7/2009. (III. 20.) ÖM utasítása az Önkormányzati Minisztérium Titokvédelmi Szabályzatáról.

7/2009. (III. 20.) ÖM utasítása az Önkormányzati Minisztérium Titokvédelmi Szabályzatáról. A minősített adatok kezelésével összefüggésben az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény (a továbbiakban: Ttv.) 19. §-ának (1) bekezdésében a titokbirtokos szerv vezetőjének feladat- és hatáskörébe utalt feladatok végrehajtása és a titokvédelem rendszerének szabályozása érdekében – a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (VI. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 3. §-ának (1) bekezdésébe foglalt rendelkezés alapján – az Önkormányzati Minisztérium Titokvédelmi Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) meghatározása érdekében kiadom az alábbi utasítást: I. Általános rendelkezések A Szabályzat célja, hatálya 1. A Szabályzat célja, hogy biztosítsa a minősített adatok kezelése során a titokvédelmi jogszabályokban meghatározott feladat- és hatáskörök rendeltetésszerű gyakorlását, ennek érdekében meghatározza a titokvédelmi feladatok végrehajtásának szervezeti rendjét, a minősített adatok keletkeztetésével és kezelésével összefüggő jogokat és kötelezettségeket, illetve a felelősség részletes szabályait. 2. A Szabályzat hatálya kiterjed az Önkormányzati Minisztérium (a továbbiakban: ÖM) hivatali szervezeteire (a továbbiakban: hivatali egység), valamint az ÖM teljes személyi állományára. 3. A NATO, a NYEU, az Európai Tanács és az Európai Bizottság által alkalmazott minősítéssel ellátott adatokra a Szabályzat rendelkezéseit a nemzetközi szerződés alapján átvett, vagy nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült minősített adat védelmének eljárási szabályairól szóló 179/2003. (XI. 5.) Korm. rendelet, továbbá a Nemzeti Biztonsági Felügyelet részletes feladatairól és működési rendjéről, az iparbiztonsági ellenőrzések részletes feladatairól szóló 180/2003. (XI. 5.) Korm. rendelet, valamint az ÖM Biztonsági Szabályzatában foglalt eltéréssel kell alkalmazni. Értelmező rendelkezések 4. Államtitok [Ttv. 3. § (1) bekezdés]: az az adat, amely: a) a Ttv. 1. számú mellékletében szereplő államtitokköri jegyzékben meghatározott adatfajta körébe tartozik, és b) a minősítési eljárás során a minősítő megállapította, hogy c) az érvényességi idő lejárta előtti nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése vagy felhasználása, illetéktelen személy tudomására hozása, továbbá az arra jogosult részére hozzáférhetetlenné tétele közvetlenül sérti vagy veszélyezteti a Magyar Köztársaság törvényben meghatározott honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési vagy bűnmegelőzési, központi pénzügyi, külügyi vagy nemzetközi kapcsolataival összefüggő, valamint igazságszolgáltatási érdekeit. 5. Szolgálati titok [Ttv. 4. § (1) bekezdés]: a) a Ttv. 6. §-ának (1) bekezdése szerint minősítésre felhatalmazott által meghatározott adatfajták körébe (a továbbiakban: szolgálati titokkör) tartozó adat, b) amelyről a minősítő a minősítési eljárás során megállapította, hogy c) az érvényességi idő lejárta előtti nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése és felhasználása, illetéktelen személy részére hozzáférhetővé tétele, továbbá az arra jogosult részére hozzáférhetetlenné tétele sérti vagy veszélyezteti az állami vagy közfeladatot ellátó szerv működésének rendjét, akadályozza a feladat- és hatáskörének illetéktelen befolyástól mentes gyakorlását, és ezáltal közvetve a Magyar Köztársaság törvényben meghatározott érdekeit hátrányosan érinti. 6. Nem nyilvános kezelésű adat: a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) 19/A. §-ában nevesített adatok, melyek kezelése, iktatása elkülönítve a nyílt iktatórendszerben történik. 7. Minősítés: az a döntés, amelynek meghozatala során az erre felhatalmazott személy megállapítja, hogy egy adat tartalmánál fogva megfelel az államtitok vagy a szolgálati titok fogalmi kritériumainak – a nyilvánosságot korlátozó államtitokkörbe, vagy szolgálati titokkörbe tartozik és illetéktelen személy általi megismerése sérti vagy veszélyezteti az ott meghatározott védendő érdekeket – és erre figyelemmel az adatot a törvényben meghatározott minősítési eljárás során minősíti és megállapítja a minősítési jelölést. 8. Minősített adat: az államtitokköri vagy szolgálati titokköri jegyzékben meghatározott adatfajtába tartozó adat, amelyet a minősítésre jogosult szabályszerűen minősített és ennek megfelelően minősítési jelöléssel ellátott. 9. Minősített adattal rendelkezés [Ttv. 2. § (1) bekezdés 4. pont]: a) a minősített adatba történő betekintés; b) a minősített adat birtokban tartása; c) a minősített adat alapján további minősített adat ké szítése, azon az eredeti minősítés feltüntetése; d) a minősített adat másolása, sokszorosítása; e) a minősített adatba történő betekintés engedélyezése; f) a minősített adat feldolgozása és felhasználása; g) a minősítés felülvizsgálata; h) a minősítés felülbírálata; i) a minősített adat nyilvánosságra hozatala; j) a minősített adatnak külföldi személy vagy külföldi szerv részére hozzáférhetővé tétele; k) a minősített adat külföldre vitele vagy külföldről tör ténő behozatala; l) a titoktartási kötelezettség alóli felmentés; m) a megismerési engedély kiadása. 10. Közreműködő: az a természetes személy, jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, illetve ezek kijelölt képviselője, aki, vagy amely az ÖM feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben előzetes megállapodás (szerződés) alapján segítséget nyújt és ehhez a minősített adatok megismerése is szükséges. 11. Megismerési engedély [Ttv. 2. § (1) bekezdés 7. pont]: az Avtv. 20. §-ának (1) bekezdése alapján a minősítő által adat megismerésére, a jogosult személyazonosító adatainak feltüntetésével írásban adott felhatalmazás. 12. Betekintési engedély [Ttv. 2. § (1) bekezdés 8. pont]: az állami vagy közfeladat végrehajtása érdekében a minősítő által a minősített adattal való korlátozott rendelkezésre, a jogosult nevének, beosztásának, a minősített adattal kapcsolatos egyes jogosítványainak a 9. pontban foglaltak szerinti meghatározásával írásban adott felhatalmazás. 13. Érvényességi idő: az év, hó, nap szerint feltüntetett időpont, amelynek eléréséig a minősítési jelöléssel ellátott adat megismerését a jogszerű minősítés korlátozza: a) államtitok esetén az érvényességi időt legfeljebb a Ttv. 1. számú mellékletét képező államtitokköri jegyzékben adatfajtánként megállapított időtartamig a minősítő állapítja meg. A Ttv. 2. §-a (1) bekezdése 2. pontjának c) alpontjában meghatározott esetben a minősítés egy alkalommal, annak lejártakor meghosszabbítható; b) szolgálati titok esetén a szolgálati titokköri jegyzékben adatfajtánként megállapított időtartamig terjedhet a minősítés érvényességi ideje. 14. Titokvédelmi felügyelő [Ttv. 2. § (1) bekezdés 10. pont]: az a személy, aki a titokbirtokos szerv vezetőjének írásos felhatalmazása alapján irányítja és ellenőrzi a titokvédelmi feladatok végrehajtását. 15. Titokbirtokos [Ttv. 2. § (1) bekezdés 12. pont]: a minősítő, valamint az a személy vagy szerv, akinek, vagy amelynek a minősített adatot a minősítő rendelkezése alapján állami vagy közfeladat ellátása érdekében továbbították. 