Αθήνα, 04-10-2011 Αριθ. Πρωτ.: Γ/ΕΞ/841-1/04-10-2011 ΑΡΧΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ ΑΠΟΦΑΣΗ 121/2011 (Τμήμα) Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα συνεδρίασε σε σύνθεση Τμήματος στο κατάστημά της την 27.09.2011 μετά από πρόσκληση του Προέδρου της, προκειμένου να εξετάσει την υπόθεση που αναφέρεται στο ιστορικό της παρούσας. Παρέστησαν οι Γ. Μπατζαλέξης, Αναπληρωτής Πρόεδρος, κωλυομένου του Προέδρου της Αρχής Π. Χριστόφορου, Γ. Λαζαράκος, ως εισηγητής, και Χ. Ανθόπουλος, αναπληρωματικά μέλη, σε αντικατάσταση των τακτικών μελών. Α.- Ι. Μεταξά, και Δ. Μπριόλα, αντίστοιχα, οι οποίοι αν και εκλήθησαν νομίμως εγγράφως δεν παρέστησαν λόγω κωλύματος. Παρούσα χωρίς δικαίωμα ψήφου ήταν η K. Καρβέλη, νομικός ελέγκτρια, ως βοηθός εισηγήτρια, η οποία αποχώρησε μετά τη συζήτηση της υπόθεσης και πριν από τη διάσκεψη και τη λήψη απόφασης και η Ε. Παπαγεωργοπούλου, υπάλληλος του τμήματος διοικητικών και οικονομικών υποθέσεων, ως γραμματέας. Η Αρχή έλαβε υπόψη τα παρακάτω: Με τη με αριθμ. πρωτοκόλλου Γ/ΕΙΣ/841/2.2.2011 αίτησή της η Δ/νση Μονίμου Στρατιωτικού Προσωπικού του Γενικού Επιτελείου Στρατού ζητά την άδεια της Αρχής, προκειμένου να χορηγήσει στον Α, υποψήφιο διδάκτορα του τμήματος Κοινωνιολογίας του Παντείου Πανεπιστημίου, ο οποίος εκπονεί διατριβή με θέμα «Κατοχή, Αντίσταση και εμφύλιος στο νησί της Σάμου (1940-1949)», αντίγραφα εγγράφων που τηρούνται σε αυτό. Συγκεκριμένα, με την από 14.1.2011 αίτησή του προς την ανωτέρω Δ/νση του Γενικού Επιτελείου Στρατού ο ενδιαφερόμενος υποψήφιος διδάκτορας ζητά τη χορήγηση αντιγράφων του υπ’ αριθμ. πρωτ. 525/18.01.1949 εγγράφου της Νομαρχίας Σάμου, του από 19.6.1949 πορίσματος ένορκης διοικητικής εξέτασης και της από 12.4.1949 απόδειξης παραλαβής κρατουμένων, τα οποία είναι στοιχεία απαραίτητα και αναγκαία για την εκπόνηση της διδακτορικής του διατριβής. Στα αιτούμενα έγγραφα περιέχονται ευαίσθητα δεδομένα που αφορούν σε πολιτικές πεποιθήσεις και δεδομένα υγείας, επιπρόσθετα δε, υπάρχει πιθανότητα ανάμεσα στο αρχειακό υλικό στο οποίο ζητείται η πρόσβαση από τον ερευνητή να υπάρχουν δεδομένα προσώπων που βρίσκονται εν ζωή. Μετά από εξέταση όλων των παραπάνω στοιχείων και κατόπιν διεξοδικής συζήτησης ΣΚΕΦΤΗΚΕ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟ ΝΟΜΟ
