallinen sekä muutoinkin asianmukainen säilyttäminen on mahdollista. 8 § Yhteydet ajoneuvoliikennerekisteriin Katsastustoimipaikalla tulee olla ajoneuvorekisteriin yhteydet, joilla katsastusta koskevat tiedot voidaan nopeasti ja luotettavasti merkitä ajoneuvoliikennerekisteriin. 9 § Katsastustoimipaikalla säilytettävät asiakirjat ja muut tiedot Katsastustoimipaikalla on säilytettävä ja ylläpidettävä ainakin seuraavat asiakirjat tai niiden jäljennökset: 1) toimitilojen sekä katsastuslaitteiden vuokra- ja käyttöoikeussopimukset; 2) katsastuksiin käytettävien laitteiden huoltosopimukset sekä huolto- ja tarkastuspöytäkirjat; 3) lakisääteisten tarkastuksien pöytäkirjat; 4) todistukset tai todistusjäljennökset henkilöstön perus- ja jatkokoulutuksesta; 5) luettelo annetuista valmistenumeroista; 6) luettelo määräaikais- ja valvontakatsastuksessa ajokieltoon määrättyjen ajoneuvojen ajokiellon osoittamiseen käytetyistä tarroista; 7) luettelo toimipaikan ulkopuolella suoritetuista katsastuksista. Edellä 1 momentin 1–3 kohdassa tarkoitetuista asiakirjoista on toimipaikalla oltava saatavilla ajan tasalla olevat asiakirjat tai niiden jäljennökset sekä vastaavat asiakirjat viideltä viimeksi kuluneelta vuodelta. Mainitun momentin 4 kohdassa tarkoitetuista asiakirjoista tulee olla saatavilla jäljennökset tai niitä vastaavat tiedot. Mainitun momentin 5 kohdassa tarkoitetut asiakirjat on säilytettävä viisitoista vuotta ja 6 ja 7 kohdassa tarkoitetut asiakirjat on säilytettävä kolme vuotta. 10 § Voimaantulo Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä heinäkuuta 2014. Tällä asetuksella kumotaan ajoneuvojen katsastusluvista annettu liikenneministeriön päätös (202/1999). Helsingissä 6 päivänä maaliskuuta 2014 Liikenneministeri Merja Kyllönen Liikenneneuvos, johtava asiantuntija Kari Saari