3/2009. (II. 13.) IRM rendelete a 2007–2013 közötti programozási időszakban a Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása általános programból sz

3/2009. (II. 13.) IRM rendelete a 2007–2013 közötti programozási időszakban a Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása általános programból származó támogatások felhasználásának alapvető szabályairól, intézményrendszeréről, a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek kialakításáról. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 124. § (9) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, az igazságügyi és rendészeti miniszter feladat- és hatásköréről szóló 164/2006. (VII. 28.) Korm. rendelet 1. § f) és g) pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva – a pénzügyminiszter feladat- és hatásköréről szóló 169/2006. (VII. 28.) Korm. rendelet 1. § a) pontjában meghatározott feladatkörében eljáró pénzügyminiszterrel egyetértésben – a következőket rendelem el: I. Fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A rendelet hatálya 1. § E rendelet hatálya a 2007–2013. programozási időszakban az Európai Unió „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” általános programból származó támogatások felhasználásának és a Magyar Köztársaság mindenkor hatályos költségvetéséről szóló törvényben az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium fejezet, Fejezeti kezelésű előirányzatok cím és Szolidaritási programok alcím alatt szabályozott fejezeti kezelésű előirányzat felhasználásának pénzügyi lebonyolításában és ellenőrzésében résztvevőkre terjed ki. „ ” „ 1))1(.....)1()1(( 10 1 1021 1021 sss RRRV ” Értelmező rendelkezések 2. § E rendelet alkalmazásában 1. Európai Menekültügyi Alap: a „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” általános program keretében a 2008–2013-as időszakra az Európai Menekültügyi Alap létrehozásáról és a 2004/904/EK tanácsi határozat hatályon kívül helyezéséről szóló, 2007. május 23-i 2007/573/EK európai parlamenti és tanácsi határozattal (a továbbiakban: 2007/573/EK határozat) létrehozott alap; 2. Integrációs Alap: a „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” általános program keretében a 2008–2013-as időszakra a harmadik országok állampolgárainak beilleszkedését segítő európai alap létrehozásáról szóló, 2007. június 25-i 2007/435/EK tanácsi határozattal (a továbbiakban: 2007/435/EK határozat) létrehozott alap; 3. Visszatérési Alap: a „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” általános program keretében a 2008–2013-as időszakra az Európai Visszatérési Alap létrehozásáról szóló, 2007. május 23-i 2007/575/EK európai parlamenti és tanácsi határozattal (a továbbiakban: 2007/575/EK határozat) létrehozott alap; 4. Külső Határok Alap: a „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” általános program keretében a 2008–2013-as időszakra a Külső Határok Alap létrehozásáról szóló, 2007. május 23-i 2007/574/EK európai parlamenti és tanácsi határozattal (a továbbiakban: 2007/574/EK határozat) létrehozott alap; 5. többéves program: a 2007/573/EK határozat 18. cikk (1) bekezdése, a 2007/575/EK határozat 19. cikk (1) bekezdése, a 2007/574/EK határozat 21. cikk (1) bekezdése, továbbá a 2007/435/EK határozat 17. cikk (1) bekezdése szerinti program; 6. éves program: a 2007/573/EK határozat 20. cikk (3) bekezdése, a 2007/575/EK határozat 21. cikk (3) bekezdése, a 2007/574/EK határozat 23. cikk (3) bekezdése, továbbá a 2007/435/EK határozat 19. cikk (3) bekezdése szerinti éves programok; 7. projekt: a támogatások végső kedvezményezettjei által végzett művelet egészének vagy részének végrehajtására felvonultatott egyedi, gyakorlati eszközök, amelyek pontosan meghatározott leírással, futamidővel, költségvetéssel, célkitűzésekkel és személyzettel rendelkeznek; 8. végső kedvezményezett: a projekt megvalósításáért felelős szervezet; 9. partner: a projekttel megvalósítani kívánt tevékenységek ellátására alkalmas szervezet, amely a végső kedvezményezett felelőssége mellett, a végső kedvezményezettel kötött partnerségi megállapodás alapján a végső kedvezményezettel közösen valósítja meg a projektet; 10. alvállalkozó: a végső kedvezményezett által a projekttel elérni kívánt cél megvalósítása érdekében szerződéses jogviszony keretében igénybe vett személy vagy szervezet; 11. Felelős Személy: az igazságügyi és rendészeti miniszter (a továbbiakban: miniszter) által kijelölt, a miniszter nevében eljáró személy, aki koordinálja a 2007/573/EK határozat 27. cikkében, a 2007/575/EK határozat 27. cikkében, a 2007/574/EK határozat 29. cikkében, továbbá a 2007/435/EK határozat 25. cikkében meghatározott feladatokat; 12. Felelős Hatóság: az Igazságügyi és Rendészeti Minisztériumnak (a továbbiakban: IRM) a miniszter által alaponként külön kijelölt, a többéves és az éves programok stratégiai, operatív és adminisztratív igazgatásáért felelős szervezeti egységei; 13. Menedzsment Csoport: a Felelős Hatóság operatív és adminisztratív (projekt- és pénzügyi menedzsment) feladatait ellátó részlege; 14. Működési Kézikönyv: a Felelős Hatóság működésére vonatkozó szabályokat és egyes azzal kapcsolatos adatokat tartalmazó dokumentum; 15. Hitelesítő Hatóság: az IRM-nek a miniszter által a kiadásigazoló nyilatkozatok Európai Bizottsághoz való benyújtást megelőző hitelesítésére kijelölt, a Felelős Hatóságtól funkcionálisan független szervezeti egysége; 16. Ellenőrzési Hatóság: a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal, amely a Kormányzati Ellenőrzési Hivatalról szóló 312/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet alapján ellátja a többéves és az éves programok, valamint a projektek végrehajtásának ellenőrzését; 17. előzetes projekt adatlap: zárt kétfordulós kiválasztási eljárás esetén a pályázó által tervezett program lényegi elemeit tartalmazó dokumentum; 18. részletes projekt adatlap: a Felelős Hatóság által elkészített, a tervezett projekt megvalósításával összefüggő minden releváns információra kiterjedő nyomtatvány; 19. közvetlen támogatási megállapodás: a Felelős Hatóság és a feladatát jogszabály alapján végző végső kedvezményezett között létrejött szerződés, amely tartalmazza a közvetlen támogatás nyújtásának és felhasználásának részletes szabályait; 20. támogatási megállapodás: a Felelős Hatóság és a végső kedvezményezett között létrejött szerződés, amely tartalmazza a támogatás nyújtásának és felhasználásának részletes szabályait; 21. informatikai rendszer: a „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” általános program keretében végrehajtott projektek nyomon követését szolgáló, a 2007/435/EK határozat 22. cikk e) pontjában, a 2007/573/EK határozat 24. cikk e) pontjában, a 2007/574/EK határozat 26. cikk e) pontjában és a 2007/575/EK határozat 24. cikk e) pontjában meghatározott informatikai alapú nyilvántartó rendszer; 22. ellenőrzéstűrési kötelezettség: betekintés és hozzáférés biztosítása a nyilvántartási, adatszolgáltatási és működési rendszerbe, lehetővé téve azt, hogy az arra felhatalmazott, megbízólevéllel ellátott ellenőrök a támogatásra vonatkozó valamennyi információt megszerezhessék, és azok valódiságáról meggyőződhessenek; 23. ellenőrzési nyomvonal: az Európai Unió által előírt, a „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” általános program támogatásainak tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak leírása szövegesen, táblázatba foglalva vagy folyamatábrával szemléltetve, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket, kapcsolatokat, továbbá az irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését; 