Χορήγηση αδείας στο Στρατοδικείο Αθηνών για πρόσβαση ερευνητή στο αρχείο του

Αθήνα, 12-03-2013 Αριθ. Πρωτ.: Γ/ΕΞ/1844/12-03-2013 ΑΡΧΗ ΠΡΟ ΤΑ ΙΑ Ε ΟΜΕΝΝ ΠΡΟ ΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ ΑΠΟΦΑΣΗ Η Αρχή Προστασίας 31/2013 εδο"ένων Προσωπικού Χαρακτήρα συνεδρίασε σε σύνθεση Τ"ή"ατος στο κατάστη"ά της την 21.2.2013 "ετά από πρόσκληση του Προέδρου της, προκει"ένου να εξετάσει την υπόθεση που αναφέρεται στο ιστορικό της παρούσας. Παρέστησαν οι Π. Χριστόφορος, Πρόεδρος της Αρχής, . Βλαχόπουλος ως εισηγητής, Γ. Λαζαράκος και Χ. Ανθόπουλος, αναπληρω"ατικά "έλη, σε αντικατάσταση των τακτικών "ελών Λ. Κοτσαλή, Α.- Ι. Μεταξά και Μπριόλα, . αντίστοιχα, οι οποίοι αν και εκλήθησαν νο"ί"ως εγγράφως δεν παρέστησαν λόγω κωλύ"ατος. Παρούσα χωρίς δικαίω"α ψήφου ήταν η K. Καρβέλη, νο"ικός ελέγκτρια, ως βοηθός εισηγήτρια, η οποία αποχώρησε "ετά τη συζήτηση της υπόθεσης και πριν από τη διάσκεψη και τη λήψη απόφασης και η Ε. Παπαγεωργοπούλου, υπάλληλος του τ"ή"ατος διοικητικών και οικονο"ικών υποθέσεων, ως γρα""ατέας. Η Αρχή έλαβε υπόψη τα παρακάτω: Με τη "ε αριθ". πρωτοκόλλου Γ/ΕΙ /8094/17.12.2012 αίτησή του το τρατοδικείο Αθηνών ζητά την άδεια της Αρχής, προκει"ένου να επιτρέψει στον Α, ιστορικό ερευνητή την πρόσβαση στο αρχείο του τρατοδικείου Αθηνών, που αφορά στις υποθέσεις των Εκτάκτων τρατοδικείων Λάρισας και Τρικάλων κατά τα έτη 1946-1950, για τη συγγραφή βιβλίου σχετικά "ε τα πρόσωπα που δικάστηκαν και καταδικάστηκαν από τα εν λόγω τρατοδικεία κατά τα έτη 1946-

1. τις αιτού"ενες αποφάσεις περιέχονται ευαίσθητα δεδο"ένα όπως ποινικές διώξεις ή καταδίκες, επιπρόσθετα δε, ανά"εσα στο αρχειακό υλικό στο οποίο ζητείται η πρόσβαση από τον ερευνητή υπάρχει πιθανότητα να περιλα"βάνονται και δεδο"ένα προσώπων που βρίσκονται εν ζωή. Μετά από εξέταση όλων των παραπάνω στοιχείων και κατόπιν διεξοδικής συζήτησης Σ ΕΦΤΗ Ε ΣΥΜΦ ΝΑ ΜΕ ΤΟ ΝΟΜΟ
