Röviden
Ez az utasítás a Belügyminisztérium és szervei számára írja elő a papíralapú küldemények hiteles elektronikus másolattá alakításának (digitalizálásának) szabályait. Célja, hogy a beérkező papír alapú dokumentumokat elektronikus formában is kezelni lehessen.
Amit szabályoz
- A papíralapú küldemények elektronikus irattá történő átalakításának folyamatát.
- A digitalizálás alóli kivételeket.
- A digitalizált papíralapú küldemények selejtezésre történő előkészítését.
- Az iratkezelési szabályzatok felülvizsgálatát és módosítását.
Akire vonatkozik
- A Belügyminisztérium.
- A minisztériumi szervek és az önálló belügyi szervek.
Főbb pontok
- A belügyi szerveknek a papír alapon érkezett küldeményeket legkésőbb az érkezést követő munkanapon hiteles elektronikus másolattá kell alakítaniuk.
- Nem digitalizálhatók a minősített iratok, a technikai okból nem átalakítható küldemények, a büntetés-végrehajtási intézetben fogvatartottak, valamint az idegenrendészeti és menekültügyi őrzött szállásokon elhelyezettek küldeményei, továbbá azok az iratok, melyeket a címzett döntése alapján nem lehet digitalizálni.
- A „Saját kezű (sk.) felbontásra!” vagy „Kizárólag saját kezű felbontásra!” jelzéssel ellátott küldemények digitalizálásáról a címzett dönt.
- A belügyi szerveknek 2017. október 1-ig intézkedéseket kell tenniük a digitalizált papíralapú küldemények selejtezésre történő előkészítéséhez.
- Az utasítás közzétételét követő 60 napon belül felül kell vizsgálniuk és módosítaniuk kell iratkezelési szabályzatukat.
📄 Jogszabály szövege
3/2017. (I. 24.) BM utasítása a papíralapú küldemények elektronikus irattá történő átalakításáról.
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján meghatározott feladatkörömben eljárva
a következő utasítást adom ki:
1. § Az utasítás hatálya a Belügyminisztériumra, a minisztériumi szervekre és az önálló belügyi szervekre (a továbbiakban:
belügyi szervek) terjed ki.
2. § (1) A belügyi szervek a hozzájuk papír alapon érkezett küldeményt a (2) bekezdésben foglalt kivétellel legkésőbb
az érkezést követő munkanapon hiteles elektronikus másolattá alakítják át (a továbbiakban: digitalizálás).
(2) Nem digitalizálhatók
a) a minősített iratok,
b) azok a küldemények, melyek elektronikus irattá történő átalakítása technikai okból nem lehetséges,
c) a büntetés-végrehajtási intézetben fogvatartottak, továbbá az idegenrendészeti őrzött szálláson, közösségi
szálláson, valamint a menekültügyi őrzött befogadó központban elhelyezettek küldeményei,
d) azon iratok, melyek a címzett döntése alapján nem digitalizálhatók.
(3) Azoknak a küldeményeknek a digitalizálásáról, melyek a küldemény felnyitására vonatkozó kezelési jelzéssel ellátott
[pl. „Saját kezű (sk.) felbontásra!”, „Kizárólag saját kezű felbontásra!” stb.] borítékban érkeznek, a címzett hoz döntést
figyelemmel a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános szabályairól szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet
28. § és 67. §-ában foglaltakra. A címzett a döntését az iraton írásban rögzíti.
3. § A belügyi szervek a digitalizált papíralapú küldemények selejtezésre történő előkészítéséhez szükséges intézkedéseket
(selejtezési jegyzőkönyv készítése, majd megküldése a Levéltár részére) 2017. október 1-ig megteszik.
4. § A belügyi szervek jelen utasítás közzétételét követő 60 napon belül iratkezelési szabályzatukat felülvizsgálják,
és a szükséges módosításokat – jelen utasítással összhangban – végrehajtják.
5. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
Dr. Pintér Sándor s. k.,
belügyminiszter
MI-magyarázat a hivatalos jogszabályszöveg alapján. Tájékoztató jellegű, nem helyettesíti a jogi tanácsadást.