24. szabálytalanság: az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről szóló, 1995. december 18-i 2988/95/EK EURATOM rendelet 1. cikk (2) bekezdésében foglaltak, továbbá a nemzeti jogszabályok előírásainak, a támogatási megállapodásban, illetve a közvetlen támogatási megállapodásban a felek által vállalt kötelezettségeknek a megsértése, amelyek eredményeképpen a Magyar Köztársaság pénzügyi érdekei sérülnek vagy sérülhetnek; 25. szabálytalansági gyanú: bármilyen adat vagy információ, amely szabálytalanság elkövetésére utal; 26. szabálytalansági informatikai rendszer: a „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” általános program keretében végrehajtott projekteket érintő szabálytalanságokkal kapcsolatos adatokat tartalmazó informatikai alapú nyilvántartó rendszer. II. Fejezet INTÉZMÉNYRENDSZER Felelős Hatóság 3. § (1) A Felelős Hatóság felelős az Európai Menekültügyi Alapból, az Integrációs Alapból, a Visszatérési Alapból és a Külső Határok Alapból (a továbbiakban együtt: Alapok) támogatott többéves program, illetve az éves programok igazgatásáért, az Európai Bizottsággal való kommunikációért; ellátja továbbá a 2007/573/EK határozat 27. cikkében, a 2007/575/EK határozat 27. cikkében, a 2007/574/EK határozat 29. cikkében, valamint a 2007/435/EK határozat 25. cikkében meghatározott feladatokat. (2) A Felelős Hatóság operatív és adminisztratív (projekt- és pénzügyi menedzsment) feladatait a Menedzsment Csoport látja el. Hitelesítő Hatóság 4. § A Hitelesítő Hatóság ellátja a 2007/573/EK határozat 29. cikkében, a 2007/575/EK határozat 29. cikkében, a 2007/574/EK határozat 31. cikkében, továbbá a 2007/435/EK határozat 27. cikkében meghatározott feladatokat. Ellenőrzési Hatóság 5. § Az Ellenőrzési Hatóság felelős az irányítási és ellenőrzési rendszer hatékony működésének vizsgálatáért, és ellátja a 2007/573/EK határozat 30. cikkében, a 2007/575/EK határozat 30. cikkében, a 2007/574/EK határozat 32. cikkében, továbbá a 2007/435/EK határozat 28. cikkében meghatározott feladatokat. Monitoring testületek 6. § (1) Az Európai Menekültügyi Alap, az Integrációs Alap, valamint a Visszatérési Alap éves és többéves programjaiban megfogalmazott célkitűzések teljesülésének nyomon követését független Monitoring Bizottság (a továbbiakban: MB) végzi. (2) Az MB működésének alapelveit az általa elfogadott ügyrend szabályozza. (3) Az MB-be tagot a Felelős Hatóság, valamint a Felelős Személy által erre felkért minisztériumok és nemzetközi szervezetek delegálnak. (4) Az MB-ben megfigyelőként részt vesz az Ellenőrzési Hatóság és a Hitelesítő Hatóság. (5) Az MB feladatai: a) az előrehaladási és a zárójelentés megküldése előtt az éves program célkitűzéseinek tükrében a projektek megvalósulásának áttekintése és javaslattétel a jelentések az Európai Bizottság részére történő megküldésével kapcsolatban; b) javaslattétel a Felelős Hatóságnak az Európai Menekültügyi Alap, az Integrációs Alap, valamint a Visszatérési Alap hazai felhasználása olyan felülvizsgálatára, amely elősegítheti az Európai Menekültügyi Alap, az Integrációs Alap, valamint a Visszatérési Alap célkitűzéseinek hatékonyabb elérését, illetve az éves program irányításának vagy pénzügyi ellenőrzésének a javítását; c) az éves és a többéves programok módosítási kérelmének az Európai Bizottság részére történő benyújtása előtt a módosítás véleményezése, és javaslatétel a módosítás benyújtásával kapcsolatban. Külső Határok Alap Tárcaközi Egyeztető Fórum 7. § (1) A Külső Határok Alap Tárcaközi Egyeztető Fórum (a továbbiakban: Fórum) létrehozásának és működésének célja a folyamatos információáramlás, a Külső Határok Alap felhasználásával kapcsolatos szakmai és technikai egyeztetések biztosítása, valamint a fejlesztések folyamatos nyomon követése. (2) A Fórum feladatai: a) a végső kedvezményezettek fejlesztési javaslatai alapján a több éves fejlesztési program szakmai előkészítése, megvitatása és összehangolása; b) a végső kedvezményezettek projekt javaslatai alapján az éves fejlesztési programok szakmai előkészítése, megvitatása és összehangolása; c) a fejlesztési tervekkel összefüggő kormányzati és miniszteri hatáskörbe tartozó döntések megfogalmazása, előkészítése; d) a Külső Határok Alap terhére megvalósuló fejlesztések végrehajtásának folyamatos nyomon követése, a 6. § (5) bekezdés b) pontjában foglalt monitoring feladatok ellátása. III. Fejezet PROJEKTEK KIVÁLASZTÁSA Kiválasztási eljárások 8. § (1) A projektek kiválasztása nyílt vagy zárt kétfordulós kiválasztási eljárás keretében történik. (2) Zárt kétfordulós kiválasztási eljárással kell kiválasztani azokat a projekteket, amelyek esetében a tervezett tevékenységet a végső kedvezményezett jogszabályi felhatalmazás alapján, kizárólagos hatáskörrel látja el. A projektek kiválasztása egyéb esetekben nyílt pályázati eljárással történik. (3) Az éves programok összeállítása előtt le kell folytatni a zárt kétfordulós kiválasztási eljárás első fordulóját, és az ott kiválasztott projekteknek szerepelniük kell az Európai Bizottságnak megküldendő éves programban. (4) A Felelős Hatóság nyílt és a zárt kiválasztási eljárás első fordulója során felhívást jelentet meg, amelynek tartalmaznia kell: a) a többéves program és az éves programok vonatkozásában jóváhagyott azon prioritásokat és célkitűzéseket, amelyek megvalósítására a pályázók projekt javaslata irányulhat; b) a projekt maximális időtartamát, megvalósításának területi hatályát; c) a pályázati dokumentáció benyújtásának módját, helyét és határidejét; d) a finanszírozás módját; e) a pályázati felhíváshoz kapcsolódó útmutató, az egyéb szükséges dokumentumok és információk elérésének helyét. (5) A pályázati útmutatónak tartalmaznia kell: a) a pályázókkal, a partnerekkel, az alvállalkozókkal, valamint a pályázattal szemben támasztott alkalmassági feltételeket; b) a közösségi támogatás felhasználásának szabályait, határidejét; c) az elszámolható és el nem számolható költségek ismertetését; d) az alkalmazott biztosítékokat, ha szükséges; e) a pályázat benyújtásának módját, helyét és határ idejét; f) a pályázati adatlaphoz csatolandó mellékletek lis táját; g) a pályázatok kiválasztásának szempontrendszerét, eljárásrendjét; h) az eredményről való tájékoztatást, a szerződéskötés tervezett idejét; i) a hiánypótlás szabályait; j) a kifogás lehetőségét; k) a jogszabályi háttér ismertetését; l) a támogatás felhasználásával kapcsolatos ellenőr zés-tűrési és adatszolgáltatási kötelezettségről való tájékoztatást, és m) a további információk elérhetőségét. (6) A pályázati adatlapnak és mellékleteinek tartalmazniuk kell: a) a pályázó és – ha van ilyen – a partner nevét, elérhetőségeit, cégadatait, továbbá hozzájárulást az egyes adatok e rendelet szerinti nyilvános közzétételéhez; b) a célkitűzés, a célcsoport és a tevékenységi terület pontos meghatározását hivatkozással az érintett európai uniós jogi aktus, illetve a Magyar Köztársaság Külső Határok Alap Nemzeti Program vonatkozó előírásaira; c) a projekt tartalmi összefoglalását; d) a projekt tervezett eredményét, mérhető mutatók (in dikátorok) meghatározását (eredmény, közvetlen cél, hatás); e) a projekt tervezett kezdési és befejezési időpontját, időtartamát; f) a megvalósítás helyszínét; g) a kizárólagosságot biztosító jogszabályi hivatkozá sokat, amely alapján a szervezet közvetlen támogatásra jogosult; h) a finanszírozás módját (igényelt közösségi és költségvetési támogatás, saját forrás); i) a logikai keretmátrixot; j) a részletes költségvetést és a költségek ütemezését; k) a megvalósítás módját, a