10/2017. (IX. 29.) FM utasítása a Földművelésügyi Minisztérium közbeszerzési és beszerzési szabályzatának kiadásáról.

10/2017. (IX. 29.) FM utasítása a Földművelésügyi Minisztérium közbeszerzési és beszerzési szabályzatának kiadásáról. A Kormány tagjaink feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendeletben meghatározott feladat- és hatáskörömben eljárva – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a közbeszerzésekre vonatkozó egyéb jogszabályok végrehajtása érdekében az alábbiak szerint rendelkezem: I. FEJEZET Általános rendelkezések 1. A Szabályzat hatálya és értelmező rendelkezések 1. § (1) A  Földművelésügyi Minisztérium közbeszerzési és beszerzési szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) a  közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) alapelvei és rendelkezései, valamint a  vonatkozó jogszabályok keretében, azok végrehajtása érdekében a  Kbt. 27.  § (1)  bekezdésének megfelelően meghatározza a) a Földművelésügyi Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) árubeszerzései, építési beruházásai, építési koncessziói, szolgáltatási koncessziói, szolgáltatásai megrendelésének egységes eljárási és felelősségi rendjét, b) a közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét. (2) A Szabályzat tárgyi hatálya alá tartoznak: a) a Kbt. szerinti nemzeti értékhatárokat el nem érő beszerzések, b) a Kbt. szerinti nemzeti értékhatárokat elérő vagy azt meghaladó értékű közbeszerzések, c) a Kbt. szerinti uniós értékhatárokat elérő vagy azt meghaladó értékű közbeszerzések, d) a Kbt. felhatalmazása alapján kiadott külön jogszabályokban meghatározott beszerzések és közbeszerzések. 2. § E Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseit kell alkalmazni. 3. § (1) A  Minisztérium a  Kbt. és annak végrehajtási jogszabályaival kapcsolatos feladatait – a  földművelésügyi miniszter (a továbbiakban: miniszter) irányításával, a közigazgatási államtitkár felügyelete mellett – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály, valamint a szakfőosztályok útján látja el. (2) A  Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatásával felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót kell megbízni. A Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatásával elsősorban tartós megbízási jogviszonyban álló társaságot kell megbízni. A közigazgatási államtitkár jóváhagyásával, a beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztály vezetőjének döntése alapján a közbeszerzési eljárás lefolytatásával más olyan személy vagy szervezet is megbízható, aki felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadónak minősül, vagy amely e feladatát felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadónak minősülő természetes személy tagja vagy munkavállalója útján látja el. (3) A  közbeszerzési eljárások szakmai előkészítését a  Minisztérium beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztálya a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó közreműködésével végzi. (4) A Közbeszerzési Döntőbizottság előtt zajló jogorvoslati eljárásokban, valamint a döntőbizottsági határozat bírósági felülvizsgálata iránti eljárásban a  jogi képviseletet a  Minisztérium kormányzati szolgálati jogviszonyban álló jogtanácsosa vagy – államtitkári, kabinetfőnöki vagy helyettes államtitkári döntés alapján – külső jogi képviselő látja el. (5) Ha jogszabály valamely feladatot az ajánlatkérőre előír, akkor azt a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a szakfőosztály vezetőjének előzetes beleegyezésével köteles ellátni. 4. § A Szabályzat alkalmazásában: a) ajánlatkérő: a Minisztérium, b) döntéshozó: a  szakfőosztály vezetője által javasolt személy, aki a  miniszter, vagy a  szakterületet irányító államtitkár vagy a szakterületet irányító helyettes államtitkár, c) felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó: az ajánlatkérő által megbízott – az ajánlatkérő nevében eljáró – olyan személy, aki a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói tevékenységről szóló 14/2016. (V.  25.) MvM rendelet alapján a névjegyzékbe történő felvétellel felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadónak minősül, vagy olyan szervezet, amelynek a  feladatot ellátó tagja vagy munkavállalója az  előbbiekben meghatározott módon felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadónak minősül, d) szakfőosztály: a  beszerzés vagy közbeszerzés tárgya szerinti, a  Földművelésügyi Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SzMSz) alapján hatáskörrel rendelkező minisztériumi főosztály, e) témafelelős: a szakfőosztály vezetője által a szakfőosztályon dolgozók közül kijelölt személy, akinek feladata a  szakmai szempontok képviselete az  eljárás során, kapcsolattartás az  eljárás szereplőivel, valamint az e Szabályzatban meghatározott egyéb feladatok ellátása. 2. A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések 5. § (1) A szakfőosztály a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzéseit önállóan, saját hatáskörben, a vonatkozó jogszabályok és a Minisztérium utasításai alapján intézi. (2) A  szakfőosztály önállóan – szükség esetén a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó, illetve az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály bevonásával – dönt arról, hogy a tervezett beszerzés a Kbt. hatálya alá tartozik-e. (3) A szakfőosztály árajánlatokat kér be abban az esetben is, ha a beszerzés nem tartozik a Kbt. hatálya alá. Ha a beszerzés tárgya lehetővé teszi, a szerződést kötő másik fél kiválasztása három árajánlat bekérése alapján történik, kivéve ha a szerződés megkötésére a Kbt. 31–32. §-a szerinti központosított közbeszerzés keretében vagy a Kbt. 105. § (1) vagy (2) bekezdése szerinti keretmegállapodás alapján kerül sor, valamint ha európai uniós forrásból finanszírozott pályázat vagy projekt pályázati útmutatója a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzésekre eltérő szabályokat állapít meg. (4) Három árajánlat bekérése esetén a  szakfőosztály szerződéskötésre jogosult vezetője saját hatáskörben dönt arról, hogy az  előre meghatározott szempontok alapján mely ajánlattevővel köt szerződést. A  lebonyolításért és a szerződéskötésért a szakfőosztály szerződéskötésre jogosult vezetője felelős. (5) A szakfőosztály a nettó egymillió forintot elérő vagy azt meghaladó, de a nemzeti közbeszerzési értékhatárokat el nem érő értékű beszerzései során köteles figyelemmel lenni – a közbeszerzési értékhatárok alatti értékű beszerzések megvalósításával és ellenőrzésével kapcsolatos szabályokról szóló 459/2016. (XII. 23.) Korm. rendeletnek [a  továbbiakban: 459/2016. (XII. 23.) Korm. rendelet] megfelelően – arra, hogy az  ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplőket lehetőség szerint az  ajánlatkérő székhelye (telephelye) vagy a  szerződés tárgyát képező szolgáltatás, árubeszerzés vagy építési beruházás teljesítésének helye szerinti mikro-, kis- vagy középvállalkozások közül válassza ki, illetve, hogy az  egyes beszerzések esetében ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplők személyét lehetőség szerint változtassa. (6) A Kbt. 19. § (2) és (3) bekezdése szerint számítva a nettó 50 millió forint értéket elérő azon szerződések esetében, amelyek megkötésére nem közbeszerzési eljárás keretében kerül sor, a  szerződés megkötését, illetve módosítását a  szakfőosztály az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály útján kezdeményezi a  Miniszterelnökségnél. A szakfőosztály a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet] 7.  