20/2010. (HK 7.) HM KPÜ intézkedése a kincstári számlakezelés és pénzforgalom rendjéről.

20/2010. (HK 7.) HM KPÜ intézkedése a kincstári számlakezelés és pénzforgalom rendjéről. A honvédelmi szervezetek számláiról és a pénzkezelési szabályokról szóló 32/2010. (III. 10.) HM utasítás (a továbbiakban: 32/2010. HM ut.) 24. §-ának (1) bekezdése alapján a honvédelmi szervezetek kincstári számlái kezelésére és pénzforgalmának rendjére a következők szerint intézkedem: Általános rendelkezések 1. Az intézkedés hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM) és a honvédelmi miniszter költségvetési irányítása alá tartozó szervezetekre (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezet) terjed ki. 2. Ezen intézkedést a vonatkozó jogszabályokban, különösen az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormány rendeletben, (a továbbiakban: Ámr.), a kincstári számlavezetés és finanszírozás, a feladatfinanszírozási körbe tartozó előirányzatok felhasználása, valamint egyes államháztartási adatszolgáltatások rendjéről szóló 46/2009. (XII. 30.) PM rendeletben (a továbbiakban: PM R.), a pénzforgalom lebonyolításáról szóló 18/2009 (XII. 14.) MNB rendeletben (a továbbiakban: MNB rendelet), továbbá a 96/65/2001 HM közleménnyel kiadott, a HM Fejezet Egységes Számviteli Politikája tárgyú HM KPSZH kiadványban meghatározott szabályokkal együtt kell alkalmazni. 3. Az intézkedés alkalmazása tekintetében: a) kincstári számla (a továbbiakban: számla) alatt a PM R. 3.–5. §-ában meghatározott kincstári számlákat kell érteni. Az intézkedés kincstári számlára vonatkozó előírásait értelemszerűen kell alkalmazni a honvédelmi szervezet részére más pénzügyi intézménynél (hitelintézetnél) vezetett számlára is; b) pénzügyi és számviteli szerv és annak vezetője alatt, a rá vonatkozó illetékességi és hatásköri szabályoknak megfelelően: – a saját pénzügyi és számviteli szervezeti elemmel rendelkező honvédelmi szervezet (a továbbiakban: SGSZ) esetében a szervezeti elemet és annak vezetőjét, – a saját pénzügyi és számviteli szervezeti elemmel nem rendelkező (a továbbiakban: pénzügyi és számviteli ellátásra utalt) honvédelmi szervezet esetében – a honvédelmi szervezetek működésének az államháztartás működési rendjétől eltérő szabályairól szóló 346/2009. Korm. rendelet 8. §-ának (2) bekezdése szerint – a HM Közgazdasági és Pénzügyi Ügynökség (a továbbiakban: HM KPÜ) állományából kikülönített gazdálkodás támogató és pénzügyi ellátó referatúrát (a továbbiakban: pénzügyi referatúra) és annak vezetőjét, – a HM KPÜ Nemzetközi Gazdálkodástámogató és Pénzügyi Ellátó Osztályt és annak vezetőjét, – a külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek esetében a kontingens ideiglenes állománytáblájában rendszeresített pénzügyi és számviteli részleget és annak vezetőjét, – a nemzeti támogató szervezetek állományába rendszeresített pénzügyi és számviteli beosztást betöltőket kell érteni; c) szakszolgálat és a szakszolgálati főnök alatt – a rá vonatkozó illetékességi és hatásköri szabályoknak megfelelően – (anyagnemenként) a logisztikai szakterületeket és azok részlegvezetőit, valamint a híradó és informatikai, az egészségügyi, a humán, továbbá az elhelyezési szakterületet és annak főnökét, vezetőjét együtt kell érteni; d) szigorú számadású nyomtatványok, különösen: – az olyan bizonylatok, amelyek a készpénz kezelésé hez, más jogszabályi előírás alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódnak (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát), – a sorszámozott készpénzfelvételi utalványtömbök és egyéb készpénzkímélő fizetési eszközök, – minden olyan nyomtatvány, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó, vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni (pl. étkezési utalvány, üdülési csekk, stb.), vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, amennyiben azok kezelését különböző utasítások, intézkedések a pénzügyi és számviteli szerv feladataként írják elő. 4. A honvédelmi szervezet pénzforgalmát, amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik – az 5. pontban foglaltak kivételével – kizárólag a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) által vezetett számlákon, a pénztárban, illetve a pénzkezelő helyen köteles lebonyolítani. 5. A „lakásépítés– és vásárlás munkáltatói támogatása” elnevezésű számlát az Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Nyrt. vezeti. 6. Az intézkedésben foglaltakat, amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik a külföldi fizetőeszközök kezelése tekintetében is alkalmazni kell. A kincstári számlákkal kapcsolatos feladatok 7. Kincstári ügyfél alatt azon (jóváhagyott) éves költségvetéssel rendelkező, az alapító okirat szerint jogi személyiségű, honvédelmi szervezetet kell érteni, amely részére a Kincstár számlát vezet. 8. Elsődleges kincstári ügyfél a HM KPÜ, mely részére a Kincstár a HM – mint irányító szerv – számláit és költségvetési (al-)címenként elsődleges előirányzat-felhasználási keretszámlákat vezet. 9. A honvédelmi szervezet és a – tárca központi illetményszámfejtését végző – HM KPÜ Illetményszámfejtő, Adó és Járulékelszámoló Igazgatóság másodlagos kincstári ügyfelek, melyek részére az elsődleges előirányzat-felhasználási keretszámlákról a HM KPÜ Költségvetési és Számviteli Igazgatóság Finanszírozási Osztálya (a továbbiakban: FIO) havonta biztosítja a költségvetési támogatási kereteket és a támogatás értékű bevételeket. A finanszírozással kapcsolatos utalványozás, ellenjegyzés és az elektronikus átutalási megbízások kísérő okmányainak aláírói jogkörét a HM KPÜ Hatásköri jegyzéke tartalmazza. 10. Kincstári számla megnyitását, megszüntetését és a számla törzsadataiban szükséges módosításokat az érintett honvédelmi szervezet kezdeményezésére, a FIO az „Intézmény– és számla törzsadatok bejelentése” című nyomtatvány felhasználásával kéri a Kincstártól. A számlanyitáshoz szükséges államháztartási azonosító (ÁHT I.) kérése a Pénzügymi-nisztériumtól a FIO feladatkörébe tartozik. 11. Intézményi kincstári kártya alkalmazásával kell biztosítani a kincstári ügyfélkörbe nem tartozó és a pénzügyi ellátó honvédelmi szervezettől eltérő helyőrségben települő honvédelmi szervezet, vagy szervezeti elem, illetve az egy hónapot meghaladó ideiglenesen kikülönített szervezeti elem, továbbá azon kincstári ügyfélkörbe tartozó honvédelmi szervezet pénzellátását, melynek számláját vezető kincstári igazgatóság, nem annak állandó települési helyén működik. Az intézményi kincstári kártya beszerzéséhez és alkalmazásához szükséges kincstári kártyafedezeti számla nyitását az SGSZ esetében annak vezetője, a pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezet vonatkozásában pedig a pénzügyi referatúra vezetője – az érintett honvédelmi szervezet vezetőjével egyetértésben – a 10. pont szerinti nyomtatvány megküldésével, felterjesztésével a FIO útján kezdeményezi. 12. a) A honvédelmi szervezet az arra kijelölt személyeken keresztül, azok aláírásával gyakorolja a kincstári számlái feletti rendelkezési jogot, bízza meg a Kincstárt a számláiról történő pénz– és pénzforgalom nélküli műveletekre. b) A kijelölt személyekről aláírás-bejelentést kell készíteni. A honvédelmi szervezet, valamint a 9. és 14. pontok szerinti szervezeti elemek az aláírás-bejelentést az e célra rendszeresített nyomtatvány (P 21/MÁK) felhasználásával a FIO útján küldi meg a Kincstár részére. Minden számlához kékszínű irónnal kitöltött, külön-külön aláírás-bejelentőt kell készíteni. c) A pénz,– illetve pénzforgalom nélküli műveletekre irányuló megbízás történhet a b) alpont szerinti módon bejelentett személyek által az érintett bizonylatok – kékszínű irónnal történő – aláírásával, vagy azok aláírását helyettesítő elektronikus megszemélyesítő eszköz1 („elektronikus aláírás”) alkalmazásával. d) Az elektronikus megszemélyesítő eszköz használatbavételének szabályait a 1 . melléklet tartalmazza. 