2. ύ"φωνα "ε το άρθρ. 7 § 2 περ. στ΄ του ν. 2472/1997 «Κατ’ εξαίρεση επιτρέπεται η συλλογή και η επεξεργασία ευαίσθητων δεδο"ένων, καθώς και η ίδρυση και λειτουργία σχετικού αρχείου, ύστερα από άδεια της Αρχής, όταν… η επεξεργασία πραγ"ατοποιείται για ερευνητικούς και επιστη"ονικούς αποκλειστικά σκοπούς και υπό τον όρο ότι τηρείται η ανωνυ"ία και λα"βάνονται όλα τα απαραίτητα "έτρα για την προστασία των δικαιω"άτων των προσώπων στα οποία αναφέρονται». Το άρθρ. 2 στοιχ. β΄ του ιδίου νό"ου ορίζει ότι στα ευαίσθητα προσωπικά δεδο"ένα συγκαταλέγονται και αυτά που αφορούν στις ποινικές διώξεις ή καταδίκες του ατό"ου. ύ"φωνα "ε το άρθρ. 2 στοιχ. δ΄ του ιδίου νό"ου ως «επεξεργασία δεδο"ένων προσωπικού χαρακτήρα» ορίζεται, "εταξύ άλλων, η συλλογή, η αποθήκευση, η εξαγωγή, η χρήση, η διάδοση, ή κάθε άλλης "ορφής διάθεση των προσωπικών δεδο"ένων. Το άρθρ. 4 § 1 στοιχ. α’ και β’ του ν. 2472/1997 ορίζει, "εταξύ άλλων, ότι ο σκοπός της επεξεργασίας πρέπει να είναι καθορισ"ένος, σαφής και νό"ι"ος, τα δε δεδο"ένα να είναι συναφή, πρόσφορα και όχι περισσότερα από όσα απαιτούνται ενόψει του σκοπού της επεξεργασίας. Το άρθρ. 10 του ιδίου νό"ου ορίζει τα εξής: «
3. Η επεξεργασία δεδο"ένων προσωπικού χαρακτήρα είναι απόρρητη. ιεξάγεται αποκλειστικά και "όνο από πρόσωπα που τελούν υπό τον έλεγχο του υπεύθυνου επεξεργασίας ή του εκτελούντος την επεξεργασία και "όνον κατ’ εντολήν του. (…)
4. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να λα"βάνει τα κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά "έτρα για την ασφάλεια των δεδο"ένων και την προστασία τους από τυχαία ή αθέ"ιτη καταστροφή, τυχαία απώλεια, αλλοίωση, απαγορευ"ένη διάδοση ή πρόσβαση και κάθε άλλη "ορφή αθέ"ιτης επεξεργασίας. Αυτά τα "έτρα πρέπει να εξασφαλίζουν επίπεδο ασφάλειας ανάλογο προς τους κινδύνους που συνεπάγεται η επεξεργασία και η φύση των δεδο"ένων που είναι αντικεί"ενο της επεξεργασίας. …» Από τις προαναφερθείσες διατάξεις προκύπτει ότι η επεξεργασία ευαίσθητων προσωπικών δεδο"ένων επιτρέπεται υπό τις προϋποθέσεις του άρθρ. 7 § 2 περ. στ’ Λ. Κηφισίας 1-3, 11523 Αθήνα, Τηλ: 210 6475600, Fax: 210 6475628, contact@dpa.gr / www.dpa.gr 2 του ν. 2472/1997, δεδο"ένου ότι ο σκοπός της επεξεργασίας - όπως, στη συγκεκρι"ένη περίπτωση, η επιστη"ονική έρευνα, είναι νό"ι"ος (βλ. και άρθρ. 16 παρ. 1 .), σαφής και καθορισ"ένος και εφόσον τα δεδο"ένα που τυγχάνουν επεξεργασίας δεν υπερβαίνουν τον σκοπό της επεξεργασίας και λα"βάνονται τα οργανωτικά "έτρα για την ασφάλεια των δεδο"ένων σύ"φωνα "ε το άρθρ. 10 του προαναφερθέντος νό"ου.
