← Ελλάδα

Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας

Αθήνα, 29-09-2025 Αριθ. Πρωτ.: 3353 Α Π Ο Φ Α Σ Η 37/2025 Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα συνεδρίασε σε σύνθεση ολομέλειας μέσω τηλεδιάσκεψης την Τρίτη, 29-04-2025 και ώρα 09.00, μετά από πρόσκληση του Προέδρου της προκειμένου να εγκρίνουν την Πολιτική Εξέτασης των Καταγγελιών που υποβάλλονται στην Αρχή. Παρέστησαν οι Κωνσταντίνος Μενουδάκος, Πρόεδρος της Αρχής και εισηγητής και τα τακτικά μέλη Σπύρος Βλαχόπουλος, Κωνσταντίνος Λαμπρινουδάκης, Χαράλαμπος Ανθόπουλος, Χρήστος Καλλονιάτης, Αικατερίνη Ηλιάδου και Γρηγόριος Τσόλιας. Παρών, χωρίς δικαίωμα ψήφου, ήταν ο Γεώργιος Ρουσόπουλος, προϊστάμενος της Διεύθυνσης Εποπτικού Έργου της Γραμματείας της Αρχής ως βοηθός εισηγητή. Με εντολή του Προέδρου παρέστησαν η Ειρήνη Παπαγεωργοπούλου ως Γραμματέας και η Γεωργία Παλαιολόγου ως συντονίστρια της τηλεδιάσκεψης, υπάλληλοι του Τμήματος Διοικητικών Υποθέσεων της Αρχής. Κατά τη συνεδρίαση έλαβε το λόγο ο Πρόεδρος, ο οποίος έθεσε υπόψη της Ολομέλειας σχέδιο Πολιτικής Εξέτασης Υποθέσεων Καταγγελίας, της οποίας η έγκριση προβλέπεται στο άρθρο 6 παρ. 6 του Κανονισμού Λειτουργίας της Αρχής, και ανέφερε ότι με το σχέδιο ορίζεται πλαίσιο οργανωτικών και διαδικαστικών μέτρων που πρέπει να τηρούνται κατά την εξέταση των καταγγελιών κατά τρόπο ώστε να ακολουθείται σταθερή και ενιαία πρακτική στο πλαίσιο των σχετικών κανόνων του ΓΚΠΔ και των σχετικών εθνικών νόμων και των προβλέψεων του Κανονισμού Λειτουργίας της Αρχής, με βασικό τελικό σκοπό να επιτυγχάνεται η ταχύτερη δυνατή διεκπεραίωση των καταγγελιών με παράλληλη διευκόλυνση τόσο των καταγγελλομένων όσο και των καταγγελλόντων να εκθέτουν τις απόψεις τους και διασφάλιση των προϋποθέσεων διερεύνησης κάθε υπόθεσης από την Αρχή με πληρότητα. Επίσης τόνισε ότι η διαμόρφωση συγκεκριμένης πρακτικής κατά την εξέταση των καταγγελιών έχει καταστεί επιτακτική ενόψει και του γεγονότος ότι από την έναρξη εφαρμογής του ΓΚΠΔ ο αριθμός των κατατιθέμενων καταγγελιών παρουσιάζει σημαντική αύξηση από έτος σε έτος. Ολοκληρώνοντας, ο πρόεδρος ευχαρίστησε τη Διεύθυνση Εποπτικού Έργου που κατάρτισε το σχέδιο με βάση την εμπειρία των στελεχών της από τον χειρισμό των καταγγελιών και πρότεινε την έγκριση του σχεδίου. H Ολομέλεια δέχθηκε την εισήγηση και αποφάσισε την έγκριση της πολιτικής εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας που προσαρτάται στην παρούσα, το οποίο πρέπει να κοινοποιηθεί στο προσωπικό της Αρχής, να αναρτηθεί στην ιστοσελίδα της και κατόπιν να τεθεί σε πιλοτική εφαρμογή για ένα έτος. Ο Πρόεδρος της Αρχής Κωνσταντίνος Μενουδάκος Η Γραμματέας Ειρήνη Παπαγεωργοπούλου Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας

  1. Εισαγωγή Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων έχει αρμοδιότητα να εξετάζει καταγγελίες, όπως προκύπτει τόσο από το ΓΚΔΠ όσο και από το άρθρο 13 παρ. 1 στ. του ν. 4624/
  2. Με βάση το άρθρο 6 παρ. 6 του Κανονισμού Λειτουργίας της Αρχής, με απόφαση της Αρχής εγκρίνεται η πολιτική που ακολουθείται για την εξέταση των καταγγελιών, με την οποία καθορίζονται, μεταξύ άλλων, ειδικότερα θέματα που αφορούν τον τρόπο με τον οποίο διεκπεραιώνεται η εξέταση και η χρονολογική σειρά της εξέτασης, με κριτήριο τη σπουδαιότητα, τον επείγοντα χαρακτήρα, το βαθμό δυσκολίας και πολυπλοκότητας, τις συνέπειες για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες φυσικών προσώπων και τον αριθμό των θιγομένων φυσικών προσώπων ή άλλων ενδιαφερομένων, λαμβανομένου υπόψη και του χρόνου υποβολής της υπόθεσης. Με απόφασή της, η Αρχή μπορεί να εγκρίνει την πολιτική χειρισμού και άλλου τύπου υποθέσεων. Η παρούσα πολιτική αποτελεί κατά βάση κείμενο ορθής πρακτικής στο πλαίσιο των ρυθμίσεων του Κανονισμού Λειτουργίας της Αρχής. Η Αρχή έχει την ευχέρεια να παρεκκλίνει από αυτή, ανάλογα με τις ιδιαίτερες περιστάσεις της εκάστοτε υπόθεσης. Όπως προκύπτει από το άρθρο 77 του ΓΚΠΔ χαρακτηριστικά στοιχεία της καταγγελίας είναι: α) Υποβάλλεται από υποκείμενο των δεδομένων (ή το νόμιμο εκπρόσωπό του). Κατ΄ εξαίρεση καταγγελία μπορεί να υποβάλλεται από: αα. Οργάνωση κατ’ εξουσιοδότηση φυσικού προσώπου μόνο εφόσον ισχύουν τα οριζόμενα στο άρθρο 41 ν. 4624/2019 (το οποίο εξειδικεύει το άρθρο 80 παρ. 1 ΓΚΠΔ). ββ. Νομικά πρόσωπα συνδρομητές υπηρεσιών ηλεκτρονικής επικοινωνίας για παράβαση ν. 3471/2006 γγ. Όπως ορίζεται σε ειδικότερες διατάξεις για τις οποίες αρμόδια είναι η Αρχή και οι οποίες εξετάζονται κατά περίπτωση (π.χ. ν. 4990/2022 για «whistleblowing», Κανονισμός (ΕΕ) 2022/2065 «DSA») β) Το υποκείμενο των δεδομένων πρέπει να τεκμηριώνει ότι η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορά παραβαίνει τις διατάξεις αρμοδιότητας της Αρχής, με την εξαίρεση των ειδικών περιπτώσεων στις οποίες δεν εφαρμόζεται ο ΓΚΠΔ ή/και ο ν. 4624/
  3. 1 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας 1.1 Στόχοι εξέτασης καταγγελιών από την Αρχή Η Αρχή, κατά την εξέταση των καταγγελιών αποσκοπεί στους εξής δύο στόχους: α) Την προστασία των δικαιωμάτων και συμφερόντων του υποκειμένου των δεδομένων. β) Τη διασφάλιση της συμμόρφωσης του Υπεύθυνου Επεξεργασίας ή του Εκτελούντος την Επεξεργασία με το θεσμικό πλαίσιο αρμοδιότητας της Αρχής. 1.2 Έκβαση καταγγελίας Κάθε καταγγελία πρέπει να ολοκληρώνεται με πράξη της Αρχής η οποία να μπορεί να προσβληθεί δικαστικά από όποιον από τους εμπλεκόμενους θεωρεί ότι επηρεάζεται δυσμενώς από αυτή (δηλαδή τον καταγγέλλοντα ή τον καταγγελλόμενο). Αν η Αρχή εξετάζει μια καταγγελία τμηματικά, μπορεί να εκδοθούν παραπάνω πράξεις, με τα ίδια χαρακτηριστικά. Η Αρχή έχει τη διακριτική ευχέρεια να μην ασκήσει διορθωτικές εξουσίες, ακόμα κι αν διαπιστώσει παράβαση, εφόσον έχει επαρκή βεβαιότητα ότι ο καταγγελλόμενος υπεύθυνος επεξεργασίας ή ο εκτελών την επεξεργασία συμμορφώνεται (πλέον) με τις υποχρεώσεις του οι οποίες απορρέουν από την νομοθεσία αρμοδιότητας της Αρχής. Με βάση το ΔΕΕ (υπόθεση C‑768/21, TR κατά Land Hessen, βλ. σκ. 37) η διαδικασία υποβολής καταγγελίας δημιουργήθηκε ως μηχανισμός προστασίας των δικαιωμάτων και συμφερόντων των υποκειμένων των δεδομένων. Ο ΓΚΠΔ καταλείπει στην εποπτική αρχή περιθώριο εκτίμησης ως προς τον τρόπο με τον οποίο οφείλει να θεραπεύσει μια διαπιστωθείσα ανεπάρκεια. Η επιλογή του κατάλληλου και αναγκαίου μέσου εμπίπτει στην αρμοδιότητα της εποπτικής αρχής, η οποία οφείλει να προβαίνει στην επιλογή αυτή λαμβάνοντας υπόψη όλες τις περιστάσεις της συγκεκριμένης περίπτωσης και εκπληρώνοντας με όλη την απαιτούμενη επιμέλεια την αποστολή της που συνίσταται στο να μεριμνά για την πλήρη τήρηση του ΓΚΠΔ. 2 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας
  4. Συνοπτική παρουσίαση των σταδίων εξέτασης μιας υπόθεσης καταγγελίας Α/Α Στάδιο Α Πρωτοκόλληση Β1 Β2 Γ Δ Ε ΣΤ Ζ Περιγραφή Ενέργειας Υποδοχή καταγγελιών: Ορθή συμπλήρωση των εγγράφων καταγγελίας. Ανάθεση Ανάθεση σε χειριστές (ΕΕΠ) Έλεγχος πληρότητας Έλεγχος ότι η καταγγελία περιλαμβάνει τις απαιτούμενες πληροφορίες. Έλεγχος παραδεκτού Εξέταση ότι η καταγγελία ασκείται και βασιμότητας παραδεκτώς (π.χ. υποκείμενο, αρμοδιότητα Αρχής) και βασίμως χωρίς να ελέγχεται όμως η ουσία της καταγγελίας. Προκαταρτικός έλεγχος Έλεγχος και εφόσον απαιτείται, διασυνοριακού εφαρμογή των διαδικασιών του (Preliminary vetting) άρθρου 60 ΓΚΠΔ (έγγραφο 6/2020 ΕΣΠΔ) Διακρίβωση πραγματικών περιστατικών Προκαταρτικό πόρισμα/προεισήγηση Διερεύνηση (ιδίως με έγγραφα) της υπόθεσης. Διαδικασία έκδοσης απόφασης Ακρόαση και λήψη απόφασης (με βάση τον Κανονισμό της Αρχής) Σχέδιο τελικού εγγράφου της υπόθεσης (εφόσον δεν πρόκειται να εισαχθεί σε σχηματισμό) ή σύνοψη για να προωθηθεί η υπόθεση στον Πρόεδρο, σύμφωνα με το Κεφ. ΣΤ 3 Αρμόδιος Γραφείο Γραμματειακής Υποστήριξης Προϊστάμενοι Χειριστές / Έγκριση προϊσταμένων Χειριστές / έγκριση προϊσταμένων/ Υπογραφή μέλους Χειριστές / έγκριση προϊσταμένων/ Επικύρωση μέλους Χειριστές – ελεγκτές Χειριστής προϊστάμενος κατά τα αναφερόμενα στο Κεφάλαιο ΣΤ Χειριστής ως β. εισηγητής, εισηγητής (βλ. Κεφ. Ζ) Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας Α. Πρωτοκόλληση εγγράφου Ως καταγγελία καταχωρείται: α) Υπόθεση καταγγελίας που υποβάλλεται μέσω της διαδικτυακής πύλης της Αρχής (portal) ή β) Υπόθεση που υποβάλλεται με άλλο μέσο με χρήση της πρότυπης φόρμας καταγγελίας της Αρχής ή γ) Υπόθεση η οποία κινείται από έγγραφο, το οποίο υποβάλλεται στο πρωτόκολλο της Αρχής με κάποιο από τους προβλεπόμενους τρόπους, και περιέχει τα εξής στοιχεία:
  5. Προκύπτει σαφώς ότι αποτελεί καταγγελία
  6. Προέρχεται από πρόσωπο βεβαίας ταυτότητας
  7. Περιλαμβάνει στοιχεία του καταγγελλόμενου (υπεύθυνου επεξεργασίας /εκτελούντα την επεξεργασία)
  8. Περιλαμβάνει περιγραφή της εικαζόμενης παράβασης Σε περίπτωση υποβολής καταγγελίας εκτός portal, όταν απουσιάζει κάποιο από τα παραπάνω στοιχεία, το γραφείο πρωτοκόλλου ενημερώνει για την ορθή διαδικασία υποβολής της καταγγελίας. Προς το σκοπό αυτό μπορεί να χρησιμοποιεί πρότυπα έγγραφα. Το γραφείο γραμματειακής υποστήριξης (ΓΓΥ) οφείλει να απαντά (με βάση πρότυπο έγγραφο ή με απλό email) ενημερώνοντας ότι το έγγραφο καταχωρήθηκε και προωθήθηκε στην αρμόδια μονάδα για έλεγχο. B
  9. Ανάθεση υπόθεσης σε χειριστές Σε αυτό το στάδιο, οι αρμόδιοι προϊστάμενοι αναθέτουν την υπόθεση σε χειριστές, σημειώνοντας, συνοπτικά, τυχόν σχόλια για καθοδήγηση στο ΟΠΣ
  10. Η ανάθεση γίνεται σε ΕΕΠ του κατά περίπτωση αρμόδιου τμήματος. Αν παραστεί ανάγκη, ανάλογα με το αντικείμενο μιας υπόθεσης, μπορεί να γίνει ανάθεση σε πάνω από ένα χειριστές και μάλιστα από διαφορετικά τμήματα, μετά από συνεννόηση των οικείων προϊσταμένων. Σε περίπτωση που ορίζονται περισσότεροι από ένας χειριστές, καλό είναι να ορίζεται ένας τους ως συντονιστής της ομάδας. Η διαδικασία ανάθεσης σκόπιμο είναι να ολοκληρώνεται εντός 10 εργάσιμων ημερών από την υποβολή μιας υπόθεσης
  11. Χειριστής μπορεί να ζητήσει αναχρέωση υπόθεσης λόγω κωλύματος το οποίο θα εκθέσει στον προϊστάμενό του, ο οποίος και θα κρίνει σχετικά. Β1.1 Προτεραιοποίηση Οι αρμόδιοι Προϊστάμενοι μπορούν να επισημάνουν υποθέσεις σε επίπεδα προτεραιότητας με σχετικό χαρακτηρισμό στο ΟΠΣ. Η προτεραιότητα των υποθέσεων εκτιμάται με τα κριτήρια που ορίζονται στο άρθρο 13 παρ. 2 του ν. 4624/
  12. Τα εν λόγω κριτήρια εξειδικεύονται σε πολιτική η οποία 1 2 Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Λαμβάνοντας υπόψη τις προθεσμίες του άρθρου 77 ΓΚΠΔ 4 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας δημοσιοποιείται. Έως την έκδοση της πολιτικής αυτής η προτεραιότητα των υποθέσεων εκτιμάται, σε πρώτο στάδιο, από τους αρμόδιους προϊσταμένους. Οι προϊστάμενοι, τα μέλη επόπτες και ο Πρόεδρος3 της Αρχής μπορούν να αποφασίζουν την κατά προτεραιότητα εξέταση υποθέσεων. Οι χειριστές των υποθέσεων λαμβάνουν υπόψη το χαρακτηρισμό προτεραιότητας μιας υπόθεσης κατά την σειρά εξέτασης των υποθέσεων. Β1.2 Ομαδοποίηση υποθέσεων Υποθέσεις που αφορούν παρόμοιο αντικείμενο για τον ίδιο ελεγχόμενο (ή για κοινές δραστηριότητες επεξεργασίας ελεγχόμενων) είναι σκόπιμο να σημειώνονται προς ομαδοποίηση και συνεξέταση. Με την ομαδοποίηση επιδιώκεται να επιτευχθεί ο στόχος της συμμόρφωσης των Υπευθύνων Επεξεργασίας και των Εκτελούντων της Επεξεργασίας με τη νομοθεσία αρμοδιότητας της Αρχής και μέσω αυτής η προστασία των δικαιωμάτων και συμφερόντων των υποκειμένων των δεδομένων. Οι κατηγορίες υποθέσεων που ομαδοποιούνται προτείνονται από τους προϊσταμένους και αποφασίζονται από τα μέλη επόπτες ή τον Πρόεδρο της Αρχής, οι οποίοι δύνανται να τροποποιήσουν τις αποφάσεις αυτές. Οι υποθέσεις αυτές γνωστοποιούνται γενικά στους καταγγέλλοντες. Κατά το χειρισμό, λαμβάνεται μέριμνα να μη ανακοινώνονται προσωπικά δεδομένα σε τρίτους καταγγέλλοντες. Β
  13. Έλεγχος πληρότητας Στο στάδιο αυτό, οι χειριστές ελέγχουν ώστε η υπόθεση καταγγελίας να περιλαμβάνει τα εξής:
  14. Στοιχεία προσδιορισμού ταυτότητας και διεύθυνσης επικοινωνίας καταγγέλλοντος.
  15. Επαρκή στοιχεία προσδιορισμού ταυτότητας και επικοινωνίας καταγγελλόμενου (υπεύθυνου επεξεργασίας ή εκτελούντα την επεξεργασία).
  16. Στοιχειώδες και κατανοητό αντικείμενο της καταγγελίας (ιστορικό).
  17. Περιγραφή της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων του καταγγέλλοντος. Π.χ. δεν αρκεί η αναφορά ότι ένας φορέας δεν σέβεται τον ΓΚΠΔ αν ο καταγγέλλων δεν εισφέρει στοιχεία ότι είναι υποκείμενο των δεδομένων.
  18. Στοιχειώδη τεκμηρίωση των προβαλλόμενων ισχυρισμών.
  19. Σε περίπτωση καταγγελίας για παραβίαση δικαιώματος: α) Να προσδιορίζεται ή να προκύπτει η ημερομηνία άσκησης δικαιώματος. β) Να έχει κατατεθεί αντίγραφο του αιτήματος άσκησης δικαιώματος ή εναλλακτικά, σε περίπτωση μη γραπτού αιτήματος, να αναφέρονται 3 Εξυπακούεται ότι σε περίπτωση κωλύματος του Προέδρου κάθε αρμοδιότητά του ασκείται από τον Αναπληρωτή Πρόεδρο 5 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας πληροφορίες από τις οποίες προκύπτει η κατάθεση του αιτήματος και το περιεχόμενό του.