tervezett tevékenységek részletes leírását; l) a projektet megvalósító szervezet bemutatását, a megvalósítás személyi és tárgyi feltételeinek bemutatását; m) a projekt ütemezésének bemutatását GANTT-diagram segítségével (tervezett kezdési időpont, időtartam); n) a tervezett tevékenység kiegészítő jellegének ismertetését; és o) a szolgáltatott adatok igazolására szolgáló dokumentumokat. (7) A zárt kétfordulós kiválasztási eljárás első fordulója során benyújtott előzetes projekt adatlap a (6) bekezdés a)–h) pontjaiban szereplő elemeket tartalmazza. A (6) bekezdés i)–n) pontjaiban szereplő elemek részletes kidolgozását a második fordulóban kitöltendő részletes projekt adatlap tartalmazza. (8) A nyílt kiválasztási eljárás pályázati felhívását és annak útmutatóját a Felelős Hatóság elhelyezi honlapján, és egyidejűleg a pályázati felhívást legalább két országos napilapban, valamint regionális lapokban is megjelenteti. (9) Zárt kétfordulós kiválasztási eljárás első fordulója során – az éves program összeállítását megelőzően – az előzetes projekt adatlap benyújtására vonatkozó felhívást, majd a második fordulóra vonatkozó kitöltendő adatlapot – az éves program Európai Bizottság általi jóváhagyását követően – a Felelős Hatóság elhelyezi honlapján, és egyidejűleg megküldi a végső kedvezményezett szervezetek részére. Többéves projektek 9. § (1) Projekt többéves projektként akkor valósítható meg, ha a) a projekt célja érdekében megvalósítandó beruházás, tevékenység jellege és a lebonyolításához szükséges időtartama ezt feltétlenül indokolja, valamint b) a pályázati felhívás lehetőséget ad rá, és meghatározza az egyéb feltételeket. (2) A többéves projekttel szemben a pályázati felhívásban támasztott valamennyi feltételt minden egyes évre vonatkozóan teljesíteni kell az adott allokáció évére vonatkozó pályázati dokumentációban. (3) A többéves projekt az Alapok legfeljebb három éves program allokációját érintheti. (4) A Felelős Hatóság kötelezettséget csak az Európai Bizottság által jóváhagyott allokáció terhére vállal. A támogatási megállapodás, illetve a közvetlen támogatási megállapodás évente kerül megkötésre, amelynek alkalmával az előző év tapasztalatai alapján a projektet a végrehajtás objektív körülményeire tekintettel felül kell vizsgálni. A felülvizsgálat eredményeképpen a projekt újraértékelésre kerül, melynek eredményétől függően tervezett költ ségvetése és indikátorai, valamint ezek alapján a tervezett támogatási összege módosíthatóak. Projekt javaslatok értékelése 10. § (1) A benyújtott pályázatok értékelését független Értékelő Bizottság (a továbbiakban: ÉB) végzi. (2) Az ÉB működését a Felelős Személy által jóváhagyott ügyrend szabályozza. (3) Az ÉB a Felelős Hatóság által meghatározott szakmai és pénzügyi szempontok szerint, valamint a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló törvény rendelkezéseinek megfelelően értékeli a benyújtott pályázatokat, és megállapítja a támogatásra javasolt projektek sorrendjét, zárt pályázat esetén megállapítja a támogatható projektek körét. (4) Az ÉB az adott alap tekintetében benyújtott pályázat elbírásához szükséges szakmai tapasztalattal rendelkező – az adott szakterületet érintő szabályozásban, feladatok ellátásában érdemi szerepet betöltő szervezetek és a felügyeletet ellátó minisztériumok, valamint a Felelős Hatóság által delegált – tagokból áll. Az ÉB elnökét a Felelős Személy jelöli ki. (5) Az ÉB ülésein megfigyelők vehetnek részt, akik észrevétel-tételi joggal rendelkeznek. (6) Az értékelésben résztvevőket titoktartási kötelezettség terheli, amelyről nyilatkozatot kell aláírniuk. (7) Az ÉB szavazással, egyszerű többséggel dönt a vitás kérdésekről. (8) Az ÉB üléséről jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyv tartalmazza az ülés helyét és időpontját; a jelen lévő tagok és megfigyelők nevét; az ÉB döntési javaslatát (támogatás esetén a támogatás összegét és arányát, az összköltség csökkentése esetén a csökkentett összköltséget, és annak indoklását, elutasítás esetén annak részletes indoklását); vitás kérdés esetén a szavazatok arányát és bármely tag különvéleményét, ha azt a tag kéri. (9) A Felelős Hatóság az ÉB döntési javaslata alapján dönt az egyes projektek támogatásáról vagy elutasításáról. A Felelős Hatóság döntését a Felelős Személy hagyja jóvá. (10) A Külső Határok Alap esetén a Felelős Személy az ÉB döntési javaslata alapján a Fórum elé terjeszti a támogatható projekteket. A Fórum a 7. § (2) bekezdésének b) pontjával összhangban javaslatot tesz az éves programban szerepeltethető projektekről. Az éves programot a miniszter hagyja jóvá az EU Bizottsághoz történő hivatalos benyújtást megelőzően. (11) A támogatás megítéléséről vagy elutasításáról szóló döntésről a Felelős Hatóság írásban tájékoztatja a pályázókat. (12) A Felelős Személy által jóváhagyott, támogatott projektek listáját a döntést követő 8 napon belül a Felelős Hatóság honlapján közzéteszi. A támogatott projektek listáján fel kell tüntetni a projekt címét, a megvalósító szervezet és a partner nevét, a döntés időpontját, valamint a megítélt támogatás összegét. A támogatási megállapodás, illetve a közvetlen támogatási megállapodás megkötése, illetve módosítása 11. § (1) A támogatási megállapodást, illetve a közvetlen támogatási megállapodást (a továbbiakban együtt: megállapodás) a Felelős Hatóság és a végső kedvezményezett szervezet köti meg. A megállapodás aláírására a Felelős Személy jogosult. (2) A projektek támogatása vissza nem térítendő támogatás formájában valósul meg. (3) A projektek megvalósítása érdekében – a megállapodásban foglaltak szerint – a végső kedvezményezett előleg igénybevételére jogosult. (4) A megállapodás aláírásának feltétele a pályázati felhívás útmutatójában előírt dokumentumok becsatolása. (5) A megállapodás tervezetét a Felelős Hatóság állítja össze. (6) A végső kedvezményezett felelős a partner által végzett tevékenységekért, illetve az általa elszámolt költségek vonatkozásában az elszámolhatósági szabályok betartásáért, továbbá a felmerülő kiadásokat és bevételeket rögzítő számviteli dokumentumok hiteles másolatának megőrzéséért. (7) Közvetlen támogatás esetén a Felelős Hatóság és a végső kedvezményezett szervezet közvetlen támogatási megállapodást köt. A közvetlen támogatási megállapodás megkötésének feltétele, hogy a zárt kétfordulós pályázati eljárás második fordulójában előírt dokumentumokat a végső kedvezményezett határidőre benyújtsa, azt a Felelős Hatóság elfogadja, és a Felelős Személy jóváhagyja. (8) A végső kedvezményezett haladéktalanul tájékoztatja a Felelős Hatóságot, ha a megállapodás hatályának időtartama alatt a megállapodásban foglalt azonosító adatai, illetve a megállapodás teljesítésével összefüggő adatai megváltoznak. Kifogás 12. § (1) A pályázó a projekt javaslat elutasítása, csökkentett összköltséggel történő támogatása vagy feltételekkel tör ténő támogatása ellen kizárólag jogszabálysértés vagy a pályázati kiírás szerinti tájékoztatásban foglaltak megsértése esetén, a döntés kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül az indokok megjelölésével kifogást terjeszthet elő a Felelős Személynél. (2) A kifogást – a (3) bekezdésben foglalt kivétellel – a Felelős Hatóság érdemben megvizsgálja. A kifogásnak halasztó hatálya van a megállapodások megkötésére. (3) A Felelős Hatóság a kifogást érdemi vizsgálat nélkül elutasítja, ha a) a kifogást az (1) bekezdés szerinti határidőn túl terjesztették elő; b) a kifogást nem az arra jogosult terjeszti elő; vagy c) korábbival azonos tartalmú, ismételt kifogást ter jesztenek