5. Η Αρχή σύ"φωνα "ε πρόσφατη σχετική νο"ολογία της χορήγησε σε ερευνητές την προβλεπό"ενη στις διατάξεις του άρθρου 7 παρ. 2 στοιχ. στ’ του Ν. 2472/1997 άδεια επεξεργασίας ευαίσθητων προσωπικών δεδο"ένων για επιστη"ονικούς και ερευνητικούς σκοπούς (βλ. πρόσφατες αποφάσεις Αρχής 10/2011, 67/2011, 85/2011, 121/2011) "ε τους εξής όρους: α) η πρόσβαση στα σχετικά αρχεία να γίνει στο χώρο τήρησής τους, ώστε να "ην εκφύγουν από την σφαίρα επιρροής του υπευθύνου επεξεργασίας β) οι αιτούντες την πρόσβαση θα εξάγουν από το αρχείο "όνο όσα στοιχεία τους είναι κατά την επιστη"ονική κρίση τους απαραίτητα για την ολοκλήρωση του συγκεκρι"ένου ερευνητικού έργου, τα στοιχεία θα εξαχθούν σε ανώνυ"η "ορφή και γ) η ανωνυ"οποίηση των προσωπικών δεδο"ένων θα γίνει κατά την διάρκεια της πρόσβασης στα δεδο"ένα (καθώς, στις κρινό"ενες περιπτώσεις, δεν προέκυψε η ανάγκη των αιτούντων-ερευνητών να συνδέσουν τα στοιχεία που ταυτοποιούν τα υποκεί"ενα "ε τα προσωπικά τους δεδο"ένα και να καταγράψουν πλήρη –"η ανωνυ"οποιη"ένα– στοιχεία για τη διεξαγωγή της έρευνας). Παράλληλα δε σε άλλες περιπτώσεις "ε αίτηση του ερευνητή ή του κατόχου του αρχείου χορηγούσε άδεια στον κάτοχο του αρχείου να επιτρέψει την πρόσβαση του ερευνητή στα ευαίσθητα προσωπικά δεδο"ένα ζώντων προσώπων για τους σκοπούς της επιστη"ονικής ή ιστορικής έρευνας υπό τους αυτούς περίπου όρους.
6. Επειδή, σε πολλές περιπτώσεις, η αποτελεσ"ατικότερη διεξαγωγή της ιστορικής και επιστη"ονικής έρευνας απαιτεί ο ερευνητής να έχει συνεχή πρόσβαση στα ονο"αστικά στοιχεία του αρχείου του υπευθύνου επεξεργασίας προκει"ένου να επαληθεύει τα επι"έρους συ"περάσ"ατα και το τελικό συ"πέρασ"α πριν την ανωνυ"οποίηση και τελική παρουσίαση της έρευνάς του, το Τ"ή"α, κατά πλειοψηφία, έκρινε ότι και ο ερευνητής υπό τις ανωτέρω συνθήκες καθίσταται υπεύθυνος επεξεργασίας και πρέπει να λάβει άδεια κατά το άρθρο 7 παρ. 2 στοιχ. στ’ του Ν. 2472/1997 προσβάσεως και χρήσεως για επιστη"ονικούς και ερευνητικούς σκοπούς των προσωπικών δεδο"ένων ζώντων φυσικών προσώπων υπό τους εξής Λ. Κηφισίας 1-3, 11523 Αθήνα, Τηλ: 210 6475600, Fax: 210 6475628, contact@dpa.gr / www.dpa.gr 3 όρους: α) ότι η πρόσβαση στα σχετικά αρχεία θα γίνεται στο χώρο τήρησής τους, ώστε να "ην εκφεύγουν από την σφαίρα επιρροής του υπεύθυνου κατόχου του αρχείου β) ο ερευνητής θα θέτει υπό επεξεργασία από το αρχείο "όνον όσα στοιχεία είναι κατά την επιστη"ονική κρίση του απαραίτητα για την ολοκλήρωση του συγκεκρι"ένου ερευνητικού έργου, και γ) κατά την ολοκλήρωση της έρευνας και πριν την δη"οσίευση ή καθ’ οιονδήποτε άλλο τρόπο χρήση των αποτελεσ"άτων της, ο ερευνητής θα προβεί στην ανωνυ"οποίηση των προσωπικών δεδο"ένων που έχει συλλέξει και θα καταστρέψει το τυχόν υπάρχον ονο"αστικό αρχείο που έχει συλλέξει. Τούτο δε ανεξάρτητα από τη γενική ή ειδική άδεια την οποία οφείλει να έχει λάβει ή να λάβει ο κάτοχος του σχετικού αρχείου προκει"ένου να επιτρέπει την πρόσβαση του ερευνητή στα ευαίσθητα προσωπικά δεδο"ένα των ζώντων φυσικών προσώπων. Η λύση αυτή, κατά τη γνώ"η της πλειοψηφίας, είναι προτι"ότερη γιατί αφενός διατηρεί την ευθύνη του κατόχου του αρχείου να φροντίζει ώστε τα ευαίσθητα προσωπικά δεδο"ένα να "ην εξέλθουν της σφαίρας επιρροής του πριν ανωνυ"οποιηθούν, αφετέρου δε δη"ιουργεί αυτοτελή ευθύνη του ερευνητή ώστε κατά την διάρκεια της έρευνάς του να κάνει χρήση "ε φειδώ και κατά το αναγκαίο "έτρο των ευαίσθητων προσωπικών δεδο"ένων και να προβαίνει σε ανωνυ"οποίηση αυτών, όταν επαληθεύονται "ερικώς ή ολικώς τα συ"περάσ"ατα της επιστη"ονικής ή ιστορικής του έρευνας.