  20. Τυχόν λοιπές τυπικές ελλείψεις, ανάλογα με την εκάστοτε υπόθεση (π.χ. σε περίπτωση καταγγελίας από φορέα με βάση το άρθρο 80 ΓΚΠΔ. ελέγχεται αν πληρούνται οι προϋποθέσεις του άρθρου 41 του ν. 4624/2019). Εφόσον η καταγγελία δεν περιέχει κάποιο από τα παραπάνω στοιχεία, υπογράφεται έγγραφο ελέγχου πληρότητας, το οποίο εγκρίνεται από τον αρμόδιο προϊστάμενο. Εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια των χειριστών αν σε μια υπόθεση θα προχωρήσουν άμεσα σε έγγραφο ελέγχου πληρότητας ή θα αναζητήσουν τα στοιχεία από τον καταγγέλλοντα με άλλο μέσο (π.χ. σχόλιο στο ΟΠΣ), όπως ιδίως όταν οι ελλείψεις είναι λίγες και μη ουσιώδεις. Ο έλεγχος πληρότητας μπορεί να ολοκληρώνεται και από αρμόδιο προϊστάμενο, πριν τη χρέωση της υπόθεσης. Αν ο καταγγέλλων επανέλθει στην υπόθεση, αλλά δεν εισφέρει τα στοιχεία που ζητούνται, εκδίδεται πράξη αρχειοθέτησης από το αρμόδιο όργανο της Αρχής, εφόσον επιβεβαιωθεί η αρχική κρίση περί ελλείψεων της καταγγελίας. Με την πράξη αρχειοθέτησης ενημερώνεται ο καταγγέλλων για την αιτιολογία της αρχειοθέτησης. Γ. Έλεγχος παραδεκτού και κατ’ αρχήν βασιμότητας Πριν την εξέταση της ουσίας μιας υπόθεσης, εξετάζονται οι προϋποθέσεις του παραδεκτού. • Στο στάδιο αυτό έχει ολοκληρωθεί ο έλεγχος πληρότητας της υπόθεσης, άρα κατά κανόνα δεν επανελέγχονται τα κριτήρια πληρότητας φακέλου. Για να είναι παραδεκτή μια υπόθεση καταγγελίας πρέπει να ισχύουν οι εξής προϋποθέσεις (επιπλέον των προϋποθέσεων πληρότητας):
  21. Να μην είναι τυπικά αόριστη, δηλαδή να προσδιορίζεται ο καταγγελλόμενος.
  22. Το αντικείμενο της καταγγελίας να αφορά επεξεργασία προσωπικών δεδομένων του καταγγέλλοντα (να είναι υποκείμενο δεδομένων σε προσδιορισμένη επεξεργασία δεδομένων).
  23. Το ιστορικό της υπόθεσης να μην περιέχει υποθέσεις ή σφάλματα (εσφαλμένες βάσεις) σε σχέση με τα πραγματικά περιστατικά
  24. Να εμπίπτει στην καθ’ ύλην αρμοδιότητα της Αρχής, δηλ. η υπόθεση να αφορά την προστασία των προσωπικών δεδομένων (και όχι αποκλειστικά διαφορετικό ζήτημα όπως διαφωνίες για όρους χρήσης ή διαφορά καταναλωτικής φύσης).
  25. Να μην αφορά προδήλως υπερβολικά ή καταχρηστικά αιτήματα (ιδίως λόγω του επαναλαμβανόμενου χαρακτήρα τους). o Στην περίπτωση αυτή, το υπερβολικό των αιτημάτων ή η καταχρηστικότητα πρέπει να τεκμηριωθεί πλήρως από την πλευρά της Αρχής (π.χ. δεν αρκεί απλή αναφορά σε υπερβολικά ή καταχρηστικά αιτήματα).
  26. Να μην αφορά σε ερμηνεία μιας διάταξης. 6 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας
  27. Να έχει εδαφική αρμοδιότητα η Αρχή (έστω ως ενδιαφερόμενη εποπτική αρχή): o Ο καταγγελλόμενος να έχει εγκατάσταση στην Ελλάδα (ή ΕΕ για ΓΚΠΔ) ή o Το υποκείμενο των δεδομένων να βρίσκεται στην Ελλάδα (Ε.Ε. αν αφορά τον ΓΚΠΔ) και η επεξεργασία να εμπίπτει στο άρθρο 3 παρ. 2 ΓΚΠΔ.
  28. Να έχει τηρηθεί η προδικασία σε περίπτωση άσκησης δικαιώματος o Να έχει κατατεθεί αίτημα σε σχέση με δικαίωμα της νομοθεσίας αρμοδιότητας της Αρχής σε συγκεκριμένη ημερομηνία και με προσήκοντα τρόπο (το οποίο να μπορεί να αποδειχθεί ευλόγως ότι ασκήθηκε) o Να έχει παρέλθει εύλογος χρόνος για την ανταπόκριση του υπεύθυνου επεξεργασίας
  29. Καταγγελίες που κρίνονται ως μη παραδεκτές, καθώς και καταγγελίες που κρίνονται ως προδήλως αβάσιμες, δηλαδή καταγγελίες για τις οποίες δεν απαιτείται περαιτέρω διερεύνηση του πραγματικού ή του νομικού μέρους της υπόθεσης για να διαπιστωθεί τυχόν παράβαση της νομοθεσίας για την προστασία δεδομένων, απορρίπτονται με συνοπτική αιτιολογία, μετά από πρόταση του χειριστή της υπόθεσης και σύμφωνη γνώμη του οικείου προϊσταμένου. Η τελική κρίση και υπογραφή εναπόκειται στο αρμόδιο όργανο της Αρχής. Για την απόρριψη χρησιμοποιείται τυποποιημένο έγγραφο αρχειοθέτησης, αλλά κατά περίπτωση μπορεί να συνταχθεί έγγραφο με σχετική αιτιολογία. Επομένως, για να κριθεί μια καταγγελία αρχικά παραδεκτή, πρέπει να έχει προσδιοριστεί: • • • • Καταγγελλόμενος (Υπεύθυνος Επεξεργασίας / Εκτελών την Επεξεργασία) Υποκείμενο δεδομένων (καταγγέλλων) Πράξη/εις επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων Πιθανολογούμενη παράβαση/παραβάσεις Δεν είναι απαραίτητο ο καταγγέλλων να προσδιορίζει επακριβώς την παράβαση με όρους διατάξεων (ΓΚΠΔ ή άλλου νόμου αρμοδιότητας Αρχής), αρκεί να μπορεί ευλόγως να συναχθεί από την Αρχή ότι το παράπονό του σχετίζεται με παράβαση αρμοδιότητάς της. Η Αρχή μπορεί σε κάθε περίπτωση να ενεργήσει αυτεπάγγελτα. Συνεπώς, σε περίπτωση που μια καταγγελία απορρίπτεται ως απαράδεκτη (π.χ. επειδή ο καταγγέλλων δεν είναι υποκείμενο δεδομένων ή επειδή κατατίθεται από μια εταιρεία) ή ως προδήλως αβάσιμη, η Αρχή μπορεί να ενεργήσει επισημαίνοντας στον ελεγχόμενο ότι δρα αυτεπάγγελτα. Στην περίπτωση αυτή δημιουργείται νέα υπόθεση η οποία ανατίθεται σε τμήμα ανάλογα με τις περιστάσεις (π.χ. στο τμήμα Ελέγχων και Ασφάλειας ή σε τμήμα Καταγγελιών αν εξετάζεται άλλη παρόμοια υπόθεση). Αν η αυτεπάγγελτη δράση βασίζεται σε πληροφορίες από μια καταγγελία που απορρίπτεται, αν και η Αρχή δεν οφείλει να ενημερώσει περαιτέρω τον «καταγγέλλοντα», ως ορθή πρακτική, μπορεί να ενημερώσει για τις ενέργειές της (μετά το πέρας της διερεύνησης, κατά προτίμηση). 4 Επισημαίνεται ότι ο ένας μήνας είναι ανώτατο όριο 7 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας Σε περίπτωση που ο χειριστής της υπόθεσης κρίνει ότι εκτός από το αντικείμενο της καταγγελίας προκύπτει κι άλλη παράβαση για την οποία δεν παραπονείται ο καταγγέλλων, μπορεί, μετά από έγκριση του αρμόδιου προϊσταμένου, να εξετάσει και την παράβαση αυτή αυτεπάγγελτα. Η πρόταση για το αν η Αρχή θα ασχοληθεί αυτεπάγγελτα με μια υπόθεση, ανήκει κατ’ αρχήν στον αρμόδιο προϊστάμενο και μπορεί να γίνει επίσης και από τους προϊσταμένους ανώτερης βαθμίδας. Η έγκριση της αυτεπάγγελτης ενέργειας γίνεται από το αρμόδιο μέλος ή τον Πρόεδρο. Δ. Προκαταρτικός Διασυνοριακός Έλεγχος (Preliminary vetting) Σε περίπτωση που εκτιμάται ότι στην υπόθεση υφίσταται διασυνοριακή επεξεργασία ακολουθείται ο μηχανισμός συνεργασίας που καθιερώνει το άρθρο 60 ΓΚΠΔ. Για την έννοια της διασυνοριακής επεξεργασίας υπενθυμίζεται ο ορισμός του άρθρου 4 παρ. 23 του ΓΚΠΔ: α) η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα η οποία γίνεται στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων διάφορων εγκαταστάσεων σε περισσότερα του ενός κράτη μέλη υπευθύνου επεξεργασίας ή εκτελούντος την επεξεργασία στην Ένωση όπου ο υπεύθυνος επεξεργασίας ή ο εκτελών επεξεργασία είναι εγκατεστημένος σε περισσότερα του ενός κράτη μέλη ή β) η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα η οποία γίνεται στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων μίας μόνης εγκατάστασης υπευθύνου επεξεργασίας ή εκτελούντος την επεξεργασία στην Ένωση αλλά που επηρεάζει ή ενδέχεται να επηρεάσει ουσιωδώς υποκείμενα των δεδομένων σε περισσότερα του ενός κράτη μέλη, Κατά τη φάση αυτή ακολουθείται η διαδικασία που ορίζεται από το ΕΣΠΔ (βλ. EDPB Internal Document 6/2020). Οι επικοινωνίες πραγματοποιούνται είτε με email (που πρωτοκολλείται κι εντάσσεται αργότερα στην υπόθεση) είτε με έγγραφο, κατ’ επιλογή του χειριστή. Στόχος της διαδικασίας αυτής είναι ο εντοπισμός της επικεφαλής εποπτικής αρχής (LSA) και των ενδιαφερόμενων αρχών (CSA). Σε περίπτωση που είναι ήδη γνωστή η LSA (και δεν είναι η Ελληνική Αρχή) η καταγγελία μπορεί να προωθείται άμεσα προς την LSA. Αν όμως πρόκειται για καταγγελία δικαιώματος ή για καταγγελία στην οποία έχει υπάρξει ήδη επικοινωνία με τον καταγγελλόμενο (και εκτιμάται ότι δεν τίθεται θέμα σοβαρής παράβασης), σκόπιμο είναι να εκτελείται το στάδιο του «preliminary vetting», κατά το οποίο ζητείται από τον καταγγελλόμενο να επιβεβαιώσει ότι έχει λάβει το αίτημα του καταγγέλλοντα, με στόχο να επιλυθεί το αντικείμενο της καταγγελίας. Αν μετά το «preliminary vetting» επιλυθεί το ζήτημα, ερωτάται ο καταγγέλλων αν επιθυμεί τη συνέχεια της εξέτασης της καταγγελίας και αν όχι, η καταγγελία θεωρείται ότι αποσύρεται. Διασυνοριακές καταγγελίες για τις οποίες εκτιμάται ότι οι παραβάσεις είναι μικρής βαρύτητας και στις οποίες υπάρχει εγκατάσταση στην Ελλάδα του καταγγελλόμενου, μπορεί να ζητείται από την LSA να επιλύονται ως τοπικές υποθέσεις (με τη διαδικασία του άρθρου 56 παρ. 2 ΓΚΠΔ). 8 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας «preliminary vetting», αν η Αρχή είναι ενδιαφερόμενη εποπτική Αρχή, η υπόθεση προωθείται στο σύστημα ΙΜΙ με εντολή του αρμόδιου μέλους της Αρχής, χωρίς κρίση περί της ουσίας της καταγγελίας. Αν η Αρχή είναι LSA, εντάσσεται στο IMI με ενημέρωση των CSA. Μετά την προώθηση στο ΙΜΙ, ενημερώνεται κατάλληλα ο καταγγέλλων. E. Εξέταση ουσίας υπόθεσης – Πραγματικά Περιστατικά 1) Πρώτος στόχος της εξέτασης ουσίας της υπόθεσης είναι ο προσδιορισμός των πραγματικών περιστατικών για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στην οποία αφορά η υπόθεση. Για το σκοπό αυτό ο αρμόδιος χειριστής έχει ευρεία ευχέρεια να ερευνήσει με τον τρόπο που θεωρεί καταλληλότερο, στο βαθμό που περιορίζεται σε συλλογή στοιχείων, ενημέρωση για διατάξεις αρμοδιότητας της Αρχής και ενδεχομένως αναζήτηση σχετικής προηγούμενης νομολογίας, χωρίς όμως να εκφέρει γνώμη εκ μέρους της Αρχής. Στην συνήθη περίπτωση, ο χειριστής αποστέλλει την καταγγελία στον καταγγελλόμενο, ζητώντας τις απόψεις του περί αυτής και, αν απαιτείται, ζητώντας του να προσδιορίσει τα πραγματικά περιστατικά, κοινοποιώντας το σχετικό έγγραφο στο καταγγέλλοντα. 2) Δεύτερος στόχος της εξέτασης της ουσίας της υπόθεσης, ειδικά σε υποθέσεις μικρής βαρύτητας, είναι η καθοδήγηση του καταγγελλόμενου και η συμμόρφωση του με τη νομοθεσία, χωρίς να χρειάζεται, απαραίτητα, η άσκηση των διορθωτικών εξουσιών της Αρχής. Στο στάδιο αυτό, η εν λόγω καθοδήγηση πραγματοποιείται με ενημέρωση για τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τη νομοθεσία (ΓΚΠΔ κλπ), ιδίως προς Μικρές και Μεσαίες Επιχειρήσεις, μικρούς φορείς του Δημοσίου ή φυσικά πρόσωπα και φορείς που είναι υπεύθυνοι επεξεργασίας για μη επιχειρηματικές δραστηριότητες. Για την επίτευξη των παραπάνω στόχων: • • • Οι χειριστές συνιστάται να επικοινωνούν με τους DPO (όταν υπάρχουν) ώστε αυτοί να συνεισφέρουν στην εξέταση αλλά και την «φιλική» επίλυση της καταγγελίας. Οι χειριστές μπορούν να υπενθυμίζουν την υποχρέωση των ελεγχόμενων για συνεργασία με την Αρχή (άρθρο 31 ΓΚΠΔ), όπως και το ότι ακόμα και σε περίπτωση παράβασης, ο βαθμός συνεργασίας με την αρχή ελέγχου για την επανόρθωση της παράβασης και τον περιορισμό των πιθανών δυσμενών επιπτώσεών της αποτελεί κριτήριο που εκτιμάται θετικά (πρβλ. άρθρο 83 παρ. 2 στ’ ΓΚΠΔ). Ανάλογα με το αντικείμενο της υπόθεσης, ο χειριστής μπορεί να επιλέξει την αποστολή στον καταγγελλόμενο του πλήρους εντύπου της καταγγελίας ή μόνο τμήματος αυτού αν το έχει ζητήσει ρητά ο καταγγέλλων. Συγκεκριμένα, αν ο καταγγέλλων επισημαίνει ειδικά ότι κάποια στοιχεία του δεν επιθυμεί να κοινοποιηθούν στον καταγγελλόμενο, γίνεται προσπάθεια να ικανοποιηθεί η επιθυμία αυτή, στο βαθμό που τα στοιχεία αυτά δεν είναι απαραίτητα για την εξέταση της υπόθεσης. o Σε κάθε όμως περίπτωση θα πρέπει να αποσταλούν στον καταγγελλόμενο τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την διερεύνηση της καταγγελίας (π.χ. αυτά που ταυτοποιούν τον καταγγέλλοντα στα αρχεία του υπευθύνου), ώστε 9 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας • • • • 5 να εξασφαλίζεται το δικαίωμα προηγούμενης ακρόασης του καταγγελλόμενου. o Στην περίπτωση που κρίνεται απαραίτητο για την εξέταση της καταγγελίας, να κοινοποιηθούν στον καταγγελλόμενο κάποια από τα στοιχεία τα οποία ο καταγγέλλων θεωρεί ότι δεν πρέπει να κοινοποιηθούν, ενημερώνεται ειδικά ο καταγγέλλων. Αν ο καταγγέλλων επιμείνει για τη μη κοινοποίηση των στοιχείων, η καταγγελία οδηγείται προς αρχειοθέτηση. Ανάλογα με την εκτιμώμενη βαρύτητα της καταγγελλόμενης παράβασης ή την πορεία της έρευνας, ο χειριστής μπορεί να αναζητήσει έγγραφα τα οποία ο ελεγχόμενος οφείλει να διαθέτει (π.χ. ενημέρωση για προσωπικά δεδομένα -privacy notice-, αρχεία δραστηριοτήτων άρθρου 30 ΓΚΠΔ, επιμέρους πολιτικές). o Η ενέργεια αυτή ενδείκνυται σε υποθέσεις με σημαντική βαρύτητα όπως και όταν αντιμετωπίζεται δυσχέρεια στη συνεργασία, ιδίως όταν ο χειριστής εκτιμά ότι ο καταγγελλόμενος κωλυσιεργεί ή δεν παρέχει πλήρεις πληροφορίες. Στόχος της διερεύνησης των πραγματικών περιστατικών είναι να διαθέτει η Αρχή τις απαραίτητες πληροφορίες για την εξέταση της υπόθεσης, οι οποίες είναι σκόπιμο να περιλαμβάνουν5: o Το ρόλο του καταγγελλόμενου (υπεύθυνος επεξεργασίας/εκτελών την επεξεργασία) o Περιγραφή της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων o Το σκοπό της επεξεργασίας o Τη νομική Βάση της επεξεργασίας o Λοιπές πληροφορίες ανάλογα με το αντικείμενο της καταγγελίας Ο βαθμός διερεύνησης της υπόθεσης εναπόκειται, κατ’ αρχάς, στην κρίση του εκάστοτε χειριστή, υπό την καθοδήγηση των κατά περίπτωση προϊσταμένων, οι οποίοι μπορούν να αποφασίζουν για το βαθμό έρευνας. Υπενθυμίζεται ότι η Αρχή ερευνά, στο μέτρο που ενδείκνυται, το αντικείμενο της καταγγελίας - πρβλ. άρθρο 57 παρ. 1 στ του ΓΚΠΔ. Συνεπώς, σε καταγγελίες μικρής βαρύτητας δεν απαιτείται αναλυτική διερεύνηση, όπως δηλαδή σε καταγγελίες με μεγάλη βαρύτητα. Περαιτέρω έρευνα μπορεί να