elő. (4) A Felelős Hatóság a kifogást a Felelős Személyhez történő beérkezésétől számított 15 napon belül elbírálja. A Felelős Hatóság az elbírálás határidejét egy alkalommal, legfeljebb 15 nappal meghosszabbíthatja. A Felelős Hatóság az elbírálás meghosszabbításának tényéről a kifogás beérkezésétől számított 5 munkanapon belül tájékoztatja a pályázót. (5) A Felelős Hatóság a kifogás tárgyában hozott döntésről az indokok megjelölésével értesíti a pályázót. (6) A Felelős Hatóság a kifogással kapcsolatosan az alábbi döntéseket hozhatja: a) a kifogásban foglaltaknak helyt ad, egyúttal gondoskodik a jogszerű állapot helyreállításáról; b) a kifogást indokolt döntésével elutasítja. (7) A Felelős Hatóság elutasító döntését a miniszternek jóvá kell hagynia. IV. Fejezet PROJEKTEK MEGVALÓSÍTÁSA Közbeszerzési és egyéb beszerzési eljárások lefolytatása és ellenőrzése 13. § (1) Ha a végső kedvezményezett alvállalkozót (kivitelezőt, szállítót) vesz igénybe a projekt megvalósításához, és az alvállalkozó igénybevételével megvalósítani kívánt feladat értéke nem éri el az egyszerű közbeszerzési eljárás értékhatárát, akkor a végső kedvezményezettnek legalább 3 ajánlatot kell bekérnie, és az azonos tartalmú ajánlatok közül legelőnyösebbet kell kiválasztania. (2) Az (1) bekezdést nem kell alkalmazni azon beszerzések esetében, amelyek egyedi értéke nem éri el a nettó 100 ezer forintos értékhatárt. 14. § (1) A Felelős Hatóság a folyamatba épített ellenőrzés részeként köteles gondoskodni a közbeszerzésekre és egyéb beszerzési eljárásokra vonatkozó előírások teljesülésének ellenőrzéséről. (2) A folyamatba épített ellenőrzés keretében vizsgálni kell: a) a közbeszerzési műszaki leírás, a projekt költségvetés tervezésének megfelelő minőségét és pontosságát; b) az ajánlati, részvételi, illetve ajánlattételi felhívás megfelelőségét és azok közzétételét; c) az alkalmazott közbeszerzési eljárás kiválasztásának megfelelőségét; d) a szerződés különböző fázisai közötti kölcsönös összefüggést; e) pénzügyi tervek meglétét; f) az eredményhirdetést követően az eljárás eredmé nyéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatási kötelezettség teljesítését és a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés nyilvánosságára vonatkozó követelmények betartását; g) az ajánlatok értékelésének megfelelőségét és a kellően részletes, a döntéshozatal folyamatát bemutató bírálóbizottsági jegyzőkönyv meglétét; h) a szerződés teljesítésének megfelelőségét, valamint szerződésmódosítás esetén a módosítás körülményeinek és indokoltságának megfelelőségét. (3) A Felelős Hatóság az (1) és (2) bekezdés szerinti folyamatba épített ellenőrzési kötelezettségének a kockázatelemzéssel kiválasztott projektek esetében dokumentum alapú, illetve helyszíni vizsgálattal tesz eleget. (4) Ha a közbeszerzés értékhatára eléri a nemzeti értékhatárt, a végső kedvezményezett köteles a közbeszerzési eljárás tervezett megindítása előtt legalább 15 nappal megküldeni a Felelős Hatóság részére az ajánlati felhívást és a kapcsolódó dokumentációt. (5) A (4) bekezdésben szabályozott esetben a Felelős Hatóság közbeszerzési szakértő közreműködésével végzi el az ellenőrzést. 15. § (1) Ha a Felelős Hatóságnak a folyamatba épített ellenőrzés során a Kbt., a Kbt. felhatalmazása alapján kiadott beszerzésekre vonatkozó jogszabályok, a közbeszerzésekre vonatkozó közösségi rendelkezések, illetve a 13. §-ban foglaltak megsértése jut tudomására, írásban felhívja a végső kedvezményezettet, hogy az egyes rendelkezések megsértésével kapcsolatos álláspontját kifejthesse. A végső kedvezményezett álláspontja figyelembevételével a Felelős Hatóság megvizsgálja a támogathatóság feltételeit a megállapodás alapján. (2) Ha a Felelős Hatóság a Kbt.-be ütköző magatartást vagy mulasztást észlel, akkor a Kbt. 327. § (1) bekezdés g) pontja alapján a Közbeszerzési Döntőbizottság eljárását kezdeményezi, és a Kbt.-nek a szabálytalanságok kezeléséről szóló XI. Fejezet rendelkezései szerint jár el. A megvalósítás nyomon követése 16. § (1) A végső kedvezményezett minden hónap 10. napjáig köteles a projekt előrehaladásáról – pénzügyi és szakmai szempontú, szöveges értékelést is tartalmazó – jelentést készíteni, és azt megküldeni a Menedzsment Csoport részére. (2) A végső kedvezményezett köteles zárójelentést készíteni a projekt lezárulását követő 30 napon belül. A zárójelentésben be kell mutatni a) a projekt célkitűzéseinek teljesülését, konkrét elemzésekkel alátámasztva; b) a tényleges költségek tervezett költségeknek való megfelelését, és az esetleges eltérések indokait; továbbá c) a támogatás könyvelésben való kezelését és elkülönítését. (3) A végső kedvezményezett az (1) és (2) bekezdésben foglalt jelentéseket köteles feltölteni a Felelős Hatóság által üzemeltetett informatikai rendszerbe, amelyhez a Felelős Hatóság elektronikus hozzáférést biztosít. A projekt fenntartása, dokumentumok nyilvántartása és megőrzése 17. § (1) A projekt lezárását követően a végső kedvezményezett köteles a projekt végrehajtása során elért eredményeket a megállapodásban rögzített időtartamig és az ott rögzített célnak megfelelően fenntartani. (2) A projekttel kapcsolatos dokumentumok a projekt Felelős Hatóság által történő lezárásától 10 évig kerülnek megőrzésre. V. Fejezet A PÉNZÜGYI LEBONYOLÍTÁS RENDJE A pénzügyi irányítás és kontroll 18. § A pénzügyi irányítási és ellenőrzési tevékenység tekintetében az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. tör vény (a továbbiakban: Áht.), valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) előírásai az irányadók. 19. § A pénzügyi lebonyolítás során olyan irányítási és ellenőrzési rendszert kell kialakítani, amely biztosítja az Alapokból társfinanszírozott intézkedések teljesítésének és az igényelt kiadások hitelességének ellenőrzését, valamint biztosítja az alkalmazandó nemzeti és közösségi jogszabályok betartását, különösen a kiadások támogathatósága, a közbeszerzések, az állami támogatás, a tisztességes verseny és az esélyegyenlőség tárgyában. Az irányítási és ellenőrzési intézményrendszer működése a Szolidaritási alapokhoz kapcsolódó technikai költségkeret terhére finanszírozható. 20. § (1) A Felelős Személy és a Hitelesítő Hatóság vezetője e rendelet melléklete szerint köteles nyilatkozni az általa működtetett irányítási és ellenőrzési rendszerek megfelelő és megbízható működéséről. (2) Ha az (1) bekezdésben meghatározott szervezetnél év közben változás történik a szervezet vezetője személyében, továbbá ha a szervezet átalakul vagy megszűnik, a távozó vezető (átalakuló vagy megszűnő szervezet vezetője) köteles a nyilatkozatot az addig eltelt időszak vonatkozásában kitölteni, a nyilatkozatot az új vezetőnek átadni, aki köteles azt az éves beszámolóhoz mellékelni saját nyilatkozatával együtt. (3) A Felelős Hatóság és a Hitelesítő Hatóság vezetője a saját szervezetére vonatkozó nyilatkozatot a tárgyévet követő év május 31-ig megküldi az államháztartásért felelős miniszter részére. Közösségi hozzájárulás rendezése 21. § A Hitelesítő Hatóság nem igazolhatja azt a kiadást, amely olyan költséget tartalmaz, amelyre vonatkozóan szabálytalansági vizsgálat van folyamatban, vagy amelyre vonatkozóan a szabálytalanság ténye megállapítást nyert. Ezen összegek 31. § (11) bekezdés d) pontja szerinti nyilvántartásáról a Hitelesítő Hatóság gondoskodik. Az EU támogatás fogadására és kifizetésre szolgáló kincstári bankszámlák és a pénzügyi lebonyolítás rendje 22. § (1) A jóváhagyott éves programok alapján az Európai Bizottság által átutalt európai uniós támogatásból származó