13. SGSZ-nél – eltérő rendelkezés hiányában – a számlatulajdonosi jogok gyakorlása kérdéseiben (számlanyitás, számlavezetés, aláírás-bejelentés stb.) a PM R. vonatkozó rendelkezései szerint, a 32/2010. HM ut.-ban, illetőleg ezen intézkedés 10. és 11. pontjaiban foglaltakra is figyelemmel kell eljárni. SGSZ esetében az előirányzat-felhasználási keretszámla feletti rendelkezési jog gyakorlására jogosultak körét a honvédelmi szervezet vezetője két cso 1 Jelenleg „ GIROLock” kártya portban, írásban jelöli ki. Az első csoportba a honvédelmi szervezet vezetője és megbízottja(i), a második csoportba a pénzügyi és számviteli szerv vezetője és megbízottja(i) tartozhatnak. A különféle megbízásokat aláírók közül az egyik aláíró mindig az első csoportból, a másik a második csoportból lehet. A „számlatulajdonos bélyegzője” helyen a pénzügyi és számviteli szerv külön intézkedés szerinti bélyegző lenyomatát kell alkalmazni. A „bejelentő szerv vezetőjének aláírása és bélyegzője” helyen a honvédelmi szervezet vezetője ír alá és saját bélyegzőjével érvényesíti a bejelentést. A „számlatulajdonos felügyeleti hatósága” rovatban a HM KPÜ vezérigazgatója igazolja a bejelentést. 14. A pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezetnél a Kincstár által vezetett előirányzat-felhasználási keretszámla és – a c) alpont szerinti kivételtől eltekintve – a belföldi hitelintézetnél vezetett számla feletti kezelési (rendelkezési) jogosultság gyakorlása, a honvédelmi szervezet vezetője kötelezettségvállalási és utalványozási jogának fenntartása mellett, a HM KPÜ Költségvetési és Számviteli Igazgatóság Számviteli Osztály (a továbbiakban: SZVO) hatáskörébe tartozik. a) A különféle átutalásokat: – az előirányzat-felhasználási keretszámláról forintban és devizában történő kiegyenlítés esetén a referens HM Költségvetés Gazdálkodási és Információs Rendszerbe (a továbbiakban: HM KGIR) történő feladása alapján, – a devizaszámláról devizában – ide értve a HUF-ot is – történő kiegyenlítés esetén a referens egyéb elektronikus banki rendszerbe történő feladása, vagy K-2 Deviza Átutalási Megbízás megküldése alapján az SZVO készíti el és továbbítja az illetékes kincstári igazgatóság, vagy a hitelintézet részére. b) Az előirányzat-felhasználási keretszámláról, illetőleg a kártyafedezeti számláról való készpénzfelvétel és a pénztárból a számlára történő készpénzbefizetés a pénzügyi referatúra állományának (a továbbiakban: referens) a feladata. c) A számlatulajdonosi jogok teljes körű gyakorlása illeti meg a HM Infrastrukturális Ügynökség vezérigazgatóját az 5. pont szerinti hitelintézeti számlára vonatkozóan; 15. Azon pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezetnek, melynek a számláját vezető kincstári igazgatóság a települési helyén működik és kártyafedezeti-számlát nem nyit, az SZVO által kezelt, készpénzfelvételre is alkalmas előirányzat-felhasználási keretszámlához kettős aláírás-bejelentést kell készíteni. a) Az egyik aláírás-bejelentő az előirányzat-felhasználási keretszámla feletti rendelkezési jog gyakorlására – az átutalási megbízások teljesítésére – jogosultak körét tartalmazza, akiket a HM KPÜ vezérigazgatója az aláírás bejelentő aláírásával jelöl ki. Az átutalási megbízások és az elektronikus átutalási megbízások kísérő okmányának egyik aláírója az SZVO állományából kijelölt (fő-)előadók egyike, a másik az osztályvezető, vagy helyetteseinek egyike. A 3 példányban kiállított aláírás-bejelentőn: – „a számlatulajdonos bélyegzője” helyen az SZVO bé lyegző lenyomatát kell alkalmazni; – „a bejelentő szerv vezetőjének aláírása és bélyegzője” rovatot a HM KPÜ vezérigazgatója ír alá és a saját bélyegzőjével érvényesíti a bejelentést; – „a számlatulajdonos felügyeleti hatósága” helyen a HM védelmi tervezési és infrastrukturális szakállamtitkár igazolja a bejelentést. (Az aláírás-bejelentő 2 példánya a Kincstáré, 1 példánya az SZVO-é). b) A másik aláírás-bejelentőt a pénztár készpénz készletének kiegészítéséhez szükséges pénzfelvételhez kell elkészíteni. Az aláírásra jogosultként a honvédelmi szervezet vezetőjét és megbízottjait, valamint a pénzügyi referatúra állományából kijelölt referenseket kell bejelenteni. A 4 példányban elkészített aláírás-bejelentőn: – „a számlatulajdonos bélyegzője” helyen a „HM KPÜ Pénzügyi Referens” feliratú, számozott bélyegző lenyomatát kell feltüntetni; – „a bejelentő szerv vezetőjének aláírása és bélyegzője” helyen a honvédelmi szervezet vezetője ír alá és saját bélyegzőjével érvényesíti a bejelentést; – „a számlatulajdonos felügyeleti hatósága” rovatban a HM KPÜ vezérigazgatója ír alá és saját bélyegzőjével igazolja a bejelentést; – a karton első oldalának bal felső sarkán és hátoldalán az „Egyéb kikötések” rovaton piros nagybetűkkel fel kell tüntetni: „CSAK KÉSZPÉNZ FELVÉTELRE JOGOSÍT!”. (Az aláírás-bejelentő 1 példánya a referatúráé, 1 példánya az SZVO-é, 2 példánya pedig a Kincstáré.) A készpénzfelvételre kijelölt személyekről, a Magyar Államkincstár pénztárában „készpénzfelvételre jogosultak bejelentése” című nyomtatványon kell értesíteni az illetékes kincstári igazgatóságot. A nyomtatványt a pénzügyi referatúra bélyegzőjével és az aláírás-bejelentőn szereplő referensek közül 2 fő aláírásával kell hitelesíteni. A nyomtatványt 3 példányban kell elkészíteni, melyből 1 példány a referatúráé, 2 példány a Kincstáré. c) A 9. és 14. pont szerinti honvédelmi szervezet és szervezeti elemek aláírás-bejelentésüket az a) alpontban meghatározottak megfelelő alkalmazásával állítják ki. 16. A pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezet részére nyitott számla megnevezésében utalni kell a HM KPÜ-re és a honvédelmi szervezet elnevezésére úgy, hogy az legfeljebb 27 karakter helyet foglalhat el (pl.: HM KPÜ, MH 47. HKE). A „szervek” székhelyeként és (levelezési) címeként a HM KPÜ adatait kell feltüntetni. (A HM KPÜ Kincstárral kötött megállapodása alapján a Kincstár a kincstári számlakivonatok egy példányát a HM KPÜ, egy példányát pedig az illetékes referatúra (címére) részére küldi meg). 17. a) A külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek, a külképviseletek és a nemzeti támogató szervek részére devizaszámla nyitását a szolgálatteljesítés helyén, az adott ország pénzintézeti szabályai szerint – a 32/2010. HM ut. 4. §-a szerinti engedély megléte esetén – a külföldön szol gálatot teljesítő honvédelmi szervezet, vagy szervezeti elem vezetője kezdeményezi úgy, hogy a számlatulajdonos neveként a honvédelmi szervezet, vagy szervezeti elem angol megnevezését kell rögzíteni. A külföldön szolgálatot teljesítő honvédelmi szervezet, vagy szervezeti elem vezetője gazdálkodási intézkedésében (szabályzatában) szabályozza a bankszámla feletti rendelkezési jogosultság előírásait (pl. az aláírás-bejelentést, annak módosítását, az aláírásra jogosultak körét), valamint a pénzforgalomhoz kapcsolódó adminisztrációs feladatokat. b) A bankszámla feletti rendelkezési jog gyakorlására jogosultak körét a honvédelmi szervezet vezetője két csoportba jelöli ki. Az első csoportba a honvédelmi szervezet vezetője és megbízottja(i), a második csoportba a pénzügyi és számviteli szerv vezetője és megbízottja(i) tartozhatnak. A különféle megbízásokat aláírók közül az egyik aláíró mindig az első csoportból, a másik a második csoportból lehet. Az aláírás-bejelentők egy példányát az SZVO részére meg kell küldeni. Fizetési módozatok 18. A honvédelmi szervezet jogszabályban meghatározott keretek között – figyelemmel a Kincstár működési rendjére – az MNB rendeletben meghatározott módon bankszámlák közötti elszámolással, készpénz-helyettesítő fizetési eszközök alkalmazásával és készpénzfizetéssel teljesítheti fizetési kötelezettségét. 