Μείωση προστίμου που είχε επιβληθεί σε Υπουργό για μη ικανοποίηση δικαιώματος πρόσβασης σε έγγραφα υπηρεσιακού φακέλου

Αθήνα 29.6.2005 ΑΠ: 2388 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΑΡΧΗ ΠΡΟ ΤΑ ΙΑ ∆Ε∆ΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙ ΟΥ ΧΑΡΑ ΤΗΡΑ Ταχ. ∆/νση: ΗΦΙΣΙΑΣ 1-3 11523 ΑΘΗΝΑ ΤΗΛ.: 210-6475601 FAX: 210-6475628 ΑΠΟΦΑΣΗ ΑΡ. 44 / 2005 Η Αρχή Προστασίας ∆εδοµένων Προσωπικού Χαρακτήρα, συνήλθε µετά από πρόσκληση του Προέδρου της σε τακτική συνεδρίαση την 9-9-2004 στο κατάστηµά της αποτελούµενη από τον Χ. Παληοκώστα, Αναπληρωτή Πρόεδρο, σε αντικατάσταση του Προέδρου ∆. Γουργουράκη, ο οποίος απουσίαζε λόγω κωλύµατος και τους Α. Παπαχρίστου, Σ. Λύτρα, Ν. Φραγκάκη και Α. Ποµπόρτση, τακτικά µέλη, και τα αναπληρωµατικά µέλη Α. Παπανεοφύτου και Α. Πράσσο σε αναπλήρωση των Ν. Παπαγεωργίου και Σ. Σαρηβαλάση αντίστοιχα, οι οποίοι, αν και είχαν προσκληθεί νοµίµως, απουσίαζαν λόγω κωλύµατος. Η Αρχή συνήλθε προκειµένου να εξετάσει την αίτηση θεραπείας του Υπουργείου …. Παρούσα χωρίς δικαίωµα ψήφου ήταν η . Λωσταράκου, ελέγκτρια, ως εισηγήτρια, και η Α. ανακάκη, ως γραµµατέας. Στη συνεδρίαση είχαν κληθεί και προσήλθαν οι Μ.Α, νοµικός σύµβουλος του Υπουργείου …, Σ.Σ., Πάρεδρος του Νοµικού Συµβουλίου του ράτους και Χ.Σ., ∆/νση …. Η Αρχή Έλαβε υπόψη τα παρακάτω Ο προσφεύγων Χ.Ψ., µετά την απόρριψη από το Υπουργείο … της έγκρισης διορισµού του ως …, άσκησε το δικαίωµα πρόσβασης στο φάκελό του. Η ∆/νση … του ανωτέρω υπουργείου όπου τηρείται και ο σχετικός φάκελος κωλυσιεργούσε πολύ καιρό να ικανοποιήσει το αίτηµα του προσφεύγοντος, ο οποίος ατύπως έλαβε γνώση κάποιων στοιχείων του φακέλου του, χωρίς όµως να λάβει κανένα αντίγραφο εξ αυτών. Τελικά προσέφυγε στην Αρχή και ζήτησε να ικανοποιηθεί το δικαίωµα πρόσβασης που είχε ασκήσει. Μετά από έλεγχο που διενήργησε η Αρχή στον σχετικό φάκελο όπου διαπιστώθηκε ότι υπήρχαν κάποια έγγραφα που αφορούσαν τον ίδιο, η Αρχή η οποία έκανε δεκτό το αίτηµα του προσφεύγοντος και µε απόφασή της (21/2003) διέταξε το Υπουργείο … να ικανοποιήσει το δικαίωµα πρόσβασης του προσφεύγοντος στα στοιχεία που τον αφορούν. Στη συνέχεια, το εν λόγω Υπουργείο γνωστοποίησε εγγράφως στη Αρχή ότι µερικά από τα έγγραφα που υπάρχουν στον εν λόγω φάκελο είναι απόρρητα, δηλ. διαβαθµισµένα έγγραφα άλλων υπηρεσιών (ΕΥΠ, Αστυνοµία), ζητώντας ταυτοχρόνως την έγκριση της γνωστοποίησης ή όχι αυτών των στοιχείων στον προσφεύγοντα. Τα έγγραφα αυτά τα έστειλε στην Αρχή. Η Αρχή