előfinanszírozás, időközi kifizetések és végsőegyenleg-kifizetések fogadása a Felelős Hatóság által a Magyar Államkincstárban nyitott – normál piaci feltételek mellett – kamatozó devizaszámlán történik. (2) Az Alaponként nyitott devizaszámlák felett a Felelős Hatóság rendelkezik. (3) Az Alapokhoz biztosított uniós forrás és a hazai társfinanszírozás összege a Magyar Államkincstárban megnyitott feladatfinanszírozási előirányzat felhasználási keretszámlán (FEFK) keresztül kerül felhasználására. (4) Az igényelt előleg és egyenleg kifizetése nyílt kiválasztási eljárás esetén a végső kedvezményezettek által nyitott elkülönített számla javára történik a támogatási megállapodásban foglaltak szerint. (5) Közvetlen támogatás esetén a végső kedvezményezett számájára vagy a Magyar Államkincstárban a Felelős Hatóság által nyitott forintalapú lebonyolítási számla javára történik az igényelt előleg és az egyenleg kifizetése, illetve a közvetlen támogatási megállapodásban foglaltak szerint az alvállalkozó számlájára közvetlenül kerül átutalásra az általa benyújtott számla összege a szerződésszerű és igazolt teljesítése alapján. (6) A bankszámlák vezetésével kapcsolatos, a Felelős Hatóságnál felmerülő költségek a Felelős Hatóságot terhelik. 23. § (1) Az Alapok terhére finanszírozott projektek pénzügyi lebonyolítására az Ámr. 70–77. §-ában foglalt szabályokat kell alkalmazni. (2) A nyílt pályázati eljárás keretében finanszírozásra kiválasztott projektek esetén Alaponként és éves allokációnként egy-egy Finanszírozási Alapokmányt készít a Felelős Hatóság. (3) A Felelős Hatóság közvetlen támogatás esetén gondoskodik a Finanszírozási Alapokmányok megnyitásáról és az előirányzatok rendelkezésre bocsátásáról. Támogatás kifizetése 24. § (1) A Felelős Hatóság a végső kedvezményezett szervezetek által benyújtott kifizetésekhez szükséges dokumen tumok ellenőrzését és jóváhagyását követően gondoskodik az igényelt támogatás átutalásáról. (2) A teljes támogatási összeg részletekben kerül kifizetésre előleg-finanszírozás, egyenleg kifizetés, illetve az alvállalkozónak történő közvetlen kifizetés formájában. (3) A támogatás kifizetéséhez a végső kedvezményezett kifizetési kérelmet nyújt be a megállapodásban meghatározott időben és tartalommal. A hiányos vagy hibás kifizetési kérelem elutasításra kerül. (4) A végső kedvezményezett az eredeti bizonylatokon köteles feltüntetni a projekt regisztrációs számát, a támogatást nyújtó alap, valamint az alap azon évi allokációja megnevezését, amelynek a terhére a költség elszámolásra került. (5) A végső kedvezményezett a kapott előlegfinanszírozással köteles elszámolni a 26–27. §-ban foglaltak szerint. Ennek megtörténtéről a Felelős Hatóság nyilatkozatot állít ki. Az elszámolással az előleg végleges támogatássá válik. (6) A végső kedvezményezett szervezetek – közvetlen támogatás biztosítása esetén – az előlegként igényelt és a Felelős Hatóság által jóváhagyott, a végső kedvezményezett számlájára vagy a lebonyolítási számlára átutalt előirányzat terhére a szükséges dokumentumok kiállítását követően saját hatáskörben indíthatnak átutalásokat a Magyar Államkincstáron keresztül. (7) A végső kedvezményezett – közvetlen támogatás biztosítása és alvállalkozónak történő közvetlen kifizetés esetén – a nevére kiállított, alvállalkozó által benyújtott számlák kifizetéséhez szükséges bizonylatokat benyújtja a Felelős Hatóság részére, amely intézkedik a számlában szereplő jogosult részére történő átutalásáról. Bizonylatként benyújtandóak a végső kedvezményezett által igazolt számlamásolatok, az alvállalkozóval kötött szerződésben meghatározott dokumentumok hiteles másolata, valamint a kifizetéshez szükséges dokumentumok. VI. Fejezet KÖLTSÉGIGAZOLÁSI TEVÉKENYSÉG RENDJE Hitelesítés 25. § Az Alapok keretében megítélt támogatások felhasználásának hitelesítése a Menedzsment Csoport feladata. 26. § (1) A folyamatba épített ellenőrzés részeként a Menedzsment Csoportnak gondoskodnia kell a végső kedvezményezett által benyújtott valamennyi jelentés, nyilatko zat és bizonylat dokumentum alapú, formai és tartalmi ellenőrzésének lefolytatásáról. (2) A pénzügyi lebonyolítás során a dokumentum alapú ellenőrzés a kifizetési kérelem és az azt alátámasztó bizonylatok ellenőrzéséből áll. (3) A bekért bizonylatoktól függően a dokumentum alapú ellenőrzések keretében ellenőrizni kell: a) a projektek megállapodásoknak – ideértve az azoknak elválaszthatatlan részét képező mellékleteket is – megfelelő fizikai és pénzügyi előrehaladását; b) azt, hogy a benyújtott számla vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylat valós költségeken alapul, az Alapok keretében jóváhagyott projekt kapcsán merült fel és megfelel a célkitűzéseinek; c) a teljesítés igazolását; d) a kettős finanszírozás elkerülésére vonatkozó elő írások teljesülését; valamint e) azt, hogy a benyújtott számlán vagy egyéb, a gazda sági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylaton szereplő teljesítés összhangban van-e a pályázat kiválasztására vonatkozó döntéssel, a szerződéses feltételekkel, a fizikai és teljesítmény mutatószámok teljesítésével, a tárgyi és időbeli elszámolhatósági szabályokkal és a közbeszerzésre vonatkozó előírásokkal. 27. § (1) A folyamatba épített ellenőrzés részeként a Menedzsment Csoportnak gondoskodnia kell a projektek megvalósításának helyszíni vizsgálatáról. (2) Minden projekt esetében legalább kétszer kerül sor helyszíni vizsgálat lefolytatására: a projekt megvalósításának időszaka alatt, illetve annak lezárulása előtt. (3) A helyszíni vizsgálat során ellenőrizni kell különösen: a) a projektek megállapodásoknak – ideértve az azoknak elválaszthatatlan részét képező mellékleteteket – megfelelő fizikai és pénzügyi előrehaladását; b) az előrehaladási jelentések és a projekt tényleges fizikai és pénzügyi előrehaladásának összhangját; c) azt, hogy a kifizetési kérelmet alátámasztó bizonylatok eredeti példányai a végső kedvezményezettnél rendelkezésre állnak és fellelhetőek-e, továbbá, hogy megegyeznek-e a végső kedvezményezett által a kifizetési kérelemhez benyújtott hiteles másolatokkal; d) a végső kedvezményezett által benyújtott nyilatkozat összhangját az azt megalapozó bizonylatokkal; e) a termékek, illetve szolgáltatások teljesítésének a megállapodással való összhangját; f) a nyilvánosságra és tájékoztatásra vonatkozó közösségi szabályok betartását; valamint g) a közbeszerzésekre vonatkozó előírások betartását. (4) A helyszíni vizsgálatok keretében a költségek elszámolhatóságának megállapításához ellenőrizni kell a számlákat, ezek között a korábbi számlaösszesítő(k)ben feltüntetett, a számlákhoz kapcsolódó szerződéseket és az azokhoz kapcsolódó teljesítésigazolásokat. (5) A folyamatba épített ellenőrzéseket, ideértve a dokumentum alapú ellenőrzéseket és a helyszíni vizsgálatokat, megfelelően dokumentálni kell, rögzítve az elvégzett munkát, az ellenőrzések eredményeit, valamint a szabálytalanságok és a hibák feltárása esetén a megtett intézkedéseket. 