16. A minősített adat kezelése: minden, a minősített adattal végzett érdemi tevékenység és technikai művelet, így különösen a minősített adat készítése, átvétele, érkeztetése, nyilvántartása, birtokban tartása, feldolgozása, felhasználása, szóbeli közlése, továbbítása, rejtjelezése, tárolása, sokszorosítása, másolása, fizikai megsemmisítése (törlése). 17. Minősített adathordozó: a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. §-ának c) pontjában meghatározott olyan irat vagy egyéb adathordozó – ideértve az elektronikus iratot is –, amely minősített adatot tartalmaz, valamint a minősített adatot hordozó objektum, technikai eszköz, vagy ezek alkotórészei. 18. A jelen fejezetben nem szereplő fogalmak értelmezése során a Ttv., az Avtv., a Korm. rendelet, valamint az ÖM Iratkezelési Szabályzatának rendelkezései az irányadók. A minősített adatok kezelésének alapelvei 19. Az adatok védelmének elve: az ÖM állományába tartozó személy köteles a feladat- és hatásköre gyakorlása során keletkező adatok minősítésének szükségességét vizsgálni és a törvényi feltételek fennállása esetén a minősítést kezdeményezni, illetve – amennyiben minősítésre jogosult – az adatot minősíteni. 20. Az információszabadság elve: az adatok nyilvánosságát minősítéssel korlátozni kizárólag a törvényi feltételek fennállása esetén, az elkerülhetetlenül szükséges esetekben és ideig lehet. 21. A szükségesség elve: a minősített adatokhoz csak az férhet hozzá, akinek az állami vagy közfeladatának gyakorlása érdekében elengedhetetlenül szükséges, vagy akinek azt – valamely jogának gyakorlása érdekében – törvény külön felhatalmazása megengedi. 22. A dokumentálás elve: a minősített adatokkal kapcsolatos minden tevékenységet dokumentálni kell, annak érdekében, hogy a minősített adat fellelhetőségének helye és a felügyeletével megbízott személy megállapítható legyen. A biztonságos kezelésért és őrzésért fennálló személyi felelősség megállapíthatósága érdekében gondoskodni kell arról, hogy az adathordozó útja pontosan követhető és gyorsan ellenőrizhető legyen, ezért minden iratmozgást az átvevőnek – beosztásának megjelölése mellett – olvasható aláírásával és dátummal kell igazolnia. 23. A személyi biztonság elve: a titokbirtokos szerv vezetője köteles gondoskodni arról, hogy a minősített adato kat kezelő személyek a titokvédelmi előírásokat megismerjék és hatékonyan alkalmazzák, ennek érdekében a betekintési engedély feltétele: a) írásbeli titoktartási nyilatkozat; b) államtitok vagy külföldi minősítésű adat megismeré se esetén érvényes nemzetbiztonsági ellenőrzés megléte [Ttv. 16. § (2) bekezdés]. 24. A fizikai biztonság elve: a titokbirtokos szerv vezetője köteles megtenni a hatáskörébe tartozó intézkedéseket, annak érdekében, hogy a minősített adatok illetéktelen megismerésének kizárásához szükséges tárgyi feltételek az irányításuk alá tartozó szerveknél rendelkezésre álljanak. 25. Az ellenőrzés elve: a titokbirtokos szerv vezetője köteles gondoskodni a minősített adatok kezelésére vonatkozó előírások betartásának, illetve a minősített adatok meglétének rendszeres ellenőrzéséről. 26. A felelősség elve: aki minősített adat megismerésére jogosult, köteles a minősített adat védelmére vonatkozó jogszabályt, belső normát megismerni és előírásait megtartani. A titokvédelmi szabályok megsértői, a minősítés kezdeményezésére, a minősítésre és a felülvizsgálatra kötelezettek a mulasztásért – a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően – fegyelmi, szabálysértési, illetve büntetőjogi felelősséggel tartoznak. II. Az ÖM minősített adatkezelésének szervezete Az önkormányzati miniszter jogkörei 27. Az önkormányzati miniszter a Ttv. 6. §-a (1) bekezdésének o) pontja alapján feladat- és hatáskörében törvény felhatalmazása alapján minősítésre jogosult, így gyakorolja a Ttv. által a törvényben meghatározott minősítésre jogosultak részére megállapított jogosultságokat. 28. A Ttv. rendelkezéseiben megfogalmazott jogosítványok közül kizárólag az önkormányzati miniszter – távollétében vagy akadályoztatása esetén helyettese – hatáskörébe tartozik: a) államtitkot képező minősített adat elvesztése, illetéktelen személy általi megismerése, vagy ennek veszélye esetén a Ttv.-ben és vonatkozó jogszabályokban meghatározott személy, illetve szerv tájékoztatása [Ttv. 19. § (1) bekezdés g) pont, 26. § (1) bekezdés]; b) a nemzetbiztonsági ellenőrzés kezdeményezése [Ttv. 19. § (1) bekezdés h) pont]; c) minősített adat nyilvánosságra hozatalának engedélyezéséhez szükséges hozzájárulás megadása; d) minősített adat esetén a titoktartás alóli felmentés engedélyezése [Ttv. 17. § (1) bekezdés]; e) államtitok esetén az adathordozó külföldre továbbításának, illetve külföldi szerv vagy személy részére történő átadásának engedélyezése (törvényben kifejezetten feljogosított személy kivételével); f) az ÖM állományából minősítésre feljogosított személy által minősített adat minősítésének felülbírálata; g) az ÖM állományába tartozó személy részére minősítői jogkör átruházása [Ttv. 6. § (3)–(4) bekezdés]. Az ÖM titokvédelmi felügyelője 29. Az ÖM titokvédelmi felügyelője a közjogi és koordinációs szakállamtitkár, akit feladatának ellátásában a minősített iratok kezelésének szabályozása és ellenőrzése tekintetében a Kormányzati Iratkezelési Felügyeleti Osztály vezetője segít. 30. Az ÖM titokvédelmi felügyelője: a) gondoskodik – a szolgálati titokköri jegyzék összeállításáról és szük séges módosításának előkészítéséről; – a minősített iratok nyilvántartására szolgáló iktató könyvek azonosítóinak nyilvántartásáról; – az ÖM hivatali egységei titokvédelmi tevékenységé nek ellenőrzéséről; – a titkos ügykezelők oktatásának, továbbképzésének megszervezéséről; b) kidolgozza a titokvédelem területét érintő jogsza bálytervezeteket. A titkos ügykezelés szervezete 31. Az ÖM-nél a titkos ügykezelést osztottan látják el. A hivatali egységek vezetői kötelesek gondoskodni a Ttv. 23. §-ában foglaltak végrehajtásáról, annak érdekében, hogy a minősített adat védelmére vonatkozó személyi, fizikai, adminisztratív és kommunikációs védelem maradéktalanul érvényesüljön. 32. A titkos ügykezelő feladatai: a) a titokbirtokos szervnél készült vagy más titokbirto kostól érkezett minősített adathordozó átvétele, nyilvántartása, őrzése; b) a minősített adathordozó kiadása és visszavétele; c) a titoktartási nyilatkozatok őrzése; d) a betekintési jogosultság megszűnése miatt a minősí tett adathordozó visszavétele; e) a minősített adat felhasználásával és kezelésével kap csolatos betekintési, megismerési engedélyek naprakész nyilvántartása, a minősített adathordozók nyilvántartására szolgáló segédletek hitelesítése, nyilvántartásba vétele; f) a minősített adathordozó belföldi továbbítása az Állami Futárszolgálat vagy alkalmi kézbesítő útján; g) a diplomáciai futár útján továbbítandó minősített adathordozók csomagolása, bizonylatolása; h) a feleslegessé vált munkapéldányok és másolatok megsemmisítésével összefüggő feladatok végzése. 