ζητηθεί από το μέλος επόπτη του οικείου Τμήματος, τον εισηγητή της υπόθεσης ή τον Πρόεδρο της Αρχής. Σε ιδιαίτερα σοβαρές περιπτώσεις, ο χειριστής μπορεί να ζητήσει τη διενέργεια ελέγχου (επιτόπιου ή εξ αποστάσεως, όπου είναι δυνατό). Με τη σύμφωνη γνώμη του οικείου προϊσταμένου, ο έλεγχος προτείνεται προς το τμήμα Ελέγχων και Ασφάλειας το οποίο και αποφασίζει αν θα διενεργηθεί ο έλεγχος, ανάλογα με το φόρτο του και τις προτεραιότητες της Αρχής και σε συνεργασία με το αρμόδιο τμήμα καταγγελιών. Σε περίπτωση διαφωνίας, αποφασίζει ο προϊστάμενος της διεύθυνσης, ή της Γενικής Διεύθυνσης ή ο Πρόεδρος. Συστήνεται, κάθε φορά που ζητούνται απόψεις από τα εμπλεκόμενα μέρη, να προτείνεται οι απόψεις να κατατίθενται ηλεκτρονικά (ή και ηλεκτρονικά) και σε μορφή που επιτρέπει αντιγραφή του κειμένου. o Παράδειγμα κειμένου: «Παρακαλούμε, για την ευχερέστερη και κατά το δυνατόν συντομότερη διεκπεραίωση της υπόθεσης, η υποβολή των απόψεών σας να γίνεται σε ηλεκτρονική μορφή προς την ηλεκτρονική Συνιστάται, αλλά πάντα ανάλογα με την υπόθεση 10 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας • διεύθυνση της γραμματειακής υποστήριξης της Αρχής (gs@dpa.gr), με χρήση μορφότυπου που επιτρέπει την αντιγραφή του κειμένου του εγγράφου σας.» Ο χειριστής μπορεί να θέτει προθεσμίες για τη συλλογή των πληροφοριών και την έκφραση των απόψεων του καταγγελλόμενου. Οι προθεσμίες αυτές δεν είναι μεν δεσμευτικές, αλλά λαμβάνονται υπόψη για να προσδιοριστεί η συνεργασία του ελεγχόμενου με την Αρχή. Ειδικότερα, και στη γενική περίπτωση: o Η αρχική προθεσμία είναι σκόπιμο να προσδιορίζεται σε διάστημα έως ενός μήνα. Σε περίπτωση ερωτήματος μπορεί να αναφέρεται ότι ο χρόνος απάντησης θα αξιολογηθεί από την Αρχή, όσον αφορά το βαθμό συνεργασίας του ελεγχόμενου (πρβλ. άρθρο 31 ΓΚΠΔ), οπότε θα πρέπει να τεκμηριωθεί ειδικά από τον καταγγελλόμενο ο λόγος της καθυστέρησης. o Αν ζητηθεί παράταση της προθεσμίας, αυτή μπορεί να χορηγηθεί από τον υπογράφοντα το έγγραφο με το οποίο ζητήθηκαν πληροφορίες, ανάλογα με την περίπτωση, ή/και αρκεί να επισημανθεί ότι η καθυστέρηση θα πρέπει να τεκμηριωθεί ειδικά κατά την υποβολή των απόψεων/στοιχείων, η οποία θα πρέπει να γίνει χωρίς περαιτέρω καθυστερήσεις, καθώς συνεκτιμάται από την Αρχή για την εκπλήρωση της υποχρέωσης συνεργασίας μαζί της. o Σε περίπτωση που ζητούνται στοιχεία τα οποία πρέπει ήδη να υπάρχουν στον ελεγχόμενο στο πλαίσιο της αρχής της λογοδοσίας (π.χ. αρχεία δραστηριοτήτων, έγγραφα πολιτικών) η προθεσμία πρέπει να είναι μικρή (ενδεικτικά 5 ημερολογιακές ημέρες). Αν κάποιος καθυστερήσει, θα πρέπει να είναι σε θέση να αιτιολογήσει ειδικά την καθυστέρηση αυτή, με δεδομένο ότι τα εν λόγω έγγραφα θα πρέπει να είναι ήδη διαθέσιμα. Το στάδιο διερεύνησης των πραγματικών περιστατικών είναι σκόπιμο να ολοκληρώνεται σε σύντομο χρονικό διάστημα, ώστε ο χειριστής να μπορεί να αξιολογήσει την υπόθεση. Σε περίπτωση που ο χειριστής κρίνει ότι υπάρχει κωλυσιεργία ή δυσχέρεια στη συνεργασία, μπορεί να προχωρήσει την υπόθεση χωρίς να είναι πλήρως διευκρινισμένα τα πραγματικά στοιχεία της υπόθεσης, οπότε και η υπόθεση θα διερευνηθεί κατά τη διαδικασία ακρόασης. Στην περίπτωση αυτή σκόπιμο είναι, με την κλήση σε ακρόαση, να τίθεται θέμα παράβασης περί μη συνεργασίας του ελεγχόμενου με την Αρχή (άρθρο 31 ΓΚΠΔ). Ε
  30. Τρίμηνο Στο άρθρο 77 παρ. 2 του ΓΚΠΔ ορίζεται ότι «…κάθε υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα πραγματικής δικαστικής προσφυγής, εφόσον η εποπτική αρχή … δεν εξετάσει την καταγγελία ή δεν ενημερώσει το υποκείμενο των δεδομένων εντός τριών μηνών για την πρόοδο ή την έκβαση της καταγγελίας που υποβλήθηκε δυνάμει του άρθρου 77.». Η διάταξη αυτή γεννά υποχρέωση της Αρχής να ενημερώνει τους καταγγέλλοντες εντός τριών μηνών για την πορεία της καταγγελίας τους, διαφορετικά αυτοί μπορούν να προσφύγουν δικαστικά κατά της Αρχής. Ο ΓΚΠΔ δεν ορίζει τι σημαίνει «πρόοδος» της καταγγελίας, αλλά επιβάλλει ενημέρωση. Συνεπώς, εντός τριμήνου, ο καταγγέλλων πρέπει να ενημερωθεί, με οποιοδήποτε πρόσφορο μέσο, για την εξέλιξη της καταγγελίας του. Ως ορθή πρακτική ενημέρωσης θεωρείται: 11 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας • • η περάτωση της εξέτασης της καταγγελίας με την έκδοση πράξης αρχειοθέτησης ή σχετικής απόφασης ή άλλου εγγράφου αρχειοθέτησης της καταγγελίας ή η ενημέρωση του καταγγέλλοντος με το αρχικό έγγραφο, με το οποίο η Αρχή ζητάει απόψεις από τον καταγγελλόμενο φορέα και το οποίο κοινοποιείται στον καταγγέλλοντα. Αν ο χειριστής εκτιμά ότι θα υπάρχει καθυστέρηση στην υπογραφή του εγγράφου (π.χ. πράξη αρχειοθέτησης, ή εγγράφου με το οποίο ζητούνται απόψεις από τον καταγγελλόμενο), μπορεί να ενημερώσει μέσω email/σχολίου στο ΟΠΣ, καθώς οι ενέργειες αυτές παράγουν ηλεκτρονικό αποτύπωμα το οποίο αποδεικνύει αδιαμφισβήτητα το χρόνο ενημέρωσης. ΣΤ. Προκαταρτικό πόρισμα - προεισήγηση Όταν ο χειριστής της υπόθεσης θεωρεί ότι έχει ολοκληρώσει την έρευνα της υπόθεσης και δεν αναμένει περαιτέρω πληροφορίες από τον ελεγχόμενο, συντάσσει την εισήγησή του (προεισήγηση ή προκαταρτικό πόρισμα) για τον οριστικό χειρισμό της υπόθεσης. Η υποβολή της προεισήγησης γίνεται μετά από έγκριση του προϊσταμένου του τμήματος. Διακρίνονται οι εξής δύο περιπτώσεις: α) Ο χειριστής θεωρεί ότι έχουν εξακριβωθεί τα πραγματικά περιστατικά. β) Ο χειριστής θεωρεί ότι τα πραγματικά περιστατικά δεν είναι δυνατό να διερευνηθούν περαιτέρω με έγγραφα ή απόψεις. α) Περίπτωση α: Ο χειριστής/εισηγητής συντάσσει σχέδιο με την πρότασή του για την συνέχεια της υπόθεσης, προτείνοντας να κριθεί ότι διαπιστώθηκε παράβαση ή όχι. Η προεισήγηση πρέπει να περιλαμβάνει (τουλάχιστον συνοπτική) υπαγωγή των πραγματικών περιστατικών στις διατάξεις αρμοδιότητας της Αρχής και να καταλήγει σε πρόταση προς την Αρχή για τις ενέργειες που θεωρεί σκόπιμο να γίνουν, με τις εξής εναλλακτικές: • Απόρριψη καταγγελίας: Όταν, μετά από εξέταση ουσίας, δεν διαπιστώνεται παράβαση, η καταγγελία είναι απορριπτέα (και τίθεται στο αρχείο). Αυτό μπορεί να γίνει είτε με την τυποποιημένη πράξη αρχειοθέτησης (ιδίως σε καταγγελίες στις οποίες αρκεί συνοπτική αιτιολόγηση), είτε με έγγραφο - απόφαση του μονοπρόσωπου οργάνου (το οποίο ενδείκνυται σε περιπτώσεις που απαιτείται αναλυτική αιτιολόγηση για την απόρριψη της καταγγελίας), είτε με απόφαση από άλλο σχηματισμό της Αρχής εφόσον εισαχθεί η υπόθεση. • Διαπίστωση ήπιας παράβασης η οποία έχει θεραπευθεί: Εφόσον διαπιστωθεί ότι υπήρξε παράβαση, η οποία πλέον έχει θεραπευθεί (π.