19. A pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezet fizetési kötelezettségeinek átutalással történő teljesítésére irányuló utalványozás, majd az azt követő feladás előtt a munkaköri leírásban kijelölt referens az eredeti bizonylatok alapján a számlát érvényesíti, melynek keretében köteles ellenőrizni: – a szakmai teljesítés igazolásának meglétét, – az átutalásra kerülő összeg számszerű helyességét, jo gosságát és a fedezet meglétét, – az alaki és tartalmi követelmények betartását. 20. Az utalványozás ellenjegyzését a pénzügyi és szám viteli szerv vezetője, vagy az általa a munkaköri leírásban kijelölt referens végzi. 21. Az SGSZ, a külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek, a külképviseletek és a nemzeti támogató szervek esetében a pénzügyi és számviteli szerv a kincstári igazgatósághoz, hitelintézethez benyújtásra kerülő átutalás aláírása előtt az érvényesítést és ellenjegyzést az általános szabályok szerint hajtja végre. 22. Az aláíróként bejelentett személyekkel a pénzügyi és számviteli szerv, az SZVO és a FIO vezetői a munkaköri leírásban rögzítve kötelesek ismertetni az aláírással kapcsolatos feladatokat, felelősséget, jogokat és kötelezettségeket. 23. Kitöltetlen megbízási okmányt aláírni nem lehet. 24. A számlavezető kincstári igazgatóság és az SGSZ, mint számlatulajdonos között elektronikus adatátviteli kapcsolat a HM KPÜ vezérigazgatójának előzetes tájékoztatását követően létesíthető. 25. Készpénzfizetéssel teljesíthetőek: a) a 100 000 forintot meg nem haladó készlet- és kis ér tékű tárgyi eszköz beszerzések, kis összegű szolgáltatási kiadások; b) a reprezentációs kiadások; c) a kegyeleti kiadások; d) a külképviseletek személyi kiadásai; e) a tartós és ideiglenes külföldi szolgálatot teljesítők ré szére nem illetményként fizetett juttatások, költségtérítések; f) a külföldi kiküldetési, tanulmányi és képzési költségek; g) a külföldön felmerülő megbízási díjak, tiszteletdíjak, fordítói díjak az állományba tartozók és az állományba nem tartozók részére egyaránt, valamint az alkalmi munkavállalók bérezése; h) külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek, külképviseletek és nemzeti támogató szervezetek esetében a működés feltételeihez szükséges bárminemű kiadás, melynek teljesítése bankszámlák közötti elszámolással nem teljesíthető; i) a szolgálat érdekében áthelyezettek költözködési költségei; j) a belföldi kiküldetés, továbbá a hivatásos és szerződéses katonák, valamint honvédségi közalkalmazottak egyes költségtérítéseiről szóló HM rendeletben meghatározott egyéb utazások költségei. 26. A 100 000 forintot meghaladó, készpénzfizetéssel történő eseti készlet– és kis értékű tárgyi eszköz beszerzést, illetve szolgáltatás vásárlást egyedi elbírálás alapján a HM KPÜ vezérigazgatója engedélyezi. 27. A pénzforgalmi műveletek kezdeményezésekor kincstári tranzakciós kódot (KTK) kell alkalmazni. Az egyes tranzakciós kódok esetleges módosításának (rendezésének) kezdeményezése – átutalási-megbízás kiegészítő szelvényen, vagy elektronikus úton – a kincstári számla feletti kezelési (rendelkezési) jogkört gyakorló feladatkörébe tartozik. 28. Árubeszerzésből, vagy szolgáltatás vásárlásából származó fizetési kötelezettség csak az általános forgalmi adóról szóló törvényben meghatározott, vagy a NATO STANAG szerinti bizonylat (számla, egyszerűsített számla stb.) eredeti 1. számú példánya ellenében teljesíthető. Ha az ilyen bizonylat megsemmisül vagy elvész, a fizetési kötelezettség számlamásolat és az elvesztésről, megsemmisülésről készült – az utalványozásra és annak ellenjegyzésére jogosult által aláírt – jegyzőkönyv alapján teljesíthető. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az elvesztés, megsemmisülés körülményeit, a felelősök megnevezését. A számlamásolat (másolat) hitelességét a számlakibocsátó hitelesítési záradéka igazolja. 29. a) A 28. pont szerinti bizonylatok alapján történő fizetési kötelezettség teljesítése előtt meg kell győződni arról, hogy a bizonylat megfelel-e a számviteli szabályok előírá sainak, továbbá a 88.–91. pontokban foglaltakra is figyelemmel ellenőrizni kell az utalványon a HM fejezet egységes számviteli politikájában meghatározottak szerinti záradék meglétét, a szolgáltatás teljesítésének, a beszerzett áru átvételének és nyilvántartásba vételének igazolását, a bizonylatok formai és számszaki helyességét. Készpénzzel történő fizetés esetén az utalványozási záradék és a nyilvántartásba vétel igazolásának ellenőrzését utólag, legkésőbb a vásárlási előleggel történő elszámoláskor kell végrehajtani. Az utalványnak tartalmaznia kell a bizonylat azonosításához szükséges (pl. számla száma, kiállítója, végösszege stb.) információkat. b) A beszerzett áru nyilvántartásba vételét az eszközutalvány, illetőleg a szolgáltatás teljesítését az érintett szakszolgálati főnök záradéka igazolja. A záradéknak tartalmaznia kell a megfelelő kiadási előirányzat megterhelését, a kiadás forrását, a szerződésre, az átadás-átvételi-, illetve az analitikus nyilvántartásba vételi okmányokra történő megfelelő hivatkozást. 30. a) A 29. pont a) alpontjában meghatározott követelmények teljesülése esetén, amennyiben a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény szerinti nyertes ajánlattevővel (szállítóval) kötött szerződés alapján történő, havonta nettó módon számított kifizetések összege a 200 E Ft-ot meghaladja a pénzügyi és számviteli szerv – visszatartási kötelezettség nélkül – a kifizetést csak akkor teljesítheti, ha a szállító: – a tényleges kifizetés időpontjától számított 30 napnál nem régebbi nemlegesnek minősülő együttes adóigazolást csatol a számlához, vagy – a kifizetés időpontjában szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban (a továbbiakban együtt: igazolás). b) Amennyiben az a) alpont szerinti igazolást a szállító a számlával egyidejűleg nem küldi meg, vagy az köztartozást mutat, a pénzügyi és számviteli szerv a kifizetést teljes összegben, illetve a köztartozás erejéig visszatartja a következők szerint: – ha nem áll rendelkezésére az igazolás, azt köteles soron kívül írásban jelenteni a honvédelmi szervezet vezetőjének. Az igazolás rendelkezésre állásig a számla nem fizethető ki; – ha rendelkezésére áll az igazolás, de az köztartozást mutat, akkor a tartozás mértékéig érvényesíti visszatartási kötelezettségét. A szállító részére csak az adóhatóság által lefoglalt köztartozáson felüli összeget és az általános forgalmi adó összegét egyenlíti ki a számlában rögzített fizetési határidő megtartásával, s arról soron kívül írásban jelent a honvédelmi szervezet vezetőjének; – az adóhatóság által kiállított végrehajtható okirat alapján lefoglalt visszatartott összeget az okiratban foglaltak szerint utalja az adóhatóság kijelölt számlájára. c) Ha az illetékes szakszolgálat a kifizetést: – a nemleges adóigazolás alapján kezdeményezi, úgy annak hitelesített másolatát a számlához csatolja; – a köztartozásmentes adózói adatbázis adatai alapján kezdeményezi, úgy azt a számla záradékában rögzíti. d) Az a)–c) alpontok rendelkezései az ajánlati, vagy a teljesítési biztosítékra