33. Titkos ügykezelő csak az lehet, aki legalább középfokú végzettséggel rendelkezik és a titokvédelmi felügyelő által szervezett oktatáson, illetve továbbképzésen részt vett, a vizsgakövetelményeknek megfelelt és a titokvédelmi jogszabályok megismerését a titokvédelmi nyilatkozat aláírásával igazolja, valamint államtitok, illetve külföldi minősítésű adat kezelése esetén érvényes nemzetbiztonsági ellenőrzéssel rendelkezik. III. A minősítési eljárás és a minősítés szabályai 34. Minősíteni kell az államtitokköri, illetve a szolgálati titokköri jegyzékekbe tartozó azon adatot, amelynek illetéktelen személy általi megismerése sérti vagy veszélyezteti a Magyar Köztársaság Ttv. 3. §-ának (1) bekezdésében meghatározott érdekeit, illetve az ÖM működési rendjét, feladat- és hatáskörének illetéktelen befolyástól mentes gyakorlását. 35. A Ttv. 6. §-ának (3)–(4) bekezdései alapján az ÖM hivatali egységeinél az alábbi vezetőket hatalmazom fel: a) államtitok minősítésére: aa) az államtitkárt; ab) szakállamtitkárokat; b) szolgálati titok minősítésére: a főosztályvezetőket. 36. Minősítésre jogosult lehet az ÖM állományába tartozó az a személy, akit a Ttv. 6. §-ának (3)–(4) bekezdései alapján – az ott meghatározott körben – a minősítésre jogosult, illetve a minősítő arra írásban felhatalmaz. 37. A minősítés kezdeményezése annak a kötelessége, akinél a feladat végrehajtása során a minősített adat keletkezik. A minősítésre javasolt adatot a minősítő döntéséig, de legfeljebb harminc napig a javasolt minősítéssel kapcsolatos szabályok szerint kell kezelni. E határidő egy alkalommal legfeljebb harminc nappal meghosszabbítható, a hosszabbítás tényét és indokát a minősítésre jogosult vezető a javaslatra írásban köteles rávezetni. Ha a határidő lejártáig a minősítésre nem kerül sor, azt követően az adatot a nyílt ügykezelés szabályai szerint kell kezelni. 38. Abban az esetben, ha az ügyintéző minősített adatot tartalmazó adathordozót (tervezetet) készít: a) az indoklással ellátott minősítési javaslatot külön iratban köteles elkészíteni; b) a minősíteni javasolt adathordozó (tervezet) elkészítését követően azonnal köteles annak a minősített iktatókönyvben történő nyilvántartásba vételére intézkedni; c) a minősíteni javasolt adathordozót a minősítési javaslattal együtt soron kívül felterjeszti vezetője útján – ennek hiányában közvetlenül – a minősítésre jogosulthoz; d) minősítési javaslat kezelésére a minősített adatkezelés megfelelő szabályait kell alkalmazni [Korm. rendelet 20. § (1)–(2) bekezdés]. 39. A minősítési javaslatban meg kell jelölni a minősítés alapjául szolgáló titokköri jegyzék minősítést megalapozó pontját és a minősítés érvényességi idejét, amely a titokköri jegyzékek hivatkozott pontjában meghatározott leghosszabb érvényességi időt nem haladhatja meg. A javaslat indokolásának tartalmaznia kell azokat a tényeket és körülményeket, amelyek a minősítést szükségessé, illetve indokolttá teszik, de a javaslat maga minősített adatot nem tartalmazhat. 40. A minősítési javaslatban meg kell jelölni a Ttv. 2. számú mellékletében szereplő azon körülményt, amely alapján a minősítő dönt a javasolt minősítési jelölés alkalmazása mellett. 41. Abban az esetben, ha a minősíteni kívánt adat közvetlenül a minősítésre jogosultnál keletkezik, a minősítésről hozott érdemi döntésének kell tartalmaznia a minősítési javaslat tartalmi kellékeit, így különösen a minősítés alapjául szolgáló tényeket és a minősítést megalapozó titokköri jegyzék pontját, valamint a minősítés érvényességi idejét. 42. A minősítési javaslatban kezdeményezni kell a különleges kezelési utasítás („Saját kezű felbontásra!”; „Nem másolható!”; „Kivonat nem készíthető!”; „Elolvasás után visszaküldendő!”; „Zárt borítékban tárolandó!”; „Különösen fontos!” stb.) alkalmazását is, ha annak feltételei fennállnak. A minősítő különleges kezelési utasításaitól eltérni csak a minősítő írásbeli engedélyével, illetve hozzájárulásával lehet. 43. A minősítés alkalmával az érvényességi idő, a minősítő neve és beosztása, az adat magyar származását jelölő országjel (MK/HU), illetve – szükséges esetben – a példánysorszám és a különleges kezelési utasítás felett fel kell tüntetni: a) az államtitkot képező adat hordozóján az „Államtitok!” megjelölést és a „Szigorúan titkos!” minősítési jelölést; b) a szolgálati titkot képező adat hordozóján a „Szolgálati titok!” megjelölést és a minősítő döntésétől függően – a „Titkos!”, – a „Bizalmas!”, – a „Korlátozott terjesztésű!” minősítési jelölést. 44. A minősítési jelölést – az adathordozó jellegétől, terjedelmétől, megjelenési formájától függően – úgy kell feltüntetni, hogy az adat minősítése egyértelműen felismerhető legyen. Olyan minősített adathordozó esetén, amelyen a minősítési jelölés feltüntetésére nincs mód, a minősítés tényét külön iratba kell foglalni. Ha az adathordozó több példányban készült, a külön iratot is ennek megfelelő példányszámban kell elkészíteni és példánysorszámmal ellátni. A minősítési jelölést tartalmazó külön iratot (a továbbiakban: kísérőlap) a minősített adathordozóval együtt kell kezelni. 45. Ha az adathordozó több önállóan is kezelhető részből áll, azon a részén, amely minősített adatot nem tartalmaz – amennyiben abból az adathordozó minősített adatainak tartalmára vonatkozóan következtetés nem vonható le – minősítés nem alkalmazható. IV. Minősített adat alapján további minősített adat készítése 46. Nem kell külön minősítési javaslatot készíteni, hanem elegendő – az átvett minősítést tartalmazó adathordozó iratkezelési záradékában – a már alkalmazott minősítés átvételére utalni, ha a minősített adathordozó készítésére korábban minősített adathordozó alapján kerül sor, és az új adathordozó a) nem tartalmaz olyan adatot, amely az eredeti adathordozóban nem szerepelt; b) az újonnan készített adathordozó tartalmaz ugyan az eredeti adathordozóban nem szereplő adatot, de az az alapul szolgáló ügy intézésével összefüggésben keletkezett, az eredeti minősített adattal egyező adatfajtába tartozik és a minősítés alapjául is ugyanazon titokköri pont szolgál (például a titkos információgyűjtés során keletkezett egyes adathordozók kezelésére szolgáló dosszié esetén). Ebben az esetben az eredeti (érkezett) adat minősítését kell feltüntetni (a továbbiakban: átvett minősítés alkalmazása). 47. Az átvett minősítés alkalmazása esetén az iratkezelési záradékban pontosan fel kell tüntetni azon adathordozó nyilvántartási vagy iktatószámát és az iratot készítő szerv megnevezését, amely alapján a minősítés alkalmazására sor került. 48. A minősített megkeresésekre adott válasz elkészítésénél lehetőség szerint törekedni kell arra, hogy a válasz ne tartalmazzon minősített adatot. Ha a más szervtől érkező minősített adat feldolgozása kapcsán keletkezett újabb adathordozó (feljegyzés, választervezet, megkeresés teljesítése) minősített adatot nem tartalmaz, a minősítés alkalmazása tilos. A minősített adatba történő betekintés, illetve megismerés engedélyezése 49. Minősített adatot tartalmazó adathordozóba az tekinthet be, akit törvény, a minősítő vagy a titokbirtokos szerv vezetője erre írásban, betekintési, vagy megismerési engedélyben feljogosít. A betekintési, megismerési engedélynek tartalmaznia kell a betekintés, megismerés célját (például: megjelölt iktatószámú ügy feldolgozása, minősítés felülvizsgálata, minősített adathordozó meglétének ellenőrzése, az érintett saját adatainak megismerése stb.). Az ÖM állományába tartozó személy minősített adat kezelésére csak érvényes betekintési engedély birtokában jogosult. 