melléklete szerinti, a  nem közbeszerzési eljárás keretében megkötendő vagy módosítandó, nettó 50 millió forintot elérő értékű szerződésekre vonatkozó előterjesztést, a szerződéstervezetet, a szerződéskötés szükségességének indokát, valamint az indokolást alátámasztó valamennyi dokumentumot elektronikus úton megküldi az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére a kozbeszeljaras @ fm.g ov.h u e-mail-címre. (7) Az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály további adatokat, illetve a nem egyértelmű adatok tisztázását kérheti, ezt követően a  beérkezett dokumentumokat továbbítja a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó részére, aki azt előterjeszti a Miniszterelnökség részére. (8) A  Miniszterelnökség hozzájárulása iránti eljárás során a  Miniszterelnökséggel a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó tartja a kapcsolatot. (9) A  (6)  bekezdés szerinti szerződés a  Miniszterelnökség hozzájárulása hiányában nem köthető meg, illetve nem módosítható, kivéve a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 16. § (3) bekezdésében foglalt esetet. (10) Minden szakfőosztály a nettó egymillió forintot elérő vagy meghaladó, de a Kbt. 15. § (1) bekezdés b) pontja szerinti nemzeti értékhatárokat el nem érő értékű beszerzéseiről negyedévente, a  tárgyi negyedév utolsó napja szerinti állapotra vonatkozóan, a  fordulónapot követő 5 munkanapon belül elektronikus úton adatszolgáltatást teljesít az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére a kozbeszeljaras @ fm.go v.hu e-mail-címre a 10. melléklet szerinti adatlap megküldésével. 3. A közbeszerzési eljárások során keletkezett iratok dokumentálása 6. § (1) A  közbeszerzési eljárások cselekményeinek dokumentálása és a  keletkezett iratok eredeti példányainak őrzése a szakfőosztály feladata. (2) A közbeszerzési eljárások során készült valamennyi irat dokumentálása a Minisztérium iratkezelési szabályzata szerint történik. 4. Az éves összesített közbeszerzési terv, előzetes tájékoztatás, az éves statisztikai összegezés 7. § (1) Az éves összesített közbeszerzési terv elkészítéséhez a beszerzésekben érintett szakfőosztály vezetője az adott évre tervezett és az  adott évben megkezdett beszerzésekre – ideértve a  központosított közbeszerzés útján beszerezni kívánt árukra, szolgáltatásokra, beruházásokra is – vonatkozó adatokat minden év február 28-ig elektronikus úton szolgáltatja az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére a kozbesze ljaras @ fm.go v.h u e-mail-címre. (2) A szakfőosztály vezetője az 1. melléklet szerinti adatlap kitöltésével és megküldésével teljesíti az adatszolgáltatási kötelezettségét. (3) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály a szakfőosztályok vezetőinek adatszolgáltatása alapján elkészíti az  éves összesített közbeszerzési terv tervezetét, amelyet vezetőjének egyetértésével terjeszt fel a  közigazgatási államtitkár részére. A  közbeszerzési terv tervezetét felülvizsgálat előtt a  Gazdálkodási Főosztály részére be kell mutatni. Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közbeszerzési referense a tervben az annak elkészítése előtt indított közbeszerzési eljárásokat is megfelelően dokumentálja. (4) A  közigazgatási államtitkár az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály által felterjesztett terv alapján javaslatot tesz az összesített közbeszerzési terv elfogadására, és jóváhagyásra továbbítja azt a miniszter részére. (5) A  közbeszerzési terv nyilvános, melyet jóváhagyását követően – a  Sajtóiroda közreműködésével – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közzétesz a Minisztérium honlapján. (6) Az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály minden év március 31. napjáig köteles a  Közbeszerzési Hatóságnak, a  Miniszterelnökségnek, valamint – a  320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 4.  §-ára tekintettel – az  e-közigazgatásért felelős miniszternek is megküldeni a  Minisztérium éves közbeszerzési tervét, továbbá – a közbeszerzési terv módosításáról hozott döntést követően legkésőbb 3 munkanapon belül – tájékoztatást adni annak módosításáról, valamint a módosítás indokairól. (7) Az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály a  Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervét a  központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a  központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet] alapján tárgyév május 15. napjáig a központi beszerző szervezet központosított közbeszerzési portálján is elektronikusan rögzíti. (8) A Sajtóiroda – a Nemzeti Kommunikációs Hivatal által meghatározott útmutató alapján – a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet] 1.  mellékletében meghatározott kommunikációs szolgáltatásokra vonatkozóan az éves összesített beszerzési tervet és szponzorációs költségkerettervet a tárgyévet megelőző év december 15. napjáig, a negyedéves beszerzési tervet a tárgyi negyedévet megelőző hónap 15. napjáig megküldi a Nemzeti Kommunikációs Hivatal Központosított Közbeszerzési Portálján keresztül a Nemzeti Kommunikációs Hivatal részére. 8. § (1) A közbeszerzési terv módosítását a szakfőosztály vezetője kezdeményezi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztálynál, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb, a  tervben szükséges változtatás esetén a közbeszerzési tervet módosítani kell. (2) A  közbeszerzési terv módosítására irányuló kezdeményezésben meg kell határozni a  2.  mellékletben szereplő adatokat, és fel kell tüntetni a közbeszerzési terv módosításának indokát. (3) A  közbeszerzési terv módosítását a  Minisztérium érintett szakfőosztályának vezetője az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályhoz benyújtott írásos indokolást tartalmazó 2. melléklet szerinti kérelemben kezdeményezheti. (4) A  közigazgatási államtitkár az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály által felterjesztett tervmódosítás alapján javaslatot tesz a  módosított összesített közbeszerzési terv elfogadására, és jóváhagyásra továbbítja azt a miniszter részére. A módosításról hozott döntést a közbeszerzési referens vezeti át a Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervén. 9. § Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály a Minisztérium éves beszerzéseiről – ideértve a központosított közbeszerzéseket is – a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval közreműködve éves statisztikai összegezést készít, melyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig megküld a Közbeszerzési Hatóság részére. II. FEJEZET A minisztérium szervezeti egységeinek feladatai és a felelősségi szabályok 5. A minisztérium szervezeti egységeinek feladatai 10. § (1) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a közbeszerzési tervet, illetve a módosított közbeszerzési tervet a miniszter hagyja jóvá. (2) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a közigazgatási államtitkár a) javaslatot tesz az összesített közbeszerzési terv elfogadására és a közbeszerzési terv módosítására, b) jogorvoslati eljárásokban, valamint a döntőbizottsági határozat bírósági felülvizsgálata iránti eljárásban dönt a külső jogi szakértő esetleges igénybevételéről, c) jóváhagyja a Minisztériummal szerződéses jogviszonyban álló felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó helyett más szakértő igénybevételét. (3) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a döntéshozó a következő feladatokat látja el: a) kijelöli a  Bírálóbizottság elnökét, helyettesét és tagjait a  Kbt. 27.  § (4)  bekezdésében foglalt előírásokat figyelembe véve, b) dönt ba) a külső szakmai szakértő felkéréséről, bb) a kizárásról, bc) az ajánlat érvénytelenségéről, bd) a Kbt. 69. § (4) bekezdése szerinti igazolások benyújtására vonatkozó felhívás kiküldéséről, be) az eljárás eredményességéről vagy eredménytelenségéről, bf ) az eljárás nyerteséről, bg) a nyertest követő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített személyről vagy szervezetről, bh) arról, hogy jogorvoslati eljárás keretében mely személy biztosítja a Minisztérium jogi képviseletét, bi) a felhívás visszavonásáról vagy módosításáról, c) a  jogszabályokkal, belső utasításokkal és szabályzatokkal összhangban a  közbeszerzési eljárás eredményeképpen a szakterületét érintő szerződéseket megköti, a szerződéseket szükség esetén módosítja, d) hirdetmény közzététele nélkül induló tárgyalásos, illetve a Kbt. 115. §-a szerinti közbeszerzési eljárás esetében a szakfőosztály által megjelölt, ajánlattételre felhívandó szervezeteket jóváhagyja. 11. § A szakfőosztály feladata: a) a  közbeszerzési terv elkészítéséhez szükséges – a  szervezeti egységek igényei alapján összesített – a  szakterületét érintő adatok szolgáltatása és azok megküldése legkésőbb a  tárgyév február 28. napjáig az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére, b) a közbeszerzési terv módosításához szükséges – a szervezeti egységek javaslata alapján – a szakterületet érintő adatok szolgáltatása, módosítás kezdeményezése, c) speciális ismereteket igénylő közbeszerzési eljárások esetén külső szakmai szakértő felkérése a döntéshozó előzetes egyetértésével, adott esetben műszaki ellenőr biztosítása, d) a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések lebonyolítása, e) javaslattétel a döntéshozó részére Bírálóbizottság elnökének, helyettesének és tagjainak kijelölésére, f ) a  Bírálóbizottságba a  közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tag, valamint az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály egyetértése mellett szükség szerint közbeszerzési és jogi szakértelemmel rendelkező tag, továbbá a  Gazdálkodási Főosztály egyetértése mellett, szükség szerint pénzügyi szakértelemmel rendelkező tag delegálása, g) előzetes tájékoztató, valamint az összefoglaló tájékoztatás elkészítéséhez szükséges adatok szolgáltatása, h) összesített közbeszerzési tervben szereplő eljárások előkészítése, ezen belül különösen: ha) a  3.  melléklet szerinti kezdeményező irat és a  4.  melléklet szerinti pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló ív megküldése, hb) a Kbt. 19. §-a szerinti egybeszámítási kötelezettség betartása, hc) a becsült érték meghatározása céljából a Kbt. 28. § (2) bekezdésében foglaltak szerinti külön vizsgálat végzése és a vizsgálat eredményének dokumentálása, hd) a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval együttműködve az  eljárás fajtájának előzetes kiválasztása, he) a beszerzés tárgyának és mennyiségének meghatározása, hf ) a beszerzés pontos megjelölése, környezetvédelmi, szakmai szempontból lényeges ajánlati, részvételi feltételek meghatározása, hg) a  közbeszerzési műszaki leírás és a  szerződés megfogalmazása, szerződéstervezet egyeztetése az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal, i) aktív részvétel a közbeszerzési eljárás lefolytatása során, így különösen ia) a felhívás végleges szövegének szakmai szempontú jóváhagyása, ib) a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval együttműködve a közbeszerzési dokumentumok szakmai vonatkozású részeinek elkészítése, ic) hirdetmény nélküli tárgyalásos, valamint a Kbt. 112. § (1) bekezdés b) pontja szerinti és a Kbt. 115. §-a szerinti eljárás esetében azon ajánlattevő(k) megjelölése, akik számára a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó az ajánlattételi felhívást közvetlenül megküldi, id) a kiegészítő tájékoztatások szakmai tartalmának megfogalmazása, ie) szükség esetén konzultációkon való részvétel, if ) konzultációk alkalmával felmerült szakmai kérdések megválaszolása, ig) adott esetben az eljárás egyes cselekményeihez közjegyző jelenlétének biztosítása, ih) a Bírálóbizottság üléseinek lefolytatásához helyiség biztosítása, ii) tárgyalásos eljárás esetén aktív részvétel a tárgyaláson, j) a Bírálóbizottság döntési javaslatának, írásbeli szakvéleményének felterjesztése a döntéshozó részére, k) a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötendő szerződés előkészítése és aláírás kezdeményezése, vagy szerződésmódosítás kezdeményezése, ka) a szerződés véglegesítése az ajánlat és adott esetben a tárgyalás(ok) tartalma szerint, kb) a szerződés szövegének pénzügyi ellenjegyzésre történő előterjesztése, majd a szerződés aláírásra történő felterjesztése a Minisztérium képviseletében eljáró kötelezettségvállaló részére, ezt követően a szerződés aláíratása a nyertes ajánlattevővel, kc) közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés esetleges módosításának szakmai, valamint a Kbt. 141. §-a szerinti indokolása a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval együttműködve, kd) szükség esetén konzultáció kezdeményezése az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal a szerződésmódosítás feltételeiről, ke) a szerződésmódosítás előkészítése, annak előterjesztése, kf ) a  szerződés megkötésére, illetve a  szerződésmódosításra vonatkozó azonnali adatszolgáltatás –  hirdetmény közzététele érdekében – a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó, valamint az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére, kg) az  aláírt szerződés vagy szerződésmódosítás egy másolati példányának elektronikus úton az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály, valamint a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó részére történő megküldése, aki azt a Kbt. 43. § (1) bekezdés d) pontjának megfelelően a  szerződéskötést követően haladéktalanul közzéteszi a  Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban, kh) a tudomásszerzést követően a Kbt. 43. § (1) bekezdés b)–f ) pontja szerinti információk megküldése a Sajtóiroda részére, ezen adatoknak a Minisztérium honlapján való közzététele érdekében, l) amennyiben az  SzMSz másként nem rendelkezik, a  szerződés teljesítésének ellenőrzése, a  szerződő fél teljesítésének igazolása, amelyről elektronikus úton kell tájékoztatnia az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályt, m) az  eljárások során benyújtott és keletkezett iratok tárolása, illetve irattárazása a  vonatkozó jogszabályok és az iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint, n) iratok összeállítása az illetékes ellenőrző szervek, valamint a Minisztérium belső ellenőrzését végző személyek részére, o) aktív részvétel, illetve szakmai segítség nyújtása – az esetleges jogorvoslati eljárásokban – a Minisztérium jogi képviseletét ellátó személyek részére, p) a közbeszerzési eljárás során folyamatos együttműködés az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal és a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval, valamint az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály elektronikus úton, a kozbes zeljaras @ fm.go v.h u e-mail-címen keresztül történő tájékoztatása az egyes eljárási cselekményekről, q) a  320/2015. (X. 30.) Korm. rendeletben előírt egyeztetések kezdeményezése az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztálynál, valamint a szükséges előterjesztések elkészítése, r) a 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet szerinti beszerzések bonyolításában együttműködés a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval, valamint az adatszolgáltatás teljesítése, s) a  büntetés-végrehajtási szervezet részéről a  központi államigazgatási szervek és a  rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet] szerinti beszerzések lebonyolítása, illetve minden év január 10. napjáig az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály tájékoztatása a 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet tárgyi hatálya alá tartozó, tervezett közbeszerzésekről, t) a 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet tárgyi hatálya alá tartozó beszerzések és közbeszerzések kapcsán a Nemzeti Kommunikációs Hivatal felé benyújtandó igénybejelentéshez, adatszolgáltatáshoz, kérelemhez szükséges szakmai háttéranyag biztosítása a  Sajtóiroda részére, valamint a  247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet szerinti beszerzések lebonyolítása, szükség szerint egyeztetve az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal, u) az energiahatékony beszerzésekről szóló 1849/2014. (XII. 30.) Korm. határozatban foglaltak betartása az Európai Unió joga által meghatározott közbeszerzési értékhatárt elérő vagy azt meghaladó becsült értékű beszerzések során, továbbá írásbeli dokumentálása az  összeegyeztethetőség hiányának, a  megvalósított beszerzés energiahatékonysági jellemzőinek, valamint a  beszerzéssel elérhető éves energiafelhasználás megtakarítás mértékének, v) a  közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről szóló 44/2015. (XI. 2.) MvM rendeletben előírt díjak befizetésének kezdeményezése a Gazdálkodási Főosztály felé. 12. § (1) Az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály a  közbeszerzési eljárásokat koordináló, ellenőrző szervezeti egység, amely felelős a  Minisztérium közbeszerzési tevékenységének szabályozásáért, figyelemmel kíséréséért, a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos felmérések, jelentések elkészítéséért, az ágazat hatáskörében meghirdetett közbeszerzési eljárások általános felügyeletéért, az éves közbeszerzési terv elkészítéséért, a Minisztérium közbeszerzési eljárásainak koordinálásáért. A közbeszerzési terv elkészítése, annak módosítása, valamint a közbeszerzési eljárások indítása és lebonyolítása során belső koordinációs, ellenőrzési és dokumentálási feladatokat végez. (2) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály feladata: a) az összesített közbeszerzési terv előterjesztése a közigazgatási államtitkár részére legkésőbb a tárgyév március 10. napjáig, valamint a szakfőosztályok vezetőinek adatszolgáltatása alapján az összesített közbeszerzési terv esetleges módosításának előterjesztése a közigazgatási államtitkár részére, továbbá a jóváhagyott összesített közbeszerzési terv, valamint esetleges módosításának 7. § (6)–(7) bekezdésében foglaltak szerinti közzététele, b) a közbeszerzési terv Kbt. 42. § (1) bekezdése szerinti megőrzése, c) az  éves statisztikai összegezés elkészítése – a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó közreműködésével – és megküldése a Közbeszerzési Hatóság részére, a tárgyévet követő év május 31. napjáig, d) a  szakfőosztály igénye és adatszolgáltatása esetén előzetes tájékoztató készítése és megküldése a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó részére közzététel céljából, e) közbeszerzési eljárások nyilvántartásba vétele a kezdeményező irat alapján, f ) közbeszerzési eljárások előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes irat egy másolati példányának megőrzése a Kbt. 46. § (2) bekezdésében foglaltak figyelembevételével, g) szükség esetén az  esetleges szerződésmódosítás szakmai indokolásának vizsgálata közbeszerzési jogi szempontból, h) szükség szerinti kapcsolattartás a Közbeszerzési Döntőbizottsággal, i) szükség szerinti segítségnyújtás az ajánlatkérő szervezeti egységeknek a közbeszerzési eljárások iratanyagainak összeállításában az  illetékes ellenőrző szervek, valamint a  Minisztérium belső ellenőrzését végzők igénye alapján, j) szakmai segítségnyújtás – az  esetleges jogorvoslati eljárásokban – a  Minisztérium jogi képviseletét ellátók részére, k) iratok másolati példányának összeállítása és megküldése a  Közbeszerzési Hatóság és a  Közbeszerzési Döntőbizottság részére, l) a  földművelésügyi miniszter irányítása és felügyelete alá tartozó költségvetési szervek, a  tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok, továbbá az azok többségi részesedésével működő gazdasági társaságok által lefolytatott beszerzési és közbeszerzési eljárások előkészítésének egyes kérdéseiről szóló FM utasításban meghatározott feladatok ellátása, m) közreműködés a  320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet szerinti előterjesztések Miniszterelnökség, valamint az e-közigazgatásért felelős miniszter részére történő megküldésében, n) kapcsolattartás a  Miniszterelnökséggel, valamint az  e-közigazgatásért felelős miniszter által irányított minisztériummal a  320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet szerinti feladatok teljesítésében a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó közreműködésével, o) a  44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet tárgyi hatálya alá tartozó közbeszerzésekkel kapcsolatos ajánlatkérés megküldése minden év január 20. napjáig a Központi Ellátó Szerv részére, p) a  szakfőosztály megkeresése esetén a  közbeszerzési dokumentumok részét képező szerződéstervezet jogi felülvizsgálata, illetve tárgyalásos eljárás, valamint versenypárbeszéd esetén – szükség szerint – részt vesz az eljárás második szakaszában a jogi szakértelem biztosítása végett, q) jogorvoslati eljárás vagy bírósági felülvizsgálat esetén a Minisztérium jogi képviseletének ellátása a szakfőosztály vezetőjének bevonásával, kivéve ha a jogi képviseletet államtitkári, kabinetfőnöki vagy helyettes államtitkári döntés alapján külső jogi képviselő látja el, r) a Bírálóbizottságba jogi és közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tag delegálása vagy a szakfőosztály által delegált jogi és közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tag jóváhagyása, s) a 459/2016. (XII. 23.) Korm. rendelet szerinti adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése. (3) Ha a  közbeszerzés tárgya szerint az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály rendelkezik hatáskörrel a közbeszerzési eljárás lefolytatására, akkor ellátja az e Szabályzatban meghatározott szakfőosztályi feladatokat is. (4) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közbeszerzési referensének feladata: a) a  közbeszerzési terv elkészítésével, jóváhagyásával és módosításával kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása, b) a közbeszerzési eljárások nyilvántartása, c) a Minisztérium éves beszerzéseiről szóló éves statisztikai összegezés elkészítésével kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása, d) a  Kbt.