7. Πρέπει στο ση"είο αυτό να ση"ειωθεί ότι η ανωτέρω λύση παρέχει "είζονα προστασία στο υποκεί"ενο των προσωπικών δεδο"ένων, αναβαθ"ίζοντας την ευθύνη του ερευνητή προς λήψη όλων των αναγκαίων "έτρων για την αποφυγή και της τυχαίας απώλειας ή διαρροής των δεδο"ένων. Επιπλέον δε αποφεύγεται η τυπική ανω"αλία να χορηγείται άδεια στον υπεύθυνο κάτοχο του αρχείου "ετά από αίτηση του ερευνητή και άδεια στον ερευνητή "ετά από αίτη"α του κατόχου του αρχείου. Εξάλλου δεν έρχεται η λύση αυτή σε αντίθεση "ε την παλαιότερη πρακτική της Αρχής, η οποία χορηγούσε την άδεια στον υπεύθυνο επεξεργασίας κάτοχο του αρχείου και αναγνώριζε στον ερευνητή πρόσβαση στα ευαίσθητα προσωπικά δεδο"ένα και χρήση τους για ερευνητικούς σκοπούς. χετικά δε "ε την ανωνυ"οποίηση οι παλαιότερες αποφάσεις έθεταν ως γενική "εν ρήτρα στο σκεπτικό ότι η ανωνυ"οποίηση, την οποία αναλά"βανε ο ερευνητής (αποφάσεις 46, 47/2005) αναφέρεται σε κάθε "εταγενέστερη χρήση των δεδο"ένων και προσέθεταν, ως προς την ανωνυ"οποίηση κατά τη διάρκειά της πρόσβασης, ότι στη συγκεκρι"ένη περίπτωση δεν προέκυπτε ανάγκη να καταγραφούν από τον ερευνητή τα στοιχεία που Λ. Κηφισίας 1-3, 11523 Αθήνα, Τηλ: 210 6475600, Fax: 210 6475628, contact@dpa.gr / www.dpa.gr 4 ταυτοποιούν τους ασθενείς και να συνδεθούν αυτά "ε τα ιατρικά δεδο"ένα. ε "εταγενέστερη απόφαση η Αρχή αφενός εδέχθη ως προς την ιστορική έρευνα ότι η ανωνυ"οποίηση των δεδο"ένων θα γίνει "ετά το πέρας της πρόσβασης και αφετέρου ότι ο ερευνητής έχει δικαίω"α να διατηρήσει τα ζητού"ενα δεδο"ένα προσωπικού χαρακτήρα "έχρι την έγκριση της επιστη"ονικής του εργασίας (Αποφ. 36/2006). Επιπλέον "ε αποφάσεις της Ολο"έλειας της Αρχής (4 και 5/2010) έγινε δεκτό σχετικά "ε τα ευαίσθητα δεδο"ένα, ότι ο ερευνητής πρέπει να υποβάλει αίτηση παροχής αδείας επεξεργασίας ευαίσθητων στοιχείων και γνωστοποίηση λειτουργίας αρχείου όταν η συλλογή και "ελέτη των ευαίσθητων δεδο"ένων απαιτεί χρόνο. υνεπώς η ά"εση έκδοση δύο αδειών στον κάτοχο του αρχείου αν δεν έχει γενική άδεια και στον ερευνητή δεν περιπλέκει αλλά απλοποιεί τα πράγ"ατα και τις διαδικασίες ενώπιον της Αρχής και απαλλάσσει την Αρχή από έκδοση σχετικών αποφάσεων ενώ επιτρέπει την θέση των αναγκαίων κατά περίπτωση