χ. καθυστερημένη ικανοποίηση δικαιώματος, παραδοχή παράβασης και λήψη μέτρων από τον υπεύθυνο επεξεργασίας ώστε να μην επαναληφθεί) η Αρχή έχει τη διακριτική ευχέρεια να διεκπεραιώσει την υπόθεση χωρίς την επιβολή διορθωτικών μέτρων ή/και με μόνο την αποστολή συστάσεων για το μέλλον. Στην περίπτωση αυτή, η υπόθεση ολοκληρώνεται με υπογραφή του μέλους που ενεργεί ως μονοπρόσωπο όργανο. 12 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας • • Διαπίστωση ήπιας παράβασης η οποία δεν έχει θεραπευθεί: Λόγω της μικρής βαρύτητας της παράβασης είναι πολλές φορές σκόπιμο η υπόθεση να ολοκληρωθεί χωρίς διορθωτικά μέτρα (όπως στην προηγούμενη περίπτωση). Βέβαια, η Αρχή οφείλει πρώτα να εξασφαλίσει τη συμμόρφωση του ελεγχόμενου. Για το σκοπό αυτό και για λόγους αποδοτικότητας, μπορεί να αποσταλεί σύσταση με προτεινόμενα μέτρα (με υπογραφή του αρμόδιου μέλους) και αναφορά ότι εν όψει της βαρύτητας της παράβασης δεν απαιτείται περαιτέρω ενέργεια, αλλά η Αρχή θα επανεξετάσει την υπόθεση σε περίπτωση νεότερης παράβασης ή αν προκύψουν νεότερα στοιχεία. Στην περίπτωση αυτή, η υπόθεση διεκπεραιώνεται με την αποστολή του εγγράφου σύστασης που υπογράφεται από μέλος που ενεργεί ως μονοπρόσωπο όργανο. ▪ Εναλλακτικά, η Αρχή αναμένει απάντηση από τον ελεγχόμενο με την οποία παρέχει πληροφορίες σχετικά με τη συμμόρφωσή του. Η προσέγγιση αυτή -αν και νομικά ασφαλέστερη- δημιουργεί καθυστερήσεις και συστήνεται να ακολουθείται μόνο σε ιδιαίτερες περιπτώσεις. Διαπίστωση μη ήπιας παράβασης: Στην περίπτωση αυτή, συντρέχει περίπτωση εισαγωγής της υπόθεσης σε αρμόδιο σχηματισμό της Αρχής και η προεισήγηση περιλαμβάνει τις τυχόν προτεινόμενες κυρώσεις και το πιθανό εύρος αυτών (π.χ. του προστίμου). Η υπόθεση τίθεται σε γνώση του Προέδρου για τον προγραμματισμό της εισαγωγής της σε κατάλληλο σχηματισμό της Αρχής. Η μορφή της προεισήγησης εξαρτάται από την παραπάνω περίπτωση και την εκάστοτε υπόθεση. Για ευελιξία, προτείνεται ο χειριστής να προετοιμάζει το σχέδιο του τελικού εγγράφου στις τρεις πρώτες περιπτώσεις (π.χ. πράξη αρχειοθέτησης, έγγραφο με υπογραφή μέλους), ενώ στην τελευταία περίπτωση, στην οποία πιθανολογούνται κυρώσεις, να ετοιμάζει περίληψη (π.χ. μια παράγραφο) για να τεθεί υπόψη του Προέδρου. β) Περίπτωση β: Ο χειριστής/εισηγητής συντάσσει σχέδιο με την πρότασή του για την συνέχεια της υπόθεσης, επισημαίνοντας τα σημεία στα οποία δεν είναι πλήρεις οι πληροφορίες, καθώς και την εκτίμησή του για πιθανές παραβάσεις. Η υπόθεση πλέον τίθεται σε γνώση του Προέδρου για προγραμματισμό της εισαγωγής της υπόθεσης σε κατάλληλο σχηματισμό της Αρχής. • Στην περίπτωση αυτή, ενδείκνυται στην κλήση προς ακρόαση να προστίθεται αναφορά σε εξέταση παράβασης του άρθρου 31 ΓΚΠΔ (μη συνεργασία με την Αρχή) για την μη παροχή ολοκληρωμένων πληροφοριών μετά από αιτήματα της Αρχής
  31. Σε όλες τις ανωτέρω περιπτώσεις η προεισήγηση τίθεται αρχικά υπόψη του αρμόδιου προϊσταμένου με σκοπό την επίτευξη συμφωνίας ως προς την προσέγγιση που ακολουθείται (δηλαδή ως προς τα βασικά σημεία και όχι αναγκαία στις λεπτομέρειες). 6 Σημ: η συμπερίληψη τέτοιας κύρωσης έχει επίσης παιδευτικό/αποτρεπτικό χαρακτήρα, ώστε να επιτυγχάνεται καλύτερη συνεργασία σε ανάλογες περιπτώσεις στο μέλλον 13 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας • Σε περίπτωση διαφωνίας ουσίας χειριστή και προϊσταμένου σχετικά με την προεισήγηση, γίνεται προσπάθεια να βρεθεί κοινός τόπος. o Για παράδειγμα, η υπόθεση μπορεί να συζητηθεί σε ολομέλεια (συνάντηση) τμήματος ή/και να ζητηθεί η συμβολή λοιπών ΕΕΠ της Αρχής, προκειμένου να επιλυθεί η διαφωνία (με πρωτοβουλία του προϊσταμένου). o Αν η διαφωνία παραμένει, οι διαφορετικές απόψεις και οι εναλλακτικές προσεγγίσεις καταγράφονται στην προεισήγηση και η υπόθεση παραπέμπεται στο αρμόδιο μέλος της Αρχής (βλ. επόμενο στάδιο). Ζ. Κρίση (διεκπεραίωση – απόφαση) Η απόφαση για το χειρισμό της υπόθεσης εναπόκειται στο αρμόδιο μέλος της Αρχής. Προς τούτο λαμβάνει ιδιαίτερα υπόψη την προεισήγηση. Σε περίπτωση συμφωνίας με την προσέγγιση της προεισήγησης, ακολουθείται η προτεινόμενη από την προεισήγηση πορεία (π.χ. αρχειοθέτηση, συστάσεις κλπ). Τα έγγραφα τροποποιούνται σύμφωνα με τα σχόλια του τελικώς υπογράφοντος μέλους (εφόσον δεν υπάρχει διαφωνία ουσίας στην προσέγγιση). • Σε περίπτωση διαφωνίας του αρμόδιου μέλους με την προσέγγιση της προεισήγησης και αφού καταβληθούν προσπάθειες επίλυσης της διαφωνίας (π.χ. μπορεί να πραγματοποιηθεί περαιτέρω διερεύνηση), η υπόθεση (συμπεριλαμβανομένων της προεισήγησης και τυχόν εισήγησης) παραπέμπεται στον Πρόεδρο, ώστε να κρίνει σχετικά με την εισαγωγή της σε σχηματισμό της Αρχής ή την περαιτέρω διερεύνηση. Σε υποθέσεις που προωθούνται στον Πρόεδρο και εφόσον αποφασιστεί εισαγωγή σε σχηματισμό της Αρχής, όπως για πιθανή επιβολή κυρώσεων, ακολουθούνται πλέον οι προβλέψεις του Κανονισμού Λειτουργίας της Αρχής. Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση κρίσης για διασυνοριακή υπόθεση στην οποία η Αρχή είναι επικεφαλής, πρέπει να ακολουθείται η διαδικασία του άρθρου 60 ΓΚΠΔ, πριν την τελική έκδοση απόφασης (από μονοπρόσωπο, τμήμα ή ολομέλεια). 14 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας
  32. Λοιπά Θέματα Η. Δικαίωμα προηγούμενης ακρόασης Με βάση τον Κανονισμό Λειτουργίας της Αρχής (άρθρο 9 παρ. 1), απαιτείται κλήση σε ακρόαση του ελεγχόμενου όταν η Αρχή προτίθεται να επιβάλει πρόστιμο ή επίπληξη. Στις λοιπές περιπτώσεις (π.χ. εντολές ικανοποίησης δικαιώματος), όταν η Αρχή προτίθεται να λάβει «δυσμενή» μέτρα κατά κάποιου προσώπου, το πρόσωπο αυτό έχει επίσης το δικαίωμα προηγούμενης ακρόασης (βλ. και άρθρο 6 ν. 2690/1999 - ΚΔΔιαδ). Η υποχρέωση αυτή της Αρχής αφορά τους εξής: Καταγγελλόμενος: • • Σε κάθε περίπτωση που πρόκειται να επιβληθεί σε βάρος τους διορθωτικό μέτρο. Η αποστολή συστάσεων δεν θεωρείται, κατ’ αρχήν, δυσμενές μέτρο. Καθώς όμως η διαπίστωση μιας «παρανομίας» μπορεί να αρκεί για τη δημιουργία δυσμενών συνεπειών, η Αρχή οφείλει να έχει δώσει τη δυνατότητα στον καταγγελλόμενο για την παροχή των απόψεών του εγγράφως, ακόμα και σε αυτές τις περιπτώσεις. o Προς τούτο αρκεί, κατ’ αρχήν, η αποστολή της καταγγελίας για απόψεις. o Σε περίπτωση κλήσης πρέπει να προσδιορίζεται το αντικείμενο της ακρόασης, με αναφορά στα προηγούμενα έγγραφα της υπόθεσης και τα τυχόν αυτεπαγγέλτως εξεταζόμενα ζητήματα. Σε περίπτωση που διαπιστώνονται επιπλέον παραβάσεις οι οποίες δεν προκύπτουν προφανώς από την καταγγελία ή τα έγγραφα της Αρχής, θα πρέπει πριν προβεί η Αρχή σε διορθωτικά μέτρα, να υπάρχει βεβαιότητα ότι δόθηκε η δυνατότητα στον καταγγελλόμενο να εκφράσει τις απόψεις του σε σχέση με τις επιπλέον αυτές παραβάσεις. ▪ Στην τελική απόφαση δεν περιλαμβάνεται κανένα ζήτημα που δεν έχει τεθεί ήδη κατά το χρόνο της κλήσης, εκτός αν κοινοποιηθεί στον καταγγελλόμενο και δοθεί περαιτέρω χρόνος για απάντηση επ’ αυτού (και μάλιστα με τρόπο που αποδεικνύεται, π.