50. A betekintési engedéllyel rendelkező személy részére egyedi ügyben a betekintés engedélyezése az adott adatot tartalmazó adathordozón, vagy a nyilvántartására szolgáló más adathordozón (pl. mágneslemez-kísérőn), illetve a minősített adatot tartalmazó ügyirat ügyintézőre történő szignálásával, névre szólóan történik. Megismerési engedély kiadása az Avtv. 20. §-ának (1) bekezdése szerint benyújtott kérelem alapján, határozott időre, az érintett minősített adathordozók megjelölésével adható ki. 51. A betekintési engedély visszavonásig érvényes. A betekintő felelős azért, hogy a részére átadott minősített adat tartalmáról illetéktelen személy ne szerezzen tudomást. 52. Az érintett vezető felelős azért, hogy akinek munkaköri feladatai ellátásához szükséges, betekintési engedéllyel rendelkezzen, illetőleg, hogy betekintési engedélyt csak azok kapjanak, akiknek az elengedhetetlenül szükséges munkaköri kötelezettségeik ellátásához. Amennyiben személyzeti változás miatt az érintettnek a titokbirtokos szervnél a továbbiakban betekintési engedély nem szükséges, haladéktalanul intézkedni kell annak visszavonására. 53. A betekintési/megismerési engedély kiadását követően az érintett személynek írásban titoktartási nyilatkozatot kell tennie. A titoktartási nyilatkozat hiányában a betekintési/megismerési jog nem gyakorolható. A betekintési engedély kiadását az érintett vezető kezdeményezi a titokbirtokos szerv vezetőjénél. Államtitok, vagy külföldi minősítésű adat megismerésére jogosító betekintési engedély megadása előtt javaslatot kell tenni az érintett személy nemzetbiztonsági ellenőrzésének kezdeményezésére, amennyiben ilyen érvényes ellenőrzéssel nem rendelkezik. 54. A titokbirtokos szerv vezetője által aláírt betekintési/megismerési engedélyeket soron kívül továbbítani kell a titkos ügykezelőnek, aki a betekintési/megismerési engedélyekről az engedélyezett rendelkezési jogosultság(ok) feltüntetésével naprakész, név szerinti nyilvántartást vezet. A betekintési engedély visszavonása, vagy az abban szereplő jogosultságok módosítása esetén haladéktalanul értesíteni kell a titkos ügykezelőt. 55. A minősített adatot tartalmazó adathordozóba, vagy ilyen adatokat tartalmazó irategyüttesbe történő betekintés/megismerés tényét, a betekintő/a megismerésre jogosult – nevének (és beosztásának) feltüntetésével, keltezéssel és aláírásával – igazolja. A betekintés/megismerés megtörténtének regisztrálása érdekében a minősített adatot tartalmazó adathordozóhoz a minősítési javaslat elkészítését követően betekintési/megismerési lapot kell csatolni, ami a minősített adathordozó irattári példányának elválaszthatatlan mellékletét képezi. A Szabályzat hatálybalépése előtt keletkezett minősített adathordozók esetében a betekintési/megismerési lapot pótlólag kell csatolni, amennyiben az adathordozóval összefüggésben bármiféle ügyviteli intézkedés történt (pl. titkos ügykezeléstől kikérés, ellenőrzés, minősítés felülvizsgálata). 56. A képernyős adatmegjelenítés minősített adathordozóba történő betekintésnek minősül, ezért minősített adat ilyen módon történő megjelenítésére, illetve feldolgozás során a helyiségben történő tartózkodásra csak a betekintési engedéllyel rendelkezők jogosultak. A minősített adat átadása közreműködő részére 57. A minősített adat közreműködő részére történő átadását engedélyezni és a közreműködő részére betekintési engedélyt kiadni kizárólag az adatot minősítő személy jogosult. 58. A közreműködő részére kiadott betekintési engedély egyik példányát az érintett minősített adathordozóval együtt kell kezelni (amennyiben az érintett minősített adathordozót a közreműködő részére nem adták át). A titokbirtokos szerv titkos ügykezelője a közreműködők részére kiadott betekintési engedélyekről köteles nyilvántartást vezetni, abban feltüntetve a jogosult azonosításához szükséges adatokat, illetve az érintett minősített adathordozó nyilvántartási számát. 59. Ha a minősített adathordozót a feladat végrehajtása érdekében a közreműködőnek át kell adni, az átadás feltételeit írásbeli szerződésbe kell foglalni. A minősített adathordozó átadásának engedélyezése előtt a minősítő köteles meggyőződni arról, hogy a közreműködőnél megteremtették-e a minősített adat védelméhez szükséges – jogszabályban, valamint a szerződésben előírt – feltételeket. 60. Az átadott minősített adathordozó védelméhez szükséges feltételek meglétét a minősítő köteles rendszeresen ellenőrizni, ha a minősített adat védelme nem biztosított, az adathordozót az átadónál kell biztonságba helyezni. 61. Ha a közreműködés során vállalt feladatot teljesítették, az adathordozót haladéktalanul vissza kell venni. Minősített adathordozó másolása, sokszorosítása 62. Minősített adathordozóról másolat készítését a titokbirtokos engedélyezheti, kivéve, ha a minősítő másként rendelkezett. A másolat készítését írásban – az adathordozón, vagy annak kísérőlapján – kell engedélyezni. Titkot tartalmazó adathordozót sokszorosítani csak a minősítés és a szükséges kezelési jelzések feltüntetése után szabad. A minősített számítógépes alapú adathordozóról – a megőrzési időszakra – a minősítő írásbeli engedélyével biztonsági másolat készíthető. 63. A minősített adathordozók sokszorosított példányait az eredeti példányra vonatkozó szabályok szerint kell nyilvántartani, azzal az eltéréssel, hogy a sokszorosítás tényéről sokszorosítási naplót kell vezetni. 64. A más szervtől érkezett minősített adathordozóról készült másolatokat a titokbirtokos szervnél úgy kell nyilvántartásba venni, hogy abból a sokszorosítás alapjául szolgáló minősített adathordozó, illetve a sokszorosított adathordozók készített példányainak száma, példánysorszáma és holléte megállapítható legyen (pl. 18/1.........18/10 sz. pld.). A minősítés felülbírálata, felülvizsgálata 65. A Ttv. 10. §-ának (5) bekezdése alapján az ÖM hivatali egységei adatának minősítését felülbírálni, ennek eredményeként a minősítést megváltoztatni vagy megszüntetni az önkormányzati miniszter – távolléte vagy egyéb akadályoztatása esetén nevében helyettese – jogosult. 66. Az adat minősítője, vagy jogutódja rendszeresen, de államtitok esetén háromévente, szolgálati titok esetén ötévente felülvizsgálja a minősített adata minősítésének indokoltságát. A minősítés időpontjától függetlenül el kell végezni a minősítés felülvizsgálatát: a) a szerv, vagy hivatali egység jogutód nélküli megszűnését megelőzően; b) minősített norma hatályon kívül helyezése esetén; c) a minősített adathordozó irattári tervben rögzített megőrzési idejének lejárta előtt. 67. A felülvizsgálat eredményeként a minősítést akkor kell megszüntetni, ha annak törvényi feltételei már nem állnak fenn. Amennyiben a minősítés alapjául szolgáló körülmények úgy változtak meg, hogy az eredetitől eltérő minősítési jelölés alkalmazása indokolt, akkor a feltüntetett minősítési jelölést törölni kell, az új minősítésnek megfelelő minősítési jelölést kell alkalmazni és az érvényességi időt ennek figyelembevételével meghatározni. 68. A minősítés felülbírálatának, felülvizsgálatának eredményét a minősítő vagy a minősítő által kijelölt személy köteles a minősített adathordozón, vagy – ha ez nem lehetséges – az annak elválaszthatatlan mellékletét képező iratkísérő lapon feltüntetni és azt aláírásával ellátni. Számítógépes adathordozó esetén a fokozott védelmet biztosító paraméterek törlésével és az adathordozó minősítésének egyidejű módosításával kell végrehajtani. A módosításról vagy a megszüntetésről értesíteni kell azt, akinek a nyilvántartás szerint a minősített adatot továbbították. A minősítési jelölés megváltoztatását, illetve törlését a nyilvántartási segédeszközökben is jelölni kell. 69. A felülbírálatnál, felülvizsgálatnál meg kell jelölni: a) a minősítő nevét; b) a minősítő beosztását; c) a felülbírálat, felülvizsgálat időpontját év, hó, nap fel tüntetésével; d) a felülbírálat, felülvizsgálat eredményét. 