Κλείσιμο των βιβλίων και των Υπολόγων Διαχειριστών – ΑΠΟΦΑΣΗ ΥΠΟΥΡΓΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ Αριθ. 1117910/10330/0009 της 13/14 Νοεμ. 1989 (ΦΕΚ Β΄ 857)

Οι υπόλογοι και οι ενεργούντες τον έλεγχο υπάλληλοι, για τον έλεγχο και το κλείσιμο των διαχειρίσεων, θα προβαίνουν στις παρακάτω ενέργειες. 1.Ο υπόλογος διαχειριστής στο τέλος κάθε χρήσης θα προβαίνει στην ισοζύγιση των στηλών χρέωσης και πίστωσης του του Ημερολογίου στην ισοζύγιση του Ημερολογίου ταμείου και όλων των λογαριασμών του Καθολικού και Αποθήκης (ανάλογα με τη μορφή της διαχείρισης και το είδος των τηρουμένων βιβλίων), με την άθροιση των στηλών χρέωσης και πίστωσης στην αναγραφή επί των ασθενεστέρων στηλών των υπολοίπων που προκύπτουν (μεταξύ χρέωσης και πίστωσης) στους μη ισοσκελισμένους λογαριασμούς, ώστε αυτοί να εξισωθούν. 2.Ο υπάλληλος που θα οριστεί για τον έλεγχο των βιβλίων θα προβαίνει στη θεώρησή τους, μέσα στο μήνα Ιανουάριο, θα αναγράφει κάτω από την τελευταία εγγραφή του Ημερολογίου του βιβλίου ταμείου και των ισοσκελισθέντων λογαριασμών του Καθολικού και Αποθήκης με τη λέξη «ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ» τη χρονολογία θεώρησης και θα θέτει την υπογραφή του.

Η ίδια θεώρηση θα γίνεται και στο τελευταίο στέλεχος των χρηματικών ενταλμάτων, γραμματίων ή διπλοτύπων είσπραξης δελτίων εισαγωγής και εξαγωγής και σε κάθε άλλο διπλότυπο ή βιβλίο. Στη συνέχεια κάτω από τη σφραγίδα θα αναγράφεται η ημερομηνία κατά την οποία πράγματι κλείνονται τα βιβλία και θα υπογράφει ο υπάλληλος που ορίστηκε για το κλείσιμο και έλεγχο των βιβλίων. Σε περίπτωση παράτασης της χρήσης του Οικονομικού έτους η διαχείριση κλείνεται τη τελευταία μέρα της παράτασης, εκτός αν ορισθεί με δική μας απόφαση διαφορετικά. Η ανωτέρω θεώρηση-έλεγχος γίνεται σε ένα μήνα από τη λήξη της παράτασης. 3.Ο έλεγχος των διαχειρίσεων και το κλείσιμο των βιβλίων θα γίνεται κυρίως από υπαλλήλους της Νομαρχίας και των Οικονομικών Υπηρεσιών. 4.Στο τέλος του ελέγχου, θα συντάσσεται πρωτόκολλο σε τρία αντίγραφα και θα υπογράφεται από τον υπάλληλο που ορίσθηκε για τον έλεγχο των διαχειρίσεων καθώς και από τον υπόλογο Διαχειριστή.

Από τα αντίγραφα του πρωτοκόλλου το ένα θα παραδίδεται στον Υπόλογο Διαχειριστή. Από τα αντίγραφα του Πρωτοκόλλου το ένα θα παραδίδεται στον υπόλογο Διαχειριστή και από τα άλλα δύο, το ένα υποβάλλεται από τον οριζόμενο υπάλληλο στην Υπηρεσία από την οποία πήρε την εντολή για τον έλεγχο και το άλλο στην προϊσταμένη αρχή του Υπολόγου-Διαχειριστή. 5.Στο πρωτόκολλο θα εμφανίζονται: α)Τα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των γενικών λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπα τούτων. Προκειμένου ειδικά για υλικά τα ποσά τούτων θα εμφανίζονται κατά είδος (εισαγωγή-εξαγωγή-υπόλοιπο). β)Το υπόλοιπο του ταμείου θα αναλύεται σε ποσό ευρισκόμενο στα χέρια του διαχειριστή και σε ποσό κατατεθειμένο στη τράπεζα της Ελλάδος ή έλλειψη αυτής στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο.

Το ποσό που βρίσκεται κατατεθειμένο στη Τράπεζα ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο θα προκύπτει από το χρηματικό ένταλμα, του πιστωτικού ιδρύματος. Τα χρηματικά διαθέσιμα πρέπει να είναι κατατεθειμένα απαραίτητα στη Τράπεζα και σε περίπτωση που το ποσό βρίσκεται στα χέρια του διαχειριστή πρέπει να αιτιολογείται πλήρως γιατί βρίσκεται στα χέρια του διαχειριστή. γ)Στο πρωτόκολλο θα αναφέρονται τα βιβλία που κλείστηκαν και αριθμός των εκδοθέντων τίτλων (ενταλμάτωνγραμματίων-δελτίων εισαγωγής και εξαγωγής). δ)Επίσης θα αναφέρεται (από …….. έως ……) εάν ο διαχειριστής έχει ή όχι και άλλη διαχείριση και σε καταφατική περίπτωση αν κλείστηκαν τα βιβλία αυτής. 6.Στην περίπτωση που ο υπάλληλος κατά τον έλεγχο των διαχειρίσεων διαπιστώσει ανωμαλία, πρέπει αμέσως να αναφέρει αυτή στο Νομάρχη ή τον Έπαρχο, ο οποίος στη συνέχεια πρέπει να ενημερώσει την 9η Δ/νση-τμήμα Γ΄ του Υπουργείου Οικονομικών για τη λήψη των επιβαλλόμενων από τις κείμενες διατάξεις μέτρων.

Τα πρωτόκολλα που θα υποβάλλονται μετά το κλείσιμο των βιβλίων όλων των διαχειρίσεων στους Νομάρχες και Επάρχους, θα διαβιβάζονται στις κατά τόπους Δ/νσεις Επιθ/σης και Συντ/σμού ΔΟΥ για φύλαξη στο αρχείο αυτών για μια δεκαετία. Η απόφαση αυτή, που ισχύει από την 1η Ιαν. 1990, να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης. (Μετά τη σελ. 84(θ) Σελ. 85(β) Τεύχος 1098-Σελ. 37 Γενικές Διατάξεις 25.Β.α.35