5/2007. (BK 9.) ÖTM utasítása a belföldi reprezentációról.

5/

1. (BK 9.) ÖTM utasítása a belföldi reprezentációról. A belföldi reprezentációs költségek racionalizálása és felhasználásuk egységesítése érdekében kiadom az alábbi utasítást:
2. Az utasítás hatálya kiterjed az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: ÖTM) hivatali szervezeteire (a továbbiakban: hivatali egységek); a miniszter irányítása alá tartozó önálló szervezetekre (a továbbiakban: önálló szervek); valamint a miniszter közreműködésével irányított – a Kormány területi államigazgatási szerveiként működő – regionális közigazgatási hivatalokra; továbbá a miniszter tanácsadó testületeire (a továbbiakban együtt: szervek).
3. Az ÖTM szervek belföldi reprezentációs előirányzatát az
4. mellékletben felsorolt vezetők a beosztásukkal, szakmai feladatukkal kapcsolatos vendéglátás költségeire – az ott meghatározott keret összegéig – használhatják fel. A keretek terhére előleg kiadása negyedévente történik.
5. A vezetői reprezentáció mellett a belföldi reprezentáció részeként az ünnepségekkel, kiemelt rendezvényekkel kapcsolatos fogadásra és vendéglátásra felszámítható, illetve felhasználható költségnormákat a
6. melléklet tartalmazza.
7. A minisztérium igazgatását érintően a
8. mellékletben hivatkozott, az elszámolhatóság szempontjából az ünnepségnek és a kiemelt rendezvénynek kizárólag a minisztérium féléves (éves) jóváhagyott munkaprogramjának részét képező, a miniszter jóváhagyásával, a közjogi és koordinációs szakállamtitkár egyetértésével kiadott „Minisztériumi ünnepség- és rendezvényterv”-ben (a továbbiakban: Terv) felsoroltak számolhatók el. A Tervben rögzített valamennyi rendezvénynél szerepeltetni kell a
9. mellékletnek megfelelő besorolást és a besorolás szerinti normatíva figyelembevételével kalkulált és tervezett reprezentációs költséget. A Tervet az ÖTM Humánerőforrás és Civilkapcsolati Főosztály készíti el (a besorolásra, valamint a kalkulált és tervezett reprezentációs költségekre vonatkozó részét az ÖTM Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály visszaigazolása alapján) összhangban a minisztérium munkaprogramjának részét képező „Eseménynaptárral”. A Terven kívül eső rendezvények fogadási és vendéglátási költségei csak az azt összehívó vezető
10. mellékletben meghatározott reprezentációs keretének terhére számolha tók el. Különösen indokolt esetben egyedi kérelemre, a Tervben nem szereplő rendezvény tervezett reprezentációs költségei alapján a megrendelést és a költségeknek a
11. mellékletben foglalt normák alapján való elszámolását a miniszter engedélyezheti.
12. Az önálló szervek és a regionális közigazgatási hivatalok vezetői, az
13. mellékletben nem szereplő vezetők körére a belföldi reprezentációs keret felhasználási jogosultságot és az alkalmazható keretek összegét, valamint a
14. mellékletben a fogadási és vendéglátási költségnormákat, azok felhasználásának rendjét, az irányításuk alá tartozó területre – a mellékletben szereplő normaösszegeken belül a jelen utasítással összhangban – belső szabályzatban határozzák meg.
15. Az ünnepségekkel, kiemelt rendezvényekkel kapcsolatos fogadás és vendéglátás költségnormája a vezetői reprezentáció kerete terhére túlléphető.
16. Reprezentáció keretében ajándék kizárólag az adózással kapcsolatos hatályos jogszabályok rendelkezéseinek figyelembevételével, az
17. mellékletben meghatározott vezetői reprezentációs keret terhére adható.
18. A vezetői reprezentáció felhasználását minden érintett köteles a tárgynegyedév utolsó munkanapjáig az ÖTM szervek pénzügyi szervezetének számla (bizonylat) alapján elszámolni, ennek hiányában a következő időszakra járó keret terhére előleg nem adható ki. Számlaként a számviteli és az általános forgalmi adóról szóló törvények előírásainak megfelelően kiállított bizonylat fogadható el. A számlát, az „ÖTM Igazgatása, 1051 Budapest, József Attila u 2–4.” nevére kell kiállítani.
19. Az ünnepségekkel, kiemelt rendezvényekkel kapcsolatos fogadási és vendéglátási költségnorma (valamint annak a vezetői reprezentációs keret terhére való túllépése) alapján felhasznált költségek elszámolása számla ellenében történik. A
20. mellékletben felsorolt rendezvények esetében a rendezvény tervezett időpontját megelőzően igénybejelentő lapot (
21. melléklet) kell kitölteni és pénzügyi ellenjegyzés céljából megküldeni a kifizetést teljesítő szervezeti egység részére. A kifizetéshez a
22. melléklet szerinti elszámoló lapot kell benyújtani, amelyhez csatolni kell az elszámolás alapjául szolgáló számlákat, továbbá a rendezvényen ténylegesen résztvevők névsoráról készült jelenléti ívet, regisztrációt. A teljesítés igazolására a
23. melléklet záradékának kitöltésével a rendezvényt kezdeményező és lebonyolító szervezeti egység vezetője (megrendelő) által kijelölt személy jogosult. Amennyiben az elszámolás bármilyen okból nem teljes vagy nem megfelelő, úgy – a pótlás 15 napon belüli elmaradása esetén – a rendezvény költségei az azt összehívó vezető reprezentációs keretét terhelik.
24. A
25. pontban meghatározott tárgyévi Tervet az ÖTM Humánerőforrás és Civilkapcsolati Főosztálynak minden év január 15-ig kell elkészítenie.
26. Ez az utasítás a közzététele napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg a belföldi reprezentációról szóló 18/
27. (BK 14.) BM utasítás és az azt módosító 30/
28. (BK 21.) BM utasítás hatályukat vesztik.
29. Az utasítás hatálybalépését követő
30. napig el kell készíteni, illetve felül kell vizsgálni az
31. pontban meghatározott belső szabályzatot. Dr. Lamperth Mónika s. k., önkormányzati és területfejlesztési miniszter