70. Ha az adat minősítését megváltoztatják, vagy törlik, az eredeti minősítési jelölést egy vonallal át kell húzni és fel kell tüntetni az új minősítési jelölést, vagy a „Törölve!” jelzést. Az érvényességi idő megváltoztatása esetén az eredeti érvényességi idő áthúzása mellett az új érvényességi időt kell feltüntetni. A minősítésben bekövetkezett változást átvezető személy az adathordozó első oldalán, vagy a kísérő lapon köteles a módosítás alapjául szolgáló döntést tartalmazó adathordozó, vagy az arról szóló értesítés iktatószámát feltüntetni, és azt keltezéssel és aláírással igazolni. 71. Ha a felülbíráló, illetve a felülvizsgáló az eredeti minősítési jelölést törli és más minősítési jelölést alkalmaz, vagy az érvényességi időtől a törvényi keretek között eltér, ezt a minősítésre vonatkozó szabályok szerint indokolja. A minősített adat nyilvánosságra hozatala 72. Minősített adat nyilvánosságra hozatalának engedélyezésére kizárólag az érintett adat minősítője, vagy jogutódja jogosult. Az engedély megadása előtt be kell szerezni az önkormányzati miniszter – távollétében vagy egyéb akadályoztatása esetén a nevében helyettese – írásbeli hozzájárulását. 73. A minősített adat nyilvánosságra hozatalára vonatkozó írásbeli engedély tartalmazza a nyilvánosságra hozatal módját, illetve a nyilvánosságra nem hozott rész tekintetében a minősítésre vonatkozó minősítői állásfoglalást. A titoktartási kötelezettség alóli felmentés 74. A minősítésre jogosult vezetők által minősített adatok vonatkozásában titoktartási kötelezettség alóli felmentést (a továbbiakban: felmentés) megadni az önkormányzati miniszter – távollétében vagy egyéb akadályoztatása esetén a nevében helyettese – jogosult. 75. A felmentés elbírálásának alapjául szolgáló javaslat kidolgozása azon szerv vagy jogutódja feladatkörébe tartozik, amelynek állományába a felmentéssel érintett adatot minősítő személy, vagy jogutódja tartozik. 76. A felmentés érdekében érkezett megkereséseket az érkeztetést követően „Sürgős!” jelzéssel kell ellátni és az irat szignálása érdekében soron kívül be kell mutatni a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak. A felmentési eljárás folyamán az egyes szervektől érkezett egyéb megkereséseket a megkeresett szervnél „Sürgős!” jelzéssel kell ellátni és a megkeresést soron kívül kell teljesíteni. A minősített adathordozó selejtezése, illetve megsemmisítése 77. Minősített adathordozó a minősítés érvényességi ideje alatt – a feleslegessé vált munkapéldány vagy másolat, illetve törvény erre irányuló kifejezett rendelkezésében meghatározott eset kivételével – nem selejtezhető, illetve nem semmisíthető meg. 78. A minősített adathordozó készítése során keletkezett és feleslegessé vált munkapéldányt, másolatot megsemmisítésre a titkos ügykezelőnek kell átadni. A feleslegessé vált másolatok megsemmisítésének tényét és időpontját a nyilvántartásba – elosztón – be kell jegyezni, valamint keltezéssel és aláírással kell ellátni. A minősített adathordozó selejtezésről, illetve megsemmisítéséről jegyzőkönyvet kell készíteni. 79. A minősített adatokat tartalmazó elhasznált adathordozókat megsemmisítésükig lemezszekrényben vagy a titkos ügykezelés helyiségében kell őrizni. Megsemmisítésük megtörténtéig mindvégig biztosítani kell, hogy az adathordozók minősített tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg, illetve a titokbirtokos szerv arra kijelölt képviselőjének a megsemmisítésnél személyesen jelen kell lennie. A megsemmisítés során olyan módszert kell alkalmazni, amely véglegesen lehetetlenné teszi az adathordozón szerepeltetett adatok felismerését, vagy visszaállítását. A számítógépes alapú adathordozó megsemmisítésének tekinthető például a törlőmágnes alkalmazásával történő adattörlés, az adathordozó négyszeres teljes felülírása, illetve az adathordozó fizikai elroncsolása (felhasználásra alkalmatlanná tétele). V. A minősített adathordozó kezelése Minősített adathordozó készítése 80. A minősítő határozza meg, hogy a minősített adathordozót hány példányban kell készíteni. A példányszámba a fogalmazványt vagy a közbenső munkapéldányt nem kell beleszámítani. 81. A fogalmazványon és a kiadmányon (a számítógépes adathordozó képernyőn megjelenített anyagán, vagy a mágneses adathordozó burkolatán, címkéjén, vagy az optikai adathordozón) a nyílt adathordozókon szereplő szövegeken kívül fel kell tüntetni a) az adathordozó jobb felső részén: – az „Államtitok!” vagy „Szolgálati titok!” megjelö lést; – a minősítési jelölést („Szigorúan titkos!”, „Titkos!”, „Bizalmas!” vagy „Korlátozott terjesztésű!”); – a minősítés érvényességi idejét, „év, hó, nap” megje lölésével; – a minősítő nevét és beosztását; – az adat magyar származását jelölő országjelet (MK/HU); – a példánysorszámot; – amennyiben alkalmazásra kerül, a különleges keze lési utasítás(oka)t; b) a szöveg alatt bal oldalon: – a mellékletek esetén azok nyilvántartási számát, pél dányszámát, lapjainak számát és az esetleges minősítést; c) az esetleges mellékletekre vonatkozó adatok alatt az iratkezelési záradékon: – az átadókönyvből kapott nyilvántartási számot; – a készített irat példányainak számát; – példányonkénti lapszámát; – az irattári kezelési jelzést; – az adathordozó készítőjének nevét, beosztását és tele fonszámát, amennyiben személye nem azonos a kiadmányozóval; – az adathordozót gépelő személy nevét; – az egyes példányok címezettjeit, vagy az elosztó té nyét (öt vagy annál több példányszám esetén külön elosztót kell készíteni, amelyen fel kell tüntetni, hogy az egyes címzettek részére melyik sorszámú példányt kell továbbítani); – átvett minősítés alkalmazása esetén azon adathordozó nyilvántartási számát, vagy iktatószámát és az iratot készítő szerv megnevezését, amely adathordozó alapján a minősítés alkalmazására sor került; 82. A kettő vagy több lapból álló minősített adathordozón a minősítési jelölést („Szigorúan titkos!”, „Titkos!”, „Bizalmas!” vagy „Korlátozott terjesztésű!”) minden egyes lapon, annak felső és alsó részén középen is fel kell tüntetni, úgy, hogy az közvetlenül az első szöveges sor fölé, illetve az utolsó szöveges sor alá kerüljön. 83. A több példányban készített minősített adathordozót – a nyomdai úton sokszorosított minősített normák kivételével – példányonként minden oldalán, a jobb felső sarokban megismételt példánysorszámmal kell ellátni. 84. Több lapból álló minősített adathordozó összetűzését, összefogását biztosító kapcsot, zsineget az ügykezelő köteles az adathordozó utolsó oldalán körcímkével leragasztani és azt a kiadmányozó szerv vezetője vagy az ügykezelés körbélyegzőjével lebélyegezni. Ez alól kivétel – az esetleges későbbi sokszorosítás miatt – a titkos ügykezelés irattárában elhelyezendő, a kiadmányozó eredeti aláírását tartalmazó saját készítésű norma eredeti (1. sorszámú) példánya. A titkos ügykezelés iktatási rendszere, nyilvántartása 85. A minősített adathordozó iktatási rendszere a nem minősített (nyílt) adathordozók iktatási rendszerével azonos. 