nem terjednek ki. 31. Árubeszerzési és szolgáltatás igénybevételi szerződésből eredő fizetési kötelezettség teljesítésének határidejét a kötelezettségvállalásra jogosult honvédelmi szervezet vezetője – figyelemmel a tényleges teljesítési lehetőségekre – a szállítóval (vállalkozóval) kötött szerződésben, megállapodásban állapítja meg. Ha a jogszabály eltérő határidőt nem állapít meg, a fizetési határidő a számla keltétől számított legfeljebb 30 nap lehet. A készpénzzel történő vásárlás esetén az ellenértéket azonnal ki kell fizetni. A fizetési határidő be nem tartásából eredő költségtöbblet (kamat, bírság, perköltség stb.) felmerülése esetén a felelősökkel szemben a vonatkozó szabályok szerint kártérítési eljárást kell lefolytatni. Pénztári szolgálat ellátása 32. a) A pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezetnél a pénzügyi ellátás rendjének megfelelően a HM KPÜ, az SGSZ-nél és a külföldön szolgálatot teljesítő kontingensnél pedig a pénzügyi és számviteli szerv házipénztárt, illetve valutapénztárt (a továbbiakban együtt: pénztár) működtet. A pénztárszolgálat megszervezéséért, megfelelő működéséért és a készpénz biztonságos őrzéséért a honvédelmi szervezet, valamint a pénzügyi és számviteli szerv vezetője, továbbá a pénztáros együttesen felelős. b) Amennyiben a pénzügyi és számviteli szerv szervezetében pénztárosi beosztás (munkakör) nem rendszeresített, vagy feltöltetlen, az SGSZ-nél annak vezetője, egyéb esetben a HM KPÜ vezérigazgatója parancsban az arra alkalmas tisztet, tiszthelyettest, vagy közalkalmazottat a pénztárosi teendők ellátására kijelölheti. A kijelölt személy a pénztárosi teendőket – a munkaköri leírásának módosításával – a beosztása, munkaköre ellátása keretében látja el. Az így kijelölt pénztárost is terheli a megőrzési felelősség, melynek vállalásáról a 36. pontban foglaltak szerint nyilatkozatot kell adni. 33. A külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek, külképviseletek és nemzeti támogató szervek esetében: a) az ezen intézkedésben meghatározott általános pénztárszolgálati szabályokat kell alkalmazni a helyi sajátosságok figyelembevételével, azoktól való eltérést – különösen a 35. és az 53.-55. pontokban meghatározottakra tekintettel – a HM KPÜ vezérigazgatója egyedileg engedélyezi. b) ahol bankszámla a kontingens részére nem nyitható, a pénztárszolgálat speciális szabályait a HM KPÜ vezérigazgatója egyedileg határozza meg. 34. A pénzügyi és számviteli szerv az előirányzat-felhasználás keretszámláról, deviza-számláról, vagy az intézményi kincstári kártyával felvett és a készpénzben befizetett összegeket a pénztárban köteles kezelni. A pénztárban – a HM KPÜ vezérigazgatójának, SGSZ esetében a honvédelmi szervezet vezetőjének külön enge délye nélkül – idegen szervezetek, személyek pénze nem tartható, egyéb, letéti stb. pénzek megőrzésével, vagy kezelésével a pénztárost megbízni nem lehet. A pénztárost akár hivatalos, akár magánjellegű pénzgyűjtések lebonyolításával és pénzváltással megbízni nem lehet. 35. Nem lehet pénztáros az, aki: a) érvényesítési, utalványozási jogkörrel rendelkezik; b) pénztári számfejtést végez; c) pénztári ellenőrzési feladatokat lát el (kivéve az önel lenőrzést); d) bevételek előírásának elrendelésével, követelések megállapításával és elengedésével (törlésével) van megbízva. Ettől eltérni – általános érvénnyel – a HM KPÜ vezérigazgatójának engedélyével csak a külföldön szolgálatot teljesítő kontingenseknél és az egyfős pénzügyi és számviteli szervnél lehet. A HM KPÜ vezérigazgatója átmeneti időre (pl.: betegség, szabadság miatt) felmentést adhat az a)-d) alpontok alatt meghatározott feltételek teljesítése alól, azonban ilyen esetben köteles intézkedni az érintett időszakban keletkezett számviteli bizonylatok (pénzforgalom stb.) utólagos, tételes ellenőrzésére. 36. A pénztári feladatok ellátását a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel, a megőrzési felelősség szabályai szerint végzi. Ennek vállalásáról írásbeli nyilatkozatot kell adnia. A nyilatkozatot a személyi anyaggyűjtőben kell elhelyezni. A pénztáros feladatai: – a készpénz, az általa birtokolt, vagy megőrzésre átvett kincstári kártya kezelése, illetőleg megőrzése; – a készpénzforgalmat alátámasztó, elrendelő bizonyla tok kifizetést megelőző ellenőrzése; – pénztári számítógépes analitika, annak hiányában kézi analitikus nyilvántartás vezetése; – a szigorú számadású pénzügyi nyomtatványok kezelése, őrzése és nyilvántartása; – értékjelzéssel ellátott nyomtatványok (pl. étkezési utalvány, üdülési csekk, stb.) kezelése és őrzése; – kisforgalmú pénztárban egyéb ügyintézői, ügyviteli munkák végzése, kivéve a 35. pontban meghatározottakat. 37. Kettő, vagy több személy egy időpontban, közösen, ugyanazt a pénztárat még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. A pénztárból ki– és befizetéseket csak a pénztáros (pénztárosi teendők ellátására kijelölt személy) végezhet, melyről bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylatot köteles kiállítani. Gondoskodni kell arról, hogy a pénztárszekrénybe illetéktelen személy ne nyúlhasson be, a készpénzhez és az okmányokhoz ne férhessen hozzá. 38. Ha a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a pénztáros beosztásából (munkaköréből) végleg távozik átadás-átvételt, s annak részeként pénztárzárlatot kell végrehajtani. A pénztárzárlatnál az átadónak és átvevőnek, valamint a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének jelen kell lennie. Az ettől eltérő esetekben bizottságot kell kijelölni az átadás-átvételre. Az átadás-átvétel megtörténtét a „Napi pénztárjelentésen” rögzíteni kell. A záradéknak – a szokásos adatokon túlmenően – tartalmazni kell a pénztárállomány egyezőségét, a pénztárkulcsok számát és jelzéseit, illetőleg az átadó és átvevő, valamint a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének aláírását. 39. Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni, ha a pénztáros beosztásából végleg távozik. Ilyen esetben az érintett zárakat és a pénztári kulcsokat (kódokat) szükség szerint módosítani kell. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a pénztáregyezőséget, a pénztárállományt, az intézményi kincstári kártyák számát és azok kincstári kártyafedezeti számlájának egyenlegét, a szigorú számadású nyomtatványok, a bélyegzők, pénztárkulcsok (tartalék kulcsok is), a feldolgozatlan és egyéb okmányok, nyilvántartások felsorolását és átadását. A jegyzőkönyvet a jelenlévőknek alá kell írni. A készpénz biztosítása 40. a) A pénztárosnak kell gondoskodni arról, hogy a pénztárból helyileg fizetendő kiadások teljesítéséhez mindenkor megfelelő mennyiségű és címletű bankjegy és érme álljon a pénztárban rendelkezésre. A szükséges készpénzt olyan időben kell a Kincstártól – külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek esetében a hitelintézettől – igényelni, vagy intézményi kincstári kártyával felvenni, hogy a kifizetések esedékességekor az a rendelkezésre álljon. b) A pénztár készpénzzel történő ellátását a 11. pont hatálya alá tartozó honvédelmi szervezetnek kincstári kártya alkalmazásával, a 11. pont hatálya alá nem tartozó honvédelmi szervezetnek pedig a kincstári igazgatóság útján készpénz-felvételi utalvány, vagy intézményi kincstári kártya alkalmazásával kell biztosítani. 