- Σύμφωνα με το άρθρ. 7 § 2 περ. στ΄ του ν. 2472/1997 «Κατ’ εξαίρεση επιτρέπεται η συλλογή και η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων, καθώς και η ίδρυση και λειτουργία σχετικού αρχείου, ύστερα από άδεια της Αρχής, όταν… η επεξεργασία πραγματοποιείται για ερευνητικούς και επιστημονικούς αποκλειστικά σκοπούς και υπό τον όρο ότι τηρείται η ανωνυμία και λαμβάνονται όλα τα απαραίτητα μέτρα για την προστασία των δικαιωμάτων των προσώπων στα οποία αναφέρονται». Το άρθρ. 2 στοιχ. β΄ του ιδίου νόμου ορίζει ότι στα ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα συγκαταλέγονται και αυτά που αφορούν στις ποινικές διώξεις ή καταδίκες του ατόμου. Σύμφωνα με το άρθρ. 2 στοιχ. δ΄ του ιδίου νόμου ως «επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» ορίζεται, μεταξύ άλλων, η συλλογή, η αποθήκευση, η εξαγωγή, η χρήση, η διάδοση, ή κάθε άλλης μορφής διάθεση των προσωπικών δεδομένων. Το άρθρ. 4 § 1 στοιχ. α’ και β’ του ν. 2472/1997 ορίζει, μεταξύ άλλων, ότι ο σκοπός της επεξεργασίας πρέπει να είναι καθορισμένος, σαφής και νόμιμος, τα δε δεδομένα να είναι συναφή, πρόσφορα και όχι περισσότερα από όσα απαιτούνται ενόψει του σκοπού της επεξεργασίας. Το άρθρ. 10 του ιδίου νόμου ορίζει τα εξής: «
- Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι απόρρητη. Διεξάγεται αποκλειστικά και μόνο από πρόσωπα που τελούν υπό τον έλεγχο του υπεύθυνου επεξεργασίας ή του εκτελούντος την επεξεργασία και μόνον κατ’ εντολήν του. (…)
- Ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να λαμβάνει τα κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα για την ασφάλεια των δεδομένων και την προστασία τους από τυχαία ή αθέμιτη καταστροφή, τυχαία Λ. Κηφισίας 1-3, 11523 Αθήνα, Τηλ: 210 6475600, Fax: 210 6475628, contact@dpa.gr / www.dpa.gr 2 απώλεια, αλλοίωση, απαγορευμένη διάδοση ή πρόσβαση και κάθε άλλη μορφή αθέμιτης επεξεργασίας. Αυτά τα μέτρα πρέπει να εξασφαλίζουν επίπεδο ασφάλειας ανάλογο προς τους κινδύνους που συνεπάγεται η επεξεργασία και η φύση των δεδομένων που είναι αντικείμενο της επεξεργασίας. …» Από τις προαναφερθείσες διατάξεις προκύπτει ότι η επεξεργασία ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων επιτρέπεται υπό τις προϋποθέσεις του άρθρ. 7 § 2 περ. στ’ του ν. 2472/1997, δεδομένου ότι ο σκοπός της επεξεργασίας - όπως, στη συγκεκριμένη περίπτωση, η επιστημονική ιστορική έρευνα είναι νόμιμος (βλ. και άρθρ. 16 παρ. 1 Σ.), σαφής και καθορισμένος και εφόσον τα δεδομένα που τυγχάνουν επεξεργασίας δεν υπερβαίνουν τον σκοπό της επεξεργασίας και λαμβάνονται τα οργανωτικά μέτρα για την ασφάλεια των δεδομένων σύμφωνα με το άρθρ. 10 του προαναφερθέντος νόμου.