χ. στα πρακτικά συνεδρίασης). Εφόσον πριν την κλήση προς ακρόαση ενός προσώπου που έχει σχέση με επιχειρηματική δραστηριότητα (με την έννοια της επιχείρησης σύμφωνα με το ενωσιακό δίκαιο – άρα συμπεριλαμβάνονται και φυσικά πρόσωπα όταν έχουν επιχειρηματική δραστηριότητα) πιθανολογείται η επιβολή προστίμου, θα πρέπει (προκειμένου να εφαρμοστούν οι ΚΓ 4/2022 του ΕΣΠΔ για τον υπολογισμό των διοικητικών προστίμων) να εντοπίζεται από το βοηθό εισηγητή δημοσιευμένο έγγραφο από το οποίο να προκύπτει ο συνολικός παγκόσμιος ετήσιος κύκλου εργασιών του προηγούμενου οικονομικού έτους. Αν αυτό δεν είναι δυνατό, θα πρέπει να ζητηθεί ρητά κατά την ακρόαση να προσκομισθεί σχετικό έγγραφο από τον ελεγχόμενο. Καταγγέλλων: • Ο καταγγέλλων έχει κατ’ αρχήν «ακουστεί» με την καταγγελία του. Συνεπώς, δεν απαιτείται, κατ’ αρχήν, να ζητηθούν εκ νέου απόψεις του. Χρειάζεται να ενημερωθεί, ώστε να εκφράσει τις απόψεις του, μόνο σε περίπτωση που προκύψουν πραγματικά 15 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας περιστατικά, τα οποία δεν ήταν σε γνώση του κατά την υποβολή της καταγγελίας, και τα οποία τον επηρεάζουν δυσμενώς, π.χ. αντικρούουν τους ισχυρισμούς του και οδηγούν σε απόρριψη την καταγγελία του. Στην περίπτωση αυτή, πρέπει να ενημερωθεί και να δοθεί η δυνατότητα να εκφράσει τις απόψεις του. o Επισημαίνεται ότι ο καταγγέλλων δεν μπορεί να προσθέσει νέες παραβάσεις στο αντικείμενο της καταγγελίας, οι οποίες διαφοροποιούν (π.χ. επεκτείνουν) το αντικείμενο που εξετάζει η Αρχή. Μπορεί μόνο να εισφέρει στοιχεία σε σχέση με την αρχική του καταγγελία. Αναφορά άλλων παραβάσεων μπορεί να γίνει με την υποβολή νεότερης καταγγελίας. o Αν ο καταγγέλλων ζητήσει να λάβει τις απόψεις του καταγγελλόμενου, εφαρμόζεται η νομοθεσία για την πρόσβαση στα δημόσια έγγραφα (άρθρο 5 ΚΔΔιαδ ν. 2690/1999 με τις τροποποιήσεις του ν. 5143/2024). Κατά κανόνα, το αιτούμενο έγγραφο πρέπει να χορηγείται εντός 20 ημερών, εκτός αν εφαρμόζεται κάποια από τις εξαιρέσεις του ανωτέρω άρθρου (π.χ. θεσμοθετημένα απόρρητα ή εφόσον είναι πιθανό να δυσχεράνει ουσιωδώς την έρευνα της Αρχής ή άλλων αρχών ή όταν υπερισχύουν συμφέροντα και δικαιώματα τρίτου – βλ. και άρθρο 6 παρ. 5 του Κανονισμού Αρχής). Το ίδιο ισχύει και για αίτημα του καταγγελλόμενου να λάβει υπομνήματα του καταγγέλλοντα. Θ. Αναβολή απόφασης: Σε περίπτωση που μια υπόθεση συζητηθεί σε διάσκεψη και η Αρχή κρίνει ότι απαιτείται αναβολή (π.χ. για περαιτέρω διερεύνηση ή για απόψεις), συντάσσεται σχετικό πρακτικό, χωρίς να απαιτείται η έκδοση απόφασης αναβολής της υπόθεσης. Οι εμπλεκόμενοι ενημερώνονται σχετικά εγγράφως, μεταξύ άλλων για τους λόγους της αναβολής και για τυχόν στοιχεία που απαιτείται να προσκομισθούν. Ι. Τελική ενημέρωση εμπλεκομένων Σε όλες τις περιπτώσεις που ολοκληρώνεται η εξέταση μιας καταγγελίας, ενημερώνεται ο καταγγέλλων για τις ενέργειες της Αρχής7 και την πράξη με την οποία διεκπεραιώνεται η υπόθεση. Επίσης, ενημερώνεται για το δικαίωμα δικαστικής προσφυγής. Με παρόμοιο τρόπο ενημερώνεται ο καταγγελλόμενος, εφόσον η Αρχή έχει προχωρήσει σε διερεύνηση της ουσίας της υπόθεσης. Προς τούτο χρησιμοποιείται τυποποιημένο κείμενο και παραπομπή στην ιστοσελίδα (https://www.dpa.gr/el/arxi/armodiotites#prosfygi). Υπόδειγμα κειμένου (για ενημέρωση καταγγέλλοντα σε απόρριψη): Με βάση το άρθρο 20 παρ. 1 του ν. 4624/2019 έχετε τη δυνατότητα να προσφύγετε κατά της απόφασης αυτής με αίτηση ακυρώσεως ενώπιον του Συμβουλίου της Επικρατείας. 7 Προ τούτο αρκεί ένα σύντομο ιστορικό, αν αυτό δεν έχει ήδη γίνει γνωστό μέσω κοινοποιήσεων εγγράφων 16 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας Υπόδειγμα κειμένου (για ενημέρωση και των 2 πλευρών): Με βάση το άρθρο 20 παρ. 1 του ν. 4624/2019 οι αποφάσεις της Αρχής προσβάλλονται με αίτηση ακυρώσεως ενώπιον του Συμβουλίου της Επικρατείας. ΙΑ. Ανάκληση της καταγγελίας Σε περίπτωση που ο καταγγέλλων ανακαλέσει την καταγγελία, η Αρχή μπορεί να εξετάσει το αντικείμενό της, αλλά πλέον μόνο αυτεπάγγελτα. Αν αυτό συμβεί, θα πρέπει να επισημανθεί ειδικά στον ελεγχόμενο. Διαφορετικά, η υπόθεση τίθεται στο αρχείο και γίνεται προς τούτο ενημέρωση του καταγγέλλοντα, ενώ ο καταγγελλόμενος ενημερώνεται μόνο αν έχει ήδη ενημερωθεί για την καταγγελία. Η ενημέρωση γίνεται μέσω του ΟΠΣ (σε περίπτωση υποβολής μέσω αυτού) ή με απλό email/έγγραφο (ανάλογα με τον τρόπο υποβολής της καταγγελίας), μετά από έγκριση του οικείου προϊσταμένου. Αν για την υπόθεση έχει ήδη κινηθεί διαδικασία ακρόασης ενώπιον της Αρχής (κλήση), η διαδικασία ματαιώνεται και ενημερώνονται σχετικά οι κληθέντες. IΒ. Αιτήσεις Θεραπείας Οι αιτήσεις θεραπείας δεν δημιουργούν υποχρέωση επανεξέτασης της υπόθεσης, σύμφωνα με την πάγια νομολογία της Αρχής και των διοικητικών δικαστηρίων. Οι αιτήσεις αυτές πρέπει να απορρίπτονται εφόσον δεν γίνεται επίκληση ή προσκόμιση νέων και κρίσιμων για την υπόθεση πραγματικών στοιχείων. Αίτηση θεραπείας χρεώνεται σε πρώτο στάδιο στον ίδιο χειριστή, ώστε να εξετάσει αν προκύπτουν νέα κρίσιμα στοιχεία. Κατά τα λοιπά εφαρμόζεται, κατ’ αναλογία, η διαδικασία κρίσης μιας υπόθεσης. • • • Σε περίπτωση που τέτοια στοιχεία δεν προκύπτουν, η αίτηση θεραπείας απορρίπτεται με πράξη του αρμόδιου μέλους ως μονοπρόσωπου οργάνου. Σε περίπτωση που προκύπτουν νέα κρίσιμα στοιχεία, η υπόθεση εξετάζεται εκ νέου, με τα νέα στοιχεία. Επομένως, ακολουθείται η διαδικασία εξέτασης καταγγελίας όπως έχει περιγραφεί παραπάνω. Στην περίπτωση αυτή δεν απαιτείται αλλαγή βοηθού εισηγητή (ή εισηγητή, ζήτημα το οποίο είναι σε κάθε περίπτωση στην κρίση του Πρόεδρου). Αν υφίστανται ισχυρές ενδείξεις βασιμότητας των ισχυρισμών της αίτησης θεραπείας, με τους οποίους αποδίδεται σφάλμα στην απόφαση της Αρχής, η υπόθεση εισάγεται προς συζήτηση σε σχηματισμό της Αρχής (συμπεριλαμβανομένου του μονοπρόσωπου οργάνου). Πρόταση για επανεξέταση της υπόθεσης στην εξαιρετική αυτή περίπτωση μπορεί να γίνει είτε από το χειριστή της υπόθεσης, είτε από τους οικείους προϊσταμένους (Τμήματος/Διεύθυνσης/Γενικής Διεύθυνσης), είτε από αρμόδιο μέλος. Η κρίση για την επανεξέταση γίνεται από τον Πρόεδρο της Αρχής. Εφόσον είναι δυνατό, η αίτηση θεραπείας εξετάζεται από το αρμόδιο όργανο με διαφορετική σύνθεση από αυτή που εξέδωσε την αρχική απόφαση ή όργανο με ευρύτερη σύνθεση (από την ολομέλεια ή από το Τμήμα αν η αρχική απόφαση εκδόθηκε από το Μονομελές όργανο). 