Αθήνα, 20-07-2016 Αριθ. Πρωτ.: Γ/ΕΞ/ 4588/20-07-2016 ΑΡΧΗ ΠΡΟ ΤΑ ΙΑ ∆Ε∆ΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟ ΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ ΑΠΟΦΑΣΗ 34/2016 H Αρχή Προστασίας ∆εδοµένων Προσωπικού Χαρακτήρα συνεδρίασε στην έδρα της στις 12-04-2016, ηµέρα Τρίτη και ώρα 10.00 µετά από πρόσκληση του Προέδρου της, προκειµένου να εξετάσει την υπόθεση που αναφέρεται στο ιστορικό της παρούσας. Παρέστησαν οι Πέτρος Χριστόφορος, Πρόεδρος της Αρχής, Λεωνίδας Κοτσαλής, Αναστάσιος – Ιωάννης Μεταξάς, ∆ηµήτριος Μπριόλας, και Πέτρος Τσαντίλας, τακτικά µέλη. ∆εν παρέστησαν λόγω κωλύµατος, παρόλο που εκκλήθηκαν νοµίµως εγγράφως οι Αντώνιος υµβώνης και Παναγιώτης Ροντογιάννης, τακτικό και αναπληρωµατικό µέλος, αντίστοιχα. Επίσης δεν παρέστη στη συγκεκριµένη υπόθεση ο Κωνσταντίνος Χριστοδούλου, λόγω έκτακτων διδακτικών του υποχρεώσεων. Κατόπιν εντολής του Προέδρου παρέστη και η Ειρήνη Παπαγεωργοπούλου, υπάλληλος του ∆ιοικητικού – Οικονοµικού Τµήµατος, ως γραµµατέας. Η Αρχή έλαβε υπόψη τα ακόλουθα: Ο καταγγέλλων A υπέβαλε στην Αρχή Προστασίας ∆εδοµένων Προσωπικού Χαρακτήρα το από 05.07.2006 (αρ. πρωτ. 4480/5.7.2006) έγγραφο µε το οποίο ανέφερε ότι κοινοποιεί επιστολή προς την εταιρεία που εργάζεται και ζητεί πρόσβαση στα προσωπικά του δεδοµένα. Η καταγγελία αυτή, όπως υποβλήθηκε, είναι πλήρως αόριστη γιατί δεν αναφέρεται ούτε η εταιρεία στην οποία εργάζεται ούτε κατονοµάζονται τα προσωπικά δεδοµένα των οποίων είχε ζητήσει την πρόσβαση και δεν ικανοποιήθηκε από την εταιρεία. Εξάλλου, όπως προκύπτει από το αρχείο της υπηρεσίας στην ανωτέρω «καταγγελία» δεν επισυνάπτεται η «κοινοποιούµενη» επιστολή. Την 14.12.2006 και µε την απλή ένδειξη υπόψη κ.B φέρονται κατατεθέντα 1 στην Αρχή (αρ. πρωτ. 8579/14.12.2006) η από 15.6.2006 επιστολή Α προς τον ∆/ντα ύµβουλο ΕΚΟ, η οποία και αναφέρεται στη συγκριτική αξιολόγηση και η από ……-.2006 επιστολή προς τον ∆/ντη Προσωπικού ΕΚΟ (υπόψη κ. Γ) η οποία αναφέρεται στην ελλιπή παραλαβή των εγγράφων αξιολόγησής του για το
- τη συνέχεια µετά από νεώτερο από …-…-2007 σηµείωµα του καταγγέλλοντος το οποίο κοινοποιήθηκε και στην Αρχή, η εταιρεία ΕΚΟ κοινοποιεί αντίγραφο του φύλλου ατοµικής αξιολόγησης του καταγγέλλοντος για το έτος 2006 και πληροφορίες για τη συγκριτική αξιολόγηση µε τους λοιπούς αξιολογούµενους από τους ένδεκα αξιολογητές (Γ/ΕΙ /937/6.2.2007). το νεώτερο από …-…-.2007 έγγραφο του προς την Αρχή ο καταγγέλλων αναφέρει ότι δεν ικανοποιήθηκε το αίτηµα χορηγήσεως των δεδοµένων συγκριτικής αξιολόγησής του για το έτος
- Τo µετέχoν στις συνεδριάσεις νέο µέλος της Αρχής Προστασίας ∆εδοµένων Πέτρος Τσαντίλας ενηµερώθηκε για τα στοιχεία του φακέλου και τα διαµειφθέντα κατά τις προηγούµενες συνεδριάσεις . Η Αρχή Σ ΕΦΘΗ Ε ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟ ΝΟΜΟ Επειδή κατά το άρθρο 12 του ν.2472/1997 ορίζονται ότι : «
- Καθένας έχει δικαίωµα να γνωρίζει εάν δεδοµένα προσωπικού χαρακτήρα που τον αφορούν αποτελούν ή αποτέλεσαν αντικείµενο επεξεργασίας. Προς τούτο, ο υπεύθυνος επεξεργασίας, έχει υποχρέωση να του απαντήσει εγγράφως.
- Το υποκείµενο των δεδοµένων έχει δικαίωµα να ζητεί και να λαµβάνει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας, χωρίς καθυστέρηση και κατά τρόπο εύληπτο και σαφή, τις ακόλουθες πληροφορίες: α) Όλα τα δεδοµένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν, καθώς και την προέλευσή τους.
