(4)és bekezdésében foglalt feladatkörünkben eljárva az alábbi együttes intézkedést adjuk ki: 1. Az intézkedés hatálya kiterjed a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM szervek), a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre (a továbbiakban: HM szervezetek), valamint a Magyar Honvédség Támogató Dandárra (a továbbiakban: MH TD). 2. A HM –I és HM-II objektumaiban (az MH TD HM Objektumok Ügyviteli Osztály által kiszolgált szervezeteknél) 2010. október 18–19. között – a minősített iratok munkaidőn túli tárolásának ellenőrzésére – titokvédelmi célellenőrzés került végrehajtásra. 3. Az ellenőrzés tapasztalatai alapján az ügyviteli fegyelem megszilárdítása érdekében az alábbiakat rendeljük el:
- a)A HM szervek, szervezetek vezetői tanulmányozzák az ellenőrzésről készült jegyzőkönyvet, a szükséges intézkedéseket saját hatáskörben tegyék meg. A jegyzőkönyv a HM titokvédelmi felügyelőjénél (HVK Híradó, Informatikai és Információvédelmi csoportfőnök) megtekinthető.
- b)Az ügyintézők a minősített irat tárolására szolgáló lemezszekrényeken tüntessék fel a felnyitásra jogosult nevét, pecsétnyomó számát és a kulcs tárolásának helyét. Munkaidő után a lemezszekrények zárásáért, pecsételéséért a kulcsdoboz leadásáért az ügyintéző a felelős.
- c)A számítógépek jelszavait az ügyintézők lezárt borítékban, lemezszekrényben tárolják. A jelszó szabálytalan tárolása esetén hajtsanak végre jelszómódosítást.
- d)Munkaidő befejeztével az ügyintézők kötelesek a hivatalos, nyilvántartott nyílt iratokat is elzárni (zárható íróasztal, faszekrény, lemezszekrény). Nyitott polcon, asztalon nyílt irat tárolása is tilos!
- e)A hivatalos bélyegző és a személyi pecsétnyomó használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért és biztonságos őrzéséért. A hivatalos bélyegzőket munkaidő után zárható irodabútorban vagy lemezszekrényben kell tárolni.
- f)Nyilvántartatlan adathordozókon honvédelmi vonatkozású adatok rögzítése tilos, az adathordozók nyilvántartásba vételéért az ügyintéző a felelős.
- g)Az ügyintézők és ügykezelők a rájuk bízott iratokért fegyelmi felelősséggel tartoznak. 4. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket az ott tárolt adathordozók, technikai eszközök védelme érdekében munkaidő alatt is be kell zárni. 5. A vezetők rendszertelen időközönként ellenőrizzék beosztottaiknál az ügyintézés és iratkezelés szabályainak megtartását, valamint a munkahelyek ügyviteli szempontból történő, munkaidőn kívüli állapotának helyzetét. 6. Az MH TD HM Objektumok ügyviteli osztályvezetője 2010. december 06-10. között tartson foglalkozást az ügyintézők részére a 2. pontban hivatkozott titokvédelmi célellenőrzés tapasztalatairól, az iratok munkaidőn kívüli tárolásának szabályairól, valamint a tételes ügyviteli ellenőrzés végrehajtásával kapcsolatos ügyintézői feladatokról. 7. Az éves tételes ügyviteli ellenőrzés (nemzeti, NATO, EU) eredményes végrehajtása érdekében az alábbi csoportfőnökségek, főosztályok 1-1 főt biztosítsanak a bizottságba: – HM Tervezési és Koordinációs Főosztály, HM Humánpolitikai Főosztály, HM Jogi Főosztály, HM Igazgatási és Jogi Képviseleti Főosztály, HM Védelempolitikai Főosztály, HM Védelmi Tervezési Főosztály, HM Gazdasági Tervezési Főosztály, HM Vagyonfelügyeleti Főosztály, HM Kontrolling és Szabályozási Főosztály, HVK Vezérkari Iroda, HVK Személyzeti Csoportfőnökség, HVK Hadműveleti Csoportfőnökség, HVK Logisztikai Csoportfőnökség, HVK Haderőtervezési Csoportfőnökség, HVK Híradó, Informatikai és Információvédelmi Csoportfőnökség. A vezetők a kijelölésnél vegyék figyelembe, hogy a bizottságba csak érvényes „C” nemzetbiztonsági ellenőrzéssel rendelkező személyek delegálhatók. A bizottsági tagok elfoglaltsága 2011. január 3.–február 28. között tervezett. A bizottságba jelölt személyek adatait 2010. november 29-ig az MH TD HM Objektumok Ügyviteli Osztály vezetőjének adják meg! 8. Jelen együttes intézkedést a HM szervek és szervezetek vezető állománya teljes terjedelmében a személyi állománya a rá vonatkozó mértékben ismerje meg. 9. Ez az intézkedés a közzétételét követő 3. napon lép hatályba. Fodor Lajos s. k., Dr. Benkő Tibor altábornagy s. k.,