εκδίδει δεύτερη απόφαση (45/2003), µε την οποία υποχρεώνει το Υπουργείο … να ικανοποιήσει το δικαίωµα πρόσβασης προσφεύγοντος ως προς το περιεχόµενο των εγγράφων, καθώς του και τη προέλευσή τους και τους αποδέκτες, όπως προβλέπεται στο άρθρο 12 του Νόµου 2472/97, διαφυλάσσοντας ταυτόχρονα το απόρρητο των ειδικών κωδικών χαρακτηριστικών, µε το σκεπτικό ότι αυτή η πληροφόρηση δεν µπορεί να έχει ως αντικείµενο τη χορήγηση ακριβών αντιγράφων που ανταλλάχθηκαν µεταξύ του Υπουργείου … και άλλων υπουργείων, παρά µόνο την ακριβή καταγραφή σε έγγραφα των ανωτέρω στοιχείων. Στη συνέχεια ο προσφεύγων επανέρχεται µε νέο έγγραφό του στην Αρχή της … όπου γνωστοποιεί ότι το αίτηµά του δεν έχει ικανοποιηθεί ακόµα. Μία ηµέρα πριν την ορισθείσα συνεδρίαση της Αρχής στην οποία είχε κληθεί το Υπουργείο …, αποστέλλεται από τη ∆/νση … του Υπουργείου … προς την Αρχή ένα έγγραφο -στο οποίο, πρέπει να επισηµανθεί ότι στηρίχθηκε η απόφαση της Αρχής της οποίας ζητείται η επανεξέταση - το οποίο αναφέρει τα εξής: «Αναφερ µενος στο ανωτέρω έγγραφ σας (κλήση), θα παρακαλούσα να µας πληροφορήσετε εάν σας έχει περιέλθει το υπ΄ αρ. πρωτ. Υπ. … της απ … έγγραφ µας µε τα συνηµµένα του.» Τα έγγραφα αυτά δεν βρέθηκαν, παρά την έρευνα που διενήργησε η Αρχή στα σχετικά αρχεία της. ατόπιν τούτου, η Αρχή εκδίδει την επίδικη απόφαση (36/2004) επιβάλλοντας πρόστιµο στο Υπουργείο … γιατί δεν συµµορφώθηκε µε το διατακτικό της πρώτης απόφασης. ∆ιαπιστώθηκε δε εκ των υστέρων ότι τα σχετικά έγγραφα είχαν πράγµατι περιέλθει στην Αρχή, λόγω όµως της διαβάθµισης που έφεραν «Α ΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ» καταχωρήθηκαν στο αρχείο του Προέδρου της Αρχής, όπου και τελικά βρέθηκαν. ατά τη συνεδρίαση οι εκπρόσωποι του Υπουργείου επικαλέστηκαν ότι δεν ήταν δυνατή η παρουσία τους στη συνεδρίαση της 29.4.2004 όπου εκδόθηκε η επίδικη απόφαση λόγω υπερβολικού φόρτου του υπουργείου εκείνο το χρονικό διάστηµα. Ισχυρίστηκαν ακόµη ότι δεν υπήρξε από την ∆/νση … του υπουργείου άρνηση εκπλήρωσης της ανωτέρω απόφασης της Αρχής, αφού είχαν ήδη αποστείλει τα σχετικά έγγραφα προς την Αρχή, γνωστοποίησαν δε µε σχετική επιστολή από 8.7.2004 στον προσφεύγοντα το γεγονός αυτό και του απέστειλαν τα σχετικά έγγραφα τα οποία παρέλαβε ο δικηγόρος του. Σε κάθε περίπτωση δεν υπήρξε δόλος ή υποτίµηση της Αρχής εκ µέρους του υπουργείου ή πρόθεση επανάληψης της παράβασης, αλλά νοµική πλάνη της υπηρεσίας του υπουργείου. Σ ΕΦΤΗ Ε ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟ ΝΟΜΟ Από την ακρόαση της υπόθεσης και τα έγγραφα που επικαλέστηκαν και προσκόµισαν οι εκπρόσωποι του υπουργείου προκύπτει ότι η αρµόδια υπηρεσία του Υπουργείου … τελούσε υπό την πεποίθηση ότι τα έγγραφα που είχε αποστείλει αρχικά προς την Αρχή, έπρεπε να τα στείλει εκ νέου στην Αρχή απαλείφοντας τη διαβάθµιση, προκειµένου να τα εγκρίνει ο Πρόεδρος και να δοθούν στον προσφεύγοντα από την Αρχή. ∆ηλαδή, δεν γνώριζε ότι ο νόµος 2472/97 την υποχρεώνει να ικανοποιήσει η ίδια, ως υπεύθυνη επεξεργασίας, το δικαίωµα πρόσβασης του προσφεύγοντος. Ειδικότερα, στην επιστολή που απέστειλε η υπηρεσία … του Υπουργείου … προς τον προσφεύγοντα µε ηµεροµηνία 8.7.2004 τον ενηµερώνει ότι τα σχετικά έγγραφα έχουν κατατεθεί στην Αρχή προκειµένου να του κοινοποιηθούν, εκφράζει δε τη λύπη της για τη µη κοινοποίησή τους για λόγους για τους οποίους δεν ευθύνεται η ίδια. Ωστόσο, στην 43/2003 απόφασή της η Αρχή είχε διευκρινίσει την έννοια της προηγούµενης απόφασής της (36/2003), επισηµαίνοντας ότι “το Υπουργείο υποχρεούται να ικανοποιήσει το δικαίωµα πρ σβασης του προσφεύγοντος, γνωστοποιώντας σε αυτ ν µ νο το περιεχ µενο των υπ εξέταση εγγράφων καθώς και την προέλευσή τους και τους αποδέκτες αυτών, πως προβλέπει ο ν µος 2472/97 στο άρθρο 12, διαφυλάσσοντας το απ ρρητο των ειδικών κωδικών χαρακτηριστικών, καθ σον η πληροφ ρηση αυτή δεν µπορεί να έχει ως αντικείµενο τη χορήγηση ακριβών αντιγράφων που ανταλλάχθηκαν µεταξύ του Υπουργείου … και Υπουργείου … ή ΕΥΠ, παρά µ νο την ακριβή καταγραφή σε έγγραφο των ανωτέρω στοιχείων.” Λόγω της νοµικής πλάνης στην οποία υπέπεσε η αρµόδια υπηρεσία του υπουργείου, αφού µε την αποστολή των σχετικών εγγράφων προς την Αρχή πίστευαν ότι είχαν εκπληρώσει την υποχρέωσή τους προς συµµόρφωση σύµφωνα µε το διατακτικό της πρώτης απόφασης και λαµβανοµένου περαιτέρω υπόψη ότι το προαναφερόµενο έγγραφο που απέστειλε το υπουργείο δεν ήταν σε γνώση της Αρχής κατά το χρόνο έκδοσης της επίδικης απόφασης, η Αρχή κρίνει ότι συντρέχει λόγος να τροποποιήσει την εν λόγω απόφαση. ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΛΟΓΟΥΣ ΑΥΤΟΥΣ 1. Τροποποιεί την υπ΄ αριθµ. 36/2004 απόφαση και µειώνει το χρηµατικό πρόστιµο που είχε επιβάλλει στον Υπουργό … στις 10,000 (δέκα χιλιάδες) Ευρώ. 2. Αποφασίζει την καταστροφή µε πρωτόκολλο καταστροφής των απορρήτων εγγράφων που απέστειλε το Υπουργείο … και αφορούν τον προσφεύγοντα. Ο Αναπληρωτής Πρόεδρος Η Γραµµατέας Χρήστος Παληοκώστας Αγγελική Κανακάκη