28. § (1) A Menedzsment Csoport a végső kedvezményezett által beküldött havi jelentés beérkezésétől számított 20 napon belül havi projekt előrehaladási jelentést állít ki, melyben nyilatkozik, hogy meggyőződött arról, hogy a megelőző hónapban jóváhagyott, rögzített és a végső kedvezményezett részére kiutalt támogatási összegekkel kapcsolatos dokumentum alapú ellenőrzéseket, továbbá a helyszíni vizsgálatokat elvégezte. A Menedzsment Csoport a havi projekt előrehaladási jelentést továbbítja a Hitelesítő Hatóság részére. (2) A Felelős Hatóság – a Hitelesítő Hatóság által kiállított költségigazoló nyilatkozat figyelembevételével – elkészíti, és az Európai Bizottság részére benyújtja az éves programok végrehajtásáról szóló előrehaladási jelentéseket, illetve zárójelentéseket. (3) A pályázati dokumentációt, a megállapodást, az (1) és (2) bekezdésben foglalt jelentéseket, a kifizetésekkel kapcsolatos adatokat, a helyszíni vizsgálatok dokumentumait, illetve a monitoring tevékenységet támogató egyéb adatokat a Menedzsment Csoport feltölti az informatikai rendszerbe. Igazolás 29. § (1) Az igazolási tevékenységet a Hitelesítő Hatóság végzi. (2) A Hitelesítő Hatóság felelősségi körébe tartozik a végső kedvezményezetteknél felmerült – a végső kedvezményezettek által számlával vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylattal igazolt – kifizetett költségek alapján a költségigazoló nyilatkozat kiállítása a Felelős Hatóság jelzése alapján, majd 14 napon belüli benyújtása a Felelős Hatóság részére. (3) A Hitelesítő Hatóság jogosult a költségigazoló nyilatkozat alátámasztásához kapcsolódó, kiegészítő információ kérésére, melyet a Felelős Hatóság köteles haladéktalanul a Hitelesítő Hatóság rendelkezésére bocsátani. (4) A Hitelesítő Hatóság az igazolási tevékenységének alátámasztása érdekében dokumentum alapú tényfeltáró vizsgálatot végez vagy helyszíni tényfeltáró látogatást tesz a Felelős Hatóságnál kockázatelemzés alapján kiválasztott projektek esetében. A tényfeltáró vizsgálat során a Hitelesítő Hatóság meggyőződik arról, hogy a végső kedvezményezett által benyújtott elszámolások ellenőrzése kellő megalapozottságot nyújt-e a költségek elszámolhatóságának megállapításához, illetve a végső kedvezményezetti elszámolások feldolgozása során érvényesülnek-e azok az ellenőrzések, amelyek biztosítják a számviteli nyilvántartásba bekerülő adatok pontosságát és megbízhatóságát. (5) A Hitelesítő Hatóság részére – előzetes értesítés alapján – a Felelős Hatóság hozzáférést biztosít a nála elektronikus és papír formában rendelkezésre álló, igazoláshoz kapcsolódó dokumentumokhoz és adatokhoz. 30. § A Felelős Hatóság annak érdekében, hogy a Hitelesítő Hatóság az irányítási és ellenőrzési rendszerek megfelelőségét meg tudja ítélni: a) tájékoztatásul továbbítja a Hitelesítő Hatóság részére a belső ellenőrzési rendszerében elkészült, valamint az egyéb, ellenőrzésre jogosult hazai vagy külföldi szervezetek által elkészített ellenőri jelentéseket – az Ellenőrzési Hatóság által végzett ellenőrzések kivételével – a jelentés kézhezvételét követő 5 munkanapon belül, b) tájékoztatásul megküldi a Hitelesítő Hatóság részére a Működési Kézikönyvet annak mellékleteivel és az ellenőrzési nyomvonallal együtt, valamint tájékoztatja ezek módosításáról, c) a IX. fejezet előírásainak megfelelően rendszeresen tájékoztatja a Hitelesítő Hatóságot a szabálytalanságok kezeléséről, d) haladéktalanul írásban tájékoztatja a Hitelesítő Hatóságot az Európai Bizottság esetleges, az irányítási és ellenőrzési eljárásokkal, illetve a monitoringgal kapcsolatban megfogalmazott ajánlásainak tartalmáról, az Európai Bizottság által javasolt kiigazító intézkedések megvalósítása érdekében megtett lépésekről, illetve azokról az indokokról, amelyekre hivatkozva a javasolt intézkedéseket a Felelős Hatóság nem hozta meg. VII. Fejezet A SZÁMVITELI NYILVÁNTARTÁS ÉS AZ ADATSZOLGÁLTATÁS RENDJE 31. § (1) Az Európai Bizottság felé történő beszámolási és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítését elkülönített, eredményszemléletű kettős könyvviteli nyilvántartásokkal kell biztosítani, amelyet a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben (a továbbiakban: Számv. tv.) foglalt számviteli alapelvek figyelembevételével kell vezetni. (2) Az (1) bekezdés szerinti, az európai uniós támogatások lebonyolításával kapcsolatos feladataihoz kötődő számviteli nyilvántartást a Felelős Hatóság vezeti. (3) Az elkülönített számviteli nyilvántartás részletes szabályait a Felelős Hatóság határozza meg. A szabályzat módosítása során ugyanezt az eljárást kell alkalmazni. A részletes szabályok teljes körűen tartalmazzák a számlarend és számlatükör felépítését. (4) Az elkülönített, eredményszemléletű könyvvezetés alapján a Számv. tv. előírásai szerinti éves beszámolót kell készíteni a tárgyévet követő év május 30-ig. (5) A számviteli nyilvántartásokat euróban kell vezetni. (6) A Felelős Hatóság köteles az Áht. szerinti könyvvezetésére vonatkozó számviteli kézikönyvét a hozzá kapcsolódó ellenőrzési nyomvonalakkal elkészíteni, melynek részei: a) a számviteli folyamatok eljárási rendje, b) a számviteli politika, a számlatükör és a számlarend, c) a bizonylati album. (7) Az Áht. szerinti forintban vezetett számviteli nyilvántartásban mind a követeléseket – ideértve az előlegeket és a szabálytalan kifizetések miatti követeléseket is – és azok pénzügyi teljesítését, mind a kötelezettségeket és azok pénzügyi teljesítését alaponként, allokációnként, partnerenként és azon belül tételenként kell kimutatni, amelyekről negyedévente összesítő feladás készül a fejezeti könyvelés részére. (8) A Felelős Hatóságnak biztosítania kell, hogy a számviteli bizonylatok rendelkezésre álljanak a számviteli feladatokat ellátó szervezetnél. (9) A számviteli nyilvántartások vezetésének irányítására olyan szakembert kell alkalmazni, aki megfelel a Számv. tv. 151. §-ában foglalt, képesítésre és gyakorlatra vonatkozó követelményeknek. (10) Az elkülönített számviteli nyilvántartásoknak biztosítania kell, hogy az Európai Bizottság részére küldendő évközi adatszolgáltatásoknak a pénzügyi zárások számviteli nyilvántartásból, beszámolóból nyerhető adatai, valamint az éves pénzügyi jelentések elkészítéséhez szükséges számviteli adatok megfelelő részletességgel rendelkezésre álljanak. E követelmény teljesítéséért a Felelős Személy és a Hitelesítő Hatóság vezetője felelős az ellenőrzési nyomvonalban meghatározottak szerint. (11) A Felelős Hatóság elkülönített számviteli nyilvántartásainak vezetése során gondoskodik arról, hogy naprakészen rendelkezésre álljanak: a) az Európai Bizottságtól beérkezett támogatások összegei alapok szerint, b) a Felelős Hatóság alaponkénti bankszámláinak tételes forgalma, c) a Felelős Hatóság által igazolt, az Európai Bizottságtól igényelt, az Európai Bizottság által még ki nem fizetett összegek, illetve a szabálytalanságok miatt visszajáró összegek mint követelések, d) az Európai Bizottság felé fennálló visszafizetési kötelezettségek, illetve a Hitelesítő Hatóság által jóváhagyott, még ki nem fizetett közösségi hozzájárulás rendezése miatti kötelezettségek összege. VIII. Fejezet A TÁMOGATÁSOK FELHASZNÁLÁSÁNAK ELLENŐRZÉSE Belső ellenőrzés 32. § (1) A Felelős Hatóság és a Hitelesítő Hatóság belső ellenőrzését az IRM miniszter által kijelölt, a Felelős Hatóságtól és a Hitelesítő Hatóságtól funkcionálisan független szervezeti egysége (a továbbiakban: belső ellenőrzési egység) látja el. Az ellátandó belső ellenőrzési tevékenység tekintetében az Áht., valamint a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet előírásait kell alkalmazni. (2) A belső ellenőrzési egység az európai uniós támogatások vonatkozásában lefolytatott belső ellenőrzések lezárt ellenőrzési jelentéseit haladéktalanul megküldi az államháztartásért felelős miniszter és az Ellenőrzési Hatóság részére. Közös ellenőrzési stratégia és az éves ellenőrzési terv 33. § (1) Az Ellenőrzési Hatóság elkészíti az Alapokra vonatkozó közös ellenőrzési stratégiát, és a többéves programok jóváhagyásától számított 6 hónapon belül benyújtja az Európai Bizottságnak. (2) Ha az Európai Bizottság az (1) bekezdésnek megfelelően benyújtott közös ellenőrzési stratégia kézhezvételét követő 3 hónapon belül észrevételt tesz a benyújtott stratégiára vonatkozóan, az Ellenőrzési Hatóság köteles az Európai Bizottság által a válaszadásra meghatározott időn belül a nemzeti ellenőrzési stratégiát felülvizsgálni, és az észrevételekre vonatkozó válaszokat az Európai Bizottságnak megküldeni. (3) Az Ellenőrzési Hatóság az Európai Bizottság által elfogadott közös ellenőrzési stratégiát megküldi a Felelős Hatóság, a Hitelesítő Hatóság és az államháztartásért felelős miniszter részére. (4) Az Ellenőrzési Hatóság az általa végzett kockázatelemzés és mintavételezés alapján október 31-ig elkészíti az éves ellenőrzési tervét, illetve – szükség esetén – annak módosítását. (5) Az Ellenőrzési Hatóság évente felülvizsgálja a közös ellenőrzési stratégiát. Rendszerellenőrzés 34. § A 2007/435/EK határozat 28. cikkében, a 2007/573/EK határozat 30. cikkében, a 2007/574/EK határozat 32. cikkében és a 2007/575/EK határozat 30. cikkében meghatározott rendszerellenőrzéseket éves rendszerességgel az Ellenőrzési Hatóság végzi el. A projektek mintavételes ellenőrzése 35. § (1) Az Ellenőrzési Hatóság elvégzi az éves programok esetében a 2007/435/EK határozat 28. cikkében, a 2007/573/EK határozat 30. cikkében, a 2007/574/EK határozat 32. cikkében és a 2007/575/EK határozat 30. cikkében meghatározott mintavételes ellenőrzéseket. Az ellenőrzések mintavételezési alapja a Felelős Hatóság által az Európai Bizottság felé bejelentett és a Hitelesítő Hatóság által igazolt költség. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott ellenőrzések végrehajtása érdekében az Ellenőrzési Hatóság részére az ellenőrzéstűrési kötelezettség alapján korlátlan hozzáférést kell biztosítani az informatikai rendszerben tárolt adatokhoz. Intézkedési tervekre vonatkozó különleges szabályok 36. § (1) A Felelős Személy, illetve a Hitelesítő Hatóság vezetője köteles minden, az éves programok felhasználásával összefüggő ellenőrzési jelentés alapján – ha a jelentésben rá vonatkozó, intézkedést igénylő megállapítás, ajánlás vagy javaslat szerepel – a jelentés kézhezvételétől számított 30 naptári napon belül intézkedési tervet készíteni, az intézkedési tervet végrehajtani, továbbá az intézkedési terv végrehajtását nyomon követni. (2) A Felelős Hatóság és a Hitelesítő Hatóság kötelesek az intézkedési terveiket, annak elkészültét követő 15 naptári napon belül egymásnak, az Ellenőrzési Hatóságnak és az államháztartásért felelős miniszternek megküldeni. (3) Az (1) bekezdésben felsorolt vezetők gondoskodnak az intézkedési tervekben megfogalmazottak megvalósításának (különös tekintettel a szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos intézkedésekre) folyamatos nyomon követéséről, melynek helyzetéről minden év január 31-ig tájékoztatják egymást a (2) bekezdésben foglaltak szerint. Az éves vizsgálati jelentés, a vélemény és a nyilatkozat 37. § (1) Az éves vizsgálati jelentés, a vélemény és a nyilatkozat kiadásához szükséges ellenőrzéseket az Ellenőrzési Hatóság hajtja végre. (2) A Felelős Személy az éves programok várható lezárását a zárást megelőző év október 15-ig jelzi az Ellenőrzési Hatóságnak, hogy a zárónyilatkozat kiadásához kapcsolódó ellenőrzéseket munkatervében tervezni tudja. (3) Az éves programok lezárásáról a Felelős Személy a lezárást követő 8 munkanapon belül tájékoztatja az Ellenőrzési Hatóságot. (4) Az Ellenőrzési Hatóság a záróegyenleg kifizetési kérelem vagy a visszafizetési nyilatkozat kézhezvételét követően lefolytatja a záróbeszámoló kiadásához szükséges ellenőrzéseket. Az Ellenőrzési Hatóság elkészíti a vizsgálati jelentést, a véleményt és a nyilatkozatot, melyeket a záróegyenleg kifizetési kérelem vagy visszafizetési nyilatkozat kézhezvételét követő 4 hónapon belül megküld a Felelős Hatóságnak és az államháztartásért felelős miniszternek. (5) Ha az Európai Bizottság az (1)–(4) bekezdéseknek megfelelően benyújtott záróbeszámoló kézhezvételét követő 6 hónapon belül véleményt tesz a benyújtott záróbeszámoló tartalmára vonatkozóan, az Ellenőrzési Hatóság köteles a vizsgálati jelentést, a véleményt és a nyilatkozatot felülvizsgálni, és az észrevételekre vonatkozó válaszokat az Európai Bizottság által a válaszadásra meghatározott határidő lejárta előtt 1 hónappal a Felelős Hatóságnak és az államháztartásért felelős miniszternek megküldeni. Kapcsolattartás az Európai Bizottsággal 38. § (1) A 2007/435/EK határozat 31. cikk (3) bekezdésében, a 2007/573/EK határozat 33. cikk (3) bekezdésében, a 2007/574/EK határozat 35. cikk (3) bekezdésében és a 2007/575/EK határozat 33. cikk (3) bekezdésében meghatározott felkérés teljesítése az Ellenőrzési Hatóság feladata. (2) A Felelős Hatóság, illetve a Hitelesítő Hatóság haladéktalanul tájékoztatja az Ellenőrzési Hatóságot az (1) bekezdésben meghatározott felkérésről. (3) Az Ellenőrzési Hatóság haladéktalanul tájékoztatja az államháztartásért felelős minisztert, ha az Európai Bizottság felkéri az Ellenőrzési Hatóságot ellenőrzés végzésére. (4) Az ellenőrzendő szervezetek haladéktalanul értesítik az államháztartásért felelős minisztert és az Ellenőrzési Hatóságot az Európai Bizottság által tervezett ellenőrzésekről. (5) Az ellenőrzések nyitó és záró megbeszélésén az államháztartásért felelős miniszter és az Ellenőrzési Hatóság részt vehet. (6) Az ellenőrzött szervezetek kötelesek a jelentés-tervezetekre készítendő választ az államháztartásért felelős miniszterrel és az Ellenőrzési Hatósággal előzetesen egyeztetni, valamint a végleges jelentést számukra tájékoztatásul megküldeni. IX. Fejezet SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSE 39. § (1) A szabálytalanságok nyilvántartása és jelentése érdekében a miniszter kijelöli az IRM szabálytalanságok nyilvántartásáért és jelentéséért felelős szervezeti egységét (a továbbiakban: szabálytalanság-felelős). (2) A szabálytalanság-felelős gondoskodik a) a szabálytalanságok nyilvántartásáról; b) a szabálytalanságokkal kapcsolatos jelentések összeállításáról; c) az OLAF Koordinációs Irodával történő együttmű ködésről; valamint d) a Hitelesítő Hatósággal történő együttműködésről. 40. § (1) Ha az Európai Bizottság, az Ellenőrzési Hatóság, a belső ellenőrzési egység, a Hitelesítő Hatóság vagy bármely ellenőrzést végző szervezet a szabálytalansági gyanúról értesíti a Felelős Hatóságot, akkor a Felelős Személy (vagy döntése alapján a Felelős Hatóság vezetője) köteles a szabálytalansági vizsgálat lefolytatására. Ha az ellenőrzést végző szerv megállapításait elfogadja, további vizsgálat lefolytatása nélkül megállapíthatja a szabálytalanságot. (2) A támogatási folyamat bármely szakaszában a Felelős Hatóság és a Hitelesítő Hatóság azon tagja, aki a szabálytalansági gyanút észlelte, illetve akinek szabálytalansági gyanú tudomására jutott, azonnal írásban rögzíti a szabálytalansági gyanút, melyet haladéktalanul megküld a szabálytalanság-felelősnek. (3) A szabálytalanság-felelős haladéktalanul megküldi a Felelős Személynek a szabálytalansági gyanúról kapott tájékoztatást, a kapcsolódó dokumentumokat, az azokkal kapcsolatos véleményét és az ügy kivizsgálására vagy annak mellőzésére vonatkozó javaslatát. A tájékoztatást követően a szabálytalansági gyanút 2 munkanapon belül rögzíti a szabálytalansági informatikai rendszerben. (4) A Felelős Személy 2 munkanapon belül dönt a szabálytalansági vizsgálat elindításáról vagy az arra irányuló javaslat elutasításáról. (5) A szabálytalansági vizsgálat elindításáról való döntés esetén, azzal egyidejűleg ki kell jelölni a szabálytalansági vizsgálat vezetőjét, valamint a vizsgálatba bevonandó szakértőket. A szabálytalanság-felelős a szabálytalansági vizsgálat elindításának vagy elutasításának tényét 2 munkanapon belül rögzíti a szabálytalansági informatikai rendszerben. 