86. A minősített adathordozó nyilvántartásához külön segédleteket kell használni. A minősített adathordozók nyilvántartásában lehet nyilvántartani azokat a nyílt adathordozókat, amelyek esetén az együttes nyilvántartás és kezelés az ügy elintézéséhez szükséges. 87. A minősített adathordozók nyilvántartására papír alapú nyilvántartási segédletek (iktatókönyv, átadókönyv, kézbesítőkönyv, futárjegyzék, sokszorosítási napló) használhatók. Az ügykezelési segédletekből (iktatókönyv, át adókönyv, kézbesítőkönyv, futártömb, sokszorosítási napló, betekintési engedélyek nyilvántartó könyve, személyi negatív pecsétnyomó nyilvántartó könyve) azokat kell használni, amelyek vezetése – az adott szerv feladataival összhangban – teljes körűen biztosítja a minősített adathordozók nyilvántartását, mindenkori fellelhetőségi helyének és a kezelésért felelős személy kilétének egyértelmű megállapítását. Az ügykezelési segédleteket az ÖM központi irattára általi központi főnyilvántartásba vételét követően lehet használni. 88. A minősített adathordozó iktatásakor az iktatószám után a „TÜK” betűjelzést kell használni. Az iktatószám felépítése ennek megfelelően: iktatókönyv-azonosító/főszám-alszám/évszám/TÜK. (Pl. 1/23-2/2009/TÜK.) A minősített adathordozók iktatásához, nyilvántartásához használt segédleteket úgy kell vezetni, hogy abból a minősítés, a minősítés érvényességi ideje, az érkezett, készített, továbbított, irattárba helyezett adathordozók nyilvántartási száma, példányszáma, terjedelme, példányainak sorszáma, az ügy tárgya és az egyes példányok őrzésének helye (számítógépes adathordozók esetében a teljes elérési út, fájlnév és kiterjesztés) megállapítható legyen. Az iktatókönyv-azonosítók nyilvántartásáról a titokvédelmi felügyelő gondoskodik. 89. A minősített adatot tartalmazó ügyirat intézése során készített vagy érkezett nyílt adathordozón a minősítés jelölése nélkül a következő alszámot kell feltüntetni és a minősített adathordozóval együtt kell irattározni. Eltérő minősítésű adathordozók esetén mindig a magasabb minősítési fokozatnak megfelelő kezelési szabályokat kell alkalmazni. 90. A titkos ügykezelőnek az adathordozó nyilvántartását, olvasható aláírás ellenében történő elosztását és a szerven belüli kiadását úgy kell végrehajtania, hogy annak alapján az adathordozó (annak egyes példányai) holléte bármikor megállapítható legyen, függetlenül attól, hogy az adathordozó át-, vagy kiadása mikor – esetleg évekkel korábban – történt. 91. Minősített adathordozó szerven belül történő átadása és visszavétele során az átadókönyvben az alábbiakat kell feltüntetni: a) a minősített adat azonosítását, visszakereshetőségét és elérését biztosító nyilvántartási számot; b) a minősítés rövidített jelölését („Sz T!”, „T!”, „B!”, „KT!”); c) a példányonkénti lapterjedelmet; d) a példányszámot, a példánysorszámot; e) a címzettet; f) az átadás keltét; g) az átadás tényének igazolását az átvevő nevének, be osztásának feltüntetésével, valamint az aláírásával; h) a visszavétel keltét; i) a visszavétel tényének igazolását, a visszavevő nevé nek, beosztásának feltüntetésével és aláírásával. 92. Az ügykezelőtől ügyintézésre átvett, illetve a saját kezdeményezésű adathordozók átadás-átvételének igazolásához az ügyintézőnek átadókönyvet kell használnia. Ezen átadókönyvbe kell bejegyezni a saját kezdeményezésű minősített adathordozókat, minősíteni javasolt tervezeteket is. 93. A kezelési segédleteket – amennyiben a bejegyzésekből a minősített adat tartalmára vonatkozóan következtetést lehet levonni – a kezelt adathordozónak megfelelő minősítési jelöléssel kell ellátni. Ha a kezelési segédlet államtitkot és szolgálati titkot tartalmazó adathordozók együttes kezelésére szolgál, úgy a „Szigorúan titkos!” jelölést kell alkalmazni. A titkos ügykezelés helyiségei, a minősített adathordozók őrzése 94. A minősített adatok kezelését (titkos ügykezelés) a nem minősített iratkezelés rendszerére építve, de attól lehetőség szerint elkülönítve kell végezni. A titkos ügykezelés a nem minősített adatkezeléssel azonos helyiségben akkor történhet, ha ott megteremtették a védelmének jogszabályi feltételeit és a minősített adathordozók kezelése és tárolása elkülönítetten történik. A titkos ügykezelés kialakításánál törekedni kell arra, hogy a minősített adathordozók védelme megvalósuljon. 95. A minősített adathordozók őrzését és kezelését lehetőség szerint a titkos ügykezelés helyiségeiben kell végezni. Az ügykezelés és ügyfeldolgozás során törekedni kell arra, hogy a minősített adathordozók csak a szükséges esetben és ideig, az ügyintézés érdekeire figyelemmel kerüljenek a titkos ügykezelés helyiségein kívülre. Az illetéktelen hozzáférés kizárása érdekében azokat a számítógépeket, amelyeken minősített adatok nyilvántartása, vagy tárolása történik, a titkos ügykezelés helyiségeinek kialakítására előírt fizikai védelem mellett kell elhelyezni, és le kell választani minden olyan számítógépről, amelyen keresztül illetéktelen személy behatolása lehetséges. 96. Ha a tárolásra kialakított helyiségek nyílászárói az előző pont szerint védettek, a minősített adathordozók – megfelelő tűzvédelmi követelmények meghatározásával – állványzaton is tárolhatók. Ilyen feltételek mellett a minősített adat hálózatba nem kötött számítógép merevlemezén is tárolható. 97. A titkos ügykezelés küldemények kiadására-átvételére szolgáló részét lehetőség szerint fizikailag el kell különíteni a minősített adathordozók tárolására szolgáló helyiségétől. A titkos ügykezelés minősített adathordozók tárolására szolgáló helyiségébe csak az adathordozókat kezelő titkos ügykezelők, vezetők, illetve az ellenőrzésre feljogosított személyek léphetnek be. Más személy kizárólag a titkos ügykezelő személyes felügyelete mellett léphet be a belső védett zónába. 98. A titkos ügykezelés helyiségeinek bejárati kulcsait, illetve a minősített adathordozók tárolására szolgáló lemezszekrények kulcsait lepecsételt kulcsdobozban kell tárolni. a) A minősített adathordozók tárolására szolgáló lemezszekrényekhez használatos személyi (negatív) pecsétnyomók (a továbbiakban: pecsétnyomók) beszerzésére, nyilvántartására, használatára vonatkozó előírásokat az ÖM egyedi iratkezelési szabályzata tartalmazza. b) A kulcsdobozok, pecsétnyomók kiadásáról az ÖM központi irattára gondoskodik. c) A pecsétnyomóval lezárt kulcsdobozt az ÖM főbejáratánál kialakított tárolóhelyen, az ügyeletes objektumőrnél kell leadni, illetve olvasható aláírás ellenében átvenni. 99. A titkos ügykezelési helyiség, illetve a minősített adathordozók tárolására szolgáló lemezszekrény munkaidőn kívüli, munkaszüneti napon történő felnyitására csak a titkos ügykezelő jogosult. Amennyiben a titkos ügykezelő jelenléte nem biztosítható, a felnyitásra a titokvédelmi felügyelő vagy a hivatali egység vezetője vagy helyettese jelenlétében kerülhet sor. A titkos ügykezelési helyiség felnyitása legalább két – betekintési engedéllyel rendelkező – személy jelenlétében történhet és erről, a felnyitásra okot adó eseményről, valamint a kivett, vagy megtekintett adathordozókról részletes jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben fel kell tüntetni a felnyitás elrendelésére utasítást adó vezető nevét és beosztását is. A hivatali egység vezetője által láttamozott jegyzőkönyvet a felnyitást követő munkanapon át kell adni a titkos ügykezelőnek. 