όρων και προϋποθέσεων στις επι"έρους άδειες⋅ η δε καταβολή παραβόλου από τον ερευνητή της τάξεως των 30-90 ευρώ, δεν είναι δυνατόν να θεωρηθεί ως άξιο λόγου ε"πόδιο στην επιστη"ονική έρευνα, όταν ο ερευνητής εξυπηρετείται από την υπηρεσία αρχείου του υπεύθυνου και το παράβολο αυτό έχει καθιερωθεί "ε προηγού"ενες αποφάσεις της Αρχής.
8. ύ"φωνα ό"ως "ε τη γνώ"η ενός "έλους του Τ"ή"ατος, η χορήγηση δύο αδειών ("ία στον υπεύθυνο επεξεργασίας και "ία στον ερευνητή) αντί "ίας ("όνον στον υπεύθυνο επεξεργασίας), όπως ίσχυε "έχρι σή"ερα, εκφεύγει του σκοπού της διάταξης του άρθρου 7 παρ. 2 στοιχ. (στ) και δη"ιουργεί επιπλέον γραφειοκρατικά και οικονο"ικά βάρη στον ερευνητή και στη ιοίκηση. υγκεκρι"ένα, η υποχρέωση του ερευνητή να είναι εφοδιασ"ένος και αυτός, πέραν του υπεύθυνου επεξεργασίας, "ε ειδική άδεια επεξεργασίας ευαίσθητων δεδο"ένων, πέραν του ότι δυσχεραίνει τη διαδικασία (διπλασιάζει τον αριθ"ό των αιτήσεων, που πρέπει να υποβληθούν), προκαλεί αναπόφευκτα οικονο"ικό βάρος στον ερευνητή, ο οποίος, προκει"ένου να εφοδιασθεί την ανωτέρω άδεια, θα πρέπει να καταβάλει το οριζό"ενο στο νό"ο παράβολο ύψους €30 - €90 (βλ. Κανονιστική Πράξη 121/2001 της Αρχής – ΦΕΚ Β΄ 1345). Τούτο δε ισχύει ακό"η περισσότερο ενόψει της δυσχερούς οικονο"ικής συγκυρίας που διέρχεται η Χώρα "ας και της ανάγκης για ελάφρυνση, όπου είναι δυνατόν, των οικονο"ικών βαρών που επω"ίζεται ο πολίτης. Η χορήγηση ό"ως δύο αδειών δεν δικαιολογείται ούτε από το περιεχό"ενο της υπό κρίση διάταξης του άρθρου 7 παρ. 2 στοιχ. (στ), η οποία προβλέπει τη δυνατότητα της επεξεργασίας των Λ. Κηφισίας 1-3, 11523 Αθήνα, Τηλ: 210 6475600, Fax: 210 6475628, contact@dpa.gr / www.dpa.gr 5 ευαίσθητων δεδο"ένων για ερευνητικούς και επιστη"ονικούς σκοπούς χωρίς τη συγκατάθεση του υποκει"ένου υπό ορισ"ένες προϋποθέσεις, που ήταν η τήρηση της ανωνυ"ίας και η λήψη των απαραίτητων "έτρων για την προστασία των δικαιω"άτων των υποκει"ένων των δεδο"ένων και τη διασφάλιση της ε"πιστευτικότητας και της ακεραιότητας των δεδο"ένων. Η Αρχή ήδη "ε τις υπ’ αριθ". 46/2004 και 47/2004 αποφάσεις της Ολο"έλειας και "έχρι σή"ερα (βλ. εντελώς ενδεικτικά αποφάσεις υπ’ αριθ". 