41. § (1) A szabálytalansági vizsgálat eredményéről – szabálytalanság megállapításának hiányában is – a vizsgálat vezetője szabálytalanság-vizsgálati jelentést készít. (2) A szabálytalanság-vizsgálati jelentésnek tartalmaznia kell: a) az érintett projekt megnevezését, a végső kedvezményezett adatait; b) az érintett összeg nagyságát finanszírozási forrásonként; c) a szabálytalansági gyanúról való tudomásszerzés módját és idejét; d) a szabálytalansági gyanú rövid összefoglalását; e) a vizsgálatban közreműködők megnevezését; f) a megvizsgált dokumentumok, körülmények és té nyek felsorolását; g) a meghallgatott személyek megnevezését, a meg hallgatás, illetve a helyszíni vizsgálat során készült jegyzőkönyvnek a vizsgálatot végző, a meghallgatott, valamint a helyszíni vizsgálat során jelenlévő személyek aláírásával ellátott példányát; h) a meghallgatott, valamint a helyszíni vizsgálat során jelenlévő személynek a g) pont szerinti jegyzőkönyv tartalmával kapcsolatos egyet nem értése esetén az erre utaló záradékot; i) a vizsgálat során megállapított következtetéseket és az azt alátámasztó dokumentumoknak a vizsgálatvezető által hitelesített másolatát. (3) A szabálytalanság tényének megállapítása esetén a szabálytalanság-vizsgálati jelentésnek tartalmaznia kell továbbá a) a megsértett rendelkezések pontos hivatkozását; b) azt, hogy a szabálytalanság Európai Bizottság által meghatározott jelentéstételi kötelezettség alá tartozik; c) rendszerjellegű szabálytalanság megállapítása ese tén az arra való utalást; valamint d) a további intézkedésekre tett javaslatot. (4) A Felelős Személy a szabálytalanság-vizsgálati jelentés alapján dönt a szabálytalansági vizsgálat lezárásáról. (5) A szabálytalansági vizsgálat lezárulhat: a) a szabálytalanság hiányának megállapításával és a szabálytalansági eljárás intézkedés nélküli megszüntetésével, vagy b) a szabálytalanság megtörténtét megállapító és intézkedést elrendelő döntéssel. 42. § (1) A Felelős Személy a jelentés, valamint a döntésének megküldésével értesíti a szabálytalanság-felelőst. (2) Ha a szabálytalansági vizsgálat szabálytalanságot állapít meg, a Felelős Személy dönt a szükséges intézkedések alkalmazásáról. (3) A szabálytalansági vizsgálat lezárásának időpontja a 41. § (5) bekezdés szerinti döntéshozatal napja. (4) A szabálytalanság-felelős a szabálytalansági vizsgálat eredményeit a döntéshozataltól számított 2 munkanapon belül rögzíti a szabálytalansági informatikai rendszerben. (5) A szabálytalansági eljárás lefolytatásáról a Felelős Hatóságnak a szabálytalansági gyanúnak a szabálytalanság-felelős tudomására jutásától számított 45 naptári napon belül kell gondoskodnia. (6) Ha a szabálytalanság megállapításához hatóság előzetes döntése szükséges, a szabálytalansági eljárást mindaddig fel kell függeszteni, amíg a hatáskörrel rendelkező hatóság döntést nem hozott. A felfüggesztés időtartama az elintézési határidőbe nem számít be. (7) A Felelős Hatóság a szabálytalansági eljárás felfüggesztésének elrendelésével egyidejűleg dönthet a kifizetések felfüggesztésének elrendeléséről. A kifizetések felfüggesztésének elrendeléséről és megszüntetéséről a végső kedvezményezettet haladéktalanul tájékoztatni kell. (8) A döntést követő 30 napon belül a Felelős Hatóság honlapján közzéteszi – a hozzájárulással nem érintett személyes adatok kivételével – a szabálytalansági eljárásban hozott, szabálytalanság megtörténtét megállapító döntéseket. A közzétételben szerepelnie kell a végső kedvezményezett nevének, a projekt címének, a szabálytalanság el követése módjának, a szabálytalanság következményének és a szabálytalansággal érintett összegnek. 43. § Rendszerjellegű szabálytalanság megállapításáról a szabálytalansági vizsgálatot lefolytató szervezet köteles a belső ellenőrzési egységet, a Felelős Hatóságot, az Ellenőrzési Hatóságot és a Hitelesítő Hatóságot 5 munkanapon belül értesíteni. 44. § (1) A Felelős Hatóság köteles biztosítani, hogy a már kifizetett, de szabálytalanul felhasznált támogatási összegek a végső kedvezményezettektől behajtásra kerüljenek. A behajtott összeg közösségi támogatási részét, és – ha az IRM biztosította – az önrészt a feladatfinanszírozási előirányzat felhasználási keretszámlára kell visszautalni és a közösségi támogatási részt a jóváírásáról szóló bankszámlakivonat kézhezvételét követő 5 munkanapon belül kell visszautalni a devizaszámlára. (2) A Magyar Államkincstár által kiállított bankszámlakivonatok adatait a bankszámla felett rendelkezőknek az informatikai rendszerben kell rögzíteni. (3) Ha az Európai Bizottság visszafizetésre szólítja fel a Felelős Hatóságot, és a Felelős Hatóság nem tudja behajtani a szabálytalanságban érintett összeget, akkor az Áht. 13/C. § értelmében a szabálytalanságért felelős, illetve annak hiányában a szabálytalanul felhasznált forrást folyósító fejezet költségvetéséből kell az érintett összeget a megfelelő bankszámlájára visszapótolni a Felelős Hatóság által megadott fizetési határidőre. (4) Ha a szabálytalanságban érintett összegeket a program zárásáig nem sikerült behajtani, akkor a behajtásra tett kísérletek és intézkedések valamennyi dokumentációját legalább a program zárását követő ötödik év végéig programonkénti bontásban meg kell őrizni. (5) A Hitelesítő Hatóság a vonatkozó alap devizaszámláján jóváírt összeggel csökkentett átutalás-igénylés dokumentációt nyújt be az Európai Bizottságnak. 45. § (1) A Felelős Hatóság minden szabálytalanságról jelentést küld az Európai Bizottság részére, az Európai Bizottság által meghatározott formában, az előrehaladási, illetve a zárójelentés részeként. (2) A Felelős Hatóság értesíti a Hitelesítő Hatóságot a szabálytalansággal érintett összegekről a havi projekt előrehaladási jelentéssel egyidejűleg. X. Fejezet AZ ALKALMAZANDÓ BIZTOSÍTÉKOK 46. § (1) Pályázati úton elnyert támogatás esetén a megállapodásban az alábbi biztosítékok köthetők ki: a) a végső kedvezményezett által azonnali beszedési megbízásra való felhatalmazás benyújtása; b) a végső kedvezményezett nyilatkozatainak benyújtása a következők szerint: ba) helyi önkormányzatok, helyi kisebbségi önkormányzatok, önkormányzatok társulásai és ezek költségvetési szervei esetében az érintett önkormányzat írásbeli nyilatkozata arról, hogy ha a projekt részben vagy egészben meghiúsulna, illetve a támogatást szabálytalanul használja fel, akkor a támogatást visszafizeti, és tudomásul veszi, hogy ennek elmulasztása esetén annak összege a számára a központi költségvetésből biztosított támogatásból levonásra kerül, bb) önállóan gazdálkodó költségvetési szerv esetében az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv írásbeli nyilatkozata arról, hogy ha a projekt részben vagy egészben meghiúsulna, illetve a támogatást szabálytalanul használja fel, akkor a támogatást visszafizeti, és tudomásul veszi, hogy ennek elmulasztása esetén annak összege a számára a központi költségvetésből biztosított támogatásból levonásra kerül, bc) egyházak és intézményeik, az alapítványok és intézményeik, közalapítványok és intézményeik, közhasznú társaságok, köztestületek, valamint társadalmi szervezetek esetében a végső kedvezményezett írásbeli nyilatkozata arról, hogy ha a projekt részben vagy egészben meghiúsul, illetve a támogatást szabálytalanul használja fel, akkor a támogatást intézkedés szerint visszafizeti, …