100. A minősített adat tárolására használt lepecsételt lemezszekrényt, helyiséget csak a használója, halasztást nem tűrő esetben a használó vezetője által megbízott – betekintési engedéllyel rendelkező – személyek (legalább két fő) nyithatják fel. Az utóbbi esetben a felnyitásról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyben fel kell tüntetni a felnyitás okát, a kivett és megtekintett adathordozókat, a felnyitást elrendelő vezető nevét és beosztását, illetve a felnyitást végző személyek nevét és beosztását. Az elkészített jegyzőkönyv egy példányát a lehető legrövidebb időn belül a használónak át kell adni. 101. A minősített adathordozót tilos: a) nyilvántartásba vétel nélkül őrizni, birtokban tartani; b) engedély nélkül a munkavégzés helyén kívül feldol gozni és őrizni; c) íróasztalban, faszekrényben tárolni; d) a munkavégzés céljából más szervhez a közvetlen ve zető engedélye nélkül elvinni. 102. Minősített adatot tartalmazó adathordozót használatának befejeztével az adathordozó alkalmazására szolgáló technikai eszközből ki kell emelni és ismételt használatáig lepecsételt lemezszekrényben, vagy a titkos ügykezelésnél kell őrizni. Olyan számítógépen, amely csak beépített merevlemezzel (winchesterrel) rendelkezik, csak abban az esetben lehet minősített adatokat tárolni, ha az a titkos ügykezelés helyiségeire vonatkozó elhelyezési körül mények között található, a számítógépes hálózattól fizikailag elválasztva és hardveres jelszóval védve működik. 103. A számítástechnikai eszközök üzembe helyezését, javítását külső személyek részéről a titokbirtokos szerv vezetője engedélyezi. Külső szervnek javítás, vagy egyéb célból olyan számítógépes adathordozó, amelyen a minősített adatokat nem tették végleg felismerhetetlenné, nem továbbítható. 104. Az olyan tárgyalás, rendezvény, esemény esetén, amelyen minősített adat ismertté válhat, a rendező szerv vezetője köteles gondoskodni a titok megőrzését biztosító feltételek megteremtéséről. A minősített adat felhasználásával folytatott rendezvény résztvevőiről részletes jelenléti ívet kell készíteni, amelyet a napirendre került minősített adathordozó mellett kell megőrizni. A jelenléti ív elkészítésével egyidejűleg a jelenlévők ott tartózkodásának jogszerűségét és személyazonosságát is ellenőrizni kell. 105. Minősített adatok felhasználásával tartott tanácskozás rendezője köteles megtenni mindazokat az előzetes biztonsági intézkedéseket, amelyek kizárják, hogy a tanácskozáson elhangzottakat illetéktelen személyek megismerjék. A minősített adathordozó továbbítására vonatkozó rendelkezések 106. Minősített adathordozót a megfelelő minősítési jelöléssel ellátott zárt küldeményként kell továbbítani. A küldeményt el kell látni a küldő szerv ügykezelője által használt bélyegző lenyomatával, olyan módon, hogy az esetleges felbontás, a jogosulatlan hozzáférés ténye egyértelműen megállapítható legyen. A minősített adatot tartalmazó számítástechnikai adathordozó csak a megfelelő minősítési jelölést tartalmazó papír alapú adathordozó (rekordleírás, adatállomány-kísérő lap) mellékleteként kezelhető és továbbítható. 107. A borítékon, illetve csomagon a címzésen és a küldő szervre vonatkozó adatokon túl fel kell tüntetni az adathordozó nyilvántartási számát, minősítési jelölését, példánysorszámát és „Baleset esetén, vagy rendkívüli helyzetben a küldő szerv bonthatja fel!” figyelmeztetést, szükség esetén a különleges kezelési jelzést. (A továbbításra kerülő minősített adathordozókat az átvételi elismervényen a nyílt adathordozóktól elkülönítve kell felvezetni.) 108. A minősített küldeményt főszabály szerint az azon feltüntetett futárkódszám alapján a futárszolgálat futárjegyzékkel továbbítja. A minősített küldemények továbbítása a minősített küldemények továbbítására megnyitott futárjegyzéken történik. A futárjegyzéken továbbított minősített iratok esetében a futárjegyzék számát az iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában fel kell tüntetni. Az Állami Futárszolgálat útján érkezett és továbbított küldemények futárjegyzékét öt évig meg kell őrizni. Az Állami Futárszolgálat útján továbbított minősített küldemények továbbításra történő előkészítésére, nyilvántartására, átadás-átvételére vonatkozó részletes rendelkezéseket az Állami Futárszolgálat tevékenységére irányadó jogszabályok és belső normák határozzák meg. 109. Minősített küldemény sürgős esetben biztonságosan zárható eszközzel saját kézbesítő útján is továbbítható. A szerv vezetője az államtitok fontosságára tekintettel elrendelheti a két fővel – kísérővel – történő kézbesítést. 110. A titkos ügykezelő a kézbesítőnek a kézbesítéshez rendszeresített segédlettel (futárjegyzék, külső kézbesítő könyv) adja át a minősített küldeményt és felhívja figyelmét a szállítás fokozott biztonsági követelményeire. 111. Az adathordozó átvételét a kézbesítőkönyvben, futárjegyzéken az átvevő nevének és beosztásának megjelölésével, valamint olvasható aláírásával, az átvevő szerv bélyegzőjének lenyomatával és a keltezéssel igazolja. A kézbesítő a címzett szerinti átvételi igazolást a kézbesítés után haladéktalanul visszaadja a titkos ügykezelőnek. 112. Vezetékes vagy vezeték nélküli adatátviteli rendszerben (például: telefaxon) minősített adatot – ha a továbbított adat a megbízható védelem és felügyelet határain kívülre kerül, így különösen a titokvédelemre kötelezett szervezet megfelelően zárt vagy védett területét elhagyja – csak rejtjelezve, rendszeresített (szabványos) rejtjelző berendezés alkalmazása esetén szabad továbbítani, abban az esetben, ha a címzettnél a titokvédelmi előírásoknak is megfelelő fogadókészség biztosított. 113. Minősített adathordozót csak a közvetlen vezető írásbeli engedélyével szabad tárgyalásra (megbeszélésre, értekezletre) a munkahelyről kivinni. Az engedély tartalmazza az adathordozó iktatószámát és tárgyát, a lapok számát és példánysorszámát. Az engedélyt az adathordozó visszaérkezéséig az ügykezelőnél, majd ezt követően az adathordozóval együtt kell őrizni. Minősített küldemény átvétele 114. Minősített küldeményt a címzett, a titkos ügykezelő vagy az ilyen küldemény átvételével a szerv vezetője által írásban megbízott más személy vehet át. 115. A minősített küldemény átvevője köteles ellenőrizni, hogy: a) a küldeményt a címzés alapján jogosult-e átvenni; b) az átadási okmányban és a küldeményen feltüntetett nyilvántartási szám egyezik-e; c) a küldemény sértetlen-e. 116. Az átvevő az átadási okmányon nevének és beosztásának megjelölésével, aláírással, az átvétel idejének feltüntetésével és a szerv bélyegzőjének lenyomatával igazolja a küldemény átvételét. 117. Ha az átvevő a küldeményen olyan sérülést észlel, amely arra utal, hogy azt felbontották, vagy megkísérelték felbontani, a kézbesítő jelenlétében a küldeményt – az adatok illetéktelen személy általi megismerésének kizárásával – felbontja, tartalmát ellenőrzi, és az eseményről két példányban jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvet mindketten aláírják, majd a küldőnek a kézbesítő közreműködésével az egyik példányt átadják, aki intézkedik a sérülés körülményeinek tisztázására. 118. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt vissza kell juttatni a küldőnek. Sürgős küldemény esetén távbeszélőn, vagy más módon kell tisztázni a teendőket. A küldemény felbontása 119. A titkos ügykezelő minden hozzá érkezett minősített küldeményt – a „Saját kezű felbontásra!” jelzésű kivételével – felbont. 120. A „Saját kezű felbontásra!” küldeményeket minden esetben csak a címzett, akadályoztatása esetén a címzett helyettese, illetve közvetlen vezetője bonthatja fel (a továbbiakban jelen cím alkalmazásában együtt: címzett). Ezeket a küldeményeket az ügykezelő – az azonosító adatok feltüntetésével – átadókönyvben adja át a címzettnek. Ha az ilyen küldeményt a rendes ügymenetben kell elintézni, azt a titkos ügykezelőnek vissza kell adni. (Az ügykezelő a borítékot az irathoz csatolja, mivel az érkeztetés dátuma a borítékon szerepel.) 121. A „Saját kezű felbontásra!” jelzéssel ellátott minősített küldeményt az átvételt követően zárt küldeményként a rendelkezésre álló azonosításra alkalmas adatok alapján nyilvántartásba kell venni. Ha a nyilvántartáshoz szükséges adatok az átvételkor nem állnak rendelkezésre, a címzett a felbontás után köteles azt közölni a titkos ügykezelővel. A nyilvántartás megjegyzési rovatában fel kell tüntetni, hogy kezeléséről és őrzéséről a továbbiakban a címzett gondoskodik. Az ilyen küldeményt „S. k. jelzés miatt felbontás nélkül továbbítva!” ügykezelési segédletben kell a címzettnek átadni. A címzett a kísérőlapot aláírja és a titkos ügykezelőnek azt visszaadja. 122. Ha a küldemény tartalmát a minősített adat különös fontosságára figyelemmel más nem ismerheti meg, a címzett a titkos ügykezelővel az iktatáshoz szükséges adatokat közli és a titkos ügykezelőtől kapott iktatószámot az adathordozóra rávezeti. Ilyenkor az adathordozó biztonságos őrzéséről a címzett gondoskodik, vagy – szükség esetén – az adathordozót zárt borítékban a titkos ügykezelőnek adja át őrzés végett. Az adathordozó további őrzésének módját az iktatókönyv „Megjegyzés” rovatába fel kell tüntetni. 123. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett mellékletek meglétét. Az esetleges felmerülő irathiány okát a küldő szervvel – lehetőleg rövid úton, soron kívül – tisztázni és ennek tényét jegyzőkönyvben kell feltüntetni. Ha a küldeményt tévedésből, vagy helytelen címzés következtében bontották fel, a borítékon ezt a tényt az időpont és a felbontó személy nevének feltüntetésével rögzíteni kell. Ha a más szervnek szóló küldeményt az átvevő tévedésből bontja fel, arról két példányban jegyzőkönyvet készít, a küldeményt újból szabályszerűen lezárja és a jegyzőkönyv egy példányával a címzettnek továbbítja. Minősített adathordozók átadása megbízás megszűnése esetén 124. Ha a minősítőnek vagy az adat minősítését kezdeményező személynek, a betekintőnek, a titokvédelmi felügyelőnek ezt a jogkörét megalapozó jogviszonya megszűnik, vagy más okból huzamosabb időre távol van, a nála lévő minősített adathordozókat utódjának vagy helyettesének a titkos ügykezelés útján átadja. Ha ez nem lehetséges, az érintettnél tárolt minősített adathordozókat – tételes jegyzőkönyv felvétele mellett – a titkos ügykezelőnél kell elhelyezni. 125. Ha rendkívüli esemény miatt, vagy más okból a titokbirtokosnál, a minősítőnél, a betekintőnél vagy a titkos ügykezelőnél tárolt minősített adathordozók át-, vagy visszavételére jogosult nincs, a minősített adathordozók végleges elhelyezéséről a titokbirtokos szerv vezetője vagy az általa kijelölt titokvédelmi felügyelő dönt. 126. A titkos ügykezelő megbízásának megszűnése esetén a birtokában lévő, megőrzésére rendelt minősített adathordozókat, valamint a tárolásukra szolgáló eszközök kulcsait, kódszámait, a rendszeresített adatkezelési segédleteket (iktatókönyv, nyilvántartókönyv stb.) utódja, a helyettese, ennek hiányában a titokvédelmi felügyelő, vagy erre kijelölt személy részére jegyzőkönyvvel átadja. 127. Az átvételre kijelölt személynek meg kell győződnie arról, hogy a minősített adatok kezelésére szolgáló segédletek, kulcsok, kódszámok hiánytalanul megvannak. A folyamatban lévő és a már irattárba helyezett minősített adathordozókat egy évre visszamenőleg, valamint a minősített normák meglétét tételesen ellenőrizni kell. VI. A minősített adathordozók kezelésének ellenőrzése 128. A minősített adatok védelmére vonatkozó szabályok megtartásának ellenőrzésére jogosultak a) a titokbirtokos szerv állományából: – a titokbirtokos szerv vezetője; – a titokvédelmi felügyelő; – a titkos ügykezelő; – a titokbirtokos szerv vezetője által írásban felhatal mazott személy; b) a jogszabályban erre feljogosított más személy. Az ellenőrzésről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet az ellenőrzött személy aláír. Az ellenőrzött személy kérésére az ellenőrzéssel kapcsolatos megállapításait a jegyzőkönyvben rögzíteni kell. 129. Az ellenőrzés során megállapított hiányosságokról haladéktalanul írásban tájékoztatni kell a titokbirtokos szerv vezetőjét, aki köteles soron kívül gondoskodni a feltárt szabálytalanságok megszüntetéséről, a felelősség megállapításáról. 130. A titkos ügykezelő köteles folyamatosan ellenőrizni a jelen Szabályzatban foglalt előírások betartását, az ellenőrzés során tapasztalt rendellenességeket közvetlen vezetőjének köteles haladéktalanul írásban jelenteni. Az érintett vezető a jelentésben foglaltakat köteles tizenöt napon belül kivizsgálni és a tett intézkedésről szóló feljegyzést a jelentéshez csatolni. VII. A titokvédelmi rendelkezések megsértése esetén követendő eljárás 131. Ha a minősített adat védelmére kötelezett személynek tudomására jut, hogy a titokvédelemről szóló rendelkezéseket olyan módon sértették meg, hogy a minősített adat ezáltal illetéktelen személy részére hozzáférhetővé válhatott, vagy ennek veszélye fennáll, illetve a minősített adathordozó fellelhetőségének helye nem állapítható meg, a minősítőt haladéktalanul tájékoztatja. 132. Minősített adathordozó hiányának felfedezése esetén a titokbirtokos szerv vezetője az általa elrendelt – vagy a titokvédelmi felügyelő által kezdeményezett – vizsgálat keretében intézkedjen: a) az adathordozó teljes körű keresésére; b) a hiány okainak, illetve az azt elősegítő körülmények megállapítására; c) a mulasztásért felelős személy(ek) felelősségének tisztázására; d) a beszerzett adatok alapján fegyelmi, szabálysértési vagy büntetőeljárás megindítására. 133. A minősített adathordozó hiányának felfedezése esetén a vizsgálatot soron kívül kell lefolytatni. 134. A minősített adathordozó hiánya miatt elrendelt vizsgálat lezárásáról és annak megállapításairól az ügy lezárását követően nyolc napon belül írásban kell tájékoztatni a titokvédelmi felügyelőt. 135. A titkos ügykezelő az ügykezelési segédletben köteles feltüntetni az irathiány tényét („H” jelzéssel) és a kivizsgálásról, a jogerős felelősségre vonásról készült ügyirat számát. VIII. Oktatás, vizsgáztatás 136. A titokvédelemmel kapcsolatos jogszabályok ismeretéből történő vizsga letételéig titkos ügykezelési feladatot nem lehet ellátni. A titokvédelmi felügyelő köteles gondoskodni arról, hogy a titokvédelemre vonatkozó jogszabályokat és jelen utasítás rendelkezéseit az ügykezelői állomány részére rendszeresen – évente legalább egy alkalommal – továbbképzés keretében oktassák. IX. Záró rendelkezés 137. Ez az utasítás a közzétételét követő hónap első napján lép hatályba. Dr. Gyenesei István s. k., önkormányzati miniszter