- Όπως έχει κρίνει η Αρχή σε ανάλογες περιπτώσεις (αποφάσεις με αριθμ. 63/2002, 53/2003):«στην περίπτωση της ιστορικής έρευνας, όταν αυτή αφορά επαρκώς εξατομικευμένα πρόσωπα της ιστορίας που βρίσκονται ακόμα εν ζωή, θα πρέπει ο ερευνητής, με μέριμνα του υπευθύνου επεξεργασίας, να λαμβάνει προηγουμένως σχετική άδεια της Αρχής». Οπότε η Αρχή χορήγησε την σχετική άδεια προς τον υπεύθυνο επεξεργασίας του σχετικού αρχείου, από τον οποίο ζητούσε ο ερευνητής την πρόσβαση προς εκπλήρωση του ερευνητικού/επιστημονικού σκοπού, «υπό τον όρο ότι θα τηρηθεί η ανωνυμία των προσώπων στα οποία αναφέρονται τα αιτούμενα στοιχεία, ώστε να αποφευχθεί κάθε δυνατότητα ταυτοποίησης» σε κάθε περίπτωση δηλ. με τήρηση της ανωνυμίας κατά τη δημοσιοποίηση των πορισμάτων της σχετικής έρευνας. Η Αρχή με τις με αριθμ. 46, 47/ 2004 αποφάσεις της χορήγησε ανάλογη άδεια στον υπεύθυνο επεξεργασίας για την επεξεργασία ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων υγείας για επιστημονικούς/ερευνητικούς σκοπούς με τους εξής όρους: α) η πρόσβαση στα σχετικά αρχεία να γίνει στο χώρο τήρησής τους, ώστε να μην εκφύγουν από την σφαίρα επιρροής του υπευθύνου επεξεργασίας β) οι αιτούντες την πρόσβαση θα εξάγουν από το αρχείο μόνο όσα στοιχεία τους είναι κατά την επιστημονική κρίση τους απαραίτητα για την ολοκλήρωση του συγκεκριμένου ερευνητικού έργου, τα στοιχεία θα εξαχθούν σε ανώνυμη μορφή και γ) η ανωνυμοποίηση των προσωπικών δεδομένων θα γίνει κατά τα διάρκεια της πρόσβασης στα δεδομένα (καθώς, στις κρινόμενες περιπτώσεις, δεν προέκυψε η ανάγκη των αιτούντων-ερευνητών να συνδέσουν τα στοιχεία που ταυτοποιούν τα Λ. Κηφισίας 1-3, 11523 Αθήνα, Τηλ: 210 6475600, Fax: 210 6475628, contact@dpa.gr / www.dpa.gr 3 υποκείμενα με τα προσωπικά τους δεδομένα και να καταγράψουν πλήρη –μη ανωνυμοποιημένα- στοιχεία για την διεξαγωγή της έρευνας). Επιπλέον, σε ανάλογη περίπτωση, με την απόφαση 4/2010 η Αρχή αποφάνθηκε, ότι για τη συλλογή και περαιτέρω επεξεργασία απλών και ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων για επιστημονική-ιστορική έρευνα, ο αιτών επιστήμωνερευνητής θα πρέπει: α) είτε να προβεί στην υποβολή στην Αρχή γνωστοποίησης σύστασης και λειτουργίας αρχείου καθώς και αίτησης παροχής αδείας επεξεργασίας ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων των ενδιαφερομένων υποκειμένων σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις των άρθρων 6 και 7 του ν. 2472/1997, β)είτε να προβεί αποκλειστικά στη συλλογή στατιστικής φύσεως συγκεντρωτικών στοιχείων, από τα οποία δεν θα μπορούν πλέον να προσδιορισθούν τα υποκείμενα των δεδομένων.
- Από τα στοιχεία του φακέλου προέκυψαν τα εξής: Με την από 14.1.2011 αίτησή του προς τη Δ/νση Μονίμου Στρατιωτικού Προσωπικού του Γενικού Επιτελείου Στρατού ο Α, υποψήφιος διδάκτορας του τμήματος Κοινωνιολογίας του Παντείου Πανεπιστημίου, ο οποίος εκπονεί διατριβή με θέμα «Κατοχή, Αντίσταση και εμφύλιος στο νησί της Σάμου (1940-1949)», ζητά την χορήγηση αντιγράφων του υπ’ αριθμ. Πρωτ 525/18.01.1949 εγγράφου της Νομαρχίας Σάμου, του από 19.6.1949 πορίσματος ένορκης διοικητικής εξέτασης και της από 12.4.1949 απόδειξης παραλαβής κρατουμένων, τα οποία είναι απαραίτητα και αναγκαία για την εκπόνηση της διδακτορικής του διατριβής.
- Επειδή στα αιτούμενα έγγραφα περιέχονται ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα που αφορούν σε πολιτικές πεποιθήσεις και δεδομένα υγείας.