41. A kincstári kártyarendszerbe történő belépés és a kincstári kártyahasználat részletes szabályait az 2. melléklet tartalmazza. A készpénzkészlet felső határa 42. A pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezetnél és a külföldön szolgálatot teljesítő kontingenseknél a pénztárban a napi pénztárzárlat után tartható készpénz és készpénz helyettesítő eszköz összegének felső határát a HM KPÜ vezérigazgatója, az SGSZ esetében annak vezetője, az indokolt helyi pénzszükséglet, a biztonságos pénzkezelés, valamint az őrzés követelményeinek figyelembevételével írásban határozza meg. 43. a) A pénztárba befolyt bevétel a pénztár készpénzzel történő feltöltésére, vagy a kiadások teljesítésére nem használható fel. Amennyiben a befolyt bevételek együttes összege eléri a 32/2010. HM ut. 19. §-ában meghatározott értékhatárt, úgy azt a – b) alpontban meghatározottak kivételével – honvédelmi szervezet kincstári számlájára be kell fizetni. b) A tiszti (összevont) étkezdék „pénztára” (pénzkezelő hely) csak az étkezési térítési díjbevételek beszedését végzi, ide értve az étkezés lemondással kapcsolatos térítési díj visszafizetését is. A tiszti (összevont) étkezdék pénztárában tartható készpénz, illetve – ha magasabb szintű belső szabályozó másként nem rendelkezik – a készpénz helyettesítő eszköz bevételek összegének felső határa megegyezik a 42. pont szerint engedélyezett napi pénztárzárlat után tartható készpénz és készpénz helyettesítő eszközök összegének felső határával Készpénzszállítás-és kezelés 44. A pénzszállítás kísérésének szabályait külön HM utasítás2 tartalmazza. 45. a) A pénztár feltöltéséhez a pénzt elsősorban a pénztáros, vagy referens köteles felvenni, de a honvédelmi szervezet vezetőjének kijelölése alapján a honvédelmi szervezet állományába tartozó más személyt (személyeket) is ki lehet jelölni a pénzfelvételre. b) Más személy esetén a felvevő addig tartozik megőrzési felelősséggel a pénz hiánytalan elhozataláért, míg azt a pénztárban át nem adta és ott azt el nem helyezték. A felvett készpénznek a pénztárba történő átadásánál a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének, vagy az általa kijelölt referensnek is jelen kell lennie. A készpénz bevételezését, átadását, bevételi pénztárbizonylattal kell végrehajtani. 46. a) A felvett bankjegyeket és pénzérméket átvételkor darabonként (kötegenként) meg kell számolni. Kivételt képeznek a kincstári igazgatóság, hitelintézet által csomagolt, szoros kötésben lévő bankjegyek és pénzérmék. A felvett pénz meglétét a pénztárba való behelyezés előtt, a kincstári igazgatóság, vagy hitelintézet hivatalos csomagolása alapján a pénztárosnak, a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének jelenlétében ellenőrizni kell. b) Amennyiben a kincstári igazgatóság, vagy hitelintézet által csomagolt bankjegyeknél, pénzérméknél a csomag felbontásakor hiány, vagy többlet mutatkozik, bizottsági jegyzőkönyvet kell felvenni és annak egy példányát a kötegcímkével együtt – többlet esetén is – el kell juttatni a kifizető kincstári igazgatóságnak, hitelintézetnek. Az ilyen esetet – összeghatártól függetlenül – jelenteni kell a honvédelmi szervezet vezetőjének, illetőleg a HM KPÜ vezérigazgatójának. 47. a) A készpénzkészletet (valutanemenként) úgy kell a pénztárban kezelni, hogy az azonos címletű bankjegyek és pénzérmék együtt legyenek. A bankjegyeket 100 db-ot tartalmazó kötegben, a pénzérméket pedig meghatározott kerek összegeket tartalmazó csomagban kell tartani. b) A hazai valutapénztárban kezelhető legkisebb valuta egység az 1 EURO, 1 USD, stb. A kifizetéseknél – a kerekítés általános szabályaitól eltérően – a felkerekítés szabályait (pl: 1,1 EURO = 2 EURO, vagy 0,1 USD = 1 USD) kell alkalmazni. A legkisebb valuta egységre vonatkozó szabályok a külföldön működtetett valuta pénztárban nem alkalmazhatóak. 48. A pénztáros csak valódi és forgalomképes bankjegyeket és érméket fogadhat el a befizetőktől és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem lehet elfogadni sérült (beszakadt, rongálódott, megcsonkult, egyes részeiben hiányos stb.) bankjegyet. Ha a pénztáros a befizetett pénz között hamis, vagy hamisítványnak látszó bankjegyet, vagy érmét talál, jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a befizetővel is alá kell íratni. A jegyzőkönyvbe fel kell venni a hamisgyanús bankjegyek kezelésének rendjéről szóló MNB rendeletben meghatározott adatokat, különösen a befizető nevét, lakcímét, személyi igazolványának számát, a bankjegy, érme adatait és a befizető nyilatkozatát a bankjegy, érme eredetéről. A jegyzőkönyvet a „hamis” pénzzel meg kell küldeni az MNB Készpénzszakértői Csoport részére. A pénztár pénzvizsgáló-, számláló eszközökkel történő ellátását a pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezet vonatkozásában HM KPÜ vezérigazgatója, az SGSZ esetében annak vezetője biztosítja. 49. Az 53. pontban foglaltakra figyelemmel pénztár pénztárszekrényében kell kezelni: a) a honvédelmi szervezet pénzeszközeit és kincstári kártyáit, továbbá ezektől elkülönítve – az értékjelzéssel ellátott nyomtatványokat (pl. a pénzügyi és számviteli szerv által kezelt étkezési utalvány), – a feldolgozatlan okmányokat, – az utalványtömböket, az elszámolás tárgyát képező okmányokat és – az azokkal kapcsolatos nyilvántartásokat; b) az összevont (tiszti) étkezde „pénztára” által – étke zési térítési díjként – átvett, külön lezárt, bélyegzővel, a pénztáros aláírásával és az érték megjelölésével megőrzésre átadott borítékolt, vagy csomagolt étkezési utalványokat; c) a HM KPÜ vezérigazgatója – az SGSZ esetében annak vezetője – engedélyével egyéb értékeket és letéti pénzeszközöket. A b) és c) alpontok szerint megőrzésre átvett pénzeszközöket és egyéb értékeket a honvédelmi szervezet pénzvagyonától elkülönítve, feltűnően megjelölt (név, összeg) külön lezárt borítékban, vagy csomagban, vagy dobozban kell elhelyezni. Ezekről az értékekről „Kimutatás”-t kell készíteni. 50. A pénztári ki– és befizetéseket a pénztári órák alatt kell teljesíteni. A pénztári órákat – amelyeket igény szerint megosztva is ki lehet jelölni – a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének javaslata alapján a honvédelmi szervezet vezetője állapítja meg. A pénztár nyitvatartási rendjét a pénztárhelyiségnél írásban ki kell függeszteni. Naponként 2 Jelenleg a 81/2006. (HK. 17/I) HM utasítás] 4 óránál hosszabb időtartamú pénztári óra nem állapítható meg. A pénztári órákon kívül kifizetéseket csak a pénzügyi és számviteli szerv vezetője engedélyezheti. Pénztárhelyiség 51. A pénztárak – a készpénzzel történő feltöltés kivételével – a tárgyidőszakot megelőző naptári félévenként számolt átlagos napi pénzforgalom alapján a következő csoportokba sorolhatók: – kisebb értékű pénzforgalom napi 800 000 forintig; – nagyobb értékű pénzforgalom napi 800 000 és 2 000 000 forint között; – jelentős értékű pénzforgalom napi 2 000 000 és 5 000 000 forint között; – különösen nagy pénzforgalom napi 5 000 000 forint felett. 52. A nagyobb és a jelentős értékű, továbbá a különösen nagy pénzforgalmú pénztárak esetében a pénztárnak külön helyiséget, a kisebb értékű pénzforgalmat bonyolító pénztárak részére helyiségrészt kell biztosítani. 