17 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας • • Αλλαγή βοηθού εισηγητή πραγματοποιείται όταν συντρέχει επανεξέταση χωρίς νέα στοιχεία, δηλαδή πιθανολογείται ισχυρά ότι τίθεται βασίμως από τον αιτούντα μη ορθή κρίση ή διαχείριση της υπόθεσης, Διαφορετικά (αν π.χ. προστίθενται πραγματικά περιστατικά σε μια υπόθεση, χωρίς να αμφισβητείται η κρίση με βάση τα στοιχεία που είχε στη διάθεσή της η Αρχή) είναι σκόπιμο και αποδοτικό η εξέταση να γίνει από τον ίδιο χειριστή και τον ίδιο εισηγητή. Αν η αίτηση θεραπείας εισαχθεί προς επανεξέταση, ο αιτών ενημερώνεται με απλό έγγραφο/email/σχόλιο στο ΟΠΣ. ΙΓ. Αιτήσεις ακύρωσης (ή/και αναστολής) στο ΣτΕ. Καθώς οι αποφάσεις της Αρχής προσβάλλονται στο ΣτΕ, η Αρχή οφείλει να στείλει αντίγραφο του φακέλου της υπόθεσης καθώς και τις απόψεις της εντός συγκεκριμένων χρονικών διαστημάτων από την κοινοποίηση σε αυτή της αίτησης ακύρωσης (της τάξης των τριών μηνών). Η τελική εκπροσώπηση της Αρχής αποτελεί ζήτημα που επαφίεται στον Πρόεδρο. Η Γραμματεία της Αρχής οφείλει να ετοιμάσει το φάκελο της υπόθεσης και τις απόψεις της υπηρεσίας. Στις περιπτώσεις αυτές ακολουθείται η εξής διαδικασία: Η αίτηση ακύρωσης χρεώνεται κατ’ αρχήν στο χειριστή της υπόθεσης, ανεξάρτητα αν είναι ΕΕΠ Νομικός ή Πληροφορικός. • • • Αν ο χειριστής είναι Πληροφορικός: o Ετοιμάζει το φάκελο της υπόθεσης, εντός σύντομου χρονικού διαστήματος (ιδανικά όχι μεγαλύτερο του μήνα), ώστε να διευκολύνει το συνάδελφο ΕΕΠ νομικό. Για το φάκελο της υπόθεσης απαιτείται να καταρτίσει τη λίστα των εγγράφων που περιλαμβάνονται στο φάκελο (σχετικά έγγραφα), συμπεριλαμβανομένων των πρακτικών των συνεδριάσεων και των σχετικών αποδεικτικών επίδοσης, με τη συμβολή του Γραφείου Γραμματειακής Υποστήριξης. o Για την αποφυγή διπλής εργασίας, συστήνεται, κατά το στάδιο υποβολής της εισήγησης σε υποθέσεις που προτείνονται κυρώσεις προστίμου (ή άσκηση άλλων διορθωτικών εξουσιών οι οποίες πιθανώς να προσβληθούν στο ΣτΕ) να περιλαμβάνεται στην προεισήγηση (π.χ. στο τέλος αυτής) κατάλογος με τα έγγραφα. o Η υπόθεση χρεώνεται επίσης σε ΕΕΠ – Νομικό, με ευθύνη του προϊσταμένου του αρμόδιου τμήματος. Ο ΕΕΠ Νομικός είναι αρμόδιος για την σύνταξη των απόψεων και την προετοιμασία της υποβολής του φακέλου της υπόθεσης, με την καθοδήγηση του οικείου προϊσταμένου. Σχέδιο των απόψεων πρέπει να σταλεί στον Πρόεδρο για έγκριση ή σε ορισμένο από τον Πρόεδρο μέλος. Σε περίπτωση που κατά την εξέταση της αίτησης ακύρωσης προκύπτει πιθανή πλημμέλεια της Αρχής, το ζήτημα πρέπει να τίθεται άμεσα στον Πρόεδρο, ώστε να εξεταστεί αν απαιτείται επανεξέταση της υπόθεσης (αυτεπάγγελτα). 18 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας ΙΔ. Επιδόσεις Η επικοινωνία (αποστολή προκαταρτικών εγγράφων και επίδοση πράξεων της Αρχής) με τον εκάστοτε ελεγχόμενο πραγματοποιείται με κάθε πρόσφορο τρόπο (πρβλ. άρθρο 19 παρ.2 ΚΔΔιαδ ν. 2690/1999). Ειδικά για την κλήση στην Αρχή, εφαρμόζεται το σχετικό άρθρο του Κανονισμού Λειτουργίας της Αρχής (άρθρο 9 παρ. 5), το οποίο αποτελεί ειδική διάταξη. Κατά το στάδιο της συλλογής στοιχείων, η μη απάντηση σε έγγραφα της Αρχής θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη για πιθανή παράβαση του άρθρου 31 ΓΚΠΔ (υποχρέωση συνεργασίας με την εποπτική αρχή μετά από αίτημά της). Κατά το στάδιο της επίδοσης πράξης, είναι απαραίτητο να υπάρχει απόδειξη ότι ο αποδέκτης της πράξης έλαβε γνώση αυτής. Η αποστολή ενός εγγράφου και η λήψη της απόδειξης γίνεται με ευθύνη του ΓΓΥ, με τον τρόπο που έχει επισημάνει ο αρμόδιος χειριστής του εγγράφου. Για το σκοπό αυτό ο αρμόδιος χειριστής μπορεί να ενεργήσει για να βεβαιωθεί για τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη, αξιοποιώντας πηγές πληροφοριών όπως: ΓεΜΗ, ΑΑΔΕ (με έγγραφο αίτημα), Ε.Ε.Τ.Τ. (π.χ. κάτοχοι domain με κατάληξη .gr) κλπ. Σε περίπτωση που δεν μπορεί να γίνει επίδοση με τον επισημασμένο τρόπο, το ΓΓΥ ενημερώνει άμεσα τον αρμόδιο χειριστή. Σε κάθε περίπτωση, η πληροφορία για την επιτυχημένη ή μη επίδοση καταγράφεται στο ΟΠΣ της Αρχής από το ΓΓΥ. Για τις επιδόσεις απόφασης αξιοποιούνται διάφορες μέθοδοι, κατά περίπτωση και με σειρά προτεραιότητας: • • • • • • • Portal – αφορά μόνο πολίτες/εταιρείες που έχουν καταθέσει αιτήματα (και καταγγελίες). Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (Email) – Αποτελεί το προτιμητέο μέσο για τις επιδόσεις αποφάσεων (εκτός portal). Το έγγραφο θεωρείται ότι έχει επιδοθεί όταν υπάρχει επιβεβαίωση με απάντηση για την παραλαβή (δεν αρκεί η επιβεβαίωση από το server, αλλά σκόπιμο είναι να υπάρχει απάντηση ότι παραλήφθηκε). Αν δεν λαμβάνεται απόδειξη, γίνονται ενέργειες, με ευθύνη του ΓΓΥ, ώστε να αποκτηθεί βεβαιωτικό, διαφορετικά επιλέγεται νέος τρόπος επίδοσης. Σε περίπτωση που η Αρχή δεν γνωρίζει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποδέκτη, επιδόσεις απόφασης γίνονται με συστημένη επιστολή, με απόδειξη. Επίδοση με επιμελητή μπορεί να γίνει εντός Αθηνών, αλλά με κρίση κατά περίπτωση και σε σοβαρές υποθέσεις. Επίδοση μέσω Α.Τ. (με αίτημα συνδρομής) Σε περίπτωση που όλες οι παραπάνω μέθοδοι αποτυγχάνουν, ενδέχεται να πρέπει να εφαρμοστούν οι διατάξεις για επίδοση σε αγνώστου διαμονής πρόσωπο. Για επιδόσεις εκτός Ελλάδας, εφαρμόζεται η κατά περίπτωση ειδική νομοθεσία (μέσω Υπουργείου Εξωτερικών). 19 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας Θέση σε εφαρμογή - ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ Η παρούσα πολιτική τίθεται σε πιλοτική εφαρμογή για διάστημα ενός έτους μετά την κοινοποίησή της στο προσωπικό της Αρχής. Μετά την πάροδο του έτους, αξιολογείται η εφαρμογή της πολιτικής, ώστε να εξεταστεί η αναθεώρησή της. Μετά την πάροδο της πιλοτικής περιόδου, η Αρχή προβαίνει σε αξιολόγηση της πολιτικής ανά διετία. Η εφαρμογή της πολιτικής ελέγχεται σε επίπεδο Διεύθυνσης. Προτάσεις για την αναθεώρηση της πολιτικής μπορεί να υποβάλλονται γραπτώς προς το Διευθυντή από τα τμήματα καταγγελιών αλλά και από κάθε μέλος του προσωπικού της Αρχής. 20 Πολιτική εξέτασης υποθέσεων καταγγελίας
  33. Αναφορές • • • • • • • Internal EDPB Document 6/2020 on preliminary steps to handle a complaint: admissibility and vetting of complaints Internal EDPB Document 02/2021 on SAs duties in relation to alleged GDPR infringements Guidelines 06/2022 on the practical implementation of amicable settlements Οργανισμός ΑΠΔ Κανονισμός Λειτουργίας ΑΠΔ Απόφαση του Προέδρου περί εξουσιοδότησης υπογραφής εγγράφων με εντολή του Απόφαση Προέδρου για ανάθεση αρμοδιοτήτων μονοπρόσωπου οργάνου σε μέλη της Αρχής 21

🔗 Στην επίσημη πηγή

Επεξήγηση AI βάσει του επίσημου κειμένου του νόμου. Ενδεικτική, δεν υποκαθιστά νομική συμβουλή.