- Επειδή υπάρχει πιθανότητα ανάμεσα στο αρχειακό υλικό στο οποίο ζητείται η πρόσβαση από τον ερευνητή να υπάρχουν δεδομένα προσώπων που βρίσκονται εν ζωή, τυγχάνει εφαρμογής ο ν. 2472/1997 και η Αρχή γνωμοδοτεί για τη χορήγηση (ή μη) αδείας για πρόσβαση στο εν λόγω αρχείο.
- Επειδή η πρόσβαση στα αιτούμενα έγγραφα του σχετικού αρχείου του Γενικού Επιτελείου Στρατού είναι αναγκαία για τον αιτούντα, προκειμένου να πραγματοποιηθεί η έρευνά του, πρέπει να του επιτραπεί η πρόσβαση στα αιτούμενα στοιχεία, εφόσον εξάγει μόνο τα δεδομένα που κατά την επιστημονική του κρίση είναι απαραίτητα για την ολοκλήρωση της μελέτης του, καταγράψει μόνον το ιστορικό της υπόθεσης και όχι τα στοιχεία που ταυτοποιούν το ιστορικό με συγκεκριμένα πρόσωπα, που δυνατόν να βρίσκονται ακόμα στη ζωή, εξάγει τα στοιχεία σε ανώνυμη μορφή και τηρήσει την ανωνυμοποίηση σε κάθε μεταγενέστερη Λ. Κηφισίας 1-3, 11523 Αθήνα, Τηλ: 210 6475600, Fax: 210 6475628, contact@dpa.gr / www.dpa.gr 4 χρήση των δεδομένων αυτών με π.χ. δημοσιοποίηση της έρευνας. Σε περίπτωση δε που είναι απαραίτητη για την έρευνά του, η πρόσβαση στα αιτούμενα έγγραφα με την αναγραφή σε αυτά των στοιχείων που ταυτοποιούν τα φυσικά πρόσωπα, θα πρέπει ο αιτών να υποβάλει στην Αρχή γνωστοποίηση σύστασης και λειτουργίας αρχείου καθώς και αίτηση παροχής αδείας επεξεργασίας ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων. Για τους λόγους αυτούς Η Αρχή χορηγεί άδεια στο Γενικό Επιτελείο Στρατού, ως υπεύθυνο επεξεργασίας του παραπάνω αρχείου να επιτρέψει στον ερευνητή Α την πρόσβαση στα αιτούμενα στοιχεία με τους εξής όρους: α) η πρόσβαση να γίνει στον τόπο που αυτό τηρείται σήμερα, και ο ερευνητής να εξάγει μόνο τα δεδομένα που, κατά την επιστημονική του κρίση, είναι απαραίτητα για την ολοκλήρωση της μελέτης του, να καταγράψει μόνο το ιστορικό της υπόθεσης και όχι τα στοιχεία που ταυτοποιούν το ιστορικό με συγκεκριμένα πρόσωπα, που δυνατόν να βρίσκονται ακόμα στη ζωή, να εξάγει τα στοιχεία σε ανώνυμη μορφή και να τηρήσει την ανωνυμοποίηση σε κάθε μεταγενέστερη χρήση των δεδομένων αυτών, β) σε περίπτωση που ο αιτών ερευνητής επιθυμεί να λάβει αντίγραφα των αιτούμενων στοιχείων με αναγραφή και των δεδομένων που ταυτοποιούν τα φυσικά πρόσωπα, θα πρέπει να προβεί στην υποβολή στην Αρχή γνωστοποίησης σύστασης και λειτουργίας αρχείου καθώς και αίτησης παροχής αδείας επεξεργασίας ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις των άρθρων 6 και 7 του ν. 2472/
- Ο Πρόεδρος Η Γραμματέας Γεώργιος Μπατζαλέξης Ειρήνη Παπαγεωργοπούλου Λ. Κηφισίας 1-3, 11523 Αθήνα, Τηλ: 210 6475600, Fax: 210 6475628, contact@dpa.gr / www.dpa.gr 5