53. A pénztárban lévő készpénz és az ott tartható értékek megőrzéséről a következők szerint kell gondoskodni: – a 800 000 Ft-ot el nem érő záró állományú pénztárak pénzkészletét és az értékjelzéssel ellátott nyomtatványokat (a továbbiakban együtt: pénzkészlet) vaskazettában, vagy lemezszekrényében (Munkaidő után a pénztáros által lezárt és lepecsételt vaskazettát a pénzügyi és számviteli szerv lemezszekrényében), – a 800 000 Ft és 2 000 000 Ft közötti záró állományú pénztárak pénzkészletét lemezszekrényben, – a 2 000 000 Ft feletti záró állományú pénztárak pénzkészletét betörésbiztos páncélszekrényben kell őrizni. A pénztárhelyiség ablakait és ajtaját vasráccsal és biztonsági zárral kell felszerelni. Az ajtót (rácsot) a szolgálati (munka-) idő lejártakor a pénztáros pecsétnyomójával le kell pecsételni. A pénztár elkülönített helyiségébe a pénzügyi és számviteli szerv vezetője által – állandó vagy eseti jelleggel – felhatalmazott személyeken kívül másnak belépni tilos. Ha a pénztáros munkahelyét a pénztári órák alatt – csak rövid időre is – elhagyja, köteles a pénzt elzárni és a pénztár fizetőablakát, külön pénztárhelyiség esetén annak ajtaját is lezárni. Gondoskodni kell arról is, hogy illetéktelen személyek a pénztárhelyiséget ne nyithassák ki. 54. a) A 800 000 Ft feletti záró állományú pénztárak esetén a pénztárhelyiséget riasztó-berendezéssel kell felszerelni. b) Az 5 000 000 Ft feletti záró állományú, különösen nagy pénzforgalmú pénztárak esetén a pénztár helyiségét és a pénz tárolására szolgáló páncélszekrényt egymástól elkülönítetten üzemelő riasztó berendezéssel kell felszerelni. 55. Gyakorlatok alkalmával, vagy ha a pénztár állandó elhelyezési körletéből kikerül, a szükséges készpénz és okmányok szállítására és őrzésére biztonsági zárral ellátott pénztárládát kell használni. Ennek biztonságos szállításáról és őrzéséről, a pénztári szolgálat ellátásához megfelelő munkahelyről, annak fegyveres őrzéséről – a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének javaslata alapján – a honvédelmi szervezet vezetője gondoskodik. Pénztárkulcs 56. A pénztárszekrény kulcsainak kettő példányban kell meglenni. Egyzáras pénztárszekrény kulcsát a pénztáros köteles őrizni. Kétzáras pénztárszekrény egyik kulcsát a pénztáros, másikat a pénzügyi szerv vezetője kezeli. A különösen nagy pénzforgalmú pénztárak háromzáras pénztárszekrényének fő– (közép-) és egyik mellékzárjának kulcsát a pénztáros, a másik mellékzár kulcsát a pénzügyi és számviteli szerv vezetője köteles őrizni. A kulcsok másodpéldányait, a kulcsokat kezelő személyek által záradékolt, lezárt, lepecsételt (átírt, árnyékolt) borítékban az ügyviteli szervnél kell tárolni. Ezekről a kulcsokról az ügyviteli szervnél „Tartalékkulcs nyilvántartás”-t kell vezetni úgy, hogy a felvevő személy(ek) neve mindenkor megállapítható legyen. A kulcsok felvételét, átadás-átvételét minden esetben rögzíteni kell. 57. A pénztárkulcs elvesztését a pénztárszolgálat működéséért felelős honvédelmi szervezet vezetőjének – a pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezet esetében a HM KPÜ vezérigazgatójának is – azonnal jelenteni kell, s intézkedni kell arra, hogy a pénztárszekrény az elveszett kulccsal többé ne legyen nyitható. A zár szerkezetét meg kell változtatni még abban az esetben is, ha a tartalékkulcs rendelkezésre áll. Az elvesztett kulcs helyett nem lehet másikat készítetni. A kulcsot elvesztő személy ellen káreljárást kell lefolytatni. 58. A pénztárkulcsok átadás-átvétel tárgyát képezik. Pénztár átadás-átvételnél meg kell győződni a kulcsok meglétéről. Az ügyviteli szervnél tárolt másodpéldány részére új borítékot kell készíteni és azt az átvevőnek záradékolni kell. A pénztárhelyiség (páncélszekrény stb.) tartalékkulcsainak (kódjainak) kezelésére és használatára vonatkozó részletes szabályokat a helyi körülmények figyelembevételével a honvédelmi szervezet vezetője – a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjével egyeztetve – állapítja meg. Pénztári bevételezések és kifizetések szabályai 59. A pénztárból kifizetést, illetőleg bevételezést teljesíteni csak érvényesített okmány alapján lehet. 60. A pénztári forgalomról (napi) „Pénztári jelentés” analitikus nyilvántartást kell vezetni. A valutapénztár az analitikus nyilvántartást valutanemenként vezeti. 61. A honvédelmi szervezetet meg nem illető készpénzt átvenni nem szabad, a tévedésből történt többletbefizetéseket pedig vissza kell téríteni. 62. A pénztáros a kiadási és bevételi pénztárbizonylaton a készpénz átvevőjének, illetve befizetőjének aláírásával minden esetben ismertesse el a kiadás, vagy befizetés megtörténtét. 63. A készpénz kifizetést, illetve a készpénz előleg felvételét engedélyezők körét a honvédelmi szervezet vezetőjének gazdálkodási parancsában (intézkedésében) kell rögzíteni és azok aláírás-mintáját a pénztáros részére biztosítani kell. 64. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítani, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. (A meghatalmazás formai és tartalmi követelményeit jogszabályok tartalmazzák. Ilyen különösen: a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 196. § (1) bekezdés a)-b) pontjaiban meghatározott feltételek.) Pénztárzárlat, pénztárellenőrzés 65. Amennyiben az előző munkanaphoz viszonyítva a pénztárállományban (készpénz és okmányok) változás történt, a pénztáros köteles pénztárzárlatot készíteni. 66. A pénztárzárlatról „Napi pénztárjelentés”-t kell készíteni. Az esetleges eltérés tényét és az eltérés összegét a jelentésen kell rögzíteni, amelyet a pénztárosnak aláírásával kell igazolni. A 200 Ft-ot, valutapénztár esetén a – 47. pont b) alpontja szerinti – hazai valutapénztárban kezelhető legkisebb valuta egységet meghaladó összegű eltérést a pénztáros a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének jelenti. A 2.000 Ft-ot, valutapénztár esetén az annak megfelelő, az érvényes vállalati árfolyamon átszámított valutaösszeget meghaladó eltérést a honvédelmi szervezet vezetőjének, a pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezet esetében pedig a HM KPÜ vezérigazgatójának 24 órán belül jelenteni kell. 67. Eltérés esetén a hiány összegét az „Egyéb dologi kiadások”, a többletet az „Egyéb működési bevétel” számlacsoporton kell könyvelni. 68. A pénztárellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat a HM fejezet közgazdasági, pénzügyi és számviteli szakellenőrzésének rendjéről szóló 40/2009. (HK 14.) HM KPÜ VIG intézkedés szabályozza. Előlegek elszámolása 69. Elszámolásra előleget kiadni csak a 63. pont szerinti előlegfelvétel engedélyezésre jogosult vezető írásbeli engedélye alapján lehet. 70. Előleg fizethető készpénzben: a) a 25. pont, a) – c), e), f) és h)–j) alpontjaiban meghatá rozott kiadásokra; b) a pénztárral nem rendelkező honvédelmi szervezet, kikülönített alegység (pénzkezelő hely) részére, c) váltópénz céljából az összevont (tiszti) étkezde és a ruházati ellátó pont pénztára (pénzkezelő hely) részére. 71. A 70. pontban nem szereplő kiadásokra – amennyi ben az előleg folyósítását jogszabály, utasítás, vagy HM KPÜ vezérigazgatói intézkedés elrendeli, vagy lehetővé teszi – az előleg folyószámlára történő utalással biztosítható. A munkábajárási előleg folyósításának és elszámolásának rendjét a pénzbeni juttatások folyósításának rendjéről szóló 215/2008 (HK 12.) HM KPÜ vezérigazgatói és HM Személyzeti Főosztály főosztályvezetői együttes intézkedés tartalmazza. 72. Készpénz előleget csak kiadási pénztárbizonylat alapján lehet kiadni, a kiadott előlegekről nyilvántartást kell vezetni. 73. Külföldi kiküldetés esetén a napidíj előleget a Magyar Honvédség külföldi szolgálatot teljesítő és külföldi tanulmányokat folytató személyi állománya devizaellátmányáról és egyes ellátmányon kívüli pénzbeni járandóságairól szóló HM rendeletben3 (a továbbiakban: HM rendelet) meghatározott valutanemben kell kiadni és elszámolni, azt más valutanemre átváltani nem lehet. 