-ben és a  kapcsolódó jogszabályokban meghatározott további adatszolgáltatási feladatok ellátása a Közbeszerzési Hatóság, a Közbeszerzési Döntőbizottság, a Miniszterelnökség, valamint a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság felé, e) a  földművelésügyi miniszter irányítása és felügyelete alá tartozó költségvetési szervek, a  tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok, továbbá az azok többségi részesedésével működő gazdasági társaságok által lefolytatott beszerzési és közbeszerzési eljárások előkészítésének egyes kérdéseiről szóló FM utasítás szerinti, az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály feladatkörébe tartozó adminisztrációs feladatok, f ) a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet szerinti, – jelen Szabályzatban meghatározott – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály feladatkörébe tartozó adminisztrációs feladatok ellátása, g) a  kapcsolattartás a  szakfőosztállyal és a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval a  Minisztérium közbeszerzési eljárásai során. (5) A Gazdálkodási Főosztály feladata: a) a pénzügyi fedezet meglétének igazolása, b) az esetleges ajánlati biztosíték kezelése a Kbt. 54. § (1)–(7) bekezdése alapján, c) a  közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések ellenértékének – a  teljesítésigazolás mellékletével benyújtott számla alapján – a Kbt. és a Minisztérium utasításai szerinti teljesítése, d) a  közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések pénzügyi teljesítésének, részteljesítésének megtörténtéről értesítés küldése az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére, e) a megkötendő szerződések pénzügyi ellenjegyzése, f ) a  szakfőosztály megkeresése esetén a  közbeszerzési dokumentumok részét képező szerződéstervezet pénzügyi felülvizsgálata, g) a  Bírálóbizottságba pénzügyi szakértelemmel rendelkező tag delegálása vagy a  szakfőosztály által delegált pénzügyi szakértelemmel rendelkező tag jóváhagyása. 13. § (1) A Sajtóiroda feladata: a) a  jóváhagyott közbeszerzési terv közzététele az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály értesítése alapján a Minisztérium honlapján, b) a  Kbt. 43.  §-ában foglalt adatok, információk, dokumentumok haladéktalan közzététele – a  szakfőosztály, az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály adatszolgáltatása alapján – a Minisztérium honlapján és a  Kbt. 43.  § (1)  bekezdés c) és d)  pontjában foglalt szerződések folyamatos elérhetővé tétele a  Kbt. 43.  § (5) bekezdésében foglaltak szerint, c) a 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet szerinti, az érintett szervezet által teljesítendő valamennyi feladat, beleértve az  éves és negyedéves adatszolgáltatás ellátását, valamint kizárólagos kapcsolattartás a  Nemzeti Kommunikációs Hivatallal. (2) Az  Ellenőrzési Főosztály feladata a  lezárult közbeszerzési eljárások ellenőrzése a  jóváhagyott kockázatelemzésen alapuló éves ellenőrzési terv alapján. (3) A  Minisztériumhoz benyújtott beadványokat érkeztető szervezeti egység feladata a  közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos iratok érkeztetése és címzettekhez való továbbítása. (4) Az Irattár feladata az ajánlatkérő szervezeti egység által összeállított, a közbeszerzési eljárások során keletkezett iratok kezelése a Kbt. 46. § (2) bekezdésében foglaltaknak megfelelően. (5) A közbeszerzési eljárásban nem érintett szervezeti egység vezetőjének feladata – megkeresés esetén – a Bírálóbizottság tagjának kijelölése. 14. § (1) A  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a  Minisztériummal kötött megbízási szerződésben vagy egyéb megállapodásban foglaltak szerint a következő feladatokat látja el: a) a Kbt.-ben és egyéb jogszabályban meghatározott feladatait, b) a beszerzési és közbeszerzési feladatokkal kapcsolatban folyamatos közbeszerzési jogi tanácsadást, c) a közbeszerzési eljárások teljes körű lebonyolítását, d) közreműködik a Kbt. 43. § (1) bekezdés a)–g) pontjaiban előírt, Közbeszerzési Adatbázisban történő közzétételi kötelezettség teljesítésében. (2) A közbeszerzési eljárások teljes körű lebonyolítása – különösen – az alábbi feladatokat foglalja magában: 1. a  közbeszerzési eljárás során a  jogszabályok által előírt iratok megszerkesztése, a  szakfőosztállyal és az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal történő folyamatos egyeztetés és ezek tájékoztatása mellett, ezen belül különösen: a) a  jogszabályoknak és a  Szabályzatban foglaltaknak megfelelő közbeszerzési dokumentumok elkészítése, b) kiegészítő tájékoztatás előzetes egyeztetést követő elkészítése és az  ajánlattevők részére történő megküldése vagy hozzáférhetővé tétele, 2. a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet szerinti engedélyezési eljárás lefolytatása, 3. ha konzultációra vagy helyszíni bejárásra kerül sor a  közbeszerzési eljárás során, az  azokon való részvétel, valamint arról jegyzőkönyv készítése és az egyeztetést követően a jegyzőkönyv megküldése, 4. beérkezett ajánlatok hiánypótlási felhívásának, a  felvilágosítás, valamint az  indokolás kérés elkészítése és az ajánlattevők részére történő megküldése a szakfőosztállyal történt előzetes egyeztetést követően, 5. a közbeszerzési dokumentumok ajánlattevők részére történő átadásával kapcsolatos feladatok ellátása, 6. a  kötelezően közzétételre kerülő hirdetmények megküldése a  Közbeszerzési Hatóság részére, ezen belül különösen: a) a Kbt. 37. § (1) bekezdésében meghatározott dokumentumok, b) a  Kbt. 38.  § (3)  bekezdése szerinti előzetes tájékoztatót, illetve időszakos előzetes tájékoztatót tartalmazó hirdetmény, c) az összefoglaló tájékoztatás, valamint d) az egyéb hirdetmények, 7. az ajánlattételi felhívás közvetlen megküldése, ha a Kbt. az eljárás megindítását ekképpen lehetővé teszi, 8. a közzétételre kerülő hirdetmények esetleges hiánypótlásának kezelése, 9. a Kbt. szerint előírt dokumentumok megküldése a Közbeszerzési Döntőbizottság részére, 10. segítségnyújtás a szakfőosztály részére az eljárás fajtájának kiválasztása terén, 11. konzultáció, helyszíni bejárás alkalmával felmerült kérdések megválaszolásának vizsgálata közbeszerzési jogi szempontból, 12. a benyújtásra kerülő ajánlatok személyes átvétele, azokról átvételi elismervények kiadása, illetve postai úton beérkezett ajánlatok érkeztetése, 13. részvétel és tanácsadás az  ajánlatok bontásakor, bontási jegyzőkönyv elkészítése és határidőn belüli megküldése az ajánlattevők, a szakfőosztály és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére, 14. tárgyalásos eljárások esetén a tárgyalások levezetése, jegyzőkönyv elkészítése és határidőn belüli megküldése a résztvevők, a szakfőosztály és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére, 15. javaslat előterjesztés formájában történő elkészítése a  Bírálóbizottság részére az  ajánlatok elbírálására és értékelésére vonatkozóan, 16. adott esetben részvétel az ajánlatok elbírálására és értékelésére összehívott, valamint a Kbt. 69. § (4) bekezdése szerinti igazolások benyújtására vonatkozó felhívás kiküldése előtti bírálóbizottsági ülésen, a Bírálóbizottság adminisztratív feladatainak ellátása, így különösen a bírálati jegyzőkönyv elkészítése, a bírálóbizottsági ülésre szükséges dokumentumok (döntési javaslatot tartalmazó szakvélemény, egyéni bírálati lap) előkészítése, 17. részvétel és tanácsadás az eljárás eredményének kihirdetésén, a kapcsolódó iratok elkészítése, átadása, illetve kiküldése (összegezés) az  ajánlattevők részére, amennyiben a  Kbt. szerint nem kötelező eredményhirdetés tartása, és arra az adott eljárásban nem is kerül sor, akkor az összegezés elkészítése és megküldése; 18. az  összegezés és a  nyertesként kihirdetni tervezett ajánlattevőnek az  eljárásban benyújtott összes iratának megküldése a Miniszterelnökség részére, a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendeletben előírt határidőben, 19. a szerződésmódosítás szakmai indokolásának vizsgálata közbeszerzési jogi szempontból, 20. egyéb tájékoztatások megadása, adott esetben tisztázó kérdések, indokolások elkészítése és megküldése a Kbt.