- Το δικαίωµα της προηγούµενης παραγράφου και τα δικαιώµατα του άρθρου 13 ασκούνται µε την υποβολή της σχετικής αίτησης στον υπεύθυνο της επεξεργασίας και ταυτόχρονη καταβολή χρηµατικού ποσού, το ύψος του οποίου, ο τρόπος καταβολής του και κάθε άλλο συναφές ζήτηµα ρυθµίζονται µε απόφαση της Αρχής… 2
- Εάν ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν απαντήσει εντός δεκαπέντε
(15)ηµερών ή εάν η απάντησή του δεν είναι ικανοποιητική, το υποκείµενο των δεδοµένων έχει δικαίωµα να προσφύγει στην Αρχή. την περίπτωση κατά την οποία ο υπεύθυνος επεξεργασίας αρνηθεί να ικανοποιήσει το αίτηµα του ενδιαφερόµενου, κοινοποιεί την απάντησή του στην Αρχή και ενηµερώνει τον ενδιαφερόµενο ότι µπορεί να προσφύγει σε αυτήν». Από τον συνδυασµό των ανωτέρω διατάξεων συνάγεται ότι ο υπεύθυνος επεξεργασίας υποχρεούται να γνωστοποιήσει πληροφορίες και να παράσχει αντίγραφα στο υποκείµενο των δεδοµένων των υφισταµένων κατά τον χρόνο υποβολής της αιτήσεως στοιχείων του αρχείου του που αφορούν σε προσωπικά δεδοµένα του υποκειµένου. Αν τα δεδοµένα αυτά δεν υφίστανται κατά τον χρόνο υποβολής σαφούς αιτήσεως για χορήγηση συγκεκριµένων στοιχείων δεν υπάρχει αντίστοιχη υποχρέωση του υπεύθυνου επεξεργασίας. (βλ. Αποφ. Αρχής 91/2014, 199/2014 Ολοµ). τη συγκεκριµένη περίπτωση όπως προκύπτει από τα στοιχεία του φακέλου και δέχεται και η καταγγελλόµενη ΕΚΟ µέχρι το 2006, οπότε η Αρχή µε σειρά 3 εγγράφων της (Γ/ΕΞ/1441/20.03.2006, Γ/ΕΞ/3380/22.5.2006 και Γ/ΕΞ/3787/17.10.2006, που αφορούσαν σε παρεµφερή υπόθεση), γνωστοποίησε προς την εταιρεία αυτή ότι η µέχρι τούδε πρακτική της καταστροφής των στοιχείων της συγκριτικής αξιολόγησης των εργαζοµένων της για τα µισθολογικά κλιµάκια από 8 έτη -13 δεν είναι νόµιµη και πρέπει να διατηρούνται τα προσωπικά δεδοµένα των εργαζοµένων που αφορούν στη συγκριτική αξιολόγησή τους, ακολουθούσε την πρακτική της καταχώρισης των στοιχείων που αφορούσαν στην συγκριτική αξιολόγηση των εργαζοµένων σε ηλεκτρονικό υπολογιστή της εταιρείας, ο οποίος µε ειδικό λογισµικό εξήγαγε τον τελικό βαθµό κάθε αξιολογούµενου εργαζόµενου και στη συνέχεια διαγράφονταν όλα τα δεδοµένα της συγκριτικής αξιολόγησης πλην του τελικού βαθµού. υνεπώς κατά τον χρόνο της υποβολής της αιτήσεως χορηγήσεως των στοιχείων της συγκριτικής αξιολόγησης δεν υφίσταντο τα αιτούµενα στοιχεία γιατί αυτά είχαν καταστραφεί και δεν ήταν δυνατόν να παρασχεθούν στο υποκείµενο. Επειδή ούτε ο προσφεύγων προβάλλει ούτε υφίστατο ρητή διάταξη της ελληνικής νοµοθεσίας επιβάλλουσα την διατήρηση για συγκεκριµένο χρονικό 3 διάστηµα των στοιχείων της συγκριτικής αξιολόγησης πλην του τελικού βαθµού, ο οποίος όπως και η ΕΚΟ δέχεται, είχε επίπτωση επί των ετήσιων αποδοχών του. Η συγκεκριµένη υποχρέωση επιβάλλεται από την γενική ρήτρα διατήρησης για εύλογο διάστηµα των στοιχείων που αφορούν στο υποκείµενο για να είναι δυνατή η επαλήθευση των στοιχείων και προς διευκόλυνση του ελέγχου του ώµατος Επιθεώρησης Εργασίας. Πλην, ενόψει της ασάφειας της σχετικής υποχρεώσεως δεν είναι δυνατή η επιβολή κυρώσεως κατ’ εφαρµογή του άρθρου 10 παρ. 3 του ν.2472/1997, για την καταστροφή των στοιχείων συγκριτικής αξιολόγησης πλην του τελικού βαθµού. Επιπλέον, µετά την ερµηνευτική παρέµβαση της Αρχής το 2006 η εταιρεία φαίνεται να διατηρεί τα στοιχεία συγκριτικής αξιολόγησης και πράγµατι χορήγησε στον καταγγέλλοντα τα στοιχεία συγκριτικής αξιολόγησης του έτους 2006. Για τους λόγους αυτούς Η Αρχή αποφάσισε ότι υπό τα ανωτέρω δεδοµένα δεν συντρέχει λόγος επιβολής κυρώσεων. Ο Πρόεδρος της Αρχής Η Γραµµατέας Πέτρος Χριστόφορος Ειρήνη Παπαγεωργοπούλου 4