74. Az Európai Unión kívüli külföldi kiküldetésre kiadott előlegek estén, amennyiben annak összege meghaladja a 10 000 EUR-t, az előleget felvevő személy vám-nyilatkozattételi kötelezettségének teljesítéséhez szükséges – az Európai Parlament és a Tanács 1889/2005/EK rendeletében előírt – nyomtatványt a valutapénztáros adja ki. Ugyanígy kell eljárni a külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek ellátása érdekében külföldre szállított készpénz esetében is. 75. Az előlegeket a bruttó elszámolás elvének megfelelően – a Számlarendben előírtak szerint – kell könyvelni. 76. Az elszámolásra kiadott összegekkel az elszámolásra kötelezett személyek, a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72.§ (4) bekezdés c) pontjában foglaltakat figyelembe véve, a következő határidőre kötelesek elszámolni: a) szolgálati és egyéb utazásokkal kapcsolatosan felvett előlegekkel az utazás befejezése napjától számított 5 munkanapon belül; b) vásárlásra kapott összegekkel (jutalomtárgyak vásárlásával is) a felvételtől számított 8 munkanapon belül. Amennyiben a beszerzés más helyőrségben történik, az előlegekkel a visszaérkezés napjától számított 8 munkanapon belül; c) az olyan szervezeti elemek és alegységek képviselőinek, melyek ideiglenesen a pénzügyi és számviteli szervtől távol, kikülönítve (más helyőrségekbe) települnek, az általuk felvett összeggel (előleggel) a kikülönítésből történt visszaérkezés után 5 munkanapon belül; 3 Jelenleg a 26/2007 (VI. 21.) HM rendelet d) Amennyiben a 11. pont szerinti szervezeti elemek készpénzellátása kincstári kártya alkalmazásával biztosított, úgy a felvett készpénzzel 30 napon belül; e) egyéb esetekben a számla (bizonylat) keltét követő 5 munkanapon belül; f) külföldi kiküldetéssel kapcsolatban kiadott előlegek elszámolásának határidejét a HM rendelet szabályozza; g) a 70. pont c) alpontja szerint kiadott előleggel évente egy alkalommal december 31.-ig. Az a)–e) alpontokban az elszámolásra meghatározott határidőtől történő eltérést a honvédelmi szervezet vezetője ideiglenes jelleggel, egyedi elbírálás alapján engedélyezheti. 77. A házipénztárból ugyanaz a személy elszámolásra, azonos jogcímen, újabb összeget a 78. pontban foglaltak kivételével csak akkor vehet fel, ha a korábban felvett összeggel elszámolt, függetlenül attól, hogy az annak elszámolására kikötött határidő még nem járt le. 78. Külföldi utazások esetében a valuta pénztárból ugyanaz a személy elszámolásra, azonos jogcímen, újabb összeget is felvehet, amennyiben érvényes kiutazási engedéllyel rendelkezik, de a korábbi útielőleggel a 76. pontban meghatározott határidőn belül objektív okok miatt (pl: az utazások között nem áll rendelkezésre elegendő idő, vagy a korábbi utazás egyes kiadásainak engedélyezése folyamatban van) nem számolt el. 79. Az elszámolásra kötelezett személy az elszámolás eredményeként megmaradt összeget köteles visszafizetni készpénzben még akkor is, ha azonnal újabb összeget vesz fel elszámolásra. A befizetendő és felveendő összeget nem lehet egymással szemben beszámítani. A pénztárosnak, valutapénztár esetén pedig az előleg és az utazás költségeinek számfejtését végző előadónak meg kell győződni arról, hogy az előleget felvevő a korábban felvett előleggel elszámolt. 80. A pénztáros, valuta pénztár esetén pedig az előleg és az utazás költségeinek számfejtését végző előadó köteles a kiadott előlegek határidőre történő elszámolását megkövetelni. Ha a felvevő az előírt határidőre nem számol el, írásban figyelmeztetni kell (fizetési felszólítás) a határidő lejártára. Ha a figyelmeztetés ellenére sem tesz eleget elszámolási kötelezettségének, úgy a mulasztásról a honvédelmi szervezet vezetőjét, valuta pénztár esetében pedig a közvetlen szolgálati elöljárót tájékoztatni kell. 81. Gyakorlatok, kikülönített elhelyezés alkalmával a pénztárszolgálatot külön meg kell szervezni. A pénzkezelő (pénztáros) a pénztárszolgálatot ezen intézkedésben meghatározottak szerint köteles ellátni azzal az eltéréssel, hogy a könyvelési feladásoknál külön szabályok szerint köteles eljárni. A pénzforgalom bizonylatolása 82. Minden kiadás és bevétel teljesítéséhez – történjék az a kincstári számláról, külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek részére nyitott hitelintézeti számláról, vagy pénztárból – okmány szükséges. Az alaki és tartalmi követelményeknek nem megfelelő bizonylat elfogadásáért az érvényesítést végrehajtó pénzügyi és számviteli szakállomány a felelős. 83. A bizonylatokra vonatkozó alaki és tartalmi követelményeket a HM fejezet egységes számviteli politikájának 4. mellékleteként kiadott BIZONYLATI REND tartalmazza, ideértve a külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek által meghatározott esetekben alkalmazott STANAG formanyomtatványokat is. Olyan okmányok alapján, amelyeken törlések, átírások, kaparások láthatók, vagy hiányoznak a bizonylati kellékek (adatok), olvashatatlanok, a kifizetést, bevételezést végrehajtani nem lehet. 84. Beszerzések, értékesítések esetében a számlához csatolni kell a „Szakutasítás az eszközök honvédelmi szerveknél történő számítógépes analitikus nyilvántartására” című HM KPSZH kiadványban meghatározottaknak megfelelően a szakszolgálatok által kötelezően készítendő és hitelesítendő „ESZKÖZ UTALVÁNY”-t. Az anyagmozgások tényleges megtörténtéről az utalvány alapján, a számla kifizetése előtt kell meggyőződni. 85. Pénztári készpénzforgalom esetén kiadási, vagy bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A pénztárbizonylat kitöltését és kezelését a BIZONYLATI REND tartalmazza. 86. A pénzügyi és számviteli szerv állományából munkaköri leírásban kijelölt személy a pénzforgalmi okmányok ellenőrzésének megtörténtét záradék (bélyegzőlenyomat) formájában köteles kifejezésre juttatni (érvényesíteni). A záradéknak tartalmazni kell az Ámr. 77. §-ában meghatározott ellenőrzési feladatok végrehajtását. 87. A pénztáros kifizetéskor, vagy bevételezéskor a „Kifizettem”, illetőleg „Bevételeztem” bélyegzővel az okmány szövegrészét köteles úgy felülbélyegezni, hogy a pénzösszeg olvashatóan, tisztán maradjon. A bélyegző alatt keltezéssel és aláírással igazolja a kifizetés (bevételezés) megtörténtét. Készpénzes vásárlás esetén, a számlamásolati példányon is alkalmazni kell a „Kifizettem” bélyegzőt. Több okmány összesítése, vagy mellékletek esetén minden okmányt felül kell bélyegezni, keltezéssel és aláírással kell ellátni. 88. Ha az okmányok ellenőrzésekor megállapítást nyert, hogy pontatlan, vagy hiányos elszámolás történt, az okmányt, amennyiben lehetséges, még a záradék rávezetése előtt helyesbíteni kell. Ha a helyesbítés nem hajtható végre, úgy az okmányt nem lehet elfogadni. A javítást röviden, szabatosan kell megindokolni. Az eredeti szöveget (összeget) olvasható javítással kell helyesbíteni úgy, hogy az eredeti számok és az írás olvasható maradjon. A javítást a javító személy kézjegyével igazolja. 89. A helyesbítés alapján a túlfizetéseket megtérítésre (bevételezésre), a kevesebb felszámításokat pedig pótlólagos kifizetésre (kiadásba való helyezésre) kell előírni. Jogtalan kifizetések (terhelések) esetén a kártérítési szabályok szerint kell eljárni. 90. Amennyiben az észrevétel (hiány, többlet) azonnal nem rendezhető, az elszámolásra kötelezett féllel szemben – hiány esetén – a kártérítési eljárás lefolytatását kell kezdeményezni. 