-ben és a Szabályzatban foglaltak szerint, 21. keletkezett iratok tárolása, rendszerezése az eljárás időtartama alatt, valamint az eljárás során keletkezett iratok másolati példányainak megőrzése, 22. az eljárás során a jogszabályi előírások és e Szabályzat előírásainak betartása, 23. a jogszabályokban előírt közzétételi kötelezettség teljesítése, 24. folyamatos kapcsolattartás az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közbeszerzési referensével, valamint a témafelelőssel, 25. összeférhetetlenségi és távolmaradási nyilatkozat tétele minden közbeszerzési eljárásban, 26. a Szabályzat 9. mellékletét képező ellenőrző lista kitöltése és annak megküldése az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére, 27. az egyes eljárási cselekményekről az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály tájékoztatása. (3) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a közbeszerzési eljárás megindítása előtt a szakfőosztály vezetőjének utasítására ütemtervet készít. (4) Ha e  Szabályzat eltérően nem rendelkezik, az  eljárásban bármilyen dokumentum megküldése előtt és eljárási cselekményt megelőzően a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó elektronikus úton köteles a szakfőosztály előzetes jóváhagyását kérni. (5) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó felelősségének terjedelmét, az elvégzett eljárási cselekményeivel kapcsolatos helytállási követelményeket, valamint a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó ezen Szabályzat értelmében ellátandó feladatait a Minisztériummal kötött megbízási szerződés vagy egyéb megállapodás rendezi. 15. § (1) A  Bírálóbizottság feladata az  írásbeli szakvélemény és döntési javaslat elkészítése a  döntéshozó részére a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó javaslata alapján, amely javaslat azonban a Bírálóbizottság tagjait nem köti. (2) A Bírálóbizottság tagja és elnöke az ajánlatok elbírálása során, indokolással ellátott bírálati lapot készítenek, amely a bírálóbizottsági ülés jegyzőkönyvének mellékletét képezi. (3) A Bírálóbizottság elnökének döntése esetén az eljárás megindítását megelőzően bírálóbizottsági ülés tartható, ahol a Bírálóbizottság dönt a közbeszerzési dokumentumok szövegének jóváhagyásáról. 6. Felelősségi szabályok 16. § (1) A  közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a  közbeszerzésben közreműködő a  közreműködés mértékéig felelős. (2) A Bírálóbizottság elnöke felel a bizottsági ülések menetének és rendjének megtartásáért. (3) A  döntéshozót a  közbeszerzési eljárások során döntéshozói minőségében, a  meghozott döntés Kbt. szerinti megalapozottságáért akkor és annyiban terheli személyes felelősség, amennyiben a Bírálóbizottság javaslataitól eltér. 7. A Bírálóbizottság 17. § (1) A Minisztériumnál eseti, eljárásonként kialakított összetételű bírálóbizottságok működnek. (2) A Bírálóbizottság legalább három tagból álló testület. (3) A Bírálóbizottságot úgy kell összeállítani, hogy abban a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi ismeretekkel és megfelelő képzettséggel rendelkező személyek legyenek. (4) A  Bírálóbizottság elnöke, illetve helyettese a  szakfőosztály vezetője által javasolt, a  beszerzés tárgyára tekintettel, hatáskörrel rendelkező osztály munkatársa. A Bírálóbizottság elnökének helyettese az elnök akadályoztatása esetén annak jogkörében jár el. (5) A Bírálóbizottság tagjai: a) a  szakfőosztály vezetője által a  szakfőosztályon vagy a  Minisztérium háttérintézményeiben dolgozó munkatársak közül javasolt, a  közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező legfeljebb három személy, akik között minden esetben jelen van a  témafelelős. Az  építési beruházások, valamint az  építési beruházásokhoz kapcsolódó tervezői és mérnöki szolgáltatások közbeszerzésének részletes szabályairól szóló 322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 4. § (1) bekezdése értelmében építési beruházás esetén a beszerzés tárgya szerinti szakértelemnek az építési beruházás tárgyában az adott szakterületen szerzett szakirányú felsőfokú végzettség fogadható el, b) a Gazdálkodási Főosztály kijelölt munkatársa vagy a Gazdálkodási Főosztály egyetértése mellett a szakfőosztály által kijelölt pénzügyi képzettséggel rendelkező munkatárs, c) az OKJ-s közbeszerzési tanfolyam oklevelével rendelkező közbeszerzési referens vagy közbeszerzési szakjogászi végzettséggel rendelkező munkatárs, d) az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály jogász végzettségű, kijelölt munkatársa vagy az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály egyetértése mellett a  szakfőosztály jogász végzettségű, kijelölt munkatársa. (6) Amennyiben az  (5)  bekezdés b)–d)  pontjaiban megjelölt valamely személy ezen pontokban meghatározott több szakértelemmel, illetve végzettséggel is rendelkezik, akkor csak a  szükséges szakértelem mértékben kell az (5) bekezdés b)–d) pontjaiban megjelölt tagot delegálnia a szakfőosztályoknak. (7) Indokolt esetben további tagokra a Bírálóbizottság elnöke tehet javaslatot a döntéshozónak, vagy a döntéshozó saját hatáskörben jelölhet ki további tagot. (8) A döntéshozó nem lehet egyben a Bírálóbizottság elnöke, az elnök helyettese vagy tagja. A Bírálóbizottság elnöke és tagjai, továbbá az  elnök akadályoztatása esetén annak helyettese kijelölés alapján jogosultak és kötelesek a Bírálóbizottság munkájában – többek között annak ülésén – részt venni. Feladatukat legjobb tudásuk szerint és a kormányzati szolgálati jogviszonyukból eredő kötelezettségük maradéktalan teljesítésével látják el. (9) A Bírálóbizottság elnökét, helyettesét és tagjait a szakfőosztály vezetőjének javaslatára a döntéshozó jelöli ki, illetve kéri fel az eljárást megindító hirdetmény közzététele, illetve ajánlattételi felhívás kiküldése előtt az 5. és 6. melléklet szerinti megbízólevél alapján. (10) Bírálóbizottsági tagok delegálására kötelesek a közbeszerzési eljárásban nem érintett szakterületek abban az esetben, ha erre az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vagy a  szakfőosztály vezetője részéről igény merül fel. A bírálóbizottsági tagok delegálásával kapcsolatos igény közlése írásban történik. A közbeszerzési eljárásban nem érintett szakterület írásban jelezheti az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály felé, hogy részéről bírálóbizottsági tag kijelölését tartja szükségesnek. (11) A Bírálóbizottság elnökének, helyettesének és tagjainak megbízása a szerződés megkötésének időpontjáig, illetve ha a közbeszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul, annak jogerős lezárulásáig tart. 18. § (1) A Bírálóbizottság elnöke, helyettese és tagjai felkérésüket vagy kijelölésüket az erről szóló dokumentum átvételével tudomásul veszik. Az  ajánlatkérő nevében eljáró valamennyi személy, így különösen a  Bírálóbizottság elnöke, helyettese és tagjai, valamint a döntéshozó összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tesz a 7. és 8. melléklet részét képező „Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat” szerint. (2) Összeférhetetlenségi ok fennállása vagy keletkezése esetén azt az  elnök a  döntéshozónak, a  tagok az  elnöknek kötelesek jelenteni, aki erről haladéktalanul értesíti a döntéshozót. Ez esetben a döntéshozó más személyt jelöl ki a Bírálóbizottságba, és az összeférhetetlenséggel érintett tag vagy elnök bírálóbizottsági tagsága, illetve elnöksége a bejelentés időpontjával megszűnik. (3) A  vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségre az  egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni. 19. § (1) A Bírálóbizottság tagjai és elnöke egy-egy szavazati joggal rendelkeznek. (2) A  Bírálóbizottság abban az  esetben határozatképes, illetve döntési javaslattételre képes, ha ülésén legalább két bírálóbizottsági tag és az elnök is jelen van, valamint – a Kbt. 27. § (3) bekezdésében rögzítetteknek megfelelően – két bírálóbizottsági tag és az elnök együttesen rendelkezik a közbeszerzés tárgya szerinti, jogi, közbeszerzési és pénzügyi szakértelemmel. (3) A  Bírálóbizottság döntéseit egyszerű szavazattöbbséggel hozza. Szavazategyenlőség esetén az  elnök, illetve akadályoztatása esetén helyettese szavazata dönt. 20. § (1) A Bírálóbizottság munkájának segítése érdekében – speciális esetekben, speciális ismereteket igénylő közbeszerzési eljárások esetén – külső szakmai szakértő is felkérhető. A  külső szakmai szakértőt a  szakfőosztály vezetője kéri fel a  Kbt. figyelembevételével, a  döntéshozó döntése alapján. A  külső szakmai szakértő szakmai anyagot készít a  Bírálóbizottság részére, amelyben szakmai szempontok alapján összehasonlítja az  ajánlatokat, azokról részletes szakmai összehasonlító és értékelő anyagot készít. A szakértő szavazati joggal nem rendelkezik. (2) A külső szakmai szakértő megbízása indokolt esetben kiterjedhet az eljárás más szakaszaiban történő részvételre is, így különösen a) a közbeszerzési dokumentumok előkészítése során, b) a kiegészítő tájékoztatás elkészítésében, c) a tárgyalásos eljárás esetében a tárgyalások lefolytatásában, valamint d) az ajánlatok elbírálásában történő közreműködésre. 21. § (1) A Bírálóbizottság adminisztratív teendőit a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó látja el. (2) A Bírálóbizottság elnökének és tagjainak teljes egészében ismerniük kell az aktuális közbeszerzési eljárás közbeszerzési dokumentumait, ezért azt részükre a  Bírálóbizottság ülését megelőzően másolati példányban át kell adni, vagy elektronikusan meg kell küldeni. A beérkezett ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések egy példányát a Bírálóbizottság elnökének át kell adni, aki gondoskodik azok eljárás alatti megőrzéséről, valamint lehetővé teszi, hogy a bírálóbizottsági tagok abba betekintsenek. 22. § A Bírálóbizottság a közbeszerzési eljárás során a 15. § (3) bekezdése szerinti esetben a közbeszerzési dokumentumok előkészítését, valamint az  ajánlatok bírálatát, értékelését végzi. A  Bírálóbizottság elnöke és tagjai részt vehetnek valamennyi eljárási cselekményen, ezért azokra őket az időpont és helyszín közlésével meg kell hívni. III. FEJEZET A minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatása 8. Az eljárás indításának engedélyezése 23. § (1) A közbeszerzési eljárás megindításának előfeltétele, hogy az a miniszter által jóváhagyott éves összesített közbeszerzési tervben szerepeljen, amelyet a Minisztérium tárgyév március 31. napjáig készít el a Kbt. 42. § (1) bekezdése alapján. A  közbeszerzési terv elkészítése előtt az  ajánlatkérő indíthat közbeszerzési eljárást, amelyet a  tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell. (2) A  hazai forrásból megvalósuló közbeszerzések pénzügyi forrásainak ütemezése a  Minisztérium éves költségvetési előirányzata és a Minisztérium rendelkezésére álló egyéb pénzeszközeinek figyelembevételével, azok alapján történik. A hazai forrásból megvalósuló közbeszerzési eljárás megindításának előfeltétele, hogy az anyagi fedezet rendelkezésre álljon az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) alapján. (3) Az  Ávr. 45.  §-ában foglaltak szerint a  közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlattételi felhívás kötelezettségvállalásnak minősül. Ezen intézkedések kiadására – ideértve az  annak vállalására és ellenjegyzésére vonatkozó előírásokat is – a kötelezettségvállalás általános szabályait kell alkalmazni azzal, hogy a lekötött keretet fel kell szabadítani, amennyiben az intézkedést visszavonják. (4) A  szakfőosztály és a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a  közbeszerzési eljárás előkészítésétől annak lezárásáig írásban a kozbeszelja ras @ fm.go v.h u e-mail-címen keresztül tájékoztatja – vagy elektronikus levelezésben másolatban csatolja – az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályt az  egyes eljárási cselekmények megtételéről. 24. § (1) A  Minisztérium közbeszerzési eljárásának megindítását megelőzően a  szakfőosztály a  3.  melléklet szerinti, aláírt kezdeményező iratot és a 4. melléklet szerinti, aláírt pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló dokumentumot elektronikus úton megküldi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére a kozbes zeljaras @ fm.g ov.h u e-mail-címre. (2) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó nevét a kezdeményező iratban fel kell tüntetni. Ha közigazgatási államtitkár jóváhagyásával, a  beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztály vezetőjének döntése alapján – a Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatására tartós megbízási jogviszonyban álló társaság helyett – más személy került megbízásra a közbeszerzési eljárás lefolytatásával, akkor munkájának ellenértékét a feladat pénzügyi előirányzatának terhére kell előirányozni. (3) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó, valamint az eljárás előkészítésébe, lefolytatásába bevonásra kerülő külső szakmai szakértő vonatkozásában a szakfőosztály összeférhetetlenségi és távolmaradási nyilatkozatot kér be. (4) A szakfőosztály az egyes közbeszerzési eljárások esetén előzetesen megbecsüli a közbeszerzés értékét, függetlenül attól, hogy az, illetve a beszerzés előzetes pénzügyi előirányzata szerepel-e a közbeszerzési tervben. A szakfőosztály a közbeszerzési eljárások megindítása előtt köteles a becsült érték meghatározása céljából a Kbt. 28. § (2) bekezdésében foglaltak szerint külön vizsgálatot végezni és annak eredményét dokumentálni. A becsült érték figyelembevételével – a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó koordinációjában – a szakfőosztály kiválasztja, hogy a beszerzéssel kapcsolatban a Kbt. mely részének előírásai szerint kell eljárni. (5) A kezdeményező iratban a szakfőosztály vezetője a) a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések esetén megjelöli a beszerzés tárgyát és annak a miniszter által jóváhagyott éves összesített közbeszerzési tervben elfoglalt helyét, b) nyilatkozik a becsült érték meghatározásának módszeréről, valamint arról, hogy a Kbt. 19. §-ában foglaltakat figyelembe vette-e a beszerzés előkészítése során. (6) A  kezdeményező iratot felülvizsgálat előtt a  Gazdálkodási Főosztály és legvégül az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére meg kell küldeni annak érdekében, hogy a szakfőosztályok vezetői kijelöljék azon munkatársakat, akik részt vesznek a Bírálóbizottság munkájában. (7) Az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közbeszerzési referense a  kezdeményező irat alapján a közbeszerzést nyilvántartásba veszi. 