10/2011, 67/2011 και 85/2011του Τ"ή"ατος) έκρινε – και κανένα σχετικό πρόβλη"α ή παράπονο σχετικά "ε την εφαρ"ογή του νό"ου και την ακολουθού"ενη πρακτική δεν έχει καταγραφεί – ότι η ανωτέρω διάταξη «περιλα βάνει τουλάχιστον την περίπτωση όπου η επεξεργασία, όπως πρόσβαση ή χρήση για άλλον σκοπό από αυτόν για τον οποίο συλλέχθηκαν τα δεδο ένα, π.χ. την παροχή υπηρεσιών υγείας (ή την απονο ή δικαιοσύνης κ.ο.κ.), και η ανωνυ οποίηση των δεδο ένων διενεργείται από τον ίδιο τον υπεύθυνο της επεξεργασίας των δεδο ένων, έτσι ώστε τα δεδο ένα να ην εκφεύγουν από τη σφαίρα επιρροής του υπεύθυνου επεξεργασίας, δηλαδή να ανακοινώνονται ή διατίθενται σε τρίτον, χωρίς προηγου ένως να έχουν ανωνυ οποιηθεί». Για να καταστεί, συνεπώς ο ερευνητής υπεύθυνος επεξεργασίας, θα πρέπει να κα"φθούν δύο βασικές αρχές, που εφαρ"όζονταν "έχρι σή"ερα, ήτοι πρώτον ότι τα προσωπικά δεδο"ένα δεν θα πρέπει να εκφεύγουν από τη σφαίρα επιρροής του υπεύθυνου επεξεργασίας και, δεύτερον, ότι ο η ανωνυ"οποίηση των δεδο"ένων διενεργείται από τον ίδιο τον υπεύθυνο της επεξεργασίας. Περαιτέρω, η γνώ"η της πλειοψηφίας παρορά ότι αν ο ερευνητής εξάγει τα προσωπικά δεδο"ένα όχι ανώνυ"α, αλλά επώνυ"α, τότε α) θα έχει υποχρέωση ενη"έρωσης των υποκει"ένων και λήψη συγκατάθεσης, κατ’ εφαρ"ογή της διάταξης του άρθρου 7 παρ. 2 στοιχ. (α), δεδο"ένου η επεξεργασία δυνά"ει της παραγράφου 2 στοιχ. (στ) προϋποθέτει τα εξαγό"ενα δεδο"ένα – και η περαιτέρω χρήση τους - να είναι ανώνυ"α, όπως "έχρι σή"ερα δεχόταν η Αρχή, β) θα είναι και αυτός υποχρεω"ένος να ικανοποιεί τυχόν δικαιώ"ατα των υποκει"ένων των δεδο"ένων (δικαίω"α πρόσβασης και αντίρρησης) και γ) να τηρεί όλα τα τεχνικά και οργανωτικά "έτρα ασφαλείας, καθώς και τα "έτρα φυσικής ασφάλειας για την αποτροπή παραβίασης των προσωπικών δεδο"ένων, που θα έχει στην κατοχή του, τα οποία ("έτρα) θα πρέπει "άλιστα να λα"βάνονται ά"εσα, η δε επάρκειά τους θα κρίνεται, όπως και στις υπόλοιπες περιπτώσεις, αναλόγως της φύσης και του "εγέθους του εκάστοτε συνιστώ"ενου αρχείου. Τη δυσκολία ενός ερευνητή να ανταποκριθεί σε τέτοιου είδους υποχρεώσεις εύκολα αντιλα"βάνεται κανείς, αν αναλογιστεί ότι η Αρχή σε Λ. Κηφισίας 1-3, 11523 Αθήνα, Τηλ: 210 6475600, Fax: 210 6475628, contact@dpa.gr / www.dpa.gr 6 δέκα