91. Szállítási (vállalkozási stb.) szerződés alapján történő kifizetések okmányolása: a) A szállítási szerződésben mindig ki kell kötni a fizetés módját és határidejét, továbbá meg kell jelölni azt a honvédelmi szervezetet, mely a terméket, szolgáltatást átveszi és azt, amely a számlát kifizeti, s meg kell határozni, hogy a szállító a megbízást (számlát és mellékleteket) hová és hány példányban küldje meg. b) A megrendelő honvédelmi szervezet szakszolgálata a beérkezett, a pénzügyi és számviteli szerv által iktatott számlákat számszakilag ellenőrzi és a kapcsolódó okmányokkal együtt megvizsgálja, hogy azok egyeznek-e a megrendeléssel és rendelkeznek-e a jogszabályban előírt kellékekkel. Ezt követően a számlákat záradékolja, szakmai teljesítési igazolással látja el és további ellenőrzésre átadja a pénzügyi és számviteli szervnek. A pénzügyi és számviteli szerv a számlákat alakilag és tartalmilag felülvizsgálja, majd a megállapodás szerinti határidőn belül és módon SGSZ esetében végrehajtja, a pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezet vonatkozásában pedig kezdeményezi a számla összegének kiegyenlítését. Ha a számla a kifizetés okmányolására nem alkalmas, vagy az előírt kellékekkel nem rendelkezik (pl. bevételi utalvány hiányzik stb.), a számlát vissza kell küldeni az elszámolásra kötelezett részére és új számlát, vagy a hiányzó bizonylatot kell bekérni. A számlákon fel kell tüntetni a kifizetés feladási, könyvelési tételszámát és keltét. c) A számla felülvizsgálata és összegének kiegyenlítése előtt – figyelemmel a 84. pontban foglaltakra is – a hozzá csatolt utalványon igazoltatni kell az áru, termék átvételét, a szolgáltatás megtörténtét. Amennyiben az átvevő és a fizető szerv nem azonos, a megrendelő szerv saját hatáskörében szabályozza, hogy az átvevő szerv a teljesítés igazolását és számla megküldését mennyi idő alatt köteles elvégezni, mely határidő azonban a számlának az átvevő részére való megküldése napjától számított 25 naptári napnál hosszabb nem lehet. A számla készpénzzel történő azonnali kiegyenlítése esetén az ellenőrzést annak elszámolásakor kell végrehajtani. d) A számlák pénzügyi teljesítése végrehajtásának a KGIR-en keresztül történő visszajegyzését a pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezet estében az SZVO, az SGSZ esetében pedig a pénzügyi és számviteli szerv végzi. e) A honvédelmi szervezetnél: – az előirányzat-felhasználási keretszámláról indított kifizetés alapjául szolgáló 28. pont szerinti bizonylat 1. számú – az előírt kellékekkel felszerelt – eredeti példányát a számla kifizetését visszaigazoló kincstári számlakivonathoz kell csatolni; – a devizaszámláról indított kifizetés alapjául szolgáló 28. pont szerinti bizonylat 1. számú – az előírt kellékekkel felszerelt – eredeti példányát a hitelintézeti számlakivonathoz kell csatolni. A szakszolgálati szervek által kezelt megrendelések, szállítási szerződések gyűjtői, költségvetési előirányzat nyilvántartásai tartalmazzák a számlamásolatokat, átvételi jegyzőkönyveket és egyéb okmányokat. 92. A pénzforgalommal kapcsolatos kincstári értesítések a pénzügyi és számviteli szerv hivatalos okmányai, melyeket a szerv vezetője vagy megbízottja a belső ellenőrzés szabályai szerint köteles ellenőrizni. Szállítási és egyéb polgári jogi szerződések megszegéséből eredő követelések érvényesítése, kifizetése, beszedése, nyilvántartása 93. A honvédelmi szervezet érintett szakszolgálatai minden teljesített, illetve érvényesített szerződést biztosító mellékkötelezettségről (pl. kötbérről), késedelmi kamatról stb. írásban értesítik a pénzügyi és számviteli szervet. Ha a szállítási és egyéb polgári jogi szerződésekben (a továbbiakban: szerződések) résztvevő szerződéses felek bírósági eljárás nélkül elismerik a szerződésszegés tényét és az ebből fakadó követelések jogalapját, összegszerűségét és teljesítésének határidejét, úgy ezek kifizetését, illetőleg beszedését a megállapodás szerinti fizetési móddal kell teljesíteni. A szerződések megszegéséből eredő jogvitákban a honvédelmi szervezetek jogi képviseletének rendjéről szóló 16/2009. (III 21.) HM utasítás (a továbbiakban: 16/2009. HM utasítás) szabályai szerint kell eljárni. 94. Szerződő félként a honvédelmi szervezet a 93. pont szerinti követelés teljesítésekor kifizetési, érvényesítésekor bevétel előírási okmányt állít ki. Mindkét esetben, a szerződés megkötésére jogosult honvédelmi szervezet vezetője (megbízottja) által aláírt okmány tartalmazza a követelés mértékét és kiszámításának módját, jogcímét (pl. kötbér stb), valamint hivatkozást arra a szerződésre, amely alapján a követelés felmerült. A kifizetési okmányon záradék formájában kifejezésre kell juttatni, hogy a szerződésszegés bekövetkezéséért van-e felelős személy, illetőleg a felmerült követeléssel kapcsolatban kártérítésre kötelezés történt-e. 95. A késedelmes teljesítés esetén a szállító (szolgáltató) fél által a megrendelő szervvel szemben érvényesített követeléseket a felek által megállapított határidőn belül – figyelemmel a 94. pontban hivatkozott rendelkezésre – átutalással ki kell egyenlíteni. 96. A követelés késedelmes teljesítéséből fakadó kár érvényesítésére a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonái, valamint az önkéntes jelentkezés alapján tartalékos katonai szolgálatot teljesítők kártérítési felelősségének egyes szabályairól szóló 18/2006. (VI. 27.) HM rendelet szabályai az irányadóak. 97. Ha a szerződések megszegése miatt a honvédelmi szervezetnek követelést kell érvényesíteni, a követelés érvényesítésére a honvédelmi szervezet kötelezettség válla lásra jogosult vezetője az elévülési határidőn belül köteles intézkedni. A követelésből eredő kifizetéseket a megrendelő szerv kincstári számlájára kell átutaltatni. Ha a felszólítás ellenére a követelés címzettje nem teljesít elévülési határidőn belül a 16/2009. HM utasítás szerint bírósághoz kell fordulni. 98. A végrehajtható bírósági határozat szerinti követelést – önkéntes teljesítés hiányában – a követelést érvényesítő honvédelmi szervezet elsősorban beszedési megbízással, a kincstár útján érvényesíti. Beszedési megbízás lehetőségének hiányában követelését bírósági végrehajtás szabályai szerint érvényesíti. Beszedési megbízás esetében a jóváírási értesítésen fel kell tüntetni, hogy a befolyt összeg melyik megrendelésre (megrendelési számra) vonatkozik. 99. A 97. pont szerinti jogvita esetén a honvédelmi szervezetnek a jogi képviseletet ellátó szervhez meg kell küldeni a tényállást és az észrevételeket rögzítő ügyiratokat. Az ügyiratoknak tartalmaznia kell: a) a szerződő felek (megrendelő, szállító, vállalkozó) megnevezését és pontos címét; b) az ajánlatot és az annak elfogadását rögzítő okiratot; c) az ajánlat bruttó értékét; d) a szerződést biztosító mellékkötelezettség fajtáját, mértékét, kiszámított összegét; e) a vitás kérdés világos és rövid ismertetését, a vita alapjául szolgáló tényállás előadását és a bizonyítékok megjelölését, különös tekintettel a felek közötti egyeztetésen elhangzott álláspontokra, továbbá az üggyel kapcsolatos esetleges korábbi bírósági határozat ügyszámát és tartalmának lényegét. 100. Ha a szerződés alapján a számlát nem a szerződést kötő szerv, hanem valamely más szerv fizeti ki, a követelés érvényesítésével, illetve teljesítésével kapcsolatos intézkedéseket ilyen esetekben is a szerződést megkötő szerv hajtja végre. A szerződést megkötő szerv bekéri a szükséges tájékoztatást, adatszolgáltatást a kifizető szervtől és jogvita esetén ezeket továbbítja a képviseletet ellátó szervezethez. 101. A pénzügyi és számviteli szerv az általa kifizetett, valamint a beszedett követelések összegeit köteles nyilvántartani. Olyan nyilvántartást kell vezetni, melyből folyamatosan megállapítható, hogy a szerződést kötő honvédelmi szervezet a szerződésszegésen alapuló, kötelezően érvényesítendő jogait érvényesítette; a) A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: – a szerződés számát, – a szerződő felek megnevezését és (levelezési) címét, – a …