9. A közbeszerzési dokumentumok 25. § (1) A kezdeményező irat alapján a közbeszerzési dokumentumok szakmai tartalmát – ennek keretében a közbeszerzés tárgyának és mennyiségének meghatározását, a műszaki leírást és a szerződéstervezetet – a szakfőosztály készíti elő. A közbeszerzési dokumentumokat a szakfőosztály által rendelkezésre bocsátott szakmai anyag felhasználásával és –  különösen a  pénzügyi és gazdasági, valamint műszaki, illetőleg szakmai alkalmassági feltételek és a  bírálati szempontok vonatkozásában – a  szakfőosztállyal való folyamatos együttműködésben a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó készíti el. A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a rendelkezésére bocsátott szakmai anyagot közbeszerzési jogi szempontból ellenőrzi. (2) A  közbeszerzési műszaki leírás és a  szerződéstervezet (részletes szerződési feltételek) tartalmáért a  szakfőosztály tartozik felelősséggel. A szerződéstervezetet az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal egyeztetni kell. (3) A  két szakaszból álló eljárás esetén a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó – a  megfelelő részvételi jelentkezés benyújtásának elősegítése érdekében – közbeszerzési dokumentumokat, a versenypárbeszédben pedig ismertetőt köteles készíteni. (4) Ha a közbeszerzési dokumentumok összeállítása speciális szakmai ismereteket igényel, vagy a beszerzés műszaki terv és hatósági engedély elkészítéséhez kötött, akkor a  szakfőosztály – a  döntéshozó előzetes egyetértésével – külső szakmai szakértőt is igénybe vehet. 26. § (1) A  szakfőosztály – a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval történő koordinációja során – minden, a  beszerzés megvalósulása tekintetében előforduló lehetőséget mérlegel, és a  felhívás elkészítése érdekében pontosan és egyértelműen meghatározza azokat a  szakmai kritériumokat, amelyek a  beszerzés szempontjából elengedhetetlenül fontosak, ideértve a beszerzésekhez közvetlen kapcsolódó jogszabályok megjelölését [így például, hogy a szolgáltatás teljesítése egy bizonyos foglalkozáshoz (képesítéshez) van-e kötve, mivel ez esetben a felhívásban meg kell határozni az ezzel összefüggésben álló alkalmassági, illetve alkalmatlansági szempontot, illetve szempontokat és az arra, azokra vonatkozó igazolási módot]. A szakfőosztály a Minisztérium által a beszerzés során érvényesíteni kívánt szakmapolitikai célkitűzéseknek megfelelően jár el. (2) A  közbeszerzési eljárásokban lehetőség szerint figyelemmel kell lenni a  környezetvédelmi szempontokra is, így például adott esetben az  EMAS regisztrációra vagy az  ISO 14001 tanúsításra, az  EU ökocímke rendszerre vagy a  környezetbarát, környezetkímélő megkülönböztető jelzés használatának feltételrendszeréről szóló 29/1997. (VIII. 29.) KTM rendelet szerinti környezetbarát termék minősítés feltételeire. (3) Az  ajánlati biztosíték követelményeiről, szükségességéről, kikötése esetén formájáról, mértékéről a  szakfőosztály dönt. Az ajánlati biztosíték – Kbt.-ben foglaltaknak megfelelő – kezeléséről, nyilvántartásáról, illetve visszafizetéséről a Gazdálkodási Főosztály gondoskodik. 27. § (1) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó az eljárás megindítását megelőzően – elektronikus úton – szakmai szempontú véleményezésre és jóváhagyásra megküldi a  közbeszerzési dokumentumokat a  szakfőosztály vezetője részére, valamint tájékoztatásul az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közbeszerzési referense részére. A szakfőosztály a jóváhagyását módosító észrevételek átvezetéséhez kötheti. (2) A  szakfőosztály vezetője egy kísérőlevél mellékleteként az  általa jóváhagyott közbeszerzési dokumentumokat elektronikus úton a  kozbesz eljaras @ fm.go v.h u e-mail-címre, „Word” formátumban és szkennelve is megküldi az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetője vagy általa írásban meghatalmazott személy részére, kérve a  közbeszerzési eljárás megindítását. Az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közbeszerzési referense a  megküldött dokumentumokat haladéktalanul, elektronikus úton továbbítja a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó részére, egyben megbízza őt a közbeszerzési eljárás megindításával, illetve amennyiben a  tervezett közbeszerzés a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozik, felkéri az abban foglaltak szerinti előzetes engedélyeztetési eljárás lebonyolítására. (3) Amennyiben a  tervezett közbeszerzés a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozik, a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó, amennyiben szükséges a közbeszerzési eljárás megindítása előtt a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet szerinti előterjesztést és mellékleteit – ideértve a  szakfőosztály által jóváhagyott felhívást és a  közbeszerzési dokumentumokat – megküldi a  Miniszterelnökség, a  320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 4.  §-ára tekintettel pedig az e-közigazgatásért felelős miniszter részére. (4) A  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a  közbeszerzési eljárást csak az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetője vagy az általa írásban meghatalmazott személy (2) bekezdés szerinti, elektronikus úton megküldött értesítése alapján, és amennyiben a beszerzés a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozik, és az  eljárás megindítását megelőzően az  előterjesztés és mellékletei a  Miniszterelnökség részére megküldésre kerültek, úgy csak a Miniszterelnökséget vezető miniszter, valamint az e-közigazgatásért felelős miniszter engedélye esetén indíthatja meg. (5) Ha a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet rendelkezései szerint a Miniszterelnökség a közbeszerzési eljárásba szakértőt delegál, a  közbeszerzési eljárás lefolytatásában részt vevő személyek kötelesek vele együttműködni. A  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály egyidejű tájékoztatása mellett – az eljárás során keletkezett iratokat folyamatosan – az eljárás későbbi szakaszában történő becsatlakozás esetén visszamenőlegesen is – megküldi a delegált szakértőnek, akit valamennyi eljárási cselekményről megfelelő időben, írásban tájékoztat. 28. § (1) A  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a  szakfőosztály által jóváhagyott és az  Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetője vagy az általa írásban meghatalmazott személy által elektronikus úton megküldött felhívást közzétételre megküldi a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőbizottsága részére. (2) A  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a  szakfőosztály vezetőjének megbízása alapján a  Kbt. 113.  §-a szerinti eljárás esetén összefoglaló tájékoztatást küld a Közbeszerzési Hatóság részére. (3) A hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos és a Kbt. 115. §-a szerinti eljárás esetén a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a szakfőosztály által jóváhagyott és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetője vagy az általa írásban meghatalmazott személy által elektronikus úton megküldött ajánlattételi felhívást az ajánlattevők részére megküldi, és ha a  Kbt. 103.  §-át alkalmazni kell, akkor a  Közbeszerzési Hatóságot tájékoztatja az  eljárás megindításáról. (4) A  (3)  bekezdés szerinti esetben a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a  szakfőosztály által a  Kbt.-ben foglaltakkal összhangban megjelölt ajánlattevő, illetve ajánlattevők részére küldi meg az ajánlattételi felhívást, míg a  (2)  bekezdésben foglaltak alapján megindítani kívánt eljárás esetében a  felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a szakfőosztály által a Kbt.-ben foglaltakkal összhangban megjelölt ajánlattevő, illetve ajánlattevők részére, valamint minden olyan gazdasági szereplőnek, aki az  összefoglaló tájékoztatás alapján az  érdeklődését jelezte ajánlatkérőnél. (5) A  közzétételre kerülő hirdetmény esetleges hiánypótlásáról – szükség esetén a  szakfőosztállyal történő előzetes egyeztetést követően – a f …